GUIDE CARTE AFFAIRES CNRS conception graphique : Atalante-Paris

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1 2005 GUIDE CARTE AFFAIRES CNRS conception graphique : Atalante-Paris

2 VOTRE CARTE AFFAIRES EST STRICTEMENT 2 PROFESSIONNELLE ET PERSONNELLE COMMENT FONCTIONNE VOTRE CARTE 3 SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DU CNRS ET AGENCE COMPTABLE PRINCIPALE CE QUE VOUS POUVEZ PAYER AVEC 4 LA CARTE AFFAIRES COMMENT VOS DÉPENSES VOUS SONT 5 REMBOURSÉES QUE FAIRE EN CAS DE PERTE, DE VOL OU 6 D OPÉRATIONS FRAUDULEUSES? ASSURANCES ET ASSISTANCES 7

3 VOTRE CARTE AFFAIRES EST STRICTEMENT PROFESSIONNELLE ET PERSONNELLE Elle est établie à votre nom et comporte la mention «CNRS». En tant que titulaire de cette carte, vous êtes responsable de son utilisation, de sa conservation ainsi que de son code confidentiel. Elle fonctionne sur votre compte bancaire habituel. Lorsque vous changez d adresse ou de domiciliation bancaire, vous devez veiller à prévenir le CNRS et l agence qui a délivré la carte et leur adresser un nouveau RIB. La carte doit être restituée sur demande du CNRS et, en tout état de cause, à la date de cessation de vos fonctions. COMMENT FONCTIONNE VOTRE CARTE La carte dont vous êtes en possession est personnalisée par porteur à l initiative du CNRS : elle peut être nationale ou internationale, autoriser ou non les retraits en numéraire. Les paiements et les retraits en numéraire que vous effectuez sont autorisés dans la limite d un plafond* fixé par le CNRS. Un relevé détaillé de toutes les opérations que vous avez effectuées au moyen de la carte Affaires vous est adressé à date fixe par l agence qui a délivré la carte. Un double de ce relevé est envoyé au CNRS. Pour les paiements et les retraits, votre carte Affaires comporte un débit différé de deux mois. Ce délai court à partir de la date d arrêté des comptes par l organisme bancaire. Ceci permet au CNRS de rembourser vos dépenses professionnelles avant que votre compte ne soit débité, à condition que vous ayez transmis les pièces justificatives en temps voulu. Exemple : une dépense payée le 15/04/05 sera débitée de votre compte personnel le 30/06/05. Les frais d utilisation de la carte (cotisation annuelle et coût du différé de paiement) sont supportés par le CNRS. Ce plafond est de : * 5000 par période de 30 jours glissants pour les paiements (par exemple du 4 janvier au 3 février) ; 500 par période de 7 jours glissants pour les retraits en numéraire (par exemple du mardi au mardi). 2 3

4 CE QUE VOUS POUVEZ PAYER AVEC LA CARTE AFFAIRES LES FRAIS DE MISSIONS les frais de transport, d hébergement et de restauration vous seront remboursés dans la limite des plafonds réglementaires et sur production des pièces justificatives; les dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission autorisées par la réglementation, comme par exemple les frais de documentation scientifique sur le lieu de mission, vous seront remboursées sur production des pièces justificatives. La carte Affaires ne doit pas être utilisée, en principe, pour régler les frais d inscription aux colloques qui sont directement payés par le comptable de votre délégation. LES FRAIS DE RÉCEPTION (repas et réceptions professionnels) Ils vous seront remboursés, sous réserve de l accord de votre responsable hiérarchique, sur production des pièces justificatives. Lorsque la dépense fait l objet d un marché public (marché voyagiste par exemple), vous devez recourir aux services du titulaire du marché et n utiliser la carte que si ce marché prévoit ce mode de règlement. Sinon, la dépense doit être réglée par le comptable. Les informations vous sont fournies par votre gestionnaire ou par le service financier et comptable de votre délégation. 4 COMMENT VOS DÉPENSES VOUS SONT REMBOURSÉES Vous devez transmettre rapidement et régulièrement les pièces justificatives des dépenses à votre gestionnaire (état de frais, factures, titres de transport ), que ces dépenses aient été réglées directement par carte Affaires ou à la suite d un retrait en numéraire. La liste de ces pièces figure dans le guide «Missions» que vous trouverez sur le site rubrique «administration». La transmission rapide et régulière des pièces justificatives permet au CNRS de rembourser vos dépenses dans des délais courts afin que votre compte soit alimenté le jour où intervient le débit. Pour les missions de longue durée, contactez votre gestionnaire pour vous assurer que le débit différé permettra un remboursement de vos frais dans des délais convenables. Notez bien que le relevé d opérations fourni par l établissement émetteur de la carte ne constitue pas une pièce justificative de la dépense et que les remboursements s effectuent dans la limitedes forfaits prévus par la réglementation (hébergement, repas) ainsi que des dépenses dont la prise en charge a été autorisée par l ordonnateur (taxi, location de véhicule ). Toute utilisation de la carte ayant un caractère abusif entraîne son retrait par le CNRS. 5

5 QUE FAIRE EN CAS DE PERTE, DE VOL OU D OPÉRATIONS FRAUDULEUSES? Vous devez immédiatement mettre votre carte en opposition en contactant téléphoniquement le service compétent de l organisme bancaire auprès duquel la carte a été obtenue. Si vous n avez pas enregistré ce numéro, vous pouvez l obtenir auprès de tous les établissements bancaires et commerçants affiliés au réseau VISA, ou sur Internet Pour plus de sécurité, enregistrez vos numéros d urgence avant votre départ en mission, sur votre téléphone portable par exemple. Lors d une mise en opposition, le numéro de la carte vous sera demandé. Dans tous les cas, confirmez la mise en opposition par courrier à l établissement émetteur de la carte. Dès la mise en opposition, votre responsabilité est dégagée pour les opérations postérieures à celle-ci. Parallèlement, transmettez une copie de ce courrier à la délégation du CNRS dont vous relevez. Si vous constatez une opération frauduleuse, vous devez impérativement la contester par écrit auprès de l établissement émetteur de la carte. Parallèlement, transmettez une copie de ce courrier au service financier et comptable de votre délégation. Soyez vigilant, ne confiez pas votre carte, vous en êtes responsable. ASSURANCES ET ASSISTANCES Si vous utilisez les transports en commun ou un véhicule de location payé par carte Affaires, vous bénéficiez automatiquement de services d assurances et d assistances. Le détail des assurances et assistances liées à chacune des cartes de la gamme carte Affaires figure également dans le dossier qui vous est adressé par l agence bancaire lors de la délivrance de la carte. Pour toute information complémentaire, n hésitez pas à interroger le service financier et comptable de la délégation dont vous relevez. 6 7

6 NOTEZ DÈS À PRÉSENT LE NUMÉRO D URGENCE EN CAS D OPPOSITION: VOTRE NUMÉRO DE POLICE D ASSURANCE: LES COORDONNÉES DE LA COMPAGNIE D ASSURANCE: POUR DE PLUS AMPLES INFORMATIONS, VOUS POUVEZ ADRESSER VOS QUESTIONS À MICHÈLE RAIMBAULT: 8

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