Aide-mémoire pour l'organisation d'activités

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1 Aide-mémire pur l'rganisatin d'activités Date de la demande : # Fiche/Gestin sécurité : Nm de l'activité / rganisme : Jur(s) et date(s) : Endrit(s) : *** Aviser Stéphane Laplante si activité bruyante dans le vivir, le jardin u le saln *** *** Si lcatin du jardin, vérifier auprès de Diane Pulet pur les autres lcatins, re. bruit *** Heures réelles de l activité : Heures incluant mntage & démntage : Nm des rganisateurs : Téléphne : Curriel : Téléphne : Curriel : Nmbre de persnnes : Dnner aux étudiants une cpie du FileMaker Tut changement dit être fait par écrit u en persnne 1

2 Tâches à effectuer Dnner dcument «Plitiques et prcédures (Service d animatin) À faire Persnne respnsable u bjet de la demande Fait le Dnner dcument des «Cnsignes à ne pas ublier lrs de la tenue d une activité (Service d animatin) Dnner cnsignes spéciales de l activité Signature de l entente entre le respnsable de l activité et le Service d animatin Cmmuniquer avec le respnsable de département (s il y a lieu) Autrisatin pur réserver un lcal durant la jurnée (Service d animatin) Réservatin de lcaux (Service d'animatin) Demande de fermeture de lcal (Service d animatin) Demande d utilisatin de lcaux (vivir, saln, cafétéria, café étudiant, jardin) Demande de cucher (à inscrire sur le frmulaire de sécurité) (Service d animatin) Utilisatin des duches Duches étage # (à inscrire sur frmulaire sécurité/heures d uverture : 07h à 09h) Recrutement d'une équipe de bénévles (pur publicité, bar, accueil, etc.) Préparatin de la publicité (affiches, Savais-tu, télés, zne étudiante, etc.) Réservatin d'un kisque au fyer pur publicité/vente de billets (Service aux étudiants, 2

3 Tâches à effectuer lcal D-2657) À faire Persnne respnsable u bjet de la demande Fait le Impressin des billets (Service d animatin) *** Demande de surveillance (Service d'animatin) # cntrat (FileMaker) : Cnfirmatin du respnsable de la sécurité, Marcus mrin Présence d un répndant-cllège (prfesseur u emplyé du Service d animatin) + heures de présence Rencntre avec le respnsable de la sécurité, Marcus Mrin Lui furnir liste des étudiants des équipes participant à un turni d impr Afficher liste des étudiants à la prte des lcaux utilisés pur le cucher 3

4 Demande de ménage léger avant l événement (Service d animatin) Demande de ménage après l événement (Service d animatin) *** indiquer le nmbre de persnnes attendues et s il y aura cnsmmatin d alcl *** Demande pur papier tilette et papier main si activités fin de semaine u plusieurs activités même sirée (Service d animatin) Demande de matériel Tables Chaises Praticables Grs bar / petit bar Paravents Vestiaires Chevalets Tableau sur rulettes ---- Bac à glace sur rulettes Autres

5 Demande pur un bar (Service d animatin) Bières Quantité Originale Russe Pilsner Vin Blanc Rsé Ruge caisses caisses Caisses Quantité buteilles buteilles Caisses Demande de démntage au Service à la cmmunauté (Service d animatin) ** Avertir Lise Leclair (par curriel) si aucune demande de démntage ** Demande pur électricien (Service d animatin) ** Vérifier si lcatin le lendemain ** Ventilatin = Aviser Terrain & bâtisse si réservatin lcal après 22h le vendredi sir Demande pur un directeur technique (Service d animatin) Organisateur de l activité avisé que c est lui qui dit dnner les détails techniques audirecteur technique du cllège (respnsabilité de l rganisateur) 5

6 Réservatin d équipement audi-visuel (Service d animatin) : Système de sn Prjecteur de dnnées Écran Autres Lettre pur permis de bissn = 3 semaines avant la date de l activité (Service aux étudiants) Aller chercher permis de bissn (Palais de Justice) 18 ans Vérifier, avant de quitter le Palais de justice : lcal, date, heures sur permis Aller vir Jean-Sébastien Fisy ( Service de sécurité, lcal D-2657) pur qu elle se fasse une cpie du permis d alcl Curriel à la Sécurité pur aviser du surplus clientèle dans les statinnements re : hrdateurs (Service d'animatin) Entente avec la cafétéria pur la nurriture Entente avec le café étudiant pur la nurriture 6

7 Réserver le café étudiant (sectin salle) (Service d animatin) Achat de la bissn et de la nurriture Petite caisse (peut être empruntée au Service d animatin) Argent de départ («change») pur petite caisse (Service d'animatin) «Change» peut être btenu à la Sgéécm = les avertir à l avance (Sgéécm) Sacs en plastique gris pur dépôts à la Sécurité (Service d animatin) Pur un lave--thn : Vérifier auprès de Diane Pulet (Services à la cmmunauté) pur les lcatins durant la fin de semaine (re. affluence dans les statinnements) Vir le jardinier pur l aviser du lave--thn Vérifier auprès du plmbier pur l alimentatin d eau du rbinet (valve intérieure) Vérifier à la Centrale de sécurité s ils nt bien la «pignée» du rbinet extérieur. Si nn, vir jardinier u plmbier. Faire demande de sécurité Ne pas ublier demande auprès de la sécurité pur périmètre à établir pur la zne de lavage (statinnement sur Sherbrke) 7

8 Texte pur billets : Nm de l activité : Date : Heure : Endrit : Prix du billet : Pré-vente : Entrée : Nmbre de billets à imprimer : Culeur du cartn : Régles spécifiques à suivre : durant l rganisatin, durant l activité et après l activité : Signature de l rganisateur de l activité : Date : Signature animatrice culturelle : Date : 8

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