Vu, le décret n du 7 décembre 2006 modifié relatif à l Ecole des Hautes Etudes en Santé Publique,

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1 N 23/2015/SG/SAJ DECISION relative à la plitique des déplacements des persnnes missinnées par l Écle des Hautes Études en Santé Publique : persnnel, des intervenants extérieurs LE DIRECTEUR DE L ECOLE DES HAUTES ETUDES EN SANTE PUBLIQUE Vu, l article L du Cde de la Santé Publique, Vu, l article L du Cde de l Educatin, Vu, le décret n du 14 janvier 1994 mdifié relatif au budget et au régime financier des établissements publics à caractère scientifique, culturel et prfessinnel, Vu, le décret n du 7 décembre 2006 mdifié relatif à l Ecle des Hautes Etudes en Santé Publique, Vu, le décret n du 3 juillet 2006 fixant les cnditins et les mdalités de règlement des frais ccasinnés par les déplacements tempraires des persnnels civils de l Etat et les arrêtés pris pur sn applicatin, Vu, la décisin n 85/2013/SG/SAJ relative à la plitique des déplacements des persnnes missinnées par l EHESP : persnnels et intervenants extérieurs en date du 18 décembre 2013, Vu, la délibératin n 40/2015 du Cnseil d Administratin de l EHESP du 16 décembre 2015, Article 1 : DECIDE I Principes généraux La plitique "déplacements" de l Ecle des Hautes Etudes en Santé Publique (EHESP) fixe les cnditins et les mdalités de règlement des frais expsés à l ccasin des missins u stages de frmatin des persnnels, des intervenants extérieurs, des persnnes missinnées, ainsi que des membres des différentes instances de l EHESP quel que sit leur statut. Elle cncerne tus les déplacements en France métrplitaine, dans les DOM, les cllectivités d utre-mer, les cllectivités à statut spécial ainsi qu à l étranger.

2 Dans les cnditins définies, ci-après, la plitique "déplacements" est régie par les principes suivants : - le recurs aux services d un vyagiste pur l achat de billets de transprt (train, avin, bateau), - le recurs au vyagiste pur l rganisatin des déplacements des persnnels, des intervenants extérieurs et des cllabrateurs bénévles en missin u en frmatin cnstitue un achat de prestatin qui dispense la persnne de faire l avance des frais et se substitue ainsi aux mdalités réglementaires de rembursement des frais de déplacements des persnnes susvisées, - l ptimisatin du cût du transprt est priritaire. Il est rappelé qu une persnne est qualifiée de «missinné» lrsque, munie d un Ordre de Missin (OM), elle se déplace, pur l exécutin du service, hrs de sa résidence administrative et hrs de sa résidence familiale. La résidence administrative crrespnd au territire de la cmmune sur lequel se situe le lieu d exercice effectif des fnctins (service ù le missinné est affecté). Lrsqu il est fait mentin de la résidence du missinné, sans autre précisin, cette résidence est sa résidence administrative. La résidence familiale crrespnd au territire de la cmmune sur lequel se situe le dmicile du missinné. Par dérgatin à l article 2.8 du décret du 3 juillet 2006, décidée par le Cnseil d Administratin de l EHESP, snt cnsidérées cmme cnstituant une seule et même cmmune les cmmunes faisant partie d une même agglmératin urbaine au sens du recensement le plus récent de l INSEE. Article 2 : II Transprt en France, à l étranger et en Outre-Mer Les transprts s effectuent par le myen le plus écnmique, sit en transprt cllectif urbain (métr, tramway, bus ), sit pur les transprts de plus lngue distance, par la vie ferrviaire, la vie aérienne u la vie maritime, u, à titre exceptinnel, par l utilisatin d un véhicule persnnel u de lcatin. Il peut être dérgé à cette règle de recurs au mde de transprt le plus écnmique lrsque le missinné est en situatin d handicap et que celui-ci ne permet pas d appliquer cette règle. Il faut, dans ce cas, mettre en place les mesures cmpensatires nécessaires étant précisé qu elles divent, au préalable, être sumises pur validatin au référent handicap de l Ecle. Article 3 : Les transprts par la vie ferrviaire s effectuent : 1 ) en 2 nde classe «Offre Pr» pur les missinnés, et éventuellement en 1 ère classe pur les trajets supérieurs à 4 heures 30 dans la même jurnée. Tutefis, le trajet Rennes-Paris s effectuera en 2 nde Classe. A titre dérgatire et exceptinnel, l autrisatin d effectuer le déplacement en «Offre Pr» 1 ière classe purra être délivrée par décisin préalable et expresse du Directeur, pur des raisns tenant à des situatins particulières. 2 ) la carte d abnnement SNCF Fréquence ne peut être ctryée qu aux agents effectuant au mins huit déplacements ferrviaires identiques (Aller/Retur) sur l année. Le missinné qui prendrait lui-même sn billet de train en 1 ère Classe ne purra prétendre à sn rembursement que sur la base du barème kilmétrique SNCF 2 nde classe. Article 4 : La vie aérienne peut être autrisée lrsque le temps de trajet par la vie ferrviaire est supérieur à 4 heures 30. La classe la plus écnmique est seule autrisée pur les vls Curt et myen-currier (seln la distinctin retenue par Air-France) Pur les vls lngs curriers la classe Prémium u équivalent purra être chisie. A titre dérgatire et exceptinnel, sur présentatin d au mins deux prpsitins tarifaires, et sur décisin expresse du Directeur, le vyage en «Classe affaire» purra être autrisée.

3 Article 5 : Dans le cas ù elle est accrdée par le Directeur de l Ecle u sn représentant qui autrise le déplacement, et quand l intérêt de l Ecle le justifie (gain écnmique, gain de temps, absence de transprt en cmmun, bligatin de prter des dcuments u matériels lurds et encmbrants), l utilisatin du véhicule persnnel par le missinné, dnne lieu à une indemnisatin sur la base du barème kilmétrique SNCF 2 nde classe. Il dit se cnfrmer aux dispsitins prévues à l article 10 du décret n du 3 juillet 2006 susvisé. Article 6 : Le missinné peut bénéficier, du rembursement des frais expsés au titre des transprts en cmmun dans les cmmunes de départ et d arrivée. Ce rembursement est effectué sur la base d un frfait de 3 par jur et par ville traversée. Si la missin est effectuée à l intérieur de la même unité urbaine, il ne peut être ctryé qu un seul frfait jurnalier de 3. Lrsque les cmmunes de départ et d arrivée n appartiennent pas à la même unité urbaine, il peut être ctryé deux frfaits jurnaliers. Le présent article ne s applique que: - au départ et retur de la missin (pré et pst acheminement), - pur les trajets de liaisn entre le lieu d hébergement et le lieu de la missin. Le rembursement sur la base du frfait jurnalier peut être écarté au prfit d un rembursement aux frais réel. Dans ce cas, il appartient au missinné de le mentinner dans l rdre de missin et dans l état de frais, et de prduire les justificatifs riginaux à l appui de sa demande de rembursement. En l absence de prductin des justificatifs riginaux, le rembursement sera péré sur la base du frfait jurnalier. Article 7 : Les titulaires d une carte de réductin snt tenus d en faire état lrs la préparatin de leur déplacement. Lrsque la persnne qui effectue le déplacement bénéficie, à sa demande, de cnditins de transprt différentes de celles retenues par l EHESP, le cmplément éventuel est à sa charge. Article 8 : Les frais divers (taxi, lcatin de véhicule, péages, parc de statinnement) expsés dans le cadre de la missin peuvent être rembursés sus réserve de l accrd préalable du Directeur de l Ecle u sn représentant qui autrise le déplacement et sur présentatin des justificatifs de la dépense : les frais de taxi peuvent être rembursés, lrsque l une au mins des cnditins suivantes est remplie : en cas d absence u d indispnibilité des transprts en cmmun, en cas d inadaptatin des transprts en cmmun, seulement pur de curtes distances, en cas de départ avant 7h et après 22h, les frais des parcs de statinnement sur la durée ttale de la missin peuvent être rembursés : pur la missin s ils snt utilisés pur effectuer un trajet en transprt en cmmun, pur les déplacements effectués en véhicule administratif u en véhicule persnnel rembursés sur la base du barème kilmétrique SNCF 2 nde classe. la lcatin de viture peut être autrisée préalablement au déplacement en cas d absence de transprt en cmmun u si leur utilisatin s avère impssible, sur la base de la classe la plus écnmique appréciée en fnctin ntamment du nmbre d utilisateurs ; les frais annexes bligatires (péages, carburant à l exclusin des dégradatins sur le véhicule) peuvent être rembursés sur justificatifs, les frais de péage peuvent être rembursés uniquement : pur les déplacements en véhicule persnnel rembursés sur la base du barème kilmétrique SNCF 2 nde classe. pur les déplacements effectués en véhicule administratif,

4 III Les frais de séjurs (Hébergements, repas) A En France Article 9 : Lrsque le missinné fait l avance des frais d hébergement, le rembursement est effectué sur présentatin d une facture. Pur prétendre à ce rembursement, la persnne dit se truver en missin, incluant le temps de transprt, pendant la ttalité de la péride cmprise entre 0 et 5 heures. Aucune indemnité n est due si la persnne en missin est hébergée gratuitement. L indemnité de nuitée est accrdée aux missinnés seln les mdalités suivantes : par dérgatin à l arrêté du 3 juillet 2006 pris en applicatin de l article 7 du décret n du 3 juillet 2006, l indemnité de nuitée est fixée à 90 dans la limite des frais réellement engagés (nuit, petit déjeuner, taxe de séjur, à l exclusin de tut autre frais) pur les «unités urbaines» de plus de habitants (dnnées INSEE), dans le reste de la France métrplitaine, l indemnité de nuitée est fixée frfaitairement à 60, lrsque la persnne a séjurné dans une structure administrative u à l Ecle, l indemnité de nuitée est fixée à 90 dans la limite des frais réellement engagés (nuit, petit déjeuner, taxe de séjur, à l exclusin de tut autre frais) pur les «unités urbaines» de plus de habitants (dnnées INSEE) et à 60 lrsque l hébergement a lieu dans le reste de la France métrplitaine. La dérgatin fixant l indemnité de nuitée à 90 s appliquera jusqu au 31 décembre Article 10 : A titre exceptinnel, le Directeur est autrisé par dérgatin à l article 7 du décret n du 3 juillet 2006, à majrer l indemnité de nuitée à : dans la limite des frais réellement engagés (nuit, petit déjeuner, taxe de séjur à l exclusin de tut autre frais) pur les «unités urbaines» de plus de habitants (dnnées INSEE), - 90 dans la limite des frais réellement engagés (nuit, petit déjeuner, taxe de séjur, à l exclusin de tut autre frais) dans le reste de la France métrplitaine. Dans le cas de prestatins de frmatin cntinue réalisées par l établissement à titre lucratif nécessitant le recurs à des membres du persnnel u intervenants extérieurs, cette dérgatin peut être autrisée par le Directeur du Dévelppement et de la Frmatin Cntinue. En cas de circnstances très exceptinnelles, à titre dérgatire, et sur décisin préalable et expresse du Directeur, il purra être dérgé au mntant, sur présentatin d un devis. Cette dérgatin s applique jusqu au 31 décembre Article 11 : L agent perçit l indemnité frfaitaire pur frais supplémentaire de repas, fixée à 15,25, s il se truve en missin pendant la ttalité de la péride cmprise entre 12 heures et 14 heures pur le déjeuner et entre 19 heures et 21 heures pur le dîner, et si les repas ne lui snt pas furnis gratuitement. L indemnité est réduite de 50 %, pur l indemnité du midi, lrsqu existe à prximité du lieu de missin une ffre de restauratin administrative. Tutefis, pur le dîner, le rembursement s effectuera sur la base de 15,25. Les persnnels de l EHESP dnt la résidence administrative est à Paris, et en missin à l Ecle, ne snt pas éligibles à l indemnité frfaitaire à taux plein u minré, ceux-ci dispsant de la faculté de déjeuner au restaurant administratif de l EHESP à tarif préférentiel sur présentatin de leur carte multiservices, dans les mêmes cnditins que les agents affectés à Rennes. Article 12 : Les indemnités snt décmptées sur la base des hraires de début et de fin de missin, incluant la durée du transprt.

5 Un délai frfaitaire d'une demi-heure avant l'heure de départ et après l'heure de retur pur le train est pris en cmpte dans la durée de la missin avant l'heure de départ et après l'heure de retur. Ce délai est prté à deux heures en cas d utilisatin de l avin u du bateau. Article 13 : B- A l étranger et en Outre-Mer Tut déplacement à l étranger et utre-mer uvre drit à une indemnité frfaitaire jurnalière destinée à cuvrir les frais d hébergement, deux repas jurnaliers et les frais divers (les frais de transprt en cmmun u de taxi, parking, téléphne) à l intérieur de la lcalité de missin. En cnséquence, les frais divers ne peuvent dnner lieu à aucun rembursement particulier, sauf pur se rendre du prt u de l aérprt au lieu de la missin et retur. Avant tut déplacement à l étranger, il est recmmandé de se référer au site du Ministère des Affaires Etrangères pur prendre cnnaissance des znes cnsidérées cmme ptentiellement risquées (znes range u ruge) qui snt sumises à une autrisatin exceptinnelle du Directeur. Les taux des indemnités de missin à l étranger et en Outre-Mer applicables à l EHESP snt fixés respectivement à l article 1 c, annexe 1 et 1 b de l arrêté du 3 juillet 2006 mdifié. Pur le calcul des indemnités frfaitaires jurnalières à l étranger et utre-mer, la missin cmmence à l heure de départ de la lcalité, du prt u de l aérprt de départ et se termine à l heure d arrivée de ce même lieu pur le retur. Le pré et le pst-acheminement snt cnsidérés cmme des missins en France. Article 13 bis : En applicatin de la dérgatin prévue au dernier alinéa de l article 7 du décret du 3 juillet susvisé, les agents peuvent bénéficier, à titre exceptinnel, de la prise en charge de leurs dépenses réelles d hébergement, sur autrisatin du directeur de l Ecle et sur prductin des pièces justificatives des dépenses, dans les cas suivants : Missin nécessitant, pur des raisns impérieuses de service, une rganisatin d hébergement spécifique ; Sécurité de l agent en missin. Article 14 : L indemnité frfaitaire jurnalière est alluée dans les cnditins suivantes : 65% de sn mntant au titre de la nuitée si l agent est en missin entre 0 et 5 heures, 17,5% de sn mntant au titre du déjeuner si l agent est en missin entre 12 et 14 heures, 17,5% de sn mntant au titre du dîner si l agent est en missin entre 19 et 21 heures. Lrsque l agent règle ses frais de nuitée, le rembursement est effectué sur présentatin du justificatif d hébergement. Article 15 : Le missinné en pste à l étranger effectuant un déplacement de service à l intérieur du pays de sa résidence administrative perçit 90% du taux des indemnités jurnalières. Article 16 : Lrsque l agent bénéficie d une prestatin gratuite, qu il s agisse d hébergement u de repas, il ne peut prétendre à l indemnité crrespndante. Article 17 : Les indemnités frfaitaires jurnalières pur l étranger et l utre-mer snt versées au missinné dans les cnditins fixées à l article 14 susvisé.

6 Pur les missins se dérulant du lundi au vendredi d une même semaine, les indemnités ne snt dues que pur les jurs uvrables sauf décisin cntraire du Directeur de l Ecle u sn représentant qui autrise le déplacement, ntamment lrsqu un tarif aérien plus avantageux crée une écnmie par rapprt au surcût ccasinné par les indemnités jurnalières supplémentaires. Article 18 : Le temps passé à brd des bateaux u avins n uvre drit à aucune indemnité de repas sauf si le prix du billet ne cmprend pas la prestatin. Article 19 : C Autres frais En cas de déplacement à l étranger, les frais de visa (autrisatin ESTA pur les Etats-Unis), excédents de bagages afférents au transprt de matériel technique u de dcuments administratifs pur des raisns de service, vaccinatins et traitements médicaux prphylactiques bligatires u recmmandés par l Institut Pasteur, taxes d aérprt u autres taxes et impôts tuchant le vyageur, snt, sur accrd préalable du Directeur de l Ecle u sn représentant qui autrise le déplacement rembursés sur présentatin des justificatifs. Article 20 : V Autres dispsitins A l ccasin de tut déplacement, le missinné dit cmpléter, dater et signer une demande d OM. Ce dcument dit parvenir à l EHESP 15 jurs avant la date du déplacement. En cas d établissement d un OM après la date du début de la missin, l Ecle se réserve la pssibilité de ne pas remburser les frais ccasinnés pur ce déplacement. A l issue du déplacement, le missinné dit cmpléter, dater et signer l Etat de frais en y jignant tus les justificatifs demandés et l adresser, dans les 15 jurs suivant le déplacement à l EHESP. Une ntice jinte à chacun de ces imprimés indique les cnsignes à respecter en la matière. L ensemble des dcuments relatifs à la plitique des déplacements de l EHESP est accessible sur le site intranet de l Ecle (Mn qutidien les déplacements). Article 21 : Sur demande écrite, des avances sur le paiement des indemnités de missin peuvent être cnsenties aux persnnels, seln les mdalités précisées ci-après : - Pur les déplacements en Métrple, le mntant de l avance sur l indemnité de missin sera plafnné à 70 % des smmes présumées dues à la fin du déplacement, - pur les déplacements à l étranger, le mntant de l avance sera calculé uniquement sur la base des indemnités frfaitaires jurnalières auxquelles il peut prétendre et sera également plafnné à 70 %. A cet effet, un imprimé à cmpléter, dater et signer est mis à la dispsitin des agents. Ce dcument devra être jint avec la demande d OM et adressé à l EHESP. En tute hypthèse, le mntant minimum de l avance sllicitée est fixé à 150.

7 Article 22: Pur le calcul du nmbre d indemnités de missin, le déplacement est réputé cmmencer au départ de la résidence administrative de l agent et se terminer au retur dans sa résidence administrative. Tutefis, pur tenir cmpte de certaines situatins et pur des raisns d rdre pratiques, l EHESP peut autriser la prise en cmpte de la résidence familiale, et dit être précisé sur l OM. Cependant, le déplacement en véhicule persnnel, depuis la résidence familiale vers la gare, le prt u l aérprt u l inverse ne peut dnner lieu à rembursement ; sauf circnstances exceptinnelles (impssibilité d accès au transprt en cmmun) u le rembursement purra être effectué sur la base du barème kilmétrique SNCF 2 ème classe. Article 23 : L agent dnt la résidence administrative se situe en métrple, appelé à se présenter aux épreuves d admissibilité u d admissin d un cncurs, d une sélectin u d un examen prfessinnel rganisé par l administratin, hrs de ses résidences administrative et familiale, peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transprt entre l une de ses résidences et le lieu ù se dérulent les épreuves. Ces frais ne peuvent être pris en charge que pur un aller-retur par année civile. Il peut être dérgé à cette dispsitin dans le cas ù l agent, après des épreuves d admissibilité, est appelé à se présenter aux épreuves d admissin d un cncurs, au curs de la même année civile. Article 24 : Les dispsitins de la présente décisin snt applicables à cmpter du 1er janvier Tute dispsitin antérieure est abrgée. A Rennes, le 18 décembre 2015 Le Directeur de l Ecle des Hautes en Santé Publique Laurent CHAMBAUD

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