DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE

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1 DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE Exclusions du périmètre la DSN phase 1 11 Décembre 2013 Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 1

2 Sommaire 1. Contexte Les fonctionnalités opérationnelles Les populations acceptées et exclues Les populations acceptées Les populations exclues Les échecs s déclarations AED Cas nécessitant s consignes à respecter en amont Cas nécessitant une analyse organisationnelle Cas nécessitant s ajustements du système DSN ou SI OPS Cas à la limite DSIJ Cas nécessitant s consignes à respecter en amont Cas nécessitant s ajustements du système DSN ou SI OPS Cas à la limite Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 2

3 1. Contexte Afin faciliter la promotion la DSN vers les entreprises pilotes s éditeurs logiciel paie, il a été décidé faire un point situation sur : Les fonctionnalités réellement en production par rapport au périmètre initial s fonctionnalités la phase 1 Les populations exclues la phase 1. Les cas DSIJ et AED entrainant un rejet ou une incohérence la la déclaration 2. Les fonctionnalités opérationnelles Déclarations substituées phase 1 En production Commentaire DSIJ Déclaration Salaire pour le versement s Inmnités Journalières AED Attestation Employeur Dématérialisée DMMO Déclaration s Mouvements Main-d œuvre EMMO Enquête sur les Mouvements Main-d œuvre La déclaration radiation d'un salarié pour les contrats groupes complémentaires ou supplémentaires (institutions prévoyance, assurances, mutuelles). Oui Oui Oui Maladie : oui Maternité / paternité : oui Organismes prévoyance : Oui Mutuelles et assurances : oui La liste s cas entrainant s rejets est détaillée au chapitre 4.2. Les DSIJ AT et MP seront opérationnelles fin La liste s cas entrainant s rejets est détaillée au chapitre 4.1. Pas retour négatif la DARES Pas retour négatif la DARES Pas retour négatif s IP 3. Les populations acceptées et exclues 3.1. Les populations acceptées Catégories d employeurs et salariés intégrés dans la phase 1 Employeurs et salariés du régime général sécurité sociale et du régime agricole et également les salariés s entreprises mixtes Entreprises dont les salariés relèvent du régime Alsace/Moselle En production Régime général : oui Régime agricole : Oui Commentaire Le régime agricole sera inclus en avril 2014 Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 3

4 Entreprises dont s salariés dépennt caisses spécifiques congés payés (ex: BTP) Entreprises ayant temps partiel s salariés à Oui La déclaration à la caisse s Congés intempéries et Congés payés BTP n est pas prise en compte dans la phase 1 (cible 2016) Oui 3.2. Les populations exclues Catégories d employeurs et salariés exclus la phase 1 Employeurs dont les établissements sont implantés St Pierre et Miquelon, Monaco, Nouvelle Calédonie et Mayotte - Employeurs ayant s salariés «personnel navigant la marine marchan» - Employeurs ayant s salariés marinspêcheurs - Employeurs ayant s salariés ouvriers dockers - Employeurs ayant s salariés ouvriers et techniciens l édition d enregistrement sonore production cinématographique et audiovisuelle, la radio, la diffusion et du spectacle Employeurs ayant s salariés artistes ou techniciens du spectacle employés en CDD manière intermittente (Centre recouvrement) Employeurs dont l activité principale n est pas le spectacle qui emploient s salariés artistes ou techniciens du spectacle (Guso) - Employeurs dont s salariés relèvent d entreprise ne comportant pas d établissement en France - Organismes internationaux, ambassas et consulats Précisions Travaux pour prise en compte dans le référentiel s déclarants et permettre ainsi cette extension Si très peu cas sont concernés dans une entreprise, ces salariés peuvent être transmis dans la mensuelle mais cela sera sans effet sur la suppression l Attestation employeur stinée à Pôle emploi et potentiellement également sur les DS IJ. Les entreprises concernées vront entrer en contact avec le GIP pour que les analyses amont permettent d établir les règles gestion adaptées Employeurs du secteur public (employeur public et employeur privé) Etablissement public Etat (administrations centrales et services déconcentrés) Etablissements publics administratifs (EPA) nationaux, créés par une loi ou un décret Collectivités territoriales et établissements publics administratifs qui y sont rattachés Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 4

5 Groupements d intérêt public Etablissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) relevant l Etat ou s collectivités territoriales Organismes consulaires (établissements et services d utilité agricole s chambres d agriculture, chambres s métiers et l agriculture, chambres commerce et d industrie, services à caractère industriel et commercial s CCI) visés par l article L du co du travail Employeur privé Employeurs dont le personnel relève d'un régime spécial sécurité sociale pour tout ou partie s risques Sociétés et entreprises où l Etat a une participation majoritaire (ex :, sociétés figurant au répertoire s entreprises contrôlées majoritairement par l Etat) Sociétés d économie mixte, dans lesquelles les collectivités territoriales ont une participation majoritaire A noter cependant que le périmètre d obligation pour les organismes publics a été ainsi défini par la DSS : les organismes publics sont concernés dès lors que la majorité leur personnel ne relève pas directement d une s 3 fonctions publiques (Etat, collectivités territoriales, établissements hospitaliers) Il sera possible prendre en compte ces cas donc hors fonction publique majoritaire en phase 2, dans s conditions qui seront précisées notamment sur la gestion l assurance chômage. Par ailleurs si très peu cas sont concernés dans une entreprise, ces salariés peuvent être transmis dans la mensuelle mais cela sera sans effet sur la suppression toutes les autres procédures qui sont actuellement accomplies les concernant Personnel s industries électriques et gazières Personnel la SNCF Personnel la RATP, marins Clercs et employés notaire Personnel l'opéra National Paris Personnel la Comédie Française Personnel la Banque France Personnel du port autonome Strasbourg et du port autonome Boraux A noter cependant que le périmètre d obligation pour les entreprises relevant s régimes spéciaux a été ainsi défini par la DSS : Les régimes spéciaux sont concernés dès lors que la majorité leur personnel ne relève pas directement d une s 3 fonctions publiques (Etat, collectivités Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 5

6 Entreprises travail temporaire (salariés intérimaires) Entreprises pratiquant un décalage paie important Particuliers employeurs salariés relevant du régime général sécurité sociale et du régime agricole (structurellement exclus la DSN) les stagiaires, pour lesquels il n y a pas cotisations, n étant pas portés en paie, ils ne sont donc pas intégrés dans la DSN Expatriés / détachés territoriales, établissements hospitaliers) Il sera possible prendre en compte les cas s régimes spéciaux en phase 2. Par ailleurs si très peu cas sont concernés dans une entreprise, ces salariés peuvent être transmis dans la mensuelle mais cela sera sans effet sur la suppression toutes les autres procédures qui sont actuellement accomplies les concernant. Sont pris en compte en phase 2 Les décalages paie jusqu au 5 du mois pour les entreprises concernées par l obligation à cette échéance ainsi que jusqu au 10 du mois pour les entreprises au 15 sont admis en phase 1. Les particuliers employeurs ne sont pas concernés par la DSN C est déjà le cas s procédures actuelles, les stagiaires en çà d un seuil ne sont pas concernés Si très peu cas sont concernés dans une entreprise, ces salariés peuvent être transmisvia la DSN mensuelle mais cela ne pourra se substituer à l Attestation employeur stinée à Pôle emploi et la DSIJ. Les entreprises vront donc utiliser l ancienne procédure pour délivrer les déclarations. les entreprises concernées vront entrer en contact avec le GIP pour que les analyses amont permettent d établir les règles gestion adaptées. 4. Les échecs s déclarations 4.1. AED Les cas où l AED ne peut être reconstituée peuvent être classés en 4 catégories : Mauvaise application s préconisations par les progiciels paie il convient que les règles amont soient implémentées pour éviter cela Cas d urgence ne pouvant s inscrire dans le rythme mensuel ; il convient que l analyse amont avec les entreprises positionne clairement les modalités à retenir pour que ces cas soient centrés sur l essentiel en termes volumes Ajustements à affectuer dans le système DSN phase 1 ou SI OPS qui seront corrigé dans les phases suivantes Cas à la «limite» Cas nécessitant s consignes à respecter en amont Les cas suivants peuvent être évités avec s règles gestion adaptées en amont dans le logiciel. Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 6

7 Cas Description Impact et estimation volumes Changement données du contrat (avec bloc changement): quotité modalité ou Rappel sur salarié sorti (salaire) Modification la date sortie du salarié Sortie rétroactive du salarié Si au cours d un mois, il y a changement la quotité ou la modalité du contrat travail, il faut dans ce cas, définir une rémunération afférente à chaque pério. si un rappel salaire pour un salarié sorti doit être effectué, la pério rattachement du rappel ne doit pas se situer hors la pério du contrat. La date fin du contrat du salarié est corrigée à une date antérieure que celle renseignée initialement. Le signalement fin contrat est transmis le mois suivant la date sortie physique du salarié échec si les rémunérations en entrée du SI DSN ne sont pas scindées par pério. si rattachement hors pério du contrat pour la rémunération brute non plafonnée et Salaire brut soumis à contribution AC Incohérence sur les données la pério historisée et la fin du contrat du salarié Incohérence sur les données la Solution Implémentation cette règle dans le logiciel paie Implémentation cette règle dans le logiciel paie ; Pour tous les rappels sur le salaire brut AC, il faut rattacher le montant sur la pério d origine du rappel. Concernant la rémunération brute non plafonnée, le montant doit être rattaché à la pério correspondante à la date fin contrat du salarié. Le rattachement ne peut pas se faire sur une pério précédant la date début du contrat du salarié Reprendre les données historisées afin d être en cohérence avec la date fin contrat. La reprise se fait par annulation et remplacement s périos et s montants et non pas par différentiel. Reprendre les données historisées afin d être en cohérence avec la Document associé Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 7

8 pério historisée et la fin du contrat du salarié date réelle fin contrat. La reprise se fait par annulation et remplacement s périos et s montants et non pas par différentiel. Rappel sur salarié sorti (prime avec pério rattachement) si un rappel prime sur salarié sorti doit être effectué, la pério rattachement la prime ne doit pas se situer hors la pério du contrat. Implémentation cette règle dans le logiciel paie Pour tous les rappels primes, la date début rattachement la prime ne peut pas être antérieure à la date début du contrat et la date fin rattachement la prime postérieure à la date fin contrat Rappel (unité mesure) Le rappel doit être effectué dans la même unité mesure du contrat travail. Implémentation cette règle dans le logiciel paie Pério rattachement s primes La pério rattachement la prime doit être comprise dans la pério du contrat Implémentation cette règle dans le logiciel paie s rémunérations et rappels < 0 Mettre contrôle dans le logiciel. Si sur l ensemble la pério référence gestion s droits AC, le total s rémunérations sur une pério est négatif, cela provoque un rejet lors la et n ouvrirait aucun droit. Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 8

9 s durées d absences < 0 Mettre contrôle dans le logiciel.. Si sur l ensemble la pério référence gestion s droits AC, le total s durées d absence sur une pério est négatif, cela provoque un rejet lors la et n ouvrirait aucun droit. Chevauchement périos rémunération (hors rappel) Si un chevauchement pério rémunération se produit, Pôle Emploi est dans l incapacité traiter la Mettre contrôle pour s assurer qu il n y a pas chevauchement périos d activité pour un même contrat Complétu la pério la DSN mensuelle (hors fin contrat) Si l ensemble s périos rémunération et d absence ne correspond pas au mois complet civil traité par la DSN mensuelle, Pôle Emploi est dans l incapacité traiter la Mettre contrôle pour s assurer la complétu du mois traité par la DSN mensuelle DSN mensuelle manquante Si une DSN mensuelle est manquante, Pôle Emploi est dans l incapacité traiter la Transmettre les DSN chaque mois NIR inconnu Si le NIR est inconnu, Pôle Emploi est dans l incapacité traiter la La recherche la bonne intification s salariés via le BIS s DSN mensuelles est à systématiser Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 9

10 Modifications successives du Dernier jour travaillé (DJT) avec historisation si l employeur à connaissance mois la modification du rnier jour travaillé, il enregistre l information et celle-ci n écrase pas la précénte. Reconstitution incohérente pour chaque pério d inactivité (ou situation particulière) présente dans une pério référence, Pôle emploi attend une date début et une date fin. Solution : consigne éditeur ne pas historiser ces données seul le rnier rnier jour travaillé constitue la référence Incohérence entre les données du signalement FCT et la DSN mensuelle Les données transmises lors du signalement FCT sont différentes s données transmises lors la DSN mensuelle Reconstitution erronée par rapport au signalement effectué Actuellement détecté manuellement. Contrôle systématiser phase 2 à en Cas nécessitant une analyse organisationnelle Le cas suivant peut être minimisé en volumes avec une analyse organisationnelle en amont situant les logiques les mieux adaptées au contexte. Cas Description Impact et estimation volumes Contrat court dès lors que l AED doit être émise mois Le signalement «fin contrat» intervient alors que le contrat est inconnu en DSN. Le rattachement du signalement est donc impossible pour les quelques cas ne pouvant attendre la fin mois Solution Dans le cadre l ANI la tolérance appliquée aux ETT est d extension aux autres populations même typeil serait bien que l Unédic soit avertie, en tant que prescripteur, d une recherche solution. De même la pratique consistant à déclarer les AED ces personnels avec la paie peut être reconduite pour ceux la pratiquant pour les cas «urgents» la procédure AED doit être utilisée ; une solution globale sera apportée en phase Cas nécessitant s ajustements du système DSN ou SI OPS Les cas suivants peuvent être éliminés via un ajustement s règles au niveau du système. Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 10

11 Changement données contrat (sans changement): Cas Description Impact et estimation volumes du bloc Données autre que la «date début du contrat» Changement données du contrat (sans bloc changement): date début du contrat en cas d erreur saisie initiale après acceptation la DSN mensuelle correspondante (hors procédure Annule et Remplace) Modification la date sortie du salarié après acceptation la DSN mensuelle correspondante ((hors procédure Annule et Remplace) Sortie rétroactive du salarié Si s modifications suite à erreur saisie s données initiales sont opérées sur les données autres que la date début contrat travail, il ne peut être reconstitué l historique du salarié. Certaine données ne sont pas reprises dans le bloc changement et donc sont susceptibles générer une incohérence si une erreur saisie a été opérée: Co PCS Co complément PCS Libellé emploi Quotité travail référence l entreprise Co régime obligatoire La date début du contrat est une donnée intifiante, donc si un changement est opéré, l historique pour ce contrat est perdu La date fin contrat est modifiée et inférieure à la date fin initiale. Cela implique un rappel négatif à effectuer L information sur la sortie du salarié est connue le mois suivant sa sortie physique la société Reconstitution incohérente sur les situations du salarié. PE doit préciser l impact en terme d inmnisation selon les données du contrat. En phase 2, le bloc changement prendra en compte la quotité travail référence l entreprise Reconstitution incohérente sur les situations du salarié et sur les montants. Pôle Emploi ne pourra remonter que sur les données post changement Cas actuellement non traité par le bloc 3 Cas actuellement non traité par le bloc 3 Solution AE à émettre hors DSN en attendant analyse en cours pour situer dans la la prise en compte la rnière situation connue dès lors que les intifiants du contrat ne changent pas Etu Conception en cours. AE à émettre hors DSN en attendant analyse en cours pour situer dans la la prise en compte la rnière date connue dès lors que seul cet élément a changé. Etu Conception en cours AE à émettre hors DSN la solution est ramener toutes les données concernées à la date fin contrat Etu à prévoir avec PE AE à émettre hors DSN la solution est ramener toutes les données concernées à la date fin contrat. Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 11

12 Etu à prévoir avec PE s durées d absences > quotité travail Si sur l ensemble la pério référence gestion s droits AC, le total s durées d absence est supérieur à la quotité travail, cela provoque un rejet lors la et n ouvrirait aucun droit. Quotité travail du contrat travail > Quotité travail référence l'entreprise Dès lors que le cas peut effectivement se rencontrer les conséquences vraient aussi être admise en 4DS Travaux à mener en lien avec Pôle emploi dès lors que le cas peut se rencontrer Suppression du contrôle à envisager ou bien Fiche base Co alignement sur la quotité référence l entreprise en cas dépassement la quotité du contrat travail Mesure la quotité travail (pige, vacation) Impossibilité retranscrire en heure les unités mesure suivantes : pige vacation salarié non concerné s. Sous réserve AE à émettre hors DSN sous réserve Cas à la limite Les cas suivant sont s cas d exception dans le contexte du démarrage la DSN. Le premier ne se produit uniquement s il y a eu un changement quotité travail entre ux périos d un salarié parti et que le rappel porte sur la pério avant ce changement et le second ne pourra intervenir qu à compter fin Cas Description Impact et estimation volumes Rappel (unité mesure) Si changement statut du salarié (employé => cadre), l unité mesure peut évoluer Dans ce cas, si rappel sur l ancien statut, l unité mesure Solution Etu à prévoir avec Conception. AE à émettre hors DSN Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 12

13 peut être différente l unité mesure courante Contrat court dès lors que l AED doit être émise mois Le signalement «fin contrat» intervient alors que le salarié est inconnu en DSN. Le rattachement du signalement est donc impossible pour les quelques cas ne pouvant attendre la fin mois Dans le cadre l ANI la tolérance appliquée aux ETT est d extension aux autres populations même type De même la pratique actuelle consistant à déclarer les AED ces personnels avec la paie peut être reconduite pour ceux la pratiquant pour les cas «urgents» la procédure AED doit être utilisée ; une solution globale sera apportée en phase DSIJ Les cas où la DSIJ ne peut être reconstituée peuvent aussi être classés en 3 catégories : Mauvaise application s préconisations par les progiciels paie il convient que les règles amont soient implémentées pour éviter cela Ajustements à effectuer dans le système DSN phase 1 ou SI OPS qui seront corrigés dans les phases suivantes Cas à la «limite» Cas nécessitant s consignes à respecter en amont Les cas suivants peuvent être évités avec s règles gestion adaptées en amont dans le logiciel. as Description Impact et estimation volumes Changement SIRET sans bloc changement s rémunérations et rappels < 0 Si en cas changement SIRET (affectation) sans passer par un bloc changement, l historique s données est perdu. Reconstitution incohérente sur les montants. LA CNAM ne pourra remonter que sur les données post changement du SIRET A confirmer avec la CNAM ( d instruction) Solution Appliquer les consignes sur la gestion ces cas mettre contrôle dans le logiciel et si le total est inférieur à 0 ne pas publier Document associé Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 13

14 s durées d absences < 0 DSN mensuelle manquante NIR inconnu Incohérence entre les données du signalement FCT et la DSN mensuelle Si une DSN mensuelle est manquante, La CNAM est dans l incapacité traiter la Si le NIR est inconnu, la CNAMTS est dans l incapacité traiter la (rejoint le cas du contrat court) Les données transmises lors du signalement FCT sont différentes s données transmises lors la DSN mensuelle Volume anecdotique DSIJ car cela n ouvrirait aucun droit A confirmer avec la CNAM ( d instruction) Reconstitution erronée par rapport au signalement effectué mettre contrôle dans le logiciel et si le total est inférieur à 0 ne pas publier DSIJ car cela n ouvrirait aucun droit Transmettre régulièrement Rechercher bonne intité sur base analyse du BIS en retour s DSN Actuellement détecté manuellement. Contrôle à instancier en phase Cas nécessitant s ajustements du système DSN ou SI OPS Les cas suivants peuvent être éliminés via un ajustement s règles au niveau du système Cas Description Impact Solution Temps partiel thérapeutique Arrêt plus 6 mois Mesure la quotité travail (pige, vacation) DJT et date reprise anticipé dans Actuellement non géré en DSN (prévu en phase 2) Actuellement non géré en DSN (prévu en phase 2) Impossibilité retranscrire en heure les unités mesure suivantes : pige sous réserve vacation salarié non concerné s sous réserve Actuellement non géré en DSN Augmentation du nombre d événement Adapter la en conséquence. DSIJ à émettre hors DSN Etu à effectuer avec la CNAM Fourniture ux événements jusqu à Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 14

15 un même envoi dans le cas ou l envoi l événement intervient après la date reprise anticipée Gestion s salaires rétablis avec ux motifs comprenant un motif CP (prévu en phase 2) transmis à suivre mise en œuvre la phase 2 Correctif attendu en phase 2 Attestation salaire à transmettre hors DSN Cas à la limite Le cas suivant est un cas d exception dans le contexte du démarrage la DSN. Il pourra intervenir à compter fin Cas Description Impact Solution Contrat court et l employeur ne pratique ni la subrogation ni le décalage d évènement Le signalement arrêt travail intervient alors que le salarié est inconnu en DSN. Le rattachement du signalement est donc impossible Pour les cas «urgents» la procédure IJ doit être utilisée ; une solution globale sera apportée en phase 2 ou non sachant que l absence s 3 mois précénts ne permettra toute façon pas le calcul immédiat Exclusions du périmètre la DSN phase 1 7 janvier 2014 Page 15