Exploiter les EDI avec Optymo

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1 Exploiter les EDI avec Optymo Notes de lecture : dans ce document, les textes soulignés font référence aux libellés des fenêtres ou aux libellés associés à des boutons d Optymo, et les textes en caractères gras à des informations contenues dans les copies d écran. Sommaire Introduction... 1 Mise en œuvre des EDI... 2 Paramétrage de la fonction EDI... 3 Fichier Composants... 4 Mettre à jour et collecter des données... 4 Dans la fenêtre Composants... 4 Après une recherche... 5 Créer un composant via EDI... 5 Importer via E.D.I Demandes de prix et commandes via EDI... 8 L EDI Octopart... 8 Paramétrage de l EDI Octopart... 9 Utilisation de l EDI Octopart... 9 Introduction Optymo propose pour plusieurs fournisseurs de composants«cataloguistes», une fonction particulière EDI (Electronic Data Interchange - Échange de Données Informatisé) qui permet de communiquer directement avec le site Web des fournisseurs et d y collecter des données qui sont ensuite automatiquement intégrées dans la base de données Optymo. A ce jour, Optymo propose des EDI pour plusieurs «cataloguistes» (RS/Allied, (RS opère en Europe, Allied en Amérique du Nord), Farnell/Newark (Farnell opère en Europe, Newark en Amérique du Nord), Digi- Key et Mouser) ainsi que pour des moteurs de recherche de composants (Octopart est le premier implémenté). D autres sont en préparation et s ajouteront dès disponibilité. La disponibilité d EDI dans Optymo est une fonction unique sur le marché, et un avantage significatif pour ses utilisateurs. En effet, grâce à l usage des EDI, un utilisateur Optymo peut obtenir en quelques clics plusieurs propositions de prix émanant de différents fournisseurs, et ainsi acheter au meilleur prix et selon les délais attendus, sans entrer dans une série laborieuse de manipulations. De plus, Optymo aide l utilisateur à choisir sa meilleure opportunité d achat selon les informations obtenues par les EDI et les critères qu il a fixé. 1

2 En pratique, une EDI permet de : Ajouter en un clic les informations composants de la base du fournisseur directement dans la base de données Optymo o Elimine le risque d entrer des données erronées et fournit un vaste panel de données et de prix de composants o Permet une mise à jour automatique des prix, délais, packaging, quantités mini directement de la base de données du fournisseur Simplifier le processus de demande de prix en donnant un accès direct aux prix et disponibilités sur le site du fournisseur, et évite d attendre les délais de réponses associés aux modes conventionnels de demandes de prix Soumettre les commandes directement en utilisant le processus automatisé, rapide et fiable qu offre Optymo pour générer et transmettre les bons de commande au fournisseur, ce qui évite les opérations manuelles Fournir en temps réel l accès aux fiches techniques et aux photos des composants à partir du site web du fournisseur ou du fabricant o Garantir ainsi l utilisation des dernières versions des fiches produits et photos L EDI Octopart permet en outre de remplir dans la base Optymo, pour un composant donné, les informations correspondant à plusieurs fournisseurs. Pour plus de détails sur le fonctionnement spécifique de l EDI Octopart, référez vous au chapitre spécifique EDI Octopart. Mise en œuvre des EDI Pour utiliser les EDI, la première opération consiste à s assurer qu Optymo dispose de la dernière version de ces EDI autorisées pour votre territoire.! Cette opération doit s effectuer à partir du poste Serveur Optymo. Les stations clientes seront automatiquement mises à jour lorsqu elles se connecteront. Dans le menu Services Inlynk, sélectionner Services, ce qui ouvrira la fenêtre des Services Internet. Optymo va alors se connecter au serveur Inlynk, et afficher la connexion. Cliquer sur Etape Suivante pour choisir l opération. Dans la fenêtre suivante, sélectionner Mettre à jour les paramètres EDI, Cliquer sur Etape Suivante et suivez les instructions. 2

3 Paramétrage de la fonction EDI Pour utiliser les fonctions EDI pour un fournisseur, vous devez avoir renseigné vos paramètres de compte pour ce fournisseur. Ceci se fait dans le paramétrage des fournisseurs, icône fichier fournisseurs, pour ouvrir la fenêtre Fichier fournisseurs. Editer le Sélectionnez le fournisseur dans le champ Fournisseur, puis l onglet EDI, et renseigner les différents champs. Assurez vous que champ Type correspond au fournisseur courant, ou sélectionnez le dans la liste déroulante. La case à cocher Fournisseur EDI favori permet de sélectionner un fournisseur disposant d une EDI ; le site web de ce fournisseur sera ensuite ouvert par l icône de recherche du bandeau principal, par le bouton internet s il n y a pas d EDI associée au fournisseur ou si aucun fournisseur n est sélectionné lors de l utilisation de l icone. Ce champ ainsi que le bouton internet sont grisés s il n existe pas d EDI pour le fournisseur courant. Entrez ensuite vos paramètres de compte. Notez que selon les fournisseurs, le Nom d utilisateur et le Mot de passe peuvent être différents pour se connecter sur leur site web ou accéder aux services web. Dans certains cas, Inlynk fournit un nom d utilisateur et un mot de passe générique pour les accès aux services web. Lorsqu un login et un mot de passe sont nécessaires, utilisez vos informations de compte si vous avez un, ou ouvrez préalablement un compte sur le site du fournisseur. Si vous avez négocié des conditions particulières auprès d un fournisseur, vous devrez disposer de vos codes personnalisés pour avoir accès directement à vos prix. Renseignez vous auprès de votre interlocuteur chez le fournisseur pour plus d informations. Le tableau ci- dessous résume les éléments nécessaires pour chaque fournisseur (n/a signifie que le paramètre n est pas nécessaire). Informations pour paramétrage des EDI dans Optymo Fournisseur Site web Services Web login mot de passe login mot de passe Commentaires Farnell/Newark Oui Oui Oui Oui A demander au fournisseur. La valeur générique CadSoft1 permet un accès non personnalisé RS/Allied Oui Oui Oui n/a A demander au fournisseur Digikey Oui Oui n/a n/a Créer votre compte Mouser Electronics Oui Oui n/a n/a Créer votre compte Octopart Oui Oui n/a n/a Créer votre compte Sélectionnez le pays, la langue et la devise si ces champs sont actifs. 3

4 Note : pour Mouser Electronics, le champ Devise à utiliser doit impérativement être rempli avec votre devise courante, sinon les prix collectés seront en US Dollars. Une fois l EDI paramétrée pour un fournisseur, vous pouvez cliquer sur l icône Internet afin de vérifier si l ouverture de la page web et l identification automatique fonctionnent correctement. Le champ Code Octopart permet de renseigner le code du fournisseur courant dans la base Octopart, s il y est référencé. Cliquez sur l icône de recherche pour remplir ce champ automatiquement. Optymo vous proposera ensuite de confirmer le fournisseur, ou de choisir dans une liste si plusieurs fournisseurs de la base Octopart peuvent correspondre. Si le fournisseur courant n est pas référencé chez Octopart, une fenêtre d erreur s affiche. Cliquez OK pour la fermer. Si ce code n est pas renseigné, ce fournisseur sera ignoré lors des recherches sur le site Octopart avec l. Fichier Composants Depuis la fenêtre Composants et dans la fenêtre de résultat de recherche composant, Optymo permet d exploiter les EDI pour collecter de l information sur un composant de la base, mettre à jour les données, créer des composants ou importer des données. Mettre à jour et collecter des données Dans la fenêtre Composants En ouvrant une fiche composant, et dès lors qu un fournisseur pour lequel une EDI est disponible est référencé pour le composant sélectionné, les 4 icones se trouvant à droite du champ Données fournisseur sont activées : Elles permettent (de gauche à droite) : D accéder au site web du fournisseur (directement sur la page du composant courant) D accéder aux données techniques du composant courant sur le site du fournisseur (ou du fabricant selon le paramétrage du site) D accéder à la photo du composant courant proposée par le fournisseur De mettre à jour les données fournisseur par l EDI du composant courant Note : si l icone de mise à jour est inactive alors que les 3 autres icones sont actives, c est probablement que votre fichier composant est ouvert en mode consultation, ou que votre accès à cet enregistrement a été dévalidé (par exemple dû à un temps d inactivité prolongé). 4

5 Après une recherche Lorsqu une recherche de composants donne plusieurs résultats, une fenêtre affiche les composants de la base répondant aux critères. L icône internet dans le bandeau inférieur permet d ouvrir la page du composant sélectionné dans la fenêtre, sur le site du fournisseur favori défini. Notez que lorsque vous êtes connectés sur le site d un fournisseur depuis le navigateur interne d Optymo, l icône en bas à droite du navigateur (si elle est «active»), à coté du bouton Fermer, permet d ajouter dans la base de données Optymo le composant sur lequel vous pointez avec sa référence courante et les données pertinentes du site fournisseur. Créer un composant via EDI A partir du menu contextuel, on peut sélectionner la fonction Créer via E.D.I. pour ouvrir la fenêtre Créer des données via E.D.I. Sélectionnez le fournisseur dans la liste descendante Fournisseurs source (parmi les fournisseurs pour lesquels l EDI a été paramétrée), entrez la Référence à rechercher dans le champ correspondant, et cliquez sur les engrenages. Ceci va remplir la section Paramètres de création de la fenêtre. 5

6 Optymo propose une classification, qui dépend de la façon dont le fournisseur organise ses données. Vous pouvez selon votre souhait: Accepter cette classification Classer le composant dans l arborescence existante, en sélectionnant au moyen des boutons radio et en utilisant les listes descendantes la Catégorie principale et chaque sous catégorie Ajouter une nouvelle Catégorie principale ou de nouvelles Sous catégories pour classer votre composant L icône permet d ajouter ou supprimer les [] dans le nom de la catégorie/sous catégorie. Pour mémoire, les [] encadrant un nom de catégorie/sous catégorie permettent de ne pas faire apparaitre ensuite les libellés des catégories et sous catégories dans le nom du composant lorsqu il est utilisé dans des tables (par exemple pour une nomenclature). Dans l exemple illustré ici, comparez les 2 captures d écran montrant les mêmes composants de la base. La première capture montre que les sous catégories Diode, Alimentation, commutation, Fairchild Semiconductor sont définies sans crochet dans la base composants, et de ce fait sont affichées dans le nom du composant séparés par des /. 6

7 Au contraire, dans la seconde capture, tandis que la sous catégorie 1 (Diode) est sans crochet, les noms des sous catégories 2 et 3 (Alimentation, commutation, Fairchild Semiconductor ) sont définies entre crochets. Ceci modifie l affichage des noms dans la colonne Composant. Les [] peuvent être utilisées indépendamment pour chaque niveau et chaque branche de la classification, et peuvent être modifiées ultérieurement. Dans la section Composant, vous pouvez ajouter la référence à un composant existant (ce qui permet d ajouter un fournisseur pour le composant sélectionné), ou ajouter le nouveau composant en modifiant éventuellement le nom proposé dans le champ Nouveau composant. En cliquant OK, les données collectées par l EDI seront automatiquement ajoutées à votre base Optymo. Note : l EDI exploite le moteur de recherche du site du fournisseur, et donc la capacité à trouver un composant à partir d une référence partielle dépend des capacités de ce moteur. Importer via E.D.I. Le menu contextuel de la fenêtre Composant offre également une option d importation via EDI. Cette fonction est très intéressante lorsque l on doit créer une quantité importante de composants, et que l on dispose de la liste de références pour ces composants chez un fournisseur. Prenons l exemple d une série de références Mouser Electronics, incluses dans une feuille Excel, et que l on va copier dans le presse papier Windows. En sélectionnant l option Importer via EDI, Optymo ouvre l assistant d importation. Suivez les étapes, et collez les Données à importer dans la fenêtre vide ouverte par l importation (Ctrl- v pour le collage). Continuer à exécuter l assistant d importation en définissant les paramètres requis, et sélectionnez l EDI du fournisseur (ici Mouser). Cliquez le bouton Lancement des recherches pour rechercher les données, et passez à l étape suivante une fois la recherche Terminée. 7

8 Optymo affiche une table d Importation dans laquelle vous pouvez ajuster les données, par exemple la Catégorie principale et les Sous catégories suivant le classement souhaité et terminer l importation. Dans le cas de l EDI Octopart, voyez dans le chapitre dédié à la fin de cette note pour ce fonctionnement spécifique. Demandes de prix et commandes via EDI L EDI permet aussi de faire les demandes de prix et passer les commandes directement au travers des services web des fournisseurs, évitant ainsi de préparer manuellement la liste des articles, l imprimer et l envoyer par courrier ou . Suivez les étapes de préparation d une demande de prix ou d une commande, de sélection des fournisseurs et une fois la DP/PO préparée, cliquer le bouton de droite dans la liste des composants pour obtenir le menu contextuel. Choisissez Fonctions EDI/Faire la demande de prix (ou Passer la commande), et Optymo se connectera directement au site du fournisseur pour constituer le panier et collecter les prix ou passer la commande. Après avoir passé une commande vous pourrez en assurer le suivi grâce à la fonction Faire le suivi de la commande. L EDI Octopart L EDI Octopart se comporte différemment des EDI classiques, dans la mesure où Octopart est un moteur de recherche multi fournisseurs. Elle va permettre de remplir la base avec les données de plusieurs fournisseurs, et elle tient également compte d autres paramètres de la base Optymo, comme par exemple les fournisseurs existants. 8

9 Paramétrage de l EDI Octopart La première étape est de créer un compte sur le site Octopart. Octopart doit ensuite être créé comme tout fournisseur, puis l onglet EDI être paramétré, essentiellement avec type EDI et les codes d accès du compte créé sur le site. Pour exploiter ensuite l EDI Octopart avec un fournisseur, le code Octopart de ce fournisseur doit être entré dans le champ correspondant de sa fiche (voir plus haut la section sur le paramétrage des EDI). Utilisation de l EDI Octopart La particularité de l EDI Octopart est qu elle permet de télécharger d un seul coup les données d un composant pour plusieurs fournisseurs. Ceci peut se faire aussi bien dans le cas de la création d un composant via EDI, que lors de l importation d une liste de composants. Lors de la création, dans la fenêtre Créer des données via EDI, sélectionnez Octopart comme Fournisseur source. Il faut ensuite entre la Référence fabricant (et non une référence fournisseur) dans le champ Référence à rechercher. Lorsque vous passez la souris sur ce champ, une infobulle vous rappelle le type de référence à entrer pour la recherche. Comme pour les autres EDI, l EDI Octopart peut être appelée par le bouton Internet. Lorsqu un composant est affiché dans la fenêtre navigateur de l EDI, le bouton d ajout les données correspondantes dans la base Optymo. permet de charger L EDI Octopart fonctionne selon les règles suivantes : Les données seront chargées pour tous les fournisseurs proposés par Octopart connus d Optymo. Si le composant est référencé chez un fournisseur qui n existe pas dans la base Optymo, les données qui lui sont associées ne seront pas chargées. De même si le fournisseur existe dans la base Optymo, mais que son identifiant Octopart n a pas été renseigné. S il existe une pour un fournisseur référencé (à condition bien sur que ce fournisseur soit également paramétré dans la base Optymo), Optymo interrogera la base du fournisseur via son EDI, et les données seront donc ajustées en temps réel. Pour les fournisseurs sans EDI, ce sont les informations fournies par Octopart qui seront exploitées. Lorsque vous importez une liste de composants (par exemple tous les composants d une nomenclature) avec l EDI Octopart, les composants nouveaux seront créés, et les composants existants mis à jour suivant les mêmes règles, c est à dire en créant les données pour tous les fournisseurs référencés. L EDI Octopart permet aussi de récupérer une grande quantité de données techniques, proposées par chaque fournisseur. Ces données seront enregistrées dans des champs utilisateurs créés automatiquement. Comme les informations peuvent être présentées différemment pour chaque fournisseur, ces champs utilisateurs se retrouvent dans l onglet Fournisseurs/Clients (et pas dans l onglet Champs utilisateur) de la fenêtre Détails composant, pour chaque fournisseur. Pour plus d informations sur les importations, reportez vous à la note d application correspondantes. 9