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1 Important Sont ici résumées les grandes lignes du droit du travail. La liste des sujets abordés est donc non exhaustive. Elle ne vous exempt pas de prendre connaissance d autres points non traités dans ce memento et de vous informer des particularités fixées par la convention collective applicable au sein de votre entreprise. MAJ 07/2016 Ne tient pas compte des modifications apportées par la Loi Travail : précisions attendues. Les démarches avant l embauche... Page 1 Les démarches lors de l embauche... Page 1 La déclaration de la première embauche à la DIRECCTE... Page 1 La visite médicale d embauche... Page 1 Les documents à remettre au salarié dès l embauche... Page 2 La convention collective applicable... Page 2 La prévention des risques professionnels... Page 2 Le compte personnel de prévention de la pénibilité... Page 2 Les registres obligatoires... Pages 2-3 Les affichages obligatoires... Page 3 La durée légale du travail... Pages 3-4 Les heures supplémentaires... Page 4 Les heures complémentaires... Page 5 Les congés payés... Page 5 Les arrêts liés à l état de santé du salarié... Page 6 Le compte personnel de formation... Pages 6-7 Les formalités lors du départ du salarié... Page 7 Les adresses utiles... Page 7

2 DEMARCHES A EFFECTUER AVANT L EMBAUCHE Demander une copie de la carte d identité ou de la carte de séjour du salarié ; Demander une copie de la carte de Sécurité Sociale du salarié ; Si le salarié est de nationalité étrangère, vérifier avant l embauche que celui-ci possède une autorisation de travail en cours de validité ; Si le salarié est amené à utiliser un véhicule professionnel de l entreprise, vérifier que le permis de conduire du salarié est en cours de validité (en conserver une copie). Contacter le Pôle Emploi pour obtenir éventuellement une aide à l embauche (peut déterminer le type de contrat rédigé) ; Immatriculation de l employeur à une caisse de retraite complémentaire, et aux organismes de prévoyance et de mutuelle frais de santé ; Immatriculation de l employeur auprès d une Caisse de Congés payés (pour les entreprises du Bâtiment et Travaux Publics) ; L employeur doit procéder à la déclaration préalable à l embauche (DPAE) du nouveau salarié auprès de l URSSAF ou de la caisse de mutualité sociale agricole (MSA). Cette démarche permet à l employeur de répondre aux demandes des différentes administrations susceptibles de le contrôler, et évite toutes sanctions liées, notamment, au travail dissimulé. La DPAE est obligatoire : elle doit être effectuée par tous les employeurs dans les 8 jours qui précèdent toute embauche d un salarié. Cette déclaration est à établir par voie électronique sur le site internet Après validation, l URSSAF envoie à l employeur un accusé de réception, dont un volet détachable doit être remis au salarié dès réception. Cette démarche regroupe plusieurs formalités d embauche : l immatriculation de l employeur au régime général de Sécurité Sociale lorsqu il s agit de l embauche du premier salarié (ouverture du compte employeur URSSAF) ; l affiliation de l employeur au régime d assurance chômage ; l immatriculation du salarié au régime général d assurance maladie ; la demande d adhésion à un service de santé au travail ; la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire. Elle couvre également le salarié en cas d accident du travail ou de trajet. DECLARATION DE LA PREMIERE EMBAUCHE A LA DIRECCTE L employeur doit informer l inspection du travail de l embauche par lettre recommandée avec accusé de réception, dès lors que l entreprise : procède pour la première fois à l embauche de personnel ; a cessé pendant 6 mois d occuper du personnel et en occupe à nouveau ; est transférée dans un autre lieu ou fait l objet d une extension ou d une transformation de l activité exercée ; change d exploitant. LA VISITE MEDICALE D EMBAUCHE Le salarié doit obligatoirement passer une visite médicale d embauche, en principe avant sa prise de fonctions, ou au plus tard, avant l expiration de la période d essai. C est à l employeur de prendre rendez-vous pour la visite médicale d embauche de son salarié avec le service de santé au travail dont il dépend. Pour les salariés mineurs ou ceux bénéficiant d une surveillance médicale renforcée, la visite médicale doit intervenir impérativement avant l embauche. 1

3 DOCUMENTS A REMETTRE AU SALARIE DES L EMBAUCHE l accusé de réception de la DPAE transmise à l URSSAF ; le contrat de travail. Le contrat à durée déterminée doit être remis au salarié dans le délai maximum de 48 heures suivant l embauche, le cas contraire risque de requalification en contrat à durée indéterminée ; la documentation relative à la prévoyance et à la mutuelle frais de santé ; la documentation relative à l épargne salariale s il y a lieu (le livret d épargne salarial) ; la documentation contenant les consignes de sécurité appropriées au poste que le salarié intègre (modes opératoires, fonctionnement des dispositifs de sécurité, gestes à privilégier ou à bannir, les conditions de circulation dans l entreprise, la conduite à tenir en cas d accident, etc ) ; Spécifique bâtiment : les entreprises BTP pratiquant pour leurs ouvriers une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 10 % du salaire brut soumis à cotisations doivent remettre une proposition écrite avec coupon-réponse à compléter par le salarié (option annuelle). LA CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLE Une convention collective doit obligatoirement être appliquée par l employeur si son activité entre dans le champ d application d une convention collective qui a été étendue par arrêté ministériel (déterminée par le code NAF affecté à l entreprise). L employeur doit informer le salarié de la convention collective applicable dans l entreprise. Elle doit d ailleurs être mentionnée dans le contrat de travail remis au salarié. Un exemplaire de la convention collective doit être tenu à la disposition des salariés au sein des locaux de l entreprise. PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS Tout employeur est dans l obligation d identifier les risques professionnels liés à la santé et à la sécurité des travailleurs dans son entreprise et de les transcrire sur un document unique obligatoire. Ce document doit être remis à jour au minimum une fois par an et être tenu à la disposition du médecin du travail et, sur leur demande, à la disposition de l inspecteur ou du contrôleur du travail. L employeur doit informer, lors de l embauche et chaque fois que nécessaire, les salariés des risques encourus pour leur santé et leur sécurité dans le cadre de leur travail et des mesures prises pour y remédier. Les organisations ou syndicats professionnels, le médecin du travail, ainsi que la CARSAT connaissent les conditions de travail et les risques professionnels de chaque métier, n hésitez pas à les solliciter COMPTE PERSONNEL DE PREVENTION DE LA PENIBILITE Depuis 2015, un compte individuel a été créé pour chaque salarié du secteur privé exposé à des facteurs de risques professionnels de pénibilité au-delà de certains seuils fixés par décret. Chaque salarié concerné acquière ainsi des points pour pouvoir bénéficier de dispositifs tels que le suivi d une formation pour exercer des fonctions moins pénibles, la réduction de son temps de travail sans baisse de salaire ou le départ à la retraite plus tôt. Quatre facteurs de risques sont pris en compte depuis le 01/01/2015 et six autres en plus depuis le 01/07/2016. Les salariés exposés aux facteurs de risques au-delà des seuils sont déclarés aux caisses (dont la CARSAT) via la déclaration annuelle des données sociales (D.A.D.S.) et à terme via la déclaration sociale nominative (D.S.N.). La déclaration des expositions conditionne le versement ou non des cotisations «pénibilité». LES REGISTRES OBLIGATOIRES Le registre du personnel : l employeur doit tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer, dans l ordre de recrutement, les noms et les prénoms des salariés occupés par l établissement, dates de naissance, sexes, nationalités, emplois, qualifications, dates d'entrée et de sortie de l'entreprise, types de contrat (contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)...). Ce registre contient un certain nombre de mentions obligatoires, qui doivent être conservées cinq ans, à compter de la date du départ des salariés. Il doit être tenu dans tout établissement où est employé du personnel, et par voie de conséquence pas uniquement au siège de l entreprise. 2

4 Le registre des conventions de stages : indépendant du registre unique du personnel, il permet d'assurer le suivi des stagiaires au sein de l'entreprise. Il doit comporter les mentions telles que les noms et prénoms, dates de naissance, numéros de sécurité sociale, types de convention avec date de début et date de fin, établissement scolaire, missions, rémunération. Le registre des visites médicales règlementaires : suivi des visites auprès de la médecine du travail LES AFFICHAGES OBLIGATOIRES Doivent notamment être affichés sur les lieux de travail les affichages permanents suivants : Cette obligation peut désormais prendre une autre forme que l affichage, qui peut être remplacé ou complété par un autre moyen, comme par exemple via un intranet ou en distribuant des notes d information. Information Contenu Articles du Code du Travail Inspection du travail Coordonnées de l inspecteur du travail compétent pour l établissement D Médecine du travail Coordonnées du médecin du travail D Services de secours d urgence Numéros de téléphone des services d urgence D Consignes de sécurité et Consignes incendie selon la norme NF EN ISO 7010** Noms des responsables du matériel de secours R d incendie et des personnes chargées d organiser à R l évacuation en cas d incendie. Convention collective ou accord collectif du travail Egalité professionnelle et salariale entre les hommes et les femmes Horaires collectifs de travail Intitulé de la convention collective applicable s il y a lieu (lieu et modalités de consultation) Articles L à L du Code du Travail R Horaires de travail (début et fin) et durée repos L2262-5, R à R L3171-1, D à D Repos hebdomadaire Jour et heures de repos collectifs si le repos n est pas donné le dimanche R à R Congés payés Période de prises des congés (2 mois avant le D début des congés) + ordre des départs (à D afficher 1 mois avant le départ des salariés) Harcèlement moral Texte de l article du Code pénal L Harcèlement sexuel Texte de l article du Code pénal L Texte des articles à du Code Lutte contre la discrimination à pénal (devant les locaux, ou à la porte, où se l embauche déroule l embauche) L Interdiction de fumer Document unique d évaluation des risques professionnels Règlement intérieur (obligatoire à partir de 20 salariés) Interdiction de fumer dans les locaux de l entreprise Modalités d accès au document unique d évaluation des risques professionnels Règles en matière d hygiène, de sécurité, de sanctions, etc Affichages électoraux : élections des représentants du personnel à partir de 11 salariés. R du Code de la Santé publique R à R L à L et R L employeur peut se procurer les registres et panneaux d affichage nécessaires sur le site internet LA DUREE LEGALE DU TRAVAIL La durée légale du travail est de 35 heures par semaine, soit heures par mois. Cependant, des dispositions conventionnelles peuvent prévoir une durée de travail hebdomaire supérieure ou inférieure à 35 heures. La durée maximale de travail par jour pouvant être effectuée par un majeur est de 10 heures. Les salariés doivent obligatoirement avoir un repos quotidien d une durée minimale de 11 heures consécutives. Dans certains secteurs, il est toutefois possible de déroger à cette durée de repos par convention ou accord collectif ou le cas échéant par autorisation de l Inspection du Travail sur demande. 3

5 Le temps de travail quotidien ne peut atteindre 6 heures sans que le salarié ne bénéficie d un temps de pause d une durée minimale de 20 minutes, sauf dispositions conventionnelles plus favorables. La durée maximale de travail hebdomadaire moyenne ne peut dépasser 44 heures sur une période de 12 semaines consécutives. La durée hebdomadaire absolue ne peut dépasser 48 heures (dérogation possible en cas de circonstances exceptionnelles). Le repos hebdomadaire : L employeur ne doit pas faire travailler un même salarié plus de six jours par semaine. Le repos hebdomadaire doit avoir une durée minimale de 35 heures consécutives (24 heures + 11 heures de repos quotidien). Le repos doit être donné le dimanche et doit concerner l ensemble du personnel. Des dérogations permanentes de plein droit au repos dominical existent pour les entreprises qui ne peuvent, pour des raisons techniques ou pour répondre aux besoins du public, interrompre leur activité. Durée du travail des jeunes de moins de 18 ans réglementée de la manière suivante : la durée journalière du travail effectif ne peut excéder 8 heures ; aucune période de travail effectif ininterrompu ne peut dépasser 4 heures 1/2. Au-delà, un temps de pause de 30 minutes consécutives est obligatoirement aménagé ; le repos quotidien est de 12 heures consécutives. Néanmoins, il est porté à 14 heures pour les moins de 16 ans ; la durée hebdomadaire du travail effectif ne peut dépasser la durée légale du travail, soit 35 heures. Toutefois, à titre exceptionnel et sur autorisation de l inspecteur du travail (après avis conforme du médecin du travail de l établissement), 5 heures de plus au maximum peuvent être autorisées à titre dérogatoire ; le repos hebdomadaire est fixé à deux jours consécutifs. Une dérogation est possible sous certaines conditions lorsque les caractéristiques particulières de l activité le justifient et pour les jeunes libérés de l obligation scolaire. Nota : sur autorisation de l Inspection du Travail, l emploi des jeunes de 14 à moins de 16 ans est possible pendant les vacances scolaires pour des travaux légers, la durée du travail ne pouvant excéder 35 heures par semaine ni 7 heures par jour. LES HEURES SUPPLEMENTAIRES Le contingent annuel : L employeur bénéficie d un contingent annuel d heures supplémentaires qu il peut librement faire effectuer à ses salariés. Ce contingent est fixé par accord collectif d entreprise ou de branche. A défaut d accord collectif, le contingent réglementaire est de 220 heures par an et par salarié. Les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel ouvrent droit, en plus du paiement majoré, à une contrepartie obligatoire en repos de 50 % (1 heure supplémentaire égal 30 minutes de repos dans les entreprises de 20 salariés au plus et de 100 % dans les entreprises de plus de 20 salariés). L employeur doit informer le salarié de son droit à repos compensateur dans un document annexe à son bulletin de paie, dès dépassement du contingent. La rémunération des heures supplémentaires : Le décompte s effectue par semaine civile. Toutes les heures effectuées à la demande de l employeur ou avec son accord, même implicite, décomptées à partir de la 36 ème heure sont donc des heures supplémentaires et doivent donner lieu à paiement majoré (ou à repos compensateur de remplacement). Le taux de majoration est fixé par accord d entreprise ou de branche étendu. Il ne peut être inférieur à 10 %. A défaut d accord, les huit premières heures (de le 36 ème à la 43 ème heure) doivent être majorées de 25 %. Au-delà des huit premières heures, la majoration est de 50 % (à partir de la 44 ème heure). Pas d heure supplémentaire pour les jeunes de moins de 18 ans (sauf dérogation exceptionnelle obtenue de l Inspection du Travail). 4

6 LES HEURES COMPLEMENTAIRES Le salarié employé à temps partiel peut faire des heures complémentaires, dans la limite de 10 % de la durée hebdomadaire ou mensuel prévue au contrat de travail. Cette limite peut être portée jusqu au tiers de cette durée par convention ou accord de branche étendu. Les heures complémentaires ne peuvent avoir pour effet de porter la durée du travail du salarié au niveau de la durée légale de travail. Les heures complémentaires effectuées dans la limite de 10 % des heures prévues au contrat sont payées majorées au minimum de 10 %. Celles effectuées au-delà, et dans la limite du tiers de la durée prévue au contrat donnent lieu à une majoration de 25 %. Lorsque pendant une période de 12 semaines consécutives ou pendant 12 semaines au cours d une période de 15 semaines, l horaire moyen réellement effectué par un salarié à temps partiel a dépassé de 2 heures au moins par semaine (ou l équivalent mensuel de cette durée) l horaire initialement prévu au contrat, ce dernier est modifié. Un avenant au contrat doit être établi. LES CONGES PAYES L employeur est tenu d accorder un congé annuel et le salarié est tenu de le prendre. Le congé ne peut pas être remplacé par une indemnité, sauf en cas de rupture du contrat de travail en cours d année ou de fin de contrat à durée déterminée. L acquisition des congés payés s apprécie par année de référence, soit du 1 er Juin de l année précédente au 31 Mai de l année en cours. Certaines activités telles que le bâtiment et les travaux publics sont décalées du 1 er Avril de l année précédente au 31 Mars de l année en cours. Le salarié acquiert 2.50 jours ouvrables par mois de travail effectif sans pouvoir excéder 30 jours ouvrables (soit 5 semaines). Certaines absences telles que la maladie ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif pour l acquisition des congés payés. Cependant, les conventions collectives peuvent prévoir des modalités plus favorables. Quel que soit l'horaire de travail, le point de départ des congés est le premier jour où le salarié aurait dû travailler, et tous les jours ouvrables (du lundi au samedi) jusqu'à la reprise doivent ensuite être décomptés. Nota : le décompte peut être effectué également en jours ouvrés (à condition que le mode de calcul ne soit pas défavorable au salarié). Les salariés à temps partiel qui travaillent 4 jours ou moins se voient appliqués la même règle (car ils bénéficient des mêmes droits à congés que les salariés à temps plein). Comme pour les salariés à temps plein, la semaine compte 6 jours ouvrables, sauf jour férié. Ainsi, pour un salarié travaillant trois jours par semaine, la semaine civile comporte néanmoins six jours ouvrables. Lorsqu un jour férié tombe pendant les congés payés, ce dernier n est pas décompté ou prolonge d autant la période de congés. De plus, lorsque le total de jours de congés n est pas un nombre entier, la durée du congé doit être arrondie au nombre immédiatement supérieur. Rémunération des congés : L indemnité de congés payés est égale au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. Elle ne peut cependant être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçue s il avait travaillé pendant sa période de congés. L indemnité doit figurer sur le bulletin de paie, avec indication des dates des congés pris. Spécifique bâtiment et travaux publics : Dans le bâtiment, les congés payés ne sont pas versés par l employeur, puisqu il cotise à la Caisse de Congés Payés du Bâtiment, qui indemnise directement le salarié. Par conséquent, les périodes de congés sont déduites du salaire mensuel, en fonction des heures non effectuées à ce titre. La convention collective nationale des ouvriers du bâtiment définit précisément la méthode de calcul du taux horaire de déduction applicable aux heures non travaillées. Rapprochez-vous d un spécialiste pour plus de précisions. 5

7 LES ARRETS LIES A L ETAT DE SANTE DU SALARIE La maladie : L employeur doit établir une attestation de salaire maladie (cerfa 11135*04) et la faire parvenir au salarié, qui doit l envoyer à sa caisse de Sécurité Sociale pour versement des indemnités journalières (formalité dorénavant possible par internet sur le site Indemnisation : à compter du 8 e jour d absence maladie (premier jour si accident du travail), tout employeur est dans l obligation de verser un complément de salaire au salarié ayant au moins un an d ancienneté (sauf dispositions de la Convention Collective applicable plus favorables). Cette garantie est de 90 % du salaire brut (déduction faite des indemnités journalières perçues de la Sécurité Sociale) pendant 30 jours, puis % pendant les 30 jours suivants (durées augmentées de 10 jours par période entière de 5 ans d ancienneté sans pouvoir dépasser 90 jours par période). Le salarié doit avoir justifié son absence dans les 48 heures (certificat médical) et doit être pris en charge par la Sécurité Sociale pour être indemnisé. Ces modalités peuvent être plus favorables selon la convention collective appliquée. L accident de travail : Dès qu il a connaissance d un accident de travail ou de trajet, l employeur doit avertir la CPAM du salarié dans les 48 heures par le biais de la déclaration d accident du travail (cerfa 14463*02) dans laquelle doivent être indiquées les circonstances de l accident (envoi LR/AR conseillé). Parallèlement, une feuille d accident (cerfa 11383*02) est également remise au salarié par l employeur, afin de lui permettre de bénéficier du tiers payant et de la gratuité des soins. Cette feuille est conservée par le salarié. Elle doit être présentée systématiquement au praticien qui dispense les soins chaque fois qu une ordonnance est effectuée. Chacun doit attester de sa prestation en complétant la page 2 du document. L employeur doit également établir une attestation de salaire (cerfa 11137*03) et la faire parvenir au salarié, qui doit l envoyer à sa caisse de Sécurité Sociale pour versement des indemnités journalières (formalité dorénavant possible par internet sur le site La visite de reprise : Tout salarié de retour d un arrêt de travail doit faire l objet d une visite de reprise par le médecin du travail, après une absence d au moins 30 jours suite à un accident (du travail ou non professionnel) ou à une maladie non professionnelle ou encore après un congé de maternité ou un arrêt de travail pour maladie professionnelle. La visite de reprise est organisée auprès du médecin du travail à l initiative de l employeur dans les huit jours qui suivent la reprise du travail. Assurance «garantie arrêt de travail» : Les organismes de prévoyance proposent des assurances «garantie arrêt de travail», qui peuvent indemniser les salariés à la place de l employeur. LE COMPTE PERSONNEL DE FORMATION (C.P.F.) Depuis le 01/01/2015, toute personne âgée d au moins 16 ans bénéficie d un compte personnel de formation. Ce dispositif a remplacé le droit individuel de formation (D.I.F.). Il a pour objectif de permettre à tout salarié de se constituer un crédit d heures de formation, alimenté par périodes travaillées, soit pour un temps complet, 24 heures par an, dans la limite de 120 heures, puis 12 heures par an, dans la limite d un plafond total de 150 heures (sauf accord de branche plus favorable) (prorata pour les temps partiel). Ces droits sont intégralement transférables en cas de changement de situation professionnelle ou de perte d emploi. Les heures acquises au titre de l ancien dispositif «D.I.F.» au 31/12/2014 peuvent être utilisées jusqu au 01/01/2021 (heures exclues du compteur d heures C.P.F). 6

8 L employeur ne gère pas les compteurs C.P.F. ; charge à la Caisse des Dépôts et Consignations de tenir les comptes. Les salariés peuvent consulter à tout moment leur solde d heures de formation acquises, en se connectant au site internet moncompteformation.gouv.fr Lorsque le salarié mobilise son C.P.F. pour suivre une formation en dehors de ses heures de travail, il n a pas l obligation d obtenir l accord de son employeur, ni même l obligation de l en informer. Cet accord est en revanche nécessaire lorsque la formation se déroule en tout ou partie pendant le temps de travail. FORMALITES LORS DU DEPART DU SALARIE L employeur doit remettre au salarié : la dernière fiche de paie ; un certificat de travail ; un exemplaire de l attestation d assurance chômage télétransmise à PÔLE EMPLOI ; un reçu pour solde de tout compte ; Spécifique CDD : remise du Biaf (bordereau individuel d'accès à la formation) ; un dossier concernant la portabilité «prévoyance et frais de santé» (contrat < 1 mois exclu). En cas de rupture du contrat de travail ouvrant droit à indemnisation du régime chômage (hors faute lourde du salarié), l accord du 11/01/2008 modifié par l'avenant n 3 du 18/05/2009 et par la loi de sécurisation de l emploi du 14/06/2013 prévoit le maintien à l identique des garanties prévoyance et frais de santé dont le salarié a bénéficié au sein de l entreprise. Ce droit bénéficie au salarié durant la période de chômage, pour une durée égale à la durée de leur dernier contrat de travail, appréciée en mois entiers, dans la limite de 12 mois de couverture avec maintien des conditions applicables. Mutualisation généralisée du financement (coût supporté par l'entreprise et les salariés en activité). L employeur doit également signaler la radiation du salarié auprès des organismes de retraite et de prévoyance (+ Caisse de Congés Payés Bâtiment s il y a lieu), et inscrire le départ du salarié sur le registre unique du personnel. Inspection du Travail (DIRECCTE) URSSAF POLE EMPLOI Portail NET ENTREPRISES CARSAT Nord-Est Médecine du Travail Services de Santé du Bâtiment Caisse de Congés Payés du Bâtiment ADRESSES UTILES Centre des Nations 23, boulevard de l'europe BP Vandœuvre-lès-Nancy Cedex 230 Avenue André Malraux VILLERS LES NANCY rue de Metz Nancy Cedex 21 Place Carrière NANCY 62 rue de Metz NANCY 46 rue Jacquinot NANCY Tél 1 : Tél 2 : (Renseignements en législation du travail et conventions collectives) Fax : Tél : 3957 Etablir une DPAE : Tél : 3995 [ ou ] Déclarer et télérégler les cotisations : Connaître le taux de cotisation accident du travail et les risques professionnels : Tél : Tél : Tél : / Fax : Tél : / Fax :

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