L ASSISTANCE À LA GESTION

Transcription

1 L ASSISTANCE À LA GESTION DES COMITÉS D ENTREPRISE ET DES ORGANISATIONS SYNDICALES Recueil de prestations Actualisé de la loi du 5 mars 2014 sur la transparence financière des CE Octobre 2014

2 Préambule La loi du 5 mars 2014 a fortement modifié les obligations de tous les comités d entreprise quelle que soit leur taille en matière de transparence financière. Elle pose les principes d une évolution des normes comptables et de fonctionnement des comités d entreprise. Plus encore aujourd hui, nos experts vous accompagnent : dans la gestion quotidienne de votre CE (grandes entreprises, PME), dans la gestion des activités sociales et culturelles, et vous proposent des formations sur mesure pour vous familiariser avec vos missions. Une équipe dédiée de Sémaphores, société de conseil et d expertise comptable aux décideurs, assiste élus de comité d entreprise et organisations syndicales. En partenariat avec Pôle expertise & audit 2

3 Sommaire 2 PRÉAMBULE LES ÉTATS FINANCIERS DU CE ET LES NOUVELLES OBLIGATIONS COMPTABLES Attestation des comptes, suivi comptable et financier du CE Diagnostic flash, mise en conformité du CE avec la nouvelle loi Commissaire aux comptes, audit à blanc Règlement Intérieur du CE, élaboration ou mise en conformité avec la loi LA GESTION QUOTIDIENNE DE VOTRE CE Diagnostic flash, état des lieux de la situation économique et financière du CE Logiciels comptables, assistance à la prise en main Audit de détection des fraudes et de détournement Gestion du CE. Recruter un directeur(rice) Disparition du CE. Gérer la dévolution des biens dans la période transitoire Assistance juridique, directeur de CE, mandataire social de sociétés ou d association Gérer le risque URSSAF, contrôle «à blanc» et préconisations LA GESTION DES ACTIVITÉS SOCIALES ET CULTURELLES Activités sociales et culturelles, calibrage financier et pilotage des budgets Restauration d entreprise, assistance à la (re)négociation et au suivi de la prestation Activités sociales et culturelles, sondage LA SITUATION DE L ENTREPRISE ET DE SES SALARIÉS Examen annuel des comptes de l entreprise ( 150 salariés). Dialogue, Analyse, Anticipation Expertise libre ( 150 salariés). Pré diagnostic économique de l entreprise, accompagnement des élus Expertise libre. Audit des bulletins de paie des salariés de l entreprise ASSISTANCE AUX ORGANISATIONS SYNDICALES Attestation des comptes, suivi comptable et financier des organisations syndicales Pôle expertise & audit 3

4 LES ÉTATS FINANCIERS DU CE ET LES NOUVELLES OBLIGATIONS COMPTABLES Pôle expertise & audit 4

5 LOI DU 5 MARS 2014 ATTESTATION DES COMPTES, SUIVI COMPTABLE ET FINANCIER DU COMITÉ D ENTREPRISE Vos enjeux Moyens et grands CE La loi du 5 mars 2014 a fortement modifié les obligations de tous les CE quelle que soit leur taille en matière de transparence financière. La loi pose les principes d une évolution des normes comptables et de fonctionnement des comités d entreprise, mettant en particulier en avant : l établissement des comptes, la publication des comptes, la procédure d appel à la concurrence, la certification des comptes par un Commissaire aux Comptes. Le renforcement de l environnement de contrôle va de pair avec la nécessité de renforcer le suivi comptable et la rigueur dans la gestion quotidienne et éviter l exposition à des risques de fraude. Tous les comités d entreprise sont concernés par l obligation de transparence vis à vis des salariés. L attestation délivrée par votre expertcomptable garantit la sincérité de vos comptes et crédibilise l action du CE. Vos outils comptables vous permettent ils de suivre finement votre activité? Vos besoins sont ils couverts par les ressources dont vous disposez? Pouvez vous procéder à un recensement précis de votre patrimoine?

6 Notre offre Aide à l archivage des pièces comptables et au classement des factures Saisie et traitement de la comptabilité au jour le jour et suivi de trésorerie Elaboration des états financiers (Bilan, compte de résultat et annexe) Attestation de la sincérité des comptes du CE Attestation de trésorerie Compte rendu de gestion à destination du CE et des salariés Présentation des comptes (comptes de commissions et fonctionnement) Elaboration de comptes prévisionnels Nos apports Une équipe pluridisciplinaire d experts comptables et de commissaires aux comptes mobilisables sur l ensemble du territoire Une intervention conforme aux règles de la profession Une grande connaissance des problématiques financières des comités d entreprise Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références Sémaphores accompagne au quotidien 400 comités d entreprise, de la PME aux grandes entreprises. SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

7 LOI DU 5 MARS 2014 DIAGNOSTIC FLASH, MISE EN CONFORMITÉ DU CE AVEC LA NOUVELLE LOI Vos enjeux Moyens et grands CE La loi du 5 mars 2014 a fortement modifié les obligations de tous les Comités d Entreprise quelle que soit leur taille en matière de transparence financière. Les nouvelles obligations concernent notamment : l archivage des pièces justificatives pendant 10 ans, la répartition des rôles et des prérogatives des membres du CE et l affirmation du rôle du trésorier, l établissement des comptes annuels, leur arrêté et leur approbation, la publication des comptes annuels et des comptes consolidés (moyens et grands CE), la constitution d une commission des marchés (grands CE), la certification des comptes par un Commissaire aux Comptes (grands CE). Les CE devront présenter une comptabilité conforme au plan de compte des Comités d Entreprise et établir un rapport de gestion normé. Il est nécessaire de compléter le règlement intérieur et de clarifier les éventuelles relations financières entre les élus et le CE (conventions réglementées). Les règles internes de fonctionnement sont elles adaptées à ces nouvelles obligations? Comment les seuils s appliquent ils au comité d établissement, au CE, CCE et Comité Inter Entreprise?

8 Notre offre Un diagnostic de l organisation comptable de votre comité d entreprise Le classement et l archivage des documents Le suivi régulier de la trésorerie et des engagements pris et donnés par le CE Vérification du patrimoine détenu par le CE (titres de propriétés et valeur de l actif) Un diagnostic des modalités d organisation de la «gouvernance» de votre comité d entreprise Audit des procédures de contrôle internes (existence, pertinence et mise en œuvre) Séparation des fonctions entre l ordonnateur de la dépense et le payeur (le trésorier seul ou non) Procédures de contrôle et de validation internes (encadrement des dépenses par la mise en place d une autorisation préalable) Nos apports Une équipe d experts comptables mobilisables sur l ensemble du territoire Des préconisations opérationnelles (nouveau règlement intérieur, nouvelles procédures) Une intervention conforme aux règles de la profession Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références Crédit Agricole Private Banking Peugeot Citroën (75) CPAM 75 Orange DO Ile de France SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

9 LOI DU 5 MARS 2014 COMMISSAIRES AUX COMPTES AUDIT À BLANC Vos enjeux Grands CE La loi du 5 mars 2014 a fortement modifié les obligations des Comités d Entreprise en matière de transparence financière. Les «grands» CE sont plus particulièrement concernés. Les nouvelles obligations concernent notamment : la répartition des rôles et des prérogatives des membres du CE, l établissement des comptes annuels et des comptes consolidés, la publication des comptes annuels et des comptes consolidés, la procédure d appel d offres, la certification des comptes par un Commissaire aux Comptes (CAC). Les seuils permettant de définir les CE concernés seront précisés prochainement. Tous les comités d entreprise, y compris les CCE et les CIE sont concernés par la nouvelle loi qui s appliquera aux exercices ouverts à compter du 1er janvier Les plus importants d entre eux devront faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes à compter du 1er janvier Les critères retenus pour définir les CE ayant l obligation de nommer un CAC sont : le nombre de salariés du CE, le total de bilan et le montant des ressources. Le CE devra dépasser deux de ces trois critères pour être tenu de nommer un CAC. Son intervention prochaine doit conduire les élus à s interroger dès à présent sur les risques encourus et les moyens de les maitriser à travers la mise en place de procédures de contrôle interne.

10 Notre offre Audit «à blanc» des comptes annuels (bilan, comptes de résultat et annexes) sur la base des derniers états financiers disponibles afin de mesurer leur degré de «certificabilité» par un commissaire aux comptes Evaluation des procédures de contrôle interne, identification des cycles critiques et formulation de recommandations Accompagnement du comité d entreprise dans la mise en œuvre d actions de sécurisation de son organisation interne et de son information comptable et financière Nos apports Une équipe pluridisciplinaire d experts comptables et de commissaires aux comptes mobilisables sur l ensemble du territoire Une intervention conforme aux règles de la profession et aux nomes internationales d audit Une grande connaissance des problématiques économiques et financières des comités d entreprise Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références Banques Populaires Thalès CRAMIF France Télécom SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

11 LOI DU 5 MARS 2014 RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CE ELABORATION OU MISE EN CONFORMITÉ AVEC LA LOI Vos enjeux Dans le cadre de la loi du 5 mars 2014 sur la transparence des comptes des comités d entreprise, le règlement intérieur devient un document légal qui définit un certain nombre de règles concernant l arrêté des comptes du comité d entreprise et leur présentation. L adoption d un règlement intérieur contribue à améliorer la bonne gestion ainsi que la transparence financière du mandat des élus. «Art. L Les comptes annuels du comité d entreprise sont arrêtés selon des modalités prévues par son règlement intérieur ( )» «Art. L Le comité d entreprise établit, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière ( )» «Art. L La commission des marchés ( ) rend compte de ses choix ( ) selon des modalités définies par le règlement intérieur du CE» «Art. L Le comité central d entreprise détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et de ses rapports avec les salariés de l entreprise ( )» Quels sont les éléments à insérer obligatoirement dans le règlement intérieur? Ne faut il pas profiter de cette actualisation pour revisiter les procédures internes? Quelle démarche le CE doit il mettre en œuvre pour se mettre en conformité?

12 Notre offre Actualisation ou élaboration et rédaction du règlement intérieur concernant l ensemble des modalités de fonctionnement du CE en conformité avec la loi du 5 mars 2014 : Réunion du comité séance plénière Désignation des membres élus gestionnaires Gouvernance et organes de gestion Organisation et fonctionnement des œuvres sociales Moyens du comité Budgets du comité (0,2 % et Activités Sociales et Culturelles) Fonction financière et comptable Processus budgétaire Règles de modification du règlement intérieur Modalités d affichage et communication Responsabilités et obligations du CE et de ses élus Nos apports Une intervention réalisée en étroite collaboration avec les élus (secrétaire, trésorier, président de commissions ) Une équipe d experts comptables mobilisables sur l ensemble du territoire Une intervention conforme aux règles de la profession Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références BIOMERIEUX CACIB CPAM 75 EGIS RAIL ErDF GrDF PCA SYSTRA SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

13 LA GESTION QUOTIDIENNE DE VOTRE CE Pôle expertise & audit 13

14 DIAGNOSTIC FLASH ETAT DES LIEUX DE LA SITUATION ÉCONOMIQUE ET FINANCIÈRE DU CE Vos enjeux Vous venez d être élu au comité d entreprise à un poste à responsabilités (secrétaire, trésorier) et vous n avez aucun élément de diagnostic vous permettant d avoir une assurance suffisante sur la gestion de votre CE. Vous souhaitez disposer d un diagnostic rapide de la situation économique et comptable. Vous souhaitez identifier les points de vigilance et les zones de dysfonctionnement et de risque. Vous souhaitez être conseillé sur les différentes mesures à mettre en œuvre. L arrivée d une nouvelle équipe d élus au sein du comité d entreprise est souvent l occasion d une remise à plat du fonctionnement. Le «diagnostic flash» permet au CE d animer un débat autour de ses pratiques et de son organisation interne. La direction de l entreprise prend elle en charge toutes les dépenses qui lui incombent? Quelle est la situation réelle des comptes du CE? Les procédures de gestion actuelles sont elles sécurisées? Y a t il un risque URSSAF?

15 Notre offre Un diagnostic de la situation comptable de votre comité d entreprise concernant L état de la comptabilité (tenue des différents classeurs, factures, recettes, banque ) Le rapprochement bancaire et l état de la trésorerie Le suivi comptable des activités sociales et culturelles Une assistance en temps réel lors de la réalisation du diagnostic sur les règles indispensables à la bonne gestion financière et comptable du CE Principes de classement Principes de base pour sécuriser votre gestion Des recommandations, un accompagnement lors de la mise en place opérationnelle des changements nécessaires et des formations pour une prise en main réussie des nouveaux outils Nos apports Une équipe d experts comptables mobilisables sur l ensemble du territoire Une intervention conforme aux règles de la profession Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Des préconisations opérationnelles Nos références CRAMIF Wurth Voyages SNCF Duralex Conserveries du Blaisois SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

16 LOGICIELS COMPTABLES ASSISTANCE À LA PRISE EN MAIN ET ACCOMPAGNEMENT Vos enjeux Vous rencontrez des difficultés dans l utilisation actuelle de vos outils de gestion. Vous constatez que votre outil ne correspond plus à vos besoins et vous vous interrogez sur la pertinence d autres solutions. Vous venez de vous doter d un nouveau logiciel comptable et vous n en maîtrisez pas toutes les fonctionnalités. Vous souhaitez bénéficier d une formation vous permettant de vous familiariser avec votre nouvel outil. Vous souhaitez le paramétrer en fonction des spécificités de gestion propre à vos activités sociales et culturelles. Vous voulez avoir l assurance que vos procédures internes vous garantissent une utilisation optimale de votre logiciel, une sécurité dans le traitement des opérations comptables ainsi que le respect de la réglementation en vigueur. Les comités d entreprise doivent régulièrement faire évoluer leurs outils informatiques compte tenu des modifications de leurs politiques sociales et culturelles mais également des contraintes financières, techniques et réglementaires. Les solutions proposées nécessitent un temps d adaptation et des compétences techniques avérées Les activités sociales et culturelles sont elles bien suivies? Le CE a t il mis en place toutes les procédures internes permettant de fiabiliser ses opérations comptables? Quels sont les principaux critères à retenir pour choisir le bon logiciel? Comment l expert comptable peut il aider le CE à en optimiser les fonctionnalités?

17 Notre offre Mission d assistance Mise en cohérence de votre outil de gestion avec vos spécificités budgétaires et votre politique sociale Définition de vos outils de pilotage (suivi de trésorerie, des consommations, des échéances...) Détection des anomalies figurants au sein de votre base de gestion et apport de solutions aux problématiques rencontrées Formation appliquée et réalisée dans votre CE Accompagnement Intervention sur toute la durée du processus : de la définition initiale du besoin à sa prise en main par votre CE Accompagnement dans le choix des modèles de prestation proposés et du découpage de votre comptabilité analytique. Paramétrage de votre outil de gestion en cas de dévolution totale ou partielle de votre comité. Nos apports Une équipe d intervenants dédiée aux solutions comptables informatisées et présente dans l ensemble de nos bureaux Une grande connaissance des problématiques comptables des comités d entreprise Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références Sémaphores accompagne au quotidien 400 comités d entreprise, de la PME aux grands entreprises. Nous sommes experts sur les solutions PROWEBCE. SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

18 AUDIT DE DÉTECTION DES FRAUDES ET DE DÉTOURNEMENT Vos enjeux L environnement de contrôle s est très fortement renforcé ces dernières années, quelle que soit l organisation concernée. Les comités d entreprise sont eux aussi placés sous un contrôle bien plus strict, rendu inévitable par l actualité récente. Gérer des enjeux complexes de fraude, potentielle ou avérée, mais aussi de non conformité réglementaire, peut vous exposer à des risques et des préjudices lourds. Cela peut aussi contribuer à vous détourner de vos objectifs. Dans ces domaines, détecter puis maîtriser l exposition au risque revêt une importance capitale. Généralement amorcée suite à un soupçon de fraude (malversation ou états financiers inexacts), notre intervention permet de confirmer ou d infirmer ces doutes par une mise à l épreuve des mécanismes de contrôle interne. Quels sont les signaux d alerte? Quels sont les mécanismes qui ont été utilisés pour frauder? Quelle est l ampleur du détournement? Comment peut on se prémunir contre de tels risques?

19 Notre offre Audit des comptes et des procédures Analyse des tâches et des rôles des élus gestionnaires et du service comptable Analyse des opérations comptables et financières du CE Entretien avec l expert comptable Identifier la nature des travaux réalisés Passage en revue du dossier de travail Présentation du rapport et recommandations Mise en place d un plan d actions Sécurisation du système d information Elaboration d un manuel de procédures Mise en place d ateliers de sensibilisation des acteurs concernés et programme de formation Nos apports Une équipe d experts comptables et de commissaires aux comptes spécialisés dans l assistance aux CE Une intervention dans la durée auprès des élus Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références Dans un souci de confidentialité, nous ne communiquons pas ce type d information. SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

20 GESTION DU CE RECRUTER UN(E) DIRECTEUR(RICE) Vos enjeux Plusieurs dizaines de salariés assurent, au quotidien, la gestion de votre CE et de ses activités sociales et culturelles. Vous devez procéder au recrutement du Directeur Général ou d un Directeur opérationnel (finance, ressources humaines ). Ce recrutement est pour vous l occasion d interroger votre organisation actuelle au regard notamment des changements que vous souhaitez impulser dans la gestion des activités sociales et culturelles et dans la gestion des équipes. Vous souhaitez disposer de plusieurs candidatures de qualité. Le recrutement d un Directeur Général ou de tout autre directeur opérationnel est un acte éminemment stratégique. Il doit s inscrire dans le cadre d une réflexion de moyen terme sur la politique et les ambitions du CE. Il engage durablement les élus. Quels sont les défis auxquels est confronté votre CE? Quels sont les axes de progrès sur lesquels les élus veulent s engager? Quel mode d animation voulez vous mettre en place?

21 Notre offre Identification des compétences clés recherchées et définition du profil de poste Mise en place d un processus de recrutement Choix des supports de publication, rédaction des annonces et publication Réception des Curriculum Vitae et première sélection Entretiens avec les candidats présélectionnés Sélection des meilleures candidatures dans le cadre d un processus interne associant plusieurs responsables confirmés du cabinet Rédaction d une note de présentation et d évaluation de chacun des candidats que nous aurons retenus ainsi que notre opinion concernant la candidature qui nous semble la plus adaptée à votre situation Accompagnement jusqu au terme de la période d essai du Directeur Nos apports Une équipe de consultants spécialisés sur les questions RH Une parfaite connaissance des problématiques internes aux comités d entreprise Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références Fédérations syndicales RATP France Télécom SNCF ANCAV TT SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

22 DISPARITION DU CE GÉRER LA DÉVOLUTION DES BIENS DANS LA PÉRIODE TRANSITOIRE Vos enjeux Une réorganisation est actuellement en cours dans votre entreprise et/ou dans votre groupe au terme de laquelle votre comité d entreprise est appelé à disparaître (fusion, scission de l entreprise, disparition partielle ). Votre CE est propriétaire de plusieurs biens immobiliers et est engagé dans des activités sociales et culturelles importantes. Votre CE emploie plusieurs personnes. Vous êtes adhérent à un comité inter entreprises. Vous souhaitez connaître l ensemble des étapes à respecter, maîtriser la mise en œuvre du processus et identifier les institutions pouvant être destinataires des biens. Vous souhaitez créer une association au profit des salariés licenciés et poursuivre certaines prestations pour les salariés transférés dans une autre entreprise. Les règles de dévolution des biens du CE ne sont pas expressément définies par la loi à l exception des cas de fermeture définitive. La dévolution des biens doit être effectuée en faveur d un autre CE (ou comité interentreprises) ou au profit d institutions sociales d intérêt général. Quelles décisions faut il anticiper? Quelles sont les précautions à prendre pour les biens immobiliers transférés? Quel est le devenir des salariés du CE? Peut on mettre en place des prestations pendant la période transitoire?

23 Notre offre Assistance du CE au cours des différentes étapes de la dévolution (décisions du CE, information de la DIRECCTE ) Réalisation d un état des lieux financier comprenant Un bilan avant dévolution (inventaire du patrimoine immobilisations, stocks, créances et des passifs dévolués) Un compte de résultat global et un compte de résultat par budget (fonctionnement et ASC) Réalisation d un état des lieux juridique et conventionnel Contrats liés au fonctionnement du CE (location de matériel, assistance, logiciels, ) Contrats et engagements liés aux activités du CE (associations subventionnées, activités en cours ) Organisation de la période transitoire (sélection des prestations poursuivies, nomination d un mandataire, affectation des fonds ) Nos apports Des réponses concrètes aux questions juridiques et financières posées par la dévolution Une équipe d experts comptables spécialisés dans l assistance aux CE Une intervention dans la durée auprès des élus et du mandataire Une disponibilité tout au long de la mission Nos références AREVA AVIVA Vallourec DANZAS Téléperformance URSSAF SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

24 ASSISTANCE JURIDIQUE DIRECTEUR DE CE, MANDATAIRE SOCIAL DE SOCIÉTÉ OU D ASSOCIATION Vos enjeux Vous exercez des responsabilités au sein d un comité d entreprise en qualité de directeur ou en qualité de mandataire social de sociétés ou d associations (gérant, président) qui vous conduit à négocier et à contractualiser avec des tiers, acheter/vendre des prestations Vous devez préparer l ordre du jour de vos conseils d administration, établir les comptes rendus, organiser vos assemblées générales et préparer vos rapports de gestion. Vous avez la responsabilité de mettre en œuvre un projet d investissement (travaux, construction neuve) et vous devez établir et assurer le suivi de nombreux contrats (urbanisme, bail, assurance ). Vous faites face à des contentieux avec certains de vos partenaires. Les directeurs comme les mandataires sociaux sont confrontés chaque jour à des problématiques juridiques complexes. Un contrat mal rédigé débouche fréquemment sur un contentieux difficilement gérable par le comité d entreprise. Le CE a t il mis en place toutes les conventions qui lui incombent dans le cadre de la gestion de ses activités? A quelle occasion le mandataire social engage t il sa responsabilité civile et pénale? Comment doit on gérer les risques fournisseurs?

25 Notre offre Mission d assistance juridique Constitution de sociétés ou d associations Reconstitution et mise à jour des registres légaux Assistance à la rédaction des rapports de gestion et des CA Préparation (ordres du jour) et organisation matérielles des Conseils d administration et des Assemblées Générales (dates, lieux, convocations ), secrétariat de séance, rédaction du PV, recueil des signatures Assistance, conseils juridiques Rédaction de conventions et de contrats, diagnostic de l existant, Traitement de toutes questions juridiques liées à l urbanisme, à la construction, aux baux et aux assurances Appui dans le cadre d échange avec certaines professions telles que les notaires ou les banquiers (rédaction de courriers, préparation d entretiens) Nos apports Une équipe de juristes hautement qualifiés et très expérimentés Une grande connaissance des problématiques juridiques des comités d entreprises et de l économie sociale Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références Sémaphores accompagne de nombreuses sociétés civiles porteuses du patrimoine des comités d entreprise et de directeurs de comité d entreprise dans l exercice de leurs fonctions. SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

26 GÉRER LE RISQUE URSSAF CONTRÔLE «À BLANC» ET PRÉCONISATIONS Vos enjeux Votre CE peut à tout moment faire l objet d un contrôle. Vous souhaitez connaître les règles applicables en matière de cotisations sociales pour les prestations mises en place par votre CE. Vous voulez vous assurer que vos procédures internes fonctionnent et apprécier les risques auxquels vous êtes confrontés. Vous souhaitez anticiper les conséquences financières éventuelles. Vous voulez redéfinir certaines prestations et vous vous interrogez sur les règles à respecter et leurs coûts. Le CE est tenu de faire connaître mensuellement à l employeur, sous forme de bordereau nominatif, les sommes versées aux salariés et devant être soumises à cotisations (Cour de Cassation 3/10/84). La responsabilité des déclarations et du versement des cotisations sociales à l Urssaf incombe, quant à elle, à l employeur (Cour de Cassation 11/05/88). Lors d un contrôle, le comité d entreprise est tenu de communiquer les documents comptables nécessaires à l accomplissement de celui ci. Quels sont les points de vigilance et les zones de dysfonctionnement? Quelles sont les aides qui bénéficient d une exonération de cotisation? Quelle démarche le CE doit il mettre en œuvre avant de lancer une nouvelle prestation? Existent ils des plafonds à ne pas dépasser? Dans quelles conditions les bons d achat ou les cadeaux sontils soumis à cotisation? Comment le CE doit il agir pendant un contrôle Urssaf?

27 Notre offre Diagnostic exhaustif du CE au regard des règles Urssaf : Prestations du Comité d Entreprise Dépenses du budget de fonctionnement Contrôle URSSAF «à blanc» pour mettre le CE dans les conditions réelles : Consultation des documents qui doivent être communiqués Contrôle de la comptabilité Auditions Identification des zones de risque et recommandations Nos apports Une équipe d experts comptables mobilisables sur l ensemble du territoire Une expérience de plusieurs années Une intervention conforme aux règles de la profession Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Des préconisations opérationnelles SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

28 LA GESTION DES ACTIVITÉS SOCIALES ET CULTURELLES Pôle expertise & audit 28

29 ACTIVITÉS SOCIALES ET CULTURELLES CALIBRAGE FINANCIER ET PILOTAGE DES BUDGETS Vos enjeux Vous souhaitez redéfinir l offre de prestations du CE et vous êtes conscients de vos contraintes budgétaires. Vous proposez une large gamme d activités qui remporte un franc succès, vous craignez de ne pas disposer des ressources financières suffisantes. Vous voulez rendre vos offres plus attirantes mais vous devez procéder à des arbitrages. Vous souhaitez rendre plus lisibles les modalités de prise en charge de vos ayantsdroit et vous souhaitez disposer de simulations. Un CE qui a du succès est un CE qui est en danger! En effet, si l offre en matière sociale et culturelle est insuffisamment encadrée, le CE peut très rapidement se faire déborder par la demande de ses ayants droit et au final se retrouver dans une impasse financière. Le CE dispose t il des ressources financières suffisantes pour honorer les prestations proposées? Faut il supprimer certaines prestations du CE? Comment réguler tout au long de l année les différentes prestations?

30 Notre offre Diagnostic de l offre et identification des déterminants structurels de la demande des salariés Modélisation financière de l offre du CE Définition des hypothèses de simulation Proposition de scénarios et paramétrage Mise en évidence des principales zones de risque Préconisations et propositions d arbitrage Mise en place de tableaux de bord mensuels et définition de scénarios d atterrissage budgétaire Nos apports Une équipe pluridisciplinaire réunissant des économistes et des spécialistes des modèles de prévision Une disponibilité de nos intervenants tout au long de notre intervention Des préconisations opérationnelles Nos références France Télécom Degrémont Thalès SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

31 RESTAURATION D ENTREPRISE ASSISTANCE À LA(RE)NÉGOCIATION ET AU SUIVI DE LA PRESTATION Vos enjeux Vous souhaitez déléguer la gestion de la restauration. Vous devez conduire un appel d offres et vous devez rédiger le cahier des charges précis, contacter les différents opérateurs présents sur le marché, analyser et comparer leurs offres, rédiger le contrat. Vous souhaitez reprendre en direct la gestion de la restauration. Vous souhaitez mettre en place un processus de contrôle de la prestation tout au long du contrat et éviter les dysfonctionnements. La Cour des Comptes observe chaque année que de nombreuses dispositions relatives aux contrats de restauration sont ignorées au détriment des intérêts de la collectivité. Même si le CE délègue la gestion de la restauration, il en conserve néanmoins un droit de regard et de contrôle de l activité. Le contrat de prestation est il respecté? Les coûts de revient sont ils maîtrisés? Les marges du prestataire sont elles compatibles avec les objectifs du CE en termes de prix? Le CE dispose t il des informations pertinentes pour exercer son droit de regard? Est on en règle avec les obligations fiscales (TVA)?

32 Notre offre Analyse de la fréquentation, des besoins et élaboration de convention avec d autres entreprises Calibrage de la participation financière du CE et définition des barèmes Fiche de paie du personnel (gestion directe par le CE) Appel d offres Elaboration du cahier des charges pour recruter un prestataire et garantir l adéquation avec les obligations légales et les directives en vigueur Contrôle de la qualification des candidats (garanties et assurances) Analyse des offres et classement des prestataires (présélection) Accompagnement tout au long du contrat, réalisation/suivi des tableaux de bord et définition de coûts analytiques, audit des coûts de revient, suivi des contrôles hygiène Nos apports Une équipe d experts comptables mobilisable sur l ensemble du territoire Une intervention conforme aux règles de la profession Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Des préconisations opérationnelles Nos références DCNS RATP France Télécom SNCF SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

33 ACTIVITÉS SOCIALES ET CULTURELLES SONDAGE Vos enjeux Vous êtes membre du CE d une entreprise qui emploie plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de salariés. Certains ayants droit expriment de l insatisfaction à l égard des prestations mises en place par le CE. Vous souhaitez être à l écoute des salariés qui viennent de vous élire pour réinterroger «l offre» du CE. Vous constatez une certaine inégalité en termes d accès à vos prestations et vous souhaitez objectiver ce constat pour les ajuster. De nouveaux salariés sont recrutés chaque année au sein de votre entreprise et vous considérez que leurs attentes ne sont pas suffisamment prises en compte par le CE. Un sondage est une enquête réalisée auprès d un échantillon de salariés. Plus l'échantillon sera représentatif, plus son étude renseignera, de façon pertinente, sur la population totale. Les résultats obtenus auprès de l échantillon sont ensuite extrapolés à l ensemble des salariés de l entreprise Les prestations proposées par le CE collent elles aux évolutions des attentes et de la sociologie (H/F, jeunes/séniors ) des salariés de l entreprise? Faut il supprimer certaines prestations du CE? Les règles d attribution sont elles trop complexes?

34 Notre offre Calibrage du sondage Définition du périmètre Définition d un planning d intervention Elaboration du questionnaire et administration Validation auprès des élus et par test Choix du mode d administration (téléphone, Internet, entretien qualitatif ) Suivi en temps réel et relance auprès des ayants droit Analyse des résultats et préconisations Identification des critères discriminants (âge, sexe ) Elaboration d un «profil type» d ayant droit Repérage des points forts et des points faibles de l offre du comité d entreprise Propositions d évolution des prestations du CE et de leurs modalités d accès Nos apports Des statisticiens rompus à la technique des sondages et enquêtes d opinion Une parfaite connaissance des politiques des CE en matière d activité sociale et culturelle Une grande connaissance des problématiques comptables des comités d entreprise Des préconisations opérationnelles Nos références Nestlé Water Degrémont Crédit Agricole SNCF SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

35 LA SITUATION DE L ENTREPRISE ET DE SES SALARIÉS Pôle expertise & audit 35

36 EXAMEN ANNUEL DES COMPTES DE L ENTREPRISE ( 150 SALARIES) DIALOGUE, ANALYSE, ANTICIPATION Vos enjeux Vous êtes élus au CE d une petite entreprise et vous souhaitez disposer d un diagnostic économique et social. Les questions d emploi, de pérennité des activités et d investissements sont des sujets qui vous préoccupent. Vous attendez de votre expert qu il soit présent à vos côtés et qu il fasse preuve de pédagogie. Vous avez l ambition d animer un dialogue de qualité au sein du CE sur les principaux enjeux auxquels doit faire face votre entreprise. Chaque année, les CE peuvent se faire assister d un expert comptable afin d analyser la situation économique et financière de l entreprise. Cette mission est encadrée par le code du travail. Elle est rémunérée par l employeur. Quels sont les résultats de notre entreprise et ses marges de manœuvre? Quelles sont les menaces qui pèsent sur l emploi? Nous subissons la crise, comment peut on anticiper davantage et retrouver des marges de manœuvre?

37 Notre offre Une mission de terrain ciblée sur L activité économique et la situation financière de l entreprise L emploi, les menaces, les freins mais aussi les opportunités Un diagnostic centré sur les fondamentaux de l entreprise permettant d identifier les vrais enjeux Une approche pédagogique spécifique pour animer le dialogue au sein du CE afin d agir et d anticiper efficacement Une mission adaptée aux caractéristiques d une petite entreprise en termes d honoraires Nos apports Une équipe d experts comptables mobilisables sur l ensemble du territoire Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Une grande connaissance des problématiques économiques et financières des entreprises Nos références A titre d exemples : Editions Belin Ecole Marymount Avery Denison Castorama Anglet Nidek Perolo Robinetterie industrielle SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

38 EXPERTISE LIBRE ( 150 SALARIÉS) PRÉ DIAGNOSTIC ÉCONOMIQUE DE L ENTREPRISE ACCOMPAGNEMENT DES ÉLUS Vos enjeux Vous vous interrogez sur la solidité financière de votre entreprise, sur ses perspectives de développement ainsi que sur la pérennité de l emploi. Vous souhaitez disposer d une première analyse de la situation économique et sociale de votre entreprise réalisée par un cabinet d expertise comptable indépendant. Vous voulez renforcer votre maîtrise des débats économiques avec le président de votre CE. Le Comité d Entreprise peut faire appel à tout expert libre de son choix (l employeur ne participe pas au vote désignant l expert libre) et rémunéré par ses soins dans le cadre de la préparation de ses travaux (Article L du code du travail). Cependant, l expert libre n a pas accès directement aux documents de l entreprise, il travaille à partir d éléments qui lui sont transmis par le CE. Quels sont les points forts et les points de l entreprise? Quelles doivent être les zones de vigilance des élus du CE? La situation est elle préoccupante au point de déclencher une procédure d alerte? Quelles sont les questions à poser lors du prochain CE?

39 Notre offre Une intervention d 1,5 jour réalisée sur la base Des documents économiques et sociaux communiqués au CE par l employeur : Comptes annuels (bilans et comptes de résultat) Rapports de gestion et procès verbaux des CE Des informations disponibles sur votre secteur, vos actionnaires et vos principaux concurrents (interrogation de bases de données) Un diagnostic centré sur les indicateurs clés du bilan (Fond de roulement, BFR, trésorerie) et du compte de résultat (marge, point mort) Une aide à la préparation des prochaines réunions de CE (questions à poser, missions à déclencher pour approfondir l analyse) Nos rapports Une équipe pluridisciplinaire d experts comptables mobilisables sur l ensemble du territoire Une grande connaissance des problématiques économiques et financières des entreprises Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références A titre d exemples : Faïencerie de Gien Embaltech SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

40 EXPERTISE LIBRE AUDIT DES BULLETINS DE PAIE DES SALARIÉS DE L ENTREPRISE Vos enjeux Vous êtes élus au CE et des salariés vous interrogent sur la conformité de leur fiche de paie avec les textes en vigueur et la convention collective à laquelle votre entreprise est assujettie. Vous venez de finaliser votre N.A.O ou vous avez signé un accord collectif prévoyant la mise en place de primes individuelles et vous souhaitez vérifier leur bonne application par la direction. Plus généralement, vous souhaitez vérifier le calcul des différentes composantes du bulletin de paie des salariés que vous représentez qu il s agisse, par exemple, des indemnités versées aux salariés dans le cadre du travail du Dimanche ou de tout autre jour férié, de pensions d invalidité, d indemnités journalières de sécurité sociale, de congés payés ou encore de primes d ancienneté. Le Comité d entreprise peut faire appel à tout expert libre de son choix (l employeur ne participe pas au vote désignant l expert libre) et rémunéré par ses soins dans le cadre de la préparation de ses travaux (Article L du Code du travail). Cependant, l expert libre n a pas accès directement aux documents de l entreprise, il travaille à partir d éléments qui lui sont transmis par le CE. Les calculs effectués par l expert comptable permettent ils de définir le manque à gagner pour les salariés? Sur combien d années peut on faire ce type de vérifications? L anonymat des bulletins de salaire peut il être garanti? Les éléments contractuels, conventionnels et légaux sont ils respectés?

41 Notre offre Audit de conformité des fiches de paie aux textes et règlements en vigueurs Estimation des pertes subies par l ensemble des salariés de l entreprise sur la base d une approche par échantillonnage Suivi de l application de tout accord collectif ayant un impact sur le bulletin de paie Restitution de nos conclusions auprès du comité d entreprise, remise d un document de synthèse et accompagnement des élus dans leur démarche Nos apports Une équipe d experts comptables spécialisés sur le cycle social Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références Aircelle EasyJet Verrerie Ouvrière d Albi Chaucer Foods SAS SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

42 ASSISTANCE AUX ORGANISATIONS SYNDICALES Pôle expertise & audit 42

43 ATTESTATION DES COMPTES, SUIVI COMPTABLE ET FINANCIER DES ORGANISATIONS SYNDICALES Vos enjeux La loi du 20 août 2008 sur la représentativité syndicale a conditionné la reconnaissance syndicale à une transparence financière en introduisant des obligations comptables : d établissement de comptes individuels, consolidés et combinés, de certifications par un commissaire aux comptes au delà d un certain seuil de ressources, de publication des comptes annuels. Le renforcement de l environnement de contrôle va de pair avec la nécessité de renforcer le suivi comptable et la rigueur dans la gestion quotidienne et éviter l exposition à des risques de fraude. Toutes les organisations syndicales (confédérations, fédérations, instances régionales, départementales et locales) sont concernées par ces nouvelles obligations de transparence. L attestation délivrée par votre expert comptable garantit la sincérité de vos comptes et facilite votre relation avec le commissaire aux comptes. Connaissez vous votre trésorerie disponible? Vos ressources «externes» sont elles sécurisées? Avez vous la garantie que toutes vos dépenses revêtent un caractère d éligibilité? Les indemnités versées par votre organisation sont elles sécurisées?

44 Notre offre Saisie et traitement de la comptabilité au jour le jour et suivi de trésorerie Elaboration des états financiers (Bilan, compte de résultat et annexes) Attestation de la sincérité des comptes de l organisation syndicale Assistance dans le cadre de l intervention du commissaire aux comptes Elaboration de comptes prévisionnels Nos apports Une équipe pluridisciplinaire d experts comptables et de commissaires aux comptes mobilisables sur l ensemble du territoire Une intervention conforme aux règles de la profession Une grande connaissance des problématiques financières des organisations syndicales Une disponibilité de nos intervenants tout au long de la mission Nos références Sémaphores accompagne au quotidien toutes organisations syndicales, confédérations, fédérations, instances régionales, départementales et locales. SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES

45 NOS RÉFÉRENCES GRANDES ENTREPRISES NOS RÉFÉRENCES AUPRÈS DE PLUS DE 400 COMITÉS D ENTREPRISES EN FRANCE FONT DE NOUS LE PRINCIPAL INTERVENANT EN EXPERTISE COMPTABLE ET CONSEIL DANS LE SECTEUR DE L ÉCONOMIE SOCIALE COMITÉS RÉGIONAUX ET CCE SNCF CE ET CCE FRANCE TELECOM CE TÉLÉPERFORMANCE CE PSA (Saint Ouen et Melun Sénart) CE AXA SERVICE CE CRÉDIT AGRICOLE SA CE DCNS CE NESTLÉ WATERS CCE HSBC CE CNAV CE CRÉDIT LYONNAIS NOS RÉFÉRENCES DANS LE SECTEUR DU TOURISME SOCIAL CCAS EDF Audit de structures du tourisme social. Expertise comptable de villages de vacances. Formation gérants de sociétés civiles ANCAV TT Expertise comptable de villages de vacances. Formation de gérants de sociétés civiles. Formation de présidents et directeurs d associations ASMA Assistance sur un appel d offres pour la rénovation et la gestion d un village de vacances (ACVA + ministère de l Agriculture, Crédit Agricole, Inra) Pôle expertise & audit 45

46 Au service des comités d entreprise Un accompagnement dans la gestion quotidienne de votre CE Des interventions qui garantissent aux CE la mise en place de procédures en conformité avec la nouvelle réglementation LE PÔLE EXPERTISE & AUDIT DE SEMAPHORES Plus de 25 ans au service des CE et des organisations syndicales Votre contact Florence MARGARITA : : florence.margarita@semaphores.fr Scannez pour découvrir directement notre site SEMAPHORES EXPERTISE EST UNE SOCIÉTÉ INSCRITE À L ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES