- Charte de la Fondation Mons Version consolidée suite aux CA du 21 mars 2012, du 18 décembre 2012, du 6 juin 2013 et du 10 janvier 2014

Transcription

1 - Charte de la Fondation Mons 2015 Version consolidée suite aux CA du 21 mars 2012, du 18 décembre 2012, du 6 juin 2013 et du 10 janvier 2014 Introduction La Fondation Mons 2015 est une fondation d utilité publique constituée dans un but culturel. Après avoir préparé et soutenu, avec succès, la candidature de la Ville de Mons comme Capitale européenne de la culture 2015, la Fondation a pour but de participer à la réalisation des manifestations organisées dans le cadre de l événement Mons Capitale européenne de la culture Dotée de fonds publics et privés, gérés par l intermédiaire de la Fondation Roi Baudouin, la Fondation Mons 2015 est attachée au respect des règles de bonne gouvernance, et notamment aux principes de transparence, de responsabilité et d efficacité. Dans cette optique, et complémentairement aux dispositions statutaires qui la gouvernent, le Conseil d administration de la Fondation Mons 2015 a décidé d adopter une charte destinée notamment à décrire les obligations et le fonctionnement des différents organes de la Fondation Mons 2015, à ce stade de la préparation de la manifestation. Ce texte sera donc révisé et adapté par le Conseil d administration de la Fondation chaque fois que nécessaire. Ce document est structuré en cinq parties : 1. Les Organes de la Fondation et les équipes CA CD Président Trésorier Commissaire - Adm. Sup. Secrétaire générale équipes - Conseil juridique 2. Le Fonctionnement pratique de la Fondation Répartition des tâches, comité de suivi, comité informel, jurys 3. Gestion financière 4. Les Obligations de la Fondation vis-à-vis des tiers UE CF RW Province Ville 5. Les Obligations que se donne la Fondation Gouvernance, processus, dépenses, marchés, communication 1

2 1. Les organes de la Fondation et les équipes 1.1. Le Conseil d administration Dans les limites statutaires, il Dispose des pouvoirs les plus étendus et exerce ceux qu il n a pas délégués. Représente la Fondation. Accomplit tous les actes d administration ou de disposition. Modifie les statuts. Approuve les comptes annuels, le budget et le plan stratégique. Désigne, révoque, coopte ou démissionne les administrateurs. Désigne les membres du Conseil de direction Le Conseil de direction Dans les limites statutaires, il Dispose de compétences particulières déléguées par le CA, à l exception de la gestion journalière. Tient les comptes de la Fondation, prépare les budgets et les comptes annuels. Exécute les décisions prises par le Conseil d administration, à l exception de celles qui ont été dévolues à un autre organe ou à une autre personne Le Président Dans les limites statutaires, il Préside les Conseil d administration et de direction. Convoque les dites instances. Avec le Commissaire, l administrateur superviseur et, le cas échéant, d autres administrateurs, représente la Fondation dans ses rapports avec l administration ou toute personne de droit privé ; Avec le Commissaire, l administrateur superviseur et, le cas échéant, d autres administrateurs, prépare les décisions du conseil d administration Le Trésorier Dans les limites statutaires, il Contrôle que le comptable a vérifié les contresignatures nécessaires avant toute liquidation d une dépense. Contrôle tous les trois mois la comptabilité et l état des engagements et des dépenses. Fait rapport au Conseil lors de la présentation du Bilan et des comptes. Avec le Commissaire vérifie régulièrement de la disponibilité de liquidités suffisantes. 2

3 1.5. Le Commissaire (missions) Le Commissaire rend compte au Conseil, il Elabore des lignes de force artistique et culturelle de Mons Met en œuvre la politique définie par les organes de la Fondation, en étroite concertation avec le Comité de suivi. Prépare les actes jugés nécessaires par la Fondation à la mise en place des évènements prévus dans le cadre du programme culturel de la Ville de Mons et de ses partenaires. Formule des avis et/ou propose la mise en place de procédures concernant les projets artistiques et culturels soumis par des tiers. Propose, prépare et exécute l ensemble des tâches, relations, conventions et marchés nécessaires à la mise en œuvre du programme culturel de Mons Représente la Fondation avec le Président et l administrateur superviseur. Elabore la stratégie de communication Dans le cadre de ces missions, le Commissaire est secondé par deux commissaires adjoints : un commissaire adjoint général et un Commissaire adjoint artistique qui le remplacent quand nécessaire en fonction de leurs attributions L administrateur superviseur L administrateur superviseur rend compte au Conseil et agit selon le mandat spécifique reçu par celui-ci, il Vérifie la gestion du personnel (vérification de l établissement de tous les documents requis par la législation sociale, règlement de travail, existence de conventions etc.) ; Le cas échéant, met en place des groupes de travail et des procédures visant à s assurer de la transparence des relations entre la Fondation et la société civile ; Etablit les procédures de contrôle et de double signature sur les comptes de la Fondation et pour toute opération financière conformément à la Charte de la CF ; Vérifie les procédures de contrôle et de marché pour les achats (ou ventes) de bien meubles, de matériels, de services et de marchandises ; Vérifie les conclusions des contrats d assurance obligatoires ou non; Confère tous pouvoirs à des mandataires de son choix, associés ou non, pour retirer de la poste, de la douane, de la société des chemins de fer les lettres, télégrammes, colis, recommandés, assurés ou non, encaisser tout mandat poste ainsi que tous les assignations ou quittances postales ; Accepte tous les legs, subsides, donations et transferts, pour autant que ceux-ci ne nécessitent pas une décision formelle du Conseil, c est-à-dire qu ils n excédent pas un montant de 1500 ; Avec le Président, le Commissaire ou d autres administrateurs, représente la Fondation dans ses rapports avec l administration ou toute personne de droit privé ; Avec le Commissaire, exécute toute décision du conseil d administration qui le mandate spécialement ; Avec le Président et le Commissaire, prépare les décisions du conseil d administration. 3

4 Peut déléguer, sous sa responsabilité, ses pouvoirs auprès du coordinateur superviseur L équipe artistique L équipe artistique est placée sous la responsabilité du Commissaire, elle Participe à l élaboration des programmes artistiques et culturels dans les domaines concernés. Coordonne les tâches, relations, conventions et marchés nécessaires à la mise en œuvre du programme culturel de Mons 2015 dans les domaines concernés La Secrétaire générale La Secrétaire Générale agit sous l autorité du Conseil et sous la responsabilité de l administrateur superviseur. Il a pour missions essentielles de coordonner les aspects de la préparation non liés au secteur artistique et de contrôler les procédures administratives et financières. Il assure 2 : Le secrétariat de la Fondation. L appui de l administrateur superviseur dans ses tâches de contrôle et d examen de la légalité des marchés publics, des actes administratifs et financiers et leur suivi. Le suivi des partenariats, sponsoring, marketing et relations commerciales. Le monitoring de la Fondation. Les relations avec les instances européennes et le Fédéral. Les relations avec les membres institutionnels fondateurs (Ville, Province, RW et Fédération Wallonie Bruxelles). Les relations avec les «opérateurs» institutionnels non culturels (de mobilité, politique, de formation et d emploi, syndicats, ). La coordination et la préparation du plan sécurité associant les 4 disciplines suivantes : médicale, incendie, police et logistique, en étroite collaboration avec l autorité communale. La coordination du comité de suivi et l exécution des décisions. La coordination des 7 ateliers de travail Ville-Fondation en étroite collaboration avec le Chef de Cabinet du Bourgmestre. Et en collaboration avec le Commissaire : La stratégie de communication, de PR et relations internationales (non artistiques). La stratégie touristique. Le caractère «éco-concu» de la programmation L équipe de la Fondation L équipe de la Fondation agit sous l autorité du Conseil et la responsabilité de la Secrétaire générale dans les matières qui sortent de la Compétence culturelle ou artistique, elle 1 Décision du CA du 18 décembre Décision du CA du 18 décembre

5 Sera constituée progressivement de manière à pouvoir intégrer la montée en puissance dans les années qui viennent. Appuie les missions de la Secrétaire générale, de l Administrateur superviseur et du Commissaire Le Conseil juridique Conformément à la décision de la Fondation du 20 décembre 2010 attribuant à la sprl Carine Doutrelepont (le Conseil juridique) le marché de services et aux dispositions du cahier spécial des charges conclu entre le conseil juridique et la Fondation dans le cadre de ce marché, Les prestations du Conseil juridique consiste notamment à : accompagner la Fondation dans l accomplissement de ses différentes obligations ; effectuer des conseils juridiques écrits ; effectuer des conseils juridiques oraux confirmés par écrit ; rédiger des projets de contrats, de lettres, de clauses contractuelles ou de notes juridiques ; participer à des réunions internes à la Fondation ; assister et participer aux négociations comme conseiller de la Fondation ; réaliser des études juridiques ; représenter la Fondation en justice et devant tout organe de résolution des différends. 5

6 2. Fonctionnement pratique 2.1. Généralités L initiative Mons 2015 est d abord culturelle et artistique. Conformément aux usages et à la volonté de l Union européenne pour la mise en œuvre de Mons 2015 Capitale européenne de la culture, l indépendance de l équipe culturelle et artistique doit être garantie. Dans ce contexte, la Ville de Mons a à la fois confié la préparation et le pilotage de ce projet à un Commissaire et participé, avec les autres autorités, à la création d une Fondation destinée à être à la fois le véhicule financier et l organe de décision du projet. Le Commissaire rend comptes devant le Conseil d administration de la Fondation Mons Il s appuie sur l opérateur culturel majeur de la région de Mons (l asbl Le Manège) pour des raisons évidentes de ressources propres, d économies d échelle et de connaissance du terrain. Différents organes et fonctions sont créés pour préserver l indépendance et l autonomie culturelle tout en garantissant tant la maîtrise de la manifestation pour les aspects budgétaires et administratifs que le respect des objectifs socio-économiques et culturels du projet. En effet, la Charte de fonctionnement repose sur trois grands principes : - L indépendance politique et l autonomie artistique du Commissaire et de son équipe ; - La transparence ; - Le fait qu un contrôlé ne peut être son propre contrôleur. Cela se traduit par une organisation en deux piliers indépendants même s ils travaillent en commun. Un pilier «contenus» et un pilier coordination, appui et contrôle. En synthèse, l organigramme suivant 3 illustre les relations des différents organes décrites ci-après. 3 Décision du CA du 18 décembre

7 Ville de Mons Conseil/Collège Fondation Mons 2015 Conseil d administration Mandats au Conseil de direction et à L Administrateur superviseur Lien de coordination ou de Lien de hiérarchie Secrétaire Générale Anne-Sophie Charle Coordination Contrôle RP/RI/Com/Sponsors Admin & Budget Commissaire Yves Vasseur Direction financière Direction du Personnel Coordination Artistique Commissaire adjoint général Philippe Degeneffe Commissaire adjointe artistique Marie Noble Artistique Equipe Comptabilité Marchés Suivi analytique Facturation Technique CHEFS DE PROJET Technologies (P.K) Installations urbaines (P.D, P.K) Territoire (E.V, L.H, L.C) Jeunesse (L.F) Mode/Design Litterature (C.J, K.M) Expositions (I.D) DIRECTRICE ADJOINTE Marie Noble Supervision/ coordination Ressources humaines Rel. Internationales COMMUNICATION Caroline Kadziola Charlotte Jacquet Visibilité Relations publiques Presse Tourisme (HVD) Webmastering (JH) DIRECTION ARTISTIQUE Théâtre (D.C) Musique (J.P.D) Arts plastiques (L.B) Pôle muséal (X.R) Transfrontalier (D.F) Cinema (P.R) Weekend en Folie(A.A) Evénements (F.D) SECRETARIAT Dany Van Craen ASSISTANT ADMINISTRATIF PROJET Simon Scouflaire Payroll Manège partiellement facturé à la fondation Payroll Manège facturé à la fondation Différents Payrolls non facturés à la Fondation 7

8 2.2. Répartition des tâches entre la Fondation et le Commissaire Le Commissaire mène avec l asbl Le Manège des missions artistiques et culturelles. Sous réserve de la vérification juridique de la définition ces missions que le Conseil d administration doit encore adopter le cadre du mandat spécial et du contrat-cadre à prévoir, cette répartition peut être synthétisée dans le tableau suivant. Le contrat cadre fait l objet d une comptabilité spécifique au sein de l asbl Le Manège de manière à couvrir par la Fondation exactement les frais engagé dans ce cadre et au profit de Mons En étroite concertation avec le Comité de suivi, le Commissaire rend compte de son action auprès des organes de la Fondation. La Fondation Gestion artistique et culturelle : Adopte la stratégie, les objectifs à atteindre et la ligne de conduite artistique et culturelle de la Manifestation Veille au suivi du programme Organise le monitoring Procède aux évaluations Assure le respect des procédures y compris de labellisation Le Commissaire et le Manège Gestion artistique et culturelle : Formule des propositions relatives à la stratégie et la ligne de conduite artistique de la manifestation Assure les tâches de programmation artistique et culturelle, en exécution des lignes de forces établies dans le dossier de candidature et par la Fondation et adopte les actes y afférents, Assure le suivi des projets artistiques et culturels Constitue les instances artistiques et culturelles Assure, le cas échéant, le suivi des relations auprès du Carré des associations Formule des propositions quant à l «ecoconception» de la candidature Formule des propositions relatives à la Labellisation Prépare les rapports d activité Formule, s il échet, des avis dans le cadre des évaluations Organise les relations internationales Gestion administrative : Secrétariat Vérification respect des exigences légales et conventionnelles Suivi des organes de gestion Gestion des marchés publics non artistiques ou culturels Rédaction des PV Rapports d activité Gestion des assurances Gestion de l archivage Gestion administrative afférentes aux missions artistiques et culturelles : Appuie les tâches administratives liées de la Fondation Préparation et organisation des réunions, en étroite concertation avec le Comité de suivi Assure la gestion du planning de ses salles Suivi des fiches d activités Gestion des marchés publics artistiques et culturels 8

9 Suivi des contrats artistiques et culturels en cours GRH : Pour le personnel Fondation Gestion budgétaire et financière : Approuve le Budget général, les comptes annuels et le plan stratégique Dresse, chaque année, le budget général, les comptes et bilans, ainsi que le plan stratégique Fait rapport, chaque année, aux Gouvernement de la Communauté française, de la Région wallonne, à la Province du Hainaut, à la Ville de Mons, ainsi qu au Ministre de la Justice sur l activité de la Fondation et sur sa situation financière, ainsi qu en annexe, un état des biens de toute nature affectée à la réalisation de ses buts GRH : Pour le personnel du Manège affecté aux missions artistiques et culturelles de Mons 2015 Appui et préparation de la Gestion budgétaire et financière : Prépare le Budget analytique par projets, assure le suivi comptable de celui-ci et fait un rapport trimestriel à la Fondation, Préparation des tableaux de bord, Billetterie générale Fournitures équipe Inventaire, Appuie la gestion comptable Assure le contrôle de délégation Communication : Adopte la stratégie de communication artistique et culturelle et adopte tous les actes utiles conformément à cette stratégie Organise les RP en concertation avec je Commissaire, la Ville de Mons et l OT Organise le protocole en concertation avec la Ville de Mons Gestion commerciale : Gère le merchandising Conclut les contrats d éditions Règle l ensemble des questions relatives à la labellisation non artistique et culturelle (en concertation avec Comité de suivi compétence partagée avec Ville de Mons) Communication : Formule des propositions quant à la stratégie de communication artistique (plan média, charte graphique, relations presse, web, ), assure, le cas échéant, le suivi des décisions prises en la matière par la Fondation Exécute et formule des propositions en matière de relations publiques (RP) Exécute et formule des propositions en matière de promotions Gestion commerciale : Rend avis sur les propositions de merchandising Rend avis sur les questions de labellisation non artistique et culturelle Formule des propositions de projet de contrat d éditions Sponsoring : Négocie subsides, sponsors et arrête les conventions y afférentes Sponsoring : Formule des propositions en vue de négociations subsides, sponsors et conventions Business ambassadors (en concertation avec Comité de suivi compétence partagée avec Ville de Mons) Contrôle des négociations subsides, sponsors et conventions 9

10 Relations institutionnelles : Relations villes partenaires (partagé) Relations autorités Relations institutionnelles : Relations villes partenaires aspects programmes labels artistiques Prépare et organise les Relations villes partenaires aspects programmes labels artistiques Relations internationales (réseaux etc.) 2.3. Comité de suivi Manège/Ville /Fondation Ce comité se réunit (il existe déjà un groupe de travail) au moins une fois par mois de manière à assurer la coordination des tâches entre le Commissaire, la Fondation et la Ville de Mons (outre les groupes de travail spécifiques mis en place par ailleurs). Il assure par ailleurs le suivi pour les domaines artistiques et culturels pilotés par les services de la Ville de Mons notamment les arts plastiques et les initiatives associatives. En font partie, le Commissaire, le Secrétaire communal, le Chef de Cabinet du Bourgmestre, la Secrétaire génrale, l administrateur superviseur (ou leurs représentants), le Conseil juridique de la Fondation, un responsable tourisme, et des invités des équipes artistiques et culturelles ou de l administration en fonction des thèmes évoqués. Afin de l animer avec efficacité et suivi, il convient de désigner en son sein une personne de référence pour la coordination. Elle doit avoir l autorité déléguée suffisante envers les différents partenaires. C est une partie de la mission de la Secrétaire générale Comité informel politique et société civile L idée de ce groupe est venue de la confrontation de projets et des perceptions de plusieurs administrateurs. Ce groupe n a pas d autorité, de pouvoirs propres ou de mandat spécifique y compris des institutions et associations dont ils peuvent faire partie. Il vise à échanger et à partager des perceptions sur l évolution du projet Mons 2015 (forme brainstorming). Surtout, il vise à aider le Commissaire à «sentir» les impressions que relèvent les participants au sein de leurs réseaux et au sein de la population. Il a donc une fonction d alerte comme de suggestion en appui aux instances officielles. Une liberté de parole totale est assurée de manière à ce que les débats soient les plus francs possibles et les plus constructifs. Pour des raisons d efficacité, le groupe a une taille restreinte mais malgré cela il est composé de manière à représenter les différentes composantes politiques démocratiques, philosophiques et sociales de la région. Actuellement, outre le Commissaire, en font partie Henri Cammarata, Emmanuel Disabato, Gilles Mahieu et Emmanuel Tondreau - tous présents à titre personnel. A la demande du Conseil de la Fondation, d autres personnalités pourront rejoindre ce groupe informel en veillant à lui conserver une taille efficace et à y assurer une représentativité politique et philosophique. Décision du CA du 21 mars 2012 : a. Agenda des réunions 10

11 Le GT informel se réunirait systématiquement tous les premiers vendredi du mois de 8h30 à 10h au siège de la Fondation sous le format actuel. Le GT informel se réunirait aussi systématiquement tous les troisièmes vendredi du mois de 8h30 à 10h au siège de la Fondation mais sous une nouvelle formule ouverte et élargie. b. Participants à la formule élargie Outre les quatre membres permanents et le Commissaire, l idée est que tout membre du Conseil d administration, tout membre du Conseil communal ou du Conseil du CPAS de Mons, tout membre d un Collège d une des communes de l Arrondissement ou toute autre personne, sur demande préalable, puisse rencontrer informellement le Commissaire et le GT informel. L objectif de cette modification est d améliorer encore la transparence et la communication entre des personnes motivées par le projet Mons 2015 et l organisation. En cas d absence, l administrateur superviseur pourra être remplacé par la Secrétaire générale et le Commissaire par un responsable artistique. c. Principes des discussions Il est proposé de maintenir le fonctionnement actuel avec une parole libre et sans tabous quelle que soit le type de réunion GT informel classique ou élargi. Les points essentiels seront notés dans un répertoire accessible à tous. Le GT informel deviendrait en quelque sorte un GT permanent Organes artistiques et culturels L instance d avis indépendante, artistique et culturelle Cette instance a pour mission de donner suite aux appels à projets. Voyez le processus décrit plus loin. Elle sera composée ultérieurement, en accord avec la Communauté française Fédération Wallonie-Bruxelles - de personnalités reconnues dans les domaines culturels. Bien entendu, un règlement d ordre intérieur règlera les questions de conflits d intérêts. Le Manège en assurera le secrétariat sans que le Commissaire ne puisse être présent lors des réunions de l instance. Le Collège de l équipe artistique et culturelle L équipe artistique réunie en Collège sous la houlette du Commissaire. 11

12 3. Gestion financière A ce stade, vu la décision de confier la gestion du patrimoine de la Fondation à la Fondation Roi Baudouin, aucun comité financier et aucun autre processus extraordinaire n a lieu d être mis en place. Dans le cadre d une convention n E R2055 conclue entre la Fondation Mons 2015, d une part, et la Fondation Roi Baudouin, d autre part, la gestion financière de la Fondation Mons 2015 a été externalisée et confiée à la Fondation Roi Baudouin, afin que celle-ci puisse disposer de toutes les garanties nécessaires pour bénéficier des meilleures pratiques en la matière et de toute la transparence requise quant à l usage de deniers tant publics que privés. Les dons en argent versés au compte n avec la mention «Fonds Mons 2015» font l objet d une déductibilité fiscale, à l exclusion des dons en nature, des dons de titres ou de libéralités portant sur des biens immeubles. La convention est annexée à la charte. 12

13 4. Les Obligations de la Fondation vis-à-vis des tiers 4.1. Sources Décision du Conseil des Ministres Européens du 18 novembre 2010 désignant Mons, Capitale européenne de la Culture en 2015 Rapport Palmer /RAE Associates, European cities and Capitals of Culture Study prepared for the European Commission, Décision du Conseil communal du 14 avril 2003 : Mons, Capitale européenne de la culture 2015 : accord de principe quant au dépôt de candidature Décision du Conseil communal du 5 mars 2007 : Désignation des représentants de la Ville au sein de la Fondation Mons 2015 Décision du Gouvernement de la Communauté française du 17 mars 2004 d initier la procédure d'accession au titre de Capitale Européenne de la Culture en 2015 et de soutenir la candidature de la Ville de Mons Décision du Gouvernement de la Communauté française du 18 mars 2005 de créer une fondation d utilité publique désignée «Mons 2015» pour soutenir la candidature de la Ville de Mons comme Capitale Européenne de la Culture en 2015 ; Décisions du Gouvernement de la Communauté française du 22 décembre 2006 quant au mode de désignation de la ville belge en tant que Capitale Européenne de la Culture en 2015, à la préparation de Mons comme Capitale Européenne de la Culture en 2015, à la désignation des administrateurs de la Fondation Mons 2015 et au financement à long terme de ladite fondation Approbation par le Comité de concertation du 21 mai 2008 de la procédure de désignation de la ville belge en tant que Capitale Européenne de la Culture en 2015 ; Décisions du Gouvernement wallon des 29 novembre 2007, 23 octobre 2008, 3 avril 2009 et Arrêté ministériel octroyant une subvention à la Fondation Mons 2015 du 14 octobre 2010 Décision du Conseil Provincial du 7 juin 2007 de constituer une réserve de soutien au projet Mons Les obligations de la Fondation à l égard de l Union européenne Une fois que la ville a été officiellement désignée «Capitale européenne de la culture», les autorités municipales, ainsi que les organes responsables de la réalisation des programmes culturels durant l année, doivent rencontrer le jury de suivi et de conseil deux fois avant le début de la manifestation: Première réunion (à mi-parcours): deux ans avant la manifestation, Seconde réunion huit mois avant la manifestation. Au moins trois mois avant chaque réunion, les organismes de gestion doivent adresser au jury (par l intermédiaire de la Commission) un rapport d activité sur les programmes présentés et les engagements pris durant la phase de sélection. Le rapport d activité doit être basé sur un questionnaire que la Commission enverra. Il se fonde sur son dossier de candidature, les recommandations du jury durant la phase de sélection et toute autre question spécifique concernant votre ville. 13

14 Le jury évaluera les progrès des préparatifs, donnera des conseils et vérifiera le respect de ses propres recommandations et le respect des engagements pris par votre ville (concernant notamment les volets «la dimension européenne» et «la ville et les citoyens»). Le jury peut aussi décider de se rendre à Mons pour mieux évaluer ses préparatifs, et déléguer une ou plusieurs personnes à cette fin Les obligations de la Fondation à l égard de la Communauté française Rapport d activité Conformément à l article 16 de ses statuts, la Fondation adressera annuellement au Ministre- Président et à la Ministre de la Culture et de l Audiovisuel un rapport présentant les activités réalisées ainsi que sa situation financière. Code de respect des usagers La Fondation s engage à adhérer au «Code de respect de l usager culturel» repris en annexe 1 et faisant partie intégrante de la présente convention. Elle accepte de se soumettre à toute procédure de conciliation telle que détaillée dans le Règlement du Bureau de conciliation adopté par la Communauté française. Charte de bonne gouvernance La Fondation s engage à respecter la «Charte de bonne gouvernance pour les indemnités, dépenses de représentation, remboursements de frais et avantages» repris en annexe 2. Mention du soutien de la CFWB La Fondation s engage à faire apparaître dans toutes ses communications le soutien de la Communauté française (selon les critères actualisés de celle-ci e.a. la nouvelle dénomination Fédération Wallonie Bruxelles) Les obligations de la Fondation à l égard de la Région Wallonne Communication Mention du soutien «avec le soutien de la Wallonie». Rapport d activité Conformément à l article 16 de ses statuts, la Fondation adressera annuellement au Ministre- Président un rapport présentant les activités réalisées ainsi que sa situation financière. Au plus tard le 30 juin 2011 pour le 1 er Les obligations de la Fondation à l égard de la Province de Hainaut 14

15 Attribution des moyens De manière particulière, les sommes versées par la Province serviront en priorité : - Au soutien des projets réalisés, en coproduction, et après labellisation, avec des institutions provinciales et notamment le Grand Hornu, la Direction générale des Affaires culturelles (Fabrique de Théâtre, BPS 22, Secteur Cinéma, opération «Envol des Cités»,...), la Fédération du Tourisme. - Au soutien de manifestations culturelles provinciales labellisées telles les Floralies. - Au soutien de projets provinciaux labellisés pour leur correspondance avec une des thématiques de Mons 2015, par exemple les projets Maison Losseau et Musée Verhaeren dans le cadre de la thématique «Cafés littéraires». L excédent éventuel sera en priorité attribué à des projets labellisés provenant d artistes ou d associations hainuyers, tels que le Festival 5/5 ou le projet des «I ères Scènes» porté par le Festival de Wallonie-Hainaut. Communication La communication générale de Mons 2015 mettra en évidence le soutien de la Province et plus généralement soulignera les points forts culturels, patrimoniaux et touristiques de la Province. A cette fin, des opérations communes de promotion seront programmées au fil des années de préparation et en La Fondation s engage en outre à faire apparaître dans toutes ses communications le soutien de la Province. Labellisation provinciale Les projets provinciaux à proposer à la Fondation 2015 seront labellisés par un Comité d accompagnement composé par le (la) Député(e) en charge de la culture et du tourisme, le (la) Député(e) en charge des relations internationales, et le Greffier provincial et/ou leurs représentants. Une cellule de gestion et de coordination des projets sera mise en place afin de susciter la participation d un maximum d acteurs provinciaux. Rapport d activité Conformément à l article 16 de ses statuts, la Fondation adressera annuellement au Collège provincial un rapport présentant les activités réalisées ainsi que sa situation financière Les obligations de la Fondation à l égard de la Ville de Mons C est la Ville de Mons qui a reçu le titre de Capitale européenne de la Culture en La Ville détient le titre et la Fondation détient les moyens nécessaires à la concrétisation de cette mission. Les différentes recommandations de l UE démontrent que les villes confient la tâche d organisation et de préparation à des entités indépendantes telles que la Fondation Mons Toutefois, la Ville doit pouvoir garder la maîtrise de la manifestation, fusse pour des raisons pratiques. C est pourquoi il convient d organiser la participation de représentants de la Ville à différents niveaux (outre les représentants au CA de la Fondation), par exemple au sein du comité de suivi à mettre en place. 15

16 Sont par ailleurs détaillés ci-après, sans que cette liste soit exhaustive, les principales collaborations Ville/Fondation. Villes partenaires et pouvoirs associés à la Fondation Le Collège est représenté au sein du «Comité des Villes partenaires». La Ville de Mons, Capitale européenne de la Culture en 2015, souhaite entretenir des relations privilégiées avec les villes qui seront partenaires en 2015 et les institutions, membres de la Fondation (la CF, la RW et la province de Hainaut), la Fondation s engage à associer la Ville à toutes les étapes de l élaboration des partenariats avec les Villes (en dehors des opportunités sur les choix artistiques des projets retenus) En outre, le Collège est associé aux démarches officielles qui pourraient être posées par la Fondation 2015 auprès des institutions membres de la Fondation. Enfin, les partenariats avec les villes et communes de l arrondissement font l objet d une information préalable au Collège communal montois. Tourisme La Ville de Mons confie à l asbl Office du Tourisme de Mons, le soin de soumettre au Collège des Bourgmestre et Echevins une stratégie touristique du territoire. Le Collège pourra charger l OT de faire de Mons 2015 le fer de lance de la stratégie touristique de la Ville. La Fondation et la Ville établissent conjointement les contours du projet touristique d ici à En particulier, la Fondation et l asbl Office du tourisme se concertent sur : - la conception fonctionnelle du nouvel office du Tourisme (billetterie, visibilité, image de marque, web-ticketing ) - l établissement des plans médias avec les partenaires touristiques majeurs (BSCA, SNCB, ) - l établissement de packages touristico-culturels avec les institutions touristiques (PairiDaisa, ) - les phases de mise en œuvre du Palais des congrès pour lequel la ville est Maître d ouvrage et dans le cadre des futures négociations avec le concessionnaire pour la planification des événements en En outre, quand il s agit de représenter Mons 2015 sur des réseaux de villes internationales, la Fondation en informe le Collège qui juge de l opportunité d intégrer à la délégation un représentant du Collège et/ou du Conseil de la Ville. Les initiatives qui sont prises par la Fondation, à connotation touristique ou visant à promouvoir Mons 2015 à l extérieur de l arrondissement de Mons, sont concertées avec les instances du tourisme montois préalablement. De la même manière, les initiatives prises par l Office du tourisme pouvant concerner Mons 2015 font l objet d une concertation avec la Fondation. Economie Considérant que Collège communal a déposé sa candidature au titre de Capitale européenne de la Culture en 2015 avec l objectif de démultiplier les actions et d amplifier la dynamique socioéconomique du territoire, il souhaite donc accorder une attention particulière à l ensemble des projets qui favoriseront cette dynamique. Le Collège communal est étroitement associé dans le cadre : - de l élaboration de projets ponctuels avec les commerçants de la région, 16

17 - de l élaboration de projets avec le secteur économique (PME, TPE, ) et avec les réseaux d entreprise, - des contacts avec la Gestion centre-ville de Mons, - des contacts avec la communauté shapienne (pour les projets à caractère économique) En outre, le Collège et la Fondation 2015 co-animent les travaux du groupe de travail économique et participent à la mise en œuvre des actions qui en découlent dont notamment celles de planification et de coordination. Planification et coordination Le Collège communal crée au moins 7 groupes de travail spécifiques coordonnés par le Secrétaire communal ou son représentant, l Echevin concerné par la compétence et un représentant de la Fondation. Les travaux de ces groupes (liste non définitive) ont pour objectif d échanger les informations, de planifier les actions et de mesurer les aides adéquates. Groupe 1 Communication et Evénements : - planification des événements en 2015 portés par la Ville de Mons - occupation de la Grand-Place - Doudou labellisation des événements communaux dans le cadre de plan de communication Groupe 2 Arts plastiques et Musées : - programmation 2012, 2013 et concertation dans le cadre des futurs lieux culturels - relations avec les partenaires culturels du territoire - centres d interprétation : focus en 2015 Groupe 3 Education, formation et lecture publique: - implication de l enseignement montois - partenariats avec les écoles communales - suivi du projet «20 ans en 2015» - Groupe 4 Cadre de vie - Urbanisme: - planification des chantiers - signalétique touristique - quantification des aides logistiques à fournir d ici à définition des missions des ST de la Ville en 2015 (plantation, propreté publique, prêt de matériel ) Groupe 5 Sécurité - mobilité - encadrement sécurité événement - quantification des effectifs - mobilité - définition des thèmes et campagnes de prévention Groupe 6 Tourisme - Cf. les éléments sus mentionnés Groupe 7 Développement Economique - Cf. les éléments sus mentionnés 17

18 Marchés publics La Fondation s engage à charger son conseiller juridique à se concerter chaque fois que cela est nécessaire avec la cellule Marchés Publics de la Ville de Mons Droits d auteurs et droits voisins (clause provisoire à reformuler) La Fondation concède pendant toute la durée de l évènement, pour le prix de 1 euro, à la Ville de Mons, qui l accepte, ses droits d auteur et voisins sur l ensemble des œuvres passées et présentes, dont elle est titulaire ou dont elle a acquis ou acquiert la qualité de cessionnaire, dans le cadre de la manifestation «Mons, Capitale européenne de la culture 2015». Cette concession est valable, sur le territoire belge et sur celui des vingt-sept Etats membres de l Union européenne, pour les modes d exploitation suivants : - le droit de reproduction ou d autoriser la reproduction des œuvres cédées de quelque manière que ce soit et sous quelque forme que ce soit, qu elle soit directe ou indirecte, provisoire ou permanente, en tout ou en partie, - le droit de communication au public par un procédé quelconque, y compris par la mise à disposition du public de manière que chacun puisse avoir accès de l endroit et au moment qu il choisit individuellement, - le droit d adaptation, - le droit de traduction et le droit de doublage - le droit de distribution au public, par la vente ou autrement, de l original ou d une copie de l œuvre fait l objet de la présente cession, - le droit de retransmission au public par un procédé quelconque, - ainsi que tous les autres modes d exploitation non spécifiquement mentionnés dans le présent article, en ce compris les nouveaux droits qui résultent de la modification de la loi ou de la doctrine ou des développements techniques. Les concessions précitées deviennent exclusives à dater du 1 er janvier La Fondation s engage également à transférer à la Ville de Mons tous les droits patrimoniaux et les droits voisins dont elle est cessionnaire pour des œuvres futures, créées durant une durée de six ans à compter du 18 novembre 2010, date de la désignation officielle de la Ville de Mons comme Capitale européenne de la culture. Cette cession est valable pour tous les genres d œuvres protégées par la propriété littéraire et artistique. A cette fin, elle s engage à inscrire dans chacun de ses rapports contractuels avec ses partenaires, sous-traitants, adjudicataires, des clauses de cession de droits lui conférant la pleine maîtrise des droits de propriété intellectuelle Les obligations de la Fondation à l égard de tiers Pour mémoire : Obligations conventionnelles liées aux partenariats, aux sponsorings, aux marchés etc. 18

19 5. Obligation que la Fondation se donne : Gouvernance Processus 5.1. Règles générales Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation s engage à respecter l ensemble des législations, règlements et principes déontologiques applicables à son mandat. Afin de prévenir un éventuel conflit d intérêts apparent ou possible, tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation signalera les secteurs et les dossiers dans lesquels il pourrait avoir un intérêt, direct ou indirect. Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation renonce à exercer son mandat lorsque celui-ci est la source d un tel conflit d intérêts, apparent ou possible, à caractère permanent. Sans préjudice de son devoir de loyauté à l égard de ses mandants, tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation ne peut, hors justification valable, communiquer ou tenter de communiquer des renseignements qu il obtient dans le cadre de sa charge et qui ne sont généralement pas à la disposition du public. En particulier, il ne peut utiliser des renseignements si cette publicité peut servir à favoriser ses intérêts ou, d une manière indue, ceux de toute autre personne. Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation ne peut se prévaloir de sa charge ou de ses titres pour influencer ou tenter d influencer la décision d une autre personne de façon à favoriser ses intérêts ou, d une manière indue, ceux de toute autre personne. Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation s engage à garantir, à tous les niveaux de pouvoir, l objectivité et la transparence dans l attribution de tous les marchés publics. Il s abstient de prendre, directement ou indirectement, une part quelconque dans tout marché de travaux, de fournitures ou de services où il serait en situation de conflit d intérêts. Dans l exercice de sa charge, tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation ne peut bénéficier de remboursements de frais, d indemnités, de dépenses de représentation ou d avantages en nature qui viseraient à se substituer à une rémunération normale. Les dépenses de ce type doivent faire l objet d un accord préalable et être dûment justifiées. Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation s interdit l acceptation de cadeaux qui risquent d avoir une influence réelle ou apparente sur son objectivité et son impartialité dans l exercice de son mandat. Dans la mesure du possible, il évite de la même manière que ses parents et alliés puissent bénéficier de tels cadeaux. A titre exceptionnel, l acceptation ou l offre d un cadeau ou d un autre avantage par un administrateur ou membre du personnel de la Fondation n est possible que si : - sa valeur n excède pas 150 ; ou - l offre se produit en toute transparence lors d activités officielles et n apparaît pas comme inappropriée. Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation ne peut accepter une marque d hospitalité ou un autre avantage que si celui-ci est conforme aux règles de la bienséance, de la courtoisie, du protocole ou de l hospitalité, que s il demeure d une valeur 19

20 raisonnable dans les circonstances et qu il ne compromet ni ne donne l impression de compromettre son intégrité. Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation s engage à respecter scrupuleusement la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel ainsi que les principes qui en découlent. Tout administrateur ou membre du personnel de la Fondation s engage à appliquer les principes suivants lors de ses missions à l étranger : - Informer préalablement le Comité directeur du projet de programme, des objectifs poursuivis et de l estimation des coûts ; - Faire fixer, pour la durée de la mission, l enveloppe budgétaire affectée à celle-ci ; - Privilégier le mode de transport le plus écologique et limiter la durée du voyage dans le temps ; - Prendre entièrement en charge les coûts et frais de toute personne accompagnante dont la présence n est pas justifiée par la mission ; - Produire un justificatif pour tout remboursement de frais ; - Faire rapport auprès du Comité directeur sur sa mission Processus pour les marchés publics Afin de clarifier le processus de décision et de garantir la transparence, le tableau suivant indique qui est responsable de chaque phase du marché. Ce processus est identique qu il s agisse de marchés passés par la Fondation directement ou de marchés passés pour le compte de la Fondation par le Manège (liés aux aspects culturels). Phase Description Qui décide? Définition du marché Choisir le mode de passation le plus pertinent Proposition par le S'il y a lieu, cahier spécial des charges Commissaire/ ou la Choix des critères Secrétaire générale Le cas échéant, avis de la cellule MP de la Ville de Mons Vérification de la disponibilité des crédits Le cas échéant, avis du Conseil juridique de la Fondation et du type de MP par l administrateur superviseur Autorisation de lancer le marché par le CA pour les marchés estimés à plus de Par l adm. Superviseur pour les marchés estimés à moins de Publication Si autres procédures que négociées Commissaire /Secrétaire générale Sélection qualitative Offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur selon les modalités prévues par ce dernier en conformité avec la réglementation, et ce, pour la date fixée. Vérifier pour chaque candidat ou soumissionnaire son droit d'accès, sa situation personnelle, son habilitation à exercer l'activité professionnelle et sa capacité financière, économique, technique et/ou professionnelle Commissaire /Secrétaire générale 20

21 Négociation Si procédure négociée Commissaire /Secrétaire générale Examen des offres Examen des offres selon les critères Commissaire/Secrétaire générale Vérification par administrateur superviseur Attribution Au soumissionnaire ayant remis l'offre régulière la plus basse ou la plus intéressante, selon le cas Suivi et réception Suivi du marché Eventuelles procédures -litiges Conseil d administration pour les marchés supérieurs à , par l adm. Superviseur dans les autres cas. Commissaire/Secrétaire générale Commissaire et administrateur superviseur si litiges Le cas échéant le CA si aspects justice Processus de contrôle des dépenses Règles générales : Toute dépense doit être préalablement autorisée. Le cas échéant, des frais imprévus peuvent être avancés par la personne, non couverte par une autorisation préalable, peuvent être autorisés à posteriori s ils sont dûment justifiés. Sont exclus des dépenses autorisées : - les dépenses personnelles mêmes sous forme de prêts ; - toutes formes de prêt ou d avance au profit d une autre personne physique ou morale qui ne serait réalisé dans le cadre d un contrat ou d une convention écrite avec cette personne ; - les dépenses sans rapport avec l activité ou l objet social de l opérateur. Un état annuel des dépenses d indemnités, de représentation, et des avantages en nature par personne bénéficiaire sera établit et intégré à la présentation des comptes. Toute dépense autorisée et effectuée doit faire l objet d une déclaration de créance nominative indiquant au minimum l objet, la date, le lieu et le montant accompagné des pièces justificatives originales (facture, note de TVA ). Le processus est identique qu il s agisse de dépenses au sein de la Fondation directement ou de dépenses pour le compte de la Fondation par le Manège (liés aux aspects culturels). 21

22 Règles particulières : Description de la dépense Qui propose ordonne? En général Commissaire Responsable équipe Fondation Qui autorise? Qui liquide? Qui contrôle? Adm. superviseur si inférieur à 10,000 Conseil d administration au-delà Excepté pour les conventions artistiques ou de notoriété qui sont placées sous la responsabilité du Commissaire et le contrôle de l Administrateur Superviseur Comptable Trésorier Commissair e réviseur Dépense de représentation idem Adm. superviseur Sur base justificatif original Doivent être motivées Peut autoriser avance Bon de commande Dépense d indemnité Suite à MP Commissaire/ Secrétaire générale Commissaire Adm. superviseur Dépense de frais Commissaire Secrétaire générale Membre équipe Avantage en nature Facilité de payement Caisse d argent liquide [si possible à éviter] Adm. superviseur Si décision CA pour ce MP Délibération spécifique du CA Adm. superviseur Les frais avancés par la personne, non couverte par une autorisation préalable, doivent être autorisés à posteriori et dûment justifiés pour être admissibles Commissaire doit être spécifié, quantifié et faire l objet d une autorisation préalable du CA Commissaire Carte de crédit au nom de l opérateur ou toute ouverture de crédit doit faire l objet d une autorisation préalable de l adm.superviseur si inférieur à 10,000 et par le CA au-delà. S accompagnera des pièces justificatives Commissaire Toute sortie de caisse doit faire l objet d un reçu signé par le bénéficiaire et contresigné par le responsable de la caisse Contrôle régulier par le comptable Contrôle régulier par le comptable Réviseur Le trésorier rapport spécifique sur l usage de ces facilités lors des comptes et bilan Trésorier Réviseur 22

23 5.4. Processus pour l enregistrement et le traitement des projets (suite aux appels à projets) A décrire plus finement ultérieurement. Phases Description Qui procède? Enregistrement du projet Enregistrement sous une forme commune et pratique des projets Commissaire et équipe Préparation de l examen Mise en forme du projet Commissaire et Révision avec l auteur si le projet est incomplet équipe Définition du domaine culturel visé Définition des cibles Budgétisation Redéfinition éventuelle du budget et examen de la compatibilité avec les crédits disponibles Remise d un avis à l instance Avis de l instance artistique et culturelle indépendante Examen du dossier et de l avis de l équipe pour les aspects budgétaires. Avis et recommandations (pour la communication par exemple) Fixation des critères d évaluation Avis du Commissaire Vérification de l adéquation avec le programme Proposition d intégration (dates lieux etc.) dans le programme Le cas échéant consultation du Comité de suivi Décision en Collège de l équipe artistique et culturelle Décision finale Si dérogation aux avis de l instance, il faut une motivation spéciale. Communication de la décision aux parties intéressées Commissaire et équipe Instance artistique et culturelle indépendante Commissaire Collège de l équipe artistique et culturelle Commissaire 5.5. Processus pour les modifications budgétaires Description Qui propose? Qui valide? Commissaire ou Secrétaire générale Nouvelle ventilation entre articles budgétaires à montant du budget inchangé Modification du budget en recettes et/ou dépenses Commissaire ou Secrétaire générale Adm. superviseur si la ventilation proposée est < à 5,000 CA si > 5,000 CA 5.6. Processus pour la communication 23

24 A décrire ultérieurement. 24

25 5.7. Processus pour le recrutement de personnel au sein de la Fondation ou de l asbl Le Manège au profit de Mons 2015 Description Qui propose? Procédure Qui décide? Commissaire Au grand choix vu le Commissaire + type de profil information à recherché l adm.superviseur Recrutement de personnel par le Manège au profit exclusif de Mons 2015 Recrutement de personnel par la Fondation Secrétaire générale et Commissaire Publication Constitution jury Examen écrit et oral Avis du Commissaire ou de la Secrétaire gén. ou Cas par cas selon profil recherché CA 5.8. Processus relatif aux différentes formes de partenariat 4 L objectif de ce dispositif est de permettre au plus grand nombre de personnes, de sociétés voire d institutions de participer à la préparation et à la réalisation des évènements prévus dans le cadre de la manifestation «Mons, Capitale européenne de la culture, 2015». En effet, les expériences des capitales européennes de la culture passées montrent que la réussite de la manifestation dépend, en grande partie, du degré d implication du public et des entreprises dans la réalisation des évènements prévus dans le cadre de cette manifestation. Quelle que soit la forme de partenariat retenue, la Fondation est guidée par les principes de concurrence, de transparence et d égalité de traitement. La Fondation se réserve le droit de refuser une entreprise dont le profil ne serait pas en phase avec les thématiques, l éthique ou les valeurs promues par la manifestation Le partenaire officiel Le partenaire officiel soutient l ensemble des événements de Mons 2015 et bénéficie d une communication sur l ensemble de ceux-ci jusqu au terme de l année Sa contribution est de 2 million d euros. Il concerne un cercle restreint d entreprises non concurrentes. Dans la mesure où un partenaire officiel bénéficie d une communication exclusive dans son secteur d activité, le processus suivant sera respecté : Phases Description Qui procède? Détermination du secteur envisagé (par exemple - énergie, distribution, Recensement des principales firmes concernées par secteur économique sur base du classement de la presse Commissaire et Secrétaire générale 4 Décision du CA du 18 décembre