Développement d un programme personnalisé d orientation et d intégration de l infirmière en hébergement

Transcription

1 Congrès de l OIIQ 29 octobre 2013 Présentation A12 Développement d un programme personnalisé d orientation et d intégration de l infirmière en hébergement Par Émilie Bouchard, inf. M. Sc. conseillère clinicienne Lyne Lévesque, inf. B. Sc. coordonnatrice à la formation

2 Présentation du CSSSS SOV Créé en 2004, le CSSS du Sud-Ouest Verdun regroupe onze installations et un point de service : 1 Hôpital 3 CLSC et un point de service 7 Centres d hébergement Nous comptons employés dont 675 infirmières 2

3 Mise en contexte % 35.7% 71% 44% Taux d utilisation de la MOI Pourcentage d échec en probation Taux de rétention Taux de rétention

4 Plan d action local Offrir encadrement permettant l introduction de CEPI Révision du programme d orientation et d intégration des infirmières en hébergement

5 Objectifs d apprentissage Reconnaître l importance de personnaliser l orientation de l apprenante en fonction de ses besoins spécifiques. Rôle des intervenants Comprendre l utilité d identifier les rôles de chaque intervenant. Voir l utilité de développer des outils de suivi afin d avoir un langage commun. Personnaliser Outils suivi

6 Concept de personnalisation THÉORIE ET RÉFLEXIONS SUR L APPRENTISSAGE: constructivisme, modèle novice à expert, approche par compétences. L apprentissage est un processus graduel qui peut varier d un individu à l autre. Il est influencé par la personnalité et l expérience de travail de l individu.

7 Options du plan d orientation Formation Accueil CSSS Théorie 1 Théorie 2 Informatique Soins de plaie Examen clinique Orientation Journées d accueil au centre Période de familiarisation avec le rôle de l infirmière en hébergement Période d adaptation à la charge de travail Soutien et encadrement Conseillère en hébergement Préceptrice en hébergement Préceptrice en santé physique Suivi 5 jours après le début de l orientation, puis au x 10 jours (chef d unité)

8 Outils- Canevas de communication avec PMO-Dotation

9 Conditions d introduction des CEPI en hébergement CEPI Étape préalable Adresser la demande d accueil d une CEPI à la coordonnatrice à la formation de la DSISM Critères d accueil Structure de poste et ratio favorisant un soutien clinique adéquat Quart de travail de jour

10 Outils- Guide planification et suivi (recto) Cas traceur # du nouvel employé Nom : Emilie Bouchard Poste : Site : Louis-Riel Quart : Soir Formation théorique Journée d accueil CSSS Date : 25 sept 2013 (RH) Théorie 1 Date : 26 sept 2013 (RH) Journée d accueil au Date: 30 sept 2013 (Chef d unité) centre Théorie 2 Date : 30 sept 2013 (Chef d unité) (visite des lieux et routine Informatique (2 journées) Date : 2 et 3 oct 2013 (Chef d unité) interne) Soins plaies Date : 2 février 2014 (Chef d unité) Examen physique Date : 9 janvier 2014 (Chef d unité) Préceptorat Jumelage avec préceptrice santé physique (pratique des techniques de soins 1 à 2 jours) Date : Non nécessaire pour le moment (Conseillère) Jumelage avec préceptrice hébergement (mise en situation clinique) Date : 11 octobre 2013 (Conseillère) Orientation de jour Familiarisation avec la tâche (jusqu à un mois) Jumelage avec un pair de jour non dégagé de sa tâche Dates : (Chef d unité) Prise en charge graduelle de 4 à 10 résidents Dates : (Chef d unité) (fait le travail inf. aux et inf. pour 4 à 10 résidents) Suggestions de la conseillère : Période jugée nécessaire. Première expérience de travail. CEPI (en attente des résultats de l examen de l Ordre). Orientation sur quart de travail selon le poste Adaptation à la charge (1 semaine à 2 mois) Jumelage avec un pair non dégagé de sa tâche (routine de travail) Dates: (Chef d unité) Augmentation graduelle de sa charge (jusqu à la prise en charge complète): Dates : (Chef d unité)

11 Outils- Guide planification et suivi (verso) Planification des rencontres de suivi avec le chef d unité Première rencontre : 5 jours après l arrivée au centre Suite : Aux 10 jours afin d ajuster le plan d orientation Infirmière orientée : Outil «Guide d orientation et d intégration de l infirmière en centre d hébergement» (livret rose) Chef d unité : Outil «Aide à la préparation des rencontres de suivi au cours de la période d orientation» Rencontres (dates) Commentaires

12 Outils-Carnet de suivi de l apprenante

13 Rôles et responsabilités Porteur de dossier Responsable de s assurer d'une implantation efficace et uniforme du programme d accueil et d intégration dans chaque centre d hébergement; Responsable d organiser et d animer des rencontres de suivi avec tous les cadres pivots; Responsable de s assurer d une bonne pérennité du programme. Cadre pivot (Chef d accueil et d intégration pour chaque centre) Responsable de s assurer que le chef d unité soit avisé de l arrivée de la nouvelle employée sur ses unités; Responsable de planifier l accueil de la nouvelle employée : Responsable de résoudre les problèmes de processus rencontrés en cours d implantation de ce projet; Responsable de remettre toute l information concernant le processus d accueil et d intégration.

14 Rôles et responsabilités Responsable de l embauche; PMO-Dotation Responsable de planifier la journée d accueil du CSSS du Sud-Ouest Verdun de la nouvelle employée; Responsable d informer de l arrivée de la nouvelle employée à : la liste de rappel, le cadre pivot, le chef d unité, la DSISM, la préceptrice et les conseillères en soins. Conseillère clinicienne en hébergement Responsable d une première évaluation des besoins d orientation de la nouvelle employée : Responsable de jouer un rôle conseil, pour les orientations plus problématiques. Conseillère en soins infirmiers (formation) - Théorie 1 Responsable de la formation théorique 1.

15 Rôles et responsabilités ASI/Infirmière Responsable du suivi avec les infirmières accompagnatrices (Coacher); Responsable du suivi avec la nouvelle employée (Quotidien); Responsable de transmettre les renseignements importants au chef d unité sur l évolution de la nouvelle employée. Chef d unité Responsable d annoncer l entrée en poste de la nouvelle employée à l équipe; Responsable d accueillir la nouvelle employée lors de sa première journée; Responsable du suivi avec les nouvelles employées :

16 Rôles et responsabilités Coordonnateur (soir-nuit et de jour les fins de semaine) Responsable du suivi avec les infirmières accompagnatrices (Coacher); Responsable du suivi avec la nouvelle employée (Quotidien); Responsable de transmettre les renseignements importants au chef d unité sur l évolution de la nouvelle employée; Responsable d intervenir s il y a un problème avec une nouvelle employée; Responsable d offrir un soutien clinique à la nouvelle employée (au besoin); Responsable de faire la rédaction d un rapport écrit détaillé s il identifie des éléments importants à transmettre au chef d unité. Ce rapport doit cibler les difficultés de la nouvelle employée et les pistes d amélioration (avec exemples). Préceptrice en hébergement Responsable de la journée «Mise en situation»; Responsable d une prise de contact avec la nouvelle employée; Responsable du formulaire «Évaluation de l accueil et l intégration» :

17 Rôles et responsabilités Formatrice de la journée d accueil (1ère journée au centre) Responsable de l accompagnement pour présenter la routine interne (formateur dégagé de ses tâches) -1 journée. Infirmière accompagnatrice (de quelques jours à deux mois) Responsable de superviser et d être une ressource pour la nouvelle employée selon l étape de son orientation; Responsable de compléter le «carnet rose» avec la nouvelle employée; Reste responsable des unités à sa charge.

18 Indicateurs Satisfaction des apprenantes; Portrait du parcours des infirmières embauchées; Rétention; Recrutement / attraction; Raisons de départ.

19 Indicateurs-Grille de satisfaction Site/Centre d hébergement : Date : 1 : En accord 2 : Plus ou moins en accord 3 : En désaccord N/A : Non applicable N.B. Ce questionnaire est totalement confidentiel. Les résultats serviront à optimiser le processus d orientation et d intégration des infirmières en hébergement. Objet d évaluation Formation La formation «Théorie 1» m a aidé dans ma pratique clinique N/A La formation «Théorie 2» m a aidé dans ma pratique clinique N/A Accueil Lors de ma première journée sur mon unité, mon chef (ou son remplaçant) était présent pour m accueillir N/A Lors de ma première journée dans mon service, l un de mes collègues a pris le temps de me faire visiter le centre d hébergement et m expliquer son N/A fonctionnement. Je me suis sentie bien accueillie lors de ma première journée d accueil N/A Orientation Avant de débuter mon orientation, on a pris le temps d évaluer mes besoins d apprentissage N/A Au cours de ma période d orientation, une personne ressource (ASI, infirmière chef d équipe ou N/A coordonateur) m a offert du soutien de façon continue. Lorsque j ai eu quelques questionnements ou lorsque j ai vécu certaines difficultés dans mon travail, j ai N/A facilement eu accès à une personne ressource. Intégration Actuellement, j ai l impression d être bien intégré dans mon équipe de travail N/A Actuellement, j ai l impression d être bien intégré dans mon rôle et mes tâches de travail N/A Suivi Depuis mon arrivée, j ai rencontré individuellement (excepté la rencontre de probation) mon chef environ N/A une fois toutes les deux semaines. Ces rencontres m ont permis d évoluer dans mon travail N/A Général Mes attentes pour mon accueil et mon intégration étaient : Commentaires Le déroulement de mon accueil et intégration a répondu à mes attentes N/A

20 Indicateurs-Portrait du parcours des infirmières embauchées Embauche Année exp. Mutation Départ Titre d emploi Quart Site Orientation Préceptorat Formation

21 Résultats La moyenne d utilisation de la MOI par période est passée de : Le nombre d embauches pour le programme d hébergement est passé de : Le pourcentage d infirmières n ayant pas réussi la période de probation est passé de Le taux de rétention pour les nouvelles infirmières est passé de : heures en infirmières en % en % en infirmières en heures en infirmières et CEPI en (11 périodes) dont 5 mutations 23.8% en (11 périodes) 63% en (11 périodes) La grille d évaluation de la satisfaction de l accueil, de l orientation, de l intégration et du suivi démontre que 83% des répondants sont entièrement satisfaits du programme.

22 Conditions d implantation gagnantes Collaboration des directions Identification des rôles et responsabilités de chacun Prendre le temps de présenter le programme. Fournir des outils pour le suivi Assurer un suivi à l aide d indicateurs tangibles et mesurables.

23 Conclusion Le concept de personnalisation donne des résultats tangibles à condition d être suivi étroitement sur le terrain. Personnalisation Évolution Le programme doit continuer d évoluer afin de répondre aux besoins de l hébergement et des nouvelles embauchées. La masse critique des infirmières en hébergement de même que les structures de poste représentent les plus grands défis en orientation infirmière. Grands défis

24 Merci de votre attention! Coordonnées pour plus d information: llevesque@ssss.gouv.qc.ca