VILLENEUVE EN RETZ REGLEMENT D OCCUPATION DE LA SALLE POLYVALENTE DE BOURGNEUF EN RETZ

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1 VILLENEUVE EN RETZ REGLEMENT D OCCUPATION DE LA SALLE POLYVALENTE DE BOURGNEUF EN RETZ Le présent règlement a pour objet de définir les conditions de réservation et d utilisation de la salle polyvalente par les associations et les particuliers. Est désignée par «salle polyvalente» le complexe formé par la grande salle, la petite salle, et la cuisine. 1. Dispositions générales de location des bâtiments communaux La gestion de la salle polyvalente, propriété de la Commune de Villeneuve en Retz, est assurée par la Commune. LE LOCATAIRE doit être MAJEUR Si la salle municipale est indisponible le jour de la réservation pour un raison matérielle (sinistre) ou une réquisition exceptionnelle, le chèque de caution sera restitué le premier jour ouvré suivant la date de réservation. Aucun dommage et intérêt ne pourra être réclamé. Les salles municipales peuvent également être utilisées à titre permanent par une association pour leur activité sportive, de loisirs, culturelle en fonction d un planning annuel établi en début d année scolaire et des disponibilités des salles sur les créneaux demandés. Les mises à disposition ou location de salles sont traitées en fonction de l ordre d arrivée des demandes et des besoins prioritaires de la municipalité pour ses propres manifestations. Toutefois, en cas de double demande sur une même date arrivée en même temps, la priorité sera donné à l'association qui aura le moins utilisé les locaux. Art.1 Réservation Le planning d'utilisation des salles communales est tenu à jour en mairie au service Accueil. Il est également consultable sur le site internet de la commune ( ou ) Les demandes de réservation doivent s effectuer auprès de la Mairie de Villeneuve Retz, soit depuis le site internet de la Mairie, soit directement auprès du secrétariat - tél : (Bourgneuf) ou (Fresnay). Toute demande de réservation devra être formulée, par écrit au moins 15 jours avant la date d occupation de la salle, et dans un délai maximum de 12 mois. Cette demande contiendra l'objet de location (mariage, fête de famille, manifestation ), sa date, son heure de début, sa durée, les noms et coordonnées des organisateurs. Le formulaire de demande de location est joint en annexe 1 du présent règlement. Dès confirmation par la commune de la réservation de la salle, le ou les organisateurs seront tenus de remplir et signer le contrat de location (annexe 2) et de verser 100 % du montant de location de la salle. Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au moment de la location et sont fixés par délibération du Conseil Municipal. Un chèque de caution (dont le montant est défini à l article 11 du présent document), sera également à joindre au dossier. En cas de non-paiement, la réservation sera considérée comme annulée. Art.2 Documents à fournir pour toute réservation Lors de la réservation, LE LOCATAIRE devra fournir: Le contrat (annexe 2) et le présent règlement, dûment complétés et signés, Un chèque du montant de la location à l'ordre du Trésor Public, Une attestation d'assurance couvrant les risques inhérents à la location, Selon le cas, les diverses autorisations ou déclarations auprès des services administratifs ou habilités (déclaration de débit de boissons...), Un chèque de caution à l'ordre du Trésor Public. Art.3 Désistement En cas de désistement, un titre de recette sera émis à l encontre du LOCATAIRE de : La moitié du prix de la location pour un désistement au plus tard 30 jours avant. La totalité du prix de la location pour un désistement de moins de 30 jours avant la date prévue. En cas de force majeur dûment prouvé, aucune facturation ne sera faite au LOCATAIRE. Les chèques cautions seront renvoyés à l encaissement du titre. Art.4 Dégâts Tous les dégâts occasionnés seront à la charge du LOCATAIRE (responsable de l'association ou particulier). En cas de vandalisme, il s ensuivra des pénalités à l encontre du LOCATAIRE. Ces pénalités, laissées à l appréciation de M. le Maire en fonction de l'importance des dégâts constatés, pourront être d'un montant de tout ou partie de la caution ou plus. Il pourra s'en suivre l'interdiction d'utilisation des salles communales à l avenir. Art.5 Assurance LE LOCATAIRE est responsable des dégradations faites sur le matériel, aux installations et au bâtiment. Page 1

2 VILLENEUVE EN RETZ En cas de dégradation, LE LOCATAIRE a l obligation de le signaler sur l état des lieux, et prendre les dispositions nécessaires pour mettre en sécurité en cas de danger. Tout accident corporel ou matériel survenu aux personnes ou aux choses à l occasion d une manifestation, quel qu il soit, est imputable au LOCATAIRE. La commune n est pas responsable du matériel et des produits alimentaires qui sont entreposés dans les salles par LE LOCATAIRE. Il appartient à ce dernier de prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter le vol ou la perte des biens appartenant aux invités. Art. 6 Législation en vigueur LE LOCATAIRE devra se conformer aux prescriptions et règlement en vigueur, notamment en ce qui concerne la sécurité, la salubrité, le droit du travail, la concurrence et la consommation, de sorte que la commune ne puisse faire l objet d aucune poursuite. Il devra respecter la tranquillité et le repos des voisins sous peine de contravention (art. L du Code Général des Collectivités Territoriales). Tout contrevenant à ces dispositions ou toute personne qui, par son comportement, trouble l ordre ou le fonctionnement des diverses installations pourra être immédiatement expulsé. 2. Dispositions particulières pour la location de la salle polyvalente Art.7 Définition et destination des locaux : Descriptif des locaux 1 grande salle 223 m2 avec bar longueur 7 mètres. 1 petite salle 80 m2 Le hall d entrée avec les sanitaires 60 m2 Une cuisine et dépendances de 60 m2 Capacité à respecter La capacité des salles définie par la commission de sécurité est de : Grande salle: 200 personnes. Petite salle: 80 personnes. L affectation d une salle est fonction de sa capacité d accueil et du nombre de participants à la manifestation. En aucun cas, le nombre de participants ne peut être supérieur à la capacité d accueil de la salle. Art.8 Utilisation Les locaux de la Salle Polyvalente peuvent être utilisés pour les diverses activités de l administration communale d une part et peuvent être mis à la disposition de toutes les associations, sociétés ou personnes privées de la commune et de l extérieur d autre part, pour les mariages, banquets, conférences, séminaires et d une manière générale, pour toutes les manifestations compatibles avec l état des lieux. LE LOCATAIRE ne pourra ni céder à un tiers, ni sous-louer ces locaux. Il sera tenu comme seul responsable par la Mairie en cas de problème. LE LOCATAIRE devra respecter toutes les consignes relatives au fonctionnement du chauffage, du gaz, de l eau et de l électricité. A l issue de l utilisation de la salle, il devra s assurer de la fermeture de toutes les portes et des fenêtres. Il est interdit d occuper ou utiliser la salle municipale avant 9H le jour de la location, sauf accord préalable avec l option «location la veille de l événement». Conformément à l arrêté préfectoral, l arrêt des animations est fixé à 2h00 du matin. Une coupure automatique des prises électriques y est installée. Art.9 Hygiène et sécurité Hygiène Les salles et les sanitaires doivent être restitués dans un parfait état de propreté, aussitôt après utilisation. Le nettoyage à effectuer par les soins du LOCATAIRE comprend : Le balayage soigneux du sol et un passage de serpillère. Le lavage et le séchage des tables et des chaises avant leur rangement. Rangement par 12 pour les chaises et par 10 pour les tables qui seront empilées sur les chariots prévus à cet effet). Merci de le respecter. Le nettoyage des équipements de la cuisine ainsi que du lave-vaisselle. LE LOCATAIRE devra veiller à ce que l utilisateur de la cuisine (traiteur par exemple) laisse les locaux dans un parfait état de propreté. Le retrait des denrées alimentaires et le nettoyage du réfrigérateur. LE LOCATAIRE devra s assurer que le réfrigérateur soit débranché et la porte laissée ouverte. Les podiums : S ils sont déplacés dans la salle, ils devront être portés et non glissés sur le carrelage. Et remis en place. Page 2

3 VILLENEUVE EN RETZ Matériel à disposition : balais, raclette, seaux, serpillère fixée sur le manche, dosettes de produit concentré Ce matériel et les produits de nettoyage fournis par la municipalité devront être rangés. Les éponges, les gants et les produits vaisselle ne sont pas fournis ; LE LOCATAIRE devra les emmener. LE LOCATAIRE devra évacuer les ordures ménagères issues de sa manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet, ou, s ils sont déjà pleins, vers d autres conteneurs pouvant les accueillir. Les abords des salles devront également être rendus propres (tous les détritus doivent être ramassés ). Merci de vérifier l état de propreté avant de quitter les lieux et ayez une pensée pour les utilisateurs qui vont vous suivre. Sécurité Les sorties de secours, ainsi que celles de l entrée principale ne devront en aucun cas être fermées à clé pendant la présence du public. De même les ouvertures et sorties de secours devront rester dégagées et accessibles en tout temps Les chaises et tables devront être disposées de manière à ne pas gêner l évacuation rapide de la salle. Il est interdit de fumer à l'intérieur du bâtiment. Un lieu spécifique est réservé aux fumeurs à l extérieur de la salle avec des cendriers à disposition. (décret du 15 novembre 2006). L utilisation des confettis est interdite. Il est interdit d'utiliser des systèmes de mise à feu (feu d'artifice, pétards et similaires) et des avertisseurs sonores à l extérieur et à l intérieur des bâtiments. Il est interdit de pratiquer des jeux d eau et des jeux dangereux. Le stockage et l apport de matériel en supplément, ne répondant pas aux normes de sécurité en vigueur est interdit. Il est interdit d utiliser des clous sur les murs et les façades au risque d endommager les revêtements muraux. Les animaux ne sont pas admis dans les salles. Toute circulation de vélos, cyclomoteurs, motos, voitures sont interdites sur les espaces verts. Les extincteurs situés dans la salle ne sont à utiliser qu en cas d extrême nécessité. Il est strictement interdit de modifier les installations électriques, d effectuer des branchements d appareils consommant beaucoup d énergie, sans autorisation de la Mairie. Ce type de modification ne peut être effectué que par un personnel communal habilité. Toute défectuosité électrique doit être signalée sans délai à la Mairie. LE LOCATAIRE s engage à respecter et à faire respecter par toutes les personnes présentes dans la salle durant la location, le présent règlement ainsi que toutes les consignes de sécurité. Les usagers sont tenus de se conformer aux prescriptions et injonctions qui leur sont faites par les représentants de la municipalité et par les forces de l ordre. Art.10 Fonctionnement Il est demandé aux utilisateurs de veiller à la tranquillité des habitants riverains et en particulier de baisser le niveau sonore après minuit et d éviter les bruits intempestifs de moteurs, les portières qui claquent ou les cris à l extérieur. De plus, les portes et fenêtres devront être fermées pendant l'utilisation de la salle. Electricité : Une attention toute particulière sera demandée au LOCATAIRE en matière de puissance électrique. Sur les prises du podium la puissance ne devra pas dépasser 16 ampères monophasés par prise. La mairie se décharge d éventuels problèmes ou de casse de matériel si les modalités n étaient pas respectées. Téléphone : Deux postes téléphoniques pour appeler en cas d urgence, sont mis à disposition et se trouvent dans la cuisine et au bar. Numéro de la salle : Déclaration : Le fonctionnement des buvettes est soumis à la réglementation en vigueur et à l autorisation du Maire par une demande préalable à effectuer en Mairie environ 15 jours avant la manifestation. En cas de diffusion musicale, l organisateur s engage à faire les déclarations réglementaires à la SACEM. Chauffage : Ils ne doivent pas être forcés, ni manipulés. Des centrales sont à disposition pour régler le chauffage. Enfin, pour des raisons de régulation du chauffage et d'économies d'énergie, éviter de laisser les portes ouvertes. Art.11 Dispositions financières Règlement de la location Le règlement de la location se fera en une seule fois par remise d un chèque établi à l ordre du Trésor Public d un montant égal à 100% de la valeur de la location. Ce chèque est remis en même temps que le contrat de location dûment rempli et signé (annexe 2). Location Les prix de la location et de la caution sont fixés suivant le barème approuvé par le Conseil Municipal. Les tarifs applicables sont ceux en vigueur le jour de la location (cf les tarifs en annexe 1). Le montant de la location devra être réglé à la réservation. En cas de perte des clés, la Commune facturera au LOCATAIRE la fabrication de nouvelles clés. Le coût de cette réfection est de Sont considérés comme «habitants» de la commune, les personnes qui résident sur la commune et les personnes inscrites sur le rôle d imposition de l une des 4 taxes directes (taxe d habitation, taxe foncière bâti, taxe foncière non bâti et CFE). Caution Une caution, dont le montant est fixé par le Conseil Municipal, est demandée. Elle sera restituée, si aucune dégradation n est constatée, 2 semaines maximum, après la date de location. En cas de constatations (détérioration dans une des salles municipales ou sur le bâtiment, déclaration et/ou utilisation erronée, détérioration même légère ou vol du mobilier ou du matériel (ustensiles, vaisselle, etc ), sous-location, manquement au Page 3

4 VILLENEUVE EN RETZ règlement intérieur (propreté, respect des horaires, rangement, déchets ), perte des clés ), La caution ne sera pas restituée (et un complément peut être éventuellement réclamé). La caution n est pas limitative quant à la responsabilité du LOCATAIRE. La personne responsable de la location est le signataire du chèque de caution. Montant de la Caution Ménage 250,00 Dégradations 250,00 Si des détériorations sont constatées et d un montant supérieur au chèque caution, le chèque sera encaissé et les frais en sus seront à la charge du LOCATAIRE. Si le montant des détériorations est inférieur au montant du chèque caution, soit LE LOCATAIRE règle directement les frais, soit le chèque caution est encaissé. Art.12 La remise des clés Etat des lieux La remise des clés est subordonnée au règlement du montant de la location de la salle. Etat des lieux d entrée : visite (constat) des lieux entre le représentant de la mairie et LE LOCATAIRE, le vendredi. Le rendez-vous sera pris par la Mairie. Etat des lieux contradictoire : visite (constat) des lieux entre les LOCATAIRES. Etat des lieux de sortie : visite (constat) des lieux entre LE LOCATAIRE et le représentant de la mairie, le lundi matin à partir de 9h00 à la salle, sur rendez-vous pris par la Mairie. Remise des clés, annexée de l état des lieux contradictoire. Art. 13 Sanctions L inobservation du présent règlement pourra entraîner un refus ultérieur de location. Art. 14 Dispositions finales M. le Maire veillera à l application du présent règlement. Le fait d utiliser les locaux signifie de la part des utilisateurs la reconnaissance du présent règlement et un engagement à respecter ses conditions. Fait à Villeneuve en Retz, le.. Le Maire, Je m engage à respecter ce règlement, Date : LE LOCATAIRE : Mr ou Mme N utiles : Pompiers : 18 ou 112 Samu : 15 Mairie : Page 4

5 Je soussigné(e) Annexe 1 au règlement d utilisation des locaux communaux DEMANDE DE LOCATION Salle Polyvalente M. / Mme / Association (représentée par) (1) Demeurant à Téléphone fixe Téléphone portable Adresse mail Sollicite la location de la salle polyvalente de BOURGNEUF EN RETZ (cocher son ou ses choix dans le tableau ci-dessous). Pour y organiser: mariage / fête de famille / autre (préciser) (1): Les conditions de location répondront aux prescriptions mentionnées dans le Règlement intérieur de la salle. La réservation de la salle ne sera effective qu après réception d un exemplaire du contrat et du montant de la location. Fait à, le.../.../... Signature du demandeur : Nota : Ce document ne sert qu en cas de pré-réservation en mairie. La pré-réservation peut également s effectuer en ligne, depuis le site internet (dans ce cas, le formulaire électronique de pré-réservation en ligne se substitue à ce document)

6 Annexe 2 au règlement d utilisation des locaux communaux CONTRAT DE LOCATION n 2015xx-0x Salle Polyvalente ENTRE, La commune de Villeneuve en Retz Sise Place de la Mairie BOURGNEUF EN RETZ Représentée par Monsieur DURRENS Alain, Maire, ou son représentant légal, D UNE PART, ET M. /Mme/ Raison sociale (représentée par) : Demeurant à : Téléphone fixe : Téléphone portable : D AUTRE PART Il est entendu que la commune VILLENEUVE RETZ donnera en location : La Grande Salle pouvant accueillir 200 personnes. La Petite Salle, pouvant accueillir 80 personnes La Cuisine Pour la période suivante :.. Conditions financières : Coût de la location : Chèque de caution (ménage) de.. Chèque de caution (dégradation) de.. La caution sera versée sous la forme d un chèque établi à l ordre du Trésor Public (qui ne sera pas encaissé) et contre remise d un récépissé. Elle sera restituée au LOCATAIRE sous deux semaines suivant l utilisation de la salle après restitution des clefs. Toutefois, en cas de dégradation importante constatée dans le bâtiment lors de la visite des lieux par les services municipaux, le chèque de caution sera encaissé après notification d un courrier faisant un état précis des dégradations constatées. Nature de l activité : mariage/fête de famille/autre (préciser) : Nombre de personnes prévues : personnes Assurance RC souscrite auprès de Sous le n de police : (attestation annexée au présent contrat) Les conditions de location répondront aux prescriptions mentionnées dans le Règlement intérieur de la salle polyvalente dont LE LOCATAIRE reconnaît avoir pris connaissance et accepter expressément le contenu. Le règlement intérieur des salles municipales, annexé au contrat de location, aura valeur contractuelle. La réservation de la salle n est effective qu à réception d un exemplaire du présent contrat. Fait à VILLENEUVE EN RETZ, le.../.../..., en deux exemplaires. Pour LE LOCATAIRE, M./Mme/Mlle Signature et mention «lu et approuvé» Le Maire de VILLENEUVE en RETZ Alain DURRENS

7 Annexe 3 au règlement d utilisation des locaux communaux ETAT DES LIEUX SALLE POLYVALENTE relative au contrat n 2015xx-0x ETAT DES LIEUX D ENTREE Entre, le représentant de la Mairie et LE LOCATAIRE. Celui-ci reconnaît que: La salle polyvalente et tout le mobilier sont : Le hall d entrée La cuisine La petite salle La grande salle Le bar Les sanitaires En état Cassé Portes manteaux. Nbre : Les estrades Nbre : Podium Nbre : Extincteurs Nbre : 44 tables de 4 places et 6 rallonges 220 chaises Un fourneau simple service comprenant 4 brûleurs, four mixte et grilles Une gazinière 4 feux Une plonge à 2 bacs 2 tables en inox 2 réfrigérateurs Un lave vaisselle Divers : Possibilité, uniquement sur demande de mise à disposition de vaisselle, avec remplacement en cas de casse par LE LOCATAIRE manquant 266 verres Nbre : 200 tasses à café Nbre : 190 petites cuillères Nbre : Propre et en état de fonctionnement. Fait à VILLENEUVE EN RETZ, le Signature du LOCATAIRE Signature du représentant de la Mairie

8 Contrat N :.. ETAT DES LIEUX DE SORTIE Entre, LE LOCATAIRE et le représentant de la Mairie. Celui-ci reconnaît que: La salle polyvalente et tout le mobilier sont: Propre Sale Le hall d entrée La cuisine La petite salle La grande salle Le bar Les sanitaires En état Cassé Portes manteaux. Nbre : Les estrades Nbre : Podium Nbre : Extincteurs Nbre : Propre Sale 44 tables de 4 places et 6 rallonges 220 chaises Un fourneau simple service comprenant 4 brûleurs, four mixte et grilles Une gazinière 4 feux Une plonge à 2 bacs 2 tables en inox 2 réfrigérateurs Un lave vaisselle Divers : Possibilité, uniquement sur demande de mise à disposition de vaisselle, avec remplacement en cas de casse par LE LOCATAIRE manquant 266 verres Nbre : 200 tasses à café Nbre : 190 petites cuillères Nbre : Propre et en état de fonctionnement. Fait à VILLENEUVE en RETZ, le Signature du LOCATAIRE Signature du représentant de la Mairie

9 Contrat N :.. ETAT DES LIEUX CONTRADICTOIRE Entre, Mr Mme. et Mr Mme Contrat N : Contrat N Ceux-ci reconnaissent que: Le hall d entrée La cuisine La petite salle La grande salle Le bar Les sanitaires En état Cassé En état Cassé Nbre : Portes manteaux. Nbre : Nbre : Les estrades Nbre : Nbre : Podium Nbre : Nbre : Extincteurs Nbre : 44 tables de 4 places et 6 rallonges 220 chaises Un fourneau simple service comprenant 4 brûleurs, four mixte et grilles Une gazinière 4 feux. Une plonge à 2 bacs. 2 tables en inox. 2 réfrigérateurs. Un lave vaisselle Divers : Possibilité, uniquement sur demande de mise à disposition de vaisselle, avec remplacement en cas de casse par LE LOCATAIRE manquant manquant Nbre : 266 verres Nbre : Nbre : 200 tasses à café Nbre : Nbre : 190 petites cuillères Nbre : Propre et en état de fonctionnement. Remarques éventuelles: Fait à VILLENEUVE en RETZ, le Mr, Mme (1) Mr, Mme (1) Signature Signature