Votre assurance de groupe

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1 Votre assurance de groupe Mode d emploi de votre assurance de groupe, aujourd hui et demain A partir du 23 octobre, votre assurance de groupe sera gérée dans un nouveau système informatique. L occasion de revoir les points importants de votre assurance. 1. Que prévoit votre assurance de groupe? 2. Paiement de la prime. 3. Vos travailleurs. 4. Comment fonctionne la gestion? 5. En savoir plus? VIVIUM Assurances et votre entreprise. Ensemble, c est sûr [matchingcode klantenbrief-adresetiket]

2 Cher client, Depuis le 23 octobre, VIVIUM gère votre assurance de groupe dans un nouveau système informatique. Ce nouveau système IT permet une gestion plus simple de votre assurance de groupe, tout en préservant la rapidité, l exactitude et la qualité de notre service. En vue de vous donner un aperçu clair des conséquences de cette migration, nous vous proposons de parcourir votre assurance de groupe en cinq étapes. En route? 1. Que prévoit votre assurance de groupe? Vos conditions générales et particulières ont été complétées par un addendum. page 3 Explications claire de votre assurance de groupe 5. En savoir plus? le site web qui vous dit tout ce que vous devez savoir sur l assurance de groupe de VIVIUM. page 7 2. Paiement de la prime Le décompte de primes est relooké et les primes devront être payées sur un nouveau numéro de compte. page 3 4. La gestion Nous examinerons quelques points importants de la gestion de votre assurance de groupe. pages 5 et 6 3. Vos travailleurs Vos travailleurs reçoivent un benefit statement au lieu d une fiche de pension. page 4 Vous avez des questions ou souhaitez obtenir de plus amples informations sur cette migration? N hésitez pas à contacter nos collaborateurs du Service Centre Employee Benefits. Vous trouverez toutes leurs coordonnées au verso de ce document. Il va de soi que votre courtier sera également informé des diverses étapes de la migration. Meilleures salutations, Patrick Van Geystelen Directeur Employee Benefits VIVIUM S.A. P.-S. : Fin septembre, nous vous informions déjà de la migration via un colis postal (reprenant notamment un addendum au règlement de votre assurance de groupe). Vous n avez pas reçu ce colis? Contactez le Service Centre au numéro 02/ Nous vous ferons à nouveau parvenir ces informations.

3 1. Que prévoit votre assurance de groupe? 2-3 Les garanties que vous avez souscrites dans votre assurance de groupe sont reprises en détail dans vos conditions générales et particulières. Rien ne change donc. Le mois dernier, vous avez reçu un addendum. Ce document veille à ce que tous les concepts et dénominations qui sont utilisés dans le nouveau système correspondent bien à votre assurance de groupe. Il explique par ailleurs comment se déroule l acceptation médicale et quand elle est d application. Un document pratique, à consulter sans modération! Conservez-le avec votre règlement. 2. Paiement de la prime 2.1. Un nouveau numéro de compte : IBAN BE Important : La date d émission est très importante. Vous la retrouverez sur vos documents financiers. Tous les montants repris sur les documents financiers émis avant le 24 octobre doivent être payés sur l ancien numéro de compte : IBAN BE BIC BBRUBEBB. Tous les montants repris sur les documents financiers émis à partir du 24 octobre doivent être payés sur le nouveau numéro de compte : IBAN BE BIC BBRUBEBB. Le numéro de compte sur lequel vous devez effectuer le paiement est par ailleurs toujours repris sur le décompte de primes Votre décompte de primes est relooké Le décompte de primes présente toujours un bordereau de prime ainsi qu un extrait de compte. La colonne OM (= Origine de la modification) sur le bordereau de prime contient un code. Un récapitulatif de tous les codes possibles est également repris. Vous savez ainsi toujours pourquoi la prime a été comptabilisée. VIVIUM vous envoie maximum 1x par mois une invitation à payer qui comprend tous les mouvements dans votre assurance de groupe entre le moment de l envoi et le dernier paiement : un nouveau travailleur est engagé, un travailleur se marie ou a des enfants, Vous payez sur base annuelle? Dans ce cas, vous recevrez vers le 15 du mois un décompte de primes reprenant le règlement de primes des adaptations intermédiaires. Pour les contrats avec paiement mensuel des primes, cela coïncide avec le décompte mensuel des primes. Désormais, vous recevrez votre décompte de primes par catégorie de personnel (par exemple tous les employés, la direction, IT, ) et non plus par contrat. Si vous remarquez que la dénomination de la catégorie n est pas satisfaisante ou même est erronée, vous pouvez le signaler via le Service Centre Employee Benefits. Vous trouverez leurs coordonnées au verso de ce document. Une dénomination erronée n a aucune incidence sur les garanties et les primes. Le décompte de primes est relooké. Nous vous conseillons de surfer sur (plus d informations sur notre site web dans la présente brochure). Vous pouvez y télécharger un exemple de décompte. Le nouveau système connaît une procédure automatique pour le suivi des paiements. Vous payez vos primes sur base mensuelle? Les primes de novembre apparaissent dans ce cas pour la première fois sur le nouveau décompte de primes qui sera envoyé durant la troisième semaine de novembre. En novembre, juste avant que vous ne receviez votre premier décompte de primes relooké, nous vous enverrons des informations concrètes sur le paiement des primes.

4 3. Vos travailleurs 3.1. Informer vos travailleurs Vos travailleurs recevront désormais un nouveau document appelé benefit statement qui remplace une ou plusieurs fiches de pension. Cela ne change rien au fond mais cela permet de reprendre l ensemble des couvertures sur un seul document Un petit mot d explication pour le benefit statement Dans le benefit statement, nous expliquons en détail comment se présente la pension complémentaire de vos travailleurs. Nous donnons toujours des informations supplémentaires : via la lettre récapitulative : cette lettre reprend l essentiel du benefit statement. Le travailleur y apprend combien vous payez (contributions patronales) et combien il paie (en cas de contributions personnelles) ainsi que les garanties qu il reçoit en échange. via le commentaire : lors du premier benefit statement, votre travailleur reçoit un lexique explicatif très pratique qui permet d analyser les différentes rubriques dans les moindres détails. Le benefit statement reprend toutes les données nécessaires au calcul des garanties assurées, donc également le salaire annuel tel que défini dans le règlement. Lorsque votre travailleur bénéficie de plusieurs garanties dans votre assurance de groupe, celles-ci sont présentées distinctement sur un même document. Vous trouverez un exemple clair de ces documents sur le site web. Le signet vous permet d avoir un meilleur aperçu des chiffres et des garanties repris sur le benefit statement. Le benefit statement est établi en cas d entrée en service, annuellement à la date d adaptation et en cas de départ. Vous ne recevrez donc plus de nouveau document à chaque modification. Si la modification que vous demandez a un impact sur votre prime, vous pouvez suivre son traitement via le décompte de primes. Important : communiquez toute modification dans les données personnelles de votre travailleur le plus rapidement possible. Cela vous permettra de garder à jour les benefit statements de votre travailleur qui restera assuré conformément aux conditions du règlement. Par ailleurs, le décompte de primes est ainsi toujours correct.

5 4. La gestion de votre assurance de groupe Un nouveau numéro de police pour votre (vos) contrat(s) Votre nouveau numéro de police commence par et est suivi de quatre chiffres. Votre nouveau numéro de police devient : [530-01xxxx]. Ce numéro sera repris sur toutes les communications liées à votre assurance de groupe. Si vous nous contactez, utilisez toujours cette référence. Nous pourrons ainsi facilement vous renseigner Modifier les numéros de personnel La composition de chaque numéro change. Vos travailleurs qui sont affiliés à l assurance de groupe reçoivent un nouveau numéro, commençant par le numéro de police susmentionné, suivi de quatre chiffres. Un exemple : [530-01xxxx] Ce numéro est repris sur le benefit statement de vos travailleurs. Le bordereau de primes qui est envoyé conjointement à votre décompte de primes reprend le numéro abrégé, à savoir le numéro sans les trois premiers chiffres. Le bordereau mentionne pour chaque travailleur affilié uniquement les chiffres après Signaler les changements au sein de votre personnel Des modifications doivent être apportées aux données du personnel? Signalez-le via le formulaire de modification en ligne, que vous trouverez sur Utilisez ce formulaire pour tout(e) : changement d état civil changement dans la composition du ménage changement d adresse changement de taux d occupation changement de catégorie prorogation décès Vous pouvez également utiliser ce formulaire lorsqu un travailleur affilié quitte l entreprise. Affiliez tout nouveau travailleur via le formulaire d affiliation en ligne. Nous vous conseillons vivement d utiliser les formulaires web. Ils vous permettent de transmettre efficacement les modifications dans votre fichier du personnel. Votre assurance de groupe reste à jour et correcte.

6 Afin d assurer une transition optimale entre l ancien et le nouveau système de gestion, nous effectuerons après le 23 octobre de nombreux contrôles et adaptations. Ce processus entraînera temporairement un retard dans la gestion quotidienne de votre assurance de groupe ainsi que des délais de traitement plus longs pour vos demandes. Nous partons du principe que vos paiements de primes nous parviendront dans les temps. Par contre, les versements seront évidemment traités et les comptes des bénéficiaires crédités sans aucun retard Transmettre des adaptations salariales Vous ne devez signaler les adaptations salariales qu une fois par an. Inutile de retenir la date. Nous vous le rappellerons bien à temps avec l envoi des documents requis. Cela se fait en quatre temps : 1. Vous recevez une liste des salaires de VIVIUM Nous vous envoyons un tableau reprenant les noms et renseignements de tous vos collaborateurs tels qu ils nous sont connus. Nous procédons de la sorte, un mois et demi avant la date d adaptation annuelle. Vous trouverez cette date dans votre règlement de pension. 2. Vous envoyez les nouvelles données salariales à VIVIUM Vous vérifiez si la liste est exacte et complète et rajoutez les nouveaux salaires. Veillez à renseigner le salaire à temps partiel pour vos travailleurs à temps partiel et à indiquer leur taux d occupation dans la colonne Remarques. 3. VIVIUM envoie les nouveaux benefit statements Nous intégrons toutes les modifications et recalculons les primes. Ensuite, nous reprenons ces renseignements sur les benefit statements de vos travailleurs. 4. Vous recevez votre nouveau décompte de primes de VIVIUM Le traitement administratif des modifications se retrouve sur le prochain décompte de primes.

7 5. En savoir plus? le site web par excellence de votre assurance de groupe Comme les assurances de groupe et tout ce qui gravite autour nécessitent parfois un complément d explication, VIVIUM a développé un site web spécialement dédié aux assurances de groupe. Vous y trouverez rapidement les réponses à toutes vos questions, vous découvrirez comment nous pouvons optimaliser notre collaboration et simplifier la transmission des modifications au sein de votre personnel! Les informations spécifiques sur cette migration seront signalées au moyen de cet icone. Ainsi vous les reconnaîtrez immédiatement. Vous le rencontrerez partout sur le site web. Jetez un œil sur Si au moins 20 membres du personnel sont affiliés à l assurance de groupe, la migration offrira la possibilité d utiliser EB-Connect, notre application internet accessible à partir du site web au moyen d un digipass. A partir du second semestre 2011, nous examinerons votre dossier et vous informerons de cette possibilité. Vous ne devez donc entreprendre aucune démarche. Conseil : mettez dans les favoris de votre navigateur internet. Ainsi, l aurez-vous toujours à portée de main Le Service Centre Employee Benefits et votre gestionnaire sont à votre disposition Vous ne trouvez pas de réponse sur notre site web à la question que vous vous posez? Vous avez une question concrète liée à votre assurance de groupe? Ou vous souhaitez un complément d information? N hésitez pas à contacter nos collaborateurs. Ils se feront un plaisir de vous aider. Vous trouverez leurs coordonnées au verso de ce document. Le colis postal que nous vous avons envoyé fin septembre contenait un tapis de souris avec les coordonnées du Service Centre. Ci-joint, vous trouverez un nouvel insert pour votre tapis de souris ; glissez-le sous le rabat transparent. Outre les coordonnées du Service Centre, vous trouverez l adresse du site web.

8 Vous pouvez compter sur nous. Des questions? Un complément d informations? N hésitez pas à contacter nos collaborateurs. Le Service Centre Employee Benefits est à votre disposition. Nos collaborateurs sont parfaitement au courant de la migration et se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions. Service Centre Employee Benefits Bruxelles Rue Royale 153, 1210 Bruxelles Tél. : +32 (0) sceb-brussels@vivium.be Votre gestionnaire habituel se fera également un plaisir de répondre à vos questions concernant votre contrat. SIEGE SOCIAL Rue Royale Bruxelles Tél. +32 (0) Fax +32 (0) SIEGE D ANVERS Desguinlei Antwerpen Tél. +32 (0) Fax +32 (0) ViviuM S.A. Membre du Groupe P&V Entreprise d assurances agréée par la CBFA sous le numéro de code 0051 RPM Bruxelles - TVA BE /10