Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client version 5.0

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1 Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client version 5.0 Important : les instructions figurant dans ce guide s'appliquent uniquement si votre banque d'informations est Avaya Message Storage Server (MSS) ou Microsoft Exchange 1 Avant de commencer, vérifiez que : Installation Désinstallez toute version existante de Modular Messaging Outlook Client, sinon cette installation se contentera de mettre à jour votre client existant, sans vous fournir le nom/adresse IP du Messaging Application Server (MAS) et les options de sélection de la langue d'affichage. Fermez et quittez Microsoft Outlook. Vous devez posséder sur votre ordinateur des droits d'administrateur local ou des privilèges d'utilisateur élevés, pour un compte restreint. Définissez Microsoft Outlook comme application de courriel par défaut (cliquez sur Démarrer > Paramètres > Panneau de configuration Options Internet onglet Programmes sélectionnez Microsoft Outlook dans la liste déroulante Messagerie). Obtenez les noms ou adresses IP MAS et MSS/Microsoft Exchange de votre administrateur système. Utilisez l'un des systèmes d'exploitation et clients de courriel suivants : o Systèmes d'exploitation : Windows Vista (version 32 bits) ou 2000 (SP4) ou XP (SP2) ou XP (N). o Clients de courriel : Outlook 2000 (SP3) ou Outlook 2002 (SP3) ou Outlook 2003(SP1) ou Outlook Emplacement du programme d'installation de Modular Messaging Outlook Client (Setup.exe) : Emplacement des notes de publication : Emplacement des modules linguistiques : Indiquez les informations appropriées dans les cases vides ci-dessous : Contact administrateur système : Nom/adresse IP du Messaging Application Server (MAS) : Microsoft Exchange ou Nom ou adresse IP de Message Storage Server (MSS) Avaya : 2 Installez le client Modular Messaging Outlook : Remarque : dans le cas de versions localisées du client Modular Messaging Outlook, vous devez copier le module linguistique souhaité (fichier.msi) dans le même dossier que le programme d'installation (Setup.exe). 1. Exécutez le fichier Setup.exe. 2. Parmi les modules de langue d'affichage, choisissez Anglais (Etats-Unis). Vous n'y serez invité que si vous effectuez une nouvelle installation (voir premier point de la section 1 ci-dessus). 3. Pour Message Application Server, entrez le nom ou l'adresse IP MAS fourni(e) par votre administrateur système. 4. Observez les instructions de l'assistant d'installation pour terminer la procédure Avaya Inc. Août 2008 Page 1 sur 7

2 3 Configurez le service de compte vocal dans Outlook : Observez l'une des procédures suivantes, en fonction de la banque d informations utilisée : Banque d'informations Microsoft Exchange : Remarque : les instructions fournies ci-dessous s'appliquent uniquement si votre banque d'informations est de type Microsoft Exchange. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Fermez Microsoft Outlook. 2. Ouvrez le Panneau de configuration et sélectionnez l'option Courrier. Le système affiche la boîte de dialogue Configuration de la messagerie Outlook. 3. Cliquez sur Comptes de messagerie. 4. Choisissez Ajouter un nouveau compte de messagerie. Cliquez sur Suivant. 5. Sélectionnez Microsoft Exchange Server. Cliquez sur Suivant. 6. Entrez le nom ou l adresse IP de Microsoft Exchange Server et votre nom d utilisateur. 7. Cliquez sur Suivant. 8. Entrez votre mot de passe, puis cliquez sur OK. 9. Cliquez sur Terminer. 1. Démarrez Microsoft Outlook Dans le menu, Outils sélectionnez Services. 3. Cliquez sur Ajouter. 4. Sélectionnez Microsoft Exchange Server. Cliquez sur Suivant. 5. Entrez le nom ou l'adresse IP de Microsoft Exchange Server et votre nom d'utilisateur. 6. Cliquez sur Suivant. 7. Entrez votre mot de passe, puis cliquez sur OK. 8. Cliquez sur Terminer. 1. Fermez Microsoft Outlook. 2. Ouvrez le Panneau de configuration et sélectionnez l'option Courrier électronique. 3. Cliquez sur Comptes de messagerie. 4. Sélectionnez l'option Ajouter un nouveau compte de messagerie. 5. Cliquez sur Suivant. 6. Entrez votre nom, adresse de courriel et votre mot de passe. 7. Sélectionnez Configurer manuellement les paramètres du serveur ou des types de serveurs supplémentaires. 8. Cliquez sur Suivant. 9. Sélectionnez Microsoft Exchange. 10. Cliquez sur Suivant. 11. Entrez le nom ou l'adresse IP du serveur Microsoft Exchange et le numéro de votre boîte de réception. 12. Cliquez sur Suivant. 13. Entrez votre mot de passe, puis cliquez sur OK. 14. Cliquez sur Terminer. IMPORTANT : si vous possédez des systèmes de stockage distincts pour les messages vocaux et les courriels, vous devez créer deux profils différents dans Outlook. Banque d'informations Avaya MSS : Remarque : les instructions fournies ci-dessous s'appliquent uniquement si votre banque d'informations est de type MSS. Outlook 2000 Outlook 2002/Outlook 2003 Outlook Démarrez Microsoft Outlook Dans le menu Outils, sélectionnez Services. 3. Cliquez sur Ajouter. 4. Choisissez MM Message Service. 5. Reportez-vous à L étape 4 pour remplir la boîte de dialogue de configuration MSP. 1. Démarrez Outlook 2002/ Outlook Dans le menu Outils, sélectionnez Comptes de messagerie. 3. Choisissez Ajouter un nouveau compte de messagerie. Cliquez sur Suivant. 4. Sélectionnez Types de serveurs supplémentaires. Cliquez sur Suivant. 5. Choisissez MM Message Service. Cliquez sur Suivant. 1. Démarrez Microsoft Outlook Dans le menu Outils, sélectionnez Paramètres du compte. 3. Sélectionnez l'option Ajouter un nouveau compte de messagerie. 4. Cliquez sur Suivant. 5. Entrez les détails relatifs à vos nom, adresse de courriel et mot de passe. 6. Sélectionnez Configurer manuellement les paramètres du serveur ou des types de serveurs supplémentaires Avaya Inc. Août 2008 Page 2 sur 7

3 6. Reportez-vous à L étape 4 pour remplir 7. Cliquez sur Suivant. la boîte de dialogue de configuration 8. Sélectionnez Autre et choisissez MM MSP. Message Service. 9. Cliquez sur Suivant. 10. Reportez-vous à L étape 4 pour remplir la boîte de dialogue de configuration MSP. IMPORTANT : si vous créez un nouveau profil Outlook, vous devez reconfigurer le service de compte vocal dans le nouveau profil afin de recevoir les messages Modular Messaging dans votre boîte de réception. 4 Boîte de dialogue Configuration MSP : Remarque : les instructions fournies ci-dessous s'appliquent uniquement si votre banque d'informations est de type MSS. Entrez les informations ci-dessous : Connexion Paramètres d'annuaire Général Avancé 1. Dans la zone Serveur de stockage des messages : entrez le nom complet (nom de domaine qualifié, FQDN) ou l'adresse IP du Serveur de stockage des messages (MSS). 2. Dans la zone numéro de boîte vocale : tapez le numéro de votre boîte vocale Modular Messaging. (Remarque : SANS tirets ni espaces, rien que les chiffres). 3. Dans le champ Mot de passe : entrez votre mot de passe. REMARQUE : le mot de passe doit être NUMÉRIQUE. Tapez-le à l'aide du pavé numérique de votre clavier. Cochez la case Retenir le mot de passe si vous ne souhaitez pas que le système vous demande un mot de passe chaque fois que vous accédez à la boîte de réception Modular Messaging. Au terme de la configuration, un dossier sera ajouté pour le compte Avaya. Ce dossier contiendra vos messages vocaux. Définissez le nom du service d'annuaire MM, le délai de recherche, la limite de recherche et la base de recherche. La base de recherche par défaut est ou=people, dc=avaya. Acceptez les valeurs par défaut ou contactez votre administrateur système. Acceptez les valeurs par défaut. Pour Outlook 2000 uniquement : cochez la case Planifier un envoi/une réception automatique toutes les : pour qu'outlook effectue un envoi et une réception automatiques. Indiquez l'intervalle de répétition de cette opération dans la zone prévue à cet effet. Acceptez les valeurs par défaut. Cochez la case Vider le dossier Éléments supprimés en quittant pour que Modular Messaging supprime tous les messages du dossier Éléments supprimés lorsque vous fermez Outlook. Cliquez sur OK pour appliquer tous les paramètres. IMPORTANT : vous devez redémarrer Outlook pour que vos modifications soient prises en compte Avaya Inc. Août 2008 Page 3 sur 7

4 * Conseils, astuces et recommandations : Si la banque d'informations est Avaya MSS : au terme de l'installation et de la configuration, après avoir redémarré la machine ET Microsoft Outlook, vous constaterez qu'un nouveau dossier «Compte Avaya» a été ajouté au profil Outlook. Si ce dossier n'est pas visible, dans la barre de menus d'outlook, cliquez sur Affichage > Liste des dossiers afin d'afficher tous les dossiers sur la gauche de la fenêtre. Si la banque d'informations est Avaya MSS : pour afficher la boîte de réception de votre nouvelle messagerie vocale, cliquez sur le signe + à côté du nom du dossier Compte Avaya, puis sur la boîte de réception. Si la banque d'informations est Avaya MSS : dans le menu d'outlook, cliquez sur Affichage > Volet de visualisation et sur Affichage > Aperçu partiel afin de désactiver ces fonctionnalités pour la boîte de réception de votre compte Avaya. Si elles sont activées, les fonctionnalités Volet de visualisation et Aperçu partiel téléchargeront les messages vocaux sur votre ordinateur, ce qui ralentira le fonctionnement d'outlook. Cette situation provoque des retards pour les utilisateurs de systèmes de bureau, ces retards pouvant être considérables pour les utilisateurs distants. Utilisez les trois nouvelles icônes qui s'affichent à l'extrême droite de la barre d'outils d'outlook pour enregistrer des messages vocaux, les envoyer et y répondre. Cliquez sur l'icône représentant un téléphone pour ouvrir un nouveau formulaire vocal. Cliquez sur le bouton d'enregistrement (de couleur rouge) pour enregistrer un message. Par défaut, l'enregistreur vocal suppose que vous utiliserez votre ordinateur (multimédia) pour lire et enregistrer les messages. Si vous souhaitez plutôt employer votre téléphone, cliquez sur Options dans la barre d'outils du formulaire vocal puis, dans l'onglet Configuration du support, choisissez Téléphone. N'OUBLIEZ PAS de cliquer sur le bouton Appliquer pour faire entrer cette modification en vigueur. Lorsque vous spécifiez le(s) destinataire(s) d'un message vocal, après avoir entré un nom (en tout ou en partie) dans la zone À appuyez sur Ctrl K pour compléter instantanément l'adresse. Lorsque l'adresse a été complétée, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur le nom puis choisissez la commande Propriétés afin de voir les détails concernant l'envoi de votre message. Pour Outlook 2002 (XP)/2003/2007 : configurez Outlook de manière à ce qu'il effectue une opération d'envoi/réception automatique. Dans le menu d'outlook, cliquez sur Outils > Paramètres d'envoi/réception > Définir les groupes d'envoi/réception (dans Outlook 2003/2007 : cliquez sur Outils > Envoyer/Recevoir > Paramètres d'envoi/réception > Définir les groupes d'envoi/réception ). Dans la section Quand Outlook est connecté (pour Outlook 2003 : Paramétrage du groupe «Tous les comptes»), cochez la case Planifier un envoi/une réception automatique toutes les puis, dans la zone adjacente, entrez l'intervalle dans lequel l'opération d'envoi/réception doit être répétée. Donnez à cet intervalle une valeur de 2 ou 3 minutes Avaya Inc. Août 2008 Page 4 sur 7

5 Configuration du télécopieur natif d'avaya Modular Messaging 1. Conditions préalables : 1. Vérifiez que la configuration du télécopieur est prise en charge par Avaya Modular Messaging. Pour connaître les configurations prises en charge, visitez 2. Connectez-vous à l'imprimante de fax de Modular Messaging depuis une machine cliente : Exécutez l'une des instructions suivantes, en fonction de la version de Windows que vous utilisez : Windows XP 1. Dans le menu démarrer, sélectionnez Paramètres et cliquez sur Imprimantes et télécopieurs. 2. Cliquez sur Ajouter une imprimante. 3. Cliquez sur Suivant. 4. Sélectionnez une Imprimante réseau, puis cliquez sur Suivant. 5. Sélectionnez Se connecter à cette imprimante et entrez le nom d'imprimante de fax au format \\nom-ordinateur\nom-d'imprimantetélécopieur. Cliquez sur Suivant. 6. Modular Messaging pour MSS uniquement : lorsque vous êtes invité à vous connecter à un compte, entrez le Nom de compte Windows machine cliente (le compte sous lequel vous avez ouvert la session) et son Mot de passe. 7. Sélectionnez Non pour l'invite Voulez-vous en faire votre imprimante par défaut. 8. Cliquez sur Suivant. 9. Cliquez sur Terminer. Windows Vista 1. Dans le menu Démarrer, sélectionnez Panneau de configuration et cliquez sur Matériel et sons. 2. Cliquez sur Ajouter une imprimante. 3. Cliquez sur Suivant. 4. Sélectionnez une Imprimante réseau et cliquez sur Suivant. 5. Entrez le nom de l'imprimante de fax au format \\nom-ordinateur\nom-d'imprimantetélécopieur. Cliquez sur Suivant. 6. Sélectionnez Non pour l'invite Voulez-vous en faire votre imprimante par défaut. 7. Cliquez sur Suivant. 8. Cliquez sur Terminer. 3. Afficher le code d'autorisation de fax (FAC) à partir de la machine cliente : Remarque : 1. Le FAC n'est pas nécessaire pour les abonnés de la version Modular Messaging - Microsoft Exchange. Vos justificatifs d'identité Windows servent à vous authentifier pour l'envoi de fax. 2. Vous pouvez utiliser les Subscriber Options ou les Web Subscribers Options pour télécharger le FAC sur votre machine. 1. Pour afficher le FAC à l'aide de a. Web Subscriber Option (WSO), sur la page d'accueil WSO, cliquez sur le champ Mon expérience personnelle -> Impression des fax -> Code d'autorisation de fax. b. Subscriber Option (SO), cliquez sur l' Accès fax -> Code d'autorisation de fax. Cette opération ne doit être exécutée qu'une fois et le FAC apparaît automatiquement lors de la première sélection de cette page/onglet Avaya Inc. Août 2008 Page 5 sur 7

6 4. Envoyer / Recevoir fax depuis la machine cliente : Exécutez l'une des instructions suivantes, en fonction de la version de Windows que vous utilisez : Windows XP 1. Sélectionnez le document à télécopier. 2. Dans le menu Fichier, choisissez Imprimer. 3. Sélectionnez Imprimante de télécopies. Cela affiche la boîte de dialogue Assistant d'envoi de fax. Cliquez sur Imprimer. 4. Sélectionnez Suivant. Cela affiche la boîte de dialogue Informations relatives au destinataire. 5. Dans la boîte de dialogue Informations relatives au destinataire, entrez le Nom et le Numéro de fax du destinataire, ou cliquez sur le Carnet d'adresses pour sélectionner un destinataire. 6. Cliquez sur Suivant. Cela affiche la boîte de dialogue Page de garde. 7. Pour joindre une page de garde à un fax, indiquez les informations requises dans la boîte de dialogue Page de garde. 8. Cliquez sur Suivant. Cela affiche la boîte de dialogue Informations relatives à l'expéditeur. 9. Entrez les informations relatives à l'expéditeur et le Code d'autorisation de fax (FAC) dans le champ Code de facturation. Remarque : vous êtes invité à entrer les Informations relatives à l'expéditeur et le Code d'autorisation de fax, la première fois que vous voulez envoyer un message. Ces informations sont automatiquement utilisées pour toute demande d'impression de fax ultérieure. 10. Cliquez sur Suivant. Cela affiche la boîte de dialogue Programmer l'envoi d'un fax. Spécifiez le moment auquel vous souhaitez que votre fax soit envoyé et définissez la priorité du fax. 11. Cliquez sur Suivant pour terminer la création du fax. 12. Cliquez sur Terminer pour envoyer votre fax. Remarque : vous pouvez contrôler la progression de votre fax sur la Console fax. Lorsque vous envoyez un fax, le Service d'envoi de Modular Messaging envoie un message d'avis d'état de réception de fax (indiquant si le fax a été reçu ou non) dans votre boîte de réception Modular Messaging. Windows Vista 1. Sélectionnez le document à télécopier. 2. Dans le menu Fichier, choisissez Imprimer. 3. Sélectionnez Imprimante de télécopies. Cela affiche la boîte de dialogue Assistant de configuration de fax. 4. Sélectionnez Se connecter à un serveur de fax sur mon réseau. 5. Entrez le nom de serveur MAS sur lequel l'imprimante de télécopie est partagée 6. Choisissez un nom pour identifier ce serveur MAS. 7. Cliquez sur Terminer. 8. Allez à Outils -> Informations relatives à l'expéditeur Fax. 9. Entrez les informations relatives à l'expéditeur et le code. d'autorisation de fax (FAC) dans le champ Code de facturation. Remarque : vous êtes invité à entrer les Informations relatives à l'expéditeur et le Code d'autorisation de fax, la première fois que vous voulez envoyer un message. Ces informations sont automatiquement utilisées pour toute demande d'impression de fax ultérieure. 10. Cliquez sur Ok. Cela affiche le message Nouveau fax avec le document sélectionné comme pièce jointe. Spécifiez le destinataire du fax, le moment auquel vous souhaitez que votre fax soit envoyé et définissez sa priorité. 11. Cliquez sur OK pour terminer la création du fax. 12. Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre fax. Remarque : vous pouvez contrôler la progression de votre fax sur la Console fax. Lorsque vous envoyez un fax, le Service d'envoi de Modular Messaging envoie un message d'avis d'état de réception de fax (indiquant si le fax a été reçu ou non) dans votre boîte de réception Modular Messaging Avaya Inc. Août 2008 Page 6 sur 7

7 5. Résolution des problèmes : demandez à votre administrateur système de : 1. vérifier que le service d'envoi de fax de Modular Messaging est disponible ; 2. vérifier que l'onglet Général pour le noeud de configuration de fax est disponible dans VMSC ; 3. vérifier que le Service d'envoi de fax Modular Messaging est disponible pour envoyer / recevoir un fax ; 4. vérifier que le service informatique local a créé une relation de confiance unidirectionnelle entre le domaine Windows privé sur lequel est installé le MM et le domaine Windows d'entreprise auquel les utilisateurs du service se connectent et utilisent. 5. Pour MSS, la Classe de service (COS) de l'abonné doit permettre l'envoi / la réception de fax. 6. Vérifiez que la configuration du télécopieur soit prise en charge par Avaya Modular Messaging. Pour connaître les configurations prises en charge, visitez 7. Pour autoriser l'envoi de fax depuis la machine client, vérifiez l'exécution des procédures suivantes : a. Configuration du service de télécopie de Modular Messaging b. Partage de l'imprimante de fax de Modular Messaging Pour des instructions supplémentaires, reportez-vous au guide d'installation et de mise à niveau de votre banque d'informations Avaya Inc. Août 2008 Page 7 sur 7

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