INTERN, NATIONAL PROGRAM COMMUNICATIONS (Commercial Department)

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1 INTERN, NATIONAL PROGRAM COMMUNICATIONS (Commercial Department) Position Available: One (1) position May 2 nd to August 31 st, 2016 Compensation: Location: Reports to: Performance based honorarium awarded at end of internship term Canadian Rugby Centre of Excellence Langford, British Columbia Manager, National Communications and Media Relations The National Program Communications Intern for Rugby Canada s Communications Department will be responsible for assisting the Coordinator, National Program Communications in planning, organizing and executing organizational and event communications and promotions related to Canada s Men s and Women s National Teams. The position will include media archiving and organization, liaising with internal and external media representatives in a communications capacity, supporting event communications and management as required and some production of written, video and social media content. Please note that this position will require you to work various evenings and weekends throughout the term of the internship, and you will work longer hours leading up to and on event days. Some tasks will be administrative in nature. Other tasks will be operational and require you to travel off site (such as to a rugby pitch). Responsibilities and Tasks may include, but are not limited to: Event Communications & Promotions Assisting in developing communications and marketing plans for each event Writing content for Rugby Canada s website Assisting in the preparation and delivery of various marketing materials and initiatives Coordinating and assisting with the creation of event programs and other promotional materials (i.e. posters, blasts, etc.) Assisting with social media campaigns; planning and writing (Twitter, Facebook, Instagram, etc.) Research and information generation: media, events, lists, analytics, etc. Archiving and organization of Rugby Canada media Media Services Archiving, digitizing and distributing media internally and externally Shooting, editing and uploading video highlights and replays Prepare media packages Send all event related media releases to appropriate media contacts Coordinate media and photographer accreditation Manage photographer event registration Arrange food and beverages for media personnel on game/event days

2 Manage media sign-ins and area(s) on game day Social media and web analytics Game Day Roles/Fan Experience Assist with media management Assist internal and external media, communications and broadcast teams Assist with event social media and streaming Assist with set up and execution of pre/post game and half time activations (i.e. kick for cash) All other duties as required Necessary Skills for all Applicants may include, but are not limited to: Understanding of sports, sports media and rugby considered a valuable asset Strong written skills with attention to detail Strong understanding of Canadian and World rugby is considered a valuable asset Video shooting, editing and archiving abilities Strong knowledge of social media sites Facebook, Twitter, Instagram etc. Basic website upkeep and maintenance Guidelines for Applicants Position Details The position will offer professional development for an individual seeking a career in the sport management or sport administration domain. There will be times when the role may include opportunities to travel for additional learning experiences. This is definitely not a nine to five role. As noted above, evening and weekend expectations will arise but there is an opportunity for flexibility in the time demands of the position to coincide with academic requirements and / or other regular commitments. There will be times when additional experience in other departments may be earned as some other staff may call all upon the appointed person to support other duties as required. Selection Criteria Due to the nature of the position dealing specifically with the demands of Rugby planning and development, some knowledge of the sport is considered a valuable asset. Demonstrated evidence of an ability to work independently without supervision but in accordance with documented policy and procedure guidelines. A record of working as a team member, as well as a history of performing in situations that require self-leadership and initiative. Computer literacy especially with spreadsheets, word processing and power point presentations and the ability to operate other software programs as necessary. Displays excellent time management and workplace co-operation skills.

3 To be considered for this position, all applicants must be currently enrolled in a degree / diploma program in a relevant field of study at a university / college institution or vocational school during the term of the internship. All applicants should have a valid driver s license and it is advised to have a current passport. Access to a vehicle on a daily basis is considered a valuable asset, but not a requirement. To Apply Please send your resume and cover letter not later than Tuesday March 15 th, 2016 to: Human Resources humanresources@ Fax: SUBJECT: National Program Communications Intern Application

4 STAGE, COMMUNICATIONS DU PROGRAMME NATIONAL (Département commercial) Poste disponible : Un (1) poste 2 mai au 31 août 2016 Rémunération : Lieu : Superviseur(e) : Honoraire basé sur le rendement et versé à la fin du stage Centre d excellence du rugby canadien Langford, Colombie-Britannique Gestionnaire, Communications nationales et relations avec les médias Le ou la stagiaire des communications du programme national du département des communications de Rugby Canada sera responsable d aider le coordonnateur ou la coordonnatrice des communications du programme national dans la planification, l organisation et l exécution des communications et de la promotion d événements liés aux équipes nationales masculines et féminines du Canada. Le poste comprend l archivage et l organisation des médias, la liaison avec des représentants internes et extérieurs des médias dans un rôle de communication, l appui de communication et de gestion d événement au besoin et une production de contenu écrit, vidéo et de médias sociaux. Veuillez noter que ce poste exige de son ou sa titulaire de travailler en soirée et les weekends durant la période de stage et de plus longues heures à l approche des journées d événements et lors de ces journées. Certaines des tâches seront de nature administrative, tandis que d autres tâches seront opérationnelles et exigeront des déplacements hors du bureau (p.ex. sur un site de match de rugby). Les responsabilités et tâches peuvent inclure, mais sans s y limiter : Communication et promotion d événement Participer à l élaboration de plans de communication et de marketing pour chaque événement Rédiger du contenu pour le site Web de Rugby Canada Assister à la préparation et à la livraison de divers documents et initiatives de marketing Coordonner la création de programmes-souvenirs d événements et d autres matériel promotionnel et y contribuer (p.ex. affiches, messages courriels) Participer aux campagnes de medias sociaux; planification et rédaction (Twitter, Facebook, Instagram, etc.) Effectuer de la recherche et générer des informations : médias, événement, listes de courriels, analyses, etc. Archiver et organiser les médias de Rugby Canada Services média Archiver, numériser et distribuer les médias à l interne et à l extérieur Filmer, éditer et télécharger des faits saillants et des reprises vidéo Préparer les trousses média Envoyer tous les communiqués de presse connexes aux contacts médias appropriés Coordonner l accréditation des médias et des photographes

5 Gérer l inscription des photographes aux événements Organiser la nourriture et les breuvages pour les représentants des médias les jours de match/événement Gérer les zones d inscription et les zones medias les jours de match Médias sociaux et analyses Web Rôles les jours de match / Expérience des partisans Participer à la gestion des médias Prêter main forte aux medias internes et extérieurs, ainsi qu aux communications et aux équipes de diffusion Participer aux medias sociaux et à la webdiffusion de l événement Participer au montage et à l exécution d activations avant et après le match ainsi qu à la mi-temps (p.ex. botter pour la cagnotte) Toutes les autres tâches, le cas échéant Les aptitudes nécessaires pour tous les candidats peuvent inclure, mais sans s y limiter : Compréhension du sport, des médias sportifs et du rugby, un atout considérable Solides aptitudes de communication écrite avec une attention aux détails Solide compréhension du rugby canadien et international, un atout considérable Capacités à filmer, à l édition vidéo et à l archivage Solide connaissance des sites de medias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, etc.) Entretien et mise à jour de base de site Web Détails sur le poste Ce poste offrira un développement professionnel pour une personne désirant faire carrière en gestion du sport ou en administration du sport. Il y aura des situations ou le ou la stagiaire pourrait devoir se déplacer pour acquérir des expériences d apprentissage additionnelles. Ce poste n est certainement pas un emploi avec un horaire traditionnel de «neuf à cinq». Tel qu indiqué précédemment, les activités en soirée et de weekend se produire, mais il y a une possibilité de flexibilité dans les exigences d horaire du poste afin de respecter les réalités académiques et/ou autres engagements réguliers. Il y a aura des situations ou d autres expériences dans d autres départements pourront être obtenus alors que d autres membres du personnel peuvent demander au ou à la titulaire d appuyer d autres activités, le cas échéant. Critères de sélection En raison de la nature du poste traitant particulièrement avec les exigences de la planification et du développement du rugby, une certaine connaissance du sport est considérée comme un atout important. Une capacité démontrée de pouvoir travailler seul(e) sans supervision, mais dans le respect des politiques et lignes directrices procédurales documentées.

6 Un dossier de travail au sein d une équipe, ainsi qu un historique de rendement nécessitant de l autonomie et de l initiative. Connaissance informatique avec des feuilles de calcul, du traitement de texte et des présentations PowerPoint et la capacité à utiliser d autres logiciels au besoin. Excellente gestion du temps et aptitudes de coopération en milieu de travail démontrées. Pour être considérés pour ce poste, tous les candidats doivent être présentement inscrits dans un programme dans un champ pertinent d étude dans une université ou un collège ou une école professionnelle durant la période de stage. Tous les candidats devraient détenir un permis de conduire valide et il est conseillé de posséder un passeport valide. L accès quotidien à un véhicule est considéré un atout important, mais cela n est pas une exigence. Mise en candidature Veuillez faire parvenir votre c.v. et votre lettre de présentation au plus tard le mardi 15 mars 2016 à : Ressources humaines Courriel : humanresources@ Télécopieur : OBJET : Demande de stage Communications du programme national