ASSOCIATION POUR L'ACTION SOCIALE À L OFFICE NATIONAL DE L EAU ET DES MILIEUX AQUATIQUES. REGLEMENT INTERIEUR Dernière modification : 31 mai 2016

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1 ASSOCIATION POUR L'ACTION SOCIALE À L OFFICE NATIONAL DE L EAU ET DES MILIEUX AQUATIQUES REGLEMENT INTERIEUR Dernière modification : 31 mai Objet... 2 I. Les membres associés de l Apas-Onema Les salariés de l Onema Les retraités de l Onema Les personnels réformés de l Onema Les ayants droits conjoints d agents décédés en activité... 2 II. Les ayants droits de l Apas-Onema Définition des ayants droits... 2 III. Le conseil d administration Fonction du conseil d administration Réunions du conseil d administration Votes du conseil d administration Huis clos du conseil d administration... 3 IV. Le bureau Fonctions du bureau Engagement exceptionnel de dépenses Fonctions du président Fonctions du secrétaire Fonctions du trésorier... 5 V. L assemblée générale Représentativité Composition Information Rôle des vérificateurs en écriture Tranches de revenus Vote lors de l assemblée générale... 5 VI. Fonctionnement Frais Rétribution... 6 VII. Les commissions Organisation pratique Les différentes commissions... 7 VIII. La Radiation Motifs de radiation Information... 8 Le Nadar Hall C 5, square Félix Nadar Vincennes Tél : Fax : apas@onema.fr -

2 1. Objet Le présent règlement pris en application des statuts de l Association Pour l Action Sociale à l Office National de l Eau et des Milieux Aquatique a pour objet d en préciser certaines dispositions. I. Les membres associés de l Apas-Onema Modifié au CA du 17 septembre 2015 suppression de la définition précise des personnels rémunérés par l ONEMA Modifié au CA du 3 février 2016 définition des ayants droits conjoints d agent décédés en activité 2. Les salariés de l Onema Une présence effective de trois mois est nécessaire pour commencer à bénéficier de nos aides, avec rétroactivité pour cette période, sous réserve des dates limites fixées par action. 3. Les retraités de l Onema Un retraité reste membre de l association uniquement s il termine son activité à l Office National de l eau et des Milieux Aquatiques. 4. Les personnels réformés de l Onema Les personnels réformés ayant repris une activité salariée sont exclus. 5. Les ayants droits conjoints d agents décédés en activité Les ayants droits conjoints d agents décédés en activité bénéficient des actions de l Apas-Onema en tant que membres associés pour une durée de deux années à compter du décès. Cependant, cette durée sera prolongée dans le cas où le ou les enfants, identifié(s) comme ayant(s) droit(s) au moment du décès, restent à charge fiscalement du conjoint. II. Les ayants droits de l Apas-Onema Modifié au CA du 17 septembre 2015 suppression des veufs ou veuves Modifié au CA du 03 février 2016 ayants droits de conjoints d agents décédés en activité. 6. Définition des ayants droits Les ayants droits de l APAS-ONEMA sont les conjoints, les enfants à charge et les personnes vivants sous le même toit à charge financièrement. Concernant les membres associés «ayants droits conjoints d agents décédés en activité», seuls peuvent prétendre être ayants-droits les ayants-droits identifiés au moment du décès. III. Le conseil d administration Modifié au CA du 17 septembre 2015 déroulement des votes du conseil d administration 7. Fonction du conseil d administration En relation avec les commissions, le conseil d administration définit et valide les orientations et les soumet devant l assemblée générale annuelle ordinaire. Il a sous sa responsabilité la mise en œuvre de toutes les actions.

3 8. Réunions du conseil d administration Le conseil d administration est convoqué par son président ou sur l initiative du tiers de ses membres, 15 jours avant la date fixée pour sa réunion, sauf cas d urgence. Les convocations comportent un ordre du jour et pourront être accompagnées des documents dont l examen figure à l ordre du jour. Chaque membre du conseil d administration peut proposer au président l inscription d un ou plusieurs points à l ordre du jour. Le conseil d administration confie au bureau le soin d exécuter ou de faire exécuter ses décisions. 9. Votes du conseil d administration Les décisions du conseil d administration sont votées à main levée. Toutefois, le vote pourra se dérouler à bulletin secret si un des membres en fait la demande. Les décisions sont prises à la majorité absolue (majorité égale à la moitié des suffrages exprimés plus un si leur nombre est pair ou, si leur nombre est impair, égale à la moitié du nombre pair immédiatement supérieur) Les modifications du règlement intérieur sont prises à la majorité des 2/3. En cas d empêchement motivé de la part d un membre du conseil d administration, celui-ci pourra donner pouvoir à un autre membre présent. Chaque membre présent ne pourra être porteur que d un seul pouvoir. Les votes par voie électronique sont possibles dans les cas suivants : - Sujets discutés lors des conseils d administration pour lesquels il manquait un élément de compréhension - Décision d urgence Seul le président est habilité à organiser un vote électronique. Conformément à l article 9 des statuts, il peut déléguer cette responsabilité à un autre membre du bureau. Par définition, les votes par voie électronique concernant les comptes rendus du conseil d administration rentrent dans la première catégorie citée ci-dessus. 10. Huis clos du conseil d administration Lors des réunions du conseil d administration, le huis clos sera de rigueur pour : - Les questions relatives aux personnels de l Apas-Onema; - Les discussions et décisions ayant trait à des opérations à caractère social (secours, prêt ). Ces dernières sont présentées anonymement. Les membres du conseil d administration sont astreints au devoir de réserve concernant ces dossiers. Dans le cas d'une demande d'un membre du conseil d'administration ou d un salarié, celui-ci ne pourra pas participer aux délibérations.

4 IV. Le bureau 11. Fonctions du bureau Le bureau est l organe permanent de direction de l association. Il est responsable du bon fonctionnement de l association à tous les niveaux. Le bureau ne pourra être constitué que de membres actifs en activité. Il doit notamment : Encadrer les salariés et veiller au bon fonctionnement du service ; Proposer l ordre du jour et préparer les réunions du conseil d administration ; Proposer l ordre du jour de l assemblée générale après consultation des membres du conseil d administration ; Assurer la liaison avec la direction générale de l Office National de l Eau et des Milieux Aquatiques; Veiller à l application des statuts, du règlement intérieur et de la convention conclue avec l'onema; Préparer le projet du budget, le bilan des comptes et le compte rendu d activités de l association. 12. Engagement exceptionnel de dépenses Le bureau est habilité à engager des opérations n excédant pas euros. Le bureau doit voter la décision à l unanimité (accord sur la nécessité, l urgence). 13. Fonctions du président Le président représente l association auprès de la direction générale de l Office National de l Eaux et des Milieux Aquatiques. Il peut intervenir en dernier ressort dans tout conflit pouvant surgir dans l association ou entre l association et un organisme extérieur, soit à titre de négociateur, soit à titre de médiateur. Dans toutes ses fonctions, le président agit en accord avec le bureau. Il dirige les débats du bureau, du conseil d administration et de l assemblée générale. En cas d empêchement, le président est remplacé par le vice-président. Il peut, à tout moment, exiger du trésorier la présentation de la situation financière détaillée. Le président peut déléguer sa signature aux membres du bureau pour le fonctionnement courant de l association. 14. Fonctions du secrétaire Le secrétaire fait la liaison entre le bureau, les représentants régionaux, les membres de l association. Il a accès à toute la correspondance envoyée et reçue par l association.

5 15. Fonctions du trésorier Le trésorier est responsable de la comptabilité de l association. Pour effectuer tout paiement, le trésorier doit exiger une pièce justificative. V. L assemblée générale Modifié au CA du 17 septembre 2015 suppression de la notion de nombre de vérificateurs en écriture 16. Représentativité L assemblée générale représente l ensemble des membres associés. 17. Composition Au moins la moitié des membres actifs siégeant à l assemblée générale devra être en activité. 18. Information Le bureau de l association présente au conseil d administration, au moins un mois avant l assemblée générale, le rapport d activité annuel à l approbation de laquelle il est soumis. 19. Rôle des vérificateurs en écriture Les vérificateurs en écriture examinent les comptes au moins une fois avant l assemblée générale. 20. Tranches de revenus Pour le bénéfice des prestations servies par l Apas-Onema soumises à condition de revenus, les tranches de revenus ou leur modification sont proposées à l approbation de l assemblée générale. 21. Vote lors de l assemblée générale Les décisions sont votées à bulletin secret à la majorité des membres présents. En cas d empêchement motivé de la part d un membre actif, celui-ci peut donner pouvoir à un autre membre actif présent. Chaque membre actif présent ne peut être porteur que d un seul pouvoir. Un vote par correspondance de l assemblée générale pourra être organisé sur un ou plusieurs points proposés par le président, après approbation des 2/3 du conseil d administration. VI. Fonctionnement 22. Frais Modifié au CA du 31 mai 2016 prise en charge de l utilisation du véhicule personnel ou de location. Les frais engagés par les membres actifs occasionnés pour l accomplissement de leur mandat sont remboursés à l euro près et sur présentation de pièces justificatives Les frais de repas sont : - payés directement par l Apas-Onema ou ;

6 - remboursés sur présentation des justificatifs (tarifs usuels et non abusifs) dans les limites fixées une fois l an par le bureau. Les frais d hôtel sont : - réglés directement par l Apas-Onema ou ; - remboursés sur présentation de justificatif, dans la limite tarifaire fixée une fois l an par le bureau. Les frais de transports remboursés sont : - Le billet de train sur justificatif (au maximum sur la base du tarif 2 ème classe). - Les tickets de métro ou RER : pas d avance de carnet, remboursement sur justificatif. - Les frais de parking sont remboursés sur justificatif. - Les frais aériens : l utilisation de ce moyen devra être motivée par l évidence d un moindre coût. Ils sont remboursés sur justificatif. L utilisation de véhicule personnel ou de location est soumise à l accord préalable du trésorier et/ou du président. Cette utilisation devra être motivée par l évidence d un moindre coût et les frais seront indexés sur le coût indiqué par le site internet Mappy sans prise en compte des péages qui seront remboursés sur justificatifs. 23. Rétribution Les membres actifs ne perçoivent aucune rétribution pour les fonctions qui leurs sont confiées. VII. Les commissions 24. Organisation pratique Une commission est une source de propositions et le conseil d'administration est l'organe de décision. Une commission doit, dans son domaine, rechercher tous les éléments qui permettront au conseil d'administration de statuer sur ses propositions. Seuls les membres actifs peuvent faire partie d une commission. Chaque commission comprendra au moins deux membres du conseil d administration. La présence d au moins un de ces membres est requise pour la tenue de chaque réunion de la commission. Un de ces membres sera nommé responsable de la commission. L autre membre du conseil d administration sera son suppléant de fait. Les travaux de la commission feront l objet d un compte-rendu rédigé et transmis le plus rapidement possible afin qu il puisse être joint à la convocation du conseil d administration. Le responsable et son suppléant s en feront les rapporteurs auprès du CA et devront rendre compte des décisions du conseil d administration aux

7 membres de leur commission afin d assurer une bonne communication des informations. Dans le cas d un vote négatif du conseil d administration sur une proposition d une commission, un compte-rendu sera conjointement rédigé par le secrétaire et le responsable de la commission. Le responsable de la commission présente à l assemblée générale un rapport annuel des activités de sa commission. Chaque responsable assure également le suivi et le bilan des activités de sa commission. Le nombre de personnes par commission est limité à Les différentes commissions Modifié à l assemblée générale du 26 mars fusion des commissions achat et attributions Modifié au CA du 04 juin création de la commission «Actions Sociales» La commission "Achat / Attributions" Objectif : rechercher et proposer des sites de séjour de vacances, gérer le catalogue achats groupés, attribuer les locations proposées par l Apas Onema. La commission "Actions Sociales " Objectif : chargée du développement de l action sociale, d établir les modalités d attributions secours aides, secours décès, chargée des relations avec la CESF. La commission "Développement" Objectif : étudier et développer différentes actions et projets de l association La commission "Culture" Objectif : favoriser l'accès à la culture La commission "Sport" Objectif : favoriser la pratique des activités sportives La commission "Voyage" Objectif : proposer des séjours à tarifs négociés La commission "Finances" Objectif : Proposer les budgets prévisionnels, en assurer le suivi et permettre la transparence et la compréhension de la comptabilité La commission "Communication" Objectif : Informer sur la vie de l'association et ses actions VIII. La Radiation

8 26. Motifs de radiation Les membres de l association et les ayants-droits peuvent être radiés par le conseil d administration pour infraction aux statuts, au règlement intérieur ou pour motifs graves. 27. Information La décision motivée est notifiée au membre ou ayant-droit exclu par lettre recommandée dans la quinzaine qui suit la décision. Le membre exclu ou ayant-droit peut, dans la quinzaine qui suit la notification, déposer par lettre recommandée, un recours de la décision d exclusion devant l assemblée générale ordinaire suivante qui décidera de la suite à donner. Le président de l Apas Onema Jean-Marc Fau