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1 Système : Plateforme corporative d échanges de fichiers Description Ce document a été créé dans le cadre du projet de déploiement d une plateforme d échanges de fichiers. Il contient l ensemble des procédures et la description des rôles et responsabilités relativement à l utilisation de la plateforme d échanges de fichiers. Historique des versions Version Description Auteur(s) Date 0.1 Ébauche originale Hassen Jammali 23 janvier Ajouts et correctifs Hassen Jammali 29 janvier Mise en forme et ajouts Eric Gingras 11 mars Modifications des paramètres Eric Gingras 23 septembre Corrections suggérées par SAU Eric Gingras 9 décembre Mise-à-jour avec MOVEit 8.1 Dominique Ekiridzo 23 février 2015 page 1 de 34

2 Table des matières Présentation de la plateforme d échanges de fichiers... 3 Accès à la plateforme... 3 Connexion à la plateforme... 4 Première connexion d un utilisateur externe... 5 Envoi d un fichier... 7 Suivi d un paquet envoyé Réception d un fichier par un destinataire externe Réception d un fichier par un utilisateur du système Modification des informations personnelles Activation de l Assistant Java Consultation des journaux d événements Utilisation d un dossier partagé Dépôt d un fichier dans un dossier partagé Téléchargement d un fichier déposé dans un dossier partagé Délégation de droits au responsable d un groupe Droits de gestion des dossiers Droits de gestion des utilisateurs FAQ page 2 de 34

3 Présentation de la plateforme d échanges de fichiers Accès à la plateforme Dans un navigateur Internet, se rendre à l adresse : La plateforme est disponible à cette adresse autant depuis le réseau de la STM que depuis l Internet. La plateforme exige que les utilisateurs s authentifient pour accéder à la plateforme. Il y a trois types d utilisateurs de la plateforme d échanges de fichiers : Les utilisateurs corporatifs de la STM : Ce sont les employés de la STM et les partenaires externes qui possèdent un compte utilisateur dans l infrastructure de la STM (c est-à-dire dans AD). Ces utilisateurs pourront envoyer des paquets à n importe qui pour déclencher l envoi ou la réception des fichiers. Les utilisateurs externes : Ce type de compte est dédié aux partenaires externes, qui ne possèdent pas de compte utilisateur à la STM, mais avec qui on échangera régulièrement des fichiers pendant un certain temps. Ces utilisateurs auront un statut spécial : leurs comptes seront rattachés à un projet spécifique ou à un processus d affaire particulier. La gestion des comptes de ces utilisateurs externes pourra être déléguée à un acteur clé du processus d affaires, ou à un administrateur du projet, auquel sont rattachés ces comptes. En fonction des besoins et des contraintes, les accès des utilisateurs externes, et des utilisateurs corporatifs auxquels on a délégué la gestion de comptes, pourront varier. Les récipiendaires d un paquet : Si un destinataire ne possède pas de compte de d utilisateur corporatif à la STM et qu on ne lui crée pas de comptes d utilisateurs externes, un compte à usage unique lui sera attribué. Pour chaque paquet qu il recevra, il recevra par courriel un mot de passe unique (un différent pour chaque paquet reçu). Les récipiendaires d un paquet seront limités à ne recevoir et répondre qu au paquet qui leur est destiné. page 3 de 34

4 Connexion à la plateforme Pour se connecter à la solution d échanges de fichiers de la STM (voir la Figure 1), les utilisateurs corporatifs doivent utiliser leur Nom d utilisateur et leur Mot de passe corporatif, c'est-à-dire celui qui est utilisé pour ouvrir une session Windows sur un poste de travail de la STM ou pour ouvrir une session sur le portail d accès distant de la STM. Les utilisateurs externes (ne possédant pas de compte d utilisateur corporatif à la STM), utiliseront un Nom d utilisateur et un Mot de passe spécifique à la plateforme d échanges de fichiers. Finalement, les récipiendaires de paquets n auront pas de Nom d utilisateur, ils devront suivre des hyperliens pour accéder à des paquets reçus et utiliser un Mot de passe généré automatiquement pour chaque paquet reçu (voir Figure 2). Figure 1 : Interface d'authentification Il est IMPORTANT DE NOTER que la fonctionnalité de demande de changement de mot de passe automatisée (lien nommé «Demandez un changement de mot de passe» en dessous du bouton «Connexion» de la page web de connexion à la plateforme d échanges, voir la Figure 1), est réservée aux utilisateurs externes, c'est-à-dire ceux qui ne possèdent pas de compte d utilisateur corporatif de la STM. Pour changer le mot de passe d un compte d utilisateur corporatif, utiliser la fonction prévue à cette fin dans Windows ou dans le portail Juniper ( ou contacter le Service Aux Utilisateurs (SAU) du STI ( ). page 4 de 34

5 Figure 2 : Interface d'authentification pour un récipiendaire qui ne possède pas de compte utilisateur Première connexion d un utilisateur externe Suite à la création de son compte, l utilisateur externe recevra un courriel le prévenant qu un compte a été créé pour lui. Ce courriel lui indique son nom d utilisateur et contient un lien qui lui permettra d initialiser son mot de passe grâce à la fonctionnalité de demande de mot de passe. Lorsque le lien reçu est suivi, le système demandera à l utilisateur d entrer son nom d utilisateur (voir la Figure 3) et lui communiquera par courriel un nouveau lien (qu il devra suivre dans les trente minutes suivantes) pour cela, choisir un mot de passe (voir la Figure 4). Figure 3 : Première étape de l initialisation du mot de passe page 5 de 34

6 Figure 4 : Envoi du lien pour l initialisation du mot de passe Lorsque ce nouveau lien est suivi, le système demande de choisir un mot de passe et de l entrer deux fois, puis on doit cliquer sur le bouton Définir mot de passe (voir la Figure 5). Le mot de passe choisi doit comporter un minimum de 8 caractères, ne doit pas contenir le nom de l utilisateur, et contenir au moins une lettre et un chiffre. Figure 5 : Interface pour l initialisation du mot de passe Si le changement de mot de passe fonctionne, le système affichera le message suivant : Mot de passe correctement défini. (voir la Figure 6) Figure 6 : Changement de mot de passe réussi page 6 de 34

7 Envoi d un fichier Un paquet est en quelque sorte un courriel, auquel peut-être joint un ou plusieurs fichiers. Les paquets sont consultables sur la plateforme d échanges de fichiers (seuls des notifications de réception de paquets et des accusés de réception sont effectivement envoyés par courriel) et les fichiers joints sont téléchargeables depuis cette plateforme. Voici les étapes à suivre pour envoyer un paquet, que ce soit à un fournisseur, un consultant ou un employé de la STM qui a ou qui n a jamais utilisé le système. Cliquer sur «Envoyer le paquet» (Voir la Figure 7). Figure 7 : Sélection de «Envoyer un nouveau paquet» Dans la fenêtre de composition d un paquet, en premier, il faut télédécharger les fichiers que l on désire transmettre. Pour ce faire, cliquer sur Parcourir (Voir la Figure 8). Figure 8 : Bouton «Parcourir» dans la fenêtre de composition du paquet à envoyer page 7 de 34

8 Ensuite, choisir le fichier que l on désire transmettre et cliquer sur Ouvrir (voir la Figure 9). Figure 9 : Sélection d un fichier à télédécharger Puis, cliquer sur le bouton Télédécharger (voir la Figure 10). Figure 10 : Bouton «Télédécharger» dans la fenêtre de composition du paquet à envoyer page 8 de 34

9 Si l opération a fonctionnée, le fichier apparaîtra (suivi de sa taille entre parenthèses) à coté de Fichiers: (voir la Figure 11). Figure 11 : Fichier ayant été télédéchargé dans la fenêtre de composition du paquet à envoyer Cette opération peut-être répétée si plusieurs fichiers doivent être échangés via le même paquet. Un fois les fichiers télédéchargés, il faut spécifier les destinataires. Pour ce faire, on rempli le champ A qui est le premier champ en haut de la page (voir la Figure 12). page 9 de 34

10 Figure 12 : Champs A pour spécifier les destinataires Dans le champ A, on doit spécifier les adresses de courriels des destinataires (qu ils existent en tant qu utilisateurs de la plateforme ou pas, qu ils soient des utilisateurs internes à la STM ou des fournisseurs ou partenaires). Les champs Cc et Cci peuvent aussi être employés pour spécifier des destinataires (utiliser le lien Afficher Cc/Cci, voir la Figure 13). Une fois les adresses des destinataires spécifiés, on doit cliquer sur le bouton Vérifier destinataires (voir la Figure 13). Figure 13 : Champs A rempli et bouton «Vérifier destinataires» Suite à ce clique, la syntaxe de l ensemble des adresses entrées sera vérifiée pour s assurer que leur format est conforme au standard pour les adresses de courriels et les adresses de courriels qui correspondent à un utilisateur corporatif de la STM seront remplacées par leurs noms de cette façon : "Nom, Prénom" page 10 de 34

11 (voir la Figure 14). Si aucune erreur n a été détectée dans les adresses entrées, le message «Destinataires correctement vérifiés.» sera affiché. Figure 14 : Champs A rempli et son contenu validé Le dernier champ obligatoire est le champ Objet qui sert à spécifier le sujet de l échange (voir la Figure 15). Figure 15 : Champs Objet rempli Avec votre nom d utilisateur, le contenu du champ Objet est la seule information qui sera contenue dans le courriel de notification de paquet qui sera reçu par les destinataires (voir la Figure 16). Figure 16 : Exemple de contenu d une notification par courriel de paquet reçu page 11 de 34

12 Optionnellement, les champs suivant peuvent être remplis : Remarque : commentaires expliquant aux destinataires les fichiers envoyés ou les fichiers qu on veut recevoir des destinataires. Accusé(s) de livraison : Si la case est cochée, l utilisateur qui à émis le paquet recevra un courriel lorsqu un destinataire accèdera (seulement la première fois) à ce paquet dans la plateforme d échanges. Empêcher «Répondre à Tous» : Si la case est cochée, les destinataires ne pourront répondre aux autres destinataires du paquet. NB : En tout temps, peut importe que cette case soit cochée ou pas, les destinataires externes (ceux qui ne possèdent pas un compte d utilisateur corporatif à la STM) ne peuvent répondre qu à l expéditeur d un paquet et jamais aux autres destinataires. Empêcher toutes les réponses : Si la case est cochée, aucun destinataire ne pourra répondre au paquet. Ils auront seulement le droit de lire le paquet et de télécharger le fichier joint s il y en a un. Limiter téléchargements à : par défaut, un fichier contenu dans un paquet peut-être téléchargé 10 fois, et ce de façon globale. Mais ce nombre peut-être augmenté jusqu à un maximum de 50. NB : Lorsqu un même utilisateur télécharge un fichier plusieurs fois, chacun de ses téléchargements compte. Donc, si le paquet à deux destinataires, que les téléchargements sont limités à 10, et que le premier destinataire télécharge à 10 répétitions le paquet, le deuxième destinataire ne pourra pas télécharger le fichier émit aussi à son attention. Le paquet devra alors être retransmis par son émetteur. page 12 de 34

13 Finalement, cliquer sur le bouton Envoyer (voir la Figure 17). Figure 17 : Bouton Envoyer Si les champs avaient tous été remplis de façon adéquate, un message confirmera l envoi du paquet (voir la Figure 18). Figure 18 : Confirmation de l envoi d un paquet page 13 de 34

14 Suivi d un paquet envoyé L expéditeur peut suivre les accès à un paquet qu il a créé, pour ce faire cliquer sur la boîte aux lettres Envoyé (voir la Figure 19). Figure 19 : Boîte aux lettres «Envoyé» La liste des paquets qui ont été envoyés s affiche alors (voir la Figure 20), et sur la ligne de chaque paquet il y a deux voyants : le premier indique si au moins un destinataire à ouvert le paquet, le deuxième indique si tous les destinataires ont ouverts le paquet. Lorsqu un voyant est blanc, c est que le paquet n a pas été ouvert, lorsqu il est vert, c est que le paquet a été ouvert. Figure 20 : Liste des paquets envoyés Plus de détails peuvent être obtenus au sujet d un paquet en cliquant d abord sur le nom de celui-ci (voir la flèche dans la Figure 20) et ensuite sur le lien Suite dans la section Statut de lecture de la description détaillée du paquet (voir la Figure 21). page 14 de 34

15 Figure 21 : Détails d un paquet envoyé On obtient alors la liste des destinataires et pour chacun de ceux-ci on peut voir si le paquet a été ouvert (voir la Figure 23) ou pas (voir la Figure 22). Figure 22 : Destinataire n ayant pas encore ouvert un paquet Figure 23 : Destinataire ayant ouvert un paquet De retour aux détails d un paquet, pour avoir plus de détails au sujet des manipulations d un paquet par les différents acteurs, il est possible de consulter un historique en cliquant sur Afficher l historique du paquet (voir la Figure 24). page 15 de 34

16 Figure 24 : Afficher l historique du paquet L historique d un paquet présente les détails de qui et quand a accédé a un paquet, a téléchargé un fichier, a reçu une notification, etc. (voir la Figure 25). Figure 25 : Historique du paquet page 16 de 34

17 Réception d un fichier par un destinataire externe Un destinataire externe (qui ne possède pas de compte sur la plateforme) qui reçoit un paquet doit procéder comme ceci pour récupérer les fichiers qui lui sont envoyés. D abord, suite à l envoi d un paquet à son intention, le destinataire externe recevra un courriel contenant un mot de passe qui lui permettra d accéder au paquet en question (voir la Figure 26). NB : Le mot de passe reçu par un destinataire externe est propre à un paquet, ce mot de passe ne fonctionnera pas pour un autre paquet envoyé au même destinataire externe et chaque destinataire externe reçoit un mot de passe différent. Figure 26 : Mot de passe d un paquet reçu dans un courriel Un deuxième courriel contient l objet du paquet émis, ainsi que l URL que le destinataire doit utiliser pour récupérer le paquet (voir la Figure 27). Figure 27 : Lien vers un paquet reçu dans un courriel page 17 de 34

18 Lorsqu il suivra le lien, le destinataire accédera à une page d authentification (voir la Figure 28) où il devra fournir le mot de passe qui lui a été communiqué précédemment. Figure 28 : Interface d'authentification pour récupérer un paquet Si l authentification est réussie, le destinataire pourra accéder au paquet et cliquer sur Télécharger pour ouvrir le fichier qui lui était destiné (voir la Figure 29). Figure 29 : Accès a un paquet après une authentification réussie Un destinataire externe pourra répondre à un paquet si l émetteur du paquet n a pas coché la case Empêcher toutes les réponses. Cette réponse peut contenir à son tour, ou non, un ou des fichiers. NB : Si la case Empêcher toutes les réponses a été cochée, le bouton < Répondre n apparaîtra pas dans le paquet (voir la Figure 29). page 18 de 34

19 Réception d un fichier par un utilisateur du système Si un utilisateur du système envoi un paquet à un autre utilisateur du système (qu il soit un utilisateur corporatif ou externe), ou lorsqu un utilisateur reçoit un fichier en réponse à un paquet qu il a envoyé, les étapes suivantes doivent être suivies pour récupérer ce fichier. D abord, l utilisateur qui reçoit un paquet dans le système reçoit aussi une notification par courriel qui ressemblera à celle présentée dans la Figure 30. Figure 30 : Notification du dépôt d'un paquet pour un utilisateur du système Aucun courriel avec mot de passe n est envoyé dans ce cas puisque l utilisateur en question est enregistré dans le système d échanges et, lorsqu il suivra le lien reçu dans la notification, il sera dirigé vers la page d authentification du service d échanges, où il devra utiliser son identifiant et son mot de passe régulier. Si cette authentification est réussie, l utilisateur se retrouvera directement au contenu du paquet reçu (voir la Figure 31). Pour récupérer le fichier qui lui a été transmis, l utilisateur n a alors qu à appuyer sur le bouton Télécharger (voir la Figure 31) pour récupérer le fichier. page 19 de 34

20 Figure 31 : Description d'un paquet reçu par un utilisateur du système Si l utilisateur veut plus de détails au sujet du fichier qu il a reçu, il peut cliquer sur le nom de celui-ci, tel que pointé par la flèche dans la Figure 31, et il obtiendra, entre autre, le nom du navigateur qui a été utilisé, la taille du fichier, le nombre de fois où il a été téléchargé, etc. (voir la Figure 32) Figure 32 : Détails d'un paquet reçu par un utilisateur du système page 20 de 34

21 Modification des informations personnelles En tout temps un utilisateur peut cliquer sur Mon compte au haut de la page, à droite. Cliquer Mon compte permettra à l utilisateur de changer son mot de passe, de changer l adresse courriel à laquelle il reçoit ses notifications, d activer par défaut les accusés de livraison, de définir une signature pour les paquets transmis, etc. (voir la Figure 33) Figure 33 : Paramètres d un utilisateur qui peuvent être modifiés L utilisateur peut aussi, à partir de la page Mon compte, installer l'assistant Télédéchargement/téléchargement (version Java) qui permet entre autre de transférer des fichiers de plus de 2 Go et de télécharger plusieurs fichiers d un seul coup (transfert en lot). page 21 de 34

22 Activation de l Assistant Java S il le désire, l utilisateur peut choisir de démarrer un client Java qui permettra de transférer des fichiers de plus de 2 GO et de transférer plusieurs fichiers à la fois. Pour ce faire, cliquer d abord sur le lien Modifier l'état de l'assistant Télédéchargement/téléchargement (version Java) dans le volet Mon compte (voir la Figure 34). Figure 34 : Lien d activation de l assistant Java Cliquer sur le lien Installer l'assistant Télédéchargement/ téléchargement (Java) (voir la Figure 35). page 22 de 34

23 Figure 35 : Page de confirmation du démarrage de l assistant Java Cliquer sur OK dans la fenêtre Windows Internet Explorer qui vous demande si vous voulez Continuer d attendre (voir la Figure 36). Puis, cliquer sur Exécuter dans la fenêtre Avertissement Sécurité (voir la Figure 36). Figure 36 : Activation de l assistant Java page 23 de 34

24 Finalement, cliquer sur le lien Retourner à Mon compte (voir la Figure 37). Figure 37 : Fin de l activation de l assistant Java Si l assistant a été activé correctement, le message L'Assistant Télédéchargement/ téléchargement Java est Activé apparaîtra au bas de la page Mon Compte (voir la Figure 38). Cliquer alors sur Principal (voir la Figure 38). Figure 38 : Vérification de l activation de l assistant Java Pour démarrer l assistant, cliquer sur le lien CLIQUEZ ICI (Voir la Figure 39) page 24 de 34

25 Figure 39 : Démarrage de l assistant Java page 25 de 34

26 Consultation des journaux d événements Un utilisateur a la possibilité de consulter ses journaux d événements afin de voir l ensemble des actions qu il a réalisé lors de ses connexions (voir la Figure 41). Pour ce faire, cliquer sur l item Journaux du menu de gauche, et si nécessaire, configurer les filtres désirés (voir la Figure 40) pour restreindre les résultats à afficher. Figure 40 : Filtres pour la recherche d entrées dans les journaux d événements Figure 41 : Journal d'événements détaillé page 26 de 34

27 Utilisation d un dossier partagé Pour répondre à certains besoins spécifiques, des dossiers (pouvant être partagés entre plusieurs utilisateurs) peuvent être créés dans la plateforme echanges.stm.info. Si pour accomplir un processus d affaire il faut échanger des fichiers de façon périodique avec un ou des partenaires externes, ou si de nombreux échanges multipartis doivent être accomplis dans le cadre d un projet, un groupe d échange peut-être créé et un dossier partagé par les membres de ce groupe peut-être mis en place. Ces besoins doivent être documentés dans un billet de sécurité (ouvert par votre officier de sécurité) qui contiendra : le nom du projet ou du processus d affaires, le nom d un responsable (qui doit être un employé de la STM) pour le dossier partagé, une description claire des documents qui seront échangés et une approximation de la fréquence, de la quantité et du nombre de participants aux échanges. Dépôt d un fichier dans un dossier partagé Pour déposer un fichier dans un dossier partagé, il faut d abord se connecter à echanges.stm.info, puis choisir l item Principal dans le menu de gauche. Ensuite, dans la section Télédécharger un fichier maintenant, choisir le dossier où l on veut déposer un fichier dans la case Sélectionner un dossier, sélectionner le fichier à déposer à l aide du bouton Parcourir, puis cliquer sur le bouton Télédécharger (voir la Figure 42). Figure 42 : Dépôt dans un dossier partagé page 27 de 34

28 Téléchargement d un fichier déposé dans un dossier partagé Pour récupérer un fichier qui a été déposé dans un dossier partagé, il faut d abord se connecter à echanges.stm.info, puis choisir l item Principal dans le menu de gauche. Ensuite, dans le champ Aller au dossier dans le haut de la page, sélectionner le dossier où est contenu le fichier désiré (voir la Figure 43). Figure 43 : Se rendre dans un dossier partagé Par la suite, il faut localiser le fichier qu on désir télécharger et à l extrême droite de la ligne de ce fichier, cliquer sur le lien Télécharger (voir la Figure 44). Figure 44 : Télécharger un fichier contenu dans un dossier partagé page 28 de 34

29 Délégation de droits au responsable d un groupe La gestion d un dossier partagé et la gestion de comptes utilisateurs limités à un processus ou à un projet, peut-être délégué à un utilisateur (employé de la STM) occupant un poste clé à cet effet dans le processus ou dans le projet en question. Ces besoins de délégation de responsabilité administrative devraient être décrits dans le billet de sécurité demandant la création du dossier partagé. Droits de gestion des dossiers Un utilisateur doit se voir délégué des droits particuliers pour pouvoir : créer, modifier et supprimer des sous dossiers dans le dossier partagé, gérer les droits d accès aux dossiers, modifier les paramètres de notifications et ajuster certains contrôles de sécurité. Ces droits seront délégués au besoin. Droits de gestion des utilisateurs On peut aussi permettre à un utilisateur de gérer des comptes utilisateurs dédiés à un processus ou à un projet. C'est-à-dire que l utilisateur à qui on délègue ces droits pourra créer des comptes pour les utilisateurs externes qui doivent prendre part aux échanges, supprimer les comptes qu il a créé lui-même, ajouter des utilisateurs existant au groupe qu il gère, etc. Pour créer un utilisateur, cliquer sur Utilisateurs dans le menu de gauche puis cliquer sur le lien Ajouter un nouvel utilisateur (voir la Figure 45). page 29 de 34

30 Figure 45 : Créer ou supprimer un utilisateur externe Pour terminer la création d un utilisateur, un formulaire doit être rempli. Parmi les champs à remplir, le champ Méthode d authentification doit contenir MOVEit uniquement et le champ Dossier personnel devrait toujours contenir /Home/[FULLNAME]. Le reste des champs doit être rempli de façon adéquate. Pour supprimer un utilisateur, le localiser dans la liste et cliquer sur le bouton Supprimer sur la ligne qui correspond à l utilisateur (voir la Figure 45). page 30 de 34

31 FAQ 1) Comment puis-je organiser mes paquets? Les documents qui sont télédéchargés ou téléchargés via des paquets seront enregistrés dans des boîtes à lettres qui sont une forme de dossier dans lesquels on entrepose des paquets plutôt que des fichiers. L utilisateur peut créer, organiser ou supprimer ses boîtes aux lettres (voir la Figure 42). Les paquets reçus et émis sont respectivement automatiquement enregistrés dans les boîtes aux lettres «Boîte d arrivée» et «Envoyé». Par contre, l utilisateur peut déplacer les paquets reçus et émis dans les boîtes qu il désire. Voici la description des boîtes aux lettres qui viennent par défaut avec un compte utilisateur : Brouillons : les paquets dont le transfert n a pas été complété et les paquets enregistrés comme brouillons Boite d arrivée : les paquets envoyés par un autre utilisateur à l intention de l utilisateur et les réponses à des paquets émis. Envoyé : les paquets émis. Modèles : les paquets enregistrés comme modèles. page 31 de 34

32 Figure 42 : Liste des «Boîtes aux lettres» Des dossiers particuliers, peuvent être créés pour des besoins opérationnels ou de projet le justifiant (par exemple : besoin d un espace partagé pour l échange de fichiers). Les besoins de tels dossiers doivent être exprimés à l équipe de sécurité du STI via un billet de sécurité ouvert par votre officier de sécurité dans l outil de gestion de billets du Service Aux Utilisateurs. 2) Avec qui est-ce que je peux échanger des fichiers? N importe qui dont vous connaissez l adresse de courriel. Vous n avez qu à créer un paquet et mettre leurs adresses de courriels comme destinataires. Vous pouvez également gérer votre propre liste de contacts à partir du menu Paquets (voir la Figure 43). Pour certains besoin précis, des groupes d utilisateurs (pouvant, entre autre, partager l accès à des dossiers) peuvent être créé, et la capacité de créer des utilisateurs à accès restreint dans le système peut alors être déléguée à un représentant du projet ou du secteur d affaires concernés. Pour plus d information, il faut décrire son besoin dans un billet de sécurité ouvert par votre officier de sécurité dans l outil de gestion de billets du Service Aux Utilisateurs. Figure 43 : Accès au carnet d adresses page 32 de 34

33 3) Pendant combien de temps les fichiers que je dépose dans «echanges» sont ils disponible? Les paquets ont une durée de vie de 7 jours. Par contre, les fichiers déposés dans des dossiers sont conservés 30 jours. 4) De combien d espace est-ce que je dispose pour échanger des fichiers? Pour l instant il n y a pas de quotas, mais cette situation pourrait changer. 5) Un fichier peut-être téléchargé combien de fois? Par défaut, un fichier pourra être téléchargé 10 fois. Par contre, l émetteur d un paquet peut spécifier le nombre de fois qu un fichier peut-être téléchargé. Ce nombre peut être entre 1 et 50. Notez bien qu un même utilisateur qui télécharge le même fichier à deux reprises consomme deux téléchargements. Donc, disons qu on envoi un paquet à deux personnes et qu on limite le nombre de téléchargements possible à 10, mais que le premier récipiendaire télécharge le fichier à 10 reprises avant que le deuxième n y accède, le deuxième récipiendaire ne pourra pas récupérer le fichier. 6) Qui peut répondre à un paquet? Tout le monde qui reçoit un paquet peut y répondre, à moins que le destinataire ait spécifié le contraire lors de la création de son paquet. 7) Combien de fois peut-on répondre à un paquet? Il n y a pas de limite au nombre de fois auquel un destinataire peut répondre à un paquet. 8) Quelle est la taille maximale d un fichier qui peut-être échangé? Il n y a pas de limite à la taille des fichiers qui peuvent être échangés. Les fichiers jusqu à 2 Go peuvent être transmis normalement, pour les fichiers plus gros que 2 Go, l assistant Télédéchargement/ téléchargement Java doit être utilisé. NB : dans l environnement informatique actuel de la STM, l assistant ne fonctionne que dans Internet Explorer. 9) Je n arrive pas à écrire dans la section «Remarque», pourquoi? Pour l instant, avec Internet Explorer 7, il semble y avoir un problème avec le champ Remarque. Nous travaillons activement à régler ce problème. Pour l instant, nous recommandons d utiliser Firefox pour éviter ce problème, ou de laisser le champ Remarque vide. page 33 de 34

34 10) Est-ce que je peux importer mes contacts existants dans la plateforme d échanges de fichiers? Malheureusement, non. Les contacts doivent être entrés manuellement dans le système. 11) Qu est-ce que je fais quand j ai oublié mon mot de passe? Les utilisateurs corporatifs de la STM qui ont oubliés leur mot de passe peuvent utiliser la fonction prévue à cette fin dans Windows ou dans le portail Juniper ( ou contacter le Service Aux Utilisateurs (SAU) du STI ( ). Les utilisateurs externes peuvent utiliser la fonctionnalité de demande de changement de mot de passe automatisée (lien nommé «Demandez un changement de mot de passe» au bas de la page web de connexion à la plateforme d échanges, voir la Figure 1), ou peuvent contacter les administrateurs du projet auquel ils sont rattachés. Lorsque le récipiendaire d un paquet perd le mot de passe associé à un paquet qu il a reçu, il doit contacter l émetteur du paquet et lui demander de retransmettre le paquet. Un nouveau mot de passe unique pour le paquet sera transmis. page 34 de 34