P R E M I E R M I N I S T R E MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA REFORME DE L ETAT ET DE LA FONCTION PUBLIQUE

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1 P R E M I E R M I N I S T R E MINISTERE DE LA DECENTRALISATION, DE LA REFORME DE L ETAT ET DE LA FONCTION PUBLIQUE Institut Régional d Administration de Bastia Quai des Martyrs de la Libération BP BASTIA Cedex C.C.T.P Cahier des Clauses Techniques Particulières Etabli en application du code des marchés publics MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE Relatif à la fourniture de matériel, la mise en œuvre et la maintenance d une solution de visioconférence et prestations associées Numéro de nomenclature communautaire CPV : Matériel de visioconférence

2 IRA DE BASTIA QUAI DES MARTYRS DE LA LIBERATION BP BASTIA CEDEX FOURNITURE DU MATERIEL, MISE EN ŒUVRE ET MAINTENANCE D UNE SOLUTION DE VISIOCONFERENCE ET PRESTATIONS ASSOCIEES Cahier des charges 1 OBJECTIF ET PERIMETRE DU PROJET PRÉSENTATION DE L EXISTANT ARCHITECTURE TECHNIQUE Organisation physique Réseau : CONTENU DU PROJET DESCRIPTIF TECHNIQUE SOLUTION DE VISIOCONFERENCE Principales fonctionnalités Principales caractéristiques techniques Précisions complémentaires OptionS PRESTATIONS Déploiement de la solution Transfert de compétences et formation MAINTENANCE Période de garantie Services de maintenance Composition de l offre et Critères de sélection des offres ANALYSE DE L OFFRE :...9 CCTP_Visio 2

3 1 OBJECTIF ET PERIMETRE DU PROJET L IRA de Bastia envisage l acquisition d un système de visioconférence qui aura pour objectif : * de faciliter la communication : Avec la DGAFP (déjà équipée), Entre les IRA au nombre de 5, * D effectuer des visites de stages dans le cadre de la formation initiale, * D avoir des contacts réguliers avec les commanditaires de rapports sur commandes (autres administrations), * D organiser des formations à distance, dans le cadre de la formation Initiale, continue ou pour la Classe préparatoire intégrée. * D organiser des réunions avec différents partenaires (Préfecture en RNIS) La mise en œuvre d un système de visioconférence à l IRA de Bastia devrait malgré les frais d investissement et de fonctionnement, apporter un gain de temps et donc de productivité. Une réunion de deux heures à Paris mobilise l agent toute la journée. Elle permettrait également de diminuer les couts relatifs aux déplacements comme par exemple les billets d avions, les frais d hôtel et les frais de restaurant. La Visio conférence peut-être le moyen de se libérer de certaines contraintes fonctionnelles, budgétaires et logistiques, permettant ainsi une augmentation des échanges entre les différents partenaires. De plus la Visio s inscrit parfaitement dans le cadre des notes relatives à la réduction de l empreinte carbone des administrations. 2 PRÉSENTATION DE L EXISTANT 2.1 Architecture technique ORGANISATION PHYSIQUE Le local technique contenant l ensemble des serveurs, les routeurs, les arrivées de lignes est situé dans les locaux du service informatique, a peu prêt au milieu de l établissement de 3000 m², les autres baies au nombre de 4 sont reliées par fibres optiques. L ira possède environ 180 micro-ordinateurs, 6 serveurs RESEAU : Dans l établissement il existe 2 réseaux, un administratif et un pédagogique Ces 2 réseaux sont gérés par un routeur de type Netasq qui assure la sécurité (firewall), notre connexion internet, un vpn. L Ira bénéficie d une liaison 4 Mo SDSL (oléane), reliée sur ce netasq et une ligne adsl, indépendante (orange). La solution proposée pourra utiliser l un ou l autre de ces réseaux. Un réseau Wifi protégé par une clé WEP, existe également, sur le réseau pédagogique CCTP_Visio 3

4 3 CONTENU DU PROJET Le projet consiste en la fourniture d équipements, la formation d une équipe de 3 à 6 personnes à l installation et à l utilisation de la solution, la prestation de mise en oeuvre, la maintenance de la solution pour une durée de trois ans. Dans un premier temps, il conviendra d équiper 2 salles : Une première dite «salle du conseil» d une superficie d environ 100 m² qui permet d accueillir jusqu'à une vingtaine de personne et selon le schéma de principe cicontre La seconde salle de type bureau (environ 20 m²) situé au centre des services administratifs et pouvant accueillir jusqu'à 4 personnes maximum. 3.1 DESCRIPTIF TECHNIQUE SOLUTION DE VISIOCONFERENCE Le soumissionnaire proposera deux équipements de visioconférence répondant à la norme HD (720p et/ou Full Hd) : - Le pont de Visio conférence, - La caméra, - Le micro, - L écran 42 pouces ou plus, - Le meuble d installation des matériels PRINCIPALES FONCTIONNALITES Les principales fonctionnalités de la solution doivent au minimum être les suivantes : - Le système est destiné à mettre en relation par visioconférence un groupe de personnes en point à point, mais offrira aussi la possibilité visioconférences en multipoint avec plusieurs sites distants (4 minimum), internes (réseau privé Ira) ou externes (connexion de sites via internet et/ou Numeris). - Le dispositif doit permettre de voir et de parler aux interlocuteurs ainsi que de partager des applications et/ou des documents. CCTP_Visio 4

5 - Le système doit offrir la possibilité de diffuser vers les autres sites ce qui est affiché sur l écran d un PC avec la qualité nécessaire liée au partage de graphiques, tableaux, applications multimédia, etc - Différentes possibilités d affichage simultané des correspondants et de la diffusion de contenus. Par exemple, la possibilité de partager un écran avec l image de la salle distante et l affichage d un document ou au contraire, d afficher l image de la salle distante sur l écran et de projeter le document partagé par vidéoprojecteur. - Le système de visioconférence sera d une utilisation facile sans l intervention d un technicien expert. - Il doit être possible de participer à une visioconférence à partir d un PC (Windows ou Mac/OS) équipé d une Webcam et d un équipement audio grâce à un client qui sera fourni par le prestataire Le soumissionnaire précisera alors le mode de connexion. Le PC sera considéré alors comme un site distant. - Il doit être possible de participer à une visioconférence à partir d un Smartphone ou Tablette (Sous IOS et Androïd, avec Développement Windows 8) - Le produit doit pouvoir s interfacer avec des plateformes de communication unifiée (Microsoft Lync, Avaya, ) PRINCIPALES CARACTERISTIQUES TECHNIQUES Les systèmes proposés supporteront les caractéristiques minimales énoncées ci-dessous : - Support des protocoles IP/H323, H320 et SIP - Au minimum une entrée permettant le branchement d un micro-ordinateur pour la diffusion de contenu (présentations Word, PowerPoint, Excel, graphiques, contenu multimédia etc. ) - Au minimum une sortie, en plus de la sortie de connexion écran, permettant la projection par vidéoprojecteur - Une sortie permettant une connexion à un amplificateur sonore - Une télécommande facile d usage - Un système d administration simple gérant à minima o Un annuaire de sites internes et externes o les paramètres de communication pour chacun des sites - Une caméra motorisée (orientation et zoom) pilotée par télécommande. - Un dispositif sonore (microphones de table) permettant la bonne compréhension des interlocuteurs (annulation d écho et de bruits parasites ) - Un écran HD, d une taille minimale de 42 pouces - Un meuble sur roulettes pour permettre un transport facile du système vers d autres salles PRECISIONS COMPLEMENTAIRES Le soumissionnaire fournira l ensemble de la documentation fonctionnelle et technique en français des matériels proposés. Il précisera notamment : CCTP_Visio 5

6 - La bande passante réseau nécessaire à une visioconférence de bonne qualité sans et avec partage de documents, ainsi que les contraintes éventuelles en terme de qualité de service à implémenter. - La possibilité d interfaçage avec un annuaire LDAP. - la possibilité qu offre la solution pour l enregistrement des conférences et les systèmes annexes nécessaires pour cela. - L interopérabilité de la solution avec des solutions de visioconférence d autres constructeurs. - La possibilité d administrer la solution à partir d un poste du réseau et d agir sur les éléments du système (la caméra par exemple). - Les statistiques fournies par la solution. - La liste des ports à ouvrir sur notre firewall, dans le cas d une visioconférence utilisant l accès internet OPTIONS Extension du système Le soumissionnaire proposera pour cette option, une extension du système à 8 sites si la solution proposée ne le propose pas de base. Il précisera comment une visioconférence à plus de 4 sites se gère, notamment au niveau de l affichage écran. Il indiquera si cela nécessite un changement de matériels et leur coût, ainsi que le coût des licences associées Réservations de conférences Le soumissionnaire proposera en option (si le système ne l intègre pas de base) la possibilité d effectuer des réservations de conférences. Il détaillera cette fonctionnalité et notamment : - les aspects liés à la sécurité (code d accès à la conférence ), - la possibilité d utiliser d un agenda interne ou de s interfacer avec un agenda d un outil collaboratif externe, - la notification des participants par mail ou autre moyen Equipement «portatifs» Pour l équipement de nos sites distants, le soumissionnaire proposera un équipement «portatifs» (point de visioconférence, caméra, micro), pouvant se transporter facilement d un site géographique à un autre avec les mêmes caractéristiques fonctionnelles et techniques que celles demandées pour la solution de base. 3.2 PRESTATIONS DEPLOIEMENT DE LA SOLUTION PRESTATIONS GENERALES CCTP_Visio 6

7 Les chapitres suivants décrivent de façon détaillée les prestations générales attendues, que le Titulaire sera tenu d assurer au titre du marché qui lui sera confié. La présente consultation comprend les prestations générales suivantes : - La fourniture des équipements, - L installation et la configuration des deux systèmes, - Les tests de bon fonctionnement, - Les prestations de formation, - Le support technique et le conseil pendant la durée du marché, - La maintenance INSTALLATION ET CONFIGURATION DES EQUIPEMENTS Le titulaire devra réaliser l installation, la configuration et le paramétrage complet des outils fournis conformément aux spécifications transmises par le maître d'ouvrage lors de la collecte des données. Les opérations de paramétrage porteront sur l'ensemble des configurations dues au titre de la présente consultation. La solution doit être fournie opérationnelle "clés en main" dans la limite du périmètre précédemment cité. Aucune plus value ne sera admise sous prétexte d'une méconnaissance de l'environnement ou d'une mauvaise compréhension des besoins PLAN DE TESTS Le soumissionnaire proposera dans sa réponse un plan de tests qui devra inclure, en particulier : - des tests de visioconférence point à point sans partage de document, - des tests de visioconférence point à point avec partage de document, - des tests de visioconférence multipoint sans partage de document, - des tests de visioconférence multipoint avec partage de document, - des tests de visioconférence externe (avec un site sur Internet), - d'autres tests à proposer par le candidat. Lors de ces tests, l Ira sera très attentif aux points suivants : - Qualité sonore des conversations (pas écho, pas de sifflement, ), - Qualité de la vidéo (vidéo nette et sans coupure), - Qualité du partage de document (netteté du document transmis). Une mesure de la bande passante réellement utilisée sera effectuée par les équipes de l IRA TRANSFERT DE COMPETENCES ET FORMATION Le titulaire assurera un transfert de compétence sur la solution mise en place. Il sera effectué auprès du personnel amené à exploiter la solution. Le prestataire fournira un recueil CCTP_Visio 7

8 constitué des informations et des données propres aux systèmes permettant au client d exploiter le système d information de façon totalement opérationnelle. Les procédures de gestion et d exploitation de la solution (guide d administration, guide utilisateur, ) seront fournies aux participants. - Profil des participants : administrateurs réseaux et systèmes, techniciens d exploitation informatique. - Nombre de participants : 3 à 6 personnes DELAI : Le système devra être opérationnel au plus tard 45 jours après la date de notification du marché 3.3 MAINTENANCE PERIODE DE GARANTIE La date de recette définitive (VSR) constitue le point de départ de la garantie. La garantie de la solution fournie sera au minimum de 1 an et fait partie intégrante de la prestation de base. La garantie reprend sans restriction les conditions du service de maintenance décrite dans le chapitre ci-après SERVICES DE MAINTENANCE Le contrat de maintenance de 3 ans ne prendra effet qu à l issue de la garantie. Le prestataire précisera le périmètre de la garantie (sur site, délai ). Le contrat de maintenance ne prendra effet qu à la date de la vérification de service régulier (VSR). Aussi, le soumissionnaire proposera obligatoirement un contrat de maintenance annuel, couvrant l'ensemble de la solution du Lundi au Vendredi de 8h à 18h. Les montants seront détaillés suivant la décomposition du prix global et forfaitaire, comprenant : - Maintenance matérielle, - les mises à jour logicielles (majeures, mineures, releases et versions), - les frais de main d'œuvre d'intervention nécessaire, - les frais de déplacement, - une assistance technique en ligne (hot line) aux exploitants des logiciels. Les soumissionnaires définiront la procédure de déclenchement d'une action de maintenance (mode d'appel, mode d'intervention...). Celui-ci s effectuera impérativement à l aide d un support horodaté (fax, e.mail). A chaque intervention en cas d incident, une fiche de suivi indiquant l incident (date, heure, intervenant,.) et sa résolution sera communiquée au client dans la semaine suivant la clôture de l incident. Les soumissionnaires préciseront les points suivants : - l'organisation globale du service de maintenance et notamment les délais GTI/GTR associés, - les procédures de déclenchement d'une action de maintenance, - les exclusions au contrat de maintenance. La maintenance sera conclue pour la durée du marché. CCTP_Visio 8

9 4 Composition de l offre et Critères de sélection des offres L entreprise fournira dans sa proposition : - son expérience sur des projets similaires (référence) - le descriptif des moyens envisagés pour répondre à chaque objectif exprimé dans le cadre de ce marché.. - la proposition commerciale relative à l'intégralité de la prestation avec un contrat de maintenance sur 4 années d exploitation (garantie de 1 an + contrat de maintenance sur 3 ans). Elle pourra également joindre tous documents qu elle jugera utile. 4.1 Analyse de l offre : Les offres des candidats seront analysées selon les critères suivants : 1) Prix (50 %) 2) Valeur technique (20%) 3) Valeur professionnelle (15%) 4) Maintenance et rapidité d intervention (15%) Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès Thierry LACREUSE Responsable informatique / Un rendez-vous sur place et recommandé pour l implantation des différents matériels et pour explication du résultat souhaité. CCTP_Visio 9

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