Collectivités locales. Optimiser l infrastructure. au sein des établissements scolaires

Transcription

1 Collectivités locales 2008 Optimiser l infrastructure au sein des établissements scolaires.

2 . édito

3 Microsoft est à vos côtés pour optimiser l infrastructure technologique des établissements scolaires, au service de l enseignement Depuis de nombreuses années, les équipes de Microsoft et de ses partenaires travaillent avec les acteurs qui animent le réseau de l enseignement et la gestion des établissements en France : ministères, collectivités locales, rectorats, administration des établissements, associations, enseignants, sans oublier les élèves, les étudiants et leurs familles! Microsoft participe activement à l usage quotidien des technologies dans l éducation, qu il s agisse d outils de production de contenu numérique, de communication et de collaboration (visioconférence, espaces numériques de travail) ou de gestion optimisée de l infrastructure des établissements permettant d économiser en temps et en ressources. Les enjeux du monde moderne sont d ordre social - accès à l éducation, aux outils et à la connaissance pour tous -, d ordre économique - préparer les élèves et étudiants aux exigences du monde de l entreprise pour que la France reste compétitive et innovante -, et d ordre politique - moderniser le système éducatif dans le respect des lois et du droit de la propriété intellectuelle. Le rôle des TIC (Technologies de l information et de la communication) est devenu essentiel pour répondre à ces défis et donner à tous accès à une éducation de qualité. Dans ce cadre, ce sont des milliers de partenaires Microsoft, locaux et nationaux, sociétés de service ou éditeurs de solutions spécifiques, qui peuvent s engager à vos côtés, vous conseiller et accompagner vos projets de mise en œuvre et de maintenance des infrastructures informatiques, au niveau des établissements ou à l échelle d une ville, d un département ou d une région. L objectif ultime de ces projets est de permettre aux équipes pédagogiques des établissements de se consacrer pleinement à leur mission d enseignement, en s appuyant sur une infrastructure technologique fiable et robuste et en simplifiant au maximum les contraintes techniques, de gestion de réseau, de déploiement, de gestion des droits de propriété intellectuelle, de maintenance Pour les collectivités, un enjeu supplémentaire de taille s impose : «rentabiliser» leurs investissements publics en augmentant l usage des PC, des lignes Internet des établissements En effet, un PC sans logiciel ou hors d état de fonctionnement coûte cher, sans répondre aux attentes de l équipe pédagogique. Par ailleurs, la gestion d un parc informatique de quelques centaines de postes dans un grand lycée n implique pas les mêmes problématiques qu une salle informatique de quelques postes au cœur d une petite école primaire : les besoins en matière de ressources pédagogiques diffèrent et les exigences en termes de maintenance, mise à jour, gestion de l infrastructure, performance matérielle et logicielle atteignent des niveaux très éloignés les uns des autres, selon la quantité de PC en place et les logiciels déployés ou non. C est pourquoi Microsoft propose différents types de contrats dédiés à l enseignement, selon les besoins de chaque établissement ou de la collectivité et le niveau scolaire concerné. Par exemple, les contrats d annuité de type School ou Campus permettent de couvrir simplement l ensemble d un parc informatique, de façon homogène et flexible, pour les besoins de gestion et de pédagogie. Au fil des pages de cette brochure, vous découvrirez les solutions proposées pour optimiser l infrastructure informatique des établissements, au service de l enseignement. Dans un monde où les technologies évoluent rapidement, nous vous invitons aussi à visiter notre site web d information : Au nom de toute notre équipe, qui est à votre service, je vous souhaite une bonne lecture! Eric Le Marois Directeur Education et Recherche - Microsoft France

4 SOMMAIRE 1 UN ENJEU CAPITAL POUR LES COLLECTIVITÉS LOCALES L infrastructure en place au sein des EPLE Quelle infrastructure en place dans les établissements actuels?... 8 La France : un paradoxe... 8 Les freins à une généralisation de l usage des TICE... 8 Une intégration pédagogique difficile... 9 Une situation matérielle très hétérogène... 9 Quel parc informatique aujourd hui? Objectif : modernisation...10 Plus de cohésion entre les réseaux...11 Le défi de l intranet...12 Les enjeux d une gestion centralisée Valoriser les ressources humaines Un nombre restreint d intervenants...13 Des compétences limitées...13 Priorité à la sécurité Éviter les piratages abusifs...15 Surveiller les accès non autorisés...15 Licences et propriété intellectuelle : attention danger Des mises à jour indispensables...15 Quelles licences utiliser?...16 Maintenance : que faire? Exemple concret : la gestion de l impression...17 Sauvegardez vos données...17 Pourquoi optimiser la gestion de l infrastructure? Cap sur l optimisation de l infrastructure Opter pour une démarche structurée...18 Éviter les surcoûts abusifs...18

5 2 3 LES BÉNÉFICES POUR LES COLLECTIVITÉS et les établissements Microsoft : DES SOLUTIONS ADAPTÉES À L ÉDUCATION Objectif premier : réduire les coûts Optimiser le budget dédié à l éducation Réduire le coût total de possession...22 Miser sur les services associés Optimisation de l infrastructure : un impact certain...23 Gestion centralisée de l infrastructure : de multiples bénéfices Les bénéfices pour les collectivités locales Sécurité, réseau et supervision...24 Gestion de l identité et des accès...24 Gestion du cycle de vie du poste de travail...26 Plan de reprise et plan de continuité d activité...26 Infrastructure de messagerie sécurisée...27 Les avantages pour les établissements scolaires Gestion documentaire...29 Travail collaboratif et partage sécurisé des documents...29 Solutions intégrées et Décisionnel...30 Partage d informations et communication instantanée...30 Messagerie...31 Quels prestataires pour quels services? Bien choisir son prestataire Un accompagnement sur mesure Exakis...33 Les revendeurs spécialisés dans le domaine de l éducation : les AER Accord School : la formule site pour tous vos PC Un contrat aux multiples options Méthode d acquisition de licences...38 Caractéristiques du programme...38 Inscription à un Accord School...39 Disponibilité des produits...41 Licences pour les élèves : l option «Élèves»...41 Renouvellement du contrat...41 Les technologies Microsoft : un savoir-faire dédié à la pédagogie Des serveurs puissants et sécurisés Windows Server 2003 R Microsoft Windows Server Windows Terminal Server, un service de Windows Server Microsoft Internet Security & Acceleration Server Microsoft Office SharePoint Server Microsoft Office Communications Server Des systèmes d information à la pointe de l innovation Windows XP Pro SP2 et Vista Pro : vers un système d information sécurisé...47 Optimisation et évolution de l infrastructure Active Directory et Exchange Server System Center Configuration Manager System Center Operations Manager SharePoint Learning Kit...50 Windows SteadyState...51 Protéger les postes : Windows Server Update Services 3.0 SP Des collectivités locales ont déjà franchi le pas Conclusion

6 .

7 1 UN ENJEU CAPITAL POUR LES COLLECTIVITÉS LOCALES L infrastructure en place au sein des EPLE Quelle infrastructure en place dans les établissements actuels? Quel parc informatique aujourd hui? Les enjeux d une gestion centralisée Valoriser les ressources humaines Priorité à la sécurité Licences et propriété intellectuelle : attention danger Maintenance : que faire? Pourquoi optimiser la gestion de l infrastructure? Cap sur l optimisation de l infrastructure Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site, rubrique Collectivités locales : Vous pouvez également contacter notre équipe Éducation : par téléphone : (0,15 TTC/minute) par mail : infoeduc@microsoft.com. 7

8 Microsoft education Optimisation de l infrastructure : un enjeu capital pour les collectivités locales L infrastructure en place au sein des EPLE * Depuis la loi de Décentralisation de 1982, les collectivités locales ont la charge des infrastructures informatiques en place dans les écoles, collèges et lycées départementaux et régionaux, l État ayant pour sa part conservé la charge des universités (mais avec une plus grande autonomie des universités depuis la loi Pécresse) et des établissements publics d enseignement supérieur. La répartition s effectue ainsi : les mairies équipent les écoles primaires et maternelles, les collèges sont pris en charge par le conseil général alors que le choix de l infrastructure des lycées revient au conseil régional. Quelle infrastructure en place dans les établissements actuels? Le ministère de l Éducation nationale a souhaité améliorer le système d information et de pilotage des établissements publics locaux d enseignement (EPLE). Un audit a donc été réalisé et rendu public en mars 2007 afin de mieux connaître les besoins des établissements et d éclairer les choix pour l avenir : Mission d audit de modernisation : rapport sur la contribution des nouvelles technologies à la modernisation du système éducatif. La France : un paradoxe Royaume-Uni, au Danemark, en Suède et aux Pays-Bas).» Premières raisons invoquées : un équipement insuffisant, une connexion Internet trop lente, un soutien financier trop faible, une maintenance technique et une assistance quasi inexistantes et trop peu d ordinateurs. Les freins à une généralisation de l usage des TICE Objectif principal : la mise en place et l installation des TICE (Technologies de l information et de la communication dans l enseignement) au sein de Cadre physique de la mission l ensemble des établissements. À noter que la plupart des personnes interrogées ont jugé que les TICE sont un réel atout pour améliorer le système scolaire actuel, à condition d être bien employées (95 % des principaux de collège sont pour le développement de nouvelles approches pédagogiques et 72 % pour cette nouvelle articulation entre le travail en classe et le travail personnel avec les TIC). Mais il apparaît que de nombreux freins liés à la décentralisation, d une part, et au manque de clarté dans les attributions de chacun en matière de prise en Si la France apparaît comme plutôt bien équipée (8,0 élèves par ordinateur contre 8,8 pour les 25 états membres) d après les statistiques de la Commission européenne, elle se positionne en avant dernière place pour tout ce qui relève de l accès à l outil informatique, sa maîtrise et la motivation des enseignants pour l inclure dans leurs cours. Ainsi, «seuls 66 % des enseignants français interrogés déclarent avoir utilisé un ordinateur en classe lors des douze derniers mois, contre 74 % au niveau européen (et plus de 90 % au Éléments de périmètre de l audit Écoles élémentaires (public) Nombre d établissements Nombre d élèves (milliers) Collèges (public) Lycées d enseignement général et technologique (public) Lycées professionnels (public) Nombre d agents (en ETP) Service(s) Personnel de l enseignement public du 1er degré (enseignants et autres) Personnel de l enseignement public du 2nd degré (enseignants et autres) Commentaires : le sujet de l audit est transverse à l ensemble de l enseignement scolaire et concerne donc indirectement l ensemble de ces personnels. Source : Repères et références statistiques, Édition 2006 Rapport téléchargeable sur : Personnel du programme «Vie de l élève» * établissement public local d enseignement 8.

9 La qualité d un équipement informatique est d autant plus grande que son achat répond à des normes de qualité préalablement définies» Audit du ministère de l éducation nationale, mars 2007 charge, d autre part, soient à l origine d une hétérogénéité certaine entre les établissements, selon leur niveau d enseignement (primaire, secondaire) et les initiatives locales. De ce fait, l action des collectivités territoriales se heurte à trois séries de difficultés : les objectifs entre les collectivités territoriales et l État ne sont pas toujours les mêmes et il est difficile de les faire cohabiter. un mauvais emploi des investissements réalisés du fait d un manque de programme ou d une mauvaise coordination avec certaines institutions locales de l Éducation nationale (rectorats, CRDP, établissements eux-mêmes) : les initiatives ne sont pas suivies. Qui assure la maintenance technique? La décentralisation n a pas clairement établi qui endossait les responsabilités en matière d administration, de gestion et de maintenance des réseaux. Une intégration pédagogique difficile Déjà mis en évidence dans le rapport sur l école et les réseaux numériques, l audit insiste sur la difficulté d insérer les TIC dans la pédagogie d aujourd hui avec un équipement insuffisant ou inadapté : «L intégration d un objet technique dans une pratique professionnelle n a de chance de succès que s il est sûr et que s il rend les services attendus. L enseignant, soucieux d utiliser au mieux le temps de la classe et l attention de ses élèves, ne s exposera pas volontiers à des situations de blocage et ne tolèrera pas de longs délais d accès aux ressources. Il ne peut préparer systématiquement deux cours, dont un de secours en cas de panne, risquer de perdre des préparations ou des travaux d élèves, ne pas pouvoir imprimer au moment voulu le document nécessaire à une synthèse ou à un travail ultérieur de la classe, gérer les aléas informatiques en même temps que le déroulement de la séance.» En somme, un matériel de faible qualité et souvent indisponible ne peut qu inciter à rester au tableau noir et à la craie pour enseigner plutôt que de passer volontiers à l écran d ordinateur et à la souris. Une situation matérielle très hétérogène Enfin, le rapport met le doigt sur la principale cause de nonpratique des TICE : des équipements trop inégaux en fonction des établissements. Comme le stipule l audit, «la qualité d un équipement informatique (qu il s agisse de postes de travail, de serveurs ou d éléments de réseau) est d autant plus grande que son achat répond à des normes de qualité préalablement définies, que la mise en place de l équipement s inscrit dans le cadre d un projet global d équipement, que sa durée de vie n atteint pas le niveau d obsolescence et que sa capacité de traitement de l information est en rapport avec l usage qui en est fait.» C est pourquoi, la plupart des régions et départements établissent aujourd hui des plans pluriannuels pour l infrastructure des établissements d enseignement dont ils ont la charge. Mais l attribution des équipements renouvelés varient d une collectivité à l autre, faisant ainsi souvent la part belle aux lycées et collèges au détriment du secteur primaire. Le premier degré, qui concerne surtout des établissements avec peu de PC pour un grand nombre d élèves, dépend de la politique de la mairie et des budgets consacrés à l éducation et aux affaires scolaires. De même, le matériel seul ne suffit pas, encore faut-il qu il soit bien géré et entretenu - souvent par du personnel enseignant ou administratif volontaire qui prend sur son temps. 9

10 Nombre de PC dans les EPLE en 2005 Nos installations sont assez hétérogènes, une partie de notre parc informatique tourne encore sous Windows 98. Il est très difficile de maintenir ce genre de systèmes vis-à-vis de la sécurité et de l Internet qui ont beaucoup évolué ces dix dernières années. Nous n avons hélas pas la possibilité de choisir les PC, ils nous sont livrés par les instances territoriales et correspondent en général à un cahier des charges de bureautique. Dans le cadre de formations spécifiques, nous aimerions avoir plus de liberté sur les caractéristiques des machines (mémoire, taille de l écran ).» Yannick Lanchec, Professeur d électronique au lycée Vauban (29) et responsable informatique au collège des îles du Ponant (29) Nombre Quantité de PC libre, sans compensation significative. Or, la majorité des parcs informatiques dans les établissements du second degré atteint assez souvent plusieurs centaines de postes, ce qui nécessite des compétences pointues. Au final, sans maintenance par des techniciens dédiés et spécialisés, l infrastructure des parcs informatiques est encore aujourd hui trop souvent mal gérée, malgré la bonne volonté évidente de certains, accentuant ainsi la disparité entre les établissements. Parfois, de nombreux PC ne sont pas accessibles à la pédagogie ou le réseau ne fonctionne pas et cela peut signifier une frustration pour les élèves, voire certains enseignants, et une perte pour la collectivité en cas de non-utilisation du/des PC acheté(s). L optimisation des budgets publics consacrés aux investissements informatiques par les collectivités passera par la mise en place d une gestion centralisée des réseaux et d une maintenance qualifiée. Le temps ainsi dégagé dans les établissements permettra un meilleur accompagnement des enseignants, plus de support et un accès de meilleure qualité aux PC et au réseau par les élèves. Élèves gestion de l Éducation nationale. L objectif est double : améliorer l existant rendre possible de nouveaux développements adaptés aux besoins futurs Quel parc informatique aujourd hui? Sur la base de cette étude, de nombreux projets ont été lancés par le ministère et certaines collectivités. En 2005, un rapport* mettait en évidence l état de l infrastructure au sein des EPLE. Objectif : modernisation Élèves / PC Écoles primaires Collèges Lycées TOTAL Premier point : il ressort nettement que les systèmes d exploitation sont fortement disparates selon les régions mais aussi selon le niveau de l établissement (école, collège, lycée) et de l implication des collectivités, avec un net avantage pour les lycées, souvent mieux équipés avec une forte présence de Windows XP (près de 60 %). Second point : les PC affichent une durée de vie moyenne de 7,25 ans (environ 3 ans En conclusion : Il apparaît urgent aujourd hui de franchir un cap, de dépasser les barrières qui étaient celles des années 80 et 90 où l infrastructure technique était fortement limitée par sa capacité. Si ces années-là ont été celles des premiers pas de la gestion informatisée des EPLE et de l entrée progressive de l informatique dans la vie et le cursus scolaire des élèves et même des enseignants, le début du 21 e siècle se doit de marquer l autonomie des EPLE et de l évolutivité des systèmes d information, le tout en parfaite cohérence et dans la continuité de l ensemble des systèmes de Durée de vie moyenne des PC en 2005 Durée de vie moyenne Moyenne (années) Total 1 er et 2 nd degrés PC / établissement Universités Grandes écoles 6,69 7,25 4,76 4,3 1 an * * * * 2 à 3 ans 8 % 6 % 11 % 27 % 4 à 5 ans 41 % 35 % 73 % 64 % 6 à 7 ans 18 % 20 % 14 % 8 % 8 à 9 ans 8 % 9 % * 1 % 10 ans + 15 % 18 % 2 % * * Source : SOFRES 2005, sur la base de 401 établissements en France métropolitaine interrogés 10.

11 En moyenne, il faudrait changer machines par an» Alain Pomirol, Délégué académique adjoint aux TICE au sein du rectorat de Bordeaux et demi en Angleterre), ce qui est largement supérieur à celui d un PC dans l enseignement supérieur. Des efforts en matière de renouvellement de parc sont donc à fournir mais la forte réduction du prix d un ordinateur limite grandement l ampleur des investissements à réaliser. Plus de cohésion entre les réseaux Un constat s impose : la principale source d inquiétude auprès des responsables informatiques au sein des établissements concerne la totale séparation entre l administratif et la pédagogie - deux réseaux distincts, non reliés, sans aucune corrélation, gérés indépendamment et donc de manière inégale ou reliés mais avec un pare-feu -. En effet, près de 85 % des postes informatiques dans les EPLE sont dédiés à la pédagogie. Le corps administratif, quant à lui, dispose souvent de matériels très anciens, inadaptés aux technologies modernes et donc difficiles à gérer et inaptes pour un suivi précis, personnalisé et sérieux des élèves. L administratif et la pédagogie sont totalement isolés. Conséquence : une telle infrastructure limite le développement de l architecture informatique, notamment lors de la migration vers des versions plus récentes, des serveurs plus performants ou des applications plus lourdes et souvent incompatibles entre elles. Les difficultés touchent les points critiques de la gestion de l établissement et incluent indirectement des surcoûts : Gestion de la sécurité (gestion des mises à jour ) déploiement de nouvelles applications déploiement et intégration de nouveaux postes Pas de stabilité des configurations : modification des configurations par les élèves Pas d outil de pilotage des postes. 11

12 Le défi de l intranet Avec l avènement des nouvelles technologies, l intranet devient le cœur personnel de la vie scolaire de chaque établissement : gestion des élèves, page personnelle, échange entre professeurs, élèves et administration, reflet des activités pédagogiques Bref, l intranet reflète la scolarité enseignée dans l établissement. Des points à améliorer : Morcelés, ces réseaux fragmentés constituent des îlots de connaissance «Melting pot» matériel et logiciel : PC anciens et plus récents, systèmes d exploitation d âge et d origine très variables Le capital connaissance est inefficacement réparti entre différentes unités de stockage (serveurs de fichiers, disques locaux des stations, base de données) les enseignants s appuient rarement sur les PC en réseau à des fins pédagogiques : ils craignent une dérive des usages des apprenants Gestion difficile des ordinateurs d un établissement principalement liée au manque d intégration et d homogénéisation des environnements informatiques Un parc hétérogène CE QU IL FAUT RETENIR Facteurs de coûts augmentation des coûts de maintenance : - Matériels - applicatifs (différentes versions applicatives nécessaires en fonction des OS) Facteurs de risques Gestion de la sécurité (gestion des mises à jour ) Pas de sécurité pour le poste de travail Frein au développement des usages manque de stabilité des postes élèves Pas d outils et de processus de déploiement de nouvelles applications Difficulté de mise en place d outils de mobilité (Wi-Fi ) séparation des réseaux et des services Une infrastructure bipolaire Facteurs de coûts Multiplication des technologies Différenciation des compétences support Une gestion des risques Gestion différenciée de la sécurité Frein au développement des usages implantation de nouvelles applications / services stratégie de déploiement de nouvelles applications Difficulté d intégration avec les environnements numériques de travail (ENT) Résumé de l audit ministériel Le premier objectif est d homogénéiser le réseau. Dans l académie de Bordeaux, on ne compte pas moins de 375 EPLE de 75 à élèves, ce qui fait plus de ordinateurs en tout. Impossible d harmoniser les besoins et par conséquent les infrastructures. Au sein du rectorat, on essaie d obtenir des collectivités locales une stratégie de renouvellement du parc par parties et systématique. Sur les 150 lycées, le conseil régional renouvelle ainsi un quart chaque année. Résultat : le parc n est jamais obsolète et ça fonctionne très bien.» Alain Pomirol, Délégué académique adjoint aux TICE au sein du rectorat de Bordeaux Beaucoup de conditions favorables à l usage des TICE sont réunies en France : l équipement disponible est supérieur à la moyenne européenne : 8 élèves par ordinateur contre 8,8 en moyenne européenne les programmes d enseignement intègrent dans l ensemble une dimension TICE l Éducation nationale a développé de nombreux services en ligne auxquels le corps enseignant, bien équipé par ailleurs, s est adapté sans peine Cependant la France accuse un retard dans la mise en œuvre et dans l usage fait de ces nouvelles technologies : la mesure des résultats atteints est en outre rendue difficile en raison de l absence d une politique de développement de ces technologies clairement définie ainsi que du petit nombre et de la faible qualité des informations disponibles. Constats Le partage des tâches et des ressources financières entre l État et les collectivités territoriales est sujet à interprétation Le pilotage d ensemble est insuffisant : l échelon central n assure pas la cohérence des multiples initiatives les pratiques pédagogiques des enseignants ont encore peu évolué, en raison notamment de la fiabilité jugée insuffisante du matériel et d un environnement organisationnel peu propice (horaires et programmes). Les conditions matérielles sont hétérogènes entre niveaux d enseignement, territoires et établissements. Même s il recèle des ressources de bonne qualité, le marché des contenus n a pas atteint un seuil de viabilité et reste diffus et hétérogène. 12.

13 Microsoft education Les enjeux d une gestion centralisée Suite à ce constat général d un parc vieillissant tournant autour d une infrastructure qui elle-même n est plus adaptée aux besoins actuels des enseignants comme des élèves, il convient de relativiser, aucune situation n étant irréversible ni figée. De plus, si le couple «hardware-software» est au cœur de la problématique, une autre composante s avère stratégique : en effet, aucune infrastructure ne peut fonctionner correctement sans quelqu un pour la faire tourner. Cette ressource humaine constitue la véritable valeur ajoutée à l infrastructure. De là découle toute la réussite des projets en œuvre et de la sécurité au sein des EPLE, un enjeu plus que critique à l heure actuelle. Valoriser les ressources humaines Que ce soit le responsable informatique, l enseignant, les élèves ou le personnel administratif, c est bien l individu qui utilise l infrastructure mais qui la fait fonctionner aussi. Or, chaque machine voit passer jour après jour un flux constant d élèves différents, au fil des années, pas toujours très soigneux ni très attentifs aux conseils de l enseignant. Résultat : le matériel, déjà obsolète, subit les assauts répétés de jeunes plus désireux de surfer sur le Web et de chatter que soucieux de développer leurs connaissances et leurs compétences en matière de bureautique, par exemple, d autant que pour la moitié d entre eux, ils peuvent le faire chez eux. Au troisième trimestre 2007, 58 % des foyers français disposaient d un ordinateur et 48 % d un accès Internet*. * La Référence des équipements multimédia GFK-Médiamétrie, 3 e trimestre 2007 lycées peuvent trouver des enseignants de technologie ou de sciences compétents en informatique, il n en est pas de même dans les écoles maternelles et primaires où il faut recourir à des connaissances plus personnelles. La question de la prise en charge sur site devient plus délicate dans ces écoles. En effet, si aucun professeur des écoles et/ou personnel administratif ne possède ni connaissances suffisantes ni formation solide, il n est pas rare de n avoir aucun responsable pour prendre en charge les quelques postes informatiques et s occuper surtout des enjeux capitaux tels que la sécurité, la mise à jour logicielle et les sauvegardes de données. Des compétences limitées Problématique centrale : les compétences des responsables informatiques. Sans formation suivie et régulière, difficile d avoir quelqu un de parfaitement apte à gérer l ensemble des problèmes inhérents à l infrastructure en place, surtout dans des établissements qui accueillent plusieurs centaines d élèves dans lesquels le parc informatique est assez conséquent. Un nombre restreint d intervenants Les EPLE ne disposent pas véritablement de ressources dédiées à leur infrastructure dans le sens où ce sont les professeurs qui s occupent bénévolement d administrer le réseau en fonction des disponibilités laissées par leur emploi du temps. Si les collèges et. 13

14 Nous souffrons d un manque de moyens considérable et, souvent, c est le bénévolat de quelques enseignants motivés qui permet d avoir des systèmes opérationnels. Il faut généralement attendre des rénovations complètes de bâtiments pour que les installations soient revues. On peut aussi déplorer le manque de réflexion sur le moyen ou long terme. Afin de simplifier l administration des réseaux, j ai développé une solution logicielle qui permet de créer en masse les comptes des utilisateurs, de gérer les accès via des terminaux et de créer de comptes de messagerie en toute simplicité sans nécessiter de compétences particulières en informatique.» Yannick Lanchec, Professeur d électronique au lycée Vauban (29) et responsable informatique au collège des îles du Ponant (29) Sans compter les postes et les outils bureautiques dédiés à l administration. Bref, parfois des centaines de PC pour un seul homme! Le résultat ne se fait pas attendre : attaques virales, perte de données, licences obsolètes, mises à jour non effectuées Deuxième facteur à ne pas négliger : si la plupart des responsables sont bénévoles et par nature intéressés par le sujet, il existe malgré tout dans certains cas, notamment les écoles primaires, une différence réelle entre l intérêt de l enseignant qui a dû composer avec l informatique «sur le tas» et les jeunes élèves qui sont quasiment nés avec Internet à portée de main et une souris au bout des doigts. Un conflit des générations et une fracture numérique avec lesquels il faut aussi composer. Autre point crucial : les décideurs euxmêmes, au sein des collectivités et des rectorats, sont rarement des informaticiens ou des spécialistes mais plutôt des personnels administratifs qui occupent le poste de responsable informatique. De ce fait, ils doivent se faire aider par des spécialistes pour choisir les matériels adéquats. Des partenaires extérieurs peuvent les aider à renseigner les besoins basés sur les rectorats et établissements, identifier les critères de choix, sélectionner les offres et prévoir les services nécessaires au déploiement et à l accompagnement. Priorité à la sécurité Aujourd hui, le partage de l information et de la connaissance constitue la pierre angulaire du monde éducatif. Les technologies modernes permettent ainsi de communiquer, d échanger, de partager de manière interactive et donc plus attrayante, et ce même avec des élèves à l autre bout du monde. Sans aller aussi loin, le collège Bernard de Ventadour** de Bagnols-sur- Cèze communique régulièrement avec un établissement allemand via un système de visioconférence. Mais ce capital «connaissance» doit être protégé par les mêmes mécanismes que ceux employés en entreprise. Le pilotage de l activité est tout aussi Le schéma ci-dessus illustre les contours du système d information de l EPLE, au sein duquel les fonctions de pilotage et de communication doivent pouvoir puiser directement dans les quatre principaux sous-systèmes : L organisation des enseignements Les données de l élève La gestion des ressources humaines La gestion financière et matérielle ** Pour en savoir plus, visiter le site *** Source : Étude du système d information de l EPLE, ministère de l Éducation nationale,

15 Les élèves sont bien plus intéressés par les sites Web interdits (jeux en ligne, chat...) que par les sites «autorisés» par l éducation nationale... primordial au sein de l éducation que dans les plus grandes entreprises car il représente des enjeux critiques. Éviter les piratages abusifs Premier rôle de l administrateur : assurer la sécurité et le contrôle de l ensemble des PC avec un minimum de temps et de moyens. Or, si l ensemble du réseau est protégé au niveau du rectorat qui gère le système de sécurité global (pare-feu ), les moyens mis en place sont bien souvent insuffisants et inefficaces face aux nombreuses menaces qui circulent en permanence : chevaux de Troie, vers, virus, logiciels espions Autant de risques encourus par l infrastructure et d autant plus virulents lorsque le parc est obsolète et ne peut supporter les solutions de sécurité les plus évoluées. Surveiller les accès non autorisés La question à se poser : comment vérifier et contrôler scrupuleusement toutes les machines lorsqu on est le seul responsable informatique de l établissement et que chaque PC reçoit la visite de plusieurs élèves différents chaque jour? Impossible de passer sur tous les ordinateurs tous les jours pour effectuer les mises à jour des systèmes de sécurité. Sans oublier que les élèves, qui évoluent dans l ère informatique depuis toujours, sont bien plus intéressés par les sites Web interdits (jeux en ligne, chat, peer-to-peer, blogs, sites de charme ) que par les sites «autorisés» par l Éducation nationale, laissant là, malgré eux, la porte ouverte à l intrusion de n importe quel logiciel malveillant dans le système. Et même avec les systèmes de blocage, les firewalls il n est pas si difficile ni très long de contourner les restrictions et de télécharger des fichiers externes sur les ordinateurs de l établissement. Là encore, comment empêcher toute dérive sans moyen ni personnel extrêmement qualifié, 24h/24 et 7 jour sur 7? Comment, enfin, protéger de façon homogène tous les réseaux de tous les établissements. Licences et propriété intellectuelle : attention danger Autre point essentiel à surveiller : celui des licences et de leurs droits d utilisation. Car attention, pour être toujours bien protégé, pouvoir gérer efficacement le réseau, déployer plus facilement des applications, il vaut mieux disposer d une technologie récente. Pour cela, l acquisition de nouvelles licences en conformité est nécessaire. Certains correctifs, notamment de sécurité, sont gratuits et se téléchargent (par exemple Windows Update). Ce service ne fonctionnera que pour les licences des logiciels achetés et donc en conformité. Dans le cas contraire, lors de la connexion à ce service, le système identifiera qu il ne s agit pas d une version conforme et ne permettra pas le téléchargement, ce qui laissera les postes ou serveurs concernés vulnérables. Il est donc indispensable d être en total respect du droit des licences et de la propriété intellectuelle également pour une question de sécurité. D autre part, des licences locatives pour tout établissement, ou l ensemble des PC des établissements d un département ou d une région, existent et permettent de toujours disposer des dernières technologies, tout en étant en totale conformité pour l ensemble du parc concerné. Des mises à jour indispensables Le problème auquel se trouve confronté aujourd hui un établissement, c est de s assurer qu il possède bien les. 15

16 En tant que lycée technique, nous utilisons en majorité des applications métier. Ces logiciels étant en général assez coûteux, ils font souvent l objet d un crédit alloué par la région. Pour tous les autres logiciels, il y a des pressions importantes de la part de notre administration pour utiliser des outils gratuits. Hormis la qualité et l intuitivité de ces produits qui sont souvent moindres, ils demandent hélas beaucoup plus de temps pour être déployés, paramétrés et maintenus.» Yannick Lanchec, Professeur d électronique au lycée Vauban (29) et responsable informatique au collège des îles du Ponant (29) versions les plus avancées des logiciels, et donc les plus aptes à répondre aux besoins et attentes des uns et des autres, mais surtout et avant tout, qu il est autorisé à les utiliser. Hors de question d installer des versions piratées! Néanmoins, les anciennes versions des systèmes d information ne tolèrent pas toutes les applications les plus récentes. Résultat : des versions incompatibles, des migrations difficiles, un apprentissage qui n est pas optimal et certaines «nouveautés» informatiques impossibles à enseigner. Pourtant, ce genre de problème peut être pallié en quelques clics lorsqu on a le bon matériel et les connaissances nécessaires. Rien d insurmontable en somme. Quelles licences utiliser? Un second problème se pose : celui des trop nombreuses applications présentes au sein de l infrastructure. Certaines sont obsolètes, parfois plusieurs versions d une même application cohabitent - ce qui peut entraîner d ailleurs des ralentissements importants au niveau du serveur - et d autres n ont plus rien à voir avec les orientations pédagogiques actuelles. Bref, l infrastructure d un EPLE ressemble plus souvent à une boutique d antiquaires qu à une architecture dédiée à l apprentissage innovante des élèves. En savoir plus : rubrique Produits et solutions / Partenaires 16.

17 Les atouts d une gestion centralisée Gain de temps, économie budgétaire, moins de complexité : l installation de serveurs et des stations est une opération complexe, coûteuse et qui requiert beaucoup de temps économie de coût et de support : nombre important de stations de travail qui engendre une charge proportionnelle de support de 1 er niveau Conformité : gestion des licences : quelles applications sur quelles machines? Déploiement : s assurer que les applications sont intelligemment déployées dans les établissements Capacité mémoire mieux répartie et allouée, gain de coût : taille des disques durs, mémoire vive, processeur adapté plus d accès aux outils et aux connaissances et davantage de PC disponibles : tirer le meilleur parti des investissements technologiques effectués et offrir une seconde vie aux stations de travail obsolètes Mais êtes-vous sûr de bien savoir quels logiciels garder et lesquels supprimer? Avez-vous la garantie à 100 % que vous êtes bien autorisé à utiliser telle application ou que sa licence d exploitation est à jour? Pouvez-vous assurer au chef d établissement qu il n encourt aucun risque lié aux questions de propriété intellectuelle (jusqu à dix ans d emprisonnement)? Autant de questions qu il est primordial de se poser avant tout incident critique. Maintenance : que faire? Premier constat : impossible de travailler sur une infrastructure mal installée et encore moins sans aucune maintenance. Un suivi rigoureux est donc nécessaire au bon fonctionnement des PC, aussi bien dédiés à la question pédagogique qu aux aspects administratifs. Exemple concret : la gestion de l impression En effet, vos fonctions d impression ont tout autant besoin de maintenance que n importe quelle autre fonction. Une vigilance constante est conseillée afin de ne pas se retrouver avec des quotas dépassés, mal attribués ou inadaptés, ou tout simplement une panne liée aux cartouches d encre, au toner, au papier Il faut veiller à ne manquer de rien et avoir les fournitures en stock afin de ne pas ralentir la bonne marche des projets éducatifs notamment. Sauvegardez vos données Comme une entreprise normale, chaque établissement doit archiver, sauvegarder ses données. Ainsi, dans le monde de l entreprise, 80 % des entreprises qui perdent leurs données font faillite dans les 18 mois qui suivent. Si on peut employer le même terme pour un établissement d enseignement, les conséquences seraient pourtant tout aussi tragiques : un problème, et ce sont toutes les informations concernant les élèves qui risquent d être perdues. Impossible de prendre cela à la légère. Mais difficile encore une fois pour une seule et même personne de tout faire. Pourtant, souvent, l espace alloué au stockage est ridicule par rapport à la masse de données accumulées par les enseignants, les élèves et l administration tout au long d une année. On arrive sans difficulté à des besoins d un téraoctet lorsque la capacité stockage atteint à peine quelques mégaoctets pour un établissement. Dans les collèges, les besoins sont divers : cela va de la simple panne du type plus de cartouche d encre, à la gestion des quotas d impression, plus délicate à prendre en charge. La gestion centralisée des impressions est une bonne option pour les établissements : la sauvegarde manuelle génère une énorme perte de temps, et les serveurs sont bien trop limités face à la masse des données à sauvegarder. Il faut souvent changer de matériel, c est une source de coût supplémentaire pour la collectivité, alors que le problème ne se poserait pas si tout était confié à un prestataire externe.» Alain Pomirol, Délégué académique adjoint aux TICE au sein du rectorat de Bordeaux. 17

18 Microsoft education Pourquoi optimiser la gestion de l infrastructure? Un constat humain et matériel certes peu flatteur mais pourtant rien d insurmontable, bien au contraire! Nul besoin de s engager dans un chantier long et coûteux. Non! L infrastructure en place, malgré ses faiblesses évidentes, n est pas dénuée de possibilités et d axes d optimisation. Il suffit simplement de faire appel à des spécialistes, de valoriser l existant et de faire le tri parmi les applications anciennes. En somme, hors de question de doubler le budget. À partir des installations déjà présentes, il est tout à fait possible d offrir à tous un parc informatique performant et en phase avec les technologies de l éducation et de faire des économies au final. Cap sur l optimisation de l infrastructure Depuis la loi de Décentralisation de 1982 et l allocation aux collectivités territoriales des budgets dédiés à l Éducation, force est de constater que les moyens diffèrent et qu il n est pas toujours aisé pour une petite ville par exemple d équiper correctement ses écoles. Pourtant, il est tout à fait possible d optimiser l infrastructure sans coûts élevés grâce à des solutions dédiées et parfaitement adaptées à l environnement pédagogique. avoir est d identifier clairement les objectifs à atteindre et exploiter au mieux l existant. Nul besoin de tout changer, refondre complètement le parc informatique ou agrandir les locaux! Il existe une solution adaptée à chaque structure et correspondant à vos besoins personnels et pas à ceux de l établissement de la ville voisine, tenant compte ainsi de toutes les particularités propres aux EPLE : enseignements dispensés, nombre d élèves, compétences internes, état du réseau Éviter les surcoûts abusifs Autre préoccupation et non des moindres, celle des coûts induits par de tels investissements. Contrairement aux idées reçues, investir dans une infrastructure n est pas aussi cher qu on L optimisation concerne tous les aspects tant économiques que stratégiques de l infrastructure concernée, et ce à tous les niveaux. À la clé : amélioration du système, meilleures conditions d enseignement et d apprentissage, gains de temps, d argent, personnel dédié, mise à jour automatique, sécurité maximale, retour sur investissement rapide. Opter pour une démarche structurée Adopter une démarche structurée en réponse à vos priorités et à vos enjeux est le meilleur moyen de coller au plus près de la réalité terrain, sans dépasser le budget alloué ni déployer des applications inutiles ou trop nombreuses. La première attitude à * Au sens Gartner du terme : mise en place des bonnes pratiques de management (exploitation, administration, supervision) 18.

19 L optimisation de l infrastructure est une occasion réelle d optimiser les coûts et éviter les surcoûts. À la clé : un retour sur investissement rapide et des technologies de pointe. croit car l Éducation nationale bénéficie de tarifs préférentiels (voir chapitre 3 p.19). Contrats de licences, services à la carte, forfait, formation sont regroupés dans un accord cadre (www. educnet.education.fr/plan/fiches/microsoft.htm) il existe nombre de moyens de limiter les surcoûts et surtout d obtenir un retour sur investissement très rapide. Savez-vous par exemple qu il existe des accords locatifs vous permettant de bénéficier, sans avoir à vous en soucier et systématiquement, des dernières versions logicielles et des licences correspondantes? Êtes-vous au courant également que vous pouvez profiter d une liberté totale avec une possibilité de résiliation à tout moment ou d achat définitif des logiciels à la fin du contrat? Savez-vous enfin que, dans le cas d une gestion centralisée, toutes les mises à jour sont automatiques et le support est assuré par des spécialistes? Ainsi, fini les risques accrus de piratage, de défection des machines, de logiciels superflus Bref, investir dans l optimisation de votre infrastructure n est pas source de surcoût ou de coûts inutiles. Au contraire, vous optimisez votre parc et votre budget! Les moyens humains pour gérer nos parcs de machines sont dérisoires. Dans mon lycée, il n y a pas ni technicien ni ingénieur réseau. Un quart du temps de l enseignant est prévu pour maintenir 600 ordinateurs et serveurs. Le rectorat met à notre disposition trois techniciens pour toute la région Brestoise (environ trente-cinq lycées et collèges). Dans les universités, il y a de véritables services informatiques sur place, avec une personne pour environ 70 machines. Il existe des moyens pour minimiser la maintenance des systèmes et logiciels, notamment en s appuyant sur des technologies de terminaux et de serveurs maintenus à distance par des ingénieurs réseaux. Ces solutions restent tout à fait abordables en terme de coût et permettent de s affranchir de la maintenance de postes clients toujours plus nombreux.» Yannick Lanchec, Professeur d électronique au lycée Vauban (29) et responsable informatique au collège des îles du Ponant (29). 19

20 20.

21 2 LES BÉNÉFICES POUR LES COLLECTIVITÉS et les établissements Objectif premier : réduire les coûts Optimiser le budget dédié à l éducation Miser sur les services associés Gestion centralisée de l infrastructure : de multiples bénéfices Les bénéfices pour les collectivités locales Les avantages pour les établissements scolaires Quels prestataires pour quels services? Bien choisir son prestataire Un accompagnement sur mesure Les revendeurs spécialisés dans le domaine de l éducation : les AER Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site, rubrique Collectivités locales : Vous pouvez également contacter notre équipe Éducation : par téléphone : (0,15 TTC/minute) par mail : infoeduc@microsoft.com. 21

22 Microsoft education Les bénéfices pour les collectivités et les établissements Objectif premier : réduire les coûts École, collège, lycée : pour la prise en charge de l architecture informatique, chaque établissement scolaire dépend d une collectivité territoriale : mairie, conseil général ou conseil régional. De ce fait, chaque établissement est aussi soumis à une réalité budgétaire différente! Et là, force est de constater que les disparités sont grandes et se reflètent dans la qualité de leur environnement informatique. Optimiser les budget dédié à l éducation Une chose est sûre : une ville de plusieurs centaines de milliers d habitants ne mettra pas et, surtout, n aura pas les mêmes moyens qu une commune de quelques milliers de citoyens. Mais elle n aura pas à faire face non plus au même nombre d écoliers. Et cette généralité se répète aux niveaux départemental et régional. Si les lycées sont souvent mieux lotis que les collèges et ceux-ci que les écoles, les budgets alloués restent souvent très faibles, surtout comparé à certains de nos voisins européens (environ quatre fois moins qu en Angleterre). D après une étude publiée en janvier 2007 par Budget alloué aux nouveaux ordinateurs NOUVEAUX ORDINATEURS TOTAL Primaire Collège Lycée Moyenne / établissement Fonds propres de l établissement 42 % 19 % 34 % 36 % Collectivités locales 54 % 78 % 64 % 56 % Rectorat 2 % 2 % 2 % 8 % Budget allloué aux nouveaux logiciels NOUVEAUX LOGICIELS TOTAL Primaire Collège Lycée Moyenne / établissement Fonds propres de l établissement 56 % 16 % 57 % 50 % Collectivités locales 38 % 83 % 24 % 40 % Rectorat 7 % 1 % 18 % 6 % la SOFRES, le budget moyen annuel investi en matériel informatique (hardware) par les collectivités locales, sur les fonds propres des établissements et par les rectorats, est de euros pour les écoles primaires, euros au collège et plus de euros au lycée. La majeure partie de ces investissements sont réalisés par les collectivités locales. Les budgets consacrés aux logiciels sont quant à eux très faibles : ils ne représentent que moins de 5 % au primaire, moins de 10 % au collège et environ 11 % au lycée sur l ensemble des investissements informatiques (logiciels + matériels) et encore moins si l on ajoute les services. Ces investissements informatiques, qui représentent au total et en moyenne par an euros au primaire, euros au collège et euros au lycée, ne sont justifiés que si l usage de ce matériel est bien réel. Le coût induit le plus important serait la non-utilisation ou sous-utilisation. Toujours d après cette même étude, les trois principaux freins à l usage, selon les responsables informatiques et chefs d établissements interrogés, sont : le manque de formation, les ordinateurs qui, au sein de l établissement, ne fonctionnent pas toujours (problème de maintenance) et le manque de logiciels spécifiques et disciplinaires pour la pédagogie. Investir dans la maintenance ou/et une infrastructure centralisée, la formation et les logiciels semblent être les clés de l optimisation des investissements car ils permettraient d augmenter les usages du matériel informatique, qui représente le «gros» de l investissement. Réduire le coût total de possession Contrairement aux idées reçues, investir dans l optimisation des infrastructures en place est une source d économies. À long terme, c est même une démarche très rentable, en temps comme en argent. Des machines vieillissantes, des systèmes d information dépassés et des logiciels obsolètes 22.

23 Type d infrastructure Manuelle Standardisée Rationnalisée Dynamique Caractéristique centre de coûts centre de coûts optimisé système au service de la pédagogique catalyseur d usages pédagogiques et orientation ENT qu il faut remplacer tous les deux ou trois ans coûtent finalement très cher à entretenir! Le coût total de possession (ou TCO - Total Cost of Ownership), qui comptabilise l acquisition initiale des matériels et des licences mais aussi les services associés, en est d autant plus élevé. Or, sans gestion centralisée, difficile voire impossible de prendre en charge correctement l infrastructure informatique de l établissement. Il apparaît, après de nombreuses études, que faire appel à des prestataires externes pour gérer, à votre place et complètement, toute l infrastructure de l établissement génère un TCO plus faible que dans le cas contraire. À la clé : gains de temps et économies réelles. Et les avantages d une gestion centralisée sont bien plus nombreux encore. Miser sur les services associés Sécurité, gestion des identités, gestion du cycle de vie du poste de travail, continuité d activité, messagerie Autant de points critiques à gérer dans un établissement avec autant de précautions que dans une grande société. Telle est également la véritable valeur ajoutée d une gestion centralisée : les services. À la clé : une prise en charge totale, une supervision globale et complète du réseau, une infrastructure au maximum de ses capacités, et ce tout au long de l année. Optimisation de l infrastructure : un impact certain Outre une amélioration des coûts directs, la gestion centralisée a aussi des répercussions notables sur les coûts associés, à savoir les services, le développement de l infrastructure selon les niveaux choisis. Ainsi, plus vous souscrirez à une gestion dynamique de votre infrastructure (services, maintenance sur site, automatisation des tâches ), plus vous pourrez développer les outils pédagogiques : intranet, suivi pédagogique individuel, portail, ressources en ligne, interactivité avec les élèves et les parents, mise en place de projets à distance avec d autres écoles Bref, les TICE entreront de plein pied dans votre région, département, établissement avec une efficacité réelle et une implication et une satisfaction réelle des parents. Cette approche introduit la notion d ENT (Environnement numérique de travail), véritable bureau virtuel pour l élève, l enseignant ou le parent d élève. Le tout avec un maximum de sécurité et un minimum de coûts. Pour chaque modèle d optimisation de l infrastructure, il existe des étapes clés, précises, centrées autour Sources : Gartner 2004 et Microsoft 2005 des coûts et de l impact pédagogique. Les bénéfices sont alors doubles : ils concernent non seulement la gestion de l infrastructure mais aussi la production des contenus pédagogiques.. 23