2. Pour vous faciliter la préparation de votre proposition, vous trouverez ci-joint : 4. Votre soumission doit se composer des documents suivants :

Transcription

1 Messieurs, Mesdames, Objet : Appel à propositions pour la mise en œuvre du système AGRIS et le développement de la composante sécurité alimentaire du système dans les 7 pays membres du Programme de Facilité alimentaire en Afrique de l Ouest Projet RFP 2 1. Vous êtes prié de présenter une soumission en vue de consultation concernant le projet en rubrique. Votre soumission pourra éventuellement servir de base à un contrat entre votre entreprise/institution et le Bureau de Services aux Projets des Nations Unies (UNOPS). 2. Pour vous faciliter la préparation de votre proposition, vous trouverez ci-joint : a. Annexe I : Description de Services énonçant les besoins de l UNOPS requis pour le projet en titre; b. Annexe II : Formulaire de présentation des soumissions, devant être complété et transmis avec vos propositions technique et financière, et c. Annexe III : Contrat-type en vertu duquel les Services seront rendus, y compris le lien Internet aux Conditions générales applicables aux contrats de l UNOPS pour la prestation des Services professionnels. Cette lettre ne doit nullement être interprétée comme une offre de contrat entre l UNOPS et votre entreprise/institution. MODALITÉS DE PRÉSENTATION 3. Votre soumission doit être préparée en français. 4. Votre soumission doit se composer des documents suivants : a. Formulaire de présentation et proposition technique. b. Proposition financière. 5. Ces documents doivent être préparés en deux exemplaires, l'un étant marqué Original et l'autre Copie. Dans l'hypothèse d'une divergence entre les deux textes, l'original prévaudra. Ces documents doivent être mis sous scellés dans deux enveloppes extérieures contenant les deux enveloppes intérieures, telles que décrites ci-après. Chaque enveloppe extérieure doit être adressée de la manière suivante (avec mentions respectives de "copie" et "original": ATTN: PROPOSITION pour la mise en œuvre du système AGRIS et le développement de la composante sécurité alimentaire du système dans les 7 pays membres du Programme de Facilité alimentaire en Afrique de l Ouest

2 PROJET # RFP2 UNOPS Elizade Toyota Building Plot 596 Independence Avenue Cadastral Zone Opposite Bolingo Hotel, Central Business District Abuja, Nigeria Tel Les deux enveloppes intérieures devront indiquer le nom et l'adresse de votre entreprise. La première enveloppe intérieure devra porter la mention Proposition Technique et contenir le Formulaire de présentation et votre Proposition Technique. La deuxième enveloppe intérieure devra porter la mention Proposition financière (paragraphe 15, ci-après). 6. Votre soumission doit parvenir à l UNOPS à l'adresse susmentionnée avant le 26 Décembre à 17h : 00. Toute soumission reçue après cette date pourra être rejetée. L UNOPS peut, à sa discrétion, proroger le délai de présentation en avisant par écrit tous les soumissionnaires. La prorogation du délai pourra s'accompagner d'une modification aux documents d'appel de propositions préparés par l UNOPS de sa propre initiative ou pourra être en réponse à une explication demandée par un soumissionnaire. 7. Vous êtes prié de confirmer dans votre soumission que votre offre est valable pendant une période de 90 jours depuis la date limite de présentation. L UNOPS s efforcera de sélectionner une entreprise/institution à l'intérieur de ce délai. 8. En présumant qu'un contrat puisse être conclu de manière satisfaisante d'ici le 15 Janvier 2012, le projet pourra débuter le 20 Janvier 2012.

3 9. Si vous êtes d'avis que votre entreprise ne possède pas toute l'expertise nécessaire pour répondre aux besoins du projet, votre entreprise peut envisager de s'associer à une autre entreprise d'un pays en développement ou d'ailleurs, afin de présenter une soumission comportant une gamme complète d'expertise. L UNOPS encourage fortement une association avec une entreprise locale dans le pays où le projet sera réalisé. Cependant, une entreprise invitée ne peut participer à plus d'une proposition conjointe. De même, une entreprise locale ne peut s'associer qu'à une seule entreprise apparaissant dans la liste des organismes invités à soumissionner. Une entreprise de consultation, de transformation ou de construction à laquelle vous êtes éventuellement associé doit être informée officiellement qu'elle peut devenir inadmissible à participer à l'avenir à une soumission pour des services, marchandises ou travaux qui résultent du projet. 10. Veuillez noter que le coût de la préparation de votre soumission et les frais éventuels pour la négociation d'un contrat, y compris tout déplacement connexe, n'est pas remboursable au titre des coûts directs dans ce projet. 11. Toute demande d'explication doit être adressée à KarambaTall,Procurement Expert à l'adresse KarambaT@unops.org. A la discrétion de l UNOPS, une copie de la réponse écrite à une question particulière peut être envoyée à tous les autres soumissionnaires invités. 12. Nous vous serions reconnaissants de nous aviser message électronique:karambat@unops.org a. de votre réception de la présente lettre ; b. de votre intention de présenter ou non une soumission ; c. de la date et du mode de transmission de votre soumission, si vous décidez d'en présenter une. CONTENU DE LA SOUMISSION Présentation et proposition technique 13. La proposition technique doit être présentée de manière concise et structurée dans l'ordre suivant de manière à inclure, de manière non limitative, les informations suivantes : a) Description de votre firme et de ses compétences Brève description de votre entreprise et aperçu général de l'expérience récente dans des projets de nature similaire, y compris l'expérience dans le pays et dans la langue concernés. Vous devriez également communiquer des informations qui faciliteront notre évaluation quant à la fiabilité de votre entreprise et sur sa capacité financière et administrative de fournir les services. b) Compréhension des besoins, des services et des prémisses du Projet En se référant à la Description des Services, inclure toute hypothèse ainsi que tout commentaire sur les données, les services auxiliaires et les ressources devant être fournis par le Gouvernement local, ou par tout autre personne ou organisme. c) Approche, méthodologie, calendrier et résultats proposés 3

4 Toute remarque, réserve ou suggestion sur la Description des Services, ainsi que votre approche méthodologique pour y répondre, devront faire l'objet de commentaires dans la Proposition Technique. Vous devrez inclure le nombre de personnes-mois dans chaque spécialisation que vous jugez nécessaire à l'exécution de l'ensemble du travail requis. d) Composition de l'équipe Compositions respectives des équipes que vous proposez dans le pays d'affectation et(ou) au siège de votre organisme ainsi que les tâches de chacun, notamment celles d'encadrement. Un organigramme illustrant la hiérarchie et la structure décisionnelle de l'équipe doit être joint à votre Proposition Technique. e) Membres de l'équipe Curriculum vitae des principaux cadres techniques et professionnels de l'équipe. Proposition financière 14. Votre Proposition Financière doit comporter un prix global dans une seule devise, soit en dollars américains soit une autre monnaie convertible. Dans ce dernier cas et aux fins d'évaluation seulement, votre proposition sera convertie en dollars américain sur la base du taux de change des Nations Unies en vigueur à la date de l'ouverture des soumissions. 15. La Proposition Financière devra comporter une lettre d'accompagnement dans laquelle le représentant autorisé de votre entreprise déclarera ce qui suit : (a) (b) résumé du prix ; et période de sa validité. En préparant votre proposition, veuillez noter soigneusement à l'annexe III les différentes dispositions contractuelles concernant les politiques de l UNOPS sur la fréquence des paiements, sur les avances de fonds, sur les retenues, sur les garanties de bonne fin, etc. 16. En outre, la Proposition Financière doit couvrir tous les services à rendre et doit préciser ce qui suit : a) Le taux fixe, par personne-jour (y compris les honoraires et les frais de subsistance) pour chaque membre de l'équipe devant être affecté à la mission sur le terrain et le taux pour son travail au siège de votre organisme, le cas échéant. b) Le montant détaillé, tout compris, pour les déplacements internationaux et les frais connexes (indiquant le nombre de voyages aller-retour par membre de l'équipe). c) Un montant, tout compris, pour les déplacements locaux. d) Autres frais, le cas échéant (indiquant la nature et leur composition). e) Résumé du coût total de l'ensemble des services proposés. [Remarque : la rémunération reçue par votre entreprise et par les personnes exécutant des services 4

5 pour le compte de votre entreprise (autres que les ressortissants du pays hôte) ne sera normalement pas assujettie à la fiscalité du pays hôte. f) Calendrier proposé de paiements, lesquels seront tous exprimés et effectués dans la devise mentionnée dans votre Proposition Financière. 17. Vous pouvez également indiquer tout autre commentaire ou réserve quant au projet de contrat produit en annexe III. Dispositions concernant le paiement 18. De façon générale, l UNOPS effectue des paiements après la prestation des services ou à l achèvement de jalons prévus dans le contrat (voir section 3.4 du Contrat Type de Prestation de Services, ci-joint comme Annexe III). 19. L UNOPS n effectue pas de paiements d avance sauf s il existe une situation exceptionnelle où le soumissionnaire -entreprise, ONG, entité de droit publique, etc.- spécifie dans sa proposition les circonstances exceptionnelles qui rendent nécessaire un tel paiement. L UNOPS évaluera ces circonstances et déterminera, à sa discrétion, si le paiement sera effectué et les conditions auxquelles ledit paiement sera soumis. Si le paiement à être effectué par l UNOPS dépasse les dollars des Etats-Unis, l UNOPS demandera au Consultant de lui fournir avec une caution bancaire ou une autre forme de garantie acceptable par l UNOPS. 20. Toute demande de paiement d avance devra être justifiée et documentée et doit être comprise dans la proposition financière. La justification devra expliquer le besoin du paiement, et montrer en détail le montant requis avec une table de son utilisation dans le temps. Le soumissionnaire devra aussi fournir documentation sur sa condition financière -par exemple: états financiers vérifiés au 31 décembre immédiatement antérieur- dans la proposition financière. L UNOPS pourra demander des informations additionnelles au cours de la négociation du contrat. ÉVALUATION DES SOUMISSIONS 21. Une procédure en deux étapes sera utilisée pour l'évaluation des soumissions, l'évaluation de la proposition technique ayant lieu avant que la proposition financière ne soit ouverte, analysée et comparée. Seules les propositions financières des entreprises/institutions dont la proposition technique satisfait aux exigences du projet seront considérées. Le nombre total de points qu'une entreprise/institution pourra obtenir pour les deux volets (technique et financier) est de Le volet technique, qui a une valeur éventuelle totale de 70points, sera évalué à l'aide des critères suivants : a) la fiabilité générale de l'entreprise ainsi que son expérience et sa capacité dans le domaine particulier de l'affectation 20Points ; i) capacité Organisationnelles, Taille et réputation Générale 7 Points ii) Expérience dans des taches similaires 7 Points iii)expérience avec des clients majeurs en donnant les références et attestations 6 Points 5

6 b) l'approche méthodologique adoptée pour donner suite à la Description de Services et au plan de travail détaillé 30 points i) Compréhension des Objectifs de la tache 8Points ii) iii) iv) Pertinence de l approche et de la méthodologie 10 Points Présentation de la Soumission 4 Points Chronogramme et Estimatif du volume de travail 8 Points c) les qualifications et la compétence du personnel proposé pour le projet, pour un total de 20Points. Le personnel sera évalué en fonction de : i) ses aptitudes générales 4Points ; ii) ses qualifications pour l'affectation 10Points ; et iii) ses aptitudes linguistiques et son expérience dans la région6points. Une expérience pertinente dans le pays de l'affectation fera l'objet de points additionnels. 23. a) La composante financière d une proposition n est évaluée que si la composante technique de cette même proposition atteint le nombre minimum de 50Points. Les propositions qui n atteignent pas ce nombre minimum de points seront écartées de toutes les opérations subséquentes b) Le nombre maximum de points que peut obtenir la composante financière d une proposition est 30. Ce nombre maximum de points sera attribué à la proposition dont la composante financière offre le prix le plus bas. Les composantes financières des autres propositions recevront des points en proportion inverse conformément à la formule suivante : Nombre de points obtenus par la composante financière de la proposition qui est évaluée = [Nombre maximum de points pouvant être obtenu par la composante financière] x [Prix le plus bas] [Prix de la proposition qui est évaluée] 24. Veuillez noter que l UNOPS ne s'engage pas à choisir aucune des entreprises/institutions soumissionnaires. Le contrat sera octroyé à l'égard de la soumission qui sera la plus en adéquation et répondant le mieux aux besoins du projet concerné, tout en et tenant compte des principes généraux du PNUD (économie et efficacité). L UNOPS ne s'engage d'aucune manière à choisir l'entreprise/institution offrant le prix le plus bas. 6

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8 ANNEXE I MARCHES DE SERVICES: TERMES DE REFERENCE Termes de référence o Contexte o Description de la prestation o Résultats de la prestation o Modalités Cahier des charges o Contexte général et justification o Rappel des objectifs, principes directeurs, composante et architecture du système o Description de la prestation o Contraintes o Documents de référence Annexe au cahier des charges o Description des données 8

9 1 SIGLES ET ABREVIATIONS AGRIS CAADP CEA CEDEAO CGIAR CILSS ECOWAP ECOWAS FIDA ICRISAT IFAD NEPAD PDDAA SGBD SIG UE Agricultural Information System Comprehensive Africa Agricultural Development Program Commission Economique pour l Afrique Communauté Economique des Etats de l'afrique de l'ouest Consultative Group on International Agricultural Research Comité Permanent Inter Etats de Lutte contre la Sécheresse dans le Sahel Politique Agricole Commune des Etats de l Afrique de l Ouest Economic Community Of West African States Fonds international de développement Agricole Institut international de recherche sur les cultures des zones tropicales semi-arides International Fund for Agricultural Development Nouveau Partenariat pour le Développement de l Afrique Programme Détaillé de Développement de l Agriculture Africaine Système de Gestion des Bases de Données Systèmed InformationGéographique Union Européenne 9

10 Termes de référence (i) MISE EN ŒUVRE DU SYSTEME AGRIS (ii) DEVELOPPEMENT DE LA COMPOSANTE SECURITE ALIMENTAIRE DU SYSTEME AGRIS DANS LES PAYS MEMBRES DU PROGRAMME DE FACILITE ALIMENTAIRE 1. CONTEXTE Au regard des insuffisances des dispositifs d information existants et avec l avènement du ECOWAP/PDDAA, la CEDEAO a, en collaboration avec les institutions partenaires, décidé de mettre en place un système d information intégré sur le secteur agricole «AGRIS». La mise en place de ce système «AGRIS» a pour but d instaurer une vision stratégique fédérant les initiatives en cours dans la sous région et servant en même temps de réceptacle pour les interventions futures. AGRIS sera un «instrument dynamique de suivi de l agriculture en Afrique de l Ouest qui devra permettre de disposer d informations actualisées pour la mise au point, le suivi et l évaluation de l ensemble des travaux ou initiatives entrepris dans le cadre de la mise en œuvre de l ECOWAP/PDDAA». Spécifiquement, la finalité de AGRIS est d amener les décideurs à disposer et utiliser des données, informations et analyses fiables pour : (i) la formulation et le suivi des politiques et stratégies de développement agricoles, et (ii) mieux gérer les questions de sécurité alimentaire en Afrique de l Ouest et (iii) promouvoir les échanges commerciaux de produits agro-alimentaires. Le processus de conception du «Système régional d information agricole» (AGRIS) a démarré en Il a connu plusieurs étapes, dont : la définition et la validation de la note conceptuelle de sa mise en œuvre au niveau régional et national (Ouagadougou, Mai 2007) ; l adoption des principes directeurs (Cotonou, Avril 2008) ; l adoption des objectifs et des résultats de AGRIS (Dakar, Juin 2009) ; la validation d une note d orientation (Abuja, Août 2009) ; et enfin la réunion de Cotonou sur la formulation du cahier des charges définitif de la mise en œuvre du système AGRIS (3 au 8 octobre 2010). En réponse à la crise alimentaire de décembre 2008, l'ue a initié la «Facilité alimentaire» (EUFF) pour une période de 3 ans allant de 2009 à Dans le cadre de cette facilité alimentaire, un programme régional de facilité alimentaire intitulé «Programme de Facilité Alimentaire UE-FIDA- CEDEAO» est mis en œuvre au Benin, Burkina Faso, Cote d ivoire, Ghana, Mali, Niger et Sénégal par la CEDEAO et le FIDA en collaboration avec l ICRISAT. L objectif général de ce programme est de renforcer l'intégration régionale par un appui visant à améliorer l'accès à la nourriture et la sécurité alimentaire dans la région. Le Programme de Facilité Alimentaire UE-FIDA-CEDEAO se concentre sur trois composantes : 10

11 o La composante A vise à accroître la productivité grâce à la disponibilité et à l accès à des semences améliorées de riz, de maïs, d'arachides, de manioc et autres tubercules, et d'autres cultures de base régionales, moyennant le renforcement des capacités de production et de distribution dans la région. Cette composante sera mise en œuvre par le FIDA à travers ses projets dans les pays concernés. o La composante B qui sera mise en œuvre par l ICRISAT est centrée sur le renforcement de la production de sorgho et de mil dans l ensemble de la région, pour faire face à de graves problèmes de sécurité alimentaire dus à une faible pluviométrie qui a considérablement réduit les récoltes de sorgho et de mil en o La composante C est la composante CEDEAO et vise à aider cette institution à se doter de moyens pour soutenir et gérer les interventions régionales de mobilisation du dispositif ECOWAP. Une attention particulière est portée aux systèmes d'information pour le suivi de la mise en œuvre de l ECOWAP. Dans le cadre de la mise en œuvre de la composante C du programme ci-dessus, la CEDEAO a, en collaboration avec les institutions partenaires, décidé d opérationnaliser le système AGRIS et mettre en place la Composante Sécurité Alimentaire du système d information. Les présents termes de référence visent à assurer la mise en œuvre du système AGRIS et à développer la composante sécurité alimentaire du système. 2. DESCRIPTION DE LA PRESTATION 2.1 Mise en œuvre de AGRIS Architecture du système L architecture proposée est un réseau BLR (solution ALVARION) entre services techniques producteurs de données sectorielles et le point focal avec une connexion Internet haut débit (VSAT ou ligne spécialisée) au niveau du point focal à partager avec les différents services techniques. Le Consultant détaillera l architecture proposée (politique de sauvegarde, politique de sécurité, etc.) dans le cadre de la mise en œuvre de la composante sécurité alimentaire du système AGRIS tant au niveau national que régional ; il proposera une définition des types d interactions et de collaboration possibles (i) entre AGRIS et les différents dispositifs qui le composent et (ii) entre les dispositifs euxmêmes Cadre institutionnel Le Consultant définira les rôles et la composition de la structure nationale de coordination et du comité régional chargés de mettre en œuvre les décisions du système AGRIS et d en assurer la gestion;le Consultant définira également les mécanismes permettant de les mettre en place puis de les régir ; le Consultant proposera l institution d un système d évaluations par les pairs des sous systèmes au niveau national. Le Consultant proposera des mécanismes cohérents de coordination des différents dispositifs, acceptés par l ensemble des parties prenantes. Le Consultant proposera un plan de mise en place du système, avec des démarches organisationnelles appropriées. 11

12 Le Consultant définira également le processus permettant de mettre en place un système efficient de suivi-évaluation du système AGRIS Partenariat Le Consultant définira des modèles de partenariats tant au niveau régional que national (par exemple: conventions, contrats de prestation de services) pour chaque catégorie de parties prenantes (par exemple : Etats, systèmes d information, OIG, organisations professionnelles) Echange des données AGRIS ne sera véritablement fonctionnel que lorsque les nœuds (services techniques et pays) qui le composent acceptent de partager leurs données. Le problème d échange et d accès aux données se pose avec acuité dans la sous région. La cession de certaines données telles que les données climatologiques par exemple exige un coût financier. LeConsultant proposera les mécanismes d échanges des données. 2.2 Développement de la composante sécurité alimentaire du système AGRIS Le Consultant procédera à une validation des modèles proposés et des rapports de spécifications fonctionnelles et techniques contenus dans les rapports d état des lieux des systèmes d information ; des propositions de modèles de données seront également faites pour les systèmes d information d alerte précoce. Le Consultant proposera un modèle des données régional qui sera construit sur la base des indicateurs harmonisés; il proposera également une modélisation des bases de données géographiques ; les données à référence spatiale ayant trait à la sécurité alimentaire doivent être prises en compte (imagerie satellitaire, contours administratifs, réseaux routiers, cours et points d eau, villages, etc.) en établissant le lien avec le modèle des données statistiques. Le Consultant procédera enfin (i) au développement des bases de données et applications, (ii) aux tests et installations des systèmes dans les pays et au niveau de la CEDEAO et enfin (iii) à la migration des données vers le nouveau système développé. 2.3 Formation Le Consultant assurera la formation des utilisateurs au niveau pays et au niveau régional sur les systèmes développés. 3. RESULTATS DE LA PRESTATION L architecture globale du système AGRIS est détaillée ; Les partenariats sont identifiés ; Les rôles et responsabilités de chacune des parties prenantes sont définis ; Un schéma de mise en œuvre du système AGRIS est proposé ; Un processus de définition du mécanisme du système de suivi-évaluation est proposé ; Un mécanisme d échange des données est proposé ; 12

13 La composante sécurité alimentaire du système AGRIS est opérationnelle au niveau des pays et au niveau de la CEDEAO et les différents utilisateurs formés aux systèmes développés. 4. MODALITES 4.1 Qualifications L étude devra être menée par une équipe pluridisciplinaire ayant des compétences en: systèmes d information, de préférence dans le domaine agricole; informatique (réseau, bases de données et SIG); statistiques agricoles; agro économie; organisation et méthode; Contractualisation/partenariat. 4.2 Durée d exécution Le Consultant définira dans son offre la durée totale de l exécution des travaux; toutefois, cette durée ne doit pas excéder la durée globale du projet. 4.3 Chronogramme d exécution des activités et rapportage Briefing : une journée au cours de la première semaine suivant la signature du contrat. Pour les différents rapports de la consultation (rapport d étape 1, rapport d étape 2, rapport provisoire et rapport final), le Consultant définira dans son offre les dates précises de remise de ces différents rapports. Rapport d étape 1 Ce rapport contiendra les éléments suivants : - Mise en œuvre de l architecture du système AGRIS ; - Rôle et définition des différents partenaires du système AGRIS ; - Rôles et responsabilités de chacune des parties prenantes du système AGRIS ; - Schéma de mise en œuvre du système AGRIS ; - Définition du mécanisme de suivi et évaluation du système et d échange des données ; - Validation des modèles de données y compris le SIG (niveau national et régional) du système d information sur la sécurité alimentaire ; - Validation des rapports des spécifications fonctionnelles et techniques du système d information sur la sécurité alimentaire ; - Architecture générale de l application. Un premier atelier de présentation des résultats est prévu et durera 1 jour ; le comité de suivi et évaluation du système validera le rapport d étape 1. Rapport d étape 2 13

14 Ce rapport donnera une situation d avancement sur le développement du système d information (composante sécurité alimentaire du système AGRIS) ; ce rapport fournira un chronogramme précis pour la suite des activités. Rapport provisoire Ce rapport sera déposé après les installations et tests concluants des applications développées dans au moins 2 pays. Un deuxième atelier de présentation de l application est prévu et durera 1 jour ; le comité de suivi et évaluation du système validera le rapport provisoire. Le comité soumettra ses observations au Consultant qui dispose d une semaine pour intégrer les corrections et procéder ensuite à l installation des applications dans les pays et au niveau régional. Le consultant déposera ensuite le rapport final provisoire; ce rapport sera déposé après les installations des applications dans les pays et au niveau régional. Rapport final Le rapport final sera déposé après la formation des différents acteurs (tant au niveau national que régional) des systèmes développés. Rapportage Les rapports d étape seront produits en une copie originale en anglais ou en français. Le rapport provisoire sera produit en une copie originale en anglais et en français. Le rapport final sera produit en 10 copies originales en français et 10 copies originales en anglais. Une copie électronique en français et en anglais, en version Word et en version PDF, de chaque rapport sera transmise à l UNOPS. 14

15 Cahier des charges 1. Contexte général et justification Au regard des insuffisances des dispositifs d information existants et avec l avènement du ECOWAP/PDDAA, la CEDEAO a, en collaboration avec les institutions partenaires, décidé de mettre en place un système d information intégré sur le secteur agricole «AGRIS». La mise en place de ce système «AGRIS» a pour but d instaurer une vision stratégique fédérant les initiatives en cours dans la sous région et servant en même temps de réceptacle pour les interventions futures. AGRIS sera un «instrument dynamique de suivi de l agriculture en Afrique de l Ouest qui devra permettre de disposer d informations actualisées pour la mise au point, le suivi et l évaluation de l ensemble des travaux ou initiatives entrepris dans le cadre de la mise en œuvre de l ECOWAP/PDDAA». Spécifiquement, la finalité de AGRIS est d amener les décideurs à disposer et utiliser des données, informations et analyses fiables pour : (i) la formulation et le suivi des politiques et stratégies de développement agricoles, et (ii) mieux gérer les questions de sécurité alimentaire en Afrique de l Ouest et (iii) promouvoir les échanges commerciaux de produits agro-alimentaires. Le processus de conception du «Système régional d information agricole» (AGRIS) a démarré en Il a connu plusieurs étapes, dont : la définition et la validation de la note conceptuelle de sa mise en œuvre au niveau régional et national (Ouagadougou, Mai 2007) ; l adoption des principes directeurs (Cotonou, Avril 2008) ; l adoption des objectifs et des résultats de AGRIS (Dakar, Juin 2009) ; la validation d une note d orientation (Abuja, Août 2009) ; et enfin la réunion de Cotonou sur la formulation du cahier des charges définitif de la mise en œuvre du système AGRIS (3 au 8 octobre 2010). En réponse à la crise alimentaire de décembre 2008, l'ue a initié la «Facilité alimentaire» (EUFF) pour une période de 3 ans allant de 2009 à Dans le cadre de cette facilité alimentaire, un programme régional de facilité alimentaire intitulé «Programme de Facilité Alimentaire UE-FIDA- CEDEAO» est mis en œuvre au Benin, Burkina Faso, Cote d ivoire, Ghana, Mali, Niger et Sénégal par la CEDEAO et le FIDA en collaboration avec l ICRISAT. L objectif général de ce programme est de renforcer l'intégration régionale par un appui visant à améliorer l'accès à la nourriture et la sécurité alimentaire dans la région. Le Programme de Facilité Alimentaire UE-FIDA-CEDEAO se concentre sur trois composantes : o La composante A vise à accroître la productivité grâce à la disponibilité et à l accès à des semences améliorées de riz, de maïs, d'arachides, de manioc et autres tubercules, et d'autres cultures de base régionales, moyennant le renforcement des capacités de production et de distribution dans la région. Cette composante sera mise en œuvre par le FIDA à travers ses projets dans les pays concernés. o La composante B qui sera mise en œuvre par l ICRISAT est centrée sur le renforcement de la production de sorgho et de mil dans l ensemble de la région, pour faire face à de graves 15

16 problèmes de sécurité alimentaire dus à une faible pluviométrie qui a considérablement réduit les récoltes de sorgho et de mil en o La composante C est la composante CEDEAO et vise à aider cette institution à se doter de moyens pour soutenir et gérer les interventions régionales de mobilisation du dispositif ECOWAP. Une attention particulière est portée aux systèmes d'information pour le suivi de la mise en œuvre de l ECOWAP. Dans le cadre de la mise en œuvre de la composante C du programme ci-dessus, la CEDEAO a, en collaboration avec les institutions partenaires, décidé d opérationnaliser le système AGRIS et mettre en place la Composante Sécurité Alimentaire du système d information. 2. Rappel des objectifs, principes directeurs, composantes et architecture du système AGRIS 2.1 Objectifs général, spécifiques et résultats. Objectif Général : Renforcer les capacités d analyse et d intervention des acteurs régionaux du secteur agricole et agro-alimentaire, fondées sur une source commune d indicateurs et de données fiables. Objectifsspécifiques et résultats Objectif spécifique 1 : Opérationnalisation du système d information régional intégré pour le secteur agricole (AGRIS) : Résultat 1 : Le dispositif régional AGRIS est mis en place et fonctionnel Résultat 2 : Le dispositif AGRIS / Pays est mis en place et fonctionnel Objectif spécifique 2 : Renforcement des capacités des services techniques nationaux et amélioration de la qualité des données et des systèmes de gestion des bases de données ; Résultat 3 : Les plans d action de renforcement des capacités sont consolidés ; Résultat 4 : Les méthodes statistiques de collecte et de traitement des données sont standardisées et normées ; Résultat 5 : Les comités/pays de contrôle de qualité des méthodes statistiques sont fonctionnels ; Résultat 6 : Les cadres et techniciens des services techniques bénéficient des formations spécialisées ; Résultat 7 : Les bases de données pays sont mises en place, sécurisées et accessibles ; Objectif spécifique 3 : Analyse des performances des politiques et stratégies de développement agricole et des perspectives de sécurité alimentaire ; Résultat 8 : Des analyses sur les tendances évolutives des facteurs naturels sont réalisées et utilisées par les décideurs nationaux et régionaux ; Résultat 9 : Les résultats des analyses sur les tendances d évolution des systèmes de production contribuent à la formulation des politiques et stratégies de développement agricole et alimentaire ; Objectif spécifique 4 : Contribution à la promotion des échanges régionaux des produits agroalimentaires ; Résultat 10 : Un système d information sur les opportunités d affaires est mis en place ; 16

17 Résultat 11 : Des mécanismes de fonctionnement du marché des produits agro-alimentaires sont analysés et accessibles aux différents acteurs ; Objectif spécifique 5 : Mise en place du système de suivi/évaluation de AGRIS. Résultat 12 : Des indicateurs de suivi des performances de AGRIS, tant au niveau pays que régional sont élaborés et disponibles ; Résultat 13 : Un système de suivi-évaluation est mis en place ; Résultat 14 : Des analyses de l impact de AGRIS sur les politiques et stratégies de développement agricoles et alimentaires régionales sont réalisées ; Résultat 15 : Les résultats des activités AGRIS sont validés par les ministres de l agriculture, de l élevage, de la pêche, des ressources naturelles et du commerce. 2.2 Principes directeurs Le système AGRIS repose sur six principes majeurs qui devront régir la production, la gestion et l accès aux données générées par les différents systèmes et dispositifs tant au niveau national que régional. Le principe desubsidiarité,selon lequel on ne traite au niveau régional que ce qui ne peut pas être mieux traité à un niveau inférieur, national ou local. Ce principe qui ne met pas en cause la pertinence ou la priorité d une intervention, mais les modalités et le niveau de son application, implique entre autres que «la compétence nationale est la règle, la compétence communautaire ou régionale, l exception». En application de ce principe, la collecte des données relèverait de la compétence des services techniques nationaux, alors que la production des indicateurs et des informations indispensables à une bonne connaissance des dynamiques en cours dans la région serait du ressort du niveau régional. Le principe de proportionnalité qui implique que l action du dispositif régional AGRIS ne doit pas excéder ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs qui lui sont assignés. Son fonctionnement doit permettre, entre autres, d éviter d imposer à un pays membre des règles trop contraignantes ou des efforts trop élevés par rapport à ce qui serait raisonnable ou efficace de fournir pour favoriser l intégration de ses systèmes d information nationaux dans le système régional. Le principe decomplémentaritéqui permetde prendre en compteles avantages comparatifs des différents systèmes d information et des bases de données existantes, d éviter les duplications et les confrontations, tant au niveau national que régional. Il permet de mutualiser les efforts et de donner une orientation volontariste aux investissements publics et à l aide extérieure. Le principe de partenariat et de concertation vise à assurer une implication permanente de l ensemble des systèmes d information sectoriels, nationaux et régionaux, des divers utilisateurs (décideurs publics, responsables d organisations socio-professionnelles, analystes et autres acteurs qui sont à l interface des questions relatives au développement du secteur agricole et alimentaire) dans la mise en œuvre, le suivi-évaluation et les éventuels ajustements à apporter au fonctionnement du dispositif AGRIS et du système statistique régional qu il incarne. La recherche de synergie, la quête d efficacité dans la mise en œuvre des différentes stratégies suggèrent un partage des responsabilités en s appuyant sur les expériences et les acquis des différents acteurs et institutions qui travaillent dans les divers systèmes d information de la région. Le principe de progressivité impose une approche graduelle permettant de tenir compte des situations nationales et des intérêts spécifiques de certains dispositifs et acteurs. Le niveau très disparate de développement des systèmes statistiques nationaux suggère de la part d AGRIS 17

18 une démarche de standardisation aux normes internationales qui tient compte de la capacité d adaptation de chaque pays. Le principe de sécurité et de confidentialité, qui permet à chaque système statistique sectoriel et national d être maître de ses données, dans un contexte de partage au niveau régional, qui n aliène pas sa souveraineté et ses objectifs stratégiques nationaux. En effet les conditions d accès aux données, indicateurs et informations générés par le système AGRIS doivent être négociées entre les Etats et les diverses institutions régionales impliquées dans sa mise en œuvre. 2.3 Composantes et sous-composantes AGRIS s articule autour de 4 composantes et de leurs sous-composantes: Composante 1 : suivi du contexte environnemental et macro économique, Analyse des tendances évolutives des facteurs naturels Suivi du contexte macro-économique régional et international Composante 2 : Suivi des Politiques Agricoles, Composante 3 : Suivi de la situation agro-hydro-météo-sylvo-pastorale, halieutique, alimentaire et nutritionnelle, Utilisation des bilans alimentaires conjoncturels et des tendances d évolution des productions agro-sylvo-pastorales pour la formulation des politiques et stratégies de développement agricole et alimentaire Suivi du niveau et de l ampleur de la vulnérabilité alimentaire et nutritionnelle des populations Composante 4 : Suivi des marchés, situation agroalimentaire et des opportunités d échanges. Suivi et analyse des performances des unités de transformation agro-alimentaires Analyse et diffusion des informations sur les échanges régionaux des produits agroalimentaires Ces composantes impliqueront les services techniques nationaux et le niveau régional géré directement par les institutions régionales, sous l égide de la CEDEAO. Les systèmes nationaux et le système régional communiqueront selon le principe de la subsidiarité. Le système régional doit donc apporter une plus-value par rapport aux systèmes nationaux. 2.4 Architecture du système AGRIS est basé sur un système d information réparti. AGRIS devra intégrer l ensemble des initiatives et systèmes d information existants, et, le cas échéant, proposer la mise en œuvre de systèmes complémentaires. 18

19 L organisation proposée est la suivante : Chaque partie prenante en charge de statistiques sectorielles est entièrement maître et responsable de la gestion de sa base de données; La base de données pays, à l image des bases de données sectorielles, contient des données et indicateurs nationaux ; elle s appuie sur un système réparti, et permet d accéder aux bases de données sectorielles du pays; La base de données régionale à l image des bases de données pays contient des données et indicateurs régionaux construits à partir des données pays et permettant des accès conditionnels aux données pays en fonction des accords définis dans les conventions. Pour la mise en œuvre d AGRIS, l architecture retenue est un réseau sans fil (solution ALVARION) entre services techniques producteurs de données sectorielles et le point focal avec une connexion Internet haut débit au niveau du point focal (VSAT ou ligne louée) à partager avec les différents services techniques. 19

20 Figure 1 : exemple de la solution d interconnexion : cas du Burkina Faso Au niveau des points focaux, on utilisera soit des VSAT soit des lignes louées indépendamment des coûts y afférents. Au niveau régional, un réseau global VPN (Virtual Private Network) interconnecte les pays avec la sécurité du trafic VPN, Web, Mail et gestion des bandes passantes. Pour l implémentation de cette architecture (voir cahier des charges de la firme s occupant de l interconnexion des sites), deux solutions au moins sont envisagées : Option 1 : la base de données pourrait être abritée au niveau d un Datacenter ou prestataire de service, qui hébergera la base de données régionale et assurera la sécurité et la disponibilité des données ; il sera alors développé des outils d administration qui aideront le département Agriculture de la CEDEAO à Abuja au Nigeria d administrer le système via une interface Web conviviale. Option 2 : Loger la base de données régionale au niveau de la CEDEAO à Abuja au Nigeria. 2 Description de la prestation 2.1 Mise en œuvre d AGRIS Architecture du système Le Consultant appréciera les avantages et les inconvénients de chaque option retenue. 20

21 Le Consultant détaillera l architecture proposée (politique de sauvegarde, politique de sécurité, etc.) dans le cadre de la mise en œuvre de la composante sécurité alimentaire du système AGRIS tant au niveau national que régional ; il proposera une définition des types d interactions et de collaboration possibles (i) entre AGRIS et les différents dispositifs qui le composent et (ii) entre les dispositifs euxmêmes Cadre institutionnel La mise en œuvre de AGRIS reposera sur un cadre institutionnel approprié comportant deux organes: un Comité de Pilotage au niveau régional ; un Comité de Coordination au niveau national comprenant un Chef de file et un Point Focal jouant le rôle de bras technique et de secrétariat. Le chef de file du Comité de Coordination doit entre autres attributions remplir les fonctions suivantes : la préparation des réunions régionales et des réunions du comité de pilotage; la promotion de l appropriation des activités pour la mise en œuvre du Système d Information (SI) sur la sécurité alimentaire par les structures nationales concernées; la coordination des activités pour la mise en œuvre du SI; la liaison avec le comité de pilotage et les autres comités de coordination pour échanges d informations. Le point focal doit, entre autres attributions qui lui seront attribuées: disposer des ressources humaines et matérielles suffisantes pour assurer la maintenance du système développé ; abriter également un serveur contenant les copies des bases de données sectorielles. Le Consultant proposera les rôles et la composition des deux organes chargés de mettre en œuvre les décisions du système AGRIS et d en assurer la gestion. Le Consultant définira également les mécanismes permettant de les mettre en place puis de les régir. Le Consultant proposera l institution d un système d évaluations par les pairs des sous systèmes au niveau national. Le Consultant proposera des mécanismes cohérents de coordination des différents dispositifs, acceptés par l ensemble des parties prenantes. Le Consultant proposera un plan de mise en place du système, avec des démarches organisationnelles appropriées. Le Consultant définira enfin le processus permettant de mettre en place un système efficient de suiviévaluation du système AGRIS. 21

22 2.1.3 Partenariat Le Consultant définira des modèles de partenariats tant au niveau régional que national (par exemple: conventions, contrats de prestation de services) pour chaque catégorie de parties prenantes (par exemple : Etats, systèmes d information, OIG, organisations professionnelles) Echange des données AGRIS ne sera véritablement fonctionnel que lorsque les nœuds (services techniques et pays) qui le composent acceptent de partager leurs données. Le problème d échange et d accès aux données se pose avec acuité dans la sous région. La cession de certaines données telles que les données climatologiques par exemple exige un coût financier. Le Consultant proposera les mécanismes d échanges des données Interface de communication Les boites de dialogues, les formulaires, les écrans et les menus doivent être déployés dans deux des langues officielles de la CEDEAO, le français et l anglais. 2.2 Développement de la composante sécurité alimentaire du système Etat des lieux des systèmes d information Afin de définir les actions à mener pour le développement et la mise en œuvre de la Composante Sécurité Alimentaire du système d information AGRIS, un état des lieux des systèmes d information agricole a été mené dans les sept (7) pays bénéficiaires du programme de Facilité Alimentaire. L état des lieux a permis d identifier huit (8) types de système d information opérant dans le domaine de la sécurité alimentaire ; il s agit du système d alerte précoce, du système d information sur les productions agricoles, du système d information sur les marchés agricoles, du système d information sur l élevage, du système d information sur la pêche, du système d information sur les résultats de la recherche, du système d informations sur les données climatologiques et enfin du système d information sur les intrants agricoles (semences, engrais, etc.). L étude a décrit pour chaque système d information (i) les acteurs, les procédures et les méthodologies de collecte des données, et (ii) les données et informations manipulées par les systèmes. L état des lieux a défini l architecture générale du système d information ; elle a permis également de cerner le besoin en équipements informatiques et logiciels (réseaux locaux à réaliser, ordinateurs à acheter, licences des logiciels à payer, etc.), identifier 8 types de bases de données à développer dans les pays pour asseoir la composante régionale du système d information AGRIS ; cette étude a enfin identifié le besoin en renforcement des capacités des acteurs Objectifs de l appel d offre La plupart de ces systèmes d information existant dans les pays, ne disposent pas de bases de données bien élaborées ; les données sont traitées et manipulées sous Microsoft Excel, SPSS et rarement des bases de données Access. Il s agit de développer les bases de données sectorielles, les bases de données pays et la base de 22

23 données régionale ; le Consultant assurera également la migration des données vers le nouveau système développé. L état des lieux a décrit les données manipulées par les différents systèmes d information et définit les modèles des données pour chaque type de système d informations (voir en annexe la description des données). Le Consultant procédera d abord à une validation et une harmonisation des modèles proposés ; des propositions de modèles de données seront également faites pour les systèmes d information d alerte précoce. Le Consultant proposera ensuite un modèle des données régional qui sera construit sur la base des indicateurs harmonisés; il proposera aussi une modélisation des bases de données géographiques ; les données à référence spatiale ayant trait à la sécurité alimentaire doivent être prises en compte (imagerie satellitaire, contours administratifs, réseaux routiers, cours et points d eau, villages, etc.) en établissant le lien avec le modèle des données statistiques Spécifications fonctionnelles du système La sécurité alimentaire est un domaine faisant intervenir plusieurs acteurs, le système d information devra satisfaire aux demandes en informations des décideurs, des agents des services interne de l agriculture, de l élevage et de la pêche, du système d alerte précoce, des chercheurs, des enseignants et étudiants, des professionnels du secteur et du grand public. Le système tout en restant évolutif doit être doté (i) des outils permettant de stocker et de traiter les données, (ii) des outils de diffusion permettant aux utilisateurs de consulter les données rendues publiques et d effectuer des requêtes sur une série de critères, (iii) des outils de représentation cartographique (gestion et diffusion des données géographiques croisées avec les indicateurs de suivi). Pour chaque système d information, une description des modules est faite en tenant compte des domaines d activités et des indicateurs retenus. a) Système d information sur les productions agricoles - Module d administration C est un module transversal permettant de paramétrer et de préconfigurer le système. Il gérera les modules, les utilisateurs, les pays, les régions, départements et villages à risque. L administrateur doit avoir la possibilité de modifier l accessibilité des données au public. - Module de cartographie Ce module permettra de gérer l ensemble des données géographiques liées au secteur. Tout indicateur relié à une entité géographique peut être visualisé sur la carte en plus des couches de bases caractéristiques du milieu. Les couches dynamiques correspondent à des objets ponctuels dont les coordonnées géographiques seront stockées dans la base de données. 23

24 Les couches de bases correspondent aux objets caractéristiques du milieu. Elles sont très peu variables et sont stockées sous forme de fichiers cartographiques nommées «shapefiles» dans un dossier d application. - Module productions Ce module permet de générer les productions, superficies et productions des différentes cultures par pays, régions et département. Un lien sera possible avec le module précédent pour apprécier sous document cartographique le taux de couverture des besoins céréaliers sur l ensemble des pays. - Module Elaboration des différents agrégats de la situation alimentaire Le programme doit intégrer le calcul des différents agrégats de la sécurité alimentaire que sont : - Le bilan céréalier ; - Le bilanalimentaire ; - Et le taux de couverture des besoins céréaliers. Les informations nécessaires à l établissement des bilans sont : - la production ; - Les échanges du pays avec l extérieur en produits alimentaires ; - les utilisations intérieures des produits alimentaires ; - Les populations - Et la norme de consommation. Pour l établissement du bilan céréalier qui reste toujours le principal outil de gestion et de prévention des crises alimentaires, deux postes sont à retenir : - Les ressources - Et les emplois. Les ressources comprennent la production disponible, les stocks initiaux et les importations et aides alimentaires. Les emplois comprennent la consommation humaine, les stocks finaux et les exportations. Le bilan alimentaire est un outil adapté de suivi des disponibilités alimentaires et de leur utilisation ; il permet des prises de décision en matière de planification des interventions d urgence, en matière de planification des productions agricoles et en matière de planification des échanges des produits alimentaires. Le taux de couverture des besoins céréaliers tient compte de la disponibilité de la production et des besoins en céréales des populations en raison de 190 kg/tête/an. Les données et formules pour la réalisation des bilans et le calcul du taux de couverture des besoins céréaliers sont disponibles. 24