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1 20 Bay Street, Suite 600 Toronto, ON M5J 2W3 20 rue Bay, bureau 600 Toronto, ON M5J 2W3 Politique de protection de la vie privée Metrolinx apprécie et respecte votre vie privée. Metrolinx a créé cette politique de protection de la vie privée et s y conformera afin de tenir son engagement envers votre vie privée et ses obligations selon la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, CHAPITRE F.31. Metrolinx peut modifier cette politique en publiant une politique révisée sur son site Web. Veuillez consulter régulièrement ce site Web pour y noter tout changement. 1.0 Définitions Dans cette politique : «renseignements personnels» Renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S entend notamment : (a) des renseignements concernant la race, l origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l âge, le sexe, l orientation sexuelle, l état matrimonial ou familial de celui-ci; (b) des renseignements concernant l éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière; (c) d un numéro d identification, d un symbole ou d un autre signe individuel qui lui est attribué; (d) de l adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier; (e) de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s ils se rapportent à un autre particulier; (f) de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, ainsi que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d en révéler le contenu; (g) des opinions et des points de vue d une autre personne au sujet de ce particulier; (h) du nom du particulier, s il figure parmi d autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d autres renseignements personnels au sujet du particulier.

2 2 «document» Document qui reproduit des renseignements sans égard à leur mode de transcription, que ce soit sous forme imprimée, sur film, au moyen de dispositifs électroniques ou autrement. S entend en outre : (a) de la correspondance, des notes, livres, plans, cartes, dessins, diagrammes, illustrations ou graphiques, photographies, films, microfilms, enregistrements sonores, bandes magnétoscopiques, documents lisibles par machine, de tout autre matériel documentaire sans égard à leur forme ou à leurs caractéristiques et de toute reproduction de ces éléments d information; (b) sous réserve des règlements, du document qui n a pas pris forme mais qui peut être constitué au moyen de matériel et de logiciel informatiques ou d autre matériel de stockage de données, ainsi que des connaissances techniques normalement utilisés par une institution, à partir de documents lisibles par machine que celle-ci a en sa possession. 2.0 Obligation Selon la Loi sur l accès à l information et la protection de la vie privée, Metrolinx est tenue de protéger les renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle. Une personne chargée de la coordination de l accès à l information a été désignée par Metrolinx et a la responsabilité de veiller à la conformité de Metrolinx. Cette politique de protection de la vie privée et la collecte et l utilisation de renseignements personnels par Metrolinx doivent en tout temps être conformes à la loi et sont régies par la loi. 3.0 Motifs Metrolinx se servira des renseignements personnels collectés pour les motifs suivants : (a) pour communiquer avec vous; (b) pour vous fournir des renseignements sur des produits ou services nouveaux ou actuels ou sur des événements à venir; (c) pour la planification et la mise en oeuvre d expansions de services; (d) pour évaluer les réactions des clients, y compris les vôtres, et des communautés locales au sujet de questions les touchant à la suite d initiatives particulières de Metrolinx; (e) pour mieux comprendre les besoins de ses clients, y compris les vôtres, en matière de produits et services offerts ou en voie d être offerts par Metrolinx ou ses partenaires municipaux dans les transports en commun; (f) pour analyser des résultats commerciaux; (g) pour garantir la conformité à cette politique de protection de la vie privée et aux modalités et conditions de son site Web;

3 3 (h) pour la protection des biens sociaux de Metrolinx; (i) pour le contrôle des procédures internes; (j) à des fins de recherche, de statistiques ou cotisations; ou (k) quand la loi l exige ou l autorise. Metrolinx peut également utiliser vos renseignements personnels pour créer des renseignements combinés qui ne vous identifient pas personnellement ni ne permettent de vous contacter. Ces renseignements combinés sont destinés à montrer le comportement général de l usager. Par exemple, des renseignements combinés peuvent être utilisés pour déterminer le nombre d usagers résidant dans une certaine région. Les renseignements combinés sont utilisés pour planifier, élaborer, mettre en oeuvre, commercialiser et promouvoir les services de Metrolinx et peuvent être communiqués à des tiers. Si Metrolinx désire utiliser et/ou communiquer vos renseignements personnels à des fins autres que celles contenues dans cette politique de protection de la vie privée, elle doit le faire en conformité avec la loi. 4.0 Consentement Une personne peut offrir son consentement de différentes façons à la collecte, l utilisation ou la communication de renseignements personnels. Quand vous faites affaires avec Metrolinx, faites une demande de renseignements ou participez à des initiatives de service à la clientèle ou de recherche de la part de Metrolinx, Metrolinx vous demande de fournir des renseignements dont elle se sert pour vous fournir des services, pour aider l enquête de plaintes ou, sinon, pour les motifs indiqués ci-dessus. En fournissant ces renseignements, vous donnez également votre consentement implicite à Metrolinx de les utiliser pour vous fournir différents services et/ou évaluer des applications pour différents services. Les particuliers peuvent donner leur consentement de nombreuses façons. Par exemple : (a) Un formulaire de demande peut être utilisé pour obtenir le consentement, collecter des renseignements et informer le particulier de l utilisation qui sera faite des renseignements. En remplissant et signant ce formulaire, le particulier donne son consentement à la collecte et aux utilisations précisées. (b) Une case à cocher peut être utilisée pour permettre aux particuliers de demander à ce que leurs noms et adresses ne soient pas donnés à d autres organisations. Les particuliers qui ne cochent pas cette case consentent par défaut au transfert de ces renseignements à des tiers.

4 4 (c) Le consentement peut être donné de manière orale quand les renseignements sont collectés par téléphone; ou (d) Le consentement peut être donné au moment où les particuliers utilisent un produit ou un service ou participent à une activité telle qu un sondage. Metrolinx peut collecter, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement mais en conformité avec la loi. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement, sous réserve des obligations légales ou contractuelles et des besoins de préserver l intégrité des statistiques et des données nécessaires pour la marche des affaires de Metrolinx. Cependant, le retrait de consentement peut empêcher Metrolinx de répondre à vos demandes, le cas échéant, ou de vous fournir les renseignements que vous cherchez. 5.0 Limite de la collection La collection de renseignements personnels par Metrolinx est limitée à ce qui est nécessaire pour les motifs définis dans la loi et dans la section 2.0 ci-dessus. Tous les renseignements personnels sont collectés par Metrolinx d une manière équitable et légale en vertu de la Loi de 2006 sur Metrolinx et de ses amendements ultérieurs éventuels. 6.0 Limite d utilisation, de communication et de conservation Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés ou communiqués qu en conformité avec la loi. Metrolinx ne vendra, échangera ou partagera pas sans votre consentement vos renseignements personnels à un tiers pour des motifs autres que ceux pour lesquels ils ont été collectés ou à une fin compatible à ces motifs. Metrolinx peut cependant communiquer vos renseignements personnels à des tiers sans autre consentement de votre part dans les circonstances suivantes : (a) Metrolinx a reçu votre consentement préalable à une telle communication, y compris pour les motifs établis dans cette politique de protection de la vie privée; (b) La communication à un tiers, y compris un sous-traitant, une filiale et/ou un partenaire municipal de Metrolinx dans les transports en commun est nécessaire afin de vous fournir des services; ou (c) Cela est exigé ou autorisé par la loi ou l ordonnance d un tribunal. Les renseignements personnels seront conservés conformément aux règlements de conservation applicables de Metrolinx ou aussi longtemps que nécessaire pour l exécution de ces motifs. 7.0 Web analytique et fichiers-témoins

5 5 Des fichiers-témoins sont généralement utilisés pour rendre plus pratiques la navigation d un site Web par des utilisateurs. Si vous le choisissez, des fichiers-témoins peuvent être utilisés pour «se souvenir» de certains renseignements personnels, tels que votre mot de passe, afin de faciliter et d accélérer l ouverture d une session et la navigation du site Web de Metrolinx. Ces types de fichiers-témoins doivent être sauvegardés sur le disque dur de votre ordinateur. Les fichiers-témoins utilisés par Metrolinx sont codés afin de rendre les renseignements qu ils contiennent illisibles pour tous sauf Metrolinx. Metrolinx peut utiliser des fichiers-témoins volatiles pour permettre des commentaires/discussions, des formulaires et des inscriptions en ligne. Ces fichierstémoins sont utilisés uniquement pendant votre session en ligne et expirent quand vous refermez votre navigateur. De plus, quand vous naviguez le site Web de Metrolinx ou en téléchargez des informations, nos serveurs collectent automatiquement des quantités limités de renseignements ordinaires à des fins de surveillance du trafic et de statistique. Les renseignements sont analysés pour y déceler des tendances, évaluer le rendement de nos sites et trouver des moyens de les améliorer. Ces renseignements comprennent : (a) Des adresses de protocole Internet (IP); (b) Les systèmes d exploitation et les types et versions des navigateurs utilisés pour accéder aux sites; (c) Les dates et heures d accès à nos sites par les utilisateurs; (d) Les fournisseurs de services Internet utilisés par les visiteurs; (e) Les pages visitées; (f) Les mots clés entrés par les utilisateurs dans notre moteur de recherche; et (g) Les noms et les tailles des fichiers demandés. En général, Metrolinx ne tente jamais de lier ces renseignements à l identité des particuliers visitant notre site. Si une tentative d attaque de notre site a été détectée, nous nous réservons le droit de prendre des mesures ultérieures. 8.0 Exactitude Les renseignements personnels doivent être, autant que nécessaire, exacts, complets et à jour pour les motifs pour lesquels ils doivent être utilisés selon la loi et la section 2.0 ci-dessus. 9.0 Mesures de protection Tous les renseignements personnels collectés par Metrolinx seront protégés par des mesures de protection appropriées contre la perte, le vol et l accès non autorisé, la

6 6 divulgation, la reproduction, l utilisation ou la modification. Les méthodes de protection peuvent inclure : (a) Des mesures physiques : par exemple, des armoires de classement verrouillées et des bureaux à accès restreint; (b) Des mesures organisationnelles : par exemple, des attestations de sécurité et un accès limité sur le principe du «besoin de savoir»; (c) Des mesures technologiques : par exemple, l utilisation de mots de passe et d un système de chiffrement; et (d) Des accords entre Metrolinx et n importe lequel de ses fournisseurs de services tiers qui exigent que les renseignements que leur fournit Metrolinx ou qu ils collectent ou utilisent au nom de Metrolinx sont en conformité avec la loi Transparence Metrolinx s engage à veiller à fournir les informations particulières sur ces politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Pour plus de renseignements, veuillez prendre contact avec le coordinateur de l accès à l information au 20 Bay Street, 6th Floor, Toronto, Ontario M5J 2W3, au ou au Les informations à votre disposition comprennent : (a) Le nom ou le titre et l adresse de la personne chargées des politiques et pratiques de Metrolinx et à qui les plaintes et les demandes de renseignements peuvent être soumises; (b) Le moyen d obtenir accès à vos renseignements personnels dont Metrolinx est en possession; (c) Une description du type de renseignements personnels dont Metrolinx est en possession, y compris un compte rendu général de leur utilisation; (d) Un exemplaire des brochures ou d autres informations qui expliquent les politiques, les normes ou les codes de Metrolinx; et (e) Les renseignements personnels qui sont mis à la disposition d autres sociétés apparentées de Metrolinx (p. ex, ses filiales) Accès des particuliers Un particulier peut déposer une demande écrite d accès à ses renseignements personnels dont Metrolinx est en possession. Un particulier peut être obligé de fournir des renseignements suffisants afin de permettre à Metrolinx de donner un compte rendu correct de l existence, de l utilisation et de la divulgation de renseignements personnels. Les renseignements fournis ne doivent être utilisés qu à cette fin. Toutes les demandes seront traitées en conformité avec la loi.

7 7 Metrolinx peut facturer un particulier pour lui donner accès à ses renseignements personnels, en conformité avec la loi. Si un particulier démontre avec succès l inexactitude ou l insuffisance des renseignements personnels, Metrolinx doit rectifier les renseignements tant qu ils ne menacent pas les intérêts de Metrolinx en matière de confidentialité ou de sécurité. Selon la nature des renseignements mis en question, la rectification inclut la correction, la suppression ou l ajout de renseignements. Le cas échéant, les renseignements rectifiés doivent être transmis aux parties tierces ayant accès aux renseignements en question Contestation de la conformité Si un particulier pense que Metrolinx n est pas en conformité avec les principes établis par la loi, veuillez prendre contact avec le coordinateur de l accès à l information, qui mènera une enquête sur les inquiétudes de ce particulier. Metrolinx enquêtera sur toutes les plaintes. Si une plainte se révèle être justifiée, Metrolinx peut prendre des mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ces politiques et pratiques. Toutes les questions concernant le respect de la vie privée devraient être adressées au coordinateur de l accès à l information : Metrolinx 20 Bay Street, 6th Floor Toronto, Ontario, M5J 2W

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