e-tutelle Guide de démarrage à l attention des communes

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1 e-tutelle Guide de démarrage à l attention des communes DIRECTION GÉNÉRALE OPÉRATIONNELLE DES POUVOIRS LOCAUX, DE L ACTION SOCIALE ET DE LA SANTÉ Avenue Gouverneur Bovesse 100, B-5100 Namur (Jambes) Tél. : Fax :

2 Sommaire e-tutelle Guide de démarrage Introduction... 3 PREMIERE PARTIE : Les applications e-tutelle... 4 Le Bureau applicatif... 5 Définition des applications... 6 La différenciation des rôles... 7 Deux configurations possibles Configuration à trois rôles-type : Configuration à deux rôles-type : DEUXIEME PARTIE : Mettre en place la configuration d e-tutelle MISE EN PLACE DE LA CONFIGURATION A TROIS RÔLES-TYPE : Etape 0 : Se connecter au bureau applicatif Etape 1 : Créer le profil du Secrétaire communal dans l application «Sécurité applicative» Etape 2 : Demander au Secrétaire communal d aller rechercher dans sa boîte mail le message lui demandant d activer son compte Etape 3 : Le Secrétaire communal doit encoder son nom d utilisateur et son mot de passe Etape 4 : Le Secrétaire communal doit activer le mécanisme de validation systématique des modifications dans les droits applicatifs ou les utilisateurs Etape 5 : Le Gestionnaire local de Sécurité crée un utilisateur qui sera chargé de la préparation des dossiers à soumettre à la tutelle Etape 6 : Demander au Secrétaire communal choisi comme validateur d aller rechercher dans sa boîte mail le message lui demandant de valider la création du compte Etape 7 : Demander à l utilisateur d aller rechercher dans sa boîte mail le message lui demandant d activer son compte Etape 8 : L utilisateur doit encoder son nom d utilisateur et son mot de passe MISE EN PLACE DE LA CONFIGURATION A DEUX RÔLES-TYPE : Etape 0 : Se connecter au bureau applicatif Etape 1 : Le Secrétaire communal crée un crée un utilisateur qui sera chargé de la préparation des dossiers à soumettre à la tutelle Etape 2 : Demander à l utilisateur d aller rechercher dans sa boîte mail le message lui demandant d activer son compte Etape 3 : L utilisateur doit encoder son nom d utilisateur et son mot de passe Helpdesk

3 Introduction Ce document constitue le guide de démarrage pour e-tutelle et propose deux possibilités de configuration de base pour permettre aux communes de prendre en main les différentes applications mises à leur disposition par la DGO 5. La première partie de ce document détaille les différentes applications liées à e-tutelle et en explique les principes de fonctionnement généraux. Elle aborde en détail les deux types de configurations qu il est possible de mettre en place pour e-tutelle, selon les souhaits et les capacités du pouvoir local. La deuxième partie détaille pas-à-pas la procédure à suivre pour démarrer concrètement avec les applications e-tutelle et soumettre ses premières délibérations à l autorité de tutelle. En fonction du type de configuration que vous choisirez, reportez-vous au tutoriel correspondant. Dans la suite, différents codes graphiques seront appliqués pour vous diriger plus facilement à travers tout le document : Les explications générales : texte normal Les trucs et astuces : texte italique en gras Les remarques : en petits caractères En cas de problème avec les applications e-tutelle, contactez le helpdesk. Vous trouverez les coordonnées de contact en fin de ce document. 3

4 PREMIERE PARTIE : Les applications e-tutelle Le système e-tutelle contribue à simplifier les démarches administratives des pouvoirs locaux et de la DGO 5 en consacrant l'informatisation et la dématérialisation complète de l'exercice de la tutelle de la Région sur les pouvoirs locaux. Ainsi, e-tutelle permet aux communes de transmettre leurs délibérations à la tutelle de manière électronique, et de suivre à tout moment l'état d'avancement de leur dossier. Le système a par ailleurs été pensé pour préserver l'autonomie organisationnelle des communes et tenir compte de la répartition des tâches entre plusieurs agents sous la supervision du Secrétaire communal. Grâce à la dématérialisation des documents et à la traçabilité des processus de traitement, le système e- Tutelle génère plusieurs avantages pour les communes : - importantes économies de papier et de frais de port - réduction de la charge administrative - éviter des encodages parfois redondants - éviter les allers-et-retours de dossiers incomplets - possibilité de visualiser la liste de tous les dossiers soumis à la tutelle Fonctionnant sur internet, le système e-tutelle est accessible de partout et ne nécessite aucune installation ni matériel spécifique au niveau des communes, mis à part les pré-requis à l adhésion (cfr. formulaire d adhésion etutelle). Il repose sur plusieurs applications complémentaires entre elles qui, une fois authentifié, sont accessibles sur un espace sécurisé le «Bureau applicatif» - du portail des pouvoirs locaux. Nous détaillons dans la suite les différentes applications disponibles pour e-tutelle ainsi que leur logique de fonctionnement selon la spécialisation et le partage du travail. 4

5 Le Bureau applicatif e-tutelle Guide de démarrage Le bureau applicatif est le «poste de travail» d e-tutelle ; il affiche les applications accessibles à chaque utilisateur connecté en fonction des droits qui sont attribués. C est à partir du bureau applicatif que vous pourrez choisir avec quelle application vous souhaitez travailler en cliquant sur le lien «Lancer l application» présent en haut à droite de chaque boîte. Figure 1 : Le Bureau applicatif Remarque : Tant que vous n êtes pas créé en tant qu utilisateur dans le système, vous ne verrez apparaître aucune application dans le Bureau applicatif 5

6 Définition des applications e-tutelle repose sur trois applications différentes et complémentaires entre elles. En fonction des rôles qui vous sont attribués au sein de votre commune, vous verrez apparaître une ou plusieurs applications dans le bureau applicatif. Figure 2 : Descriptif des applications e-tutelle 1. eguichet L'application eguichet permet aux pouvoirs locaux de transmettre leurs délibérations et les pièces justificatives à la tutelle de manière électronique, et de suivre à tout moment l'état d'avancement de leur dossier. eguichet permet ainsi à un acteur communal de rechercher et de visualiser l ensemble des actes obligatoirement transmissibles à la tutelle. A chaque acte est associé un formulaire électronique à compléter pour transmettre un dossier particulier à la tutelle. Remarque : Reportez-vous au mode d emploi de l eguichet pour connaître en détail ses fonctionnalités et la manière de les utiliser au mieux! 2. Sécurité applicative L'application "Sécurité applicative" permet au Gestionnaire local de Sécurité de créer, pour son pouvoir local, de nouveaux utilisateurs pour les applications du bureau applicatif et de leur octroyer certains droits pour ces applications. Remarque : Reportez-vous au mode d emploi de «Sécurité applicative» pour connaître en détail ses fonctionnalités et la manière de les utiliser au mieux! 3. Ma fiche pouvoir local L'application "Ma fiche pouvoir local'" permet au Secrétaire communal (ou toute personne à qui il/elle délègue ce droit) d'encoder et de modifier les données signalétiques de sa commune et les compositions des Conseil et Collège communaux Remarque : Reportez-vous au mode d emploi de «Ma Fiche pouvoir local» pour connaître en détail ses fonctionnalités et la manière de les utiliser au mieux! 6

7 La différenciation des rôles e-tutelle fonctionne sur une logique de différenciation des rôles des utilisateurs qui permet à la fois la division du travail entre plusieurs utilisateurs et la préservation des prérogatives du Secrétaire communal notamment au niveau de la supervision et du contrôle du travail effectué par d'autres utilisateurs à l'aide d e-tutelle. Par exemple, cela permet à n'importe quelle personne ayant des droits "d'édition des formulaires" de préparer le dossier à transmettre à la tutelle, sans pour autant pouvoir l'envoyer. La transmission du dossier proprement dite ne peut être effectuée que par une personne ayant le droit de "soumission des formulaires". Cette distinction des droits permet donc au Secrétaire communal de conserver son droit de regard sur les dossiers et de s'assurer qu'ils sont corrects ou complets. En pratique, la différenciation des rôles est permise grâce à un système de droits applicatifs permettant de restreindre certains accès aux applications. Toute la souplesse est laissée à la commune pour distribuer les droits aux personnes de son choix via le module "Sécurité applicative". Voici les différents droits existants pour les applications e-tutelle et leur description : Application Nomenclature des droits applicatifs Description du droit applicatif eguichet Ma fiche pouvoir local Sécurité applicative Mon profil eguichet - Commune - Edition de formulaires eguichet - Commune - Soumission de formulaires Ma fiche pouvoir local - Administration Sécurité applicative - Gestion de la sécurité Mon profil - Edition du profil Tableau 1 : Les droits applicatifs dans e-tutelle Autorise à préparer les dossiers à transmettre à la tutelle dans eguichet sans toutefois pouvoirs les transmettre Autorise à préparer les dossiers à transmettre à la tutelle dans eguichet et à envoyer le dossier via signature électronique Autorise à gérer les données signalétiques du pouvoir local et les compositions des Conseil et Collège, permet également de définir le nom d un superviseur des créations d utilisateurs Autorise la création de nouveaux utilisateurs pour les applications e-tutelle et la gestion des droits applicatifs Autorise les utilisateurs à modifier les paramètres de leur compte e-tutelle : nom d'utilisateur, mot de passe, coordonnées de contact Sur base de combinaisons entre ces différents droits applicatifs, il est possible de recréer dans e-tutelle différents rôles-type alignés sur les responsabilités que l on rencontre dans la vie communale, et de préserver les prérogatives de supervision et de contrôle du Secrétaire communal. Ces rôles-type pour e-tutelle sont : - Le rôle de Secrétaire Communal - Le rôle de Gestionnaire local de sécurité - Le rôle d agent traitant communal 7

8 ATTENTION : Les rôles-type de Secrétaire communal et de Gestionnaire local de sécurité correspondent à l exercice de responsabilités et ne peuvent donc idéalement pas être attribués à plusieurs personnes physiques différentes sous peine de brouiller les responsabilités des uns et des autres. A l inverse, le rôle-type d agent traitant peut être confié à une multitude d agents. Avant de comprendre comment les configurations d e-tutelle dépendent du nombre de rôles-type souhaité par la commune, voyons comment le système offre des mécanismes de contrôle pour le Secrétaire communal. Concrètement, dans e-tutelle, les nécessités de contrôle sont de deux ordres : 1. Contrôle des transmissions de dossiers à la tutelle : Le Secrétaire communal doit pouvoir s assurer que les dossiers qui sont transmis à l autorité de tutelle sont corrects. Le droit applicatif «eguichet - Commune - Soumission de formulaires» est ainsi le seul droit qui autorise la transmission des dossiers à la tutelle. Astuce : Si le Secrétaire communal veut garder un droit de regard sur les dossiers avant qu ils soient transmis, il peut réserver le droit applicatif «eguichet - Commune - Soumission de formulaires» à son usage exclusif. Sinon, il peut également octroyer ce droit applicatif à d autres agents au sein de sa commune, qui auront alors également la possibilité de transmettre les dossiers e-tutelle. 2. Contrôle des droits d accès des différents utilisateurs En termes de sécurité et de contrôle du système e-tutelle, la question des droits d accès des utilisateurs est centrale. En effet, des mauvais droits accordés à une mauvaise personne peuvent entraîner plus de complications qu autre-chose! Le Secrétaire communal doit donc pouvoir s assurer que les droits applicatifs accordés aux agents sous sa responsabilité sont corrects et correspondent bien à l assignation des droits et responsabilités qui sont en vigueur dans sa commune. Le Secrétaire communal a deux options possibles : soit il gère lui-même les utilisateurs e-tutelle de sa commune, ce qui peut devenir fastidieux dans les communes de grande taille ; soit il délègue sa compétence à un Gestionnaire local de Sécurité. Astuce : Le droit applicatif «Sécurité applicative - Gestion de la sécurité» est le seul qui autorise la création des utilisateurs et l attribution ou la modification des droits applicatifs via l application «Sécurité applicative». S il a délégué la compétence de gestion des utilisateurs à un Gestionnaire local de sécurité, le Secrétaire communal peut cependant faire en sorte que toutes les créations d utilisateurs et attributions de droits applicatifs soient soumises à sa validation. En effet, il est possible d activer, via l application «Ma fiche pouvoir local», un mécanisme de validation systématique de toutes les 8

9 modifications concernant les utilisateurs et leurs droits. Les invitations à valider les changements se font par échanges de mails automatiques, rendant le processus très efficace et peu couteux en temps pour le Secrétaire communal. Astuce : S il a délégué le droit applicatif «Sécurité applicative - Gestion de la sécurité» à un Gestionnaire local de sécurité, le Secrétaire communal peut se réserver le droit applicatif «Ma fiche pouvoir local Administration», pour activer (ou désactiver) via l application «Ma fiche pouvoir local» le mécanisme de validation systématique des modifications concernant les utilisateurs et leurs droits. Remarque : Le droit applicatif «Ma fiche pouvoir local Administration» donne accès à l application «Ma fiche pouvoir local» qui, outre la gestion du mécanisme de validation des changements, permet aussi de mettre à jour les données signalétiques du pouvoir local. Deux configurations possibles Les combinaisons possibles entre les droits applicatifs permettent de créer deux configurations d e- Tutelle différentes, selon que la commune fonctionne avec deux ou trois rôles-type. Une commune pourra vouloir créer deux ou trois rôles-type selon le nombre d agents disponibles à impliquer dans le fonctionnement du système et selon que le Secrétaire communal désire déléguer ou pas l exercice de ses prérogatives de supervision et de contrôle des opérations qui sont effectuées à travers le système. 1. Configuration à trois rôles-type : Cette configuration à trois rôles-type est sans doute celle qui correspond le mieux à la majorité des réalités des pouvoirs locaux. Dans cette configuration, les trois rôles-type sont associés au système e- Tutelle. Voici schématiquement comment les rôles se répartissent dans cette configuration : Figure 3 : Schéma de fonctionnement de la configuration à 3 rôles-type 9

10 Consultez le tableau ci-dessous pour comprendre le rôle qu ils jouent et les droits et les applications auxquelles ils ont accès : Rôles-type Fait quoi dans e-tutelle? Secrétaire Communal Gestionnaire local de sécurité Agent communal utilisateur - Transmet des formulaires à la tutelle via signature électronique - Gère la fiche signalétique du pouvoir local - Valide les droits d accès des utilisateurs créés par le gestionnaire local de sécurité - Gère les utilisateurs et leurs droits d accès aux applications e- Tutelle - Prépare les dossiers à transmettre à la tutelle dans l'eguichet Tableau 2 : Configuration à 3 rôles-type et droits applicatifs associés Droits e-tutelle associés - eguichet - Commune - Soumission de formulaires - Ma fiche pouvoir local - Administration - Mon profil - Edition du profil - Sécurité applicative - Gestion de la sécurité - Mon profil - Edition du profil - eguichet - Commune - Edition de formulaires - Mon profil - Edition du profil Accès aux applications - eguichet - "Ma fiche pouvoir local" - "Mon profil" - "Sécurité applicative" - "Mon profil" - eguichet - "Mon profil" Voyons comment les droits proposés ci-dessus permettent le contrôle par le Secrétaire communal : 1. Contrôle des transmissions de dossiers à la tutelle : En s arrogeant le droit «eguichet - Commune - Soumission de formulaires», le Secrétaire communal s assure qu aucun dossier ne pourra être transmis à la tutelle sans qu il ait dû signer luimême l envoi à l aide de sa carte d identité électronique. Parallèlement, il souhaite déléguer la préparation des dossiers à quelqu un d autre et assigne donc le droit «eguichet - Commune - Edition de formulaires» à d autres agents, qui pourront alors préparer les dossiers sans toutefois pouvoir les soumettre. 2. Contrôle des droits d accès des différents utilisateurs Dans la configuration selon les trois rôles-type proposée ci-dessus, le rôle-type de Secrétaire communal délègue la gestion des utilisateurs e-tutelle à un agent nommé spécialement «Gestionnaire local de sécurité», qui se voit alors attribuer exclusivement le droit «Sécurité applicative - Gestion de la sécurité». La responsabilité de ce gestionnaire de sécurité est grande puisque c est lui qui sera le seul à pouvoir créer des utilisateurs et leur attribuer des droits. Parallèlement, le Secrétaire communal se réserve le droit applicatif «Ma fiche pouvoir local Administration» pour activer dans l application «Ma fiche pouvoir local» le mécanisme de validation des modifications des utilisateurs et des droits effectuées par le Gestionnaire local de sécurité. Cela implique aussi qu il est le seul à avoir accès à cette application et qu il lui appartient aussi de mettre à jour les données signalétiques de la commune. 10

11 2. Configuration à deux rôles-type : Cette configuration à deux rôles-type est sans doute celle qui correspond le mieux aux pouvoirs locaux de petite taille, où les ressources en personnel administratif sont limitées. Dans cette configuration, la commune ne dispose pas d une personne exerçant le rôle de Gestionnaire local de sécurité et seuls deux rôles-type sont associés au système e-tutelle. Voici schématiquement comment les rôles se répartissent dans cette configuration : Figure 4 : Schéma de fonctionnement de la configuration à 2 rôles-type Consultez le tableau ci-dessous pour comprendre le rôle qu ils jouent et les droits et les applications auxquelles ils ont accès : Rôles-type Fait quoi dans e-tutelle? Secrétaire Communal Agent communal utilisateur - Transmet des formulaires à la tutelle via signature électronique - Gère la fiche signalétique du pouvoir local - Gère les utilisateurs et leurs droits d accès aux applications e- Tutelle - Prépare les dossiers à transmettre à la tutelle dans l'eguichet Tableau 3 : Configuration à 2 rôles-type et droits applicatifs associés Droits e-tutelle associés - eguichet - Commune - Soumission de formulaires - Ma fiche pouvoir local Administration - Sécurité applicative - Gestion de la sécurité - Mon profil - Edition du profil - eguichet - Commune - Edition de formulaires - Mon profil - Edition du profil Accès aux applications - eguichet - "Ma fiche pouvoir local" - "Sécurité applicative" - "Mon profil" - eguichet - "Mon profil" 11

12 Voyons comment les droits proposés ci-dessus permettent le contrôle par le Secrétaire communal : 1. Contrôle des transmissions de dossiers à la tutelle : En s arrogeant le droit «eguichet - Commune - Soumission de formulaires», il s assure qu aucun dossier ne pourra être transmis à la tutelle sans qu il ait dû signer lui-même l envoi à l aide de sa carte d identité électronique. Parallèlement, il souhaite déléguer la préparation des dossiers à quelqu un d autre et assigne donc le droit «eguichet - Commune - Edition de formulaires» à un autre agent communal, qui pourra alors préparer les dossiers sans toutefois pouvoir les soumettre. 2. Contrôle des droits d accès des différents utilisateurs Dans la configuration selon deux rôles-type proposée ci-dessus, le rôle-type de Secrétaire communal assure lui-même la gestion des utilisateurs e-tutelle. Remarque : Le Secrétaire communal peut ici choisir de déléguer ou pas le droit applicatif «Ma fiche pouvoir local Administration» pour laisser un agent communal gérer les données signalétiques de la commune dans l application «Ma fiche pouvoir local». Etant donné que le Secrétaire communal assure lui-même la gestion des utilisateurs, il n est plus nécessaire de se ménager un droit exclusif à cette application à partir de laquelle est contrôlé le mécanisme de validation des modifications des utilisateurs et des droits. 12

13 DEUXIEME PARTIE : Mettre en place la configuration d e-tutelle Dans cette deuxième partie, nous vous expliquons pas-à-pas la marche à suivre pour mettre en place une configuration d e-tutelle qui vous permette de transmettre des actes à la tutelle. Nous vous conseillons d effectuer ces étapes dans e-tutelle parallèlement à la lecture des pages qui suivent, c est le meilleur moyen de configurer e-tutelle simplement. Dans tous les cas de figure, vous entrerez la toute première fois dans les applications e-tutelle avec un nom d utilisateur et un mot de passe que la DGO 5 vous aura fourni. Commençons d abord avec la configuration à trois rôles-type définie ci-dessus, nous verrons ensuite la configuration à deux rôles-type. MISE EN PLACE DE LA CONFIGURATION A TROIS RÔLES-TYPE : Dans la configuration à trois rôles-type, c est le Gestionnaire local de Sécurité qui est chargé de mettre en place la configuration. Ceci se fait en quelques étapes simples : Etape 0 : Le Gestionnaire local de Sécurité se connecte au bureau applicatif Se rendre sur le portail des pouvoirs locaux à l adresse et se connecter au Bureau applicatif en cliquant sur l onglet «etutelle-bureau applicatif» dans le menu de gauche. Cliquez sur le lien etutelle - Bureau applicatif» Figure 5 : Portail des pouvoirs locaux 13

14 Une fois le bureau vierge affiché, cliquer sur «Se connecter». Cliquez sur le lien «Se connecter» Vous êtes alors redirigé vers l écran de connexion où vous devez vous identifier. Introduisez l identifiant qui vous aura été communiqué par la DGO 5 et le mot de passe que vous aurez choisi. Cliquez ensuite sur «Se connecter» Figure 6 : Ecran d identification Ces paramètres de connexion correspondent à la configuration à trois rôles-type et sont ici ceux du Gestionnaire local de Sécurité. Ils ne donnent accès au départ qu à l application «Sécurité applicative» à partir de laquelle vous devrez créer les autres utilisateurs pour mettre en place la configuration d e-tutelle qui vous permette de démarrer. Le bureau applicatif à ce stade se présente comme suit : 14

15 Figure 7 : Le bureau applicatif pour le Gestionnaire local de sécurité Résultat attendu de l étape 0 : Le Gestionnaire local de Sécurité est connecté sur le bureau applicatif. 15

16 Etape 1 : Créer le profil du Secrétaire communal dans l application «Sécurité applicative» Lancer l application «Sécurité applicative». Normalement, la personne physique «Secrétaire communal» existe déjà dans le système et il n est donc pas nécessaire de ré-encoder les données signalétiques de sa fiche personnelle. Il suffit donc de le retrouver dans la liste des personnes connues dans l application. Astuce : Pour trouver plus rapidement des personnes dans les listes de «Sécurité applicative», utilisez les filtres des en-têtes de colonnes. Figure 8 : Sécurité applicative Cliquez sur l icône «Voir» Une fois retrouvé le Secrétaire communal, cliquez sur l icône «Voir» dans la dernière colonne à droite. Ceci ouvre la fiche personnelle du Secrétaire : Figure 9 : Fiche personnelle Remarque : Etant donné que dans la configuration à trois rôles-type, le Secrétaire communal va exercer son rôle de supervision des créations d utilisateurs via le mécanisme de validation systématique, et que ce mécanisme fonctionne grâce à des circulations de courriers électroniques, il est impératif de renseigner dans cette fiche l adresse courriel du Secrétaire communal. 16

17 Une fois l adresse courriel encodée, sauvez puis cliquer sur l onglet «Droits» pour ouvrir la fenêtre permettant de créer le Secrétaire communal en tant qu utilisateur d e-tutelle : Cliquez sur l onglet «Droits» Figure 10 : Fiche personnelle lors de la création de l utilisateur Cliquez sur le bouton «Créer utilisateur». La fiche personnelle se modifie et vous autorise maintenant à attribuer des droits applicatifs à l utilisateur Secrétaire communal. Figure 11 : Fiche personnelle lors de l assignation des droits à l utilisateur Faites descendre à l aide des flèches les droits que vous devez assigner au Secrétaire communal selon la configuration à trois rôles-type proposée ici. Conformément à la présentation de la configuration à trois rôles-type, les droits applicatifs du Secrétaire communal sont les suivants : Secréta ire Application eguichet Ma fiche pouvoir local Nomenclature des rôles applicatifs eguichet - Commune - Soumission de formulaires Ma fiche pouvoir local - Administration 17

18 Mon profil Mon profil - Edition du profil Figure 12 : Fiche personnelle lors de l assignation des droits à l utilisateur Une fois les droits correctement assignés, cliquez sur le bouton sauver et fermez la fiche personnelle du Secrétaire communal en cliquant sur la croix en haut à droite de la fiche. Résultat attendu de l étape 1 : Le compte du Secrétaire communal est créé, mais il doit encore l activer, en répondant au mail demandant l'activation. Remarque : Dans e-tutelle, toute création d un nouveau compte utilisateur doit toujours être activée par l utilisateur luimême. A cette fin, un courriel est envoyé à l utilisateur nouvellement créé pour lui demander d activer son compte et de se choisir un mot de passe. Etape 2 : Demander au Secrétaire communal d aller rechercher dans sa boîte mail le message lui demandant d activer son compte. Endéans les cinq minutes qui ont suivi la clôture de l étape 1 ci-dessus, le Secrétaire communal a reçu un mail de la DGO 5 l invitant à activer son compte. L objet du mail sera «Portail DGO 5 Activation de votre compte utilisateur» Astuce : Si vous ne le trouvez pas dans votre boîte mail, pensez à vérifier qu il n est pas dans les Spam. Une fois le mail ouvert, le Secrétaire communal peut alors activer son compte en cliquant sur le lien «ICI» proposé dans le corps du mail. 18

19 Figure 13 : Mail de demande d activation de compte utilisateur Résultat attendu de l étape 2 : Le Secrétaire communal est redirigé vers la page lui demandant d'entrer son nom d utilisateur et son mot de passe. Etape 3 : Le Secrétaire communal doit encoder son mot de passe. Figure 14 : Ecran d encodage des Login / mot de passe Une fois le login et le mot de passe encodés, cliquez sur le bouton «Activer». Résultat attendu de l étape 3 : Les login et mot de passe sont définis et permettent au Secrétaire communal de se connecter aux applications e-tutelle. 19

20 Figure 15 : Ecran de confirmation de l activation du compte utilisateur Etape 4 : Le Secrétaire communal doit activer le mécanisme de validation systématique des modifications dans les droits applicatifs ou les utilisateurs. Conformément à la présentation de la configuration à trois rôles-type, le Secrétaire communal délègue la compétence de gestion des utilisateurs et de leurs droits applicatifs à un Gestionnaire local de sécurité. Ainsi, il n a pas lui-même accès à l application «Sécurité applicative». Pour garder un œil sur l octroi des droits applicatifs aux utilisateurs, il doit activer, via l application «Ma Fiche pouvoir local», le mécanisme de validation systématique des modifications dans les droits applicatifs ou les utilisateurs. Pour activer le mécanisme de validation, le Secrétaire communal doit se connecter au bureau applicatif à l'aide des login/mot de passe choisis précédemment et lancer l application «Ma fiche pouvoir local». Figure 16 : Bureau applicatif du Secrétaire communal dans la configuration à 3 rôles-type 20

21 Dans l application «Ma fiche pouvoir local», cocher la case de validation en bas de l écran. Choisissez le nom du Secrétaire communal dans la liste déroulante. Cliquer sur «Sauver». Figure 17 : Ma fiche pouvoir local et activation du mécanisme de validation des changements pour les utilisateurs Résultat attendu de l étape 4 : La case de validation est cochée et le nom du Secrétaire communal est choisi comme validateur. Remarque : Le mécanisme de validation systématique des modifications dans les droits applicatifs ou les utilisateurs étant activé, toute création d un nouveau compte utilisateur ou toute modification des droits applicatifs doit toujours être validée par la personne choisie comme validateur. A cette fin, un courriel est envoyé au validateur pour lui demander de valider tous les changements effectués par le Gestionnaire local de sécurité. Etape 5 : Le Gestionnaire local de Sécurité crée un utilisateur qui sera chargé de la préparation des dossiers à transmettre à la tutelle Dans le module «Sécurité applicative», cliquer sur le bouton «Nouveau» en bas de l écran. Figure 18 : Sécurité applicative 21

22 Cela ouvre alors une fiche personnelle vierge qu il vous faut compléter pour créer l utilisateur. Les informations suivantes sont nécessaires : Nom ; Prénom ; Sexe ; Courriel ; type de fonction (Mandataire ou Personnel) ; Fonction ; Date d entrée en fonction de l utilisateur. Les autres informations sont facultatives mais il est préférable de les encoder si vous en disposez. Remarque : Les dates d entrée en fonction et de fin de fonction ne servent qu à gérer les accès e-tutelle dans le temps. Une fois que la date de fin est arrivée, l utilisateur n a plus accès à e-tutelle. Il n est donc pas nécessaire d encoder la date de fin lors de la création de l utilisateur. C est par contre nécessaire lorsque la fin de la fonction est effective. Une fois terminé, cliquez sur «Sauver» en bas de la fiche. Figure 19 : Fiche personnelle, onglet «Personne» lors de la création d un utilisateur L'onglet «Droits», dans lequel vous pourrez configurer les droits applicatifs pour cet utilisateur, apparaît alors automatiquement. Figure 20 : Fiche personnelle, onglet «Droits» lors de la création d un utilisateur 22

23 e-tutelle propose un login automatiquement, que vous pouvez changer ou valider en cliquant sur le bouton «Créer utilisateur». Remarque : L utilisateur pourra toujours modifier son login et son mot de passe ultérieurement via l application «Mon profil». Une fois le login validé, l écran se modifie et vous laisse la possibilité de gérer les droits applicatifs de l utilisateur que vous voulez créer. Figure 21 : Fiche personnelle, onglet «Droits» lorsque le login proposé automatiquement a été validé Conformément à la présentation de la configuration à trois rôles-type, les droits applicatifs d un utilisateur sont les suivants : User Application eguichet Mon profil Nomenclature des rôles applicatifs eguichet - Commune - Edition de formulaires Mon profil - Edition du profil Résultat attendu de l étape 5 : Le compte UTILISATEUR est créé sous statut «Non activé» et «Non validé». Puisque la fonction de validation est activée, un mail a été envoyé au Secrétaire communal (choisi plus haut comme validateur) pour lui soumettre la proposition de création de l UTILISATEUR et l'octroi de ses droits. Remarque : Le mécanisme de validation systématique des modifications dans les droits applicatifs ou les utilisateurs étant activé, un courriel est envoyé au validateur pour lui demander d approuver la création de ce compte pour l utilisateur. Un courriel est ensuite envoyé à l utilisateur nouvellement créé pour lui demander d activer son compte et de se choisir un nom d utilisateur et un mot de passe. Lorsque ces deux actions sont réalisées, le statut du compte devient «Activé» et «Validé». 23

24 Etape 6 : Demander au Secrétaire communal choisi comme validateur d aller rechercher dans sa boîte mail le message lui demandant de valider la création du compte Endéans les cinq minutes qui ont suivi la clôture de l étape 5 ci-dessus, le Secrétaire communal a reçu un mail de la DGO 5 l invitant à valider la création du compte de l utilisateur. L objet du mail sera «Portail DGO 5 Validation de la sécurité» Astuce : Si vous ne le trouvez pas dans votre boîte mail, pensez à vérifier qu il n est pas dans les Spam. Une fois le mail ouvert, le Secrétaire communal peut alors valider ou invalider la création du compte en cliquant sur le lien «ICI» proposé dans le corps du mail. Le Secrétaire communal est alors redirigé vers l écran suivant qui lui confirme que le compte a bien été créé : 24

25 Figure 22 : Ecran de confirmation de la validation d un compte utilisateur Résultat attendu de l étape 6 : Le compte UTILISATEUR est créé sous statut «Non activé» et «Validé». Un mail sera maintenant envoyé à l utilisateur pour lui demander d activer son compte. Etape 7 : Demander à l utilisateur d aller rechercher dans sa boîte mail le message lui demandant d activer son compte Endéans les cinq minutes qui ont suivi la clôture de l étape 6 ci-dessus, l utilisateur a reçu un mail de la DGO 5 l invitant à activer son compte. L objet du mail sera «Portail DGO 5 Activation de votre compte utilisateur» Astuce : Si vous ne le trouvez pas dans votre boîte mail, pensez à vérifier qu il n est pas dans les Spam. Une fois le mail ouvert, l utilisateur peut alors activer son compte en cliquant sur le lien «ICI» proposé dans le corps du mail. Résultat attendu de l étape 7 : L utilisateur est redirigé vers la page lui demandant d'entrer son nom d utilisateur et son mot de passe. 25

26 Etape 8 : L utilisateur doit encoder son nom d utilisateur et son mot de passe. Figure 23 : Ecran d encodage des Login / mot de passe Une fois le login et le mot de passe encodé, cliquez sur le bouton «Activer» en bas de l écran. Remarque : Encoder deux fois le mot de passe pour test de conformité Vous êtes alors redirigé vers l écran de confirmation de l activation de votre compte : Figure 24 : Ecran de confirmation de l activation de votre compte utilisateur Résultat attendu de l étape 8 : Les login et mot de passe sont définis et permettent à l utilisateur de se connecter aux applications e-tutelle. 26

27 Après ces huit étapes, votre configuration e-tutelle à trois rôles-type est prête et vous permet de fonctionner selon le schéma suivant : Vous pouvez dès maintenant transmettre des actes à la DGO 5 en utilisant e-tutelle. N hésitez pas à vous reporter au manuel utilisateur de l eguichet pour en appréhender toutes les fonctionnalités. 27

28 MISE EN PLACE DE LA CONFIGURATION A DEUX RÔLES-TYPE : Si votre administration communale est petite et que vous ne comptez pas parmi les membres du personnel communal un agent qui soit responsable de la sécurité informatique au sens large, le rôle de Gestionnaire local de sécurité peut être directement confié au Secrétaire communal. Dans ce cas, il vous faut mettre en place la configuration à deux rôles-type. Dans ce cas de figure, c est le Secrétaire communal qui est chargé de mettre en place la configuration. Ceci se fait également en quelques étapes simples : Etape 0 : Se connecter au bureau applicatif Se rendre sur le portail des pouvoirs locaux à l adresse et se connecter au Bureau applicatif en cliquant sur l onglet «etutelle-bureau applicatif» dans le menu de gauche. Cliquez sur le lien «etutelle - Bureau applicatif» Figure 25 : Portail des pouvoirs locaux Une fois le bureau vierge affiché, cliquer sur «Se connecter». Cliquez sur le lien «Se connecter» 28

29 Vous êtes alors redirigé vers l écran de connexion où vous devez vous identifier. Introduisez l identifiant qui vous aura été communiqué par la DGO 5 et le mot de passe que vous aurez choisi. Cliquez ensuite sur «Se connecter» Figure 26 : Ecran d identification Ces paramètres de connexion correspondent à la configuration à deux rôles-type et sont ici ceux du Secrétaire communal, qui assure également le rôle de Gestionnaire local de Sécurité. Ils donnent ainsi accès dès le départ à toutes les applications e-tutelle : eguichet ; «Sécurité applicative» ; «Ma fiche pouvoir local» et «Mon profil». Cette configuration à deux rôles-type vous permet déjà de démarrer en tant que Secrétaire communal. Le but de ce manuel est donc de vous aider à créer d autres utilisateurs pour vous permettre de répartir le travail de préparation des dossiers dans l eguichet. Le bureau applicatif à ce stade se présente comme suit : 29

30 Figure 27 : Le bureau applicatif pour le Secrétaire communal dans la configuration à 2 rôles-type Résultat attendu de l étape 0 : Le Secrétaire communal est connecté sur le bureau applicatif. Etape 1 : Le Secrétaire communal crée un utilisateur qui sera chargé de la préparation des dossiers à transmettre à la tutelle. Dans le module «Sécurité applicative», cliquer sur le bouton «Nouveau» en bas de l écran. Figure 28 : Sécurité applicative Cela ouvre alors une fiche personnelle vierge qu il vous faut compléter pour créer l utilisateur. Les informations suivantes sont nécessaires : Nom ; Prénom ; Sexe ; Courriel ; type de fonction (Mandataire ou Personnel) ; Fonction ; Date d entrée en fonction de l utilisateur. 30

31 Les autres informations sont facultatives mais il est préférable de les encoder si vous en disposez. Remarque : Les dates d entrée en fonction et de fin de fonction ne servent qu à gérer les accès e-tutelle dans le temps. Une fois que la date de fin est arrivée, l utilisateur n a plus accès à e-tutelle. Il n est donc pas nécessaire d encoder la date de fin lors de la création de l utilisateur. C est par contre nécessaire lorsque la fin de la fonction est effective. Figure 29 : Fiche personnelle, onglet «Personne» lors de la création d un utilisateur Une fois terminé, cliquez sur «Sauver» en bas de la fiche. L'onglet «Droits», dans lequel vous pourrez configurer les droits applicatifs pour cet utilisateur, apparaît alors automatiquement. Figure 30 : Fiche personnelle, onglet «Droits» lors de la création d un utilisateur e-tutelle propose un login automatiquement, que vous pouvez changer ou valider en cliquant sur le bouton «Créer utilisateur». Remarque : L utilisateur pourra toujours modifier son login et son mot de passe ultérieurement via l application «Mon profil». 31

32 Une fois le login validé, l écran se modifie et vous laisse la possibilité de gérer les droits applicatifs de l utilisateur que vous voulez créer. Figure 31 : Fiche personnelle, onglet «Droits» lorsque le login proposé automatiquement a été validé Conformément à la présentation de la configuration à deux rôles-type, les droits applicatifs d un utilisateur sont les suivants : User Application eguichet Mon profil Nomenclature des rôles applicatifs eguichet - Commune - Edition de formulaires Mon profil - Edition du profil Résultat attendu de l étape 1 : Le compte UTILISATEUR est créé sous statut «Non activé» et «Validé». Un courriel est ensuite envoyé à l utilisateur nouvellement créé pour lui demander d activer son compte et de se choisir un mot de passe. Lorsque cette action est réalisée, le statut du compte devient «Activé» et «Validé». Remarque : Le Secrétaire communal créant lui-même les utilisateurs, nous pouvons laisser le mécanisme de validation systématique des modifications dans les droits applicatifs ou les utilisateurs désactivé. Etape 2 : Demander à l utilisateur d aller rechercher dans sa boîte mail le message lui demandant d activer son compte Endéans les cinq minutes qui ont suivi la clôture de l étape 1 ci-dessus, l utilisateur a reçu un mail de la DGO 5 l invitant à activer son compte. L objet du mail sera «Portail DGO 5 Activation de votre compte utilisateur» Astuce : Si vous ne le trouvez pas dans votre boîte mail, pensez à vérifier qu il n est pas dans les Spam. 32

33 Une fois le mail ouvert, l utilisateur peut alors activer son compte en cliquant sur le lien «ICI» proposé dans le corps du mail. Résultat attendu de l étape 2 : L utilisateur est redirigé vers la page lui demandant d'entrer son nom d utilisateur et son mot de passe. Etape 3 : L utilisateur doit encoder son mot de passe. Figure 32 : Ecran d encodage des Login / mot de passe Une fois le login et le mot de passe encodé, cliquez sur le bouton «Activer» en bas de l écran. Remarque : Encoder deux fois le mot de passe pour test de conformité Vous êtes alors redirigé vers l écran de confirmation de l activation de votre compte : 33

34 Figure 33 : Ecran de confirmation de l activation de votre compte utilisateur Résultat attendu de l étape 3 : Les login et mot de passe sont définis et permettent à l utilisateur de se connecter aux applications e-tutelle. Après ces trois étapes, votre configuration e-tutelle à deux rôles-type est prête et vous permet de fonctionner selon le schéma suivant : Vous pouvez dès maintenant soumettre des actes à la DGO 5 en utilisant e-tutelle. N hésitez pas à vous reporter au manuel utilisateur de l eguichet pour en appréhender toutes les fonctionnalités. 34

35 Table des illustrations Figure 1 : Le Bureau applicatif...5 Figure 2 : Descriptif des applications e-tutelle...6 Figure 3 : Schéma de fonctionnement de la configuration à 3 rôles-type...9 Figure 4 : Schéma de fonctionnement de la configuration à 2 rôles-type Figure 5 : Portail des pouvoirs locaux Figure 6 : Ecran d identification Figure 7 : Le bureau applicatif pour le Gestionnaire local de sécurité Figure 8 : Sécurité applicative Figure 9 : Fiche personnelle Figure 10 : Fiche personnelle lors de la création de l utilisateur Figure 11 : Fiche personnelle lors de l assignation des droits à l utilisateur Figure 12 : Fiche personnelle lors de l assignation des droits à l utilisateur Figure 13 : Mail de demande d activation de compte utilisateur Figure 14 : Ecran d encodage des Login / mot de passe Figure 15 : Ecran de confirmation de l activation du compte utilisateur Figure 16 : Bureau applicatif du Secrétaire communal dans la configuration à 3 rôles-type Figure 17 : Ma fiche pouvoir local et activation du mécanisme de validation des changements pour les utilisateurs Figure 18 : Sécurité applicative Figure 19 : Fiche personnelle, onglet «Personne» lors de la création d un utilisateur Figure 20 : Fiche personnelle, onglet «Droits» lors de la création d un utilisateur Figure 21 : Fiche personnelle, onglet «Droits» lorsque le login proposé automatiquement a été validé 23 Figure 22 : Ecran de confirmation de la validation d un compte utilisateur Figure 23 : Ecran d encodage des Login / mot de passe Figure 24 : Ecran de confirmation de l activation de votre compte utilisateur

36 Figure 25 : Portail des pouvoirs locaux Figure 26 : Ecran d identification Figure 27 : Le bureau applicatif pour le Secrétaire communal dans la configuration à 2 rôles-type Figure 28 : Sécurité applicative Figure 29 : Fiche personnelle, onglet «Personne» lors de la création d un utilisateur Figure 30 : Fiche personnelle, onglet «Droits» lors de la création d un utilisateur Figure 31 : Fiche personnelle, onglet «Droits» lorsque le login proposé automatiquement a été validé 32 Figure 32 : Ecran d encodage des Login / mot de passe Figure 33 : Ecran de confirmation de l activation de votre compte utilisateur

37 Helpdesk En cas de questions ou de difficultés, vous pouvez contacter le helpdesk via l adresse électronique etutelle.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be ou par téléphone au 081/

38 Projet e-tutelle DGO 5 Direction de la Prospective et du développement des pouvoirs locaux Pour toute information concernant e-tutelle, contactez l administration via l adresse électronique etutelle.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be DIRECTION GÉNÉRALE OPÉRATIONNELLE DES POUVOIRS LOCAUX, DE L ACTION SOCIALE ET DE LA SANTÉ Avenue Gouverneur Bovesse 100, B-5100 Namur (Jambes) Tél. : Fax :