Guide utilisateur DT-ULYSSE déplacements temporaires académiques et ministériels. Rectorat de Nice-SAF 3- Octobre 2012

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1 Guide utilisateur DT-ULYSSE déplacements temporaires académiques et ministériels Rectorat de Nice-SAF 3- Octobre

2 Circuit de saisie et de validation de vos déplacements Les ordres de mission (OM) et états de frais (EF) doivent être saisis et enregistrés par vous-même et envoyés à la validation de votre valideur hiérarchique (VH1) qui l enverra à la validation du service gestionnaire (SG). La saisie préalable d'un OM est obligatoire pour effectuer une demande de remboursement de frais de déplacement. Le tableau des enveloppes budgétaires et des valideurs hiérarchiques est consultable sur la page d accueil DT-ULYSSE (site azurnet) Vous Votre valideur Votre service Vous Votre valideur Votre service Direction des hiérarchique gestionnaire hiérarchique gestionnaire finances publiques Rectorat de Nice-SAF 3 2

3 Modalités de connexion L'application est accessible via internet depuis l adresse suivante : Votre identifiant : celui de votre messagerie académique Votre mot de passe : celui de votre messagerie académique Rectorat de Nice-SAF 3 3

4 Etape 1: Accéder à l application DT-ULYSSE Cliquer à gauche de l écran sur «gestion des personnels» Puis, cliquer sur «accès» (gestion des déplacements temporaires DT) Rectorat de Nice-SAF 3 4

5 Etape 2: mise à jour de votre fiche profil (uniquement lors de la première connexion ou en cas de changement de données vous concernant) Cliquer dans la barre outils sur «menu» Puis cliquer sur «Fiche Profil» Vérifier que les données personnelles qui s affichent sont correctes Sinon procéder à leurs corrections Si vous bénéficiez d une autorisation d utilisation de votre véhicule personnel, enregistrer les informations qui s y rapportent. Rectorat de Nice-SAF 3 5

6 Etape 3: Création d un ordre de mission (académique ou ministériel) Cliquer sur «créer» Ne pas cliquer sur l icône du train et de l avion. Le e-booking ne doit pas être utilisé Cliquer sur «création d un ordre de mission», puis sur «document vierge» Rectorat de Nice-SAF 3 6

7 Onglet général Axe analytique 1 à compléter lors des déplacements à l initiative de l administration centrale (code à reporter figurant sur la convocation) Renseigner l objet de la mission Saisir une destination Lieu de départ et de retour à renseigner Vérifier l enveloppe budgétaire concernée (voir document intitulé «TB ENVELOP.BUDGETAIRES» figurant sur le site azurnet Saisie de l agence de voyages «MMIN 1» pour réservation de billet de train ou d avion (compagnie low cost) Rectorat de Nice-SAF 3 7

8 Important: Ne pas oublier d enregistrer chaque étape de votre saisie Onglet prestations (en cas de commande d un titre de transport) Cliquer soit sur avion (A) ou train (T) Indiquer les heures du vol aller/retour que vous désirez prendre et aéroport(s) concerné(s) Remarque: Même démarche à effectuer pour une réservation de billet de train. Rectorat de Nice-SAF 3 8

9 Onglet étapes Cliquer sur «générer les étapes» afin de générer les indemnités calculées automatiquement (repas, nuitées) Une fois les étapes générées, vous pouvez visualiser les frais retenus Rectorat de Nice-SAF 3 9

10 Important: Ne pas oublier d enregistrer chaque étape de votre saisie Onglet indemnités kilométriques Cliquer sur l icône ikm Cliquer sur le lien mappy (itinéraire le plus court) et calculer votre itinéraire de commune à commune Attention: choisir barème SNCF 2éme classe sous peine de refus de l OM Remplir les champs (nombre de trajets: 2 si aller/retour) Rectorat de Nice-SAF 3 10

11 Fin de procédure de votre ordre de mission (OM) Cliquer sur la flèche «verte» Mentionner le destinataire (votre valideur hiérarchique) et confirmer le changement de statut Rectorat de Nice-SAF 3 11

12 Votre valideur hiérarchique transmet à la validation du service gestionnaire du Rectorat L ordre de mission est validé : Un mél vous en informe. Votre état de frais peut être créé. L ordre de mission est refusé (si incomplet ou erroné) : Un mél vous en informe. Vous devez rectifier votre ordre de mission et le renvoyer de nouveau à votre valideur hiérarchique. Rectorat de Nice-SAF 3 12

13 Etape 4 : Création d un état de frais (à partir de votre ordre de mission validé) Cliquer sur «créer» Rectorat de Nice-SAF 3 13

14 Cliquer sur l icône «initialisation à partir d un ordre de mission» Cliquer sur l ordre de mission concerné. Il apparaît l état de frais correspondant. Rectorat de Nice-SAF 3 14

15 Vérifier les informations des différents onglets de l état de frais Les informations de l état de frais sont complètes : Vous enregistrez et transmettez votre état de frais à la validation hiérarchique (même procédure que l OM). Vous souhaitez faire un ajout sur l onglet «frais» Cliquer sur le pictogramme correspondant (voir ci-dessous), puis enregistrer votre saisie. Comme l ordre de mission, l état de frais entre dans le circuit de validation (valideur hiérarchique et service gestionnaire) jusqu à la mise en paiement dans l application CHORUS. Rectorat de Nice-SAF 3 15

16 Important Fournir les pièces justificatives originales à votre service gestionnaire (rectorat SAF 3, 53 avenue Cap de Croix, NICE cedex 2) accompagnées de la convocation originale. Pour faciliter le traitement de votre dossier, veuillez utiliser et renseigner le formulaire intitulé «annexe pièces justificatives présentation de l état de frais» téléchargeable sur azurnet (pièces justificatives à agrafer sur ce document). Sans ces pièces, la validation de l état de frais ne pourra être effectuée. Rectorat de Nice-SAF 3 16

17 Modalités de déconnexion Cliquer sur «menu», puis sélectionner «déconnexion» Rectorat de Nice-SAF 3 17

18 Pour tous renseignements, une adresse mél unique est à votre disposition pour l ensemble des services académiques (rectorat, DSDEN 06 et DSDEN 83): deplacements@ac-nice.fr Rectorat de Nice-SAF 3 18

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