Ce volet du programme est doté d un budget de 2 M$ pour la période et il est administré par RECYC-QUÉBEC.

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1 Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI Programme d'aide financière à la mise en place d une gestion intégrée des matières résiduelles générées par des regroupements d ICI La Politique québécoise de gestion des matières résiduelles prévoit à son Plan d action une mesure de soutien aux industries, aux commerces et aux institutions (ICI), afin d accroître leur performance au chapitre de la récupération et de la mise en valeur des matières résiduelles. En 2008, les ICI ont récupéré environ la moitié des cinq millions de tonnes de matières résiduelles qu ils ont générées. Des efforts additionnels devront être investis afin de détourner davantage de matières de l élimination en améliorant les pratiques dans les ICI. Pour ce faire, les volets 1 et 2 du programme Performance des ICI en gestion des matières résiduelles (GMR) ont été mis en place en 2011 pour aider les ICI à dresser leur bilan, à améliorer leur gestion des matières résiduelles et à procéder à l acquisition d équipements reliés à cette démarche. Pour aller encore plus loin, le volet 3 du programme Performance des ICI en GMR encourage les ICI présents dans les parcs industriels ou les concentrations commerciales 1 à se regrouper pour analyser leurs besoins communs en GMR et ainsi instaurer efficacement des collectes de leurs matières recyclables. L objectif est de faire en sorte qu ils puissent ensuite récupérer de plus grands volumes de différentes matières triées à la source, à meilleur coût, de façon plus simple et en optimisant les routes de collecte pour réduire les émissions de gaz à effet de serre. Ce volet facilite aussi l atteinte des objectifs de bannissement de l élimination du papier/carton, et du bois et de la matière organique. Ce volet du programme est doté d un budget de 2 M$ pour la période et il est administré par RECYC-QUÉBEC. 1. OBJECTIFS Le programme Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI poursuit les objectifs suivants : 1. Soutenir les ICI dans la gestion regroupée de leurs matières résiduelles, en facilitant l évaluation conjointe de leurs besoins. 2. Améliorer, dans les ICI, les activités de récupération des matières recyclables produites dans le cadre de leurs activités, telles que le papier, le carton, le bois et autres résidus de CRD, le plastique, le verre, le métal, le textile et la matière organique par la mise en place de collectes communes. 3. Encourager la mise en place de synergies entre les ICI d un territoire dans une perspective d amélioration de la gestion de matières résiduelles entre ces ICI. 1 Nous entendons par «concentration commerciale» tout ensemble d ICI regroupés dans un espace donné, tels que les artères commerciales et les mégacentres (aussi appelés power centers). Les immeubles à bureaux et les centres d achats sont considérés comme un seul ICI, et non un regroupement d ICI, dans le cadre du programme. 26 janvier 2016 RECYC-QUÉBEC Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 1

2 2. CLIENTÈLE ADMISSIBLE Les établissements désirant améliorer leurs pratiques d affaires et leur gestion des matières résiduelles en formant un groupe comprenant au minimum trois (3) ICI situés : dans un parc industriel; au sein d une concentration commerciale. Tous les ICI faisant partie du regroupement devront être situés au Québec. Une évaluation des distances entre les différents ICI du regroupement sera effectuée afin de déterminer l admissibilité de la demande, notamment en fonction de la réalité territoriale de chaque regroupement. 3. PROJETS ADMISSIBLES Le programme Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI exige que le dépôt de la demande soit fait par une entité responsable de la gestion du parc industriel ou de la concentration commerciale, par exemple : La municipalité, la MRC, la régie intermunicipale ou l arrondissement au sein duquel se trouvent les ICI regroupés participants; Le centre local de développement (CLD) géographiquement lié aux ICI regroupés participants; Une société privée agissant au nom d un regroupement d ICI; L association qui regroupe les différents ICI participants; Un consultant engagé par une des entités nommées ci-dessus afin de représenter le regroupement. L entité responsable du projet doit avoir une place d affaires au Québec et démontrer l expertise et les compétences nécessaires pour la réalisation du projet. Elle devra également détenir et transmettre à RECYC-QUÉBEC, lors du dépôt de la demande, une copie du mandat l autorisant à agir pour et au nom du regroupement d ICI. Le volet 3 doit être réalisé en totalité au Québec et s appliquer à des matières résiduelles générées exclusivement au Québec. Sont ainsi admissibles au volet 3 les projets de regroupement reliés à la gestion des matières résiduelles produites par les établissements ICI participants. Le volet 3 se déroule en deux phases. Chaque phase est indépendante et distincte l une de l autre. Ainsi, il est possible qu un projet s inscrive uniquement dans le cadre de la phase 1 ou uniquement à la phase 2 (sous réserve d une reconnaissance d équivalence par RECYC-QUÉBEC voir sur ce point la section Phase 2 : Mise en place des recommandations du présent programme), ou qu il combine les deux (2) phases. L entité qui dépose une demande est responsable de la gestion du projet. Elle doit, dans un premier temps, rencontrer le regroupement des ICI pour les informer du projet de regroupement de la GMR et des bénéfices potentiels. Cette entité est responsable d informer par écrit l organisme municipal responsable du plan de gestion des matières résiduelles (PGMR) de sa démarche (*articles 53.7 et suivants de la Loi sur la qualité de l environnement, chapitre Q-2). Par la suite, il devra évaluer l intérêt, la faisabilité et les besoins en GMR des ICI ayant manifesté un intérêt au projet de regroupement. Ceci pourra se faire par le biais de rencontres, d études et de sondages, à la discrétion du demandeur. Par la suite, un rapport détaillé devra être produit spécifiant les ICI intéressés par le projet, les matières visées (types et quantités), le nombre et le type de collectes à instaurer et les besoins en équipement. 26 janvier 2016 RECYC-QUÉBEC Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 2

3 La phase 1 se conclut par la désignation de l entité dont le mandat sera de mettre en place le regroupement de la GMR des ICI participant au projet, de gérer les ententes avec les fournisseurs de service et de rendre compte de ses actions aux ICI qu elle représente. Cette entité peut être préalablement existante ou créée à cette fin. La durée de réalisation de la phase 1 ne doit pas dépasser six (6) mois à compter de la date de signature de la convention par les deux parties. Résumé 1. Évaluer l intérêt et les besoins en regroupement de la GMR des ICI visés. 2. Informer la municipalité régionale responsable du PGMR de l intention de soumettre le projet de regroupement et des avantages visés. 3. Produire un rapport synthèse, lequel sera déposé à RECYC-QUÉBEC, détaillant : a. La situation actuelle de la GMR au sein des ICI visés; b. La liste des ICI intéressés par le regroupement, leurs besoins et leurs contrats de GMR en vigueur, le cas échéant, en indiquant les parties prenantes et la durée des contrats; c. Les fournisseurs de services potentiels, d. Les matières générées (types et quantités); e. Le nombre et le type de collectes qui pourraient être instaurées; f. Les débouchés pour les matières qui seraient ciblées à la phase 2; g. Les équipements nécessaires; h. La méthode de partage entre les participants des coûts de démarrage et d opération des collectes ciblées pour la phase 2; i. La cohérence avec le PGMR. 4. Désigner/créer une entité responsable du regroupement de la GMR pour les ICI participants. RECYC-QUÉBEC évaluera le rapport synthèse et informera par écrit l entité responsable du regroupement d ICI de sa satisfaction ou insatisfaction. Phase 2 : Mise en place des recommandations Cette phase consiste en la mise en œuvre des recommandations de la phase 1. L entité responsable du regroupement se verra verser l aide financière prévue pour la phase 2, et sera tenue d administrer en conformité avec le présent programme. Les versements prévus dans le cadre de la phase 2 seront effectués conditionnellement, notamment, à ce que RECYC-QUÉBEC s estime satisfaite du rapport synthèse produit lors de la phase 1. Elle fera un rapport écrit à l organisme municipal responsable du plan de gestion de matières résiduelles pour l informer de sa démarche. Par la suite, l entité veillera à l implantation de collectes des matières résiduelles produites par le regroupement d ICI qu il représente et pourra procéder à l acquisition d équipements admissibles (*voir article 4.1 du présent programme) tels qu identifiés à la phase 1. Un rapport d évaluation de la démarche devra être produit pour une période d activité qui sera déterminée selon le projet et confirmée dans l entente, afin d évaluer l efficacité des collectes et les quantités de matières recyclées. Résumé Phase 2 : Mise en place des recommandations 1. Avis écrit à l organisme municipal responsable du PGMR pour l informer de la démarche. 2. Acquisition de l équipement nécessaire prévu lors à la phase Mise en place des services de collectes regroupées. 4. Évaluation détaillée du rendement des services de collecte après six (6) mois d activité ou toute autre durée stipulée dans l entente. 26 janvier 2016 RECYC-QUÉBEC Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 3

4 La phase 1 doit obligatoirement être complétée, ou une reconnaissance d équivalence doit être autorisée par RECYC- QUÉBEC, avant de déposer une demande pour la phase 2. Pour être éligible à une telle reconnaissance d équivalence, l entité responsable devra néanmoins déposer auprès de RECYC-QUÉBEC un document écrit s apparentant au rapport synthèse, avec les adaptations qui s imposent. Le financement de la phase 2 sera tributaire de l atteinte d une quantité minimum de matières résiduelles additionnelles à récupérer, laquelle sera évaluée par RECYC-QUÉBEC et communiquée à l entité responsable du regroupement. Les types de matière et leurs quantités devraient apparaître dans le rapport synthèse produit dans le cadre de la phase 1 ou de l écrit déposé en vue d une reconnaissance d équivalence. Exclusions du programme Les activités de traitement de matières résiduelles d un établissement ICI dont l activité est de récupérer, valoriser ou autrement traiter des matières résiduelles pour le compte d un tiers ne sont pas admissibles dans le cadre d une demande au volet 3. Un regroupement d ICI ne peut participer à plus d un projet et n est susceptible de recevoir de l aide financière qu une seule fois pour chacune des phases. Un établissement ICI, situé à une adresse donnée, faisant déjà partie d un autre regroupement ne peut pas, non plus, participer à plus d un projet. Les activités reliées à la mise en œuvre d un programme de récupération de produits visés par l approche de responsabilité élargie des producteurs (REP) ne sont pas admissibles. Un ICI desservi par une collecte sélective n est pas admissible, sauf pour des matières non couvertes par la collecte en place ou si la quantité de matière générée par le ICI dépasse la capacité de la collecte. Condition particulière Chaque ICI faisant partie d un regroupement ayant bénéficié d une aide financière à la phase 2 devra obtenir auprès de RECYC-QUÉBEC une reconnaissance de niveau 2 du programme ICI ON RECYCLE! 2. Le paiement du dernier versement dans le cadre de la phase 2 sera conditionnel à cette reconnaissance. 4. MODALITÉS DE FINANCEMENT 4.1. Dépenses admissibles Pourront être considérées, pour la phase 1, les dépenses liées aux honoraires des consultants ou au salaire de la personne dédiée au projet pour les éléments suivants : Démarchage auprès des ICI du regroupement visé; Étude de caractérisation et bilan de la GMR du regroupement visé; Élaboration du regroupement de la GMR avec les ICI participants; Recherche de fournisseurs potentiels pour les collectes et l équipement; Rédaction du rapport synthèse. 2 Le niveau 2 Mise en œuvre reconnaît les efforts des établissements qui ont mis en place des mesures de réduction, de réemploi, de recyclage et de valorisation des matières résiduelles visées par la Politique. De plus, les établissements doivent avoir effectué des activités d information et de sensibilisation sur la gestion des matières résiduelles au sein de leur établissement. L information sur le programme ICI ON RECYCLE! est disponible à l adresse suivante : 26 janvier 2016 RECYC-QUÉBEC Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 4

5 Phase 2 : Mise en place des recommandations Pourront être considérées, pour la phase 2, les dépenses qui sont liées aux honoraires des consultants ou au salaire de la personne dédiée au projet et engagées après le dépôt de la demande pour les éléments suivants : Coordination de la mise en place des collectes auprès des différents ICI participant au regroupement incluant la sensibilisation des employés; Suivi de l implantation et bilan des collectes sur une période précisée dans l entente; Rédaction du rapport d évaluation. Pourront également être considérées pour la phase 2 les dépenses liées à l achat des équipements admissibles suivants : Îlots multimatières de récupération de deux à quatre compartiments; Bacs roulants extérieurs de 80 à 1100 litres et conteneurs de 2 à 40 verges cubes; Équipement de conditionnement de la matière en vue de son recyclage, excluant les presses et compacteurs pour le papier/carton; Équipement de recyclage de la matière organique par compostage : o Moins de 100 tonnes/an pour un équipement individuel; o Moins de 1000 tonnes/an pour un équipement collectif acquis par au moins 5 ICI dans le cadre d une gestion conjointe des matières résiduelles (moins de 100 tonnes/an/ici). Certains types d équipement ont des montants admissibles plafonnés (voir tableau 1 ci-dessous). Tableau 1 : Prix maximum alloué par équipement selon certains types d équipement Types d équipement Prix maximum alloué par équipement Îlots multimatières 750 $ Bacs roulants 80 à 360 litres 100 $ Bacs et chariots 361 à 1100 litres 500 $ Conteneurs $ Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles dans le volet 3 : Les projets en cours ou réalisés; Les frais engagés avant le dépôt d une demande d aide financière pour le volet 3 du programme Performance des ICI; Le dépôt et les frais d analyse d un dossier au programme ICI ON RECYCLE!; Les taxes (TPS et TVQ); Les coûts de production et de diffusion de matériel promotionnel. 26 janvier 2016 RECYC-QUÉBEC Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 5

6 4.2. Aide financière possible Le programme Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI bénéficie d un budget total de 2 M$ pour la période L aide financière est accordée comme suit pour chacune des deux phases du programme : L aide financière, sous la forme d une contribution non remboursable, est fixée à 80 % du montant admissible, jusqu à concurrence de $ d aide financière pour la réalisation du projet. Phase 2 : Mise en place des recommandations L aide financière pour les salaires ou honoraires, sous la forme d une contribution non remboursable, est fixée à 80 % du montant admissible, jusqu à concurrence du maximum alloué au programme selon le nombre d ICI participants et le nombre de matières collectées. Voir le tableau 2 ci-dessous. Les collectes de papier-carton et de bois doivent être obligatoirement gérées après le projet, lorsque ces matières sont générées. Les 7 catégories de matières admissibles sont le papier-carton, le bois et les autres CRD 3, les plastiques, le verre, le métal, le textile et la matière organique. Tableau 2 : Aide financière maximale pour les salaires/honoraires de la phase 2 Nombre d ICI participant au regroupement et $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Nombre de catégories de matières $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Il est à noter que si une entité est responsable d une même bannière de concentrations commerciales, celle-ci peut obtenir une aide financière cumulative maximale de $ pour la bannière pour toute la durée du programme au volet 3. L aide financière pour l équipement, sous la forme d une contribution non remboursable, est fixée à 70 % du prix d achat admissible des équipements, pour un maximum total équivalent à 50 % du montant d aide attribué pour les salaires/honoraires de la phase 2. 3 Les CRD sont les résidus de construction, rénovation et de démolition. Les matières qui entrent dans cette catégorie et qui ne sont pas couvertes par les autres catégories admissibles sont l asphalte, le béton, la brique et le gypse. 26 janvier 2016 RECYC-QUÉBEC Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 6

7 RECYC-QUÉBEC se réserve la possibilité de recourir à un appel de propositions. Dans le cadre de l appel de propositions, des modalités distinctes pourraient être déterminées par RECYC-QUÉBEC et le MDDELCC, nonobstant des modalités existantes dans le programme afin d optimiser les retombées au regard des objectifs visés, incluant la mise en place de synergies de substitution et de mutualisation sur les territoires Analyse des demandes Les demandes seront analysées au fur et à mesure de leur réception par le comité prévu à cet effet et formé de représentants de RECYC-QUÉBEC après avoir été jugées conformes aux critères d admissibilité du programme. À titre indicatif, l évaluation des projets sera notamment réalisée en fonction des quatre (4) critères suivants : La pertinence du projet; La qualité technique du projet; Les résultats visés par le projet, par exemple les quantités supplémentaires de matières récupérées; L'expertise de l entité représentant le regroupement d ICI participant et de son équipe. Dans un délai de cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la demande, un accusé de réception sera expédié au demandeur par courriel. Une demande d aide financière pourrait être mise de côté dans l éventualité où l entité qui ne complèterait pas le dossier déposé ou que des informations qui lui seraient demandées en cours d analyse ne seraient pas fournies à RECYC-QUÉBEC à l intérieur d un délai inférieur à trois (3) mois suivant la demande d informations supplémentaires, par RECYC-QUÉBEC Pour soumettre une demande Toute demande doit être soumise en remplissant le formulaire disponible sur le site Internet de RECYC-QUÉBEC au : Les informations demandées portent sur des aspects du projet permettant de répondre aux critères d évaluation mentionnés dans la section précédente (voir 4.3). Une demande d aide financière contenant tous les documents exigés peut être transmise à n importe quel moment de l année. Le programme Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI sera en vigueur pour la période , ou jusqu à ce que le budget de ce programme soit épuisé Versement de l aide financière accordée Lorsqu un projet est retenu, une convention d aide financière est signée entre le demandeur et RECYC-QUÉBEC. Les engagements de chacune des parties y sont précisés, notamment en ce qui concerne le dépôt des différents documents exigés et les informations à fournir sur le projet. Le demandeur doit s engager à réaliser le projet tel que décrit dans la demande d aide financière et la convention d aide financière, au plus tard six (6) mois après la signature des deux parties pour la phase 1 et au plus tard un (1) an après la signature des deux parties pour la phase 2. RECYC-QUÉBEC assurera le suivi du projet et le paiement des sommes allouées. Versements pour la 1. Premier versement correspondant à 60 % du montant d aide financière total accordé à l entité responsable du regroupement à la signature de la convention d aide financière par les parties. 2. Deuxième et dernier versement correspondant à un maximum de 40 % du montant d aide financière total accordé à l approbation par RECYC-QUÉBEC du rapport synthèse et en fonction des dépenses réelles encourues. 26 janvier 2016 RECYC-QUÉBEC Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 7

8 Versement pour la Phase 2 : Mise en place des recommandations 1. Premier versement correspondant à 50 % du montant d aide financière total accordé à l entité responsable du regroupement à la signature de la convention d aide financière par les parties. 2. Deuxième et dernier versement correspondant à un maximum de 50 % du montant d aide financière total accordé à l approbation, par RECYC-QUÉBEC, du rapport d évaluation et en fonction des dépenses réelles encourues. L obtention d une reconnaissance de niveau 2 du programme ICI ON RECYCLE! sera également conditionnelle à ce versement. RECYC-QUÉBEC se réserve le droit de requérir un (1) an plus tard un rapport des résultats du projet, afin d en relever les impacts ou les retombées sur la gestion des matières résiduelles Documents complémentaires pour l analyse détaillée d une demande d aide financière Documents à soumettre avec votre demande Formulaire de demande Curriculum vitae de la personne attitrée au projet (répondant) Lettre d intention d un minimum de trois (3) ICI intéressés par la démarche Soumission du consultant ou évaluation des coûts pour un employé du demandeur, détaillant les divers éléments inclus dans le projet, notamment les principales activités ainsi que l échéancier Phase 2 : Mise en place des recommandations Formulaire de demande Rapport synthèse suite à la réalisation de la phase 1 ou dépôt d un document écrit s apparentant au rapport synthèse, avec les adaptations qui s imposent, afin que la demande d équivalence puisse être évaluée par RECYC-QUÉBEC Formulaire de désignation de mandataire pour chaque ICI participant Soumission pour les équipements visés Soumission du consultant ou évaluation des coûts pour un employé du demandeur, détaillant les divers éléments inclus dans le projet, notamment les principales activités ainsi que l échéancier Documents à soumettre à la fin du projet Rapport synthèse Facture des honoraires avec preuve de paiement ou relevé des heures du salarié attitré au projet. Dans ce dernier cas, le registre de paie pourrait être exigé Copie de la lettre d avis du projet transmis à l organisme municipal responsable du PGMR Phase 2 : Mise en place des recommandations Rapport d évaluation détaillant les quantités de matières récupérées par le projet de regroupement sur une durée stipulée dans l entente Facture des honoraires ou relevé des heures du salarié attitré au projet avec preuve de paiement. Dans ce dernier cas, le registre de paie pourrait être exigé Factures des équipements avec preuve de paiement Photos des équipements en place 26 janvier 2016 RECYC-QUÉBEC Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 8

9 Copie de la lettre d avis du projet transmis à l organisme municipal responsable du PGMR Attestation de tous les ICI participants au niveau 2 du programme ICI ON RECYCLE! RECYC-QUÉBEC Programme Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 141, avenue du Président-Kennedy, 8 e étage Montréal (Québec) H2X 1Y4 Regroupement-ici@recyc-quebec.gouv.qc.ca Pour information Téléphone : , poste 2442 Sans frais : Site Internet : 26 janvier 2016 RECYC-QUÉBEC Performance des ICI en GMR Volet 3 : Regroupement de la GMR dans les ICI 9