TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES DE LA DIRECTION DES SOLIDARITÉS. Centre départemental de l enfance

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1 TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES DE LA DIRECTION DES SOLIDARITÉS Centre départemental de l enfance Le Centre départemental de l enfance est un service du Conseil général, qui prend en charge des mères souffrant de difficultés relationnelles avec leur nourrisson et accueille des enfants et adolescents qui lui sont confiés par le service de l aide sociale à l enfance du Conseil général et le juge des enfants. Il compte plusieurs services, situés à Besançon et Montbéliard : à Besançon, outre le Centre maternel, 3 services : la Maison du point du jour, pour l accueil d urgence des enfants de 6 à 12 ans ; le Bosquet, pour l accueil d urgence des adolescents de 12 à 18 ans ; la Chaille, pour l accueil en moyen ou long séjour des enfants de 6 à 14 ans ; à Montbéliard, 2 services d accueil d urgence : la Maison bleue, pour les enfants de 6 à 12 ans, et la Chiffogne, pour les adolescents de 12 à 18 ans. En outre, des familles d accueil d urgence prennent en charge les enfants de moins de 6 ans. Comme c est souvent le cas dans les établissements prenant en charge les mineurs protégés, cette répartition reste largement théorique, le manque de place dans d autres établissements pouvant prolonger les séjours dans les centres d accueil d urgence. Le budget du CDE constitue un budget annexe au budget du Conseil général. Ses agents sont gérés par la direction des ressources humaines du Conseil général, mais, en tant qu agents de la fonction publique hospitalière, bénéficient d un régime de recrutement et de formation particulier. Les archives de l ensemble des services de Besançon, fonctionnels (administration, comptabilité, ressources humaines) et opérationnels (services proprement dits), sont regroupées dans les caves du bâtiment principal de Besançon. Les archives des services de Montbéliard sont conservées dans cette ville. Depuis septembre 2008, un agent est chargé, entre autres tâches, de la gestion des archives rassemblées à Besançon. En l absence de circulaire applicable spécifiquement aux établissements accueillant des mineurs dans le cadre de l action éducative et de l aide sociale à l enfance, on s est appuyé pour rédiger le présent tableau de gestion sur la circulaire interministérielle du 6 juillet 1998 sur le traitement des archives produites dans le cadre de l aide sociale en faveur des mineurs et sur la circulaire interministérielle du 26 mai 2010 sur la gestion des archives des services déconcentrés et des établissements relevant de la protection judiciaire de la jeunesse. Naturellement, l existence du présent tableau de gestion ne dispense en aucun cas le centre départemental de l enfance de demander au directeur des Archives départementales, avant toute destruction, l autorisation réglementaire (Code du patrimoine, art. R ). À jour le 09/01/2009 ; relu le 12/06/2014 1/8

2 Compétences fonctionnelles - Administration générale Afin de témoigner de manière suivie et synthétique de l activité du centre, on versera aux Archives départementales, au bout de 5 ans, le rapport d activité. Comme il est d usage, le chrono (collection chronologique du courrier) sera éliminé au bout de 5 ans. Les agendas du service contiennent de nombreuses informations concernant la prise en charge des enfants et l activité des services. Compléments indispensables au rapport d activité, ils seront également versés aux Archives départementales au bout de 5 ans. - Comptabilité Les budgets imprimés peuvent être détruits au bout de 2 ans puisqu ils sont déjà conservés aux Archives départementales avec le budget du Conseil général. Comme dans tous les services du Conseil général, les pièces justificatives des comptes (factures, bons de commande, justificatifs des déplacements et des heures supplémentaires des agents) seront détruits au bout de 5 ans, prolongés s il le faut jusqu au quitus de la chambre régionale des comptes. Les pièces produites dans le cadre de la mise en concurrence réglementaire des fournisseurs seront éliminées au bout de 5 ans, délai de conservation des offres des entreprises non retenues fixé par la circulaire du Premier Ministre NOR/PRM/X/ /C du 30 décembre En effet, dans le cadre des marchés à procédure adaptée (MAPA), la conservation de ces pièces incombe au service gestionnaire. - Ressources humaines Les fiches de paie seront gardées pour l instant, bien qu elles puissent réglementairement être éliminées au bout de 3 ans (délai de prescription des contentieux en matière de salaires) : en effet, à l heure actuelle, les attestations en vue des retraites sont établies par le CDE, alors que les registres de paie sont conservés par la direction des ressources humaines du Conseil général. Les documents justifiant les modifications de la paie (indemnités de nuit et de dimanche, «éléments de paie», supplément familial) constituent des pièces justificatives des comptes du Département. À ce titre, ils seront conservés pendant 5 ans, prolongés s il le faut jusqu au quitus de la chambre régionale des comptes. Les dossiers de personnel constituent des dossiers administratifs au sens de la circulaire du ministre de la Culture datée du 27 janvier 1995, qui étend aux personnels des services déconcentrés de l État et des collectivités les règles fixées, pour les dossiers des agents de l administration centrale, par la circulaire du ministre de la Fonction publique datée du 20 octobre Ils peuvent donc être éliminés 1 an après le départ de l agent, le dossier de carrière étant conservé par la direction des ressources humaines du Conseil général pendant 80 ans à compter de la naissance 1. 1 Délai de conservation des dossiers de carrière des agents par application de l arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique et étendu au dossier papier par note du directeur chargé des Archives de France en date du 10 janvier À jour le 09/01/2009 ; relu le 12/06/2014 2/8

3 Les procès-verbaux de réunion des commissions administratives paritaires et du comité technique d établissement (anciennement comité technique paritaire) propres au CDE seront versés aux Archives départementales au bout de 2 mandats, avec les procès-verbaux d élection. Les pièces relatives à l organisation matérielle des réunions (convocations, lettres d excuses, etc.) pourront être détruites au bout d 1 an. Le CDE organise des concours sur titres pour le recrutement de ses agents, auxquels se présente en général un petit nombre de candidats (une dizaine au plus). Comme le prévoit la circulaire du circulaire du ministre de la Culture datée du 21 décembre 1982 sur les archives des concours administratifs, on versera aux Archives départementales les dossiers des concours organisés pendant les années en 3 et en 8 (2003, 2008, etc.) et les dossiers des concours exceptionnels, prévus pour le recrutement d agents au profil tout à fait particulier. Pour ces concours, on versera les dossiers d inscription et les procès-verbaux du jury. Les documents des autres années seront détruits au bout d 1 an, délai qui excède le délai de recours devant le tribunal administratif. La formation des agents du CDE est assurée par l Agence nationale de formation des agents de la fonction publique hospitalière (ANFH), équivalent du CNFPT pour les agents de cette filière. Les documents relatifs à l inscription des agents aux stages et aux dépenses engagées en vue de la formation, prises en charge par l ANFH, constituent des pièces justificatives des comptes du Département. À ce titre, ils seront conservés pendant 5 ans, prolongés s il le faut jusqu au quitus de la chambre régionale des comptes. On veillera à bien adresser à la direction des ressources humaines du Conseil général, en vue de leur conservation dans le dossier de l agent, les attestations individuelles de présence adressées au CDE par l ANFH. Les demandes de stage et d emploi pourront être éliminées au bout d 1 an : ces documents ne créent aucune obligation à l administration. Les plannings seront détruits au bout de 20 ans. La longueur de cette DUA 2 se justifie par l éventualité d un contentieux mettant en cause un agent du CDE. La prescription des crimes à caractère sexuel contre les mineurs est en effet de 10 ans à compter de la majorité de la victime. Compétences opérationnelles Les procès-verbaux de la commission de surveillance 3 seront versés aux Archives départementales au bout de 5 ans. Il existe une commission de surveillance par établissement à l intérieur du CDE. Les documents dits «effectifs journaliers des enfants» peuvent être éliminés, les renseignements qu ils donnent figurant, de manière synthétique, dans les rapports d activité. Cependant, comme toute pièce justificative des comptes, ils seront conservés 5 ans, prolongés s il le faut jusqu au quitus de la chambre régionale des comptes. 2 : durée d utilité administrative. Correspond à la période pendant laquelle le document est utile à l administration et doit donc être conservé dans le service versant. 3 À certaines époques, il a pu exister plusieurs commissions de surveillance, concernant chacune l un des établissements fusionnés pour créer le CDE (notamment le Foyer de l enfance de Montbéliard). À jour le 09/01/2009 ; relu le 12/06/2014 3/8

4 Les menus, qui présentent un certain intérêt historique, seront conservés par échantillonnage : on versera aux Archives départementales les menus des années en 0 et en 5 (2000, 2005, etc.). Les cahiers de liaison, véritables mains-courantes des services, seront tous versés aux Archives départementales au bout de 5 ans : il s agit du document donnant le plus de renseignements sur la vie quotidienne au CDE. Les dossiers des mères et des mineurs pris en charge au Centre départemental de l enfance font largement double emploi avec les dossiers du service de l aide sociale à l enfance, qui sont tous versés aux Archives départementales aux termes de la circulaire précitée du 6 juillet Seules les parties concernant la scolarité et le suivi médical, et, dans le cas des mères, le dossier d appui social, sont originaux, les autres pièces (décisions administratives et judiciaires, rapports médicosociaux) étant communes aux deux dossiers. Il a donc été décidé de ne pas conserver tous les dossiers et de leur appliquer un traitement différent, ce qui est possible puisque les dossiers forment des séries distinctes : - les dossiers des mères et bébés accueillis au Centre maternel seront tous versés aux Archives départementales. Il s agit en effet d un type de service assez original et les dossiers de l aide sociale à l enfance témoignent sans doute moins bien du suivi de la mère que de celui de l enfant. Le faible nombre de places (16) et le faible taux de rotation permettent de conserver l ensemble des dossiers ; - les dossiers des enfants placés en famille d accueil seront tous éliminés. Ces dossiers sont en effet presque identiques aux dossiers du service de l aide sociale à l enfance puisque les enfants ne se trouvent pas physiquement au CDE ; - les dossiers des autres mineurs feront l objet de l échantillonnage classique lorsqu il s agit de dossiers individuels : on versera aux Archives départementales les dossiers des enfants dont le nom commence par B et T. La durée de conservation au CDE a été ainsi fixée : on y conservera - les dossiers des mères accueillies au centre maternel jusqu à ce qu elles aient atteint l âge de 45 ans, ce qui permet un accès facile au dossier tant que la mère est susceptible d être prise en charge à l occasion d une nouvelle grossesse ; - les dossiers des mineurs, jusqu à ce qu ils aient atteint l âge de 25 ans, ce qui permettra de consulter leur dossier si un de leurs frères ou sœurs plus jeune est pris en charge à son tour. Il est rappelé qu en tout état de cause, les dossiers du service de l aide sociale à l enfance sont conservés définitivement et peuvent être consultés en cas de besoin, avant ou après la destruction du dossier du CDE. À jour le 09/01/2009 ; relu le 12/06/2014 4/8

5 TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES DE LA DIRECTION DES SOLIDARITÉS Centre départemental de l enfance Désignation du document Dossier maître Archives courantes DUA Arch. intermédiaires Sort final Observations SERVICES FONCTIONNELS Administration générale Rapport d activité CDE 1 4 C au bout de 5 ans. Chrono CDE 1 4 D Éliminer au bout de 5 ans. Agendas du service CDE 1 4 C Comptabilité au bout de 5 ans. Budgets imprimés AD 1 1 D Éliminer au bout de 2 ans. Pièces justificatives des comptes (factures, bons de commande, justificatifs des déplacements et des heures supplémentaires des agents) Pièces relatives à la mise en concurrence des fournisseurs (MAPA) CDE 1 jusqu au quitus D Éliminer, au moins 5 ans après l exercice, lorsque le quitus a été accordé au comptable. CDE 1 4 D Éliminer au bout de 5 ans. À jour le 09/01/2009 ; relu le 12/06/2014 5/8

6 Désignation du document Fiches de paie Ressources humaines Pièces justificatives des modifications de la paie (indemnités de nuit et de dimanche, «éléments de paie», supplément familial) Dossiers de personnel Dossier maître CDE pour la période où il assurait la paie Archives courantes DUA Arch. intermédiaires Sort final Observations 1 2 D Éliminer au bout de 3 ans. CDE 1 jusqu au quitus D DRH jusqu au départ de l agent 1 D Éliminer, au moins 5 ans après l exercice, lorsque le quitus a été accordé au comptable. Éliminer 1 an après le départ de l agent, si son dossier ne l a pas suivi. Commissions administratives paritaires et comité technique CDE d établissement du CDE - procès-verbaux d élection 1 mandat 1 mandat C au bout de 2 mandats. - procès-verbaux de réunion 1 mandat 1 mandat C au bout de 2 mandats. - organisation matérielle des réunions 1 D Éliminer au bout d 1 an. Concours sur titres CDE 1 TA 3/8 Au bout d 1 an : - verser les dossiers des concours tenus pendant une année en 3 ou en 8 (1998, 2003, 2008, etc.) ; - éliminer les autres. À jour le 09/01/2009 ; relu le 12/06/2014 6/8

7 Désignation du document Formation : inscription des agents, pièces justificatives des dépenses de formation Dossier maître Archives courantes DUA Arch. intermédiaires Sort final ANFH 1 jusqu au quitus D Observations Éliminer, au moins 5 ans après l exercice, lorsque le quitus a été accordé au comptable. Demandes de stage et d emploi CDE 1 D Éliminer au bout d 1 an. Plannings CDE 1 19 D Éliminer au bout de 20 ans. SERVICES OPERATIONNELS Commissions de surveillance : procès-verbaux de réunion Effectifs journaliers des enfants Menus Cahiers de liaison Dossiers des mères accueillies au centre maternel Dossiers des mineurs accueillis au CDE CDE 1 4 C CDE 1 jusqu au quitus D CDE 1 TA 3/8 CDE 1 4 C CDE ASE jusqu au départ de la mère jusqu au départ du mineur jusqu aux 45 ans de la mère jusqu aux 25 ans du mineur - dans une famille d accueil D C au bout de 5 ans. Éliminer, au moins 5 ans après l exercice, lorsque le quitus a été accordé au comptable. Au bout d 1 an : - verser les menus des années en 0 ou en 5 (1995, 2000, 2005, etc.) ; - éliminer les autres. au bout de 5 ans. lorsque la mère a atteint 45 ans. Éliminer 25 ans après la date de naissance du mineur. À jour le 09/01/2009 ; relu le 12/06/2014 7/8

8 Désignation du document - dans un service du CDE Dossier maître Archives courantes DUA Arch. intermédiaires Sort final TA B/T Observations 25 ans après la date de naissance du mineur : - verser son dossier si son nom commence par B ou T ; - l éliminer sinon. Légende TERMES ARCHIVISTIQUES Dossier maître : dossier considéré comme l exemplaire principal par opposition aux exemplaires détenus par d autres bureaux ou d autres administrations. DUA : durée d utilité administrative (pendant laquelle le document est utile à l administration). La DUA est calculée en additionnant la durée de conservation comme archives courantes et la durée de conservation comme archives intermédiaires. Elle correspond en principe à la durée de conservation dans le service de l administration. archives courantes : utilisées très régulièrement ; conservation dans le bureau préférable. archives intermédiaires : utiles plus irrégulièrement ; conservation dans un local de préarchivage préférable. C : conserver et verser aux Archives départementales à l issue de la DUA. D : détruire à l issue de la DUA. T : tri, dont les modalités sont précisées dans la colonne «Observations». TA 0/5 : tri chronologique, visant à la conservation des dossiers des années en 0 et en 5 (1995, 2000, 2005, etc.). TERMES ADMINISTRATIFS AD : Archives départementales. ASE : Service de l aide sociale à l enfance. CDE : Centre départemental de l enfance. MAPA : marché à procédure adaptée. À jour le 09/01/2009 ; relu le 12/06/2014 8/8