L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET LES AUTRES ENTRETIENS OBLIGATOIRES

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1 L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET LES AUTRES ENTRETIENS OBLIGATOIRES Loi n du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale 1 Noëlle BOUQUIN

2 Plan A Les différentes formes d entretien obligatoires Rappel 1. L entretien annuel individuel des salariés sous convention de forfait annuel en jours 2. L entretien de seconde partie de carrière 3. L entretien d évaluation professionnelle 4. L entretien de début et de fin de mandat 5. L entretien de départ en formation 6. L entretien d évaluation du déroulement de la formation des jeunes en apprentissage B L entretien professionnel 1. Champ d application 2. Contenu de l entretien 3. Organisation - Déroulement de l entretien 4. Suivi de l entretien 5. Sanction 6. Qui contrôle ce dispositif Annexe : Exemple de support d entretien professionnel 2

3 A - Les différentes formes d entretien Rappel Le Code du travail met à la charge de l employeur d organiser un certain nombre d entretiens avec ses salariés. 1 L entretien annuel individuel pour les salariés sous convention de forfait annuel en jours L'employeur doit tenir un entretien annuel individuel portant sur la charge de travail du salarié, l'organisation du travail dans l'entreprise, l'articulation entre activité professionnelle et vie personnelle et familiale ainsi que sur sa rémunération (C. trav. art. L ). 3

4 2 - L entretien de seconde partie de carrière Dans les entreprises 50 salariés, l employeur devait organiser dans l année suivant le 45 ème anniversaire d un salarié un entretien professionnel afin de l informer notamment sur ses droits en matière d accès au bilan d étape professionnelle, au bilan de compétences, ou à une action de professionnalisation. Cet entretien a été supprimé par la loi du 5 mars 2014 (L. nº ). Cet entretien est désormais absorbé par l entretien professionnel dont l objet et la périodicité sont semblables. 4

5 3 - L entretien d évaluation professionnelle (C. trav. art. L et s.) L'employeur peut évaluer le travail des salariés. Il peut mettre en place des dispositifs d'évaluation (entretiens annuels notamment), lui permettant de disposer d'éléments objectifs pour justifier ses décisions notamment en matière de promotion et de rémunération, et le cas échéant des différences de traitement entre salariés. 5

6 Les dispositifs d'évaluation doivent reposer sur des critères précis, objectifs et pertinents au regard de la finalité poursuivie (Cass. soc n ). Un système d'évaluation reposant sur un classement des salariés en fonction de quotas préétablis impératifs («forced ranking») est illicite (Cass. soc n : RJS 6/13 n 425). Le «benchmark», outil de management basé sur la performance des salariés, est licite si ses modalités d'application dans l'entreprise ne sont pas une source de souffrance au travail, mettant les salariés en concurrence perpétuelle (CA Lyon n 12/06988). EXDROSIAL RH 6

7 Avant de mettre en œuvre un dispositif d'évaluation, l'employeur doit consulter le CHSCT et le Comité d entreprise. Le défaut de consultation entraîne la suspension du dispositif. Les méthodes et techniques utilisées pour l'évaluation ou le recueil des informations doivent être portées préalablement à la connaissance des salariés. Les fichiers informatisés constitués doivent être déclarés à la Cnil. Le défaut de consultation des IRP ou de déclaration permet au salarié de demander la destruction de son évaluation illicite. Le salarié a le droit de consulter les résultats de son évaluation et d'en demander une copie. Ces résultats sont confidentiels à l'égard des tiers. Le refus par un salarié de signer le compte-rendu de son entretien annuel d'évaluation et la manifestation de son désaccord avec les observations qui lui ont été faites, ne sont pas fautifs et ne justifient ni une mise à pied (CA Chambéry n ) ni un licenciement (CA Versailles n ). 7

8 4 Les entretiens de début et de fin de mandat (C. trav. art. L ) Au début de leur mandat, les représentants du personnel titulaires, les délégués syndicaux, les titulaires d'un mandat syndical, les conseillers prud'hommes, les administrateurs syndicaux de caisses de sécurité sociale et les membres des CPRI bénéficient, à leur demande, d'un entretien individuel avec leur employeur. Cet entretien de début de mandat ne se substitue pas à l'entretien professionnel biennal. Il porte sur les modalités pratiques d'exercice du mandat au sein de l'entreprise au regard de l'emploi occupé. Le représentant peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Au terme de leur mandat, les représentants du personnel titulaires ou les titulaires d'un mandat syndical disposant d un crédit d'heures annuelles de délégation ( 30 % de leur durée du travail) bénéficient d'un entretien avec leur employeur, afin de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l'expérience acquise. L'entretien de fin de mandat se confond avec l'entretien professionnel, ce dernier servant à valoriser les parcours syndicaux au terme du mandat. 8

9 5 L entretien de départ en formation dans le cadre du plan de formation Lorsqu un salarié suit une action de formation dans le cadre du plan de formation ayant pour objet le développement des compétences (catégorie 2), l'entreprise doit définir avec le salarié, avant son départ en formation, la nature des engagements réciproques des parties (art. L du Code du Travail). 6 L entretien d évaluation du déroulement de la formation des jeunes en apprentissage(c. trav. Art. L et s.) Un entretien d'évaluation du déroulement de la formation doit avoir lieu au CFA dans les 2 mois suivant la conclusion du contrat entre l'apprenti, ses parents s'il est mineur, l'employeur, le maître d'apprentissage et le formateur du CFA. 9

10 B - L entretien professionnel RAPPEL : l employeur est tenu d assurer l adaptation de ses salariés à leur poste de travail (Cass. Soc , n ). Il doit, en outre, veiller au maintien de l employabilité de ses salariés au regard notamment de l évolution des emplois, des technologies et des organisation. A défaut, il peut être condamné à verser aux salariés des dommages-intérêts ou à voir le ou les licenciements économiques intervenus être considérés comme sans cause réelle et sérieuse. C est dans ce cadre que l entretien professionnel a été mis en place pour évaluer les besoins en formation des salariés en terme de qualification et d emploi par rapport aux besoins de l entreprise. 10

11 L entretien professionnel est la pierre angulaire du nouveau système de formation. Plus qu un outil de gestion, il est le moment clé du processus de formation, un espace de dialogue et d échange préparant le départ en formation. L entretien professionnel est un entretien consacré aux perspectives d évolution des salariés en termes de qualification et d emploi et non sur le travail réalisé. Son but est : d échanger sur la situation professionnelle du salarié, de s interroger sur ses perspectives d évolution professionnelle dans le cadre de son poste actuel ou dans le cadre d un autre poste, de permettre au salarié de se projeter dans le futur. Cet entretien permet de confronter le projet du salarié avec les compétences dont l entreprise a besoin. Il permet ainsi d aborder les besoins et souhaits d évolution au regard de ce qui peut être envisagé dans le contexte de l entreprise et d évaluer les besoins de formation du salarié (C. trav. art L ). 11

12 1 - CHAMP D APPLICATION Tous les employeurs soumis au Code du travail, quelle que soit la taille de l entreprise ou leur secteur d activité, doivent faire bénéficier leurs salariés, au minimum tous les 2 ans, d un entretien professionnel (C. trav., art. L ). L entretien est une obligation pour l employeur. Il ne peut donc se contenter de le proposer puis de ne l organiser qu au profit des salariés demandeurs. De la même manière, l entretien professionnel est une obligation pour le salarié qui ne peut s y soustraire et placer de manière délibérée l employeur en situation de ne pouvoir remplir ses obligations. En cas de refus du salarié, il convient, en pratique, d acter par écrit de ce refus. Tous les salariés sont concernés quelque soit la durée du contrat de travail (CDI, CDD, Alternance) A l embauche, le salarié est informé de cet entretien biennal via son contrat de travail, un livret d accueil 12

13 Cet entretien est également obligatoire au retour de certains absences (même si le salarié a déjà eu un entretien professionnel il y a moins de 2 ans), à savoir : Congé maternité, d adoption ; Congé parental d éducation (total ou partiel). Cet entretien permet de déterminer les besoins en formation, d examiner les conséquences du congé sur sa rémunération et son sa carrière. A la demande du salarié, cet entretien peut avoir lieu avant le fin de congé ; Congé de soutien familial ; Congé sabbatique ; Période de mobilité volontaire sécurisée ; Arrêt longue maladie ; Salarié ayant un mandat syndical (C. trav. art. L ). 13

14 Tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié est effectué. Un compte rendu écrit (copie remis au salarié) permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels et d apprécier s il a : suivi un action de formation financé en tout ou partie par l entreprise, acquis une certification par la formation (RNCQ, CQP, certification reconnue par la CNCP) ou une VAE, bénéficié d une progression salariale ou professionnelle. En pratique, la date d échéance du 1 er bilan de parcours professionnel est fixée au 7 mars Cette date est établie en fonction de la date d échéance du 1 er entretien professionnel bi-annuel qui était fixé au 7 mars

15 2 - CONTENU DE L ENTRETIEN L entretien professionnel porte sur les points suivants : 1) L évolution envisageable de l emploi ou la qualification du salarié à 2 ans, 2) L évolution envisageable du salarié à 2 ans, 3) Les moyens d accès à la formation, 4) Les souhaits d utilisation du CPF et propositions éventuelles d abondement de l entreprise (Entreprise 50 salariés + accord collectif ou accord avec votre Opca). 15

16 Il peut également porter sur : 1) La politique de mobilité de l entreprise, 2) Les parcours du salarié dans l entreprise, 3) Les formations suivies et impact sur la situation du salarié, 4) Les compétences développées depuis 2 ans, 5) les compétences à développer dans les 2 ans à venir, 6) Les évolutions envisageables de l emploi occupé par le salarié d ici le prochain entretien et les compétences qui doivent être acquises pour accompagner ces évolutions, 7) Les évolutions possibles du salarié, indépendamment de celles liées à son emploi, et les compétences nécessaires pour cette évolution, 8) Les possibilités de développement des compétences et de mobilité existant dans l entreprise 9) Et le projet professionnel du salarié. 16

17 3 ORGANISATION - DEROULEMENT DE L ENTRETIEN 3.1 Calendrier Il convient de fixer les dates des entretiens suffisamment en amont de l élaboration du plan de formation. 3.2 Organisation Sauf dispositions conventionnelles contraires, l employeur détermine le contenu et les modalités de cet entretien professionnel. Sous réserve du respect de l obligation générale d exécuter le contrat de travail de bonne foi, l employeur doit donc : Prévenir le salarié suffisamment à l avance, L informer du contenu et des modalités de l entretien, Et lui indiquer les impacts possibles de cet entretien et le fait qui peut recourir gratuitement au conseil en évolution professionnelle à l issue de cet entretien. Le salarié ne peut pas se faire assister lors de cet entretien, sauf dispositions conventionnelles contraires. 17

18 Concernant l interlocuteur du salarié lors de cet entretien, ce peut être l employeur, son représentant ou un manager ayant les compétences requises pour traiter les points à aborder pendant cet entretien. En pratique, il convient d organiser une formation ou une préparation de la tenue de cet entretien professionnel pour les managers qui devront tenir ces entretiens. Ainsi l employeur ne peut pas se contenter de faire réaliser l entretien du salarié par un autre salarié chargé, par exemple, de l écouter et de recueillir ses souhaits. 3.3 Convocation La convocation est écrite et peut se faire par tout moyen (courriel, LRAR, lettre remise en main propre contre décharge ). la convocation peut être accompagnée de document permettant au salarié de préparer son entretien. Un délai raisonnable doit être laissé au salarié afin qu il puisse préparer cet entretien. 18

19 3.4 Durée de l entretien L entretien a lieu pendant le temps de travail et dure 1 heure à 1 heures 30 pour qu il soit constructif. 3.5 Formalisation de l entretien Un compte-rendu écrit est rédigé et doit comporter au moins les mentions suivantes (copie remise au salarié) : Date et motif de l entretien (périodique, retour d absence, état des lieux), Emploi, poste, fonction du salarié, Nom et fonction du responsable de l entretien, Historique du dernier entretien exposant les actions de formation dispensées, les certifications acquises, les progressions salariales ou professionnelles éventuelles. Acter ce qui a été fait et évaluer l impact des formations suivies, Éventuellement, les décisions prises sur l évolution professionnelle du salarié et les formations envisagées. (Exemple de support d entretien professionnel en annexe) 19

20 Après l entretien, il est possible d envisager de recourir : à un bilan de compétences, ou au conseil en évolution professionnel, afin d aider le salarié à construire son projet professionnel ou de formation. Le conseil en évolution professionnelle (assuré gratuitement par des organismes habilités dans le cadre du service public d orientation professionnelle), permet au salarié de faire le point sur sa situation professionnelle et, le cas échéant, élaborer et formaliser un projet d'évolution professionnelle quelle qu'en soit la nature (insertion professionnelle, mobilité interne ou externe, reconversion, reprise ou création d'activité) ou un projet de formation (art. L du Code du Travail). 20

21 4 - SUIVI DE L ENTRETIEN Il faut conserver une traçabilité des entretiens professionnels afin d éviter pour tout contentieux ou sanction ultérieure. Il faut également assurer un suivi des entretiens en informant régulièrement les salariés des suites données à leur entretien professionnel notamment en termes de formation. Ne pas assurer le suivi des entretiens peut mettre en danger la crédibilité de la démarche qui nécessite l adhésion des salariés et des managers. De plus, l absence de propositions concrètes, tels que, par exemple, un départ en formation ou la réalisation d un bilan de compétences, à l issue de l entretien, peut susciter de la frustration ou de la démotivation de la part du salarié. 21

22 Dans le cadre de ses compétences générales sur les questions intéressant l emploi et la formation professionnelle, le comité d entreprise (ou, à défaut, les délégués du personnel) doit être consulté sur la mise en œuvre de l entretien professionnel (art. L & L du Code du Travail). L employeur devra notamment détailler au comité d entreprise les modalités d organisation des entretiens au sien de l entreprise et les actions éventuellement envisagées pour favoriser sa mise en place. En outre, le comité d entreprise est informée chaque année du nombre de salariés ayant bénéficié de cet entretien professionnel et de l abondement résultant de l état des lieux récapitulatif du parcours professionnel. 22

23 5 SANCTION Dans les entreprises 50 salariés, le CPF est abondé de 100 heures de formation supplémentaire (130 heures pour les temps partiel) si au cours des 6 dernières années, le salarié n a pas bénéficié des entretiens professionnels et au moins 2 des mesures suivantes : action de formation, acquis une certification par la formation ou une VAE, bénéficié d une progression salariale ou professionnelle. L entreprise est dès lors tenu de verser à son OPCA une somme égale à ces 100 heures (ou 130 heures) x 30 uros. S il ne s exécute pas, la somme est doublée et est versée au Trésor Public. Dans les entreprises < 50 salariés, la loi ne prévoit pas de sanction spécifique en cas de manquement aux obligations liées à l entretien professionnel. Reste pour l employeur le risque de voir sa responsabilité engagée au titre du non-respect de ses obligations en matière de formation de ses salariés (Cass. Soc. 5 juin 2013, n ; Cass. Soc. 18 juin 2014, n ). 23

24 6 - QUI CONTRÔLE CE DISPOSITIF? Le premier contrôle viendra des Opca qui sont destinataires des déclarations annuelles des employeurs sur les salariés bénéficiant des abondements de 100 et 130 heures et du versement de la pénalité correspondante. Si l entreprise n effectue pas cette déclaration, l Opca peut lui réclamer. Comme pour tout dispositif légal lié au travail et à la formation, les inspecteurs du travail et les agents chargés du contrôle de la formation, peuvent contrôler sa mise en œuvre. Plus spécifiquement, si les agents constatent que le versement dû au titre du manquement aux obligations liées à l entretien professionnel n a pas été effectué ou qu il a été insuffisant, l entreprise sera mise en demeure de régulariser sa situation. À défaut, elle devra verser au Trésor public une somme égale au double de l insuffisance constatée (art. L du Code du Travail). 24

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