La dématérialisation dans les logiciels métiers. Formation ADM74

Transcription

1 La dématérialisation dans les logiciels métiers Formation ADM74 Sylvie BORDILLON et Céline MATHIEU DDFIP - 1 er et 4 Avril 2016 AVRIL 2016

2 La dématérialisation dans les outils La dématérialisation des Pièces Justificatives, des mandats et des titres La signature électronique des bordereaux La dématérialisation des PJ de paie La dématérialisation des budgets et CA Le retour PES ACQUIT et PES RETOUR Le flux PES ASAP Berger-Levrault 2

3 La dématérialisation des pièces justificatives en compta 3

4 Le Passage au Protocole PES Paramétrage des pièces à scanner - Paramétrer les répertoires pour enregistrer les factures scannées, paramétrer le scanner pour automatiser les qualités de scans (200 DPI conseillé) et les dossiers d enregistrement (Bloc Organisation et menu Collectivité) Indiquer les répertoires des pièces scannées 4

5 Les Pièces Justificatives Enregistrement de vos factures scannées Corriger Gestion directement des les zones Pièces manquantes Justificatives 5

6 Les Pièces Justificatives Intégration des factures scannées dans l application comptable Prendre le bouton Opérations, puis Intégrer les pièces en attente 6

7 Les Pièces Justificatives Consultation et saisie complémentaire sur les pièces Descriptif, tiers et montant Corriger directement les zones manquantes 7

8 Les Pièces Justificatives Une fois les pièces intégrées, création automatique des mandats Prendre le bouton Opérations, puis Liquider 8

9 Les Pièces Justificatives Corriger directement les zones manquantes 9

10 Les Pièces Justificatives Cas des PJ autonomes 10

11 Les Pièces Justificatives Cas des PJ autonomes Faire lien avec le mandat Génération du flux PES PJ dans la liste des PJ 11

12 Les Pièces Justificatives Cas des PJ autonomes Génération du flux PES PJ depuis la liste des PJ 12

13 Les Pièces Justificatives Cas des PJ déjà émises 13

14 Les Pièces Justificatives Cas des PJ déjà émises 14

15 Les Pièces Justificatives Cas des PJ déjà émises Lien avec la référence de la PJ déjà émise indiqué dans le flux pas de doublon 15

16 La signature électronique et l envoi du flux 16

17 La signature des bordereaux Les différentes procédures possibles Le PES avec signature électronique via XéMéLios Les flux sont signés par le signataire via le logiciel XéMéLios, installé en local sur le poste de l élu ou de l agent. Les flux signés (fichiers sig.xml) sont ensuite déposés par l agent sur le portail DGFIP. Le bordereau n est pas visualisable dans le logiciel Xémélios. Une édition papier sera indispensable. Un certificat gratuit attribué par la DGFIP permettra la signature 17

18 Envoi du Flux avec signature par XéMéLios Les flux sont signés sur Xémélios puis transmis par le portail DGFIP Après génération du fichier XML dans l application comptable, par l ordonnancement classique et avant de transférer le flux sur le portail DGFIP, il faudra ouvrir le logiciel XéMélios pour signer le flux (l outil Xémélios doit être installé sur les postes informatiques concernés). Depuis Xémelios Le Maire récupérera le fichier xml et le signera électroniquement, dans cet applicatif, avec le certificat de la DGFIP. Un fichier sig.xml sera généré dans le même répertoire que le fichier xml. Inconvénient : le signataire ne visualise pas le bordereau. Une édition papier sera indispensable. L agent récupérera le fichier signé et le déposera sur le portail de la DGFIP pour le transfert, comme habituellement. 18

19 Envoi du Flux avec signature par XéMéLios Après contrôle du flux à transmettre un message indique que fichier PES généré peut être signé 19

20 Envoi du Flux avec signature par XéMéLios Sélectionner le fichier PES L application XéMélios s ouvre afin de sélectionner le fichier à signer 20

21 Envoi du Flux avec signature par XéMéLios Sélectionner le certificat Sélection du Certificat 21

22 Envoi du Flux avec signature par XéMéLios Choix du certificat 22

23 Envoi du Flux avec signature par XéMéLios Information sur le certificat 23

24 Envoi du Flux avec signature par XéMéLios Le code de la Clé 24

25 Envoi du Flux avec signature par XéMéLios Validation puis envoi du Flux sur le portail DGFIP 25

26 La signature des bordereaux les différentes procédures possibles Le PES avec signature électronique par le parapheur Les flux sont signés par l élu via la parapheur électronique (applicatif web), pas besoin d installer le logiciel Emagnus sur le poste du signataire, seul internet est nécessaire. Le bordereau, les mandats et titres et les pièces justificatives sont visualisables par l élu dans le parapheur, plus besoin d édition papier. Le fichier signé est retourné automatiquement dans le logiciel de comptabilité Plus besoin de déposer le fichier sur le portail Hélios, un tiers de télétransmission permet l envoi automatique des flux par le comptable depuis l applicatif comptable. 26

27 La signature des exécutions Les différentes procédures possibles Le PES avec signature électronique par le parapheur Le Parapheur permet la création de circuits de signature permettant la visualisation et la validation des pièces par les différents responsables et les élus - Exemple de circuit : Comptable + Maire ou Comptable + DGS + Maire, etc. Visa et Signature électronique des bordereaux par l ordonnateur. Les documents sont envoyés par mail au signataire, directement depuis l application comptable E-Magnus Les flux sont ensuite transmis depuis l application à la Trésorerie (sans passer par le portail DGFIP). Un certificat de validation du flux par la trésorerie vous est envoyé PES ACQUIT est automatiquement retourné en comptabilité 27

28 La signature des bordereaux Les Certificats pour la signature électronique avec le parapheur Certificat obligatoire : 1 par signataire (au minimum un pour le Maire ou le Président, un autre pour l Adjoint aux finances par exemple) Acquisition auprès d une autorité de certification (Certeurope, Banque, Chambre de Commerce et d Industrie). L ADM74 nefournit pas decertificat électronique RGS (norme de sécurité élevée) Type de certificat à commander: Les signataires doivent utiliser un certificat matériel de norme RGS** (même norme que ceux utilisés pour la télétransmission des actes via s²low, en pratique en utiliser 1 pour télétransmettre au nom de l agent- et un pour signer - au nom du Maire). Coût environ 100 à 150 avec clé, et un renouvellement annuel d environ 80. Rappel : Pour signer, il faut un certificat et un logiciel de signature, le parapheur électronique. Le signataire doit donc disposer : de son certificat électronique, acheté auprès d une autorité de certification d un outil de signature électronique : le parapheur électronique fournit par l ADM74 est inclus dans l application comptable Berger-Levrault (adhésion au service informatique - module 4) 28

29 Génération du Flux avec Signature Electronique via le Parapheur Liste des circuits de validation Ex: Agent/DGS/Maire 29

30 L accès au parapheur par le viseur à la réception d un mail accès par le site mon-parapheur.fr Identification par nom d utilisateur et Mot de passe 30

31 Le Parapheur Liste des bordereaux 31

32 Le Parapheur 32

33 Le Parapheur La visualisation des pièces EST OBLIGATOIRE avant la signature 33

34 Le Parapheur Accès au bordereau

35 Le Parapheur Visualisation des mandats

36 Le Parapheur Visualisation des PJ

37 Le Parapheur Visualisation PJ

38 Le Parapheur - Signature

39 Le Parapheur - Signature

40 Le Parapheur - Signature

41 Le Parapheur - Signature

42 Le Parapheur - Signature

43 Le Parapheur Envoi du Flux après signature Sélectionner le bordereau, Prendre le Bouton Opération, puis sectionner Contrôler/Envoyer 43

44 Le Parapheur Envoi du Flux après signature 44

45 Paramétrage côté Trésorerie pour activer les flux signés 45

46 Paramétrage côté Trésorerie pour activer les flux signés 46

47 Paramétrage côté Trésorerie pour activer les flux signés 47

48 Paramétrage coté Trésorerie pour activer les flux signés 48

49 Visualisation de flux signés dans Hélios 49

50 Visualisation de flux signés dans Hélios Après prise en charge, la visualisation de la signature se fait en consultation du bordereau Métier / Dépenses / Bordereaux / Consultations 50

51 Les PJ de PAIE 51

52 La dématérialisation des PJ de PAIE 52

53 La dématérialisation des PJ de PAIE 53

54 La fichier zip ou xhl des PJ de PAIE Le fichier généré dans la paie et intégré automatiquement dans le logiciel de comptabilité est conforme à la structure demandée par le ministère (soit un fichier zip rattaché au mandat salaire contenant le fichier des bulletins au format xhl ainsi qu un dossier de PJ identifié avec le SIRET de la collectivité). Attention : cas de fichier volumineux 54

55 La dématérialisation des PJ de PAIE 55

56 La visualisation des PJ de PAIE dans Xémélios : permet le contrôle des pièces 56

57 La dématérialisation des budgets 57

58 La dématérialisation des budgets 58

59 La dématérialisation des budgets 59

60 La dématérialisation des budgets Génération d un flux PES PJ 60

61 La visualisation des budgets en PES 61

62 La visualisation des budgets en PES 62

63 Le PES ACQUIT 63

64 Récupération du fichier depuis le portail DGFIP (la réception des flux PES Acquit est automatique dans le cas de l utilisation du parapheur) 64

65 Enregistrer le fichier Pes acquit depuis le portail DGFIP Pour récupérer un fichier, il suffit de faire un Clic DROIT sur le nom du fichier et choisir «Enregistrer sous» dans le répertoire de votre choix. 65

66 La lecture du PES Acquit en compta 66

67 Le PES ACQUIT : consultation Prendre l option Suivi des échanges avec le comptable 67

68 Le PES ACQUIT: consultation 68

69 Le PES ACQUIT : consultation Visualisation du fichier retour 69

70 Le PES ACQUIT : lecture Prendre le bouton Visualiser PES Acquit PJ prises en charge Bordereau non pris en charge 70

71 Le PES ACQUIT : lecture PJ non prises en charge Bd pris en charge 71

72 Le PES RETOUR 72

73 Le PES RETOUR : paramétrage sous Hélios 73

74 Le PES RETOUR : paramétrage sous Hélios 74

75 Le PES RETOUR : consultation Prendre l option Suivi des échanges avec le comptable - RETOUR 75

76 Le PES RETOUR : consultation 76

77 Le PES RETOUR : consultation 77

78 Génération du mandat possible depuis le PES RETOUR 78

79 Le PES RETOUR : consultation des erreurs 79

80 Le PES ASAP 80

81 Le PES ASAP 81

82 Le PES ASAP Génération du flux Mode de règlement prélèvement interdit 82

83 Le PES ASAP Génération du flux 83

84 Le PES ASAP Génération du flux 84

85 Le PES ASAP Génération du flux PJ ASAP attachée 85