Maîtrisez le partage mobile de fichiers

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1 Livre blanc Services de fichiers et de réseau Maîtrisez le partage mobile de fichiers À qui devriez-vous confier les intérêts de votre entreprise? L accès et le partage mobiles de fichiers ne sont pas un simple engouement du moment, ils sont en passe de devenir une véritable nécessité pour votre personnel. Si vous n offrez pas de solution sécurisée et viable permettant aux utilisateurs en déplacement d utiliser et de partager des fichiers, ce sont eux qui prendront les choses en main. Et vous savez comment cela se termine habituellement : les données d entreprise sont alors stockées sur des services cloud grand public. Vous avez peut-être déjà une longueur d avance sur cette tendance et peut-être recherchez-vous des solutions d accès et de partage mobiles de fichiers plus adaptées aux entreprises? Sachez que nombre d entre elles ne garantissent pas la sécurité dont vous avez besoin, brident la productivité des utilisateurs et génèrent un surcroît de travail pour les équipes informatiques déjà beaucoup trop sollicitées.

2 Livre blanc sur les Services de fichiers et de réseau Maîtrisez le partage mobile de fichiers Évaluation des types d offres en matière d accès mobile aux fichiers L accès et le partage mobiles de fichiers ne sont pas un simple engouement du moment, ils sont en passe de devenir une véritable nécessité pour votre personnel. Si vous n offrez pas de solution sécurisée et viable permettant aux utilisateurs en déplacement d utiliser et de partager des fichiers, ce sont eux qui prendront les choses en main. Lors d une étude menée par SkyDox en juin 2012, 66 % des employés interrogés ont admis qu ils utilisaient des plates-formes libres de partage de fichiers pour partager des documents d entreprise, et pour 55 % d entre eux, sans que leur service informatique en soit informé. Les gains de productivité et les économies de temps que leur procure cette possibilité d accès aux fichiers, partout et à tout moment, constituent une motivation suffisante pour qu ils hasardent les données de l entreprise sur des offres de cloud grand public sans tenir compte des risques associés. Mais les services informatiques ne peuvent se permettre d ignorer ces risques. Quant à vous, vous êtes sans doute terrifié à l idée de ce que font les utilisateurs mobiles de ces précieuses ressources numériques. Mais comme toujours, vous devez trouver le juste milieu entre gouvernance d entreprise et besoins des utilisateurs. Vous êtes peut-être déjà à la recherche de solutions d accès et de partage mobiles de fichiers plus appropriées à l environnement d entreprise. Si tel est le cas, nous vous en félicitons. Mais sachez que parmi les différents types de solutions proposées sur le marché, beaucoup ne garantissent pas la sécurité dont vous avez besoin, brident la productivité des utilisateurs et génèrent un surcroît de travail pour les équipes informatiques déjà beaucoup trop sollicitées. Services cloud grand public Les entreprises qui laissent les utilisateurs libres de s organiser en matière d accès mobile aux fichiers découvrent qu ils choisissent le plus souvent des services cloud grand public tels que Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Il est en effet plus facile pour les utilisateurs de s inscrire à ces services et ils peuvent de surcroît commencer à les utiliser immédiatement. Mais ces services se concentrent principalement sur la facilité d utilisation par le plus grand nombre et non sur la sécurité indispensable aux entreprises. Le risque est de se retrouver un jour ou l autre à la une des journaux avec des problèmes de pannes et de failles de sécurité. Non seulement ces services n assurent pas de contrôle d authentification et n offrent pas les garanties de sécurité d entreprise que vous avez instaurées dans votre propre infrastructure, mais ils empêchent la gouvernance. Vous avez peu de contrôle, voir aucun, sur les fichiers que les utilisateurs peuvent stocker (et partager) par l intermédiaire de ces services. Qu arrive-t-il aux fichiers d entreprise enregistrés dans le compte de stockage sur le cloud d un employé si ce dernier démissionne ou est licencié? Dans tous les cas, les services de stockage sur le cloud grand public vous privent de votre pouvoir de protection de la propriété intellectuelle et de prévention des fuites de données. Dans le cadre de vos responsabilités informatiques, votre rôle est de devancer cette tendance en fournissant une meilleure solution. 2

3 Services cloud pour entreprises Pour combler le vide laissé par les services cloud orientés grand public en termes de sécurité, sont apparus d autres services cloud privilégiant les besoins des entreprises. Ces services essaient de se placer sur le terrain du contrôle et de la sécurité d entreprise en donnant aux administrateurs informatiques la capacité de gérer les droits d accès et les stratégies d authentification. Cette offre de sécurité d entreprise et de contrôle informatique ne manque pas d attrait, surtout lorsqu elle s accompagne d autres promesses, comme celle de vous libérer du fardeau que représentent l hébergement et la gestion de l infrastructure de stockage. Elle peut même passer pour une solution idéale répondant de manière sécurisée aux besoins d accès et de partage mobiles des fichiers de vos utilisateurs. Mais n allons pas si vite. Ces prétendus services de stockage sur le cloud pour entreprises ont trois défauts principaux. Duplication des efforts de gestion Le premier défaut de ces services cloud d accès mobile aux fichiers destinés aux entreprises est de vous obliger à refaire le travail de gestion déjà réalisé. Vous avez probablement passé plusieurs années à mettre en place et à peaufiner les contrôles de sécurité et les privilèges d accès aux données de votre entreprise. Or, ces solutions exigent de vous que vous repreniez entièrement ce processus complexe, mais cette fois en utilisant leurs propres outils de sécurité au lieu de ceux que vous connaissez déjà et en lesquels vous avez confiance. Vous devez de surcroît gérer séparément la sécurité de votre infrastructure de données interne existante et celle de la nouvelle infrastructure hébergée. Espaces de stockage de données vides Le deuxième défaut de ces services cloud d entreprise pour utilisateurs mobiles, et peut-être le plus important même s il est souvent ignoré, est le problème de la migration des données de votre infrastructure d entreprise vers le cloud. Il faut envisager la question de manière réaliste : combien de semaines, de mois d efforts vous faudra-t-il pour déplacer tous ces fichiers vers votre nouvel espace de stockage dans le cloud? Faut-il tous les déplacer? Ou certains seulement? S agit-il d un véritable déplacement ou seulement d une copie qui vous laissera une version dupliquée des données? Comment savoir exactement de quels fichiers vos utilisateurs auront besoin dans le cloud? Le fait est que le service informatique laisse en général aux utilisateurs le soin d en décider. D une certaine manière, c est logique. Mais en vous déchargeant de cette responsabilité sur les utilisateurs, vous n avez aucune garantie qu ils feront le nécessaire pour tirer parti de ce nouveau service dans lequel vous aurez investi. Le choix se résume alors à deux options : la solution grand public, dans laquelle les utilisateurs ont déjà stocké leurs fichiers, et le nouveau service pour entreprise, qui restera un espace de stockage vide jusqu à ce vos utilisateurs décident d y copier ou d y déplacer du contenu. Une situation qui ne favorise guère la stratégie et le contrôle. Duplication des fichiers et contrôle des versions Lorsque vous copiez des fichiers depuis l espace de stockage de votre entreprise vers un service cloud hébergé, vous finissez le plus souvent par être confronté à des problèmes de duplication des fichiers et de contrôle des versions. Les utilisateurs ne savent pas ou ne se rappellent pas toujours quels fichiers ont été déplacés sur le cloud. Ils peuvent très bien travailler sur une version d un fichier dans le cloud et une semaine après apporter des modifications à la version qui est stockée sur le serveur de fichiers de l entreprise. Cette éventualité est encore plus probable et plus problématique lorsqu il s agit de fichiers partagés et que différents utilisateurs travaillent sur différentes versions stockées dans divers espaces de stockage. Certains de ces prétendus services cloud pour entreprises comportent des outils d audit destinés à résoudre ces problèmes de contrôle des versions. Mais ils ne s avèrent efficaces que si vous avez effectué une migration complète de vos fichiers. Solutions hybrides dans le cloud/ sur site Pour remédier à certaines déficiences manifestes des services cloud pour entreprises, quelques fournisseurs ont commencé à proposer un service hybride pour l accès et le partage mobiles des fichiers. Même s ils ont pour objectif de déplacer la plupart de vos fichiers vers le cloud, ces services hybrides vous permettent de stocker certains fichiers dans le service cloud du fournisseur et d autres sur site, dans le datacenter de l entreprise. En donnant aux entreprises la possibilité d exploiter leur propre infrastructure de datacenter pour l accès et le partage mobiles de fichiers, ces solutions hybrides font sans aucun doute un pas dans la bonne direction. Après tout, le stockage sur site ne permet pas seulement aux entreprises d exercer plus de contrôle et de surveillance sur leurs données, il leur permet également de satisfaire aux exigences de réglementation et de conformité. Malheureusement, ces solutions hybrides ont de nombreux défauts en commun avec les services cloud pour entreprises. Allocation d un nouvel espace de stockage distinct Même si les services hybrides permettent à l entreprise de tirer parti de ses équipements et de son datacenter sur site, celle-ci a néanmoins la charge d allouer un nouvel espace de stockage distinct pour héberger les données mobiles. Il est évident que les mouvements de données entre une ancienne et une nouvelle zone de données sur le même site ne représentent pas un travail aussi colossal qu un déplacement de tous ces téraoctets via l Internet. Mais il reste des questions en suspens, notamment quels fichiers déplacer, à qui confier la tâche de les déplacer et comment gérer la duplication potentielle des données. 3

4 Livre blanc sur les Services de fichiers et de réseau Maîtrisez le partage mobile de fichiers Absence de véritable intégration avec le système de fichiers existant Le problème majeur est que même si vos données mobiles restent sur site, vos partages de fichiers mobiles ne sont pas réellement intégrés à vos autres partages de fichiers existants. Certaines solutions hybrides offrent un certain niveau d intégration avec Active Directory, mais vous êtes tout de même en présence d un nouveau système de fichiers. Une fois de plus, pour les données déplacées dans ce nouveau système, vous êtes confronté à la lourde tâche de recréer et reconfigurer tous les contrôles d accès aux fichiers précédemment établis. Au lieu de gérer une seule infrastructure de système de fichiers, vous êtes dans l obligation de gérer deux infrastructures distinctes. Comme avec les services cloud d entreprise, la gestion de votre solution hybride exige que vous utilisiez d autres d utilitaires de gestion. Investissement dans des processus de gestion de données supplémentaires Ces services hybrides ajoutent de la complexité à votre environnement. Du fait qu ils ne s appuient pas réellement sur votre service de fichiers existant, ils ne tirent pas non plus parti de tous les processus que vous avez mis en place pour gérer vos données. Par exemple, comment allez-vous sauvegarder ces nouveaux espaces de stockage mobiles? Quelle est l ampleur de la tâche nécessaire au remaniement de vos services de sauvegarde existants pour qu ils englobent ces nouvelles zones de stockage? Serez-vous contraint d investir pour déployer de nouveaux services de sauvegarde? Quels autres workflows et services devrez-vous reconfigurer pour les adapter à une solution hybride d accès et de partage mobiles de fichiers? Solutions sur site intégrées au système de fichiers En cherchant à générer plus de productivité mobile, les solutions et services évoqués jusqu à maintenant augmentent les risques auxquels les entreprises sont exposées, rendent la gestion plus complexe ou ne parviennent pas à répondre aux besoins des utilisateurs ; certains cumulent même plusieurs de ces défauts. La meilleure façon d éviter les pièges de l accès et du partage mobiles de fichiers est d opter pour une solution qui permet simplement à l entreprise d utiliser les fichiers et systèmes de fichiers déjà en place. Exploiter les fichiers, système de fichiers, processus et contrôles existants Que ce soit sur site ou dans le cloud, les utilisateurs n ont pas besoin d un autre jeu de fichiers ou d un autre espace de stockage pour accéder aux données lorsqu ils sont en déplacement. Ils souhaitent simplement pouvoir accéder à leurs fichiers existants et les partager, là où ils sont déjà stockés. Par ailleurs, le service informatique a déjà suffisamment à faire sans y ajouter la charge d un autre système de fichiers à gérer et des nouveaux outils indispensables pour y parvenir. Ce dont l entreprise a besoin, c est de mobiliser les systèmes de fichiers existants de manière à utiliser l infrastructure de sécurité, les contrôles d accès aux fichiers et les processus de gestion des données dans lesquels elle a déjà investi. Partage collaboratif sécurisé et bien plus encore Même lorsqu il s agit d une offre sur site intégrée au système de fichiers, vous devez vérifier qu elle présente toutes les fonctionnalités nécessaires à vos utilisateurs. En plus d un accès mobile aux fichiers suffisamment intuitif, utilise-t-elle votre propre infrastructure de sécurité? Les contrôles des partages de fichiers et des téléchargements mobiles offrent-ils la granularité requise pour répondre aux normes et stratégies en vigueur dans votre entreprise? La solution permet-elle aux utilisateurs mobiles de rechercher facilement et rapidement le contenu dont ils ont besoin dans les partages de fichiers auxquels ils ont accès? Offre-t-elle des fonctionnalités collaboratives intrinsèques pour les fichiers partagés ou les utilisateurs doivent-ils toujours recourir aux messages électroniques ou à d autres formes de communication pour fournir un contexte aux fichiers qu ils ont partagés? Seul Novell Filr répond à toutes ces exigences et vous garantit l intégration complète au système de fichiers sur site dont vous avez besoin, ainsi que l accès mobile aux fichiers et le partage collaboratif qu attendent vos utilisateurs. Accès mobile aux fichiers et partage à la portée du service informatique Novell Filr offre aux utilisateurs un accès facile aux fichiers de l entreprise, où qu ils se trouvent et quel que soit le périphérique utilisé, tout en laissant au service informatique le contrôle total du processus. Cette solution vous assure l accès mobile aux fichiers et le partage collaboratif souhaités par les utilisateurs, mais selon un modèle d entreprise qui s appuie sur votre infrastructure existante et sur les contrôles déjà mis en place. En vous permettant d utiliser vos propres serveurs de fichiers, vos fichiers existants et les droits d accès déjà établis pour votre système de fichiers, elle vous évite d avoir à gérer des services tiers ou de créer et gérer des zones de stockage hybrides. Qu il s agisse de solutions sur site ou dans le cloud, malgré toutes leurs promesses, les autres fournisseurs d accès mobile aux fichiers ne soutiennent pas la comparaison avec l approche parfaitement équilibrée de Novell Filr : 4

5 Utilisation et respect des contrôles d accès et quotas mis en place, de sorte que les droits d accès des groupes et utilisateurs régissant les dossiers privés et en réseau dans votre entreprise s appliquent également aux accès mobiles Intégration transparente avec les dossiers existants des utilisateurs, notamment les répertoires privés et les partages réseau, leur permettant ainsi un accès mobile sécurisé à tous les contenus de l entreprise dès le premier jour Utilisation des véritables références d authentification des utilisateurs pour l accès aux fichiers, de façon à garantir l accès aux seules personnes autorisées et à fournir un suivi d audit Connexion gérées entre des serveurs de fichiers existants et vos noeuds d extrémité, notamment des périphériques Windows, Mac, ios, Android et BlackBerry, ainsi que des navigateurs Web standard Machine virtuelle non intrusive et simple à installer, sans nécessité de déployer des agents de serveurs, d étendre votre schéma ou d investir dans de nouveaux équipements de datacenter Prise en charge de plusieurs banques de données d identité, notamment Microsoft Active Directory et NetIQ edirectory Intégration native du système de fichiers avec Microsoft Windows Server et Novell Open Enterprise Server (protocoles CIFS et NCP) Pas de migration ni de duplication des fichiers puisqu ils restent sur les serveurs de fichiers existants de l entreprise Synchronisation de fichiers simple d emploi avec suivi Contrôle granulaire des téléchargements mobiles de fichiers Contrôle granulaire du partage de fichiers, et notamment capacité de déterminer les fichiers et dossiers que les utilisateurs sont autorisés à partager en interne ou en externe Garder l informatique sous contrôle et donner satisfaction aux utilisateurs mobiles À la différence d autres solutions mobiles d accès aux fichiers et de partage de fichiers collaboratif, Novell Filr a été conçu à la fois pour l entreprise et pour l utilisateur, avec pour résultats moins de tâches administratives, davantage de sécurité et plus de satisfaction pour les employés. Novell Filr vous permet de tirer parti de la sécurité et des mesures de protection des données que vous avez mises en place, tout en offrant aux utilisateurs la possibilité de profiter, comme ils le souhaitent, d un accès facile aux fichiers, où qu ils se trouvent et quel que soit le périphérique utilisé. Au final, les utilisateurs obtiennent ce qu ils veulent et vous gardez le contrôle de la propriété intellectuelle que représentent les fichiers de votre entreprise. Pour découvrir comment vos utilisateurs peuvent bénéficier des gains de temps et de productivité liés à l accès mobile aux fichiers et au partage collaboratif, sans compromettre les objectifs de l entreprise, visitez le site ou contactez Novell au

6 Veuillez contacter votre revendeur Novell agréé ou contactez Novell directement : Novell France Tour Franklin La Défense Paris la Défense Cédex France Tél : (33) Fax : (33) Novell Luxembourg S.à r.l. Route de Longwy, 57 L-8080 Bertrange Luxembourg Tél : Fax : Novell, Inc South Novell Place Provo, UT États-Unis FR / Novell, Inc. Tous droits réservés. NetIQ est une marque déposée et edirectory est une marque commerciale de NetIQ Corporation aux États-Unis et dans d autres pays. Novell et le logo Novell sont des marques déposées de Novell, Inc. aux États-Unis et dans d autres pays. Toutes les marques commerciales de fabricants tiers appartiennent à leur propriétaire respectif.