NOTE DE CADRAGE DU PROJET D AGENCE

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1 NOTE DE CADRAGE DU PROJET D AGENCE 1. Rappel des enjeux et des objectifs Le contexte : La mise en place d un acteur régional unique chargé du pilotage du système de santé est un élément déterminant de la profonde réforme engagée par le législateur. Les agences régionales de santé, sont chargées par la loi n du 21 juillet 2009 portant réforme de l hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires, de «définir et de mettre en œuvre un ensemble coordonné de programmes et d actions concourant à la réalisation, à l échelon régional et infrarégional des objectifs de la politique nationale de santé, des principes de l action sociale et médico-sociale, et des principes fondamentaux de la sécurité sociale». Dans ce cadre, les agences doivent s engager sur trois priorités nationales : améliorer l espérance de vie en bonne santé, promouvoir l égalité devant la santé, développer un système de santé de qualité, accessible et efficient. Le Projet Régional de Santé et le contrat pluriannuel d objectifs et de moyens (CPOM) conclu avec le Ministère permettent de décliner cette politique de santé. Ils permettent de mettre en cohérence l ensemble des actions menées dans le domaine de la santé. Il est le projet de tous les acteurs de la santé du Nord-Pas-de-Calais et oriente leur action vers la réalisation d objectifs communs. De plus notre agence devra relever le défi majeur de l adaptation de ses ressources humaines et d une manière plus générale et prendre en compte les objectifs de développement durable La mise en place d un acteur régional chargé du pilotage de la santé nécessite: un besoin de fédérer ; un besoin de faire partager nos valeurs. A cette fin, l élaboration d un projet d agence portera l ambition de faire de l ARS NPC un acteur efficace, responsable et reconnu. Il permettra également de maintenir une cohésion, elle unit le personnel. Agence régionale de santé Page 1/6

2 But : L objectif principal du projet d agence sera de mettre en cohérence les différents chantiers de l ARS Nord Pas de Calais. Le projet d agence est un outil au service de la cohésion interne car il est intrinsèquement structurant. En effet, il permet de mettre en perspective la contribution de chacun dans la mise en œuvre du PRS, tout en mobilisant les partenaires extérieurs. Le projet d agence propose un cadre d actions concrètes, sur une durée quinquennale, à l instar du PRS pour accomplir les missions dévolues à l ARS tout en dégageant la visibilité nécessaire à un fonctionnement efficient et durable de l agence. Un point d étape annuel sera réalisé. Il s adresse à tous les collaborateurs. 2. Description du périmètre du projet Pour fédérer et faire partager les valeurs de l Agence, trois ambitions ont été définies : Ambition 1 : Affirmer notre mission de service public et améliorer la santé des hommes et des femmes de la région Le rappel de la mission de service public assignée à l agence permet de mettre au cœur de la démarche cette valeur fondamentale tant pour nos collaborateurs et que pour nos partenaires et naturellement pour les usagers des dispositifs et services que l ARS contribue à mettre en place dans les territoires. Ambition 2 : Capitaliser les compétences et valoriser les expériences pour agir ensemble L ARS doit s appuyer sur les compétences détenues par chacun de ses collaborateurs. Leurs expériences acquises dans leurs organismes d origine sont mises au service de l agence et des buts qu elle poursuit, traduits dans le PRS. Ambition 3 : Unir nos efforts pour atteindre nos objectifs avec efficience Tous les collaborateurs de l agence doivent se sentir concernés et s investir dans la mission de service public assignée à l Agence. Cet investissement devra être réalisé en associant rationalité de nos interventions et efficience. Chacune de ces ambitions est assortie de moyens opérationnels : des actions et / ou des outils Les actions, adaptées à chacune des 3 ambitions, concernent notamment les axes suivants : - le management - l organisation - la communication - Le développement durable - L action de proximité et la démocratie sanitaire Les outils (organigrammes, fiches de poste, tableaux de bord, procédures, ) sont déjà opérationnels et / ou à développer. Agence régionale de santé Page 2/6

3 3. Gouvernance et équipe 3.1. Les instances COPIL Groupe projet Groupe 1 Groupe 2 Groupe 3 Ces instances se déclinent comme suit : Instance Participants Fréquence de réunion COPIL Membres du COMEX élargi 1/trimestre Groupe projet SG, DRH, CCGQ, 1 DT, 1 DOS, 1 Collège médical, 1 DSP, SICOM,1 DSP(hors SE),1 DOMS,1 DSEE Groupes de travail ( nombre à définir) 10 à 12 personnes volontaires y compris l animateur et le rapporteur. 1/ mois 2/ mois 3.2. Rôles et responsabilités Le comité de pilotage (COPIL) est constitué des membres du Comex élargi. désigne un chef de projet suit la réalisation des étapes clés suit les résultats arbitre les points de blocage valide les différentes phases du projet et le document final contrôle la cohérence avec les autres projets Agence régionale de santé Page 3/6

4 Le groupe projet : cadre le périmètre des travaux des groupes de travail Valide la lettre de mission élaborée par le chef de projet à l intention de chaque animateur de groupe de travail maitrise l avancement du projet coordonne les activités entre groupes de travail suit les indicateurs clés du projet identifie les points de blocage définit les actions correctives Les groupes de travail: un groupe par type d actions à mettre en place. Le groupe projet déterminera le nombre de groupes à constituer ; 10 à 12 personnes par groupe, dont un pilote et un rapporteur, représentatives de l ensemble des directions, fonctions et catégories de personnel de l ARS. En tant que de besoin, des sous groupes pourront être constitués. Agence régionale de santé Page 4/6

5 4. Démarche proposée 4.1. Description des phases et des tâches La réalisation du projet s effectuera au cours de l année 2012 selon le phasage suivant : - Phase 1 Rédaction du tryptique et de la note de cadrage : date limite : le 16/01/2012, - Phase 2 Présentation de la charte lors de la convention le 17/01/2012 et appel à volontaires ; - Phase 3 Présentation de la note de cadrage et de la Charte au COMEX élargi du 9/2/2012 ; - Phase 4- présentation au comité d'agence du 13 février 2012 ; - Phase 5 séminaire des cadres «encadrants», dédié au projet d agence :le 14 mars Phase 6 mise en place des groupes de travail début avril 2012 et désignation d un pilote par groupe ; - Phase 7 détermination des livrables à produire et du phasage de leur restitution ; validation de chaque livrable par le COPIL ; - Phase 8 Date limite de restitution de l ensemble des livrables : fin octobre validation finale ; - Phase 9 Novembre-décembre 2012 : Consultation du comité d agence, diffusion au CODIR, cadres mise en ligne intranet, AIH, - Phase 10 Mise en œuvre et déploiement du projet - Phase 11 Evaluation annuelle et suivi de la mise en œuvre du projet. Agence régionale de santé Page 5/6

6 Planification des tâches à établir : 4.2. Planification des tâches - Réunion trimestrielle du COPIL avec point d information à chaque COMEX - Réunion mensuelle du groupe projet ; - Réunion des groupes de travail selon un rythme bimensuel - Fin octobre 2012 :date limite de restitution des livrables; - Novembre décembre 2012 : relecture, validation par le COPIL définition d un plan de communication diffusion du document Livrables, résultats, indicateurs N Nom du livrable Date de livraison prévue Rédacteur Valider 1 Tryptique 16/01/12 CGQ + SICOM D.Lenoir 13/1/ note de cadrage du projet d Fin janvier 2012 Groupe projet COPIL 9/2/2012 agence 3 Charte de l ARS Fin février 2012 MAPI D.Lenoir 4 Calendrier prévisionnel Elaboration :2012 Groupe projet COPIL Suivi Evaluation annuelle 5 Tableau de bord de suivi A déterminer COPIL 6 Livrables Au fil de l eau avec Chaque groupe de travail COPIL Des indicateurs d avancement du projet :à définir par chaque groupe de travail Agence régionale de santé Page 6/6