Management Officer) Pluralis Consulting

Transcription

1 L accompagnement à la mise en place d une structure PMO (Project Management Officer) Pluralis Consulting

2 Constats sur la Gestion des Projets Des projets de plus en plus nombreux et complexes Fortement générateurs d incertitudes et de risques Les projets d investissement Modernisation des systèmes d information Modernisation des outils de production Refonte des organisations Renouvellement des pratiques managériales ( ) Les projets de développement Fusions et acquisition Développement de partenariats Rénovation / Diversification des canaux de distribution Mise en marché de nouveaux services ( ) Les projets réglementaires Intégration des nouvelles normes Application des dispositions issues de lois de finance ( ) Nombre de changements ne réussissent pas ou sont menacés car les projets qui les portent sont trop rarement maîtrisés en terme de faisabilité, de mobilisation et de gestion des ressources allouées et de management des plans d actions Page : 2

3 Nos prestations Administrer les projets de changement de l entreprise Accompagner la gestion opérationnelle et l Evaluer les risques des projets Bâtir le Plan de Gestion des projets et accompagner leur pilotage Page : 3

4 Problématiques rencontrées Comment sélectionner et évaluer les projets à mener? Comment les hiérarchiser et selon quelles priorités d investissement en regard des objectifs stratégiques de l entreprise? Comment évaluer la faisabilité des projets recensés et sur quels critères? Comment suivre la conformité de leur avancement? Comment anticiper, puis corriger, les risques naissants? A partir d expériences et de compétences avérées des grands projets de changement (fusion, migration informatique, réorganisation), les équipes de Pluralis Consulting ont développé une démarche et un outil permettant aux décisionnaires de l entreprise et directeurs de projets de recenser, de sélectionner et de piloter les projets à mener. Identification et recevabilité Scoring et décision de lancement Pilotage et gestion des risques Recensement des projets Analyse & éligibilité Analyse & scoring Administration générale des projets Go / No go L A N C E M E N T Pilotage Gestion des risques Page : 4

5 Renouveler les pratiques managériales pour un fonctionnement efficient Objectifs 1 Organiser et animer la gestion des relations entre la maîtrise d ouvrage et la maîtrise d œuvre : Définition et organisation des responsabilités réciproques Définition de la qualité des livrables attendus et formalisation des engagements (contrats de service) Enquêtes de satisfaction 2 3 Généraliser le management par projet pour développer le travail en équipe Déployer un processus budgétaire responsabilisant et maîtrisé permettant de centrer les ressources informatiques sur le client et l atteinte des résultats : Tableau de bord Informatique Actualisation / Validation trimestrielle des budgets Implication de la maîtrise d ouvrage dans le financement des projets de développement (ROI sur projet, Go/No go, refacturation interne, ) Maîtrise des équilibres effectifs / prestataires Maîtrise des relations avec les fournisseurs par une politique ciblée et sélective des prestataires (Equipementiers, éditeurs, intégrateurs, infogérance, ) 4 Déployer un dispositif de pilotage des activités selon une logique Coûts / Délais / Qualité des prestations délivrées (Investissements, fonctionnement, projets, gestion des évolutions) Suivi des délais Suivi des budgets et des coûts MOA Suivi qualité du plan d actions et des projets Animation des relations MOA / MOE MOE Page : 5

6 Le Référentiel en Gestion de projet Page : 6

7 Le Référentiel en Gestion de projet Référentiel PMBOK V5 Page : 7

8 La Certification PMP Les objectifs de la certification PMP La certification Project Management Professional (PMP ) a été créée en 1984 aux Etats-Unis par le Project Management Institute (PMI ) afin de valider les compétences des chefs de projet pour piloter des équipes et pour obtenir des résultats en respectant des contraintes de temps, de budget, et de ressources. Cette certification s impose désormais comme un standard en Europe, où la gestion de projet prend une part prépondérante dans les pratiques de gestion des entreprises. Destinée aux professionnels ayant une expérience significative en gestion de projet, cette formation apporte les connaissances théoriques et l entraînement pratique nécessaires à l obtention de la certification PMP. Page : 8

9 La Certification PMP L utilité de la certification PMP Découvrir la philosophie du PMI Disposer d'une vision pragmatique des connaissances nécessaires à l'obtention de la certification. Revenir sur les points incontournables d'une gestion de projets réalisée dans les règles de l'art. Se préparer intensivement au passage de la certification PMP Page : 9

10 Certification PMP Les outils de la certification PMP Un exemplaire du PMBOK Guide dernière édition en version française ou anglaise est offert. Une préparation intensive au passage de la certification PMP. De nombreuses phases d'entraînement : à l'issue de chaque chapitre, un questionnaire (quiz) est proposé aux participants ; il a pour but de revoir et fixer en mémoire concepts, méthodes et définitions. Au total, plus de 120 questions leur sont ainsi proposées. Des conseils pour réussir : proposée en fin de formation, une séance "questions d'examen" permet aux participants de se préparer aux questions posées le jour de l'examen. Les pièges à éviter ainsi que la meilleure façon d'organiser sa préparation personnelle à l'examen sont aussi traités par le consultant Page : 10

11 Notre démarche: 4 phases génériques Nous Développons la mise en place des différentes phases du projet au sein de votre entreprise Go / No Go CODIR Création comité de pilotage Points d avancement réguliers Autonomie des cibles / utilisateurs PHASE I : DEFINIR PHASE II : PLANIFIER PHASE III : M/E/O PHASE IV : CONCLURE Constitution équipe projet Constitution groupe de travail Réception du projet Page : 11

12 Phase I : Questions et Livrables Quelle est la situation actuelle? Où voulons-nous aller? Que voulons faire? Comment allons-nous y aller? Quelle est la meilleure façon..? Comment allons-nous nous organiser? Combien cela peut-il rapporter? et coûter? Comment «vendre» le projet et obtenir le «GO»? ANALYSE PRÉLIMINAIRE DE LA SITUATION DEFINITION DES OBJECTIFS DU PROJET CHOIX DE LA DEMARCHE DE TRAVAIL ORGANISATION DU PROJET EVALUATION PREVISIONNELLE DES ENJEUX COMMUNICATION Page : 12

13 «Livrables» / Phase I 1 ANALYSE PRÉLIMINAIRE DE LA SITUATION Rapports d études, enquêtes, interviews, benchmark, veille technologique et concurrentielle, ordinogramme SWOT 2 DEFINITION DES Buts du projet OBJECTIFS DU PROJET Objectif(s) SMART CHOIX DE LA DEMARCHE DE TRAVAIL ORGANISATION DU PROJET EVALUATION PREV. DES ENJEUX COMMUNICATION Organigramme technique premiers niveaux Gantt Chart prévisionnel Plan de charge prévisionnel Profil compétences / équipe projet et groupe de travail Composition comité de pilotage Système et règles d information et de communication Première évaluation budgétaire : I / ROI Analyse d Impact Première analyse de risque Dossier projet regroupant les éléments ci-dessus Kit de Présentation Plan de communication Page : 13

14 Phase II : PLANIFIER LE PROJET Qu est-ce qui doit être fait? Comment découper le projet? Qui doit être responsable de quoi? Quelles compétences réunir? Quand doivent être menées les différentes actions et tâches? Quelles sont les ressources à allouer / action? Quelles sont les risques et opportunités? Comment informer les différents acteurs concernés? DECLINAISON DE LA DEMARCHE DE TRAVAIL IDENTIFICATION DES ACTEURS ELABORATION DU CALENDRIER ETABLISSEMENT DU BUDGET PREVISIONNEL ANALYSE DES RISQUES ET OPPORTUNITÉS COMMUNICATION Page : 14

15 Phase II : Questions et Livrables 1 DECLINAISON DE LA Organigramme Technique détaillé DEMARCHE DE TRAVAIL 2 IDENTIFICATION DES Matrice des responsabilités ACTEURS 3 Gantt Chart détaillé ( planning de référence) ELABORATION DU Plans de Charge détaillés (plans de charges de CALENDRIER référence) 4 ETABLISSEMENT DU BUDGET PREVISIONNEL Budget Devis 5 Liste des risques identifiés, de leur évaluation et des ANALYSE DES RISQUES actions de traitement envisagées Plan de maîtrise du changement si nécessaire 6 COMMUNICATION Compléments au dossier projet (éléments ci-dessus) Plan de communication Page : 15

16 Phase IV : CONCLURE LE PROJET 1 Que devons-nous transférer, à qui, quand et comment? TRANSFERT 2 Les résultats et le produit du projet sont-ils stables et pérennes? PERIODE D OBSERVATION 3 Pouvons-nous réceptionner définitivement le projet? RECEPTION DEFINITIVE 4 Quel bilan pouvons-nous tirer? BILAN DU PROJET Page : 16

17 L analyse de la performance et le bilan Bilan de projet Coûts Qualité Objectifs & Performance produit Satisfaction client Délai Analyse des processus clés Définition du projet Planification Analyse et maîtrise des risques Gestion & développement des ressources humaines Gestion de la technique / innovation Suivi & contrôle du projet Management du changement Capitalisation des nouveaux acquis Qu avons-nous appris? Que devons-nous faire autrement désormais? Page : 17

18 Team Management Skills 1. Communiquer une vision claire et challegeante du projet à aux membres de son équipe en démontrant son engagement total (VISION). 2. Motiver les membres de l'équipe en valorisant leurs contributions et les associant à la réussite du projet (MOTIVATION MOTIVATION). 3. Leur délivrer le niveau d'autonomie, de liberté et d'initiative ad hoc (AUTONOMIE AUTONOMIE). 4. Clarifier les responsabilités de chacun, apporter et garantir la méthodologie dans l'organisation et la gestion du projet (ORGANISATION). 5. Assurer l'efficacité de la communication et l'ouverture des échanges au sein de l'équipe (OUVERTURE). 6. Apporter le soutien nécessaire à l'équipe projet tant au niveau individuel et technique qu'au niveau collectif et politique (SOUTIEN). Ouverture Soutien Vision Organisation Motivation Autonomie Page : 18

19 Change Leadership 1. L'analyse des besoins des utilisateurs et leur prise en compte spécifique dans la démarche projet (COMPRÉHENSION). 2. Un effort spécifique de pédagogie et de communication auprès des utilisateurs sur les enjeux, objectifs bénéfices et démarche du projet (ADHÉSION). 3. La valorisation des contributions des utilisateurs au projet de changement et la mise en avant rapide de premiers résultats (MOBILISATION). 4. L intégration des besoins des utilisateurs dans le cadre des contraintes et impératifs du projet ainsi que la gestion et négociation de leurs demandes (NÉGOCIATION). 5. L information régulière des utilisateurs au travers d une communication adaptée (COMMUNICATION). 6. La mise en place de stratégies d alliance et l utilisation des soutiens ad hoc pour assurer la légitimité du projet et lever les résistances éventuelles(stratégie). Mobilisation Communication Compréhension Stratégie Adhésion Négociation Page : 19

20 Notre Valeur Ajoutée Démarche structurée et formalisée Recueil, analyse et amélioration faisant recours à la grande expérience de nos consultants Démarche structurée et alignée sur les bonnes pratiques en la matière Veille sur l atteinte des objectifs de chaque mission Capacité d accompagnement Utilisation de standards et bonnes pratiques promus par les organisations internationales Méthode de conduite de projet rigoureuse basée sur le référentiel PMI Vision claire des rôles et responsabilités des différents acteurs 20 Page : 20

21 Proposition financière Notre proposition financière comprend les éléments suivants: Formation de l équipe projet concernant la norme PMI sur 5 jours Préparation à la certification PMP. Passage de la certification PMP pour la personne désignée par l entreprise (PMO). Accompagnement de 10 jours pour la mise en place d une structure PMO. Accompagnement pour la mise en place d une structure Système d information de gestion de projet (Microsoft Entreprise Project Management). Offre tarifaire spéciale de euros. Page : 21

22 Il nous ont fait confiance sur leurs projets 22 Page : 22

23 Contact Pluralis Consulting 30, rue Aziz Bellal, Quartier Maârif Casablanca Tel : +212 (0) Fax : +212 (0) Site Web : Karim GASSEMI (Directeur Général) k.gassemi@pluralisconsuling.com Mobile: Page : 23