PRIMES. [3] La démarche pour mettre en oeuvre une commande publique durable en pratique

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1 PRIMES [3] La démarche pour mettre en oeuvre une commande publique durable en pratique Co-funded by the Intelligent Energy Europe Programme of the European Union

2 Plan 1) Les différentes étapes de l achat 2) Les clauses du marché 3) Vérification / moyens de preuve

3 Les différentes étapes de l achat Phases Une Deux Trois Etape 0: Définition des besoins Etape 1: Sourcing et préparation du marché Etape 2: Elaboration du marché Etape 3: Formalisation réglementaire Etape 4: Publication de l offre Etape 5: Sélection des candidats Etape 6: Evaluation des offres (critères de sélection) Etape 7: Notification du marché Etape 8: Exécution et suivi du marché

4 Les différentes étapes de l achat Sourcing et préparation du marché Quels sont réellement les besoins? Quand? En quelle quantité? Réflexion globale : par exemple pour l impresision, nécessité d imprimantes individuelles ou un appareil multifonction? Projet intégré par exemple pour une construction (usage social, impact climatique, matérial, lien avec le SME) Prise en compte du potentiel d innovation grâce au DD business as usual, ou pas? Dialogue initial entre acheteurs et utilisateurs finaux pour garantir l acceptation des prescriptions environnementales

5 Image courtesy jscreationzs of FreeDigitalPhotos.net Les différentes étapes de l achat Consultations préliminaires et sourcing Le sourcing peut être important pour informer les fournisseurs du lancement prochain du marché et se préparer en connaissant mieux l offre potentielle Examples: bénéficier de conseils d experts, issues d autres collectivités ou de fournisseurs potentiels (lors de rencontres, ateliers de travail, etc.). Le sourcing doit rester transparente et ne doit pas entraîner de distortion de concurrence et la mise en place d une discrimination de fait.

6 Les différentes étapes de l achat Spécifications techniques Exigences pour les produits / services Thème Spécification technique Critères de sélection Conditions d exécution Variantes Exigences pour les fournisseurs Critères d exclusion / Capacité technique

7 Plan 1) Les différentes étapes de l achat 2) Les clauses du marché 3) Vérification / moyens de preuve 4) Suivi/évaluation

8 Objet du marché Spécifications techniques L achat est libre mais réglementé Les principes généraux de l achat public doivent doit être respectés (liberté d accès, égalité de traitement, transparence) Affirmer clairement et dès le départ votre souhait de durable pour des questions de légalité mais aussi pour donner un signal fort au marché

9 Source: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net Objet du marché Exemples de marchés tests Vrai ou Faux? Fourniture en serveurs efficaces énergétiquement Consultation exigeant des ordinateurs et portables bénéficiant du label Energy Star Achat de restauration avec des produits locaux

10 Specifications techniques (I) Clauses techniques Elles définissent les caractéristiques techniques ou fonctionnelle requises pour un matérial, produit ou une fourniture, et répodnant à ce qu attend le pouvoir adjudicateur, par exemple: Niveau de qualité, niveau de performance environnementale et climatique; Conformité technique (pour tous y compris personnes handicapées) et réglementaire; Performance, usage du produit, sécurité ou dimensions, test et méthodes de test, conditionnement, type de marque et de label, instructions pour les utilisateurs;

11 Specifications techniques(ii) Clauses techniques Utilisez les spécifications techniques pour : Améliorer la performance environnementale Qualifier certains matériels En rapport avec la production, la fourniture ou la distribution; Même si ces clauses ne sont pas directement liées à l usage direct du produit en question (par exemple. Absence de produits toxiques ou utilisation de machines énergétiquement efficaces) Quand ces clauses font référence à un autre stade (comme la fabrication) que celui du produit utilisé, elles doivent rester reliées à l objet du marché et proportionnées

12 Source: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net Specifications techniques Exemples de marchés tests Vrai ou Faux? [Produit] fabriqué à partir de machines énergétiquement efficaces; Le fournisseur du produit doit avoir une politique de gestion des déchets Le fournisseur du produit doit proposer des repas bio à son personnel (dans le cadre d une consultation sur de la resturation)

13 Etape de sélection (I) Critères de sélection Les critères de sélection peuvent concerner la performance en matière du durabilité d un fournisseur et apprfécier sa capacité technique à répondre au marché auquel il prétend. Questions: L entreprise a t elle la capacité pour répondre aux exigences environnementales du contrat? L entreprise dispose t elle du personnel ou a t elle accès à un personnel avec la qualification requise pour répondre aux exigences environnementales attendues? L entreprise dispose t elle ou peut elle avoir accès à l équipement technique requis pour répondre aux exigences environnementales attendues? L entreprise a t elle les moyens pour garantir la qualité environnementale attendue (accès aux organismes techniques et aux mesures)?

14 Etape de sélection(ii) Critères de sélection Les acheteurs peuvent demander aux fournisseurs : D être inscrits sur l un des registres du commerce de leur état membre De disposer dans leur pays ou de faire partie d un organisme qui les habilite à cette fin, afin d être apte à réaliser la prestation attendue Le turnover annuel minimum requis ne doit pas être supérieur de 2 fois à la valeur du contrat En cas de différents lots l obligation s applique pour chaque lot

15 Source: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net Etape de sélection Exemples de marchés tests Vrai ou Faux? Exclusion en cas de violation de la Convention de Vienne sur la protection de la couche d ozone Les fournisseurs doivent disposer d une capacité suffisante pour honorer leurs engagements. En cas de conflits d'intérêts potentiel qui peuvent affecter négativement la performance du marché, le pouvoir adjudicateur est en droit de considérer que les qualités professionnelles requises ne sont pas réunies. Les fournisseurs doivent indiquer les mesures de management environnementales qui seront mises en oeuvre pour l exécution du marché.

16 Utlisation des eco-labels (I) Spécifications techniques L utilisation d un écolabel doit obligatoirement s accompagner de la formulation des caractéristiques environnementales attendues qui en sont extraites Si une entreprise ne dispose pas du label en question, l équivalence ou tout moyen de preuve doit être accepté. Le label exigé doit être en rapport avec l objet du marché

17 Utlisation des eco-labels(ii) Spécifications techniques Les labels ne peuvent concernés l entreprise elle-même ou sa politique interne en général Seules sont demandées des exigences en rapport avec l objet du marché Transparence de la procedure La participation d organismes indépendants doît être garantie Les spécifications issues des labels doivent être construites sur des clauses objectives et non discriminatoires accessibles à toutes les parties.

18 Critères de sélection (I) Critères de consultation Les directives européennes préconisent d accorder le marché aux offres économiquement les plus avantageuses et plus seulement à celles les moins chères comme jadis. Peuvent être définis en critères de sélection : la qualité, le prix, la performance technique, l esthétique, et les caractéristiques fonctionnelles, le SAV et l assistance technique, les délais et dates de livraison, etc.

19 Critères de sélection(ii) Critères de consultation (1) Les critères de sélection doivent avoir un lien avec l objet du marché (2) Les critères de sélection ne doivent pas permettre un choix injustifié des offres (3) Les critères de sélection doivent respecter les loiis européennes (par exemple le principe de non discrimination)

20 Source: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net Critères de sélection Exemples de marchés tests Vrai ou Faux? Les fournisseurs présentant une offre avec un seul label bien spécifique seront préférés Des points supplémentaire seront accordés à une entreprise qui utilise du papier recyclé également pour ses bureaux Des points supplémentaires sont accordés si l équipement acheté est transporté par un véhicule EURO 6 Des points supplémentaires sont accordés au fournisseur avec la livraison la moins impactante en termes d émissions à gaz à effet de serre.

21 Conditions d exécutions Elles sont utilisées pour dire comment un marché doit être mis en oeuvre Elles doivent reliées à l objet du marché Elleds doivent être indiquées dans le cahier des charges Elle peuvent inclure des conditions économiques, environnementales, sociales,

22 Source: Image courtesy of farconville at FreeDigitalPhotos.net Conditions d exécutions Exemples de marchés tests Vrai ou Faux? Le candidat est tenu de démontrer son respect des conditions d exécution dès la phase de candidature Les livraisons peuvent être faites en dehors des pics de circulation pour réduire la congestion automobile Les fournisseurs peuvent reprendre les emballages qui proviennent de leurs produits

23 Plan 1) Les différentes étapes de l achat 2) Les clauses du marché 3) Vérification / moyens de preuve 4) Suivi/évaluation

24 Méthodes de vérification Mode de preuve Des labels peuvent être exigés comme mode de preuve pour les spécifications techniques, les critères de sélection ou conditions d exécution dès lors qu ils sont : Reliés à l objet du marché Appropriés au marché Basés sur des clauses objectives, vérifiables et non discriminatoires; Etablis dans une procédure transparente et ouverte Accessible à toutes les parties intéressées Elaborés par une tierce partie indépendante

25 Méthodes de vérification Notion d équivalence Pour prouver l équivalence le candidat peut fournir une preuve provenant d une tierce partie. Les autres modes de preuve comme des dossiers provenant du fournisseur lui-même ne doivent être acceptés que si celui-ci n a pas accès à des rapports techniques ou n a pas possibilité de les obtenir dans les délais

26 Vérification Méthodes L Art. 60 de la directive européenne sur la commande publique fait référence aux modes de preuve pour la sélection des candidatures et l Annexe XII en fournit une liste Quand le pouvoir adjudicateur exige un système de management environnemental, il doit faire référence à EMAS ou équivalent

27 Plan 1) Les différentes étapes de l achat 2) Les clauses du marché 3) Vérification / moyens de preuve 4) Suivi/évaluation

28 Suivi/évaluation Démarche des marchés publics Le suivi et l évaluation nécessite un système fonctionnel permettant par exemple l enregistrement des marchés durables Plusieurs états européens travaillent actuellement sur des outils d évaluation des marchés publics durables Un suivi régulier des achats durables est conseillé (barrières, actions correctives, améliorations, cibles futures)

29 Suivi/évaluation Démarche des marchés publics Avoir des clauses environnementales est effectif seulement si on dispose d un système de vérification. Plusieurs formes sont possibles : Le fournissseur peut être mis à contribution pour donner la preuve de la mise en oeuvre effective des exigences initiales Le pouvoir adjudicateur peut procéder à des vérifications aléatoires Un tierce partie peut être mandatée pour procéder aux vérifications Des pénalités appropriées peuvent être prévues dans le marché

30 Contacts Laurent COGERINO (commande publique durable) Rhônalpénergie-Environnement 18, rue Gabriel Péri F VILLEURBANNE