MANUEL DE L EXPOSANT du 16 au 19 février 2017

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1 MANUEL DE L EXPOSANT du 16 au 19 février 2017 Pavillon des Pionniers de Saint-Hyacinthe ( sur le terrain de l Exposition Agricole de Saint-Hyacinthe ) 655, avenue Sainte-Anne, Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 5G4 Téléphone : ( 450 ) Télécopieur : ( 450 ) Courriel : patrick.desrosiers@dbccomm.qc.ca

2 TABLE DES MATIÈRES Horaire, adresse et stationnement Horaire... 3 Adresse de l exposition Stationnement Modalités d inscription Paiement pour la location du kiosque.. 4 Inscription Cartes d accréditation Billets de courtoisie Installation des kiosques Montage des kiosques Démontage des kiosques Services disponibles Location d équipement (tapis, rideaux etc.) Manutention des charges lourdes Manutention du matériel léger Électricité Liaison téléphonique et internet Modalités techniques Publicité, visibilité aux kiosques Son aux kiosques Vente d articles pendant l exposition Consignes générales Accessoires utiles Sécurité contre les incendies Plan de l exposition DOCUMENTS ANNEXÉS À RETOURNER PAR COURRIEL OU PAR TÉLÉCOPIEUR Présentation de votre entreprise (Inscription cahier spécial Expo-Habitat de Saint-Hyacinthe) Location d équipement (Bon de commande) 2

3 HORAIRE, ADRESSE ET STATIONNEMENT Horaire! Montage : Lundi 13 février (sur rendez-vous) Mardi 14 février 7h00 à 23h00 Mercredi 15 février 7h00 à 23h00 Jeudi 16 février 7h00 à 12h00! Heures d exposition : Jeudi 16 février 18h00 à 21h30 Vendredi 17 février 11h00 à 21h30 Samedi 18 février 11h00 à 18h00 Dimanche 19 février 11h00 à 17h00! Démontage Dimanche 19 février 17h30 à 24h00 Lundi 20 février 7h00 à 12h00! N.B.: Aucun kiosque ne se démonte avant le dimanche 19 février, 17h30.! N.B.: Les exposants devront avoir quitté l emplacement le lundi 20 février, 12h00.! N.B.: Le chariot-élévateur ne sera disponible que du lundi au mercredi, de 7h00 à 22h00. En dehors de ces heures, vous devrez utiliser les chariots à main. Adresse de l exposition : Pavillon des Pionniers 2710, rue Beauparlant Saint-Hyacinthe J2S 4M8 (Voir le plan de localisation sur le site internet) Stationnement! Les aires de stationnement qui seront disponibles sont situées tout autour du Pavillon des Pionniers, ainsi que sur les rues avoisinantes. Il est important de préciser qu autant à l intérieur du stationnement du terrain de l exposition, que dans les rues avoisinantes, vous devez respecter en tout temps la signalisation (stationnement interdit, borne-fontaine, etc.), car les services de protection publique sont toujours très vigilants lors des événements. 3

4 MODALITÉS D INSCRIPTION Afin que le déroulement de l événement soit impeccable, certaines règles doivent être respectées, en plus des clauses du contrat de réservation de votre emplacement d exposition. Paiement pour la location du kiosque! Le paiement doit être effectué en entier, au plus tard le 27 janvier La direction refusera l accès de l emplacement à tout exposant qui n a pas versé le paiement final complet, à la date prévue ci-dessus.! Les exposants s engagent à ne pas sous-louer en tout ou en partie sa ou ses concession(s). Inscription! Le nombre de représentants de l exposant à l Expo-Habitat doit être limité exclusivement aux personnes inscrites à cet effet (carte d accréditation) et ce, jusqu à un maximum de 5 personnes par kiosque, sauf si autorisation de notre part.! Le droit d exposer est limité aux individus et entreprises qui ont signés le contrat à cet effet, et ont payés en entier les frais de location du kiosque. Toute dérogation à ce règlement, fausse accréditation ou détournement des cartes d accréditation des exposants entraînera l expulsion du fautif hors des lieux de l exposition. Cartes d accréditation! Chacun des représentants des exposants doit être identifié à l aide d une carte d accréditation fournie par l organisateur de l exposition. Nous permettons un maximum de cinq (5) cartes d accréditation par exposant. Les cartes doivent être portées en tout temps durant l exposition et tout changement dans les inscriptions doit être attesté par le promoteur.! Les cartes d accréditation vous seront remises le jeudi 16 février entre 12h00 et 17h00, à la billetterie, à l entrée du Pavillon des Pionniers.! Pour les exposants d entreprises où il y aura rotation de personnel, nous vous demandons de remettre vos cartes d accréditation à la billetterie, à la fin de chaque journée. Vous pourrez les récupérer au début de la journée suivante. Billets de courtoisie! Nous vous remettrons, lors de la signature du contrat, dix (10) billets de courtoisie par kiosque 10 x10 (limite de 25 billets par exposant), valides en tout temps. 4

5 INSTALLATION DES KIOSQUES Si vous avez besoin de quelque renseignement que ce soit durant les phases de montage ou de démontage, n hésitez pas à vous adresser à un des membres du personnel sur place. Montage des kiosques! Pour protéger le revêtement de surface, les exposants devront apporter une attention particulière en conduisant leur véhicule pour charger ou décharger leurs équipements.! Le promoteur vous fournira gratuitement des murs à structure de bois (massonite troué, sur un cadre de 2 X3 ) sur lesquels vous pouvez fixer vos équipements. Ces murs doivent être absolument recouverts par l exposant pour ne pas voir le massonite troué.! Toute fixation d objets doit se faire avec précaution. La tapisserie peut être brochée. Pour ceux qui la collent, avant de quitter le site, ils devront remettre les panneaux dans leur état initial.! Chaque exposant a le loisir d utiliser son propre kiosque d exposition.! Le locataire s engage à installer son ou ses kiosques durant la période du 13 au 16 février Tous les kiosques doivent être terminés et toutes les allées débarrassées à 12h00 précise le jeudi 16 février afin de procéder au nettoyage des passages.! Le revêtement de sol à l intérieur du kiosque est obligatoire et au frais de l exposant. (voir location d équipement page 14)! Rien ne peut être accroché au plafond ou aux murs du Pavillon des Pionniers sans l accord du promoteur.! Aucun arrière-plan ne peut être disposé de manière à obstruer, bloquer ou gêner l éclairage ou la visibilité d un kiosque attenant.! Droit de vue des kiosques : Façade 9 pieds 9 pouces Profondeur 10 pieds Murs de côté 8 pieds (sauf exception)! La hauteur maximale des murs, étalages ou enseignes est fixée à 8 pieds du sol. Tout aménagement excédant ces dimensions doit avoir été préalablement approuvé par le promoteur. 5

6 INSTALLATION DES KIOSQUES ( suite )! Le promoteur se réserve le droit d interdire, d exclure et de retirer, dans son entier ou en partie, tout kiosque qu il jugera non convenable ou inapproprié pour l exposition ou qui ne respecte pas le caractère, les normes ou les objectifs de l exposition.! Pour des raisons de sécurité durant les phases de montage et de démontage, le nombre de véhicule motorisé ayant accès à l intérieur du site de l exposition sera réduit au strict minimum. Vous devrez donc obtenir l autorisation du responsable sur place avant d introduire votre véhicule à l intérieur des salles. Le chargement ou déchargement devra se faire le plus rapidement possible. Démontage des kiosques! Aucun kiosque ne se démonte avant le dimanche 19 février, 17h30, par respect pour les derniers visiteurs.! Les exposants devront avoir quitté l emplacement le lundi 20 février à 12h00.! Il est bien spécifié au contrat qu à défaut par le locataire de respecter les délais prescrits pour le démontage, nous nous réservons le droit de procéder au démontage du kiosque sans être responsable des dommages pouvant être causés au matériel de l exposant. 6

7 SERVICES DISPONIBLES Location d équipement! Il est possible de louer certains articles auprès du promoteur (tapis, rideaux, tables, chaises, etc.). Il faut nous retourner par courriel ou par télécopieur le bon de commande location d équipement annexé au présent manuel. La commande doit nous être acheminée au plus tard le 13 janvier, à 12h00. Manutention des charges lourdes! La manutention des charges lourdes est offerte gratuitement aux exposants selon l horaire assigné à chacun au moment de la demande. Le chariot élévateur est disponible en tout temps lors du montage ou du démontage, à l'exception du jeudi 16 février. Vous n avez qu à en faire la demande à la personne responsable sur place. Manutention du matériel léger! Des chariots manuels seront à la disposition des exposants pour la manutention de leur matériel léger. Vous devrez effectuer votre chargement ou déchargement, aussi rapidement que possible et rapporter le chariot au quai de chargement dès qu il ne vous sera plus nécessaire. Électricité! Le promoteur fournira gratuitement à l exposant, une prise de 110 volts (1500 watts). Pour les besoins en service électrique, le fournisseur officiel de l exposition est le seul entrepreneur autorisé à effectuer des branchements électriques sur le site d exposition.! Tout besoin additionnel de courant est à la charge de l exposant. (selon les tarifs établis au contrat). Il faut nous retourner par courriel ou par télécopieur le bon de commande location d équipement annexé au présent manuel. La commande doit nous être acheminée au plus tard le 13 janvier, à 12h00.! Toutes les installations électriques à l intérieur du kiosque doivent être effectuées avec des fils de rallonge conformes et approuvés. Liaison internet! Un service internet sans fil est disponible sur le site de l Expo-Habitat. Les procédures vous seront remises sur place. Nous tenons par contre à vous prévenir que le système est partagé par plusieurs utilisateurs, et la rapidité du débit est défini par la demande. 7

8 MODALITÉS TECHNIQUES Publicité, visibilité aux kiosques! Les allées ne peuvent être utilisées à des fins d exposition ou pour la sollicitation. La distribution de matériel, en dehors du kiosque, est strictement interdite.! Les exposants s engagent à ne pas faire, sur leur terrain, de la publicité pour toute entreprise autre que celle dont ils sont l exposant.! Il est interdit d exposer ou de publiciser tout produits ou services autres que ceux précisés au contrat.! Aucun représentant d une compagnie autre que celles précisées au contrat ne sera autorisé dans le kiosque, sans approbation du promoteur.! La publicité de l événement est rigoureusement encadrée par le promoteur. Son aux kiosques! Les activités bruyantes ou toute autre action, qui de l opinion du promoteur, peuvent constituer une source de désagrément pour d autres personnes, ne seront pas tolérées.! Les amplificateurs et autres équipements sonores doivent fonctionner à des niveaux qui ne nuiront pas aux autres exposants, ni n ajouteront indûment de l inconfort à l acoustique générale.! Dans le cas des exposants utilisant des systèmes audio à haut volume (cinémamaison), le promoteur se réserve le droit d exiger une chambre d insonorisation, ou d en réglementer l utilisation. Vente d articles pendant l exposition! Aucun élément ne pourra être démonté et aucune marchandise ne pourra être retirée sans être remplacé pendant la durée de l exposition sans l autorisation du promoteur. Consignes générales! Les exposants doivent être à leur kiosque au moins 15 minutes avant l ouverture des portes de l Expo-Habitat et le doter d un personnel suffisant durant les heures d exposition. Ils ne pourront fermer ou retirer leur kiosque avant la clôture de l exposition, à moins que le promoteur n en décide autrement. 8

9 MODALITÉS TECHNIQUES ( suite )! L exposant sera tenu responsable de tout dommage qui aura pu être causé par ses représentants ou employés. Toute utilisation d eau devra être exécutée avec précaution (étendre un polythène) et tout décor composé de terre, de sable ou de gravier devra être installé sur un polythène ou une toile géotextile.! Tout changement structurel et toute modification importante qui pourraient ne pas être conformes aux règlements sur les kiosques doivent être soumis à l approbation du promoteur.! Si les exposants ne se soumettent pas aux heures et dates stipulées plus haut, le promoteur empêchera l ouverture du kiosque, annulera le contrat et gardera tout argent reçu à titre de dommages et intérêts.! Les exposants sont responsables du nettoyage de leur kiosque et doivent jeter leurs rebuts dans les poubelles chaque soir, à la fermeture. Durant la journée, un entretien des allées publiques et des aires communes sera maintenu et tous les soirs, un nettoyage complet des allées sera effectué par le promoteur. Soyez attentifs à la propreté de votre lieu d accueil.! Il est strictement défendu de fumer à l intérieur du Pavillon des Pionniers. Accessoires utiles! Pour des raisons évidentes, le promoteur ne peut fournir tout le matériel nécessaire à chacun des exposants. Prenez donc soin de ne pas oublier vos chiffons, nettoyeurs, balais, aspirateurs, fils d extension électriques, etc.. Sécurité contre les incendies! Le Service des incendies de la municipalité de Saint-Hyacinthe possède le pouvoir décisionnel final pour l acceptation de vos installations et objets exposés. Veuillez éviter les matériaux combustibles et les installations dangereuses ou non sécuritaires. Aussi, aucun réservoir de gaz propane ne peut être laissé sans surveillance à l intérieur du site de l exposition. 9

10 Plan de l'exposition 2017 Pavillon des Pionniers du 16 au 19 février e édition T (450) F (450) x x x p.c x x x x x 2 Les Découvertes de Sophie x x x x x x 42 x Remorque 9 x x8 8 x Bière 10 1x Restaurant 20 x 25 Hotte 10 Salle à manger Vestiaire / accréditation Billetterie Entrée Toilette Homme Toilette Femme *122*,*147*,*149*, *151*,*152*,*153*, *155*,*241*,*243*, *245*,*247*,*307*, *309*,*311*,*316, *350* Montage: Mercredi 18h00 Démontage terminé: Dimanche 18h00 *137*,*143*,*145*, *201*,*257*,*261* *323*,*327* Montage: Jeudi 10h00 Démontage terminé: Dimanche 17h00 Lundi 13 février 2017 Montage sur rendez-vous seulement (Gros matériel) Kiosques # 219 et moins à démonter pour le dimanche 19 février, 24h00 10

11 Veuillez retourner ce document par courriel ou par télécopieur au plus tard le 6 janvier 2017 LOCATION D'ÉQUIPEMENT Bon de commande Nom de l entreprise : Ville : Nom du responsable : Téléphone : Adresse : Télécopieur : Article Format Couleur Prix unitaire Quantité Total Tapis 10 x 10 Gris $ Rideau 10 x 10 Bleu * $ Comptoir 20"x40"x38"h $ Table ronde $ Table (nappées, jupées bleu) x $ Table Bistro $ Tabourets $ Chaise $ **Électricité (additionnelle) 15 amp. 208 volts $ **Électricité (additionnelle) 20 amp. 208 volts $ **Électricité (additionnelle) 40 amp. 208 volts $ **Électricité (additionnelle) 50 amp. 208 volts $ Sous-total TPS * Supplément de $ par 10' x 10' additionnel ** Une prise de courant standard est fournie pour chaque kiosque de 10 x 10 TVQ Total 655, avenue Sainte-Anne, Saint-Hyacinthe (Québec), J2S 5G4 Téléphone : ( 450 ) Télécopieur : ( 450 ) Courriel : patrick.desrosiers@dbccomm.qc.ca

12 Veuillez retourner ce document par courriel ou par télécopieur au plus tard le 6 janvier 2017 PRÉSENTATION DE VOTRE ENTREPRISE Cahier spécial Expo-Habitat de Saint-Hyacinthe * Inscription gratuite * Pour être présent dans la liste des exposants devant paraître à l'intérieur du cahier spécial "Expo-Habitat de Saint-Hyacinthe", veuillez compléter ce formulaire et nous le retourner par télécopieur avant le 6 janvier Coordonnées de votre entreprise (telles que vous voulez qu'elles apparaissent dans le cahier spécial Expo-Habitat) Nom de l entreprise Ville Téléphone # kiosque(s) Site Web *** Faites-nous également parvenir par courriel le LOGO de votre entreprise *** Brève description des produits & services de votre entreprise ( 75 caractères, écrire lisiblement, une lettre ou un espace par case ) N.B. Nous nous réservons le droit de formuler les inscriptions pour l'aspect visuel de la présentation. 655, avenue Sainte-Anne, Saint-Hyacinthe (Québec), J2S 5G4 Téléphone : ( 450 ) Télécopieur : ( 450 ) Courriel : patrick.desrosiers@dbccomm.qc.ca