Word pour Windows. Charlotte von Braunschweig, Sabine Spieß, Konrad Stulle. Notions de base. 1 ère édition, janvier 2011 WW2010ZZ

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1 Charlotte von Braunschweig, Sabine Spieß, Konrad Stulle Word 2010 pour Windows Notions de base 1 ère édition, janvier 2011 WW2010ZZ

2 C Word Notions de base A propos de ce manuel...4 Premiers pas avec Word 1 Familiarisation avec Word Traitement de texte avec Word Démarrage et fermeture de Word Fenêtre d'application Word Exécution de commandes Réduction ou agrandissement de l'affichage d'un document Utilisation de l aide de Word Récapitulatif Exercice Notions de base du traitement de texte Saisie de texte et correction simple Affichage des marques de mise en forme Sélection de texte Mise en forme rapide du texte Suppression, écrasement, annulation Utilisation de la fonction CLIQUER-TAPER Particularités de la saisie de texte Impression de documents Enregistrement et fermeture de documents Création et ouverture de documents Récapitulatif Exercices Manipulation et correction de texte Déplacement et copie de passages de texte à l'aide de la souris Déplacement et copie de passages de texte à l'aide du Presse-papiers Recherche et remplacement de texte Conseils de saisie de texte Correction rapide de texte Récapitulatif Exercices...40 Mise en forme du texte 4 Notions de base de la mise en forme de texte Présentation des types de mises en forme Notions de base sur la mise en forme des caractères Application de mises en forme de caractères courantes Utilisation d'effets de texte Notions de base de la mise en forme des paragraphes Application de mises en forme de paragraphes courantes Définition de retraits dans des paragraphes Application de mises en forme Récapitulatif Exercices Mise en forme de texte avancée Notions de base des tabulations Modification des tabulations avec la souris Modification des tabulations dans la boîte de dialogue Utilisation des listes numérotées et à puces Options des listes numérotées et à puces Utilisation de bordures, lignes et trames Récapitulatif Exercice Mise en forme à l'aide de styles Utilisation des styles Modification rapide de la mise en forme des styles Création ou modification de styles Récapitulatif Exercices Mise en forme de documents 7 Modification de la mise en page Notions de base de la mise en page Modification des marges, de l'orientation et de la taille Utilisation de sauts de pages Répartition de texte en colonnes Coupure des mots Définition de l'arrière-plan de page Récapitulatif Exercices Insertion d'illustrations dans des documents Utilisation d'illustrations Insertion d'illustrations Redimensionnement et déplacement des illustrations Insertion d'images et de clips Modification des formes Mise en forme graphique de texte avec WordArt Récapitulatif Exercice Tableaux Insertion de tableaux Sélection de parties d'un tableau et suppression du contenu Positionnement et alignement de tableaux Ajustement de la largeur de colonne et de la hauteur de ligne Modification de la structure du tableau Traçage d'un tableau Mise en forme de tableaux Mise en forme de tableaux à l'aide de styles Conversion de tableau en texte et inversement Récapitulatif Exercice HERDT-Verlag

3 Contenu C Impression et gestion de documents 10 Impression de documents Utilisation de l'aperçu avant impression Définition de paramètres de mise en page Astuces d'impression Impression d'enveloppes et d'étiquettes Récapitulatif Exercice Gestion de documents Informations sur la gestion de fichiers Organisation des documents Recherche de documents Récapitulatif Enregistrement, protection et envoi de documents Récupération des documents non enregistrés Enregistrement de documents dans d autres formats Ouverture de documents dans un autre format Utilisation des documents dans différentes versions de Word Définition des propriétés de document Protection de documents Envoi de documents par courrier électronique (Outlook) Récapitulatif Automatisation de la création de textes 13 Utilisation de modèles de documents Notions de base sur les modèles de documents Utilisation de modèles de documents existants Création de modèles de documents personnalisés Utilisation et modification de modèles personnalisés Modèle de document Normal Récapitulatif Exercice Automatisation de la saisie de texte Vérification de documents Notions de base de la vérification orthographique et grammaticale Vérification de l'orthographe et de la grammaire Définition des options de vérification de document Vérification de textes en langue étrangère Utilisation de la fonction de correction automatique Recherche de synonymes Récapitulatif Exercice Création d'un publipostage Notions de base du publipostage Démarrage du publipostage Fusion de la source de données Ajout et mise en forme de champs de fusion Vérification et préparation du publipostage Création d'un répertoire et impression d'étiquettes d'adresses Récapitulatif Exercice Mise en forme de documents de plusieurs pages Notions de base sur les en-têtes et pieds de page Création d'en-têtes et pieds de page avec des blocs de construction Mise en forme d'en-têtes et pieds de page personnalisés Définition des paramètres d'en-tête et de pied de page Insertion de numéros de page dans les en-têtes et pieds de page Ajout d'une page de garde Création d'une table des matières Récapitulatif Exercice Raccourcis clavier utiles Illustration du clavier Index Utilisation de l'insertion automatique Insertion et modification d'insertions automatiques Insertion et modification de zones de texte Insertion de symboles ou de la date et de l'heure Récapitulatif Exercice HERDT-Verlag 3

4 Insertion d'illustrations dans des documents 8 Disposition de plusieurs illustrations en niveaux Si vous avez placé plusieurs illustrations sur une page, il peut leur arriver de se chevaucher. Pour placer une illustration à l'avant-plan, procédez comme suit : ou Sélectionnez l'illustration correspondante et activez l'onglet FORMAT. Dans le groupe ORGANISER, cliquez sur le bouton AVANCER ou RECULER. Si vous disposez de trois illustrations ou plus, vous pouvez cliquer sur le bouton fléché et sélectionner l'option METTRE A L'ARRIERE-PLAN ou METTRE AU PREMIER PLAN pour placer les illustrations tout à l'arrière-plan ou à l'avantplan. Groupement d'illustrations Les objets groupés se comportent comme un seul objet et peuvent donc être mis en forme, déplacés et alignés en une seule opération. Sélectionnez les illustrations à rassembler dans un groupe, ex. en cliquant dessus tout en maintenant la touche " enfoncée. Dans l'onglet FORMAT, groupe ORGANISER, cliquez sur le bouton. Sélectionnez l'option GROUPER. L'option DISSOCIER permet de dissocier les objets qui composent un groupe sélectionné. 8.4 Insertion d'images et de clips Masquage du fond d'une image ou d'un clip Dans l'onglet FORMAT, groupe TAILLE, cliquez sur la partie supérieure du bouton ROGNER. Pour redimensionner l'image, faites glisser l'une des quatre poignées dans la direction désirée et cliquez hors de l'image. HERDT-Verlag 89

5 8 Word Notions de base Pour donner à l'image une forme particulière, ex. une forme de flèche ou de cœur, cliquez sur la partie inférieure du bouton ROGNER. Pointez sur l'option ROGNER A LA FORME et sélectionnez la forme désirée. Pour rogner l'image à un format particulier (ex. 1 : 1 pour un carré), cliquez sur la partie inférieure du bouton ROGNER et sélectionnez l'option RAPPORT HAUTEUR-LARGEUR. Définissez le rapport hauteur-largeur avec l'option correspondante. Attribution rapide d'effets à des images et à des clips Vous pouvez attribuer des bordures et des effets aux illustrations à l'aide de styles rapides spéciaux. Les styles rapides associent des bordures et des effets d'image. Sélectionnez l'image à modifier. Dans l'onglet FORMAT, groupe STYLES D'IMAGES, cliquez sur le bouton pour afficher tous les styles rapides. Pointez sur un style adéquat. Les mises en forme correspondantes sont affichées sur l'illustration sélectionnée dans le document. Cliquez sur le style désiré. Modification des bordures et effets Les bordures et effets d'image peuvent également être attribués individuellement ou personnalisés, s'ils ont été attribués à l'aide de styles rapides. Sélectionnez l'image. Pour définir la couleur de la bordure, cliquez sur le bouton BORD DE L'IMAGE dans l'onglet FORMAT, groupe STYLES D'IMAGES. Sélectionnez la couleur de la bordure dans le sous-menu. 90 HERDT-Verlag

6 Insertion d'illustrations dans des documents 8 Pour modifier les effets, cliquez sur le bouton EFFETS DES IMAGES dans l'onglet FORMAT, groupe STYLES D'IMAGES. Pointez sur un effet (ex. BISEAU ) et sélectionnez le format désiré dans le sous-menu. Vous pouvez sélectionner d'autres effets pour les associer. Modification des couleurs des images Pour modifier la luminosité, le contraste et la couleur des images et des clips, Word propose différents outils dans l'onglet FORMAT, groupe AJUSTER. Sélectionnez l'image ou le clip concerné. Pour définir la luminosité, le contraste et la netteté, cliquez sur le bouton CORRECTIONS. Pointez sur un aperçu pour appliquer cette correction à l'image. Cliquez sur l'aperçu désiré pour appliquer les paramètres. HERDT-Verlag 91

7 Impression de documents Astuces d'impression Impressions spéciales Appuyez sur les touches " p pour afficher l'aperçu avant impression. (1) Impression des propriétés du document Outre le contenu du document, vous pouvez imprimer les propriétés du document, ex. un tableau des propriétés (cf. section 12.5) ou une liste des entrées d'insertion automatique. Sous la zone PARAMETRES, cliquez sur la première zone de liste. Sélectionnez les éléments à imprimer dans la zone de liste PROPRIETES DU DOCUMENT. (2) Impression recto-verso sur une imprimante normale Si l'imprimante ne peut imprimer qu'en recto, vous pouvez effectuer manuellement des impressions recto-verso en imprimant d'abord le recto, puis en replaçant le papier dans l'imprimante et en imprimant le verso. Il est conseillé d'effectuer d'abord un test d'impression pour vérifier dans quel sens les pages doivent être placées dans l'imprimante. Dans la deuxième zone de liste, sélectionnez l'option IMPRIMER MANUELLEMENT EN RECTO VERSO. Lancez l'impression avec le bouton IMPRIMER. Replacez les pages déjà imprimées dans l'imprimante. Veillez à les placer correctement et dans le bon ordre. Confirmez le message affiché avec OK pour poursuivre l'impression. (3) Mise à l'échelle de l'impression Vous pouvez imprimer des documents dans un autre format de papier sans modifier leur mise en page : Dans la dernière zone de liste, cliquez sur l'option METTRE A L'ECHELLE DU PAPIER et sélectionnez le format de papier. Word ajuste automatiquement la taille de la police, des images et des autres objets. Insertion de l'icône de l'aperçu avant impression Après avoir activé l'onglet ACCUEIL, cliquez sur la flèche à côté de la barre d'outils Accès rapide et sélectionnez l'option APERÇU AVANT IMPRESSION ET IMPRIMER. Vous pouvez ainsi accéder rapidement à l'aperçu avant impression en cliquant sur le bouton. HERDT-Verlag 115

8 10 Word Notions de base Annulation de la tâche d'impression Pour annuler une tâche d'impression, vous pouvez sélectionner l'option correspondante sur l'imprimante (ex. tâche ANNULER) ou annuler la tâche d'impression sous Windows : Dans la zone de notification de la barre des tâches de Windows, double-cliquez sur l'icône de l'imprimante et sélectionnez la tâche d'impression concernée. Appuyez sur la touche. et répondez à l'invite par OUI. Définition des bacs de papier pour le document en cours Si une imprimante possède plusieurs bacs de papier, le bac par défaut est défini à l'aide des propriétés d'impression. D'autres paramètres peuvent néanmoins être utilisés pour le document en cours : par exemple, vous pouvez choisir un autre bac pour la première page, afin de l'imprimer sur un papier spécial et d'imprimer les autres pages sur du papier normal. Ouvrez l'aperçu avant impression, ex. à l'aide des touches " p, et cliquez sur le lien Mise en page sous la zone PARAMETRES. Activez l'onglet PAPIER et sélectionnez les bacs de papier désirés dans les zones de liste PREMIERE PAGE et AUTRES PAGES Impression d'enveloppes et d'étiquettes Impression d'enveloppes Pour imprimer des enveloppes, procédez comme suit : ou Dans l'onglet PUBLIPOSTAGE, groupe CREER, cliquez sur le bouton ENVELOPPES. Dans l'onglet ENVELOPPES, saisissez l'adresse du destinataire ou sélectionnez une adresse à l'aide du bouton. Saisissez votre adresse ou sélectionnez-la à l'aide du bouton. Cliquez sur le bouton OPTIONS. Sélectionnez ensuite la taille de l'enveloppe dans la zone de liste TAILLE D'ENVELOPPE et cliquez sur OK. Démarrez l'impression avec le bouton IMPRIMER. Cliquez sur le bouton AJOUTER AU DOCUMENT pour enregistrer l'enveloppe avec le document. 116 HERDT-Verlag

9 14 Word Notions de base 14 Automatisation de la saisie de texte Dans ce chapitre, vous apprendrez à créer et utiliser des insertions automatiques insérer des blocs de construction convertir un texte en zone de texte insérer des symboles, ainsi que la date et l'heure dans un document Connaissances requises Utilisation de modèles de documents Utilisation d'illustrations 14.1 Utilisation de l'insertion automatique Définition d'une insertion automatique Une insertion automatique est un bloc de construction reproductible qui est créé une fois et est ensuite disponible dans tous les documents. Ces textes sont enregistrés sous un raccourci. Pour insérer le contenu d'une insertion automatique, il suffit de saisir l'abréviation correspondante, qui sera remplacée par l'insertion automatique. Vous pouvez enregistrer un contenu quelconque dans une insertion automatique, y compris des mises en forme : des mots, passages de texte ou paragraphes complets des tableaux des illustrations Exemple : Le fichier d'exemple Camping-cars contient le profil d'entreprise de Campingcars SARL. Vous aimeriez en enregistrer certains mots et passages de texte comme insertions automatiques afin de pouvoir les réutiliser dans des courriers ultérieurs sous forme de blocs de construction. Insertion automatique Logo Insertion automatique Cam Insertion automatique TypeA Insertion automatique TypeB Les blocs de construction sont des groupes d'éléments partiellement prédéfinis et partiellement personnalisés. Outre les insertions automatiques, les blocs de construction comprennent également les zones de texte, les pages de garde, les numéros de page, les en-têtes et pieds de page, ainsi que de nombreux autres éléments prédéfinis de Word. 140 HERDT-Verlag

10 Automatisation de la saisie de texte 14 Création d'une insertion automatique Sélectionnez le mot ou le passage de texte et cliquez, dans l'onglet INSERTION, groupe TEXTE, sur le bouton QUICKPART. Sélectionnez l'option INSERTION AUTOMATIQUE, puis ENREGISTRER LA SELECTION DANS LA GALERIE D'INSERTION AUTOMATIQUE. S'il existe déjà des insertions automatiques, elles apparaissent dans une liste au-dessus de l'option. Saisissez une abréviation pour l'insertion automatique dans la zone de texte. Word ne distingue pas les majuscules et les minuscules dans le nom des insertions automatiques. Au besoin, vous pouvez ajouter une description. Elle sera alors affichée comme info-bulle pour l'insertion automatique. Cliquez sur OK. Dans la zone de liste ENREGISTRER DANS, l'option NORMAL indique que l'insertion automatique sera enregistrée dans le modèle Normal et sera donc disponible dans tous les documents futurs. Si vous avez créé un modèle de document personnalisé, vous pouvez également y enregistrer des insertions automatiques. Pour ce faire, ouvrez le modèle ou un document créé avec ce modèle et sélectionnez le modèle personnalisé dans la zone de liste ENREGISTRER DANS lors de la création de l'insertion automatique. Vous pouvez également créer une insertion automatique rapidement en sélectionnant le passage concerné et en appuyant sur les touches A > Insertion et modification d'insertions automatiques Intégration d'une insertion automatique Placez le curseur à l'endroit d'intégration de l'insertion automatique. Tapez le raccourci de l'insertion automatique et appuyez sur la touche >. ou Dans l'onglet INSERTION, groupe TEXTE, cliquez sur le bouton QUICKPART. Pointez sur l'option INSERTION AUTOMATIQUE et sélectionnez l'insertion automatique désirée dans la liste. HERDT-Verlag 141