GUIDE DE FORMATION SUR LE PRET

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1 GUIDE DE FORMATION SUR LE PRET DIVISION DE LA LECTURE PUBLIQUE 2015

2 Table des matières INTRODUCTION... 2 PARAMETRAGE (USAGERS)... 4 I.CREER UN DOSSIER D USAGER... 5 II. MODIFIER UN DOSSIER D USAGER... 8 III. AFFICHER UN DOSSIER D USAGER...10 IV. COPIER UN DOSSIER D USAGER...11 V. MODIFIER L ADRESSE D UN USAGER...13 VI. RENOUVELER L ABONNEMENT D UN USAGER...14 VII. SUSPENDRE LES PRIVILEGES DE PRET...15 VIII. ANNULER LA SUSPENSION D UN USAGER...17 IX. ENVOYER UN MESSAGE A UN USAGER...18 X. SUPPRIMER UN DOSSIER D USAGER...19 PARAMETRAGE (PRET)...21 XI. PRETER UN DOCUMENT A UN USAGER...22 XII. RETOURNER UN DOCUMENT...23 XIII. RESERVER UN DOCUMENT...24 Page 1

3 INTRODUCTION L objectif de ce guide de formation est de montrer, étape par étape, comment inscrire un nouvel usager et comment réaliser les opérations de prêt, de retour ainsi que la réservation des documents. USAGER BIBLIOTHEQUE INSCRIPTION DE L USAGER RENOUVELEMENT DE L INSCRIPTION PRET RESERVATION Page 2

4 INSCRIPTION DES USAGERS Page 3

5 PARAMETRAGE (USAGERS) Lors de la première installation du logiciel, vous devez rendre quelques propriétés par défaut, à savoir la génération automatique des numéros d usagers, l affichage du nom de votre bibliothèque et le profil par défaut pour vos usagers. Ainsi, pour ce faire : 2. Cliquez sur «Usagers» 3. Faites un clic droit sur «Créer un dossier d usager», puis cliquez sur «Propriétés» La fenêtre suivante s affiche : 4. Cochez le champ «N d usager généré auto» 5. Cliquez ensuite sur l onglet «Par défaut» 6. Dans le champ «Bibliothèque», choisissez le nom de votre bibliothèque 7. Dans le champ «Nom du profil», choisissez un nom de profil par défaut (si par exemple la plupart des usagers de la bibliothèque sont des étudiants, entrez «Etudiant» come valeur par défaut, puis cliquez sur OK (en bas de la fenêtre) pour terminer. Page 4

6 I. CREER UN DOSSIER D USAGER Pour créer un nouvel usager, veuillez suivre les étapes indiquées ci-dessous : 2. Cliquez ensuite sur «Usagers» 3. Puis cliquez sur «Créer un dossier d usager» La fenêtre suivante s affiche : Page 5

7 4. Dans le champ «Titre», entrez Mlle pour mademoiselle, Mme pour madame et M pour monsieur, comme indiqué sur la figure : 5. Entrez le prénom, le nom (en majuscule) et le numéro de la carte nationale (CIN) 6. Dans le champ «Bibliothèque», vous remarquez que le nom de votre bibliothèque est sélectionné par défaut (suivant le paramétrage réalisé /page 4) 7. Changez le profil par défaut (si nécessaire) : 8. Cliquez sur l onglet «Abonnement» pour vérifier la date d expiration de l inscription (une année) et le statut de l usager (OK) N.B. : Donnez le code PIN (généré automatiquement) à l usager pour se connecter au catalogue en ligne. 9. Cliquez sur l onglet «Démographie» pour choisir la catégorie, l âge et l activité de l usager ainsi que la langue pour l envoi des avis N.B. : pour les personnes à besoins spécifiques, déterminez dans le champ «Besoins spécifiques» le type de la déficience : mentale, auditive, visuelle, motrice ou polyhandicap (plusieurs déficiences). Page 6

8 10. Cliquez sur l onglet «Adresses» pour ajouter l adresse de l usager (vous pouvez ajouter jusqu à trois adresses) 11. Remplissez les champs suivants : N, Rue, Quartier, Ville, Tél. et courrier électronique Il s agit de l adresse principale de l usager L adresse secondaire de l usager La troisième adresse de l usager 12. Cliquez sur l onglet «Infos suppl.» si vous voulez ajouter d autres informations sur l usager (des remarques ou des commentaires) 13. Cliquez sur «Enregistrer», puis sur «Fermer» pour terminer l inscription de l usager Page 7

9 II. MODIFIER UN DOSSIER D USAGER Pour modifier un dossier d usager, veuillez procéder comme suit : 2. Cliquez sur l onglet «Usagers» La fenêtre suivante s affiche : 3. Cliquez sur «Modifier un dossier d usager» 4. Entrez le numéro de l usager et cliquez sur la touche «Entrée» du clavier : Remarque : vous pouvez aussi chercher le dossier de l usager à modifier en utilisant l icône de recherche suivante : Choisissez par exemple le nom comme critère de recherche et cliquez sur la touche «Entrée» N.B. : vous pouvez ajouter d autres critères de recherche en cliquant sur «ET» ou «OU» Dans les résultats de recherche, cliquez sur l usager à modifier puis sur «Modifier un dossier d usager» Page 8

10 5. Modifiez ou ajoutez des informations concernant l usager 6. Pour terminer, cliquez sur «Enregistrer» : N.B. : vous pouvez modifier un autre dossier d usager en cliquant sur l onglet suivant : 7. Cliquez enfin sur «Fermer» Page 9

11 III. AFFICHER UN DOSSIER D USAGER Pour afficher les informations d un usager (informations personnelles, les prêts, les réservations) : 2. Cliquez ensuite sur «Usagers» 3. Puis cliquez sur «Afficher un dossier d usager» La fenêtre suivante s affiche : N.B. : vous pouvez chercher l usager en utilisant l icône de recherche (voir page 8). 4. Entrez le numéro d usager et cliquez sur la touche «Entrée». Remarque : Les commentaires, les remarques et les notes concernant l usager s affichent en haut de la page (en rouge). 4. Vous pouvez consulter les informations relatives à l usager en cliquant sur les différents onglets. Page 10

12 IV. COPIER UN DOSSIER D USAGER Pour créer un dossier d usager, vous pouvez copier un dossier d un autre usager (par exemple s il s agit de la même famille), puis changer et compléter le nouveau dossier par les informations de l usager à créer. Pour ce faire : 2. Cliquez ensuite sur «Usagers» 3. Puis cliquez sur «Copier un dossier d usager» La fenêtre de recherche s affiche : 4. Entrez, par exemple, le nom comme critère de recherche et cliquez sur la touche «Entrée» 5. Cliquez dans les résultats de recherche sur le dossier à copier 6. Cliquez sur «Copier un dossier d usager». Page 11

13 7. Changez et ajoutez les informations relatives au nouvel usager : titre, prénom, etc. (voir la page 5 relative à la création d un dossier d usager) Remarque : vous pouvez remplir le champ «ID du groupe» en donnant le même identifiant à tous les membres du groupe (famille, professeur avec ses élèves, etc.). Ainsi, dans la recherche vous pouvez savoir tous les membres d un groupe en entrant seulement l ID du groupe. L ID du groupe doit être unique 8. Cliquez sur «Enregistrer», puis sur «Fermer» pour terminer la création du dossier Page 12

14 V. MODIFIER L ADRESSE D UN USAGER Si vous voulez changer seulement l adresse d un usager sans ouvrir son dossier, veuillez procéder comme suit : 2. Cliquez ensuite sur «Usagers» La fenêtre suivante s affiche : 3. Puis cliquez sur «Modifier l adresse d un usager» Remarque : vous pouvez chercher l usager en utilisant l icône de recherche 4. Entrez le numéro d usager et cliquez sur la touche «Entrée» 5. Modifiez les coordonnées de l usager 6. Pour terminer, cliquez sur «Modifier l adresse d un usager», puis sur «Fermer» Page 13

15 VI. RENOUVELER L ABONNEMENT D UN USAGER Pour renouveler l abonnement d un usager, veuillez suivre les étapes suivantes : 2. Cliquez ensuite sur «Usagers» 3. Puis cliquez sur «Renouveler un abonnement» Remarque : vous pouvez chercher l usager en utilisant l icône de recherche. 4. Entrez le numéro de l usager et cliquez sur la touche «Entrée» 5. Cliquez sur le champ «Normal» pour renouveler l abonnement pour une année 6. Pour terminer, cliquez sur «Renouveler un abonnement», puis sur «Fermer» Page 14

16 VII. SUSPENDRE LES PRIVILEGES DE PRET Pour suspendre les privilèges de prêt d un usager : 2. Cliquez ensuite sur «Usagers» 3. Puis cliquez sur «Suspendre les privilèges de prêt d un usager» La fenêtre suivante s affiche : Remarque : vous pouvez chercher l usager en utilisant l icône de recherche. 4. Entrez le numéro d usager et cliquez sur la touche «Entrée» 6. Précisez la durée de la suspension 5. Déterminez la raison de la suspension N.B. : pour les documents perdus par exemple, vous devez entrer le numéro du document perdu dans le champ n de document. 7. Pour terminer, cliquez sur «Suspendre les privilèges de prêt d un usager», puis sur «Fermer» Page 15

17 Remarque : Lors de l affichage du dossier de cet usager (à partir de l onglet «Afficher un dossier d usager», page 10), vous remarquez la présence d une alerte concernant la suspension du prêt pour cet usager Page 16

18 VIII. ANNULER LA SUSPENSION D UN USAGER Pour annuler la suspension d un usager : 2. Cliquez ensuite sur «Usagers» 3. Puis cliquez sur «Annuler la suspension d un usager» La fenêtre suivante s affiche : 4. Entrez le numéro d usager et cliquez sur la touche «Entrée» 5. Déterminez la raison de l annulation 7. Choisissez le numéro de la clé de suspension à annuler (chaque suspension a un numéro) 6. Précisez le nombre de jour de l annulation Remarque : dans la liste des suspensions de l usager, chaque suspension à une clé (un numéro de suspension) 8. Pour terminer, cliquez sur «annuler la suspension d un usager», puis sur «Fermer» Page 17

19 IX. ENVOYER UN MESSAGE A UN USAGER Pour envoyer un message à un usager : 2. Cliquez ensuite sur «Usagers» 3. Puis cliquez sur «Envoyer le message» La fenêtre suivante s affiche : Remarque : vous pouvez chercher l usager en utilisant l icône de recherche 4. Entrez le numéro de l usager, puis cliquez sur la touche «Entrée» 5. Ecrivez le message à envoyer 6. Pour terminer, cliquez sur «Envoyer le message», puis sur «Fermer» Page 18

20 X. SUPPRIMER UN DOSSIER D USAGER Pour supprimer un dossier d usager : 2. Cliquez ensuite sur «Usagers» 3. Puis cliquez sur «Supprimer usager» 4. Entrez le numéro de l usager, puis cliquez sur la touche «Entrée» Remarque : vous pouvez chercher l usager en utilisant l icône de recherche 5. Pour terminer, cliquez sur «Supprimer un dossier d usager», puis cliquez sur «Fermer». Remarque : Si vous supprimez un dossier d usager qui n a pas rendu des documents par exemple, un message d erreur s affiche indiquant que le dossier ne peut pas être supprimé Page 19

21 PRET, RETOUR ET RESERVATION Page 20

22 PARAMETRAGE (PRET) Lors de la première installation du logiciel, vous devez, comme pour la création des usagers, changer quelques paramètres relatifs au prêt, et ce pour permettre la recherche des documents dans votre bibliothèque uniquement et non pas dans l ensemble des bibliothèques du réseau. Ainsi pour ce faire : 2. Cliquez ensuite sur «Tâches fréquentes» La fenêtre suivante s affiche : 3. Faites un clic droit sur «Prêt», puis cliquez sur ««Propriétés» 4. Cliquez sur «Rechercher un document» 5. Dans l onglet «Par défaut», choisissez votre bibliothèque comme «Bibliothèque de recherche», puis cliquez sur «OK» Page 21

23 XI. PRETER UN DOCUMENT A UN USAGER Pour prêter un document à un usager : 2. Cliquez ensuite sur «Tâches fréquentes» 3. Puis cliquez sur «Prêt» La fenêtre suivante s affiche : Remarque : vous pouvez chercher l usager en utilisant l icône de recherche 4. Entrez le numéro d usager, puis cliquez sur la touche «Entrée» 5. Entrez le numéro de document à emprunter et cliquez sur «Prêter un document à cet usager» Remarque : Vous pouvez chercher le document en utilisant l icône de recherche des documents 6. Pour terminer, cliquez sur «Fermer» N.B. : Chaque usager peut emprunter 2 documents à la fois, et ce pendant 8 jours. Page 22

24 XII. RETOURNER UN DOCUMENT Pour retourner un document emprunté : 2. Cliquez ensuite sur «Tâches fréquentes» 3. Puis cliquez sur «Retourner des documents» La fenêtre suivante s affiche : 4. Entrez le numéro du document et cliquez sur «Retourner un document» 5. Pour terminer, cliquez sur «Fermer» Page 23

25 XIII. RESERVER UN DOCUMENT Pour réserver un ouvrage à partir du workflows : 2. Cliquez ensuite sur «Réservations» 3. Puis cliquez sur «Faire une réservation» La fenêtre suivante s affiche : 4. Entrez le numéro de l usager et cliquez sur la touche ««Entrée» 5. Entrez le numéro du document puis cliquez sur la touche ««Entrée» Remarque : Vous pouvez chercher le document et l usager en utilisant les deux icônes de recherche 6. Dans le champ «Type», cochez l option «Bibliothèque» et cliquez sur «Faire une réservation» 7. Pour terminer, cliquez sur «Fermer» Page 24

26 INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Si vous voulez plus d informations sur les différentes fonctionnalités du Module Prêt, veuillez consulter le manuel de formation complet sur le prêt à partir du Portail de la Lecture Publique : Pour pouvoir consulter le manuel, veuillez accéder, avec votre compte, au forum de discussion à partir du menu «Espace professionnel». Page 25

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