RESPONSABLE DE LA DOCUMENTATION DU CONSEIL GENERAL

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1 Direction des Ressources humaines RESPONSABLE DOCUMENTALISTE J RESPONSABLE DE LA DOCUMENTATION DU CONSEIL GENERAL POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Service : Documentation Poste de rattachement hiérarchique : Directeur Général Adjoint en charge des Ressources Localisation : Hôtel du Département Valence MISSIONS Mission du Service Documentation : Assurer la recherche, la constitution, le traitement, l exploitation et la diffusion de la documentation nécessaire aux conseillers généraux et aux services départementaux pour les besoins professionnels et pour la préparation des concours administratifs. Accompagner la révolution numérique pour faciliter la recherche documentaire en ligne, réfléchir à l élaboration d un projet de service axé sur la prise en compte de la révolution numérique dans les services rendus et attendus de la Documentation. Mise en oeuvre du projet de mutualisation des documentations. RAISON D ETRE DU POSTE Assurer la responsabilité de l organisation, du fonctionnement et de la gestion de la Documentation. Encadrer les agents de la Documentation Accueillir, renseigner et orienter les élus, les agents et les services dans leurs recherches documentaires. Développer les capacités du service à former et accompagner les élus, les agents et les services dans l utilisation des outils de recherche dématérialisés et en ligne. Conseil Général de la Drôme - Hôtel du Département - 26 av du Pdt Herriot VALENCE Cedex 9 Standard : Web :

2 RELATIONS DE TRAVAIL Relations internes au service : avec le Directeur Général Adjoint Ressources auquel il/elle rend compte de son travail, avec les agents de la Documentation, dont il/elle assure l encadrement. Relations internes au Conseil Général : avec les élus, tous les services et agents, pour mise à disposition des ouvrages, périodiques et articles nécessaires à leur travail et/ou leurs recherches, avec la Direction des Services Informatiques le service Informatique, qui assure un appui technique, avec le service Reprographie, avec le service Formation de la DRH, avec les Archives départementales.. avec la Direction de la Communication pour la photothèque Relations externes : avec les collègues des autres départements et de la Préfecture de la Drôme, avec les éditeurs et les libraires, avec les moteurs de recherche sur Internet, producteurs et diffuseurs d information professionnelle, sites d information, avec Idéal comme correspondant Interlocal, et sites professionnels spécialisés avec les autres administrations. 2/6

3 ACTIVITES CONSTITUTIVES DU POSTE Activités principales : Recensement des besoins des utilisateurs. Recensement des sites professionnels et d information spécialisées pertinents pour les utilisateurs. Former à l utilisation des outils de recherche dématérialisés et en ligne et présenter le service Documentation aux nouveaux arrivants Gérer l offre documentaire et le service dans Intranet par le biais du portail documentaire Rassemblement et sélection de la documentation utile, et mise en place de la politique d acquisition des ouvrages et abonnements, et du suivi des sites et de leur actualités Dépouillement, analyse et indexation de la documentation, matérielle et immatérielle. Recherches documentaires pluridisciplinaires, explorer les opportunités offertes par Internet Élaboration et utilisation d un système de références et de classification. Structuration du fonds documentaire. Élaboration de notices d information et conseils sur la recherche par internet, élaboration de produits documentaires : revues de presse, bulletins d information, dossiers, analyses Élaboration et proposition du budget de la Documentation Encadrement des agents de la Documentation : - animation et organisation du travail, - vérification de la qualité et de la pertinence du travail des agents, - soutien technique aux agents, Gestion des commandes. Gestion des abonnements. Pré-archivage et archivage. Accueil des élus, des agents et/ou des publics extérieurs à l institution, réponse aux demandes et/ou orientation des utilisateurs. Réflexion sur le traitement des demandes. Participer au catalogage partagé de l association des documentalistes des Collectivités territoriales Interdoc 3/6

4 COMPETENCES NECESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE Connaître les sites de recherche d informations professionnelles sur Internet et les outils accessibles sur Internet. Repérer et identifier les demandes et les besoins des utilisateurs, les conseillers et les orienter. Rechercher les sources d information pertinentes. Identifier, sélectionner et actualiser l information écrite et la traiter. Gérer le traitement de l information : enregistrer, analyser, classer, indexer, dans un système informatisé facilitant la recherche et la consultation. Mettre à disposition ou diffuser l information, les ouvrages et les documents. Intégrer le moyens d information dématérialisée. Communiquer avec les utilisateurs. Se conformer à des méthodes rigoureuses de recherche et de gestion des informations. Synthétiser des informations. Anticiper les besoins et adapter le niveau de recherche et de gestion des informations. Travailler en équipe. Connaître l activité, les compétences, l organisation et le fonctionnement du Conseil général. Management. Maîtriser les outils informatiques et bureautiques. Initiative et autonomie. Sens du service. Sens de l accueil. Curiosité intellectuelle. Intérêt pour l actualité. Implication et concentration. Rigueur. Persévérance. Anticipation. Réactivité. QUALITES REQUISES 4/6

5 FORMATION ET EXPERIENCE Diplôme(s) (habilitation, permis) requis Diplôme de documentaliste. Formation à prévoir pour occuper le poste Logiciels documentaires et de gestion financière utilisés. Adaptation permanente aux nouvelles technologies de l information. CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE Difficultés et contraintes : Assurer une présence permanente. 5/6

6 CONDITIONS D ACCES AU POSTE Par voie de recrutement : Le cas échéant. Par voie de mobilité interne : Oui. Grades préférentiels de la F.P.T. (cadre d emplois, grade pertinent pour obtenir le poste) : Cadre A Cadre d emploi des Bibliothécaires option documentation, filière culturelle. Des Attachés territoriaux 6/6

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