MANUEL DE MANAGEMENT Qualité Sécurité Environnement LEFORT FRANCHETEAU

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1 MANUEL DE MANAGEMENT Qualité Sécurité Environnement LEFORT FRANCHETEAU Rédacteur(s) Vérificateur Approbateur M.ASTIER M.DUVAL O.LEMESLE 1 / 29

2 Sommaire Introduction 3 I. Présentation de l Entreprise 4 LEFORT FRANCHETEAU dans le Groupe VINCI 4 L Entreprise LEFORT FRANCHETEAU 6 II. Système de management Qualité, Sécurité et Environnement Déclaration et engagement de la Direction Management de la sécurité Cartographie des processus Description des processus Interaction des processus Structure documentaire du système de management La maîtrise de nos réalisations Environnement et Développement Durable Nos outils 27 2 / 29

3 Introduction Quel est le contenu du Manuel? Le présent Manuel décrit les dispositions prises par l Entreprise pour la mise en place, le déploiement, le suivi et l amélioration continue de notre Système de Management de la Qualité et de la Santé et Sécurité au travail. Ce système est mis en œuvre en conformité avec les exigences des normes ISO 9001 Version 2008 et OHSAS Version A qui s adresse-t-il? A toute personne concernée par l Entreprise : nos Clients, nos partenaires et tous les collaborateurs de l Entreprise, à qui il expose : Nos motivations et l état d esprit de conception de notre Système de Management Qualité et Sécurité, Nos engagements dans l exercice de notre métier, L organisation mise en place pour une qualité optimale de nos prestations. Comment le Manuel est-il géré? Le Manuel est réalisé par le Responsable QSE et est approuvé par le Directeur. Il est mis en ligne sur l Intranet de l Entreprise et sur le site Internet pour être consulté. Les modifications suivent le même cheminement ; la gestion est réalisée selon la procédure de «Gestion et maîtrise des documents et des enregistrements du SMQS» - référence : QSE-PS-S1- PRE-001. Quel est le domaine d application du Manuel? Le Manuel est applicable à l ensemble des activités de l Entreprise pour la conception, la réalisation et la mise en service des installations. 3 / 29

4 I. Présentation de l Entreprise LEFORT FRANCHETEAU dans le Groupe VINCI Chiffres d affaires 2010 (M ) Le Groupe VINCI ENERGIES Leader en France et acteur de premier plan en Europe des services liés aux technologies des énergies et de l information. Conception et ingénierie, réalisation, exploitation, maintenance d équipements dans 4 secteurs : Infrastructures de transport et de distribution d énergie électrique, éclairage public, vidéo protection. Industrie : ingénierie électrique, contrôle commande, maintenance multi-technique Tertiaire : réseaux d énergie, génie climatique, détection et protection incendie, gestion et maintenance multi technique. Télécommunications : infrastructures pour réseaux fixes et mobiles, communication d entreprise. Présent dans 21 pays, VINCI Energies réalise plus de 30 % de son chiffre d affaires hors de France. Comprend 900 entreprises et collaborateurs. 4 / 29

5 Organisation en pôles de management : 14 pôles en France et 4 pôles hors de France (pôle Central and Eastern Europe, pôle Deutschland, pôle International et pôle Schweiz) Le pôle IDF Tertiaire Contracting : Expertises Génie Climatique : LEFORT FRANCHETEAU Courants forts/faibles Plomberie 5 / 29

6 L Entreprise LEFORT FRANCHETEAU A. Historique 1893 Création de l entreprise de chauffage à Nantes 1905 Reprise de l Entreprise par R.FRANCHETEAU avec une trentaine d ouvriers 1921 Guy LEFORT en prend la direction et lui donne une expansion importante 1937 Création d une agence à Paris Années 70 Années 80 Application à grande échelle de procédés de préfabrication de chauffage et de plomberie Construction de la Tour Montparnasse, et réussite du 1 er grand chantier de climatisation pour Lefort Francheteau Développement de l activité Climatisation des grands ensembles Lefort Francheteau acteur incontournable des chantiers emblématique d Ile de France 1988 Lefort Francheteau intègre le groupe SGE 1990 M. VIVIANO et M. BUSSIERE deviennent Directeurs de l entreprise 1996 Obtention de la certification ISO 9001 version Lefort Francheteau devient filiale du Groupe GTIE 2002 M. PEZZINI devient Directeur de l entreprise 2003 Lefort Francheteau devient filiale du pôle IDF Thermique et Services du groupe VINCI ENERGIES 2008 Obtention de la certification OHSAS version M. LORENDEAUX devient Directeur de l entreprise 2010 Lefort Francheteau est rattachée au pôle IDF Tertiaire Contracting du groupe VINCI ENERGIES 2011 M. LEMESLE devient Directeur de l entreprise Implantation B. Carte d identité : 1 avenue du Président Georges Pompidou Rueil Malmaison Statut : S.A.S au capital de Pôle Effectifs : VINCI Energies IDF Tertiaire Contracting : 147 personnes Positionnement : Grands projets tertiaire génie climatique en IDF Conception, réalisation et mise en service d installations de climatisation, Métier : chauffage et ventilation. CA : (activité 2011) Actionnaire : VINCI ENERGIES à 100 % Site internet : 6 / 29

7 C. Segmentation client (sur 3 exercices) : D. Segmentation marchés (sur 3 exercices) : 7 / 29

8 Quelques références : Bureaux neufs : Chantier Korus Suresnes Tranche II Tassigny Carnot Marceau Montreuil Ilôt A3B Chiffres clés Puissance froid : 1500 kw Puissance chaud : 780 kw Puissance froid : 1500 kw Puissance chaud : 900 kw Puissance froid : 1100 kw Puissance chaud : 900 kw Puissance froid : 800 kw Puissance chaud : 600 kw CTA : 12 Terminaux : 750 CTA : 8 Terminaux : 1400 CTA : 15 Terminaux : 1100 CTA : 10 Terminaux : 700 ILOT A3B KORUS SURESNES TRANCHE II 8 / 29

9 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 23/02/2012 Bureaux réhabilitation : Chantier Chiffres clés Rue Blanche Puissance froid : 1208 kw Puissance chaud : 960 kw CTA : 10 Terminaux : 730 ZAC Masséna Puissance froid : 1000 kw Puissance chaud : 750 kw CTA : 3 Terminaux : 398 Crédit Coopératif Puissance froid : 1460 kw Puissance chaud : 1400 kw CTA : 16 Terminaux : rue Vaugirard Puissance froid : 430 kw Puissance chaud : 482 kw CTA : 6 Terminaux : RUE VAUGIRARD CREDIT COOPERATIF 9 / 29

10 Data Center / Production : Chantier Data Center SDC Maillot Malakoff Ministère des finances CTI SM4 Chiffres clés Puissance froid : 9500 kw Puissance chaud : - Puissance froid : 3300 kw Puissance chaud : - Puissance froid : kw Puissance chaud : - Puissance froid : 2000 kw Puissance chaud : - CTA : 4 Terminaux : 114 CTA : - Terminaux : - CTA : - Terminaux : - CTA : 1 Terminaux : 5 MINISTERE DES FINANCES DATA CENTER 10 / 29

11 Hôtels / Commerces / Loisirs : Chantier Hôtel Le Mandarin Saint Honoré Center parcs RIE SDC Maillot Chiffres clés Puissance froid : 1300 kw Puissance chaud : 2400 kw Puissance froid : 1300 kw Puissance chaud : 2400 kw Puissance froid : 210 kw Puissance chaud : 9500 kw Puissance froid : - Puissance chaud : - CTA : 15 Terminaux : 300 CTA : 12 Terminaux : 300 CTA : 36 Terminaux : 60 + plancher chauffant m 2. CTA : 3 Terminaux :- CENTER PARCS LE MANDARIN 11 / 29

12 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 23/02/2012 Ouvrages fonctionnels : Chantier Chiffres clés CM CIC Les Gâtines Puissance froid : 1800 KW Puissance chaud : 250 KW CTA : 15 Terminaux : 250 M3F OCDE - - CM CIC LES GATINES OCDE 12 / 29

13 E. Organisation et ressources humaines Répartition par statut et parité : 13 / 29

14 Pyramide des âges : ANS 26 à 35 ANS 36 à 45 ANS 46 à 55 ANS > 55 ANS CADRES ETAM OUVRIERS TOTAL F. Evolution du chiffre d affaires , , , , , ,00 CA LF , , / 29

15 G. Ses certifications et qualifications Certifications ISO : Qualifications professionnelles QUALIBAT : Qualification N 5113 : Plomberie sanitaire (technicité supérieure) Qualification N 5313 : Installations thermiques (technicité supérieure) Qualification N 5353 : Téléalarme, télésurveillance, télégestion (technicité supérieure) Qualification N 5414 : Climatisation (technicité exceptionnelle) NB : La qualification 5113 entraîne La qualification 5313 entraîne La qualification 5414 entraîne / 29

16 II. Système de management Qualité, Sécurité et Environnement 1. Déclaration et engagement de la Direction 16 / 29

17 2. Management de la sécurité La sécurité sur nos chantiers fait partie intégrante de notre démarche d amélioration continue. En matière de sécurité, le seul et unique objectif que l on puisse se fixer est le «ZERO ACCIDENT» en prévenant nos risques liés à nos activités et en favorisant les actions de prévention Santé Sécurité : Accueil des nouveaux embauchés via la remise d un livret d accueil «Entreprise», Accueils sur les chantiers de l ensemble du personnel (propre, intérimaire et soustraitants) : Présentation du chantier : accès piétons, cantonnements, vestiaires, infirmerie, etc Vérification des titres d habilitation (électrique, formation échafaudages roulants, soudure, etc ) Identification des SST sur le chantier et présentation de la conduite à tenir en cas d accident Présentation des mesures de prévention associées aux risques spécifiques du chantier et des postes de travail. Mise à jour régulière du DUER, Conformité réglementaire et veille via l outil PREVENTEO et CONFORMITEO. Conduite d analyse de risques propres au chantier via la rédaction de Plan Particulier de Sécurité et Protection de la Santé (PPSPS) dans lequel est apportée une attention particulière à la définition de notre méthodologie en trémie, Remontée des presqu accidents et situations dangereuses, Réalisation de visites et d audits sécurité objectif : 3 visites /mois, Enquête et analyse systématique de tous les accidents du travail par la méthode «arbre des causes», 17 / 29

18 Réalisation de quart d heure sécurité ; 2 quarts d heure sécurité par mois minimum sont réalisés sur les chantiers : 1 sur un thème libre lié aux spécificités du chantier 1 sur un thème imposé par le service QSE (avec supports d animation à l appui) Particularité 2012 : «la chasse aux risques» Supports de sensibilisation à la détection de situations à risques et actes dangereux : planche illustrée comportant 7 erreurs accompagnée d une planche corrigée mettant en avant les erreurs avec des zones explicatives. 18 / 29

19 Reporting sécurité mensuels : Formations sécurité : Sensibilisation au risque routier, Sauveteurs Secouristes du Travail, Montage, utilisation et démontage d échafaudages roulants, Prévention aux addictions, Gestes & Postures, Maniement extincteurs, Habilitations électriques. Réalisation de réunions bimestrielles QSE des Chefs et Responsables de chantier. Les principaux points évoqués sont les suivants : Résultats sécurité Entreprises (Tf, analyse des AT avec arbre des causes et plan d actions), Retours sécurité et qualité chantiers (¼ d heure sécurité, fiches accueil, visites sécurité et qualité, non conformités, presqu accidents, etc.), Distribution des supports de communication sécurité, Points divers (ex : retours CHSCT, rappels consignes sécurité, évaluation soustraitants et fournisseurs, démarche OPPBTP ). L ensemble de ces actions sont présentées et détaillées dans le Plan Actions Sécurité Entreprises. 19 / 29

20 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/ Cartographie des processus 20 / 29

21 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/ Description des processus Tous les processus sont détaillés dans les documents appelés fiche de processus. A. Les processus de management (M) Ces processus contribuent à la détermination de la politique QSE, d'une stratégie pour l'organisation et au pilotage des actions mises en œuvre pour atteindre ses objectifs. Définir la politique qualité & sécurité et les objectifs Mesurer, analyser et améliorer Ce processus décrit la façon dont sont organisées le suivi du niveau de satisfaction de nos Clients, les modalités de suivi des résultats des processus et la mise en œuvre des améliorations continues. Gérer la communication B. Les processus de réalisation (R) Ces processus regroupent les activités ayant un impact direct sur la réalisation des prestations pour le compte de nos Clients. Etude de prix Ce processus décrit l organisation et les moyens mis en œuvre pour remporter des marchés en présentant des propositions compétitives (autant d un point de vue technique que financier). Etudes Ce processus décrit l organisation et les moyens mis en œuvre pour optimiser la conception globale de l installation en répondant aux exigences du Client tout en maîtrisant les achats de fournitures et de soustraitance et réaliser l ensemble des documents techniques, qualité et sécurité nécessaires à l exécution des travaux. Exécution Ce processus décrit l organisation et les moyens mis en œuvre pour réaliser les travaux du dossier d exécution dans les délais dans le cadre du planning de réalisation et avoir un bilan de chantier (formalisation du retour d expérience au profit de l Entreprise). Essais Ce processus décrit l organisation et les moyens mis en œuvre pour régler les installations telles qu elles ont été conçues en études, vérifier que les exigences du Client sont atteintes et garantir le fonctionnement des installations avant la réception. Réception Ce processus décrit l organisation et les moyens mis en œuvre pour maîtriser les finitions et les Opérations Préalables à la Réception (OPR) de manière à optimiser la réception et aboutir à une levée des réserves dans les délais convenus. Service Après Vente Ce processus décrit l organisation et les moyens mis en œuvre pour obtenir un déroulement des opérations de SAV et d appels en garantie conforme avec ce qui est convenu contractuellement et obtenir des fiches de bilan exploitables pour les opérations de SAV. 21 / 29

22 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/2012 C. Les processus supports (S) Ces processus contribuent au bon déroulement des processus de réalisation en leur fournissant les ressources nécessaires. Gérer les documents Ce processus décrit la façon dont est organisée la gestion documentaire du SMQS. Gérer les Ressources Humaines Ce processus décrit la façon dont sont gérés les besoins en personnel et dont est organisée la gestion du personnel (recrutement, carrière, administrative). Gérer les finances et l administratif Ce processus décrit l organisation et les moyens mis en œuvre pour s assurer de la concordance entre coûts réels et prévisionnels, s assurer du paiement de nos Clients et assurer le paiement de nos fournisseurs et sous-traitants. Gérer les ressources matérielles Ce processus décrit la façon dont est géré le matériel en termes d utilisation (état, réglementation) et de disponibilité des matériels mis à la disposition du personnel. Maîtriser les achats Ce processus décrit la façon dont sont organisés les achats et les approvisionnements, de la sélection des fournisseurs et sous-traitants à leur évaluation. Chaque processus est : Animé par un (ou plusieurs) pilote(s) qui est (sont) le(s) garant(s) du bon fonctionnement du processus, de sa performance et de son amélioration continue ; Décrit au travers d une fiche d identité précisant le nom du (ou des) pilote(s), le type, les objectifs, les contraintes exercées (ex : lois, normes, règlements ), les ressources indispensables au fonctionnement (ressources humaines, méthodes et outils), les éléments d entrée et de sortie et les indicateurs de performance associés ; Surveillé et piloté au travers d indicateurs fiables et mesurables ; Révisé régulièrement (au minimum une fois par an). 22 / 29

23 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/ Interaction des processus Le tableau ci-dessous présente les interactions existantes entre les processus de l Entreprise définis précédemment : PROCESSUS DE MANAGEMENT PROCESSUS DE REALISATION PROCESSUS SUPPORT M1: Définir la politique qualité & sécurité et les objectifs M2: Mesurer, analyser et améliorer M3: Gérer la communication R1: Etudes de Prix R2: Etudes R3: Exécution R4: Essais R5: Réception PROCESSUS DE MANAGEMENT R6: SAV S1: Gérer les documents S2: Gérer les Ressources Humaines S3: Gérer les finances et l administratif PROCESSUS DE REALISATION S4: Gérer les ressources matérielles PROCESSUS SUPPORT S5: Maîtriser les achats M1: Définir la politique qualité & sécurité et les objectifs M2: Mesurer, analyser et améliorer M3: Gérer la communication R1: Etudes de Prix R2: Etudes R3: Exécution R4: Essais R5: Réception R6: SAV S1: Gérer les documents S2: Gérer les Ressources Humaines S3: Gérer les finances et l administratif S4: Gérer les ressources matérielles S5: Maîtriser les achats 23 / 29

24 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/ Structure documentaire du système de management Notre système de management s'appuie sur la structure documentaire suivante (conformément à l ISO 9001 V 2008) : La création, la codification, la validation, la diffusion, la mise à jour et la sauvegarde de ces documents sont maîtrisées par le Responsable QSE, en respectant la procédure «Gestion et maîtrise des documents et des enregistrements du SMQS» - référence : QSE-PS-S1-PRE-001, faisant partie intégrante du processus «Gérer les documents» (S1). Le PSP et le PASE sont des documents stratégiques établis annuellement : Plan Stratégique Partagé (PSP) : document d orientation et de programmation établi par les managers de l Entreprise pour l année future. Plan d Actions Sécurité Entreprise (PASE) : à partir du Plan d actions du Pôle qui définit un tronc commun des priorités sécurité, LEFORT FRANCHETEAU établit son propre plan d actions sécurité qui a deux objectifs majeurs : Réaliser le bilan des actions réalisées pendant l année en cours (avancement et efficacité) (exigé par l'article L du Code du travail et l'arrêté du ). Planification des actions sécurité développées pour l année suivante. L intégralité de la documentation constituant le système de management est accessible à l ensemble des collaborateurs et est en cours d intégration à l Intranet de l Entreprise (système de Gestion Electronique Documentaire). La liste des procédures par processus et autres documents QSE se trouve dans le document «Liste des documents du système QSE» - référence : QSE-PS-S1-DA-ENR / 29

25 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/ La maîtrise de nos réalisations 25 / 29

26 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/ Environnement et Développement Durable Impliquée dans une démarche de qualité environnementale, LEFORT FRANCHETEAU met en œuvre les solutions techniques pour limiter la pollution de l air, de l eau et du bruit. Nous apportons à nos Clients l expertise indispensable pour maîtriser les impacts d une installation, en externe sur l environnement et en interne, pour des locaux sains et confortables. La mise en place d actions environnementales et de Développement Durable fait partie intégrante de nos activités tant sur le plan administratif qu opérationnel. Limiter nos impacts environnementaux via des actions de tri des déchets et de consommation énergétique s articule autour de différents axes majeurs : Gérer les déchets dangereux (pots et boues de peintures principalement) et les déchets d équipements électriques et électroniques (DEEE) issus de nos activités : Les déchets dangereux (DIS) sont stockés et triés sur le chantier, puis ramenés au siège de l entreprise et collectés par le responsable du service travaux qui assure l enlèvement par une entreprise agréée, qui prend possession des déchets, en assure le transport et la destruction. La traçabilité des déchets dangereux est assurée au travers d un Bordereau de Suivi des Déchets Dangereux (BSDD). Limiter nos consommations en sensibilisant notre personnel aux économies d énergie et de consommables (éclairage, papier, carburant) Gérer les produits dangereux utilisés dans nos activités selon la réglementation en vigueur (stockage dans un local ventilé, mise en rétention de produits dangereux et présence de kit de dépollution). Les collaborateurs intervenant sur des chantiers HQE reçoivent une sensibilisation concernant le tri et traitement des déchets et la gestion des produits dangereux au moment de l accueil sur le chantier. Toutes les consignes afférentes sont précisées dans les livrets d accueil personnalisés aux spécificités du chantier. 26 / 29

27 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/2012 Quelques actions concrètes illustrant notre engagement : Bouchonnage des ventilo-convecteurs pour garantir leur propreté, ainsi que les conduits aérauliques en attente, Système de raccordements hydrauliques sans joint, Matériels certifiés dès que possible, Politique d achats de produits de fabrication «locale» (moins d importations, moins de pollution), Stockage dans les locaux suffisamment aérés, Choix de matériaux certifiés (CE, Eurovent), Peinture sans solvants, Choix de matériel à faibles consommations électriques. 9. Nos outils Le système de management QSE de Lefort Francheteau s appuie sur les 8 principes de management défini dans l ISO 9004 version 2000 : Orientation Client : Cerner et comprendre les besoins et les attentes de nos Clients. Assurer que les objectifs de l'entreprise sont en phase avec les besoins et les attentes de nos Clients. Mesurer la satisfaction de nos Clients et agir sur les résultats. Leadership : Prendre en compte les besoins de toutes les parties intéressées notamment les Clients, les employés, les fournisseurs, les sous-traitants et les actionnaires. Etablir une vision claire du futur de l'entreprise. Définir des objectifs et des cibles réalisables. Susciter, encourager et reconnaître les contributions des individus. Implication du personnel : Le personnel comprend l'importance de sa contribution et de son rôle dans l'entreprise. Le personnel évalue sa performance par rapport aux buts et objectifs individuels. Le personnel partage librement le savoir-faire et l'expérience. Approche processus : Définition systématique des activités nécessaires pour obtenir un résultat désiré. Etablissement de responsabilités claires pour la gestion des activités clés. Identification des interfaces des activités clés avec et entre les différentes fonctions de l'entreprise. Focalisation sur les facteurs notamment les ressources, les méthodes et les matériels qui amélioreront les activités clés de l'entreprise. Evaluation des risques, des conséquences et des impacts des activités sur les Clients, les fournisseurs et d'autres parties intéressées. 27 / 29

28 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/2012 Management par approche système : Structuration du système pour atteindre les objectifs de l'entreprise de la façon la plus efficace et efficiente. Approches structurées avec harmonisation et intégration des processus. Assurer une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités nécessaires pour réaliser les objectifs communs. Amélioration continue : Utilisation d'une approche cohérente à l'ensemble de l'entreprise en vue de l'amélioration continue des performances de l'organisme. L'amélioration continue des produits, processus et systèmes devient un objectif de chaque individu dans l'entreprise. Approche factuelle pour la prise de décision : Garantir que les données et les informations sont suffisamment exactes et fiables. Rendre les données accessibles à ceux qui en ont besoin. Analyser les données et les informations à l'aide de méthodes valides. Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs et sous-traitants : Etablir des relations qui équilibrent les gains à court terme et des considérations à long terme. Mise en commun des acquis et des ressources avec les partenaires. Identifier et choisir les fournisseurs / sous-traitants clés. Communication claire et ouverte. 28 / 29

29 Référence : QSE-MAN-ENR-001 Indice : 1 Date : 20/02/2012 Notre démarche d amélioration continue est illustrée ci-après suivant l approche du «PDCA» de Deming : 29 / 29