Commission du Système d Information et des Usages du Numérique. Compte-rendu de la réunion du 16 janvier 2014

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1 Commission du Système d Information et des Usages du Numérique Compte-rendu de la réunion du 16 janvier 2014 Ce compte-rendu se compose de deux parties : - une note de synthèse, reprenant le déroulement de notre réunion et les échanges ayant eu lieu ; - les supports de présentation projetés lors de la COSI. Note de synthèse Ordre du jour 1. Projet de messagerie et d'outils collaboratifs 2. Informations des services 3. Points divers 1 Projet de messagerie et d'outils collaboratifs 1.1 Constat initial Plusieurs établissements ont des versions anciennes de serveurs et de logiciels de messagerie Plaintes récurrentes des utilisateurs sur la qualité de service Environ comptes pourraient être intéressés à court terme par une solution partagée au niveau du site 1.2 Le projet Mettre en place une solution logicielle permettant : Agenda partagé, y compris avec les autres établissements Gestion de contacts Partage de documents 2 adresses de messagerie : univ-toulouse et université L objectif est de ne pas perdre de fonctionnalités par rapport à l existant Actuellement : phase d étude 1.3 Les solutions techniques Trois solutions sont envisagées pour l instant Microsoft (exchange + sharepoint) o offre gratuite pour les étudiants (en L) o hébergement, protection, paramétrage, exploitation à l UT2 (ou mutualisé COMUE)

2 Contact Office o nouvelle version du BUT o hébergement, protection, paramétrage, exploitation à l UT2 (ou mutualisé COMUE) RENATER o Offre poussée par le Ministère o Repose sur le logiciel Zimbra o Toutes les boîtes hébergées chez RENATER o Service garanti 24h/247j/7 Fonctionnalités offertes : Messagerie, calendrier, contacts, espace de stockage individuel/groupe, alimentation des groupes auto/manuelle par l utilisateur : OK par les 3 Chat audio/vidéo, gestion des présences, écriture à 4 mains, suite bureautique : oui pour Microsoft, et non les 2 autres (oui bientôt pour le chat audio/vidéo pour RENATER) 1.4 Les difficultés Nécessité de récupérer l existant Accompagnement des utilisateurs (formations de formateurs) Transfert des fonctionnalités pédagogiques (sous réserve de faisabilité) vers la plate-forme de cours Moodle 1.5 Questions Comment inciter les étudiants et les enseignants à utiliser la messagerie institutionnelle? => il faut sans doute qu il y ait une incitation politique Comment réduire les mails reçus par les étudiants, et les enseignants (exemple des courriels reçus à chaque devoir déposé)? => une solution technique sera proposée dans les mois à venir afin de réduire ces envois Y aura-t-il récupération des documents, contacts, calendriers? => c est un des points auxquels nous serons particulièrement attentifs Peut-on envisager des groupes d utilisateurs pour tester les outils possibles? => Oui, mais le choix sera probablement en partie dicté par des considérations économiques A-t-on une idée des coûts d une telle migration? => nous étudions actuellement les coûts des différentes propositions (phase de négociation) Une migration pour la rentrée prochaine semble irréaliste => nous ne nous lancerons dans une telle migration que si nous sommes certains de la mener dans des conditions optimales Félicitations adressées à la DSI pour la mise à disposition d un outil de partage de gros fichiers

3 2 Informations des services 2.1 Informations de la DSI Ce début d année est marqué par quelques inquiétudes, notamment sur des problèmes d effectifs Un collègue parti à la retraite => non renouvelé Un autre collègue, travaillant à 50 % => supprimé La personne en charge d Iris, Ldap, va partir en fin d année => interrogations Une seule personne partagée sur les sites de Montauban et Cahors La DSI n a pas la main d œuvre nécessaire à l installation de toutes les machines réceptionnées à ce jour pour les UFR (dont l UFR langues). Reconstruction : les serveurs vont être déménagés dans les sous-sols de l actuel bâtiment d histoire, mais des interrogations demeurent sur l installation des fibres 2.2 Informations de la DTICE Le point sur les projets en cours est effectué : Présentation des dernières grandes réalisations audiovisuelles et multimédia Présentation des résultats de l appel à projets InnovaNum Quelques mots sur les actions en termes de pédagogie numérique o Projet de MOOC en Psycho, DU Autisme en FOàD o Labellisation TICE Qual Présentation des actions de communication en cours o Dispositif de formation 2014 o Lettre Info TICE et RUN o Refonte de l ENT o Plan de communication Questions Inciter à l utilisation de classes virtuelles pendant la période d intersession Problème à résoudre concernant la création manuelle des groupes sur IRIS Regarder s il est possible d abonner par défaut le moins possible sur Iris, ou de mettre le profil par défaut à réception de mail hebdomadaire Casques multimédia volés ou détériorés dans les salles de langues. Le seuil critique est dépassé. Comment peut-on trouver des moyens de financer le renouvellement? 3 Questions diverses L émergence des centres de ressource dans le cadre de la reconstruction va entraîner une augmentation du nombre de postes (90 à 400 postes). Or un seul informaticien de la DSI est détaché au SCD. Comment répondre à l'accroissement de charge? => ne fait qu aggraver le problème d effectif évoqué par la DSI.

4 Comment assurer l accès aux ressources informatiques pour les lecteurs extérieurs (5 % des inscrits à la BU)? La prochaine COSI se tiendra le jeudi 17/04, les questions liées à la recherche pourront y être évoquées, la réunion se tiendra très vraisemblablement au château.

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