GROUPE DE TRAVAIL REGIONAL GT1 Gestion des risques en balnéothérapie Anne Bardet EPSILIM

Transcription

1 Journée technique des gestionnaires de risque du Limousin 17/2/2011 Hôpital de Jour Baudin CRRF André Lalande Sainte- Feyre GROUPE DE TRAVAIL REGIONAL GT1 Gestion des risques en balnéothérapie Anne Bardet EPSILIM

2 Plan Objectifs du groupe de travail Mode de fonctionnement Méthodes utilisées Analyses de processus, QQOQCP, AMDEC Visites de risques en établissement Mise en œuvre Résultat Points forts / Limites Conclusion 2

3 Objectifs du groupe de travail 3

4 Objectifs Elaborer une cartographie des risques en balnéothérapie avec un focus sur deux aspects prioritaires : La prise en charge de l urgence La prise en charge des usagers extérieurs à la structure (associations ). Etablir un plan d actions en maîtrise de risques pour l établissement 4

5 Mode de fonctionnement 5

6 Officialisation du projet 6

7 Organisation Une réunion de lancement Janvier 2010 (comité de pilotage élargi) Cinq réunions de travail avec le PEMSS Des travaux d intersession en établissement, Avec les professionnels de santé Une réunion de restitution Octobre 2010 Une première présentation régionale du travail Décembre

8 Objectifs des réunions avec le PEMSS Définir la méthode de travail Choisir les méthodologies à utiliser Créer une représentation commune du processus Faciliter la mise en œuvre de la méthodologie et permettre une expertise méthodologique Harmoniser le vocabulaire Mutualiser le travail 8

9 Objectifs des travaux d intersession Donner la parole aux acteurs des différentes phases du processus Créer des synergies Permettre de mettre en avant la relation «client-fournisseur» interne Les acteurs: kinésithérapeutes, médecins, hygiénistes, aidessoignantes, aides-malades, équipes assurant le nettoyage, les contrôles de constantes, la maintenance 9

10 Méthodes utilisées 10

11 Couplage de plusieurs approches Une approche préventive interne, l AMDEC (Analyse des Modes de Défaillance de leurs Effets et de leur Criticité) Délimitation du périmètre à étudier Description du processus principal et des processus connexes Analyse des étapes de processus (méthode QQOQCP) Réalisation des trois AMDEC 11

12 Couplage de plusieurs approches Une approche préventive externe, la visite de risques observation de l organisation des locaux recevant le public (Accueil en balnéothérapie, sas, vestiaires, local de balnéothérapie avec la piscine) observation des locaux destinés aux professionnels et permettant le fonctionnement de la balnéothérapie Une approche à postériori signalement des évènements indésirables analyse des questionnaires de sortie 12

13 Délimitation du périmètre Deux flux principaux dans le processus principal Prise en charge de patients en balnéothérapie Accueil d usagers externes De l entrée à la sortie du bâtiment / de la balnéothérapie 13

14 Délimitation du périmètre Les exclusions: Certains processus communs à tous les types de prise en charge (ex: admissions) Certaines natures de risques: Le risque infectieux en lui-même (voir recommandations du CCLIN). On part du principe que l organisation à analyser intègre des dispositifs visant à prévenir ces risques Les risques professionnels en général (DU) 14

15 Outils Analyse des processus (processus principal de prise en charge du patient -PP-) (processus transverses -PT-) Description des étapes élémentaires QQOQCP (non documenté ici) AMDEC (non documenté ici) 15

16 En interne PP: processus principal (PEC du patient) PT: processus transversaux Prescription médicale Sur questionnaire ou certificat médical En externe Patient hospitalisé HDJ domicile Noth, Baudin Structure de soins Libéraux (prépa accouchement) Associations (pers. surpoids) PP1-Pré-Visite en vue de HdJ ou pré-admission PP2-Préparation PP3-Programmation PP4-Accès Balnéo Provenance des Patients Gymnase Chambre Douche et rhabillage si Mgen Peignoir perso Noth ou usagers Extérieur Sas / Accès PP7- Départ patient/ usager Processus organisationnels PT1 Gestion des situations d urgence PP6-Local de balnéothérapi PT2 Respect de la réglementation e PT3 Formation des professionnels aux spécificités de la balnéo PP5-Vestiaire PP6-Local de balnéothérapie Déshabillage Douche avec savon Pédiluve Rééducation en bassin 30 à 45 mn Pédiluve Rhabillage Douche Processus techniques PT4 Entretien des locaux et matériels PT5 Maintenance locaux recevant les usagers et locaux techniques PT6 Contrôles par internes et organismes externes 16

17 Les étapes du processus principal PP1-Pré-Visite en vue de HdJ ou pré-admission E1- Réaliser la consultation médicale E2- Prescrire la prise en charge en balnéothérapie PP2-Préparation PP3-Programmation PP4-Accès balnéo PP5-Vestiaire PP6-Local de balnéo PP7- Départ patient/ usager E1- Accueillir et informer le patient/ expliquer l'environnement E2- Examiner le patient E3- Prescrire les séances de balnéothérapie (si pas d étape «pré-visite») E4- Informer les thérapeutes E5- Permettre l'accueil d'usagers externes E1- Réévaluer l'état du patient avant sa PEC en balnéothérapie E2- Rédiger un programme de travail E3- Planifier la PEC en balnéothérapie E1- Permettre l accès et la sortie des usagers, professionnels / instances de contrôle E2- Condamner (ou limiter) l accès au local E3- Informer les usagers et les professionnels E1- Permettre la préparation des professionnels E2- Permettre la préparation des usagers E3- Informer les usagers E1- Permettre la préparation des professionnels en l absence de vestiaires dédiés E2- Passer par le pédiluve et se déplacer entre le pédiluve et le bassin E3- Prendre en charge le patient en séance E1- Aller dans la chambre ou dans l établissement E2- Quitter l établissement 17

18 Les étapes des processus transversaux PT1 Gestion des situations d urgence PT2 Respect de la réglementation E1- Informer les professionnels E2- Informer les usagers E3- Prendre en charge l urgence PT3 Formation des professionnels aux spécificités de la balnéo E1- Former les professionnels E2- Former les remplaçants ou nouveaux-venus E3- Répéter les gestes d urgence en fonction de scénarios pré-établis PT4 Entretien des locaux et matériels E1- Stocker les produits et matériels d entretien E2- Nettoyer les vestiaires E3- Nettoyer et entretenir le local et les matériels de balnéothérapie PT5 Maintenance des locaux recevant les usagers et locaux techniques E1- Assurer les opérations de maintenance du local de balnéothérapie E2- Assurer la maintenance des dispositifs de soins / levage du local E3- Stocker les produits chimiques E4- Assurer la maintenance du système de traitement de l eau de balnéothérapie E5- Assurer la maintenance du système de traitement de l air PT6 Contrôles par internes et organismes externes E1- Assurer la prise de constantes E2- Analyser la qualité de l eau et de l air E3- Analyser les surfaces E4- Identifier les conduites à tenir en faisant appel à l expertise de tutelle si nécessaire E5- Mettre en place les défenses par rapport aux écarts significatifs 18

19 Mise en oeuvre 19

20 Préparation des outils Mise en place d un support informatique commun, sous forme de fichier «Excel». Chaque onglet du fichier désigne une étape du processus Les onglets dénommés «PP» correspondent aux différentes phases du processus principal Les onglets dénommés «PT» correspondent aux processus transverses 20

21 S U P P O R T 21

22 Rapprochement des données Nettoyage des fichiers Réorganisation de certaines données Vérification des cotations Concaténation des données pouvant l être Etapes élémentaires de processus Causes / Effets / Actions 22

23 Résultats 23

24 Formatage du résultat Tableau de résultat dans le corps du rapport avec, par phase de processus, puis par étape: Décomposition en étapes élémentaires Description des défaillances potentielles Indication de la priorité de traitement Propositions d actions 24

25 La priorité de traitement Une difficulté majeure pour le tableau de synthèse: Des échelles de cotation différentes, d un établissement à l autre. Instauration de niveaux de priorité associées à un code couleur (principe des feux tricolores). P1 : priorité 1, en rouge. P2 : priorité 2, en jaune. P3 : priorité 3, en vert. 25

26 Risques majeurs / processus principal Patient et/ou usager externe: Non prise en compte des contreindications (Risque infectieux) Chute (risque accru en zones humides ) Noyade Malaise Risque électrique Difficultés aux «transferts» Impossibilité à donner l alerte Programme de rééducation inadapté Procédure d urgence peu lisible 26

27 Axes d amélioration/ processus transverses Professionnels: Gestion de l urgence Respect de la réglementation notamment pour l accueil d usagers externes Formation des personnels (et entretien du niveau de formation) Malaise, noyade, chute Organisation: Méthodes de travail (entretien des locaux, stockage et manipulation des produits chimiques) Maintenance préventive 27

28 Extrait du tableau de résultats PP1-Pré-Visite en vue de HdJ ou pré-admission Etapes élémentaires Défaillances des étapes élémentaires Niveau de priorité Proposition d actions E1- Réaliser la consultation médicale Vérifier l'identité du patient Pas de vérification de l'identité P3 Bracelet d identification Recueillir les données médicales fournies par le patient Erreur médecin traitant P3 Confirmation par le patient de l'adresse du médecin traitant Analyser le dossier médical Erreur de dossier patient Absence d éléments P3 P2 Examiner le patient Absence de prise en compte des contre-indications P1 *Mettre à disposition des médecins une «check-list» des contre-indications en balnéothérapie (comprenant ci cutanées *Alerte informatique pour les rappels de contre-indications 28

29 Points forts Limites 29

30 Points forts Implication des gestionnaires de risques Approche collégiale des risques et des solutions pouvant être mises en œuvre pour sécuriser cette activité de soins. Accord sur un langage commun, permettant d asseoir la discussion entre établissements sur un socle commun. Création de synergie inter-établissements, permettant l échange sur les pratiques. Possibilité de mutualiser les résultats à plus grande échelle. Dynamique des visites de risques 30

31 Limites Techniques / méthodologiques: Peu de remontée d évènements indésirables (difficulté à évaluer la fréquence de survenue des problèmes) Difficultés à identifier le cadre réglementaire de fonctionnement et à obtenir un avis juridique Cotations différentes d un établissement à l autre Humaines: Turn over dans le groupe de travail Disponibilité de l ensemble des acteurs. 31

32 Conclusion 32

33 Des perspectives Constitution d une base régionale de réglementation applicable relative à la balnéothérapie, pour Intégration des résultats dans les cartographies des risques régionales (GT3 - A) Consultation des autres établissements proposant l activité de balnéothérapie pour avis avant diffusion 33