PROFIL PERSONNEL GUIDE DE L UTILISATEUR

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1 PROFIL PERSONNEL GUIDE DE L UTILISATEUR Mis à jour le 25 septembre 2008

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3 TABLE DES MATIÈRES 1. UN NOUVEAU SERVICE... 1 Personnalisé... 1 Sécuritaire... 1 Complémentaire ENREGISTREMENT ET AUTHENTIFICATION... 2 Création d un compte... 2 Ouverture de session... 2 Oubli du mot de passe ou du code d accès... 3 Fermeture de session FONCTIONNALITÉS... 4 Arbre de services... 4 Votre dossier... 4 Changement d adresse en ligne... 4 Protection des renseignements personnels (participants actifs)... 5 Relevés personnels... 5 Abonnement aux services électroniques... 5 Messages... 6 Ouverture de message... 6 Suppression de message... 7 Ouverture d une pièce jointe... 7 Sécurité... 7 Paramètres... 7 Changement de mot de passe... 7 Changement de courriel AUTRES FONCTIONNALITÉS Taille du texte Informations sur l utilisateur en cours Validation de la provenance des courriels I

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5 1. UN NOUVEAU SERVICE Personnalisé Le nouveau profil personnel du Régime de retraite de l Université du Québec met à votre disposition des outils interactifs, que vous soyez participant actif, retraité ou participant différé. Ce profil vous donne accès à une foule d informations concernant votre régime de retraite. Il vous permet aussi de consulter et de modifier certaines de vos informations personnelles, en plus de recevoir des documents électroniques. Sécuritaire Ce nouveau service vous est évidemment offert via un site sécurisé où toutes les communications entre vous et le RRUQ sont chiffrées. Le RRUQ utilise la même technologie de chiffrement que les sites bancaires les plus courants (chiffrement SSL 128 bits). De plus, le RRUQ teste régulièrement ses actifs informatiques afin d assurer la confidentialité de vos renseignements personnels. Complémentaire Si vous êtes un participant actif, prenez note que les outils de projection de rente et de planification de retraite sont toujours disponibles, dans la section «Outils de planification» (voir le lien sur la page d accueil du profil personnel). Vous y aurez également accès à l intérieur de votre profil personnel. Ces outils sont indépendants du profil personnel du RRUQ, car ils sont supportés par un fournisseur externe (Morneau Sobeco). Le RRUQ n y a pas accès, puisqu ils peuvent contenir de l information confidentielle sur vos placements privés. Pour accéder à ces outils de planification, vous devez utiliser votre code d accès et votre mot de passe inscrits au début de votre relevé annuel. Le profil personnel et les outils de planification ont été conçus pour être complémentaires. Nous espérons que ce nouvel outil saura vous plaire et vous être utile. Soyez assurés qu avec le temps, nous y ajouterons de nouvelles fonctionnalités afin de le rendre encore plus interactif. Bonne navigation! 1

6 2. ENREGISTREMENT ET AUTHENTIFICATION Création d un compte Pour entrer dans votre nouveau profil personnel, vous devez d abord vous enregistrer. Pour ce faire, cliquez sur Créer un nouveau compte. Entrez dans les champs : nom de famille, prénom, trois derniers chiffres de votre numéro d assurance sociale et date de naissance puis, appuyez sur Suivant. Par mesure de sécurité, le RRUQ ne vous demandera jamais d entrer votre numéro d assurance sociale au complet sur Internet. Choisissez un code d accès, composé d au moins quatre lettres ou chiffres. Entrez ensuite le mot de passe que vous désirez utiliser. Ce mot de passe, d un minimum de huit caractères, doit comporter au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule et un chiffre. Vous pouvez vous référer à la section «Complexité du mot de passe» de ce guide pour plus de détails. Vous devez écrire ce mot de passe deux fois afin de le confirmer; inscrivez ensuite votre adresse de courriel. Si vous êtes un participant actif et que votre employeur nous a fourni une adresse courriel, celle-ci apparaîtra automatiquement. Vous pouvez par contre la changer pour une autre adresse de votre choix. Cliquez ensuite sur Suivant pour terminer la création de votre compte. Vous recevrez peu après un courriel du RRUQ confirmant la création de votre compte. Afin de terminer le processus, vous devrez cliquer sur le lien inclus dans le courriel afin de confirmer que votre adresse courriel est valide. Si vous êtes un participant actif et que vous avez inscrit une adresse courriel différente de celle fournie par votre employeur, vous recevrez également un courriel à votre travail. Il s agit d une mesure de sécurité qui assure que personne n active votre profil sans votre consentement. Après avoir cliqué sur le lien inclus dans le courriel, vous aurez alors la possibilité de vous connecter. Ouverture de session Pour vous connecter au profil, entrez le code d accès et le mot de passe choisis, puis cliquez sur Entrer. Lors de votre première visite, vous devez accepter les termes d utilisation du site, après en avoir pris connaissance. Ensuite, il vous sera offert de recevoir votre relevé annuel personnalisé de façon électronique, via votre profil personnel. Cette méthode de transmission se veut très sécuritaire. 2

7 Si vous optez pour l envoi électronique, cochez la case prévue et appuyez sur Enregistrer. Dans le cas contraire, cliquez seulement sur Enregistrer. Vous pourrez modifier ce choix dans votre profil personnel à tout moment. Vous voilà maintenant dans votre profil personnel. Oubli du mot de passe ou du code d accès S il vous arrivait d oublier votre mot de passe ou code d accès, un lien pour le récupérer se trouve sur la page d accueil du profil. Vous devrez simplement entrer à nouveau vos informations d inscription (nom, prénom, trois derniers chiffres du NAS et date de naissance) et un courriel vous sera transmis. Dans ce courriel, vous devrez cliquer sur un lien qui vous amènera à changer votre mot de passe. Vous pourrez ensuite vous connecter à l aide de votre nouveau mot de passe. Prenez note que votre code d accès sera également inscrit dans le courriel au cas où vous l auriez oublié. Si vous avez oublié votre code d accès ou mot de passe et que votre adresse courriel a changé depuis que vous avez créé votre profil, vous ne recevrez pas le courriel de changement de mot de passe et ne pourrez donc pas le changer. Il faut alors communiquer avec le Secrétariat du Régime de retraite de l Université du Québec aux numéros que vous trouverez à la fin de ce guide. Fermeture de session Lorsque vous avez terminé de naviguer dans votre profil, cliquez toujours sur Quitter dans le coin supérieur gauche. Cela permet de mettre fin à votre session de façon sécuritaire et assure que personne ne peut entrer dans votre profil à partir de votre ordinateur sans entrer le mot de passe. 3

8 3. FONCTIONNALITÉS Le profil est subdivisé en quatre grandes sections : Arbre de services, Votre dossier, Messages et Paramètres. Une description vous est fournie ci-dessous. Arbre de services L Arbre de service est un guichet unique d information, regroupant par thèmes toute l information relative à votre régime de retraite. Vous pouvez l explorer en cliquant sur chacun des thèmes, ce qui ouvre une liste de sujets. Vous pouvez alors cliquer sur un sujet pour l explorer en détail. L arbre de service est personnalisé selon que vous êtes un participant actif, différé ou un retraité. Par exemple, si vous êtes un participant actif, vous avez accès aux outils de planification de la retraite, mais pas si vous êtes un retraité. Nous espérons qu ainsi votre profil est plus adapté à vos besoins et plus facile à naviguer. Cet arbre contient de l information qui se trouve parfois aussi sur le site grand public du RRUQ (http://www.rruq.ca), par exemple le Règlement général ainsi que diverses brochures, mais aussi certains documents qui ne sont accessibles qu à nos membres, via le profil (par exemple : les évaluations actuarielles). Votre dossier L onglet Votre dossier vous permet d accéder à vos informations personnelles. Vous pouvez par exemple y effectuer un changement d adresse en ligne, consulter vos relevés annuels personnalisés, visualiser la liste de vos bénéficiaires ou voir visualiser vos choix relativement à la protection des renseignements personnels. C est également dans cette section que vous pouvez choisir de recevoir ou non votre relevé annuel de façon électronique. Changement d adresse en ligne - Cliquez sur Votre dossier\vous déménagez - Mettez à jour les champs de votre adresse - Appuyez sur Enregistrer Si vous êtes un participant actif, n oubliez pas d aviser votre employeur de votre changement d adresse. Votre employeur nous fournit votre adresse annuellement, au mois de février. Si vous ne lui avez pas communiqué celle-ci, votre employeur nous donnera votre ancienne adresse et votre changement sera écrasé. 4

9 Protection des renseignements personnels (participants actifs) Vous pouvez visualiser, dans cette section, vos choix relativement à la protection des renseignements personnels. Si vous nous avez transmis un formulaire, vos choix seront affichés et vous pourrez également consulter une copie électronique de votre formulaire. Que vous ayez ou non transmis votre formulaire au RRUQ, vous trouverez un lien dans le bas de la page vous permettant d ouvrir le formulaire vierge. Si vous désirez modifier vos choix, vous devez remplir ce formulaire et le transmettre à votre service des ressources humaines. Pour l instant, vous ne pouvez pas transmettre ce formulaire au RRUQ de façon électronique en raison de la signature. Relevés personnels Vos relevés personnels sont disponibles dans «Votre dossier\vos relevés personnels». Il vous suffit de choisir l année à consulter et de cliquer sur Afficher. Votre relevé, en format PDF, vous sera présenté. Abonnement aux services électroniques Vous pouvez choisir de recevoir votre relevé personnel de façon électronique. En faisant ce choix, votre relevé sera disponible plus tôt, car il n aura pas à être imprimé et posté, et, par le fait même, vous ferez un bon geste pour l environnement. En effet, si vous recevez votre relevé de façon électronique, celui-ci ne vous sera plus envoyé sous format papier. Dès que votre relevé sera disponible, vous recevrez un courriel. Ce choix sera révocable en tout temps via cette même page. Pour recevoir le relevé de façon électronique, naviguez dans «Votre dossier\vos relevés personnels» et cochez la case Oui, je désire recevoir mon relevé annuel de façon électronique. Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer pour terminer. Si vous êtes retraité, vous pouvez également choisir dans cette même page de recevoir vos avis de dépôt de façon électronique. Suivez la même procédure énoncée ci-dessus, en cochant Oui, je désire recevoir mes avis de dépôt sous forme électronique. Ces avis de dépôt sont déposés dans votre boîte de message du profil lorsqu ils sont disponibles, soit quelques jours avant le dépôt dans votre compte bancaire. Prenez note que vos avis de dépôt sont produits lorsque le montant est différent du mois précédent, à l instar de la production des avis sous format papier. 5

10 Messages L onglet Messages quant à lui vous permet de recevoir des messages et des documents électroniques en toute sécurité. Lorsqu un message est déposé dans la boîte de réception de votre profil, un courriel vous est envoyé vous indiquant qu un message vous attend, sans toutefois en dévoiler le contenu, afin d éviter la transmission de renseignements personnels via le courriel. De plus, l enveloppe présente dans le haut du profil est transformée et animée lorsque du courrier non lu est disponible. Finalement, l onglet Message est teinté en rouge. Tout le courrier a été lu Du courrier non lu est disponible Ouverture de message Pour ouvrir votre boîte de réception, vous pouvez soit cliquer sur Messages ou encore sur l enveloppe présente en haut du profil. L écran de messages ressemble à une boîte de réception d un logiciel comme Microsoft Outlook. Vous devez cliquer sur un message afin d en voir le contenu. Si le message est non lu, l enveloppe située à gauche du titre du message sera jaune et fermée. Si le message a été lu, l enveloppe sera blanche et ouverte. De plus, un petit trombone indique les messages avec des fichiers joints. 6

11 Lorsque vous ouvrez un message, celui-ci apparaît en bas de la liste des messages. Vous verrez, dans l ordre : le titre du message, l expéditeur, la date de l envoi, la liste des fichiers joints ainsi que le texte du message. Exemple : Suppression de message Pour supprimer un message que vous avez lu, vous devez cliquer sur le X situé en haut du titre du message (que vous devez avoir ouvert au préalable). Ouverture d une pièce jointe Les pièces jointes sont normalement envoyées en format PDF. Pour l ouvrir, ouvrez d abord le message, puis cliquez sur le titre de la pièce jointe ou sur le trombone à la gauche de ce titre. Sécurité Tous les documents et les communications échangés entre le RRUQ et vous-même à l intérieur du profil personnel sont chiffrés et sécuritaires, au même titre qu une transaction bancaire. Paramètres L onglet Paramètres vous permet de modifier votre mot de passe et votre courriel. Changement de mot de passe Afin de changer de mot de passe, cliquez sur l onglet Paramètres\ Changement de mot de passe. Inscrivez d abord votre ancien mot de passe, puis votre nouveau. Entrez une deuxième fois votre nouveau mot de passe afin de le confirmer et cliquez sur Enregistrer. Un message vous indiquera si le changement a réussi. Sinon, un message vous indiquera que votre mot de passe n est pas conforme. Si c est le cas, consultez la rubrique suivante sur la «Complexité du mot de passe». 7

12 Complexité du mot de passe Votre mot de passe, pour des raisons de sécurité, doit comporter au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre. De plus, il doit comporter un minimum de huit caractères. Voici quelques exemples de mot de passe valides et non valides. Mots de passe valides - «1SourisVerte» o Comporte 1 chiffre, 2 majuscules et 9 minuscules, pour un total de 12 caractères - «saladeverte285» o Comporte 3 chiffres, 1 majuscule et 10 minuscules, pour un total de 14 caractères - «989909Rf o Comporte 6 chiffres, 1 majuscule et 1 minuscule, pour un total de 8 caractères Mots de passe invalides - «1Souris» o Trop court. Comporte 1 chiffre, 1 majuscule et 5 minuscules. Au total, cela ne donne que 7 caractères - «saladeverte285» o Pas de lettre majuscule. Comporte 3 chiffres, 11 minuscules pour un total de 14 caractères. - «989909RF» o Pas de lettre minuscule. Comporte 6 chiffres, 2 majuscules pour un total de 8 caractères. - «FarcesAttrapes» o Pas de chiffre. Comporte 12 minuscules et 2 majuscules pour un total de 14 caractères. 8

13 Changement de courriel Vous pouvez changer votre adresse de courriel en cliquant sur «Paramètres\Modification de votre courriel». Entrez votre nouvelle adresse de courriel, puis cliquez sur Enregistrer. Un courriel vous sera envoyé à cette nouvelle adresse afin d en confirmer la validité. Vous devrez impérativement cliquer sur le lien contenu dans le courriel afin de confirmer votre adresse et activer votre profil. Tant que vous n aurez pas confirmé votre adresse, vous ne pourrez pas entrer dans votre profil. Par contre, si vous avez fait une erreur en inscrivant votre nouveau courriel, connectez-vous à nouveau à votre profil. Vous verrez alors un message indiquant que le profil attend votre confirmation d adresse courriel. Vous aurez aussi la possibilité de corriger l adresse fournie et de renvoyer un courriel de confirmation à cette nouvelle adresse. 9

14 4. AUTRES FONCTIONNALITÉS Taille du texte Il est possible de choisir la taille du texte affiché dans le profil personnel. De plus, la taille choisie sera retenue et affichée lors de votre prochaine connexion au profil (à condition d utiliser le même ordinateur). Pour changer la taille du texte, il suffit de choisir parmi les trois tailles proposées à l aide des boutons suivants : Informations sur l utilisateur en cours Le profil affiche en tout temps, dans le coin supérieur droit, l information sur l utilisateur en cours, soit le code d accès, le nom et le courriel. Validation de la provenance des courriels Lorsque le profil personnel vous envoie un courriel, vous pouvez en valider la provenance à l aide des informations incluses dans le haut du courriel : Exemple : Le RRUQ est en effet le seul à connaître l association entre votre nom et votre code d accès. Ainsi, un fraudeur voulant se faire passer pour le RRUQ n aurait pas ces informations. Ne répondez donc pas à un courriel douteux. Comme il a déjà été mentionné précédemment dans ce guide, n oubliez pas que le RRUQ ne vous demandera jamais d entrer votre numéro d assurance sociale au complet sur Internet. Un courriel qui vous demanderait de le faire serait nécessairement frauduleux. 10

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16 Régime de retraite de l Université du Québec 2600, boulevard Laurier Tour de la Cité Bureau 600, 6 e étage Québec (Québec) G1V 4W1 Téléphone : (418) Télécopieur : (418) Notre promesse, mieux garantir votre avenir

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