Cahier spécial des charges

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1 Cahier spécial des charges Référence n 2015/3366 «Mise à disposition de mises à jour et support des licences logicielles relatives à la suite d Identity & Access Management NetIQ et aux produits Layer 7 de CA Technologies, et acquisition de licences supplémentaires» Pouvoir adjudicateur ETNIC Mode de passation Adjudication ouverte Type de marché Fournitures Date limite pour les questions 11 septembre 2015 Date ultime de remise des offres 15 septembre 2015 à 14 heures Service Marchés Publics et Achats Bâtiment «Zénith» - 6 ème étage Bd du Roi Albert II, Bruxelles

2 Table des matières Table des matières 2 Glossaire 5 1. Introduction Législation applicable et valeur des documents du marché Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Pouvoir adjudicateur (PA) Objet du marché Objet et structure Durée Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) 8 2. Passation du marché Nature du marché / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Mode de détermination du prix et remise de prix pour le marché (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Questions par rapport au CSC et modalités de contact Corrections apportées par le PA aux dispositions du marché De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Forme de l offre (art. 81 AR 2011) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 101 AR 2011) Options (art. 2, 1, 11, 10 et 101 AR 2011) Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Offre transmises par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) Evaluation des offres Sélection (art. 58 et s. AR 2011) Généralités (art. 58 et s. AR 2011) Droit d accès (art. 60 à 66 AR 2011) Conditions d accès Faillite ou situation assimilée Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle Faute grave professionnelle Sécurité sociale Impôts et taxes Fausses déclarations Incompatibilités 19 Page 2 sur 43

3 Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011) Capacité financière et économique Faire appel à la capacité de tiers (art. 74 AR 2011) Documents déjà fournis dans le cadre d une procédure précédente (art AR 2011) Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) Offres incomplètes, réserves, Valeur des conditions générales de vente Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011) Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011) Critères d attribution (art. 25 Loi 2006) Critère d attribution Options (art. 101 de l'ar 2011) Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 2 Loi Recours) Arrêt/interruption du marché (art. 35 et 36 Loi 2006) Communication de la décision motivée, standstill et notification du marché (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011) Autres Langue (art. 53 AR 2011) Confidentialité (art. 11 Loi 2006 art. 10 Loi Recours art. 18 RGE) Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011) Exécution du marché Dispositions administratives Documents applicables dans le cadre de l exécution du marché Durée, reconduction(s) et tranche(s) Cautionnement (art. 25 et s. RGE) Constitution (art. 25 à 27 et 31 RGE) Libération (art. 33, 133 RGE et 158 RGE ) Suivi du marché Fonctionnaire dirigeant (art. 11 RGE) Responsabilité Généralités Assurance (art. 24 RGE) Personnel de l adjudicataire (art. 16 RGE) Confidentialité Sous-traitance (art. 12, 14 et 18 3 RGE) Droit de propriété intellectuelle (art. 19 et s. RGE) Modalités de commandes et de livraison Modalités de réception (validation des fournitures) Généralités (art. 34, 39 et s., 64 et 125 RGE) Réception provisoire (art. 2, 64 et (F achats) 128 à 131 / (F location) 139 RGE) Réception définitive (art. 2, 64, 135 et 156 RGE) Modalités de facturation et de paiement (art. 7 Loi 2006 art. 66, 127 RGE et 160 RGE) Révisions et modifications en cours de marché Modifications en cours de marché (art. 37, 117,121 RGE et 151 RGE) Cession du marché (art. 38 RGE) Révisions des prix (art. 20 AR 2011) Défaut d exécution Généralités (art. 44, 47 à 49, 71, 124 et 155 RGE) Amendes de retard (art. 46 et 50, (F) 123 RGE / (S) 154 RGE) Pénalités (art. 45 et 51 RGE) Litige Dispositions techniques et fonctionnelles 37 Page 3 sur 43

4 Le pouvoir adjudicateur et ses missions Le pouvoir adjudicateur Ses missions Objet et contexte du marché Contexte du marché Objet et structure du marché Missions de l adjudicataire Annexes Formulaire d offre Inventaire Autres annexes Capacité des tiers Capacité financière Chiffre d affaires 43 Page 4 sur 43

5 Glossaire Dans le cadre du présent marché, il faut entendre par : - RGE : les règles générales d exécution établies par l arrêté royal du 14 janvier 2013 ; - CSC : le cahier spécial des charges, en ce compris ses annexes ; - PA : le Pouvoir adjudicateur, en l occurrence l ETNIC, entité qui passe le présent marché et effectuera des commandes dans le cadre de son exécution ; - Soumissionnaire : la personne physique ou morale qui remet une offre dans le cadre du présent marché ; - Adjudicataire : le soumissionnaire à qui le présent marché est attribué ; - FD : le fonctionnaire dirigeant, à savoir le fonctionnaire, ou toute autre personne désignée par le PA, chargé de la direction et du contrôle de l exécution du marché (article 2, 7, RGE) ; Pour d autres définitions, se référer en outre aux articles 2 et 3 Loi 2006, 2 Loi Recours, 2 AR 2011 et 2 RGE. Page 5 sur 43

6 1. Introduction 1.1. Législation applicable et valeur des documents du marché Le présent marché est soumis à la législation et aux normes suivantes, en vigueur à la date du lancement du marché : - Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi 2006») ; - Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée «Loi Recours») ; - Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques (ci-après dénommé «AR 2011») ; - Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics (ci-après dénommé «RGE») ; - Documents du marché (à savoir l ensemble des documents mis à disposition par le PA dans le cadre du présent marché : CSC et ses annexes, avis de marché et éventuels avis rectificatifs, ). En cas de contradiction entre les documents du marché, l ordre de priorité suivant est déterminant pour l interprétation de ces documents : 1. Avis de marché ; 2. Cahier spécial des charges; 3. Inventaire ; 4. Autres annexes Dérogation aux RGE (art. 9 RGE) Le présent CSC déroge au RGE, en ses articles : - Par dérogation à l art. 33 RGE, et pour autant que le cautionnement soit libérable (autrement dit, pour autant que les fournitures/prestations n aient pas donné lieu à contestation et aient été dûment réceptionnées), le PA en délivre la mainlevée endéans les 30 jours de la réception de la demande de libération par l adjudicataire. - Par dérogation à l art. 129 RGE, en l absence d une notification de refus des fournitures endéans ce délai, la réception provisoire des fournitures livrées est automatiquement acquise Pouvoir adjudicateur (PA) Le Pouvoir adjudicateur (PA) du présent marché est l'entreprise publique des Technologies nouvelles de l'information et de la Communication de la Communauté française (ETNIC), dont le siège social est sis Boulevard du Roi Albert II, 37 à 1030 Bruxelles. Page 6 sur 43

7 Le PA est dûment représenté par son Administrateur général, M. Michel POULEUR. Pour une description plus précise des missions de l ETNIC, se référer au point cidessous Objet du marché Objet et structure Le présent marché est un marché de fournitures portant sur la mise à disposition de mises à jour et support des licences logicielles relatives à la suite d Identity & Access Management NetIQ et aux produits Layer 7 de CA Technologies, et sur l acquisition de licences supplémentaires. Il est composé de 2 postes et deux options obligatoires, structurés de la manière suivante : - Poste 1 : Mise à disposition de mises à jours et support des licences logicielles relatives à la suite d Identity & Access Management NetIQ. - Poste 2 : Mise à disposition de mises à jour et support des licences logicielles relatives aux produits Layer 7. - Option obligatoire 1 : Acquisition de nouvelles licences logicielles relatives à la suite logicielle d Identity & Access Management de NetIQ. - Option obligatoire 2 : Acquisition de nouvelles licences relatives aux produits Layer 7 de CA Technologies Pour le surplus, se référer aux dispositions techniques et fonctionnelles, reprises au point 3.2 ci-dessous Durée Le présent marché est conclu pour une durée de 36 mois à compter du lendemain de l envoi du courrier de notification au soumissionnaire retenu, en l absence d une date différente reprise dans ce dernier. La durée du marché dont question ci-dessus correspond à la période au cours de laquelle pourront être effectuées des commandes par le PA. Cette durée ne tient pas compte de la durée des licences et maintenances acquises durant cette période et dont la date de fin pourra être postérieure à la fin du marché. Page 7 sur 43

8 1.5. Intégrité (art. 5, 8 et 9 Loi 2006 Art. 22 et 23 AR Art. ) Dans la cadre du présent marché le PA traite les soumissionnaires et soumissionnaires potentiels dans le respect de l égalité, de manière non discriminatoire et agit avec transparence. Le PA accorde une attention particulière à l intégrité dans ses marchés publics et ce, tant au niveau de leur passation que de leur exécution. A cette fin, notamment: le PA veille particulièrement à éviter tout conflit d intérêts, au sens de l article 8 de la Loi 2006, dans le cadre du présent marché. le personnel du PA est soumis à une charte de l acheteur public, visant notamment à garantir la bonne exécution des principes repris ci-dessus. conformément à l art. 9 de la Loi 2006, le PA rappelle que tout acte, convention ou entente de nature à fausser les conditions normales de la concurrence entrainera l écartement de l offre au stade de la passation du marché. en cas de manquement à l un des principes repris ci-dessus au stade de l exécution du marché, le PA se réserve le droit d appliquer l une des sanctions dont question à l art. 49 RGE. De manière générale, les soumissionnaires sont tenus de se comporter de manière professionnellement intègre et de s'abstenir de toute activité de lobbying auprès du PA. Sauf les cas prévus par le présent cahier des charges, les soumissionnaires n'entretiendront aucun contact ni n'échangeront aucune information liés au présent marché avec les représentants du PA. Page 8 sur 43

9 2. Passation du marché 2.1. Nature du marché / Procédure Mode de passation (art. 23 et s. Loi 2006) Le présent marché est un marché de fournitures, lancé selon la procédure de l adjudication ouverte avec publicités belge et européenne, en application des articles 3 et 23 de la Loi du 15 juin 2006 et de l article 34 de l arrêté royal du 15 juillet Mode de détermination du prix et remise de prix pour le marché (art. 6 Loi 2006 art. 2, 4 à 7, 13 et 15 à 19, 88 AR 2011) Le présent marché est un marché à bordereau de prix. Ceci signifie que le présent marché prévoit la remise de prix unitaires forfaitaires (qui comprennent l ensemble des fournitures et prestations nécessaires à leur exécution), qui seront multipliés par les quantités réellement commandées et mises en œuvre dans le cadre du présent marché. Les quantités reprises dans les documents du marché sont des quantités estimées, données à titre indicatif et qui reflètent, autant que possible, la situation réellement envisagée dans le cadre du présent marché. Le soumissionnaire doit avoir établi ses prix unitaires suivant ses propres constatations, tenant compte du contenu et de l étendue du marché. Sauf disposition contraire reprise dans les dispositions techniques et fonctionnelles du marché, les prix remis dans le cadre du présent marché sont en Euro. Les prix remis dans le cadre du présent marché comprennent : - toutes les impositions généralement quelconques, à l exception de la TVA, dont le taux est mentionné séparément dans l offre du soumissionnaire ; - les frais et redevances liés aux droits de propriété intellectuelle et licences d exploitation nécessaires à l exécution du marché ; - les frais de réception des fournitures et prestations prévues dans le cadre du présent marché ; - les autres frais, mesures et impositions prévus à l art AR L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que tant les prix unitaires que globaux de chacun des postes de l inventaire doivent avoir été établis en respectant la valeur relative de ces postes par rapport au montant total de l offre. Autrement dit, un soumissionnaire ne peut concentrer tout ou une partie conséquente de l investissement du marché sur certains postes du marché et doit au contraire tenir compte de l importance respective telle qu identifiée par le PA dans le présent CSC des différents postes du marché lors de l élaboration et de la remise de ses prix pour le présent marché. Page 9 sur 43

10 2.2. Préparation des offres Erreurs et omissions contenus dans le CSC (art. 84 à 87 AR 2011) Lorsque le soumissionnaire détecte dans les documents du marché des erreurs ou omissions de nature à rendre impossible pour lui la remise d une offre et/ou l établissement de son prix pour le présent marché ou encore de nature à rendre impossible la comparaison des offres dans le cadre du présent marché, il est tenu de le signaler au PA immédiatement et par écrit. Sauf en cas de réduction des délais par le PA, ce dernier doit en être averti au minimum 10 jours avant le délai de remise des offres. Dès l ouverture de la séance, le soumissionnaire n est plus habilité à se prévaloir : - des erreurs ou omissions contenues dans l inventaire ; - des éventuels vices de formes, erreurs et omissions contenus dans son offre Questions par rapport au CSC et modalités de contact Les soumissionnaires sont autorisés à poser des questions concernant le présent marché. Les contacts au sujet du présent marché (jusqu à la notification de l attribution de celui-ci) se font exclusivement par écrit via le web, les soumissionnaires sont invités à poser leurs éventuelles questions via le forum de questions-réponses de E-Notification. Afin de permettre au PA d en prendre connaissance et d y répondre en temps utiles, les soumissionnaires sont cependant tenus de poser leurs questions au plus tard pour le 11 septembre Les réponses apportées par le PA aux questions posées dans le cadre du présent marché se feront par l intermédiaire du forum de questions-réponses prévu à cet effet sur E- procurement. Le cas échéant, un avis rectificatif pourra également être publié si des modifications sont apportées aux informations publiées précédemment. Les soumissionnaires seront en tout état de cause réputés en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l élaboration et de la remise de leur offre pour le présent marché Corrections apportées par le PA aux dispositions du marché Dans le cadre des réponses apportées aux questions posées par les soumissionnaires potentiels, le PA peut être amené à apporter des corrections aux documents du marché. Dans ce cas, celles-ci sont identifiées dans le document publié conformément à l avis d informations complémentaires dont question au point ci-dessus. Le cas échéant et pour autant que les questions aient été posées par les soumissionnaires potentiels en temps utile, le délai de remise des offres peut être prolongé par le PA, qui tiendra compte, pour ce faire, du délai restant pour la remise de l offre, de l importance des Page 10 sur 43

11 corrections apportées et de leur impact sur la rédaction des offres De l offre Généralités (art. 54 et 84 AR 2011) Les soumissionnaires ne sont autorisés qu à remettre une seule offre. Le soumissionnaire établit son offre en ayant pris connaissance et en tenant compte des documents du marché et suivant ses propres connaissances et constatations professionnelles et personnelles. Il complète l ensemble des documents transmis par le PA et transmet en annexe de son offre l ensemble des documents attendus (voir liste reprise à cet effet dans le formulaire d offre). La responsabilité de l établissement de son offre et du support choisi par le soumissionnaire pour la remise de son offre lui incombe exclusivement. Dans le cadre de la remise de son offre, le soumissionnaire n est pas autorisé à modifier les quantités reprises à l inventaire Forme de l offre (art. 81 AR 2011) L offre est établie en français. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, l offre est établie en : 1 original papier signé ; 1 copie papier ; 1 copie sur support informatique (ex : clé usb, cd-rom,...), sous format inconvertible (.pdf). L inventaire doit également être transmis sous format convertible (.xls). Les fichiers constituant l offre sous format électronique ne pourront être supérieurs à 5Mo. Le cas échéant, les soumissionnaires veilleront à constituer des fichiers séparés. Des fichiers séparés devront en tout état de cause être prévus pour la partie administrative et pour la partie technique. Afin de permettre au PA d en prendre en connaissance de la meilleure manière possible : - l offre contient impérativement une table des matières; - elle suit la structure prévue dans l inventaire du présent CSC et contient des intercalaires et/ou séparations claires permettant d identifier les différentes annexes/parties qu elle contient; - l offre est, dans la mesure du possible paginée (feuillets et annexes numérotés de façon continue) Signature de l offre (art. 51 2, 59 3 et 82 AR 2011) L offre, en ce compris le formulaire d offre et l inventaire, doit être signée par la personne Page 11 sur 43

12 habilitée à engager le soumissionnaire. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique (association momentanée, etc.), chacun des participants au groupement signe l offre, conformément au paragraphe précédent. Les différents participants s engagent solidairement et désignent celui d'entre eux qui sera chargé de représenter le groupement vis-à-vis du PA. Dans le cas d une remise d offre sous format papier, en cas de divergence entre l original et les copies, seul l original papier signé fait foi. Par «personne habilitée à engager le soumissionnaire», il faut entendre le soumissionnaire lui-même s il s agit d une personne physique (sans préjudice d une éventuelle procuration dûment établie) ou son/ses représentant(s) légal(aux) s il s agit d une personne morale. Afin de permettre au PA de s assurer de cette habilitation, le soumissionnaire annexe à son offre les justificatifs dont question ci-dessus (procuration, extrait des statuts et/ou actes authentique ou sous seing privé lui accordant le mandat, ). L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu un administrateur délégué à la gestion journalière n est que rarement habilité à engager une société anonyme dans le cadre de la remise d une offre pour un marché public (sauf par exemple en présence d un mandat spécial, d un système de délégation particulier et/ou de marchés de peu d importance au regard de l entreprise concernée). Par exception, l offre signée électroniquement au nom d une personne morale à l aide d un certificat attribué au nom de cette dernière et qui s engage uniquement en son nom et pour son compte, ne requiert pas de mandat supplémentaire Variantes (art. 2, 1, 10, 9 et 101 AR 2011) Les variantes sont interdites dans le cadre du présent marché Options (art. 2, 1, 11, 10 et 101 AR 2011) Le présent marché prévoit plusieurs options obligatoires. Le détail de ces options est repris dans les dispositions techniques et fonctionnelles du présent marché (voir point 3.2). L'option obligatoire est un élément accessoire à l'offre, introduit à l'initiative du PA, et que ce dernier se réserve la possibilité, ou non, de commander. Les soumissionnaires doivent remettre prix pour chacune des options imposées par le présent CSC. Les offres sont comparées en tenant compte des options obligatoires et ce, même si, dans le cadre de l exécution du marché, ces options obligatoires ne sont jamais levées. Le PA n'est jamais obligé de lever une option : il se réserve le droit de ne commander que les options obligatoires et/ou libres qui rencontrent le mieux ses besoins opérationnels et/ou logistiques et en fonction de ses moyens budgétaires. Page 12 sur 43

13 2.4. Remise des offres (art. 52 et 90 et s. AR 2011) La responsabilité du choix du mode de remise et de la remise dans les temps de son offre incombe exclusivement au soumissionnaire. Toute modification ou tout retrait d une offre déjà déposée ou remise respecte les dispositions de l art. 91 AR Pour introduire une offre, le soumissionnaire choisit, à l exclusion l un de l autre, l un des modes d introduction de l offre suivants : - SOIT par la remise matérielle d une offre papier (voir point ci-dessous) ; - SOIT par voie électronique via la plateforme e-tendering (voir point cidessous) Offre établie sur papier (art. 90 AR 2011) Toute offre établie sur support papier doit être glissée dans un pli scellé (enveloppe, colis, ) portant les mentions suivantes : Séance d ouverture : 15/09/2015 à 14h Offre pour le marché «2015/3366 IAM» NE PAS OUVRIR Ce pli scellé contenant l'offre est remis selon l un des deux modes suivants : 1. Envoyé par service postal à l adresse du PA Adresse du PA : ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6ème étage) 1030 Bruxelles En cas d'envoi par service postal, le pli scellé dont question ci-dessus sera glissé dans une seconde enveloppe fermée portant comme seules indications l'adresse du PA ainsi que la mention "OFFRE 2015/3366". Les soumissionnaires sont encouragés à adresser leur offre par courrier recommandé, la preuve de l envoi, dans les temps, de leur offre, leur incombant exclusivement (art. 90 AR 2011). 2. Remis par porteur Les offres remises par porteur sont déposées dans la boite prévue à cet effet à l accueil (voir adresse du PA ci-dessus) ou remise à l une des personnes constituant le Service des marchés publics et des achats (sis à la même adresse), à savoir : - Anne FERIR, - Aline GODFROID, - Anne HENKART, - Filomena RAIMO, Page 13 sur 43

14 - Kristen VOGLAIRE, - Xavier DESCHEEMAEKER. Les heures d ouverture de l ETNIC, pour la réception des offres remises par porteur, sont les suivantes : - de 9h00 à 12h00 ; - de 14h00 à 16h00. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que la remise d une offre dans la boite prévue à cet effet à l accueil ne donnera lieu à aucun récépissé, au contraire de la remise à l une des personnes identifiées ci-dessus Offre transmises par des moyens électroniques (art. 52 AR 2011) Les soumissionnaires peuvent remettre leur offre en utilisant la plateforme E-Tendering. Plus d informations concernant l introduction d une offre via cette plateforme sont disponibles dans le manuel «Soumettre des offres via Internet E-Procurement pour les entreprises» qui détaille la procédure à suivre pour déposer une telle offre. Il est rappelé que l offre introduite via la plate-forme E-Tendering doit toujours être signée électroniquement par la ou les personne(s) compétente(s) ou habilitée(s) à engager le soumissionnaire. Par le simple fait de transmettre leur offre par des moyens électroniques, les soumissionnaires acceptent que les données de leur offre soient enregistrées par le dispositif de réception du pouvoir adjudicateur, conformément à l article 52, paragraphe 2, alinéa 4 de l arrêté royal du 15 juillet Si un soumissionnaire estime que certains écrits ne peuvent être créés par des moyens électroniques ou moyennant des difficultés disproportionnées, le soumissionnaire peut transmettre ces documents sur support papier, pour autant que ces documents parviennent au PA avant la date limite de réception des offres et qu ils répondent aux conditions suivantes requises pour la remise d une offre sur support papier (voir point ci-dessus) Mécanismes correcteurs des aléas de transmission, autorisés par le PA (art AR 2011) Dans le cadre du présent marché et afin d éviter les aléas de transmission (lenteur en cas de documents volumineux, macro ou virus identifié par le système du PA, ), le PA autorise le mécanisme correcteur suivant : Double envoi électronique Le soumissionnaire peut transmettre son offre sous la forme d un double envoi électronique. Page 14 sur 43

15 Pour ce faire, il respecte les conditions suivantes : - il transmet, avant la date de remise des offres, un envoi simplifié, signé électroniquement contenant l identité du soumissionnaire ainsi que la signature électronique de son offre complète ; - il transmet, endéans les 24 heures de la date et l heure limites de réception des offres, l offre proprement dite, signée électroniquement. Copie de sauvegarde Le soumissionnaire peut introduire son offre transmise par des moyens électroniques ainsi qu une copie de sauvegarde, établie sur support papier. Les règles applicables à la copie de sauvegarde sont celles requises pour les offres établies sur support papier (voir point 2.4.1). Dans ce cas, l enveloppe scellée contient également, sous peine de ne pouvoir être acceptée par le PA, la mention «copie de sauvegarde». Cette copie de sauvegarde ne sera cependant ouverte par le PA que dans les cas prévus à l art. 52 précité Date et heure limites de réception des offres (art AR 2011) - Ouverture des offres (art. 92 à 94 AR 2011) L offre, établie sur support papier ou par des moyens électroniques, doit parvenir au PA avant qu il ne déclare la séance d ouverture des offres ouverte. Cette séance a lieu le 15/09/2015 à 14h00, à l adresse suivante : ETNIC Service des marchés publics et achats Boulevard du Roi Albert II, 37 (6 ème étage) 1030 Bruxelles La séance d ouverture des offres est publique. Le procès-verbal de la séance d ouverture des offres pourra être transmis aux soumissionnaires qui en font la demande écrite au PA, à l adresse du marché (voir point 2.2.2) Evaluation des offres Les offres des soumissionnaires sont évaluées suivant trois étapes distinctes : - Sélection (aptitude des soumissionnaires à exécuter le marché) Voir point 2.6 cidessous ; - Régularité (respect des règles de forme ainsi que du contenu des documents du marché) Voir point 2.7 ci-dessous ; - Critères d attribution (comparaison des offres sélectionnées et régulières au regard des critères d évaluation prévus pour le marché) Voir point 2.8 ci-dessous. Page 15 sur 43

16 Pour rappel le PA dispose de la possibilité, et non de l obligation, d inviter les soumissionnaires à compléter ou à préciser le contenu de leur offre, dans le respect du principe d égalité des soumissionnaires. Les soumissionnaires sont donc invités à apporter une attention toute particulière au caractère complet de leur offre Sélection (art. 58 et s. AR 2011) Généralités (art. 58 et s. AR 2011) Pour être sélectionnés dans le cadre du présent marché, les soumissionnaires doivent satisfaire aux exigences reprises sous le présent point 2.6. L attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que lors de l attribution, le PA peut revoir la sélection d un soumissionnaire si sa situation personnelle ne correspond pas ou ne correspond plus aux conditions de sélection prévues pour le présent marché. Les soumissionnaires doivent donc être conscients qu ils doivent être en ordre en matière de sélection à tout moment, y compris dans le cadre de l exécution du marché Droit d accès (art. 60 à 66 AR 2011) Pour satisfaire aux conditions d accès du présent marché, le soumissionnaire doit satisfaire à chacun des points repris ci-dessous. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, chacun de ses membres doit satisfaire individuellement à l ensemble des points repris ci-dessous (art. 66 AR 2011) Conditions d accès Conformément à l article 61 1er de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l'objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour l un des faits suivants : 1 participation à une organisation criminelle ; 2 corruption ; 3 fraude ; 4 blanchiment de capitaux. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire annexe à son offre un extrait du casier judiciaire de sa société, datant de moins de 6 mois. Dans le cas où le soumissionnaire est une personne physique, l extrait du casier judiciaire dont question ci-dessus porte sur sa personne Faillite ou situation assimilée Page 16 sur 43

17 Conformément à l article 61 2, 1 et 2 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut se trouver dans un état ou en aveu de faillite, de liquidation, de cessation d activités, de réorganisation judiciaire ou de toute autre situation analogue. En application de l art. 60 1er AR 2011, les soumissionnaires belges sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une telle attestation. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation de non-faillite (ou situation assimilée) disponible auprès du Greffe du tribunal de commerce compétent pour le soumissionnaire concerné. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, datant de moins de 6 mois, de l autorité compétente de l état concerné démontrant qu il ne se trouve pas dans l un des cas visés ci-dessus Condamnation pour des faits affectant sa moralité professionnelle Conformément à l article 61 2, 3 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir fait l objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle. La satisfaction à ce critère sera vérifié sur la base de l extrait de casier judiciaire dont question au point (conditions d accès) ci-dessus Faute grave professionnelle Conformément à l article 61 2, 4 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir commis de faute grave en matière professionnelle. Le soumissionnaire ne doit annexer aucun document à son offre. Le PA se réserve cependant le droit d écarter un soumissionnaire ayant commis une telle faute, moyennant due motivation ainsi que, le cas échéant, la production de pièce(s) justificative(s) adéquate(s). Personnes morales Sécurité sociale Conformément aux articles 61 2, 5 et 62 de l AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations en matière de paiement de ses cotisations de sécurité sociale dans le ou, le cas échéant, les différents pays dans le(s)quel(s) il emploie du personnel assujetti à la sécurité sociale. En application de l art. 60 1er AR 2011, les soumissionnaires employant du Page 17 sur 43

18 personnel assujetti à la loi belge du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une telle attestation pour ce qui concerne le personnel assujetti en Belgique uniquement. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché. En cas d impossibilité pour le PA d obtenir cette attestation via DIGIFLOW, pour quelque raison que ce soit, le PA se réserve toutefois le droit d exiger la production, par le soumissionnaire, d une attestation ONSS conforme aux dispositions précitées. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, portant sur l avant-dernier trimestre écoulé, de l autorité compétente de l état concerné démontrant qu il est en ordre en matière de paiement de ses cotisations sociales. L attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que s il emploie du personnel relevant d un ou de plusieurs autres Etats membres, le soumissionnaire reste tenu de produire la ou les attestations relatives à ses obligations dans le ou les autres états membres concernés. Personnes physiques Conformément aux articles 61 2, 5 et 62 5 de l AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations en matière de paiement de ses cotisations de sécurité sociale des travailleurs indépendants. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire annexe à son offre une attestation, portant sur l avant-dernier trimestre écoulé, de l autorité compétente de l Etat concerné démontrant qu il est en ordre en matière de paiement de ses cotisations sociales Impôts et taxes Conformément aux articles 61 2, 6 et 63 de l AR 2011, le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations fiscales selon les dispositions légales du pays dans lequel il est établi. Afin de permettre au PA de s en assurer, le soumissionnaire étranger annexe à son offre une attestation, portant sur le dernier exercice écoulé, de l autorité compétente de l Etat concerné démontrant qu il est en ordre avec ses obligations fiscales. En application de l article 63 2, les soumissionnaires belges sont dispensés de l obligation d annexer à leur offre une quelconque attestation. Le PA vérifiera en effet leur situation directement via l application DIGIFLOW. Une copie de l attestation produite par cette application sera versée au dossier du marché Fausses déclarations Conformément à l article 61 2, 7 de l AR 2011, le soumissionnaire ne peut avoir commis de fausses déclarations dans le cadre de la présente procédure. Le soumissionnaire ne doit annexer aucun document à son offre pour ce critère. Page 18 sur 43

19 Le PA se réserve cependant le droit d écarter un soumissionnaire ayant effectué de fausses déclarations, moyennant due motivation ainsi que, le cas échéant, la production de pièce(s) justificative(s) adéquate(s) Incompatibilités Conformément à l article 64 de l AR 2011, sauf à démontrer qu il ne dispose pas d un avantage qui empêche ou qui fausse les conditions normales de la concurrence, un soumissionnaire qui a été chargé de la recherche, de l expérimentation, de l étude ou du développement de ce marché se voit refuser l accès à la présent procédure. Afin de démontrer au PA qu il ne dispose pas d un tel avantage, le soumissionnaire concerné annexe à son offre les justifications qu il juge pertinentes. Le PA se réserve toutefois le droit de faire compléter ou préciser ces justifications lors de l évaluation des offres Sélection qualitative (art. 67 à 79 AR 2011) Sans préjudice de l application du point ci-dessous et outre les exigences reprises cidessus, les soumissionnaires doivent également satisfaire aux conditions reprises cidessous. Lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique, les membres du groupement doivent satisfaire, ensemble, à l intégralité des points repris ci-dessous Capacité financière et économique En application de l article 67 AR 2011, le soumissionnaire doit démontrer sa capacité financière et économique à effectuer le présent marché. Pour ce faire, il mentionne dans son offre, son chiffre d affaire portant sur des fournitures au présent marché (chiffre d affaire sectoriel). Ce chiffre d affaire sectoriel, cumulé sur les trois derniers exercices écoulés du soumissionnaire 1, doit au minimum atteindre le montant suivant ,00 Euro HTVA. Par fournitures similaires, il y a lieu d entendre les fournitures qui ont un lien direct avec les fournitures décrits dans le présent cahier spécial des charges. Il doit joindre à son offre une déclaration relative à ce chiffre d affaires réalisé au cours de chacun des trois derniers exercices comptables. Un modèle de déclaration sur l honneur figure en annexe du présent CSC. 1 Le chiffre d affaire sectoriel pris en compte pour les présent marché correspond donc à la formule suivante : (chiffre d affaire sectoriel pour l exercice n-1 ) + (chiffre d affaire sectoriel pour l exercice n-2 ) + (chiffre d affaire sectoriel pour l exercice n-3 ) où n correspond à l exercice correspondant à la date limite de réception des offres. Page 19 sur 43

20 De plus, le soumissionnaire annexe à son offre une attestation du "partnership" avec l'éditeur qui certifie que le soumissionnaire est un revendeur officiel des produits demandés sous peine de nullité absolu de l offre Faire appel à la capacité de tiers (art. 74 AR 2011) Un soumissionnaire peut, pour répondre aux exigences de sélection qualitative reprises cidessus, faire appel aux capacités d une entité tierce (maison mère, filiale, sous-traitant, ) et ce, à la condition qu il prouve au PA qu il disposera bien des moyens nécessaires dans le cadre de l exécution du présent marché. Pour ce faire, les conditions suivantes doivent impérativement être satisfaites : - le soumissionnaire annexe à son offre l engagement formel de l entité tierce de mettre à sa disposition, pour l exécution du marché, les moyens dont le soumissionnaire se prévaut pour répondre aux exigences de sélection qualitative du présent marché. Un modèle d engagement formel figure en annexe du présent marché. - L entité tierce doit elle-même répondre aux exigences de droit d accès telles que définies au point ci-dessus. Le soumissionnaire annexe donc à son offre les justificatifs nécessaires pour démontrer la satisfaction de cette entité tierce aux exigences en question Documents déjà fournis dans le cadre d une procédure précédente (art AR 2011) Si un soumissionnaire a déjà produit les renseignements et documents dont question aux points et ci-dessus dans le cadre d un marché antérieur de l ETNIC, il est dispensé de les produire pour le présent marché et ce, pour autant que les conditions suivantes soient remplies : - Les documents répondent aux exigences prévues pour le présent marché ; - Ces documents sont toujours d actualité (ex : attestations fiscales portant sur les périodes exigées en vertu du présent marché) ; - La procédure antérieure pour laquelle les documents en question ont déjà été remis est clairement identifiée dans l offre du soumissionnaire (intitulé et référence du marché) ; - Les documents dont le soumissionnaire entend être dispensé de production sont également clairement identifiés dans son offre Régularité (art. 21 et 95 et s. AR 2011) Le PA vérifie la régularité des offres des soumissionnaires sélectionnés, tant sur le plan formel que matériel, conformément aux dispositions des art. 95 et s. AR Page 20 sur 43

21 Offres incomplètes, réserves, Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points essentiels du marché seront considérées par le PA comme étant irrégulières et seront écartées du marché. Les offres incomplètes ou émettant des réserves concernant des points non essentiels du marché ou ne correspondant pas à la réalité pourront être considérées par le PA comme étant irrégulières et partant, pourront être écartées du marché. Les offres contenant des irrégularités formelles ou matérielles de nature à rompre l égalité des soumissionnaires et/ou à mettre à mal la comparaison et/ou l évaluation des offres seront en tout état de cause considérées comme irrégulières et seront écartées. Pour rappel, l art et 4 AR 2011 est applicable au présent marché Valeur des conditions générales de vente Les conditions générales de vente des soumissionnaires ne sont pas applicables au présent marché. Sans préjudice de l application du paragraphe suivant et par le simple fait de remettre une offre, les soumissionnaires renoncent à leurs conditions générales, quand bien même cellesci devaient avoir été annexées à leur offre ou figurer au dos de leurs factures ou de tout autre document remis au cours de l exécution du présent marché. Cependant, les offres qui rendraient expressément les conditions générales du soumissionnaire applicables au présent marché seront considérées comme irrégulières et seront écartées du marché si lesdites conditions générales contiennent des dérogations et/ou réserves au présent marché. Fautes les plus fréquentes A titre purement indicatif, sont reprises ci-dessous les erreurs les plus fréquentes rencontrées dans les offres reçues par le PA dans le cadre de ses marchés : Le soumissionnaire rend applicable ses conditions générales de vente. Or celles-ci contiennent presque toujours des dérogations substantielles aux documents du marché. (exemples : indexation des prix automatique et ne correspondant pas aux dispositions du CSC, réserves en termes de responsabilité, intérêts de retard différents de ceux prévus par la législation des marchés publics, clauses de résiliation du marché non prévues par la législation des marchés publics, ) ; Le matériel proposé par un soumissionnaire ne respecte pas les exigences techniques minimales prévues par les documents du marché ; Les délais sont exprimés en jours ouvrables alors que le CSC prévoit des délais en jours calendrier, ou inversement ; L offre contient deux prix différents pour un même poste ; Le soumissionnaire ne s engage pas (clairement) sur ses prix et/ou ne les maintient pas pendant le délai de validité des offres ; Page 21 sur 43

22 Non prise en compte des informations transmises dans le cadre d un avis rectificatif (exemple : utilisation d une ancienne version de l inventaire, ) ; Non correspondance entre les échantillons remis et le contenu de l offre (exemple : échantillons plus performants que le matériel proposé dans l offre au prix remis dans l inventaire, faussant ainsi la comparaison des offres) ; Signataire de l offre non habilité à engager le soumissionnaire ; Erreurs matérielles et arithmétiques (art. 96 AR 2011) Dans les conditions reprises à l art. 96 AR 2011, le PA rectifie les opérations arithmétiques et les erreurs purement matérielles contenues dans les offres et qu il aurait détectées, sans que sa responsabilité ne puisse être engagée pour les erreurs qu il n aurait pas identifiées Vérification des prix et prix anormaux (art. 21 et 99 AR 2011) Après avoir rectifié les erreurs matérielles et arithmétiques qu il aurait détectées, le PA procède à la vérification des prix contenus dans les offres, dans les conditions reprises aux art. 21 et 99 AR Lorsque le PA constate un prix paraissant anormalement bas ou élevé et avant d écarter l offre pour cette raison, il invite le soumissionnaire à fournir par écrit les justifications nécessaires à la composition de son prix (détail chiffré et motivé) dans un délai ne pouvant être inférieur à 12 jours calendrier. Le PA s engage à respecter la stricte confidentialité des informations transmises par les soumissionnaires dans le cadre des justifications apportées conformément au présent point. L art de l'ar 2011 est applicable au présent marché Critères d attribution (art. 25 Loi 2006) Critère d attribution Le marché sera attribué au soumissionnaire qui introduit l offre régulière la plus basse. - Critère «Coût» (100 points) Ce critère est évalué sur la base du coût total de l offre TVAC tel que repris dans le formulaire d offre du soumissionnaire et établi conformément à l inventaire (annexe 4.2) du présent marché et aux quantités qui y sont reprises. L offre présentant le coût total TVAC le plus bas obtiendra le maximum de points pour ce critère. Les cotations obtenues par les autres offres seront calculées conformément à la règle de proportionnalité, telle que décrite ci-dessous : Cote du soumissionnaire X = 100 points (Py / Px) où Px = Prix total TVAC remis par le soumissionnaire X Py = Prix total TVAC du soumissionnaire ayant remis le prix le plus bas Page 22 sur 43

23 Options (art. 101 de l'ar 2011) Pour rappel, les points et (options) sont d application Délai de validité des offres (art. 57, 102 et 104 AR 2011 et art. 8 2 Loi Recours) Le délai de validité des offres est de 120 jours calendrier à compter de la date limite de réception des offres. Durant ce délai, le soumissionnaire est lié par son offre. Sous toutes réserves et sauf demande de prolongation de ce délai par le PA conformément à l art. 57 AR 2011, la décision d attribution du présent marché (et sa notification) interviendra endéans le délai précité. Il est rappelé que ce délai est prolongé pendant la période de "standstill" de 15 jours prévue par la Loi Recours (art. 8 2 de cette Loi - cf. cidessous, point 2.11) Arrêt/interruption du marché (art. 35 et 36 Loi 2006) Le PA dispose toujours de la possibilité de ne pas attribuer (ou de ne pas conclure) le marché ou l un des lots du marché et, le cas échéant, de refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode de passation. Dans ce cas, il en informe les soumissionnaires (potentiels) au moyen d un avis officiel ad hoc (exemple : avis de procédure incomplète) Communication de la décision motivée, standstill et notification du marché (art. 3 à 27 Loi Recours - art. 102 AR 2011) Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été sélectionnée, est irrégulière, n a pas été retenue ou a été retenue en seront avertis par un courrier indiquant les voies de recours et accompagné de la décision motivée (intégrale ou par extrait, suivant les cas), conformément à l article 8 1 er Loi Recours. Conformément aux art. 8 et 11 Loi Recours, les soumissionnaires disposeront d un délai de 15 jours calendrier (délai de standstill) à compter du lendemain de l envoi de cette communication pour introduire un éventuel recours. Conformément à l art. 8 2 Loi Recours, cette communication n entraîne aucun engagement contractuel à l égard du soumissionnaire retenu et suspend par ailleurs le délai de validité des offres dont question au point 2.9 ci-dessus. A l issue de ce délai et en l absence de recours, la notification de l'approbation de l'offre retenue sera effectuée par l envoi d une lettre d attribution du marché adressée au soumissionnaire retenu. Page 23 sur 43

24 2.12. Autres Langue (art. 53 AR 2011) Sauf disposition contraire reprise dans les documents du marché, l ensemble des communications intervenant dans le cadre du présent marché, tant au niveau de la passation du marché que de son exécution, seront rédigées ou effectuées en langue française. Sont notamment visés, sans que cette liste puisse être considérée comme exhaustive : - les offres des soumissionnaires, en ce compris les différentes parties et annexes qu elles contiennent ; - les échanges en cours de passation du marché (questions posées par les soumissionnaires concernant le CSC, demande de précision et de compléments d information de la part du PA,... ; - les échanges en cours d exécution du marché (demandes de réception provisoire, communications écrites ou orales avec les destinataires finaux du marché, ) Confidentialité (art. 11 Loi 2006 art. 10 Loi Recours art. 18 RGE) Nonobstant toute disposition contraire contenue dans les offres reçues, les offres ne sont pas soumises à une obligation générale de confidentialité de la part du PA. Seules les informations désignées comme étant confidentielles de manière spécifique par un soumissionnaire ou en application des documents du marché seront traitées comme telles. Seront ainsi en tout état de cause considérées comme confidentielles par le PA les informations suivantes : - identité des personnes reprises dans l offre des soumissionnaires ; - les diverses composantes des prix remis. Pour le surplus, les soumissionnaires qui souhaitent que certaines informations reprises dans leur offre soient soumises à une obligation de confidentialité de la part du PA le mentionnent de manière explicite en début de leur offre. L attention des soumissionnaires est cependant attirée sur le fait que les éléments utiles pour l appréciation de l offre au regard des critères d attribution ne seront en tout état de cause pas couverts par la confidentialité, nonobstant toute disposition contraire dans les offres reçues. Il en va notamment ainsi des prix des offres. Par le simple fait de remettre une offre, les soumissionnaires déclarent marquer leur accord quant au contenu du présent article Communication, moyens électroniques (art. 6 AR 2011) Dans le cadre du présent marché, le PA autorise l utilisation des moyens électroniques en Page 24 sur 43