Définit ion de poste : I ns pect eur Administratif

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1 Définit ion de poste : I ns pect eur Administratif Mission : L inspecteur administratif OKPK a pour mission d encadr er les comités dans la ges t ion de leur s écoles ainsi que de les s out enir dans la r éalisation de leur s pr ojet s d école. L inspecteur est une personne de r éfér ence pour sa z one en tant qu agent de développement. P os it ion dans l organisation La hiér ar chie de l ins pecteur administratif est constituée du Coordinateur OKPK Adm. et du R es pons able OKP K Administratif. R ôles de l inspecteur adminis t r at if Appuyer les comités d écoles dans la r éalisation de tâches administratives Encadrer et former les comités d écoles à la ges tion quotidienne de l école Faire le lien entre le bur eau et le terrain Participer à la r éflex ion sur l évolution du travail réalisé avec l es comités Appui aux écoles des Cahos, Partenariat Inter Aide / OKPK diffusion Pratiques mai /1

2 1. Appui des comités dans la r éalisation de tâches administratives L ins pecteur encadre les comités d école dans la r éalisation de tâches administratives. La ges tion de la r entrée s colaire Aider les comités à r éaliser les inscriptions d après les conditions fixées Prendre les inscriptions dans les écoles et les remettre à E s tèlen Gérer les problèmes et imprévus relatifs aux inscriptions Prendre les inscriptions pour le CEP Détecter les cas d élèves mal inscrits des années précédentes et communiquer cette problématique au comité et financeur La livraison du matériel scolaire Vérifier les quantités de car tons livrés d après la feuille de char ges Regrouper les cartons par école Vérifier les quantités de matér iel livré avec les comités d après les feuilles de livraisons Faire s igner les feuilles de livraisons par les comités et les remettre au gestionnaire de la boutique Faire le s uivi en cas de pr oblème (communication rapide à la boutique) La ges tion du matériel de l école Encadrer les comités dans la r éalisation des inventaires Réalisation de vis ites administratives pour évaluer la ges tion du matériel par les comités Aider les comités à inter pr éter les inventaires et rappor ts de vis ites Aider les comités à mettre en place des actions pour améliorer la ges tion de leur matériel La ges tion de la clôtur e de l année s colaire Aider les maîtres et les comités à r emplir les feuilles de palmar ès Centraliser les feuilles de palmar ès et les remettre à E s tèlen La commande de car nets scolaire Aider les comités à la pr ise de commandes des carnets scolaires Remettre les commandes de car nets à E s tèlen La r éalisation de pr oj ets (fournitures scolaires, livres, matériaux de construction ) Aider les comités à définir leurs besoins en tenant compte de leur s moyens Aider les comités à r emplir la feuille de pr oj et T ransférer la feuille de pr oj et au gestionnaire de la boutique (apr ès accor d du financeur) Faire le s uivi La r édaction de documents administratifs Aider les comités à r emplir des documents administratifs tels que les documents du MENJS Appui aux écoles des Cahos, Partenariat Inter Aide / OKPK diffusion Pratiques mai /2

3 2. E ncadr er et former les comités d écoles à la ges t ion quotidienne de l école L ins pecteur joue un rôle maj eur dans le développement des compétences des comités d école pr incipalement concernant la ges tion de l école. Il encadre chaque mois le comité dans la r éalisation du KT M et organise r égulièrement des formations pour les comités d après les besoins identifiés. La r éalisation du KT M dans les écoles L inspecteur encadre les comités dans la r éalisation du contrôle du travail des maîtres. Les KT M ont lieu dans chaque école tous les mois de octobr e à j uin (en général durant l avant dernière s emaine du mois). La date es t définie entr e l ins pecteur et le comité le mois précédent. Le j our du KT M, l inspecteur est présent dans l école avant l heure d ouver tur e de l école. Cfr. document de pr océdur es. La for mation des comités à la r éalisation des KT M La for mation des comités sur l organisation de la r entrée s colaire La r éalisation de for mation ponctuelle Cette for mation est réalisée par l inspecteur : - de manièr e continue en abordant un point spécifique lor s de la r éalisation des KT M chaque mois - de manièr e ponctuelle via le module de for mation disponible à E s tèlen L inspecteur assure cette for mation au cours du mois d août (formation intégrée ) en suivant les obj ectifs et procédures fixés. L inspecteur peut être amené à assurer des formations ponctuelles auprès des comités d après les besoins identifiés La r éalisation de vis ites administratives Cfr. document de pr océdur es. L inspecteur peut proposer des thèmes de for mation s au coor dinateur Appui aux écoles des Cahos, Partenariat Inter Aide / OKPK diffusion Pratiques mai /3

4 Attitudes de l inspecteur administratif dans l encadrement des comités Dans son travail, l inspecteur veille à avoir des attitudes qui développent la r es pons abi lisation, l autonomisation, la dynamique et la motivation des comités : Responsabilisation et aide à la pr ise de décis ion - Jouer un rôle dans la r es pons abilisation des comités au fonctionnement des écoles, à l ens eignement des enfants - Aider les comités à compr endr e, à inter pr éter l information obtenue ains i qu à pr endr e des décisions adéquates - Amener les comités à s e pos er des questions sur le fonctionnement de leur école - Poser des questions ouvertes pour faire r éfléchir le comité plutôt qu induire les r éponses Motivation et implication du comité et de chacun de s es membres - S avoir évaluer le tr avail réalisé par les comités, les présences des membres et essayer de déter miner les causes en cas d absence, d immobilité - Jouer un rôle dans la motivation des comités - Jouer un rôle dans l implication de chaque membr e au sein du comité - T enir compte de la char ge de tr avail du comité Evaluation du niveau et de l avancement des comités afin de s adapter à ce niveau - S avoir évaluer le niveau, les connaissances, les manques et les attentes des comités et surtout s adapter à leur niveau - Avoir une appr oche pr ogr essive aupr ès des comités (chaque mois, quelques responsabilités en plus si le niveau le per met) Formation (continue) et information des comités - Former les comités à l utilisation des outils, l analyse des informations obtenues, la pr ise de décis ion ( i mport ance de formations continues et de s assurer régulièrement de la compr éhens ion des comités) - I nformer les comités - Lors de chaque r encontr e avec le comité, avoir une pis te de pr ogr ession en tête Appui aux écoles des Cahos, Partenariat Inter Aide / OKPK diffusion Pratiques mai /4

5 3. I nfor mat ion et communication (envers les comités, le bur eau et les financeurs) L ins pecteur aide le comité à analyser la «s anté» de s on école gr âce à un bilan trimestriel et aux rappor ts des maîtres. Il communique adéquatement envers le comité, le coor dinateur et le r es pons able adm. OKPK, le ges tionnaire de la boutique, les s upervis eurs pédagogique, l animateur scolaire et le(s) financeur(s). Il est également un garant pour le(s) financeur(s) en l (les ) informant régulièrement sur le fonctionnement des comités et du respect ou non du contrat et du règlement. La r emise des de s uivi de KT M La remise du rappor t d activités L inspecteur remet l ensemble des feuilles de s uivi de KT M en fin de mois au coor dinateur adm. lors de la r encontre à E s tèlen. L inspecteur remet un rappor t d activités en fin de mois au coor dinateur adm. lors de la rencontre à E s tèlen. Ce r appor t présente : - l ensemble des activités réalisées durant le mois - les avancés des comités observées - les difficultés rencontrées auprès des comités et les solutions envisagées La r emise du rappor t des maîtres De manièr e intégr ée avec les superviseurs pédagogiques de s a zone et le coor dinateur administratif, l inspecteur établit chaque tr imes tr e un rappor t sur chaque maîtr e des tiné au maître concer né et au comité. I l remplit les informations spécifiques au volet administratif et veille à la vér acité des données inscrites. I l participe à la pr és entation du rappor t au maître et au comité et se r end disponible en cas de question. Le bilan trimestriel Communication vers le terrain et vers le bureau Chaque tr imes tr e, l inspecteur dresse un bilan du KT M et des activités du comité. Il est aidé par le coor dinateur administratif. Ce bilan est remis au comité et au(x) financeur(s). L inspecteur est un relais au niveau de la communication que ce s oit du bureau vers le terrain et du terrain vers le bur eau. I l est également en communication avec le(s ) financeurs et les informe r apidement en cas de disfonctionnement ou problème. (de manièr e for melle, sur la feuille KT M ou informelle) Appui aux écoles des Cahos, Partenariat Inter Aide / OKPK diffusion Pratiques mai /5

6 4. E change et réflexion sur l évolution du travail réalisé avec les comités L ins pecteur administratif est un acteur dans l élaboration des formations des comités et la r éflex ion sur l év olution du travail réalisé avec les comités (outils, appr oches, formations ). Il joue également un rôle for matif envers les autres inspecteurs notamment en partageant ses expériences. Il participe au développement communautaire dans le domaine de l éducation en particulier. Concr èt ement, l inspecteur administratif : participe chaque mois à une r encontre avec l ensemble de l équipe à Es tèlen peut être amené à r éaliser un échange s ur une autre zone participe r égulièrement (en fonction de s on emploi du temps ) dans les réunions de par ents dans les écoles participe chaque mois à la r éunion intégrée avec le(s ) financeur(s) et les superviseurs pédagogiques Appui aux écoles des Cahos, Partenariat Inter Aide / OKPK diffusion Pratiques mai /6