Retour d expérience N 1

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1 Retour d expérience N 1 Etablissement CH de Laon Intervenant(s) Anne-Sophie TRIFFAUX : Cadre de santé infirmière, Service d accueil et d urgences Thème Retour d expérience sur la démarche de mise en place d une gestion centralisée engagée au sein de l établissement Présentation 15 minutes Questions et débats 10 minutes 12

2 Centre hospitalier de Laon CIR N 2 PARIS

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4 GESTION DES LITS Pas de visibilité globale du réel et du prévisionnel Renseignement sur la disponibilité des lits pas toujours fiable ( remplissage tardif ou incomplet du logiciel) Manque de places d aval GESTION DES FLUX L activité liée aux entrées et aux sorties est concentrée sur le créneau horaire 13h- 17h Pas ou peu de sortie le matin Peu de mouvements le week-end Peu d anticipation des sorties = Date Prévisionnelle de Sortie inexistante (DPS) GESTION DE LA PRISE EN CHARGE Sectorisation médicale des services influe sur la DMS = pas de prise de décision lors de l absence du médecin Heures de visites médicales tardives et irrégulières Délai d obtention des examens complémentaires trop long(biologie- imagerie) Délai de réponse des spécialistes trop long Pas d accès au bloc pour la chirurgie du SAU (abcès, panaris )

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6 Salon des sortants et hôtesse de régulation Réactualisation et création des règles d hébergement avec procédure institutionnelle. Le gestionnaire de lit: fiche et fonction

7 Introduction Un travail de réflexion sur la définition de la gestion centralisée des flux de patients ainsi que sur les responsabilités des référents en charge de cette gestion a été menée par le groupe n 3. Le positionnement d un cadre supérieur de santé responsable de la gestion des lits semble malgré tout nécessaire afin d assurer le pilotage de l activité de cette gestion et de coordonner la gestion des lits avec : Le BAC Les urgences Les consultations Les unités de soins Le bloc opératoire Les services de soins de suite Il ne se substitue pas à l administrateur de garde : le soutien de la direction est indispensable. Il doit être reconnu et soutenu par la communauté médicale ; il doit avoir l appui du président de CME.

8 Mission de planification et d anticipation Responsable du respect du processus de fermeture et d ouverture des lits dans l établissement. La décision incombe au directeur de l établissement. Participation aux réunions d organisation de fermeture périodique des lits: le responsable de la gestion des lits doit être tenu informé de l évolution de la disponibilité des lits issue des décisions prises. (Nombre, période, délai..) Participation active au volet plan blanc et à la cellule de crise.

9 Mission de coordination Faire un état quotidien des lits, en lien avec le besoin d aval du service d accueil des urgences (SAU) et toutes les programmations. Visualisation de la charge prévisionnelle du service (occupation des lits) et proposition de placements de patients, en cas de difficultés, sous la responsabilité du référent médical : il affecte ces patients en attente de lits, en fonction des règles définies par le pôle et/ou dans les règles d hébergement. Le gestionnaire des lits s appuie sur le référent médical (président de CME ou son représentant) afin de : Faire respecter les règles établies : respect des processus cibles d entrées et de sorties de patients définis dans les groupes ANAP. Avoir un avis médical (sollicitation d un avis pour le repli d un patient, la négociation d une hospitalisation, l anticipation de la sortie ).

10 Il intervient dans le cas de non-respect des règles de demande de place d aval, mais peut aussi anticiper les transferts prévus vers le SSR en organisant le changement d unité. Il veille à la bonne utilisation des outils par les équipes médicales et paramédicales (enregistrement en temps réel, mise à jour des planifications, application de la règle de réservation des lits pour les urgences, circuits de préadmission respectés, outil unique.) Il suit les dysfonctionnements et problématiques propres à cette activité. Il établit et analyse les tableaux de bords. Il participe en collaboration avec l administrateur de garde et la direction à la gestion de l hôpital sous tension

11 Mission de communication et d information Suivi d un certain nombre d indicateurs afin de mesurer l efficience de l organisation mise en place en matière de gestion des lits. Ces indicateurs de suivi sont les suivants : Nombre de lits disponibles Nombre de patients à placer (programmés et non programmés) Nombre de sorties prévues avant 12h Nombre de sorties après 12h. Transmissions de l état des lieux journalier à l administrateur de garde par mail en début d après-midi ainsi qu au cadre de garde le vendredi Accompagnement et formation des équipes médicales et paramédicales dans les changements de pratiques (enregistrement en temps réel, mise à jour des planifications, organisation.) Réalisation d un point systématique mensuel sur la gestion des lits avec la CACNP

12 Tous les services MCO Les deux services de SSR aux Tuileries 2 passages quotidiens dont au moins un physique à 8h ; un autre point à 14h.

13 35h par semaine Du lundi au vendredi : jours ouvrés De 8H à 12h et de 14h à 17h. lundi mardi mercredi jeudi vendredi samedi dimanche Semaine1 T T T T T RH RH Semaine2 T T T T T RH RH Semaine3 T T T T T RH RH Semaine4 T T T T T RH RH Semaine5 T T T T T RH RH

14 10 ans d expérience au sein de l hôpital en tant que soignant Expérience de la conduite du changement, Connaissance des flux hospitaliers Connaissance de l outil informatique, plus spécifiquement d Excel, Connaissance de la culture hospitalière en termes d'activité.

15 Meilleure prise en charge du patient Réduction des jours hôpital sous tension. Faciliter la recherche d un lit et rendre du temps aux équipes. Diminuer le temps passé par de nombreux professionnels (médecins, cadres, IDE, administrateur de garde) à trouver un lit, et donc libérer du temps pour mieux réaliser leurs autres missions Faciliter la gestion des lits portes Gains médico-économiques,diminution de la DMS Répondre aux recommandations de la V2010 Préparation à la certification V2014 Améliorer l image de l hôpital Rendre visible la coordination et la collaboration des équipes

16 IPDMS médecine de 1,06 à 0,95 IPDMS chirurgie de 1,04 à 0,97 Taux de transferts depuis le SAU diminué de moitié Taux de sorties avant midi doublé Temps de recherche en lit diminué de1,5 heure pour l IAO des urgences.

17 Trouver la bonne personne Dégager un financement pour le poste proposé et l outil.

18 MERCI DE VOTRE ATTENTION