E2E WORKSHOP sur la REPONSE A L APPEL D OFFRES PRIVE avec Agathe TURLOTTE, Acheteuse Conseil chez AXA France, le 23 juin 2011.

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1 E2E WORKSHOP sur la REPONSE A L APPEL D OFFRES PRIVE avec Agathe TURLOTTE, Acheteuse Conseil chez AXA France, le 23 juin Qu est ce qu un appel d offres pour un acheteur? Il ne faut pas oublier que l acheteur a ses propres contraintes, il se doit, entre autres, d être équitable. Il faut donc qu il respecte un process précis par le biais de l appel d offres. Les différentes étapes de l appel d offres - Dans un premier temps, il faut définir le besoin avec le prescripteur (client interne). Soit ce dernier arrive avec un cahier des charges soit il va l écrire avec l acheteur (brief par exemple de 3, 4 diapositives powerpoint). Le cahier des charges peut être soit fonctionnel (ouvert, très large) et dans ce cas là, le fournisseur va être source de propositions, soit technique (fermé, très précis). - Réaliser le sourcing : des panels (listes de fournisseurs référencés) peuvent déjà être existants dans l entreprise. A ce moment là, l acheteur est obligé de passer par ces fournisseurs référencés. Dans le cas où il, n y a pas de panel, l acheteur envoie le cahier des charges aux différents fournisseurs qu il connaît. Il ne faut donc pas hésiter à contacter les acheteurs, appeler tous les deux à trois mois afin de se faire connaître et que l acheteur pense à vous quand il lance l appel d offres. Il garde en effet une trace de chaque contact. L été est une bonne période pour connaître et se faire connaître des acheteurs car c est une période creuse pour ces derniers. L envoi du cahier des charges se fait par mail ou par le biais d outils (ex : SAP, progiciel de gestion d entreprise). Cette dernière voie est plus contraignante pour le fournisseur car tout doit rentrer dans les normes avant une date limite mais cela permet de garantir l égalité de traitement entre les fournisseurs. Il ne faut donc pas hésiter à contacter l acheteur pour poser des questions lors de la formulation de la réponse à l appel d offres, par rapport à l outil ou pour des questions sur l appel d offres. Par contre, il faut faire attention à regrouper les questions pour ne pas solliciter trop l acheteur. - L acheteur réceptionne ensuite et analyse de manière qualitative et quantitative les offres reçues afin d établir une short-list pour l étape suivante qu est la soutenance (oral des fournisseurs retenus). Cette dernière consiste à éclaircir les points nécessaires et à échanger pendant 1h30 à 2h. 1

2 - Vient ensuite l étape de la négociation. - Enfin, la contractualisation : pour cette phase, l acheteur a une base contractuelle, le fournisseur peut également proposer la sienne. Le contrat est la seule chose qui protège en cas de problème, il prime sur tout le reste. Il est donc important que le fournisseur ne travaille jamais sans contrat et qu il se fasse aider pour valider ce dernier. Le contrat comprend les clauses de responsabilité, la définition de la prestation, du temps, de l objet du contrat, les conditions de sortie, des points par rapport à la légalité de l emploi Pour ce qui est d une prestation de nettoyage, l acheteur va faire par exemple attention à la reprise du personnel ; dans le cas d une prestation de communication, on s attachera davantage à l aspect web ; pour l informatique, la maintenance et la réversibilité seront très importantes. Le plus gros de la négociation concerne le contrat et pas le prix même si chaque entreprise a sa propre politique d achat. - Pour finir, l acheteur va faire un suivi de la prestation. Les objectifs de l appel d offres - Répondre à la demande de son prescripteur (client interne) - S assurer de l équité du processus pour limiter les risques pour l acheteur lui même également. En effet, l acheteur va être audité par les services de l entreprise pour évaluer la transparence de sa démarche. - Trouver le meilleur rapport qualité/prix. L acheteur n a pas pour objectif de casser un coût qui entraînerait une baisse de qualité du produit ou de la prestation, mais d acheter au bon prix. - Limiter/contrôler les risques (fournisseurs, financier...). - Être force de proposition et assurer sa position. L acheteur se doit de se vendre au sein de l entreprise et de dire qu il sert à quelque chose. Il est important d avoir tout cela en tête car cela influence la réponse de l acheteur. Il faut également comprendre comment les achats sont perçus au sein de l entreprise pour comprendre les contraintes des acheteurs. 2

3 Les points incontournables d une réponse écrite à un appel d offres. Sur le fond : - Répondre précisément aux demandes et besoins exprimé par l acheteur. C est ainsi que l acheteur pourra comparer les différentes offres qu il a reçues. - Présenter les nouvelles idées à part - Être synthétique tout en montrant que le besoin est compris - Plan type: 1) Présentation de l entreprise 2) Comment comprenons-nous votre besoin? 3) Notre réponse à votre besoin 4) Nos idées complémentaires 5) La grille de prix 6) Autres éléments demandés Sur la forme : - Avant toute chose, répondre en format Pdf non modifiable car sinon, l acheteur peut voir toutes les modifications réalisées. Suivant que l acheteur est davantage analytique ou synthétique, présenter la réponse sous format word ou powerpoint. - Limiter l enrobage, mettre dans une autre PJ la présentation de l entreprise. - Remplir les tableaux comme demandé toujours dans l objectif de comparaison et de transparence. - Respecter les réponses sur les outils, appeler pour avoir des informations complémentaires sur la démarche - Faire très attention aux fautes d orthographe qui peuvent être interprétées comme un manque d intérêt. Il est possible pour le fournisseur d aller «taper à la porte» directement du client interne, par exemple du directeur du service Ressources Humaines. Dans le cas de la communication, cela fonctionne énormément car les prescripteurs ont des idées très précises de la création qu ils attendent et imposent donc souvent leurs fournisseurs. Mais attention, le client interne, contrairement à l acheteur, n est pas garant de la relation et dans le cas où le fournisseur lui est imposé, l acheteur ne va pas forcément vouloir prendre de risque en signant un contrat 3

4 Ce que va étudier l acheteur : - Analyse du risque financier et du risque de dépendance économique. Pour ce qui est de la dépendance économique, l acheteur ne peut avoir un fournisseur dont il représente plus de 30% du CA. En effet, si ce seuil est dépassé, le fournisseur peut imposer qu on l embauche en tant que salarié sans qu il y ait de recours possible pour l acheteur. Les solutions donc pour être choisi malgré tout en tant que fournisseur est de faire appel à une société de portage qui fera la facturation ou bien de créer une société qui en regroupe plusieurs. - Capacité à comprendre le besoin, la reformulation, la pertinence de la réponse - Innovation, les propositions complémentaires : à offres équivalentes, c est le critère qui fera la différence. - Capacité à respecter la forme demandée. - Facilité de lecture et d intégration dans une grille de comparaison. - Prix - Proactivité : il est apprécié des acheteurs que le fournisseur appelle pour poser des questions, s intéresse au fait que l offre a été reçue, à la suite qui sera donnée Il ne faut pas non plus hésiter à rappeler un mois après une réponse négative pour savoir si l entreprise a de nouveaux projets Attention, être vigilant néanmoins à ne jamais être intrusif! - Bonne gestion de la relation commerciale : l acheteur ne veut pas avoir à courir derrière le fournisseur pour avoir des données Il est donc important de mettre en avant dans la réponse à l appel d offres, la capacité à être présent, disponible, à faire part des indicateurs - Ses propres contraintes : l acheteur ou le client interne peut déjà travailler avec un fournisseur historique et il y a donc peu de chance qu il perde l appel d offres. Les astuces : - Bien cibler la personnalité de l acheteur, comprendre son rôle et son pouvoir de décision : est-ce qu il est analytique ou synthétique? sa position dans l entreprise par rapport au client interne? son pouvoir d achat? est-ce qu il peut imposer son timing? - Respecter la forme demandée. 4

5 - Ne pas hésiter à relancer sans être trop intrusif. - Toujours mettre l acheteur au centre de vos relations. Il vous cadre mais peut aussi vous protéger lorsqu il y a un problème! Il est le «garant de la relation fournisseur». Il ne faut donc pas hésiter à développer avec celui-ci une relation de partenariat même si cela n aboutit pas sur du business au début. - Ne pas répondre si ce n est pas dans vos moyens (compétences, temps). L acheteur ne vous en voudra pas mais il faut lui répondre et lui expliquer. - Toujours prévenir si association de plusieurs entrepreneurs ou sous-traitance. - Si frais de déplacements, les intégrer (séparément) dans le prix car l acheteur réfléchit en termes de coût global. - Eléments pouvant être demandés: accord de confidentialité, légalité de l emploi, attestation d assurance Pour conclure, il y a autant de manière de répondre à un appel d offres qu il existe d acheteurs! L appel d offres a pour but de rationaliser les process et d assurer l équité des répondants. Surtout, il ne faut pas se laisser déborder mais bien argumenter ses points de vues, rester positif et ne pas hésiter à se faire aider en prenant par exemple des cours de négociation Attention à ne pas être dépendant d un client. Il ne faut pas faire plus de 30% avec 3 clients. 5