Certification V2014. Le patient traceur. «Le patient au cœur de la méthode» 17/02/2015. CHU_ Hôpitaux de Rouen - page 1

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1 Certification V2014 Le patient traceur «Le patient au cœur de la» 17/02/2015 CHU_ Hôpitaux de Rouen - page 1

2 Enjeux Une nouvelle approche pour l'amélioration de la qualité des soins (qualité, sécurité, satisfaction du patient, efficience) Une priorité nationale pour l'évolution du système de santé Une problématique essentielle pour les établissements de santé : optimisation du parcours intra hospitalier, interface avec la prise en charge extrahospitalière Objectif Faire levier sur la structuration des parcours au sein des établissements de santé Parcours intra hospitalier Gestion des interfaces amont et aval de l'hospitalisation Nouveauté La prend en compte l expérience du patient et/ou de ses proches CHU_Hôpitaux de Rouen - page 2

3 Méthode du «Patient traceur» : objectif Extrait du trimestriel d information des établissements de santé, N 5, Avril juin 2012, HAS : «L objectif est d évaluer au travers de l expérience de soins d un patient les modalités de sa prise en charge et donc les processus et les organisations qui s y rattachent. Cette place le regard des experts-visiteurs au cœur des parcours de soins, au contact des équipes au sein des unités de soins. Elle complète les audits de processus ou conduit à en réaliser à partir des constats effectués.» Elle n'est pas une évaluation de la pertinence de la stratégie diagnostique et thérapeutique du patient CHU_Hôpitaux de Rouen - page 3

4 Choix des parcours «Patient traceur» Extrait du trimestriel d information des établissements de santé, N 5, Avril juin 2012, HAS : «La mise en œuvre de cette implique la sélection de patients dont le parcours clinique constituera la base de l observation. Le choix repose sur un processus de sélection/ priorisation fondé sur l analyse du profil de risque de l établissement qui définit des sujets (thématiques, secteurs, unités, activités, populations) prioritaires à investiguer» Il dépend des objectifs de visite définis pouvant orienter le choix vers une pathologie ou une activité à appréhender, une population (personnes âgées, enfants-adolescents, etc.) ou un mode d entrée (urgence, hospitalisation ambulatoire, etc.). Le choix se porte plus volontiers sur un patient dont la situation clinique s avère complexe, ayant de ce fait connu différents modes de prise en charge et étant plutôt proche de sa sortie d hospitalisation. Ainsi l investigation permettra d analyser un grand nombre de «points critiques». CHU_Hôpitaux de Rouen - page 4

5 Profil de risque de l établissement Choix des processus et patients-traceurs Analyse des données disponibles : Projet d établissement CPOM Politique qualité & gestion des risques VIPES Rapport de certification Synthèse des cotations Tableau de bord EPP Fiche Platines Données PMSI.. CHU_Hôpitaux de Rouen - page 5

6 Les parcours patients testés au CHRU de LILLE 1. Adulte en Cancérologie : chimiothérapie 2. Enfant en réanimation pédiatrique 3. Adulte en chirurgie ambulatoire 4. Adulte en unité neurovasculaire ; AVC 5. Adulte aux Urgences 6. Urgences pédiatriques 7. Adulte aux urgences gynéco-obstétrique 8. Urgences adulte cardiologie, 9. Adulte, cancérologie en HAD 10. Adulte pneumologie 11. Adulte, chirurgie : cancer du sein 12. Adulte Ophtalmologie en plus de 24 heures 13. Adulte, chirurgie ORL 14. Patient âgé : traumatologie / orthopédie 15. Hématologie ; greffe de moelle 16. Accouchement complexe (césarienne) 17. Accouchement sans complication 18. Adulte, chirurgie digestive 19. Adulte, Prostatectomie transurétrale 20. Adulte Néphrologie : dialyse en centre lourd 21. Patient âgé, médecine : polypathologie court séjour CHU_Hôpitaux de Rouen - page 6

7 Méthode d amélioration de la qualité et de la sécurité des soins CHU_Hôpitaux de Rouen - page 7

8 Organisation à l échelle d un établissement CHU_Hôpitaux de Rouen - page 8

9 Définir une stratégie Planifier et accompagner la mise en œuvre Réaliser le bilan annuel Ajuster la stratégie Étapes Objectifs Décider de déployer la PT dans la politique institutionnelle d AQSS Définir l organisation, les rôles et responsabilités Instance en charge de la QSS / CME - Organise la formation - Planifie - Coordonne - Organise les actions de communication - Suit la mise en œuvre Faire le bilan Intégrer les actions d amélioration dans le PAQSS Éléments de Décision de développer la PT = objectif opérationnel pour développer la culture d équipe QSS en lien avec le DPC / contrats de pôle / projets de services / projets transversaux CRUQPEC Associée à / consultée sur la sélection des PT - Plus d un PT / an / unité (dynamique routinière) - Définir les profils PT : fréquence de la PEC, Risques (activités, populations, activité débutante ) Priorité de santé publique EI, pratiques non harmonisées Contenu : - Nombre de PT réalisés par unité - Profils des PT réalisés - Participation des professionnels (nombre et fonction) - PAQSS équipes mis en œuvre + mesure d impacts Cf Annexe 9 Problématiques graves et récurrentes à intégrer dans la PAQSS institutionnel Ajuster la stratégie (liens avec les EI, les indicateurs du PMSI, choix des référentiels, formation, communication, liens avec les programmes d EPP, audit, CHU_Hôpitaux de Rouen - page 9 indicateurs, )

10 Mise en œuvre dans son unité de soins Étapes Mobiliser les acteurs et planifier Mettre en œuvre la Réaliser le bilan, valoriser et communiquer Ajuster l organisation de la mise en œuvre Éléments de Animateur - Extérieur à l équipe de soins, - Reconnu par ses pairs, Équipe : - Tous les acteurs impliqués dans la prise en charge du patient (unité, amont, interfaces) - Présence de tous pas nécessaire pendant toute l évaluation - Présence du médecin référent du patient indispensable Prévoir 2 à 3 heures - Rencontre du patient, + - Analyse avec l équipe, + - Synthèse, + - Définition des actions d amélioration CHU_Hôpitaux de Rouen - page 10

11 Mise en œuvre dans son unité de soins Étapes Éléments de Mobiliser les acteurs et planifier Étape 1 : Préparation Mettre en œuvre la - Choix du patient traceur - Choix du référentiel Étape 2 : Rencontre du patient +/- ses Proches Réaliser le bilan, valoriser et communiquer Ajuster l organisation de la mise en œuvre Étape 3 : Analyse avec l équipe Étape 4 : Synthèse Étape 5 : Définition des actions d amélioration et du plan d action Étape 6 : Mise en œuvre et suivi du plan d actions Étape 7 : Traçabilité et l archivage CHU_Hôpitaux de Rouen - page 11

12 Mise en œuvre dans son unité de soins Étapes Mobiliser les acteurs et planifier Mettre en œuvre la Réaliser le bilan, valoriser et communiquer Ajuster l organisation de la mise en œuvre Éléments de ETAPE 1 : Préparation Choix du patient traceur: - La veille ou le jour même - Selon les critères de sélection (pathologie, population, complications, actes à risques, activité à risques ) - Profil complexe - Proche de la sortie - Accord du Médecin référent du patient ETAPE 2 : Rencontre du patient - Si consentant ou consentement de ses ayants-droits - +/- ses Proches si accord du patient CHU_Hôpitaux de Rouen - page 12

13 Mise en œuvre dans son unité de soins (un exemple) Rencontrer le patient recueillir le ressenti du patient sur sa prise en charge, évaluer les éléments factuels, Information et recueil du consentement ; en amont de l entretien, remise de deux brochures explicatives contenant le formulaire de consentement Une sera conservée par le patient La seconde sera à remettre signée à l équipe Par un membre de l équipe Entretien : durée : 20 à 30min, dès lors que l état de santé du patient le permet, suite au consentement du patient, selon une grille d entretien patient et/ou entourage préétablie. Par un membre de l équipe (médecin ou non médecin) ou une personne extérieure à l équipe CHU_Hôpitaux de Rouen - page 13

14 Mise en œuvre dans son unité de soins Annexe 3 du guide : exemple de questions Rencontre du patient +/- proches Annexe 4 : Grille d entretien (Équipe, Patient) CHU_Hôpitaux de Rouen - page 14

15 Mise en œuvre dans son unité de soins Étapes Éléments de Mobiliser les acteurs et planifier Mettre en œuvre la ETAPE 3 : Analyse avec l équipe : Réaliser le bilan, valoriser et communiquer - Utilisation d une trame d entretien (Annexe 4 du guide) - Le dossier du patient = fil conducteur Ajuster l organisation de la mise en œuvre - Présentation par le médecin référent du patient : motif hospitalisation, provenance, date d arrivée, différentes unités, devenir prévu (Anonyme si présence d une personne extérieure à l équipe de soins) - Analyse avec l équipe par étape : accueil, phase diagnostique, phase thérapeutique, évaluation continue, préparation de la sortie / transfert, analyse des interfaces et de la continuité - Restitution de l entretien avec le patient ETAPE 4 : Synthèse : - Points positifs : valorisation des acquis, des bonnes pratiques - Synthèse des écarts pratiques réelles / pratiques recommandées - Hiérarchisation des dysfonctionnements, -Décision d une analyse des causes profondes le cas échéant, CHU_Hôpitaux de Rouen - page 15 information du patient en cas de dommages liés aux soins

16 Mise en œuvre dans son unité de soins Fiche de synthèse (Annexe 6 du guide) CHU_Hôpitaux de Rouen - page 16

17 CHU_Hôpitaux de Rouen - page 17

18 Mise en œuvre dans son unité de soins Étapes Mobiliser les acteurs et planifier Mettre en œuvre la Réaliser le bilan, valoriser et communiquer Ajuster l organisation de la mise en œuvre Éléments de ETAPE 5 : Définition des actions d amélioration et du plan d actions Par l équipe (consensus) Priorisées selon une méthodologie définie 1 responsable par action CHU_Hôpitaux de Rouen - page 18

19 Mise en œuvre dans son unité de soins Étapes Mobiliser les acteurs et planifier Mettre en œuvre la Réaliser le bilan, valoriser et communiquer Ajuster l organisation de la mise en œuvre Éléments de ETAPE 6 : Mise en œuvre et suivi du plan d actions Fiches de synthèse + plan d actions centralisés. Plans d actions intégrés dans le PAQSS institutionnel Mesure de l efficacité du plan d actions : sur un nouveau patient traceur, ou Suivi d indicateurs, ou Audit clinique ciblé, ETAPE 7 : Assurer la traçabilité et l archivage Documents anonymisés Archivés avec les documents qualité de même type (rapport d audit, EPP, RMM ), pas dans le dossier du patient) Ne pas oublier les fiches d émargement (valorisation du DPC pour le participants concernés). CHU_Hôpitaux de Rouen - page 19

20 Mise en œuvre dans son unité de soins Étapes Mobiliser les acteurs et planifier Mettre en œuvre la Réaliser le bilan, valoriser et communiquer Ajuster l organisation de la mise en œuvre Éléments de Contenu : - Nombre de PT réalisés par unité / service / secteur - Profils des PT réalisés - Participation des professionnels (nombre et fonction) - PAQSS équipes mis en œuvre et impact Communiquer, valoriser : - Staffs retour d information des professionnels - Revues de direction / instances - Affichage - Journées institutionnelles - Publications (REX) Bilan établissement PT Bilan global EPP Bilan global QGDR et PAQSS associé CHU_Hôpitaux de Rouen - page 20

21 Mise en œuvre dans son unité de soins (Annexe 8 du guide) CHU_Hôpitaux de Rouen - page 21

22 Mise en œuvre dans son unité de soins (Annexe 9 du guide) CHU_Hôpitaux de Rouen - page 22

23 Mise en œuvre dans son unité de soins Étapes Mobiliser les acteurs et planifier Mettre en œuvre la Réaliser le bilan, valoriser et communiquer Ajuster l organisation de la mise en œuvre Éléments de Ajuster la stratégie pour l année suivante : - Choix des profils de patients-traceurs - Formation, - Communication, - Liens avec les programmes d EPP, audit, indicateurs, CHU_Hôpitaux de Rouen - page 23

25 ETAPES -Admission et accueil du patient et de son entourage -Séjour du patient -Sortie du patient -Thématiques transversales Droits du patient Fin de vie Continuité et coordination des soins Urgence vitale Gestion des données du patient Gestion des EIAS Démarches EPP Environnement CHU_Hôpitaux de Rouen - page 25

29 Le risque infectieux A noter que les secteurs à risque comme les blocs opératoires, les salles de naissance, les endoscopies, la radiologie interventionnelle, et la médecine nucléaire seront particulièrement regardés. CHU_Hôpitaux de Rouen - page 29

30 Le risque infectieux Questions - Le patient a-t-il été informé à toutes les étapes de sa prise en charge? - Evaluation des risques et notamment du risque ATNC - Retrouve-t-on le CR, la check list si applicable, la fiche de liaison entre secteur d endoscopie et service clinique? - Retrouve-t-on la traçabilité de l acte, du nettoyage, de la désinfection, du stockage? CHU_Hôpitaux de Rouen - page 30

31 Le risque infectieux Questions -Les éléments suivants sont-ils réalisés et tracés dans le dossier du patient? - Modalités de préparation du patient dans le service (douche et préparation cutanée..) CHU_Hôpitaux de Rouen - page 31

32 Le risque infectieux Questions -L information donnée au patient et à l entourage en cas d isolement est-elle réalisée et tracée? -Les procédures et protocoles sont-ils appliqués (hygiène des locaux, hygiène des mains, précautions standard ) CHU_Hôpitaux de Rouen - page 32

33 Conclusion Nouvelle d EPP Evaluer de façon rétrospective, le déroulement de la prise en charge d un patient hospitalisé au moment de la visite et proche de la sortie. Afin d analyser les interfaces et les collaborations interprofessionnelles Méthode qui prend en compte l expérience du patient et ses proches C est un regard et une analyse de l équipe sur ses propres pratiques qui permettent de développer une culture partagée qualité/sécurité CHU_Hôpitaux de Rouen - page 33