APPEL D OFFRES. Correspondant Notre référence Votre référence Date info@icci.be EV/svds le 10 septembre 2015

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1 APPEL D OFFRES Correspondant Notre référence Votre référence Date info@icci.be EV/svds le 10 septembre 2015 Concerne : Développement par un cabinet de révision d un programme de travail et d un rapport standards «quick scan» ainsi que d une lettre type de mission pour les pouvoirs locaux 1 Introduction L ICCI est une fondation privée constituée par l Institut des Réviseurs d Entreprises (IRE) qui a notamment pour mission de fournir de l information objective et scientifique sur des questions ayant trait au révisorat d entreprises. Pour plus d informations concernant l ICCI, il est renvoyé au site internet 1. Audit indépendant des comptes annuels des pouvoirs locaux La directive européenne 2011/85/UE (art. 3.1.) requiert que la Belgique dispose tant au niveau fédéral qu aux niveaux fédéré (Communautés et Régions), provincial et local, d une comptabilité publique fiable soumise à un contrôle interne efficace et à un audit indépendant, réalisés conformément aux normes internationales. Dans l optique de la transposition de la directive 2011/85/UE, le 10 avril 2014 deux lois ont été adoptées. Celle-ci modifient les lois budgétaires et comptables du 16 mai 2003 (Communautés et Régions) et du 22 mai 2003 (Etat fédéral) et confient à la Cour des comptes la compétence de certifier leurs comptes généraux au plus tard à partir des comptes de l année budgétaire Toutefois, la certification des comptes des provinces, communes, CPAS et zones de police belges n a jusqu ici pas été intégrée dans la réglementation. En ce qui concerne les comptes annuels des communes et CPAS flamands, l Agentschap Binnenlands Bestuur (agence de l administration intérieure) fait office de centrale des bilans pour les contrôles de cohérence. L agence ne contrôle cependant pas en détail la fiabilité de ces comptes, ni les règles d évaluation retenues. A Bruxelles et en Wallonie, les communes sont également soumises au contrôle de leurs tutelles administratives respectives : Bruxelles Pouvoirs locaux et la Direction générale opérationnelle 1 On entend ici par pouvoirs locaux les villes, les communes, les CPAS, les régies autonomes communales, les ASBL communales, les zones de police et les zones de secours. 1/9

2 des Pouvoirs locaux. Ceci n est pourtant pas conforme au prescrit de la directive 2011/85/UE. Une approche intégrée du contrôle interne et de l audit indépendant peut apporter une solution. La «satellisation» ou le fractionnement des activités des communes au moyen d ASBL (inter)communales a atteint une telle envergure dans certaines communes que celles-ci ne disposent pratiquement plus d une vue globale sur la situation financière de leurs entités autonomisées. L intervention du réviseur d entreprises au niveau des comptes communaux doit être étudiée afin qu elle devienne, dans le respect des règles d indépendance, une véritable valeur ajoutée pour les communes. Une des façons d y parvenir est d identifier l ensemble des charges et engagements de la commune, y compris celles de ses différentes entités (CPAS, ASBL, régies autonomes, etc.), et de leur offrir un soutien pratique afin qu elles puissent se conformer aux nouvelles exigences européennes en matière du SEC Il convient de remarquer que les administrations locales belges font partie des rares administrations au sein de l UE à ne pas être soumises à un audit financier annuel indépendant de leur information financière, empêchant ainsi de garantir la fiabilité de leurs comptes (J. CHRISTIAENS, L. ACKE et C. VANHEE, «Naar een modern financieel management bij de Vlaamse overheid en de Vlaamse lokale besturen?», Tax, Audit & Accountancy (TAA), mai 2012, p. 25). A la lecture du troisième considérant de la directive 2011/85/UE, l IRE arrive au constat que l Union européenne peine à envisager un audit indépendant sans les auditeurs externes comme les cours des comptes et les réviseurs d entreprises. Les divers entretiens avec les représentants des cabinets compétents des différents gouvernements régionaux ont révélé que : - la lecture de la notion d «audit indépendant» ne concorde pas tout à fait avec le point de vue de l IRE ; - les Régions ne disposent actuellement pas des moyens nécessaires à la mise en œuvre d un contrôle plénier des pouvoirs locaux ; - les Régions sont toutefois ouvertes à une telle mise en œuvre, à condition que les avantages pour l administration soient démontrés. Pour la profession, le défi consiste à proposer un service qui puisse être mis en pratique et dont les avantages sont prouvés. La notion de «quick scan» semble remplir ces conditions. 2/9

3 2. Objectif : développer un «quick scan» adapté aux spécificités des pouvoirs locaux 2.1. Généralités Les réviseurs d entreprises sont prêts à s organiser au moyen de séminaires, de journées d études et de sessions d information pour être en mesure de satisfaire à la demande de mener l audit exigé par la directive ou de participer étape par étape à sa mise en œuvre. Une possibilité est de développer un «quick scan», en s appuyant sur le modèle d un audit limité à un ou plusieurs thèmes déterminés au préalable avec les pouvoirs locaux, comme (la conformité (compliance) avec) le cadre légal, le contrôle interne (présence de mesures minimales de gestion), la cohérence des informations financières générées et l appréciation du risque de fraude (IRE, Mémorandum aux gouvernements. Élections mai 2014, p ). Le cadre de référence pour cet audit est la norme International Standard on Related Services (ISRS) 4400, «Engagements to Perform Agreed-upon Procedures Regarding Financial Information». Le «quick scan» à développer devra être construit autour des quatre thèmes suivants : 1) conformité (compliance) avec le cadre légal ; 2) mesures de gestion de contrôle interne portant sur la production d états financiers ; 3) mesures en matière de prévention de fraude ; et 4) qualité du reporting financier Discussion de ces quatre thèmes Il est indiqué de partir des risques. Le niveau de maturité de l entité est déterminé en fonction des mesures de gestion que l entité a élaboré afin de réduire les risques à un niveau acceptable. A) Conformité (compliance) avec le cadre légal A titre d exemple : Risque : la législation en matière de marchés publics dans le cadre des achats n a pas été suivie. Maturité des mesures de gestion : B) Mesures de gestion de contrôle interne portant sur la production d états financiers A titre d exemple : Risque : le traitement des dossiers au niveau du contenu, de la comptabilité et du trésorerie se fait par la même personne. Maturité des mesures de gestion : 3/9

4 C) Mesures en matière de prévention de fraude A titre d exemple : Risque : au sein de l entité tout le monde peut lancer des offres et faire des commandes. Maturité des mesures de gestion : D) Qualité du reporting financier A titre d exemple : Risque : il n y a pas d enregistrement systématique des engagements avec un impact financier ni des dettes, sûretés, engagements et provisions (y compris hors bilan). Maturité des mesures de gestion : En ce qui concerne les quatre thèmes ci-dessus le «quick scan» devra apprécier le degré de progression et établir un modèle de scores à cet effet. Le scoring devra se faire en fonction du langage COSO. En fonction du score, le modèle devra contenir des propositions d avis de progression. Lors du développement du «quick scan» il y aura deux phases à distinguer : déterminer les questions de contenu du «quick scan» d une part et élaborer un outil et une méthodique pratique afin d arriver à une approche uniforme et constante de qualité d autre part. Le «quick scan» devra assurer une uniformité maximale sur le plan de l approche (et de documentation), de l appréciation et du reporting. Le «quick scan» ne se substitue pas à un contrôle plénier, mais doit permettre de rendre les chiffres plus fidèles, d identifier et de mettre au jour les principaux risques pour les pouvoirs locaux, et d évaluer la façon d y remédier en concertation avec les autorités prudentielles. Le «quick scan» a comme objet d offrir une vision claire, rapide et totalement indépendante des éléments essentiels des états financiers communaux. En outre, il comprend une approche uniforme et un rapport standard qui permettent d'effectuer un benchmarking et de fournir des données statistiques de qualité, vérifiées lors de la phase d'input, à l'institut des comptes nationaux. Ainsi, l'on se conforme progressivement aux exigences budgétaires européennes. En outre, le «quick scan» des comptes communaux est de nature à augmenter la confiance des créanciers et donc à abaisser le coût de la dette et à faciliter le financement communal futur. Ceci permettrait de fournir un aperçu des charges et engagements de la commune et de ses entités qui, bien qu'elles soient indépendantes d'un point de vue juridique, relèvent de sa structure économique. L objectif de ceci est d identifier la situation financière consolidée et de déterminer si la situation financière d autres entités a un impact sur les comptes communaux. De cette façon il serait possible d identifier la situation financière consolidée et de déterminer quel peut être l impact de la situation financière d autres entités sur les finances communales. Ceci peut 4/9

5 conduire à l établissement de procédures pour déterminer le niveau de l endettement consolidé et pour apprécier la qualité du plan pluriannuel. Lors de sa réunion du 19 décembre 2014, le Conseil de l IRE a décidé de financer le projet «quick scan» et de désigner un cabinet de révision pour l établissement du programme de travail standard. Le prototype du quick scan doit être : - basé sur la confiance mutuelle ; - acceptable pour toutes les autorités prudentielles des pouvoirs locaux des trois Régions, en tenant compte des cadres règlementaires quelque peu différents ; - attrayant en raison de la valeur ajoutée offerte par son niveau de détail suffisant ; et - conçu comme une aide à la préparation d un contrôle plénier. Concrètement, le programme de travail et le rapport standard du «quick scan» doivent être développés par un cabinet de révision, en tenant toutefois compte des spécificités de la réglementation des pouvoirs locaux des trois Régions (Bruxelles-Capitale, wallonne et flamande) et en concertation avec les autorités prudentielles des pouvoirs locaux et les associations coordinatrices des pouvoirs locaux au sein des trois Régions. Dans une seconde phase, un autre cabinet de révision testera le programme de contrôle et le rapport standard du «quick scan» auprès d une commune flamande, d une commune wallonne et d une commune bruxelloise. Il est important de rappeler qu en l espèce, le révisorat ne fait pas concurrence à la Cour des comptes, qui n est pas compétente pour les pouvoirs locaux, à l exception des provinces. 3. Champ d application L élaboration du programme de travail et du rapport standards ainsi que de la lettre type de mission du «quick scan» porte sur les comptes des communes belges et leurs différentes entités (CPAS, ASBL, régies autonomes, etc.) : 5/9

6 Mission Modèle de lettre de mission Méthode de contrôle Template à individualiser contenant: - une description de la mission ; - un inventaire de la documentation à préparer par l entité contrôlée (CAP: client assistance pack) ; - des listes de questions qui doivent permettre de remplir le programme de cotation (scoring cf. supra). Programme Idéalement, l output comprend un programme électronique qui inclut: a) score - une méthode de scoring qui doit permettre de mesurer la maturité de l organisation ; et - cette méthode doit contenir des explications suffisantes en vue de garantir l uniformité des scores. b) input - par type de risque, des questions qui doivent aboutir à un score (le score obtenu doit être motivé) ; et - exemples de recommandations, qui doivent être adaptées en fonction du score obtenu. c) output - une synthèse des scores dont la maturité peut être déduite sous la forme d un rapport standard, qui contient des propositions d amélioration. Périmètre Le périmètre du «quick scan» peut toutefois être adapté aux besoins de l'entité qui y fait appel et se limiter à l'entité et ses obligations hors bilan. Dans cette optique, le «quick scan» doit être modulable et le rapport, bien que standardisé, doit tenir compte du périmètre convenu. 6/9

7 4. Méthode de travail Le programme de travail à développer, ainsi que le rapport standard y afférent, doit être basé sur la norme International Standard on Related Services (ISRS) 4400, «Engagements to Perform Agreed-upon Procedures Regarding Financial Information». Le rapport standard est fondé sur les procédures convenues prévues par des normes internationales (description de constatations de faits) : Conçu comme un outil d aide à la préparation d un audit plénier, le périmètre du «quick scan» pourra être adapté aux besoins de l entité qui le demande. En ce sens, le «quick scan» est modulable et le rapport, bien que standardisé, tiendra compte du périmètre convenu ; Coût : p. ex. paramètres à développer en fonction du nombre d habitants de la ville ou de la commune en question et du nombre de ses entités ; Nombre de jours de travail : à convenir en fonction des besoins p. ex. 15 jours/homme pour une commune «moyenne» et 25 jour/homme pour une ville «moyenne» permettront d arriver à un premier diagnostic ; et Rapport à délivrer dans le mois du «quick scan». Il sera créé un comité d accompagnement, composé de membres de la Commission secteur public de l IRE dont le cabinet ou le réseau n a pas participé à l appel d offres. Le comité d accompagnement sera également présent ou représenté lors de toutes les réunions avec les parties prenantes des pouvoirs locaux. Le comité sera également informé de manière régulière sur l avancement des travaux, sans toutefois participer activement au développement du programme de travail et du rapport standards. 5. Collaboration avec un autre cabinet Le soumissionnaire peut envisager de mener le projet en collaboration avec un autre cabinet de révision. Dans ce cas, l offre doit mentionner cette collaboration. Cependant, l ICCI souhaite conclure l accord avec un seul cabinet de révision, qui assume l entière responsabilité de la réalisation et de la finalisation du projet. 6. Réunion d information Une réunion d information, comprenant en particulier une session de questions et réponses dans le cadre de cet appel d offres, aura lieu le 12 octobre 2015 de 12h30 à 13h00 dans les locaux de l Institut des Réviseurs d Entreprises, boulevard Emile Jacqmain 135 à 1000 Bruxelles. 7/9

8 7. Calendrier La date limite de remise des offres est fixée au 9 novembre 2015, à 12h00. Les offres doivent être envoyées ou remises sur place à l adresse suivante : Centre d'information du Révisorat d'entreprises (ICCI) A l attention de Monsieur Erwin VANDERSTAPPEN, Délégué général Boulevard Emile Jacqmain BRUXELLES Les offres doivent être déposées en trois exemplaires datés et signés par la personne qui mènera le projet. Le Conseil d Administration de l ICCI prendra une décision sur les offres le 18 novembre Le projet devra être initié le 1 er décembre 2015 et être finalisé au plus tard le 1 er mars Le calendrier pour les entretiens et l établissement du programme de travail et du rapport doit être déterminé par le soumissionnaire et repris dans l offre. En cas de retard dû au soumissionnaire, l amende pour réception tardive du projet est fixée à 0.07 % de la valeur de la mission par jour calendrier de retard, avec un maximum de 5 %. 8. Fixation du prix Le prix proposé par le cabinet de révision doit comprendre tous les frais et taxes liés à l exécution de la mission, y compris la TVA, le cas échéant. A l exception de ceux repris explicitement dans l offre, aucun frais additionnel ne pourra être imputé à l ICCI pour l exécution de la mission. Le cabinet de révision prévoit un prix total en euros, avec mention du nombre total d heures de travail, compte tenu des éléments suivants : - le coût des collaborateurs, leur niveau de formation et leur expérience dans le domaine de l audit sur le plan du contrôle des personnes morales de droit public ; et - les coûts liés aux entretiens, à l accès à des bases de données ainsi qu au traitement des données. Le cabinet de révision mentionne également le tarif horaire pour les prestations complémentaires. Il convient également de préciser les modalités de paiement. 8/9

9 9. Critères d attribution La mission sera attribuée au cabinet de révision qui obtient le meilleur score sur la base des critères suivants : - 70 % qualité de l offre (cf. supra, points 2, 3, 4 et 7 en ce qui concerne le calendrier) ; et - 30 % fixation du prix. L ICCI se réserve le droit de ne pas attribuer la mission. L ICCI n est pas tenu de justifier son choix ni à l égard des différents soumissionnaires, ni à l égard des tiers. 10. Droit de propriété intellectuelle L ICCI est le propriétaire du programme de travail et du rapport standards ainsi que de la lettre type de mission du quick scan, mais cède le droit d utiliser le programme de travail et le rapport standards ainsi que la lettre type de mission du «quick scan» à condition qu une information claire soit donnée en qui concerne son droit d auteur (copyright) /9