NSPA VACANCY NOTICE 10/2017

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1 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2017/26/10-ASB/WEB DB/ef 18 January 2017 I. POST DETAILS NSPA VACANCY NOTICE 10/2017 Title / Post description: TECHNICAL OFFICER (MEDICAL) Ref. N : LB-119 Organization: GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Project Support Branch, Special Projects Section Grade: A-2 Duty location: Capellen, Luxembourg Post requirements form: Specificities: LB-119 PRF This position is required for a limited time and the incumbent of this post will be offered a definite duration contract Deployment will be expected to specified areas in support of NATO council operations ; the incumbent of this post will be deployed 6 months out of every 18 months throughout the contractual period Applications closing date: 07 February 2017 Interview date: 08 March 2017 (date to be confirmed) II. WHO CAN APPLY NATO Civilian Staff and external candidates are invited to apply. Qualified redundant NATO civilian candidates of the same grade will be considered in priority. III. APPLICATION GUIDANCE - Internal NSPA candidates: the internal application form as well as the post requirements form are available on HR - Recruitment. - NATO civilians and external candidates: they are required to return the standard NSPA application form and the post requirements form (PRF). They must also complete the medical questionnaire and submit it by to: medical@nspa.nato.int. Documents should be submitted by to: recruitment@nspa.nato.int. Applications which do not meet the above-mentioned prerequisites will be automatically rejected. Reference: NSPO Regulation No L-8302 Capellen (G.-D. of Luxembourg) Internet: recruitment@nspa.nato.int Fax: (+352) NATO UNCLASSIFIED

2 IV. IMPORTANT NOTES The Agency would appreciate support from the addressee countries by their submission of candidates whose security clearance can be affected (or confirmed) rapidly and who could report for duty as soon as possible after selection. Moreover, due to the broad interest in NSPA and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Only successful candidates will be contacted by the NSPA recruitment team. NSPA as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NSPA welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Dominique BELLINI Chief of Recruitment, Development and Medical Branch

3 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2017/26/10-ASB/WEB DB/ef 18 janvier 2017 ANNONCE DE VACANCE DE POSTE N 10/2017 À LA NSPA I. DÉTAILS DU POSTE Titre / Fiche de poste : RESPONSABLE TECHNIQUE (SERVICES MÉDICAUX) Ref. N : LB-119 Organisation : BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION", Bureau «soutien de projets», Section «projets spéciaux» Grade : A-2 Lieu d affectation : Capellen, Luxembourg Questionnaire relatif aux exigences du poste : Spécificités : Référence: Règlement N 4400 de la NSPO L-8302 Capellen (G.-D. de Luxembourg) Internet: Adresse électronique : recruitment@nspa.nato.int Télécopieur : (+352) LB-119 PRF Ce poste est à pourvoir pour une durée limitée; le(la) titulaire se verra offrir un contrat à durée déterminée Missions prévues en soutien à des opérations approuvées par le Conseil de l OTAN : pendant toute la durée du contrat, le(la) titulaire du poste sera en déploiement pendant 6 mois sur chaque période de 18 mois Date limite dépôt des candidatures : 07 février 2017 Date des entretiens : 08 mars 2017 (date à confirmer) II. QUI PEUT POSTULER Le personnel civil de l OTAN et les candidat(e)s externes sont invités à postuler. Les candidat(e)s civil(e)s OTAN qualifié(e)s de même grade en préavis par suppression d'emploi seront considéré(e)s en priorité. III. MODALITÉS DE CANDIDATURE - Candidat(e)s internes de la NSPA : le formulaire de candidature interne ainsi que le questionnaire relatif aux exigences du poste sont disponibles sur HR - Recruitment. - Personnel civil de l OTAN et les candidat(e)s externes : ils(elles) devront renvoyer le formulaire de candidature réglementaire de la NSPA ainsi que le questionnaire relatif aux exigences du poste. Les candidat(e)s doivent également compléter le questionnaire médical et l envoyer à : medical@nspa.nato.int. Ces documents sont à adresser par courrier électronique à : recruitment@nspa.nato.int. Les candidatures ne répondant pas aux conditions ci-dessus seront automatiquement rejetées. NATO SANS CLASSIFICATION

4 IV. INFORMATIONS IMPORTANTES L'Agence souhaiterait que les pays destinataires facilitent sa tâche en lui présentant des candidat(e)s dont l habilitation de sécurité peut être obtenue (ou confirmée) rapidement et qui seraient en mesure de prendre leurs fonctions dès que possible après leur sélection. De plus, veuillez noter qu en raison du vif intérêt suscité par la NSPA et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Seul(e)s les candidat(e)s invité(e)s à participer aux tests de sélection recevront de plus amples informations. La NSPA, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. La NSPA examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Dominique BELLINI Chef de la Branche recrutement, développement et service médical

5 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 26 October 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen ORGANIZATION : GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Project Support Branch, Special Projects Section POSITION No. : LB-119 TITLE : Technical Officer (Medical) GRADE : A-2 JOB CODE : A36 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Chief of Branch through the Senior Technical Officer (Medical) for all management aspects related to the assigned medical projects undertaken in the Programme Office. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Performing project management functions for designated projects, including time and resource planning aspects as well as administrative control and technical direction of the overall project or maintenance activity, including contractual services and facility operations. Managing allocated resources in terms of finance and personnel throughout the project life cycle. Preparing technical instructions, procedures and concepts. Preparing Statements of Work (SOWs) which fully define the required work or services requested, including the definition of technical contractual requirements in terms of specifications, materials and workmanship standards. Providing technical evaluations of contract offers and ensuring that obligations towards the Agency are correctly and promptly fulfilled. Providing on-site technical assistance if required. Coordinating technical requirements for new or changed requirements. Analyzing contractor technical reports and testing results to ascertain conformity with technical and contractual requirements and making recommendations for further actions as necessary. Conducting pre-award surveys and technical assessments for material and services to be procured. Developing and implementing a Quality Assurance Surveillance Plan (QASP) and governance plans. Replacing the Senior Technical Officer (Medical), as required, in order to ensure continuity to the medical function at all times. Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required using modern office automation equipment and software packages, including technical support software. Participating in meetings, conferences and seminars as required. LB-119 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

6 If required, undertaking deployments, including duty travel, in direct support of North Atlantic Council (NAC)-approved operations/missions. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Providing specialist knowledge in the field of pharmaceutical management and medical equipment procurement. Providing expertise and oversight to all medical related business and requirements within the Programme Office and specialist advice to other organizational elements of the Agency as required. Conducting and/or coordinating medical sustainment studies and in particular the governance and methodology of logistics processes relating to pharmaceutical acquisition. Analyzing, planning, providing medical control assistance, and maintaining close interface with the NATO medical chain of command, NATO Member and Partner national medical advisors and staff, NSPA Programme Offices and Support Partnerships (SPs). ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree (in medicine or healthcare) or equivalent education. Not less than three years of experience in operational medical practice, preferably in a military or Non- Governmental Organization (NGO) environment. Knowledge and experience in aspects of the pharmaceutical field for medical acquisition, including drug regulation, pharmacopeia preparations, disposal procedures, dispensing, storage, etc. Experience in medical project management. Knowledge of medical governance and Quality Assurance (QA) standards and policies. Ability to cooperate with international military and civilian staff at various levels of seniority. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Specialized knowledge in the area of medicine, pharmaceuticals and medical acquisition. In particular the production, formulation and storage of pharmaceutical products with a working knowledge of the commercial pharmaceutical industry. Resource management expertise related to medical support activities, base operating support or public works within a deployed operations environment. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A LB-119 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

7 PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. LB-119 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

8 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 26 octobre 2016 VALIDÉ PAR : F. Pedersen ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION", Branche "soutien de projets", Section "projets spéciaux" POSTE N o : LB-119 TITRE : Responsable technique (services médicaux) GRADE : A-2 CODE POSTE : A36 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le chef de branche par la voie du responsable technique principal (services médicaux), le (la) titulaire est chargé(e) de tous les aspects de la gestion des projets médicaux qui lui sont confiés, menés par le bureau de programme. Le (La) titulaire exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales assurer des fonctions de gestion pour les projets dont il (elle) a la charge, notamment en ce qui concerne les aspects de planification du temps et des ressources, ainsi que le contrôle administratif et la direction technique de l'ensemble du projet ou de l'activité de maintenance, ce qui comprend les services contractuels et l'exploitation d'installations ; gérer, pendant tout le cycle de vie du projet, les ressources financières et le personnel affectés ; élaborer des instructions, procédures et concepts techniques ; élaborer des cahiers des charges qui définissent complètement les travaux nécessaires ou les services demandés, ce qui comporte la définition des exigences techniques contractuelles en ce qui concerne les spécifications, les matériaux et les normes d'exécution ; fournir des évaluations techniques d'offres soumises en vue de la passation de marchés et veiller à ce que les obligations envers l'agence soient remplies correctement et promptement ; fournir une assistance technique sur site si nécessaire ; coordonner les exigences techniques nécessaires à la prise en compte de besoins nouveaux ou modifiés ; analyser les rapports techniques soumis par les titulaires de marché, ainsi que les résultats des tests, afin de vérifier le respect des exigences techniques et contractuelles, et formuler selon les besoins des recommandations en ce qui concerne les mesures complémentaires à prendre ; mener des enquêtes préalables à l'attribution de marchés et procéder à des évaluations techniques des matériels et services qui doivent être achetés ; élaborer et mettre en œuvre un plan de surveillance de l'assurance de la qualité et des plans relatifs à la gouvernance ; remplacer, le cas échéant, le responsable technique principal (services médicaux) afin de garantir, à tout moment, une continuité dans l'exercice des fonctions médicales ; établir, selon les besoins, de la correspondance, des rapports, des "requêtes" d'interrogation de base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels de bureautique modernes, et notamment des logiciels de soutien technique ; participer à des réunions, à des conférences et à des séminaires selon les besoins ; LB-119 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _16#2xx.docx

9 si nécessaire, entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières mettre à disposition des connaissances de spécialiste dans le domaine de la gestion de produits pharmaceutiques et de l'achat de matériels médicaux ; fournir les compétences et assurer la supervision nécessaires aux activités et aux besoins dans le domaine médical au sein du bureau de programme et fournir des avis spécialisés à d'autres éléments organisationnels de l'agence, en fonction des besoins ; mener et/ou coordonner des études portant sur le soutien médical durable et en particulier sur la gouvernance et la méthodologie des processus logistiques relatifs à l'achat de produits pharmaceutiques ; analyser, planifier, fournir une assistance en matière de contrôle médical et assurer une coordination étroite avec la chaîne de commandement médical de l'otan, les conseillers et les personnels médicaux nationaux relevant de pays membres et de pays partenaires de l'otan, les bureaux de programme de la NSPA et les associations de soutien (AS). QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d'études supérieures (en médecine ou dans le domaine des soins de santé) ou formation équivalente. Au moins trois ans d'expérience opérationnelle dans le domaine médical, de préférence dans un environnement militaire ou dans le cadre d'une organisation non gouvernementale (ONG). Connaissance et expérience des questions liées au domaine pharmaceutique dans le cadre de l'acquisition de ressources médicales et notamment de la réglementation applicable en matière de médicaments, de l'élaboration de la pharmacopée, des procédures d'élimination, de la distribution et du stockage. Expérience de la gestion de projets médicaux. Connaissance de la gouvernance médicale et des normes et principes d'assurance de la qualité. Aptitude à travailler en coopération avec des personnels internationaux militaires et civils à différents niveaux hiérarchiques. Connaissance des systèmes d'information, au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Connaissances spécialisées dans les domaines de la médecine, des produits pharmaceutiques et de l'acquisition de ressources médicales. En particulier la production, la formulation et le stockage de produits pharmaceutiques avec des connaissances pratiques des entreprises commerciales dans le secteur pharmaceutique. Compétences en matière de gestion de ressources appliquées à des activités de soutien médical, de services d'exploitation d'une base ou de travaux publics dans un environnement d'opérations en déploiement. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. LB-119 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016

10 QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. LB-119 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016

11 POST REQUIREMENTS FORM This form, duly completed, should be sent by to: 1. Name 2. Position Number LB Position Title TECHNICAL OFFICER (MEDICAL) 4. Grade A-2 5. Publication Reference 10/ Applications Closing Date 07 February Interview Date 08 March 2017 (date to be confirmed) DEAR APPLICANT, This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website ( Employment, NSPA Vacancies ). The form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division (recruitment@nspa.nato.int).

12 PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY Expressions such as: please see attachment, annex, enclosed document, CV, or short answers as yes, no etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed. PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS 1) University degree (in medicine or healthcare) or equivalent education: 2) Not less than three years of experience in operational medical practice, preferably in a military or Non- Governmental Organization (NGO) environment: 3) Knowledge and experience in aspects of the pharmaceutical field for medical acquisition, including drug regulation, pharmacopeia preparations, disposal procedures, dispensing, storage, etc.: 4) Experience in medical project management: 5) Knowledge of medical governance and Quality Assurance (QA) standards and policies: 6) Ability to cooperate with international military and civilian staff at various levels of seniority: 7) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages: PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS 1) Specialized knowledge in the area of medicine, pharmaceuticals and medical acquisition. In particular the production, formulation and storage of pharmaceutical products with a working knowledge of the commercial pharmaceutical industry: 2) Resource management expertise related to medical support activities, base operating support or public works within a deployed operations environment: PART 3 - LANGUAGE QUALIFICATIONS 1) NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable: PART 4 COMMENTS 1) Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. 2) This position is required for a limited time and the incumbent of this post will be offered a definite duration contract. 3) This post includes a mandatory deployment clause. This deployability clause means that the position in question is earmarked for mandatory deployment in support of NAC- approved operations and missions. This means that the incumbent of this post will be deployed 6 months out of every 18 months throughout the contractual period.

13 I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination. NAME SIGNATURE DATE

14 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à: 1. Nom 2. Numéro de poste 3. Titre du poste 4. Grade CHER(E) CANDIDAT(E), LB-119 RESPONSABLE TECHNIQUE (SERVICES MÉDICAUX) A-2 5. Référence de la publication 10/ Date limite de dépôt des candidatures 7. Date des entretiens 07 février mars 2017 (date à confirmer) Ce formulaire a été spécialement conçu afin d aider la Division des Ressources Humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d un poste vacant figurant sur des annonces de vacances distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITE des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Pour plus d informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet ( Emploi, Postes vacants à la NSPA ). Le formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des Ressources Humaines de la NSPA (recruitment@nspa.nato.int).

15 VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES Les mentions, telle que : «voir ci-joint», «annexe», «document joint», «CV», ou de brèves réponses telles que «oui» ou «non»,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux pré-requis mentionnés ci-dessus ne seront pas prises en considération. PARTIE 1 QUALIFICATIONS REQUISES 1) Diplôme d'études supérieures (en médecine ou dans le domaine des soins de santé) ou formation équivalente : 2) Au moins trois ans d'expérience opérationnelle dans le domaine médical, de préférence dans un environnement militaire ou dans le cadre d'une organisation non gouvernementale (ONG) : 3) Connaissance et expérience des questions liées au domaine pharmaceutique dans le cadre de l'acquisition de ressources médicales et notamment de la réglementation applicable en matière de médicaments, de l'élaboration de la pharmacopée, des procédures d'élimination, de la distribution et du stockage : 4) Expérience de la gestion de projets médicaux : 5) Connaissance de la gouvernance médicale et des normes et principes d'assurance de la qualité : 6) Aptitude à travailler en coopération avec des personnels internationaux militaires et civils à différents niveaux hiérarchiques : 7) Connaissance des systèmes d'information, au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels : PARTIE 2 QUALIFICATIONS PARTICULIÈRES 1) Connaissances spécialisées dans les domaines de la médecine, des produits pharmaceutiques et de l'acquisition de ressources médicales. En particulier la production, la formulation et le stockage de produits pharmaceutiques avec des connaissances pratiques des entreprises commerciales dans le secteur pharmaceutique : 2) Compétences en matière de gestion de ressources appliquées à des activités de soutien médical, de services d'exploitation d'une base ou de travaux publics dans un environnement d'opérations en déploiement : PARTIE 3 CONNAISSANCES LINGUISTIQUES 1) Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable : PARTIE 4 REMARQUES 1) Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. 2) Ce poste est à pourvoir pour une durée limitée; le(la) titulaire se verra offrir un contrat à durée déterminée. 3) Ce poste fait l'objet d'une clause de déploiement obligatoire. Cette clause signifie que le poste en question est prévu pour un déploiement obligatoire en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord, ce qui veut dire que, pendant toute la durée du contrat, le (la) titulaire du poste sera en déploiement pendant six mois sur chaque période de 18 mois.

16 Il est bien entendu que les informations fournies ci-dessus seront utilisées pour déterminer mes qualifications à un emploi/une carrière à la NSPA. Je suis conscient(e) que toute fausse déclaration et/ou omission, même involontaire de ma part, pourront mener à l annulation de ma candidature ou de tout engagement futur. NOM SIGNATURE DATE