Comité provisoire de la CMPQ

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1 Le 11 janvier 2012 Comité provisoire de la CMPQ Réunion virtuelle no. 3 à 08 :30 Ordre du jour 1. Ouverture de la réunion 2. Quorum : 3. Adoption de l ordre du jour 4. Adoption du procès-verbal de la réunion no. 2 du 30 décembre Congrès : 5.1. Horaire du congrès / assemblée générale 5.2. Coûts des conférenciers 5.3. Urgence de l'annonce du congrès 5.4. Responsable des inscriptions au congrès 6. Trésorerie 7. Processus d'adhésion des nouveaux membres 8. Site Internet 8.1. Dossier à ce jour, 8.2. Paypal 8.3. Nouveau groupe Facebook (Photographes Professionnels du Québec) 9. Règlements généraux (dossier à ce jour) 10. Révision des tâches 11. Entreposage chez Alain Coulombe contrat de location 12. Bulletin courriel CMPQ 13. Points de services 14. Immatriculation Registre des entreprises du Québec (dossier à ce jour) 15. Ordre du jour Assemblée générale annuelle Ordre du jour (mise à jour pour envoi) Avis de convocation 16. Événement des 50 ans de membre (Blondin Lagacé) 17. Fin de la réunion Logiciel de comptabilité et de gestion de studio français. Procès-verbal - réunion no. 3 du comité provisoire, le 11 janvier 2012 Page 1

2 Procès-verbal de la réunion no. 3 du comité provisoire Réunion virtuelle du 11 janvier Ouverture de la réunion La réunion est ouverte à 08 :49 sur GoToMeeting. 2. Quorum Présents : Michaël Drapeau Alain Coulombe Renay Lavoie Claude Mazerolle Christine Giroux (départ à 09 :40) Invités : Nathalie Mathieu 3. Adoption de l ordre du jour L avis de convocation et l ordre du jour est adopté tel que présentée. Proposé : Renay Secondé : Alain 4. Adoption du procès-verbal de la réunion no. 2 du 30 décembre 2011 Le procès-verbal est accepté avec la modification suivante qui avait été convenue: Discussion pour ''Spécialiste'' 1) Mettre les catégories 21 et 22 dans un bloc à part, comme c'est le cas pour les albums. Un spécialiste pourra ainsi continuer à compétionner, mais les photographes qui pratiquent la photographie ainsi que la retouche pourront aussi le faire. Ces derniers pourront soumettre une collection comme à l'habitude en photo, et une collection en retouche s'ils le désirent. 2) Nous demandons une soumission de 5 photos, dont au moins 3 dans retouches imposées. 3) Pour éviter les doublement de points photos et l'attribution de points photos à des retoucheurs, leur permettant de recevoir un titre tel que ''Photographe agréé'' quand ils ne sont même pas photographe, il n'y a plus de points photos accordés aux spécialistes, ça règle cette problématique. On peut tout de même comptabiliser les points advenant que l'on met de l'avant des titres honorifiques pour les spécialistes, mais je crois que le simple trophée et titre annuel est assez car nous sommes un Procès-verbal - réunion no. 3 du comité provisoire, le 11 janvier 2012 Page 2

3 regroupement de photographes et non pas de retoucheurs (comme le NAPP), bien que ce domaine fait maintenant partie de notre métier. 4) Le titre et trophée sera accordé comme les trophées Soleil-Levant, soit à la meilleure collection dans son ensemble. Proposition : «La compétition pour Spécialiste sera incluse dans un nouveau Bloc Retouche. Ce bloc comprendra les catégories 21 (retouche libre) et 22 retouche imposée). Pour se mériter le titre de Spécialiste, le titulaire doit présenter 5 photos en compétition, dont au-moins trois (3) dans la catégorie imposée. Son pointage comporte des points retouches et non des points photos. Chaque participant peut présenter une collection en photo et une collection en retouche, moyennant le paiement les frais d inscription additionnels.» Proposé par : Michaël Secondé par : Alain Résultat du vote : Accepté à l unanimité. 5. Congrès : 5.1. Horaire du congrès / assemblée générale Nathalie a soumis l horaire complet. Date de préinscription : 17 février 2012 max. Frais d inscription congrès complet : 299$ + tx (préinscription) Frais d inscription congrès complet : 399$ + tx (inscription) L hôtel et certains conférenciers sont déjà réservés. Coût d un congressiste : 210$ en boîtes à lunch et banquet. Les commanditaires ne sont pas inclus actuellement. Liette travaille à l obtention de commanditaires Coûts des conférenciers : André Amyot (4 hrs) : 2 539$ (2 nuits incluses) Prix non accepté Julie Robichaud (4 hrs) : $ (2 nuits + 3 memberships) Accepté Claude Charlebois (3 hrs) : 1 175$ (1 nuit incluse) Accepté Warne Noyce (6 hrs): 1 932$ (avion et nuits incluses) Accepté Choix pour remplacer André Amyot (trop cher) : Banque d images : Lise Gagné ( réalise des gains monétaires importants sur IStock Photo. Banques d images : Pascal Genest Stratégie convenue par le comité : 1. Nathalie demande à André Amyot d accepter des honoraires de 1300$ max (incluant 1 nuit). 2. Si non : Demander à Lise Gagné ses honoraires pour 4 hrs (1 300$ max) 3. Si non : Demander à Pascal Genest de Drummondville (1 300 $ max) 4. Si non : Assemblée générale le samedi PM. Procès-verbal - réunion no. 3 du comité provisoire, le 11 janvier 2012 Page 3

4 5.3. Urgence de l'annonce du congrès Nathalie soumettra à Michaël les résultats de sa recherche de conférenciers. Liette attend le support visuel. Il sera acheminé à Michaël dès réception. Pour l instant, Michaël préparera une brève publicité avec dépliant publicitaire à suivre bientôt. Publicité : Michaël attend les photos des conférenciers de Nathalie. Ces documents ne sont pas reçus encore des conférenciers. Une première publicité doit être émise avant le 20 janvier, incluant : L horaire détaillé (si l horaire est confirmé), Adresse et hôtel, Les coûts et date limite de préinscription La programmation (si elle est confirmée) Choix des photos des conférenciers. Celles-ci sont prises de leurs sites avec leur autorisation. 5.4 Responsable des inscriptions au congrès : Bianca Bayard s occupera des inscriptions. Une suite junior lui est fournie. Le comité accepte les remboursements suivants : Repas (8$ déjeuner, 15$ dîner et 15$ souper) Frais de déplacement : facture d essence aller-retour. 6. Trésorerie : M. Berthelot précise que son premier chèque du 9 décembre 2011 n est pas encore reçu. Le comité convient d attendre environ une semaine avant d annuler le chèque et d émettre un nouveau chèque. Nous sommes à la période de fermeture du dernier trimestre TPS/TVQ Tous les trésoriers seront sollicités par la trésorière pour recevoir les documents pertinents. Les documents des années 2005 à 2010 seront consultés prochainement par Christine et seront classés par années et par régions. Lorsque ce travail sera complété, nous pourrons acheminer le tout au comptable mandaté. Mme Morin de Revenu Québec sera contacté lorsque nous aurons recueilli la copie originale de l entente du 27 novembre 2011 et les documents bancaires mis à jour. Les spécimens de signatures des signataires autorisés ont été reçus par Christine. 7. Processus d'adhésion des nouveaux membres : Étapes : Le candidat fait sa demande sur info@cmpq.ca Envoi du formulaire d adhésion et les procédures Le candidat soumet son formulaire et ses 5 photos Le comité d évaluation rend son verdict Le candidat soumet son chèque d adhésion Responsable Reçu par Claude Claude Reçu par Michaël Michaël Reçu par Christine Procès-verbal - réunion no. 3 du comité provisoire, le 11 janvier 2012 Page 4

5 Le nom est entré dans banque de données : Liste des membres : Sur le site Internet : Envoi du cahier d accueil et documents pertinents : Logos autocollants CMPQ Code d éthique Règlements généraux Dépliant sur les Membres de soutien Manuel d André Amyot Christine avise Claude et Alain Christine avise Michaël Claude Stéphane fait actuellement le formulaire en ligne incluant les 5 photos. Le processus sera automatisé. Éventuellement Christine pourrait s occuper de l envoi des documents aux nouveaux membres avec la réception du paiement. Nouvelle catégorie de membre : Membre «apprenti» pour les demandes d adhésion ne répondant pas entièrement aux critères de qualité. Renay recommande de donner un délai pour fournir les nouvelles photos non acceptées. Selon Michaël, c est le niveau général de toutes les photos qui ne répondent pas aux critères suffisants. Alain : laisser la chance à tous, mais s assurer du niveau de qualité adéquat. Le comité accepte de continuer la réflexion sur le sujet. Ça pourrait faire l objet des processus de formation avec des critères d amélioration. 8. Site Internet 8.1. État d avancement : Les noms de domaines sont achetés. Nom de domaine : Travaux effectués à ce jour : Formulaire d adhésion : État : fonctionnel ( Envoyé automatiquement aux membres du comité d évaluation. Confirmation automatisée de réponse au membre 2 modes de paiement possible : paiement unique par Paypal ou paiements mensuels Transfert de l information au responsable des envois de documents au membre. Formulaire d inscription à la compétition : État : fonctionnel ( Confirmation automatisée de réponse à compléter Formulaire d inscription au congrès : Ce formulaire sera aussi sur le site Web du congrès État : en construction ( Confirmation automatisée de réponse à réaliser Procès-verbal - réunion no. 3 du comité provisoire, le 11 janvier 2012 Page 5

6 Base de données : En construction pour automatiser le processus d inscription dans la base de données Nouveau site Web : Possibilité d annexer son propre site Internet à celui de la CMPQ Possibilité de changer la présentation du site personnel à volonté Ajout du module Buddypress (application comme Facebook) Possibilité de faire des forums, des Chat room, ajouter des liens et des vidéos. Module pour la gestion des membres (Plugin semblable à Paypal Documents requis : voir le courriel de Michaël Le no. d entreprise NEQ (immatriculation) doit être complété par Claude et par la suite, nous pourrons faire notre ouverture de compte. Les frais de Paypal (± 3%) sont à la charge du vendeur Nouveau groupe Facebook (Photographes Professionnels du Québec) Ce groupe compte actuellement 395 membres à ce jour. Ce groupe inclut tous les niveaux en photographie. C est une vitrine pour notre organisation. 9. Règlements généraux (dossier à ce jour) Envoi à Me Poulin le 7 janvier Réponse reçue le 9 janvier : OK pour rencontrer la date du 22 janvier 2012 pour 5 150$/hr. Les règlements généraux qui lui ont été soumis comprennent un changement par rapport à la version en circulation pour commentaire. Claude a constaté qu il n y a aucun incitatif autre que les points de service à s impliquer au comité exécutif. Il a donc soumis une suggestion de couvrir les frais de chambre d hôtel au congrès pour les 4 membres du comité exécutif. Certains critères détaillés des règlements généraux, comme celui des gratuités, devraient être inclus dans un Règlement spécifique, et non dans les Règlements généraux. Ces règlements pourraient alors être changés au besoin avec l accord du CA et du CE sans attendre un vote de l Assemblée générale. Les membres se sont montrés favorables à réaliser des règlements spécifiques qui pourront être changés au besoin par le CA et le CE. 10. Révision des tâches À évaluer pour la prochaine réunion. Claude fera un tableau des tâches de chacun. Procès-verbal - réunion no. 3 du comité provisoire, le 11 janvier 2012 Page 6

7 11. Entreposage chez Alain Coulombe contrat de location Un contrat écrit doit être établit avec Alain pour établir son mandat et afficher la transparence requise. Destruction des archives : à maintenir telle quelles. Volume actuel utilisé : 400 pi³ (projetée après le ménage: 150 à 250 pi³) Étapes Description Responsable Documents à À déterminer numériser : Documents antérieurs à l an 2000 à jeter, sauf : À déterminer Renay et Claude verront à établir avec Alain le contrat d entreposage, le coût et les critères. 12. Bulletin courriel CMPQ Diverses informations sont reçues par le président pouvant avoir un intérêt pour les membres : Nouveauté en matériel photo (ex : sortie du Nikon D4 le 16 février 2012) Mise à jour de logiciel Nouveau Firmware pour caméra Webinar sur divers sujets Version Beta disponible pour Lightroom 4.0 Exposition photo d un membre Prix spéciaux pour nos membres de soutien Avis de recherche d un logiciel bilingue de comptabilité et de gestion de studio Avis de recherche de certains services photo particulier Etc. Ce bulletin pourrait être émis par courriel aux membres, à l occasion selon la demande des articles. Les membres du comité sont en accord, même si ces informations apparaissent rapidement sur Facebook. Ces informations doivent être acheminées aux membres par courriel aussitôt reçues. 13. Points de services Formulaire de réclamation des points services 2012 à envoyer Inclure le fichier pour le suivi personnel des points Mérites photo (pour usage optionnel) 14. Immatriculation Registre des entreprises du Québec (dossier à ce jour) Responsable : Claude Presque toutes les étapes en lignes sont complétées (80%). Aide requise auprès du Registraire pour poursuivre l inscription en ligne. Première raison sociale : La Corporation des Maîtres photographes du Québec Procès-verbal - réunion no. 3 du comité provisoire, le 11 janvier 2012 Page 7

8 Seconde raison sociale : Les Photographes professionnels du Québec 15. Ordre du jour Assemblée générale annuelle Ordre du jour Modifications à faire maintenant avant envoi Avis de convocation 16. Événement des 50 ans de membre (Blondin Lagacé) Évènement particulier à réaliser. Choisir un responsable. À reporter à la prochaine réunion. 17. Fin de la réunion Levé de l assemblée Proposé : Alain Appuyé par : Renay La réunion est close à 11 :41 Procès-verbal - réunion no. 3 du comité provisoire, le 11 janvier 2012 Page 8

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