trust2cloud Dématérialisation et conservation de documents à valeur probatoire
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- Clementine Brosseau
- il y a 7 ans
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1 trust2cloud Dématérialisation et conservation de documents à valeur probatoire
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3 Présentation
4 Présentation trust2cloud Trust2cloud est membre de: Une signature : «du Papier au Cloud en toute Confiance!» trust2cloud c est : Un réseau de revendeurs en France Une entreprise jeune et dynamique Une offre Cloud, Confiance et Mobilité pour les problématiques des entreprises d aujourd hui Dématérialisation Archivage à valeur probatoire Fax en ligne évolutif Sauvegarde en ligne Cloud, partage, mobilité dans une box Echanges sécurisés & tracés
5 4 data centers en France 2 Datacenters Telecity Group - Courbevoie (92) - Aubervilliers (93) 2 Datacenters Telehouse Europe - Paris (75) - Magny (78)
6 L offre
7 Les solutions trust2cloud Archivage numérique Sauvegarde numérique Cloud Sécurité numérique Diffusion numérique
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9 Gestion du document papier
10 La gestion du document papier Un processus coûteux Chaque document est reproduit 19 fois en moyenne** La recherche d un document papier archivé coûte jusqu à 20 / document* 1 document papier sur 20 n est jamais retrouvé* L information sur le papier : En croissance de 20% par an La sécurité des documents importants : critique pour les entreprises 93% des entreprises ayant perdu leurs données déposent le bilan dans l année** La solution : dématérialiser * Esselte ** National Archive and Record Administration
11 Une multitude de documents à conserver COMMERCIAL Dossiers clients Contrats commerciaux Commandes clients Commandes fournisseurs ADMINISTRATIF Statuts et actes de société ; fusion, modification Registre de présence des Conseils d'administration Comptes sociaux Comptes d'exploitation RESSOURCES HUMAINES Registres et états du personnel Bulletins de paies Reçus pour solde de tout compte Fiches fiscales par salarié Fiches individuelles de répartition de la participation et de l'intéressement COMPTABILITE Contrats de prêt, d'emprunt et d'avance Factures clients Factures fournisseurs Bons de commande Justificatifs de T.V.A. Tout document relatif aux impôts, taxes et droits Remises en banques : chèques, effets, carnets à souche de chèques Ordres de virement Durée légale Durée légale 30 ans 30 ans 30 ans 30 ans Durée légale 5 ans 5 ans 5 ans 30 ans Durée légale «Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (rien n'empêche l'entreprise de l'archiver plus longtemps). Ces délais de prescription (induits par les délais de reprise de l'administration, délais pendant lesquels elle peut mener des contrôles a posteriori) varient en fonction de la nature du document.»
12 Présentation des documents comptables informatisés Obligation légale au 1 er Janvier 2014 La dernière loi de finance rectificative - Loi du 29 décembre apporte un changement important dans le contrôle fiscal des comptabilités informatisées. «Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable satisfait à l'obligation de représentation des documents comptables mentionnés au premier alinéa de l'article 54 du code général des impôts en remettant au début des opérations de contrôle, sous forme dématérialisée répondant à des normes fixées par arrêté du ministre chargé du budget, une copie des fichiers des écritures comptables définies aux articles et suivants du plan comptable général.» Risques encourus en cas de non-respect Le montant des amendes en cas de non remise de ces fichiers est fixé à : En l'absence de rehaussement, à 5 du chiffre d'affaires déclaré par exercice soumis à contrôle ou à 5 du montant des recettes brutes déclaré par année soumise à contrôle ; En cas de rehaussement, à 5 du chiffre d'affaires rehaussé par exercice soumis à contrôle ou à 5 du montant des recettes brutes rehaussé par année soumise à contrôle ; A lorsque le montant de l'amende évoquée ci-dessus est inférieur à cette somme. Documents concernés (CGI article 54) «Tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration.» Entreprises concernées Les entreprises de vente de marchandises et de commerce dont le chiffre d affaires est supérieur Toutes les autres entreprises dont le chiffres d affaires est supérieur
13 COFFRE-FORT NUMERIQUE A VALEUR PROBATOIRE COFFRE-FORT NUMERIQUE SECURISE INTERFACE ERGONOMIQUE (ADMIN, USER) INTERFACE ERGONOMIQUE (ADMIN, USER) TOUS TYPES, TOUTE TAILLE DE DOCUMENTS IMPORT PAR ZIP RECHERCHE PLEIN TEXTE TOUS TYPES DE DOCUMENTS (EN NOMBRE DE PAGES) IMPORT PAR ZIP RECHERCHE PLEIN TEXTE
14 La valeur probatoire dans t2c Attestation de copie conforme Fourniture d une attestation de copie fidèle et durable fournie avec chaque document Comporte le calcul d empreinte du document et la garantie d intégrité Conformité Z Réversibilité des données L offre inclut, conformément à la norme Z42-013, la restitution des données du client en fin de contrat. Les documents incluent le document identique à celui qui a été archivé et les éléments de preuve associés
15 Moyens d envoi de fichiers
16 Plusieurs moyens d envoi de fichiers Documents numérisés en direct Tous MFP, toutes marques (lire et envoyer) Cloud Documents numérisés en direct Envoi par en direct Documents attachés au mail Documents numériques Documents sur extranet fournisseurs Documents numériques automatiquement importés Portail Web t2c
17 Envoi par t2c scan J insère mes documents Les documents sont archivés directement dans le répertoire correspondant dans le coffre-fort (t2c v@ult ou t2c s@fekeep) Je sélectionne le coffre puis la destination et je clique sur «Envoyer». Le compteur indique que les pages ont été traitées. CHOIX PREDEFINIS 1 ADMINISTRATIF COMMERCIAL COMPTA/FINANCE RH TECHNIQUE DIVERS ADMINISTRATIF COMMERCIAL COMPTA/FINANCE RH TECHNIQUE DIVERS
18 Envoi direct par MFP Fonction «Lire et Envoyer» de n importe quel MFP du marché Un de destination par profil dans le t2c v@ult ou t2c s@fekeep rh@t2cvault.navaho.fr; technique@t2cvault.navaho.fr; etc. rh@t2csafekeep.navaho.fr; technique@t2csafekeep.navaho.fr Identification du copieur comme utilisateur de l entreprise
19 Envoi direct par Un de destination par profil dans le t2c ou le t2c Envoi direct du ou des fichiers attachés vers le t2c ou t2c Envoi uniquement à partir des adresses des utilisateurs habilités à effectuer l envoi direct par
20 Versement par le portail t2c Versement dans le répertoire du plan de classement sélectionné Versement par fichier, par zip, avec ou sans extraction automatique des fichiers contenus dans le zip Tous fichiers, tous types, toute taille Portail commun pour t2c et t2c Un seul login Un simple bouton pour passer d un coffre à l autre
21 Interface utilisateur conviviale et intuitive
22 Ce qu il faut retenir t2c scan Recherche, suivi, versement via un portail intuitif T2c : coffre-fort à valeur probatoire Traçabilité, pérennité, intégrité Conformité afnor Z Attestation de copie conforme Durée de rétention PC, tablette T2c : coffre-fort numérique sécurisé Copieur (MFA3, MFA4) Collecteur factures Versement par tous moyens, direct à partir du t2c scan ou d un MFP, via le portail avec un PC ou une tablette, via un collecteur de factures Versement par tous moyens T2c scan, Par le portail Depuis N importe quel MFP du marché, Par en direct Recherche plein texte des archives Suivi du nombre de documents (t2c v@ult) ou de pages (t2c s@fekeep) archivés
23 Merci
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