Guide d utilisation. ALD e-factures

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1 Guide d utilisation ALD e-factures

2 EDI Echange de données informatiques Simple d accès et opérationnel à chaque instant, ALD e-factures vous offre une solution fiable pour intégrer les éléments clés relatifs à votre parc automobile à vos systèmes de gestion. Cet outil vous aide à piloter votre parc automobile au quotidien, à intégrer les données comptables, mais également à prendre des décisions d ordre stratégique. Ainsi, le service ALD e-factures est un outil utile à de nombreux services de l entreprise : gestionnaire de parc, Ressources Humaines, comptabilité et contrôle de gestion. Ce guide vous permettra d identifier les éléments qui composent ces fichiers, mais également de comprendre comment procéder pour ouvrir et convertir les fichiers afin de les intégrer dans vos systèmes. Sommaire Les différents fichiers Comment exploiter les fichiers EDI? 3 8

3 EDI Standards de facturation Description des fichiers électroniques standards EDI : Echange de Données Informatiques A - le fichier de facturation B - le fichier des consommations cartes carburant Conventions de description 3 N : 3 caractères numériques 9 A : 9 caractères alpha-numériques 11 N 2 : 11 caractères numériques dont 2 décimales

4 A Description du fichier de facturation Ce format reprend le détail des factures, tel qu il est édité sur les document «Détail facture» et est utilisable pour tous les types de factures : Loyers Consommations cartes carburant Refacturations Fins de Locations A.1 Enregistrement d Entête A.2 Enregistrement de Détail * * * = vos références internes (centre de coûts, matricule RH, n d engagement de dépense, )

5 A Description du fichier de facturation A.3 Enregistrement de Pied Remarques Par facture, 1 enregistrement d entête, n enregistrements détail et 1 enregistrement de pied ; Séparateur utilisé : «;» Un fichier par entité facturée (Client ou Structure) et/ou par type de facture (Loyer, Refacturation, Fin de Location, Consommations Cartes Carburant, )

6 B Description du fichier des consommations cartes carburant Ce format reprend exclusivement le détail des consommations de cartes carburant, tel qu il est édité sur le document «Détail de Consommations Cartes Carburant» Il est utilisable en complément du fichier Détail Facture des consommations carburant pour avoir le relevé précis de chaque consommation. B.1 Enregistrement d Entête B.2 Enregistrement de Détail des Consommations

7 B Description du fichier des consommations cartes carburant B.3 Enregistrement de Pied Le conseil ALD Automotive Créez une boite mail dédiée à la réception de vos e-factures et consultable par les différents services concernés de votre entreprise. Le saviez-vous? En complément de vos e-factures, vous pouvez demander à recevoir vos états de parc pour les intégrer dans vos systèmes de gestion.

8 EDI Ouvrir votre fichier EDI Enregistrez votre document dans un répertoire et ouvrez le programme «Microsoft Office Excel», puis : Fichier Ouvrir Sélectionnez votre fichier texte (.txt)

9 EDI Convertir votre fichier Sélectionnez la première colonne du classeur Excel : menu «Données» puis «Convertir» l assistant de conversion s ouvre et propose une séparation par délimitateur ou largeur fixe. Cocher «délimité» puis «Suivant»

10 EDI Convertir votre fichier Dans «Séparateurs» : cocher «Point-virgule» puis «suivant» et «terminer»

11 ALD bluefleet le label de notre engagement pour l environnement En tant qu acteur de la mobilité individuelle, nous vous devons une démarche responsable et professionnelle pour réduire au quotidien les émissions de CO2 et la consommation de carburant de votre flotte. Nous encourageons la mise en place de politiques automobiles écoresponsables : diagnostics des flottes automobiles, préconisations, actions sur les consommations carburant des véhicules via la participation à des stages d éco-conduite et de sensibilisation aux risques routiers. ALD Automotive 15 allée de l Europe Clichy Cedex Tél : * Fax : * * N Indigo : 0,15 TTC/min Mars 2010

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