SERVICE PHARMACIE PROJET DE LA PHARMACIE A USAGE INTERIEUR DE LA PLATE-FORME LOGISTIQUE

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1 SERVICE PHARMACIE Jean-Louis LONGUEFOSSE Anne-Marie FORTUNE Géraldine LIGUORI Pharmacien Chef de service Pharmacien Pharmacien contractuel Tel : Tel : Tel : jllonguefosse@ch-colson.fr amfortune@ch-colson.fr gliguori@ch-colson.fr PROJET DE LA PHARMACIE A USAGE INTERIEUR DE LA PLATE-FORME LOGISTIQUE 1 - Rappel de la problématique L insuffisance de locaux à Mangot-Vulcin La pharmacie du nouveau Centre Hospitalier de Mangot-Vulcin ne dispose pas de suffisamment de locaux pour les missions de la pharmacie de Colson sur l ensemble du département, liées à son activité sur les sites extrahospitaliers en constance augmentation. Les locaux pour la pharmacie de l EPDSM sont prévus dans une PUI commune avec la MCO. La superficie allouée à la pharmacie de l EPDSM est largement inférieure à la celle des locaux actuels sur le site de Colson (160 m2 vs 425 m2). En outre, la pharmacie de l EPDSM ne dispose pas notamment de réserves foncières permettant le stockage primaire des produits pharmaceutiques à Mangot- Vulcin et d une zone de stockage de containers adaptée. La spécificité géographique des structures psychiatriques 25 points de livraison répartis sur toute la Martinique, 70 tonnes de produits pharmaceutiques livrées par an dont 20 tonnes sur l extrahospitalier. Le site de Colson n est plus adapté à la logistique des fournitures pharmaceutiques, ni en terme d approvisionnement (transitaires et transporteurs localisés à Fort de France), ni en terme de livraison (majorité de structures extra-hospitalières très éloignées du site de Colson). 2 Une plate-forme logistique centralisée La réduction des surfaces allouées à la pharmacie de l EPDSM sur Mangot- Vulcin et la spécificité géographique des structures psychiatriques ont

2 conduit le centre hospitalier de Colson àréfléchir sur une solution logistique adaptée à cette problématique. Le transfert de la PUI de Colson sur une plate-forme logistique située à proximité du centre hospitalier de Mangot- Vulcin est la seule solution logistique rationnelle. La PUI de Mangot-Vulcin pourrait ainsi se recentrer sur la dispensation des produits pharmaceutiques sur l intra-hospitalier compte-tenu des locaux dont elle dispose. 3 - Organisation générale de la pharmacie centrale d approvisionnement (PCA) La pharmacie de la plate-forme logistique gère les achats, la distribution des produits pharmaceutiques sur l ensemble des structures psychiatriques de la Martinique, y compris sur Mangot-Vulcin. Elle dispose de zones de réception/livraison, de stockage, de bureaux administratifs : secrétariat, comptabilité, documentation. Une pharmacie satellite est localisée au Centre Hospitalier de Mangot- Vulcin dans des locaux communs avec la PUI de la MCO. Elle est sous la responsabilité d un pharmacien hospitalier de l EPDSM assisté de deux préparateurs en pharmacie hospitalière. Elle assure la gestion, la dispensation des produits pharmaceutiques pour les 130 lits de psychiatrie. Son activité comporte également la vente de médicaments aux particuliers (rétrocession). 4 - Missions de la PCA Décret 26/12/2000 «Les pharmacies à usage intérieur disposent de locaux, de moyens en personnel, de moyens en équipements et d un système d information leur permettant d assurer l ensemble des missions suivantes: Missions légales de la PUI (Art L CSP) - Gestion ) - Approvisionnement ) - Préparation ) - Contrôle ) des médicaments, des produits et objets du monopole pharmaceutique - Détention ) + des dispositifs médicaux stériles - Dispensation ) - Information sur ces articles, promotion du bon usage, pharmacovigilance, matériovigilance - Action «qualité et sécurité des soins»

3 6 principes : CENTRE HOSPITALIER DE COLSON - respect de la réglementation - sécurité sanitaire - traçabilité des articles et des opérations - qualification des intervenants - permanence des prestations - souci de la satisfaction du patient La pharmacie hospitalière est organisée de manière à sécuriser le circuit du médicament et à améliorer le service rendu aux usagers. L objectif est de généraliser la dispensation nominative avec le traitement informatique de la prescription : une ordonnance par patient est transmise à la pharmacie, qui l analyse et délivre les médicaments aux services cliniques. 5 - Moyens et contraintes Moyens - Personnels : pharmaciens, infirmiers, préparateurs, aides-soignantes, agents administratifs, agents de service - Infrastructure : locaux de stockage, de préparation des médicaments et dispositifs médicaux, de contrôle des médicaments, de réception, de dispensation (confidentialité), de mise à disposition pour les services, bureaux, documentation, comptabilité, informatique - Matériels : de stockage (rayonnages, coffre fort, chambre froide.), de manutention, de préparation des médicaments, de contrôle des médicaments, informatique - Ressources financières : ressources budgétaires (plan comptable) - Documentation : matérielle et immatérielle Contraintes - Autorisation de transfert de la PUI de Colson sur la plate-forme par le Directeur de l ARH (rt ) avec respect de la structure à l autorisation préfectorale - Assurance-Qualité - Réglementation : locaux permettant le respect des bonnes pratiques de pharmacie hospitalière, horaires et délais adaptés aux contraintes réglementaires : possibilité d assurer les livraisons au moins une fois par jour selon le décret PUI avec au minimum une livraison des services de soins à J+1.

4 - Révisions des effectifs : compte-tenu des postes à pourvoir à la PUI de Mangot Vulcin (1 pharmacien, 2 préparateurs), un poste de pharmacien PH est à créer pour disposer de 3 pharmaciens sur les deux sites. - Système d information : pierre angulaire dans le fonctionnement des activités de la plate-forme logistique. 6- Schéma d organisation logistique A Approvisionnement La PCA centralise tous les achats à l exception de certains dépannages chez le grossiste répartiteur qui pourront être effectués directement par la PUI de Mangot-Vulcin pour ce qui concerne l intra-hospitalier. La centralisation des achats sur la plateforme permet de réduire le nombre de points de livraison pour les fournisseurs. B - Transport vers les unités de soins et structures psychiatriques La distribution des médicaments et des dispositifs médicaux est effectué directement de la PCA vers les services de soins selon un planning hebdomadaire sur plusieurs sites : Colson, Morne Vert, Trois-Ilets, SMPR, CMP, Anse d Arlet, etc. La planification des livraisons est réalisée par zones géographiques afin de cadencer les livraisons pour optimiser les flux logistiques. Elle s effectue vers la PUI de Mangot-Vulcin selon des fréquences d approvisionnement définies. La livraison des commandes se fait dans des armoires de transport qui sont acheminées jusqu aux structures par fourgon. Ceci permet de structurer les flux dans l hôpital par le recours à un même support de livraison (armoires + caisse) compatible avec les circuits, passage de portes, etc. La plate-forme logistique permet d organiser les fréquences de livraison en fonction des services sur la base d un calendrier. Ceci n interdit pas le traitement des demandes urgentes (hors planning). La plate-forme logistique est particulièrement adaptée à une clientèle multisites

5 Fournisseurs PUI PFTL / PCA Gare Relais PHARMACIE EPDSM MV Stock tampon Ancien site COLSON x lits? 23 Sites Extras Maisonnées MV 140 lits 5- Organisation des locaux L organisation des locaux ainsi que leur agencement doivent pouvoir correspondre au circuit des produits pharmaceutiques (Décret no du 26 décembre 2000 relatif aux pharmacies à usage intérieur et modifiant le code de la santé publique), de la réglementation en vigueur (en annexes). La PCA est organisée en zones administratives, de réception et de stockage, de distribution des médicaments, de documentation. Les locaux de la PUI doivent comporter une zone de réception/livraison, une zone de stockage primaire (dépôts médicaments et dispositifs médicaux), une zone de stockage secondaire/ cueillette, une zone administrative, des locaux communs. 1. Zone de réception/livraison

6 En prise directe avec le quai de livraison partagé avec les services économiques permettant une mutualisation des moyens de transport. Elle est pourvue d une aire de déchargement, d une aire de réception/livraison et d une zone réservée à la mise en quarantaine. L aire de déchargement doit être facilement accessible, adaptée aux volumes et à la nature des produits à recevoir et à expédier. L aire de réception et de livraison doit être de taille suffisante pour réceptionner et expédier les produits pharmaceutiques, contenir le matériel de manutention adapté, permettre le nettoyage des produits livrés et traiter les déchets générés par leur manutention. Il comprend : - Une aire de déballage - Un comptoir de travail pour inventaire, retours avec un poste informatique. - Un local séparé pour les produits en quarantaine (périmés, retraits de stocks, retour labo, retour services, attente de contrôle, produits rappelés des unités de soins) - Un local de réception en cas de fermeture : en-dehors des heures d ouvertures de la pharmacie, les colis peuvent être déposés dans un local dédié - Un bureau réservé au chauffeur de la PCA. - Une zone de transit pour le parc des contenants dédiés au transport et aux livraisons (chariots et armoires de transport mobiles) - Une zone dédiée au nettoyage et à la maintenance des contenants - Une zone de stockage des déchets 2 - Zone de stockage primaire Les locaux de stockage de médicaments et de dispositifs médicaux sont individualisés et situés à proximité immédiate des la zone de réception. Ils sont conçus pour stocker des conditionnements «cartons». Ils doivent garantir une température maximale de 25 c. Le stockage en zone primaire n est réalisé qu une fois la réception validée au niveau de l aire de réception. Cette zone comprend des locaux individualisés pour le stockage des médicaments, des dispositifs médicaux stériles et non stériles, des produits inflammables et des gaz médicaux. 3 - Zone de cueillette Doit permettre un stockage adapté à la préparation des demandes des structures de soins.

7 - Aires de cueillette des médicaments et des dispositifs médicaux individualisées - Zone de contrôle avant expédition - Postes informatiques - Rayonnages permettant le passage aisé des chariots de cueillette - Aire de stockage des chariots de cueillette - Aire de stockage des équipements de transport à température dirigée - Réfrigérateurs, coffre à stupéfiants Remarques Locaux conçus pour éviter l accès des personnes non autorisées (codes d accès, alarmes, protection contre les vols et agressions ) Absence de stockage à même le sol Etagères dimensionnées pour éviter tout stockage en hauteur sauf équipement de manutention approprié Locaux assurant la préservation des produits : protection des zones de réception et d expédition contre les intempéries, éclairage, température, humidité ventilation appropriés, luminosité appropriée privilégiant la lumière naturelle Séparation des zones de repos, vestiaires, sanitaires, restauration, entretien Prévoir des retenues de porte pour le passage des chariots Revêtements facilitant le nettoyage des surfaces de stockage et de circulation Panneaux de signalisation 4 - Zone administrative Locaux séparés et à proximité immédiate des locaux et zones d activités pharmaceutiques a. Secrétariat b. Comptabilité c. Bureaux préparateurs d. Bureaux pharmaciens e. Archives 5 Locaux communs Salle de repos, restauration Vestiaires Sanitaires Local entretien

8 4 Equipements CENTRE HOSPITALIER DE COLSON 1 Equipements de stockage - Etagères de stockage primaire et secondaire (cueillette) - Accessoires de rayonnage (porte-étiquettes, porte-fiches), - Réfrigérateurs avec système de contrôle de température - 1 coffre à stupéfiants - Moyens de manutention et transport : escabeaux, transpalettes, caisses emboitables 600 x 400, chariots de cueillette, chariot de transfert pharmacie, armoires de transport, fourgon - possibilité de mise en commun d équipements lourds avec les services économiques (transpalettes) 2 Equipements informatique et bureautique Equipement informatique Système en réseau avec les structures de soins et la PUI de Mangot Vulcin - Ordinateurs : 8 (1 zone de réception, 1 zone de cueillette, 2 bureaux préparateurs, 2 bureaux pharmaciens, 1 secrétariat, 1 comptabilité) - Imprimantes : 4 (1 secrétariat, 1 en réseau, 2 pharmaciens) Equipent bureautique - Photocopieur, - Armoires pour archives et documentation 3 Equipements divers Equipement de nettoyage des locaux, nettoyage et maintenance des contenants

9 ANNEXES PHARMACIE A USAGE INTERIEUR Réglementation Code de la Santé Publique Partie législative - 5ème Partie : Produits de santé Livre Ier : Produits pharmaceutiques Titre II : Médicaments à usage humain Chapitre VI : Pharmacie à usage intérieur :Art. L à L Code de la santé publique Partie réglementaire 5ème partie : produits de santé Livre Ier : Produits pharmaceutiques titre II : Médicaments à usage humain Chapitre VI : Pharmacies à usage intérieur : Art. R à R Circulaire DHOS/E1 n du 22 juillet 2002 relative aux conditions d instruction des demandes d autorisation de pharmacies à usage intérieur mentionnées à l article 85 de la loi n du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé Circulaire DHOS/E1 n 265 du 12 juin 2001 relative aux modalités de mise en oeuvre des dispositions réglementaires applicables aux pharmacies à usage intérieur La conception des locaux de la PUI est définie par l arrêté du 22 juin 2001 relatif aux bonnes pratiques de pharmacie hospitalière, Bulletin Officiel solidarité-santé, n 2001/2 bis annexé à l arrêté du 22 juin 2001 Locaux (Art ) «Art. R La conception, la superficie, l'aménagement et l'agencement des locaux de la pharmacie à usage intérieur doivent être adaptés aux activités dont est chargée cette pharmacie. «Ces locaux doivent être d'accès aisé pour faciliter la livraison et la réception des produits ainsi que leur bonne conservation. «La pharmacie doit disposer d'un local permettant d'assurer l'isolement des médicaments et autres produits lorsque leur livraison a lieu exceptionnellement en dehors de ses heures d'ouverture. «L'aménagement et l'équipement de la pharmacie doivent permettre une délivrance rapide et aisée aux structures desservies. «Art. R Les locaux doivent être installés et équipés de façon à assurer la bonne conservation, le suivi et, s'il y a lieu, le retrait des médicaments, produits ou objets mentionnés au 4o de l'article L , aux articles L et L ainsi que des dispositifs médicaux stériles détenus à la pharmacie, de même que leur sécurité et celle du personnel concerné.