Private Search. Manuel de l utilisateur Introduire et adapter ses données. 10/04/2014 v 2.00

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1 Private Search Manuel de l utilisateur Introduire et adapter ses données 10/04/2014 v

2 Préambule Ce manuel reprend toutes les actions autorisées dans l application BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) «Private Search». 2

3 Table des matières Préambule... 2 Table des matières... 3 L objectif du Private Search Abréviations utilisées Accès à Private Search Accès sécurisé Qui a accès? Fonctions légales Mandat Private search Gestion des mandats pour l accès à l application «Private Search» Principes généraux de l application Private Search Barre de menu en haut de l écran Accueil Imprimer Changer de langue Fermeture de session Principes de navigation Validation et contrôles Champs obligatoires Validation des codes Choix dans une liste ou inscription du code Date picker Messages de confirmation Fonctionnement de l historique Modification des données Quelles données? Modifier d autres données Consulter et effectuer des actions au niveau de l entreprise Consulter les données de l entreprise Inscrire, modifier et radier certaines données de l entreprise Inscrire, modifier, radier les données de contact Inscrire, modifier, radier les données relatives aux mandats Créer un mandat Gérer un mandat existant Corriger un mandat Arrêter un mandat Annuler un mandat Inscrire, modifier, radier les numéros de compte bancaire Inscrire un nouveau compte bancaire Adapter un compte bancaire Modifier les données d un compte bancaire Corriger les données d un compte bancaire Créer une nouvelle UE

4 5.3 Extraits Extrait intégral des données d une entreprise Extrait partiel des données d une entreprise Extrait des données d une unité d établissement Extrait des données relatives aux demandes d autorisation Extrait relatif aux mandats Consulter et effectuer des actions au niveau de l unité d établissement Consulter les données de l unité d établissement Inscrire, modifier et radier certaines données de l unité d établissement Adapter les données relatives à l adresse d une UE Corriger l adresse d une UE Modifier l adresse d une UE Réactiver les adresses d une UE Inscrire, modifier, radier les données relatives aux mandats Créer un mandat au niveau d une UE Gérer un mandat Corriger un mandat au niveau d une UE Arrêter un mandat au niveau d une UE Annuler un mandat au niveau d une UE Inscrire, modifier, radier les activités Création d une nouvelle activité au niveau d une UE Adapter les données d une activité d une UE Modifier une activité Corriger une activité Arrêter une activité au niveau d une UE Réactiver une activité Inscrire, modifier, radier une dénomination Création d une dénomination au niveau d une UE Adapter les dénominations existantes Modifier une dénomination (les données précédentes seront conservées sous forme d historique) Corriger une dénomination (aucun historique de dénomination précédentes ne sera conservé) Arrêter une dénomination au niveau d une UE Corriger les date de début et de fin d une UE Corriger la date de début d une UE Corriger la date de fin pour une UE arrêtée Arrêter une UE Annuler une UE Reprendre une UE Extraits Extrait de l unité d établissement Extrait des données relatives aux demandes d autorisation Extrait relatifs aux mandats

5 7 L assistant adresse Introduction de la date Introduction du code postal et/ou du nom de la commune Introduction rue, numéro et boîte aux lettres Annexe 1 Consulter les données d entreprises Annexe 2 Consulter les données d unités d établissement

6 L objectif du Private Search Private Search est une application qui permet à toutes les personnes exerçant certaines fonctions légales ou ayant un mandat «Private Search» au sein d une entreprise de consulter des informations, d adapter certaines données (dans les limites de la législation BCE), d attribuer des mandats et d obtenir des extraits. Cette application s adresse à tout type d entreprises (entreprises personne morale et personne physique). 6

7 1 Abréviations utilisées Abréviation ASBL BCE eid ENT EPM EPP GE UE Signification Association sans but lucratif Banque-Carrefour des Entreprises Carte d identité électronique Entreprise Entreprise personne morale Entreprise personne physique Guichet d entreprises Unité détablissement 7

8 2 Accès à Private Search 2.1 Accès sécurisé Comment se connecter à Private Search? La connexion est établie après avoir introduit le lien dans votre navigateur internet. Cliquez sur la langue de votre choix (fr ou nl), l'application est disponible en allemand. Cependant, vous devez vous connecter via la version FR ou NL du site. Vous pouvez ensuite adapter la langue de l'application en allemand. Cliquez sur Private Search. Private Search est une application sécurisée. Vous devez dès lors vous identifier à l aide de votre carte d identité électronique (eid) ou de votre token citoyen. Vous accédez alors à l écran montrant les entreprises au sein desquelles vous exercez une fonction légale ou disposez d un mandat Private Search et pour lesquelles vous pouvez consulter, inscrire et/ou modifier des données, conformément à la légilsation BCE. Ensuite, cliquez sur le lien «Afficher la liste des entreprises de l'utilisateur du Private Search». Vous pouvez maintenant sélectionner une entreprise en cliquant sur le numéro d'entreprise. 8

9 2.2 Qui a accès? L utilisation de l application «Private Search» n est pas autorisée à toutes les personnes inscrites comme exerçant une fonction ou disposant d un mandat au sein d une entreprise. L accès est limité Fonctions légales Seules les personnes exerçant une fonction dite «légale» au sein de l entreprise et dûment enregistrées peuvent accéder automatiquement à l application Private Search à l aide de leur eid ou de leur token. Cet accès leur donne le droit de consulter les données d une entreprise, de les adapter et/ou de les corriger. Un aperçu des fonctions permettant d accéder directement à l application «Private Search» peut être consulté via le lien suivant: L entreprise au sein de laquelle vous exercez une fonction légale ne figure pas dans la liste des entreprises auxquelles vous avez accès via l application «Private Search» alors que la fonction que vous exercez figure dans la liste précitée? Il est possible que votre fonction ne soit pas inscrite dans la BCE. Dans ce cas, veuillez adresser une demande au service de gestion BCE - PRIVATE SEARCH, ( Boulevard du Roi Albert II 16, 1000 Bruxelles) accompagnée d une copie de l acte de nomination. Le formulaire «fonction manquante» est disponible sur le site BCE PRIVATE SEARCH : jsp Mandat Private search Les personnes titulaires d un mandat «Private Search» peuvent également accéder à l application «Private Search» via l eid ou via le token citoyen. 2.3 Gestion des mandats pour l accès à l application «Private Search» Si vous exercez une fonction légale autorisant un accès à l application «Private Search», vous pouvez accorder un mandat «Private Search» à une autre personne. Vous pouvez utiliser les formulaires suivants pour gérer ces mandats. Formulaire permettant aux mandants (personnes exerçant une fonction légale dans une entreprise) d accorder un mandat : Formulaire permettant aux mandants (personnes exerçant une fonction légale dans une entreprise) de révoquer un mandat : Formulaire permettant de renoncer à un mandat (dans le chef du mandataire) 9

10 3 Principes généraux de l application Private Search 3.1 Barre de menu en haut de l écran Vous trouverez ci-dessous les explications concernant les icônes apparaissant sur chaque écran Accueil Il est toujours possible de revenir à l écran d accueil. Pour ce faire, cliquez sur l icône Imprimer Cliquez sur l icône pour imprimer un écran Changer de langue Vous pouvez modifier la langue en cliquant sur l abréviation de votre choix dans le coin supérieur droit («fr» pour le français, «nl» pour le néerlandais et «de» pour l allemand) Fermeture de session Cliquez sur l icône pour quitter l application. 10

11 3.2 Principes de navigation Lorsque vous consultez les données d une entreprise, la navigation repose sur deux onglets apparaissant dans la partie supérieure de la plupart des écrans. Il s agit des volets «Entreprises» et «Unité d établissement». L onglet actif est toujours indiqué en orange, l onglet inactif en gris. Les onglets «Entreprises» et «Unité d établissement» sont interconnectés : - l onglet «Unité d établissement» ne peut contenir que les informations d une seule implantation de l entreprise sélectionnée en ce moment sous l onglet «Entreprise». - si, au sein d une entreprise, vous choisissez une unité d établissement par le biais de la «Liste des unités d établissement», vous arrivez alors directement dans l onglet «Unité d établissement». Le contenu de l onglet «Entreprise» est évidemment maintenu à l écran et vous pouvez ainsi naviguer facilement entre l entreprise et l unité d établissement. 3.3 Validation et contrôles Champs obligatoires Les champs obligatoires sont marqués par défaut d un *. Si un champ obligatoire n est pas complété, un message d erreur s affichera en rouge en haut de l écran. Le champ concerné sera teinté de rouge. 11

12 3.3.2 Validation des codes Vous pouvez faire valider un numéro sur différentes pages de l application. L exactitude de ce numéro est alors contrôlée. Cliquez sur la flèche pour procéder à cette validation. Exemple : vous complétez le code NACEBEL et le système recherche l intitulé correspondant à ce code Choix dans une liste ou inscription du code Sur cet écran, vous pouvez soit faire votre choix dans une liste, soit introduire le code correspondant dans le premier champ si vous le connaissez déjà. Si le code correspond à une donnée de la liste, cette information apparaîtra dans la liste. Exemple : Date picker Pour l introduction des dates, vous avez le choix entre une saisie directe (formats JJMMAAAA; JJ/MM/AAAA ou JJMMAA) ou une sélection dans le calendrier situé à côté du champ de saisie. Les dates postérieures ou égales au 01/01/2100 ne sont pas acceptées. Les datesantérieures au 01/01/0001 ne sont pas autorisées Messages de confirmation Si une opération a été réalisée avec succès, un message de confirmation s affichera en bleu dans la partie supérieure de l écran. 12

13 Dans le cas contraire, un message d erreur s affichera en rouge. 3.4 Fonctionnement de l historique Les écrans affichent les données actuelles et futures. Pour obtenir un historique complet, cliquez sur l icône. Au-dessus de la liste apparaîtront alors 2 champs permettant d introduire des dates ainsi qu un bouton «Renouveler l historique» qui vous permet de limiter la période de sélection. Pour renouveler la liste, cliquez sur le bouton «Renouveler l historique». En cliquant à nouveau sur l icône historique, la liste s affichera de nouveau telle qu elle l était initialement, sans historique ni champs de dates correspondants ou icônes. 13

14 4 Modification des données Si les données de l entreprise ne sont pas / plus correctes ou font défaut, vous pouvez alors effectuer, pour certaines données, les adaptations nécessaires. 4.1 Quelles données? Les données que vous êtes autorisés à inscrire, modifier ou radie rvarient notamment selon qu il s agit d une entreprise ayant la qualité non-commerciale de droit privé ou d une ASBL. Le tableau ci-dessous présente un aperçu des possibilités. Groupe de données Adresse d une unité d établissement (*) Données de contact Dénomination d une unité d établissement Compte bancaire Mandats au niveau de l entreprise et de l unité d établissement Dates de début et de fin d une unité d établissement Activités unité d établissement Toutes les entreprises Entreprises non commerciales de droit privé ASBL Adapter Inscrire Inscrire Adapter Adapter Inscrire Inscrire Inscrire Adapter Adapter Adapter Arrêter Arrêter Arrêter Inscrire Inscrire Inscrire Adapter Adapter Adapter Arrêter Arrêter Arrêter Inscrire Inscrire Inscrire Adapter Adapter Adapter Arrêter Arrêter Arrêter Inscrire Inscrire Inscrire Adapter Adapter Adapter Arrêter Arrêter Arrêter Inscrire et adapter la date de début Inscrire Adapter Inscrire et adapter les dates de début et de fin Arrêter Inscrire Adapter Arrêter (*) Quand vous adaptez l adresse de votre unité d établissement vous avez aussi obligation communiquer les données correctes de vos autorisations / attestations d établissement aux services concernés. 14

15 4.2 Modifier d autres données La procédure à suivre pour corriger d autres données diffère selon le type de correction que vous souhaitez effectuer. Correction souhaitée Procédure Correction d erreurs commises avant 2003 (avant juin 2009 pour les entreprises non commerciales de droit privé personne physique) Envoyez votre demande de correction à la cellule de gestion BCE en cliquant sur le lien suivant : r/ Correction d erreurs commises après 2003 Adressez-vous au service qui a introduit erronément les données ou contactez le service BCE. Ajout de nouvelles données (par exemple un changement d adresse) Prenez contact avec le guichet d entreprises de votre commune en cliquant sur le lien suivant : uichets_entreprises_agrees/cherche_commune/ La correction de certaines données ne nécessite l appel à la BCE mais plutôt à un autre service. Le tableau suivant présente les services et données concernés. Pour les erreurs dans la mention, contactez : des activités TVA et de la qualité TVA de la qualité ONSS des activités ONSS des comptes annuels et des comptes consolidés du domicile / adresse d'une entreprise personne physique des dénominations, de l adresse de l ASBL, des fondateurs centralebilansbnb l administration communale de votre domicile le greffe compétent pour le lieu d établissement de votre entreprise. 15

16 5 Consulter et effectuer des actions au niveau de l entreprise 5.1 Consulter les données de l entreprise Dans la liste des entreprises auxquelles vous avez accès, sélectionnez l entreprise pour laquelle vous souhaitez consulter les données. L écran suivant s affiche : À gauche de l écran figure l ensemble des rubriques que vous pouvez consulter et éventuellement modifier (voir tableau supra). En cliquant sur la rubrique, les données détaillées s affichent. Remarque : la consultation des données relatives au registre des remplaçants n est possible que pour les entreprises personne physique. Veuillez vous référer à l annexe numéro 1 pour obtenir un aperçu de tous les écrans que l entrepreneur peut consulter. 5.2 Inscrire, modifier et radier certaines données de l entreprise Inscrire, modifier, radier les données de contact Dans l écran «Données d identification de base», cliquez sur le lien «Adapter les données de contact». 16

17 Inscrivez les données de contact ensuite cliquez sur «confirmer» Inscrire, modifier, radier les données relatives aux mandats Les personnes exerçant des fonctions légales permettant un accès aux données de l entreprise via l application «Private Search» peuvent gérer les mandats «poste», de même que les mandats «Private Search». Les personnes disposant d un mandat Private Search ne peuvent gérer que les mandats «poste». Les personnes disposant d un mandat «poste» ne peuvent gérer aucun mandat Créer un mandat 17

18 Cliquez sur le lien «Créer un mandat», introduisez toutes les données obligatoires et cliquez sur «créer». Remarque : l adresse n est pas un champ obligatoire. Si ce champ est complété, un e- mail est automatiquement envoyé aux mandataires, à l adresse saisie Gérer un mandat existant Les mandats peuvent être modifiés en cliquant sur le lien «Adapter». L écran «Mandat : adapter» s affiche. Cet écran permet de corriger, d arrêter ou d annuler les mandats. 18

19 Corriger un mandat Les mandats peuvent être corrigés, via l écran «Mandat : Adapter», en cliquant sur le lien «Il y a une erreur au niveau du mandat, ce dernier doit être adapté». L unique donnée pouvant être corrigée est la date de début. Introduisez la date correcte et cliquez sur «confirmer» Arrêter un mandat Les mandats peuvent être arrêtés, via l écran «Mandat : Adapter», en cliquant sur le lien «Le mandat doit être arrêté». 19

20 Le champ «Date de fin» doit obligatoirement être complété. Inscrivez la date de fin et cliquez ur «confirmer». 20

21 Annuler un mandat L annulation d un mandat n est pas possible via l application «Private Search». Pour ce faire, il vous faut contacter le helpdesk au 0800/12033 ou envoyer un à l adresse suivante : Vous obtenez ces informations en cliquant sur le lien «Ce mandat n a jamais existé dans l entreprise». Le message suivant s affiche. 21

22 5.2.3 Inscrire, modifier, radier les numéros de compte bancaire Un utilisateur Private Search peut exécuter différentes actions sur le compte bancaire d une entreprise Inscrire un nouveau compte bancaire Dans l écran «Comptes bancaires : consulter et créer», cliquez sur le lien «Inscrire un compte bancaire». L écran suivant s affiche. Le point d interrogation vert à côté des différents champs permet d obtenir de plus amples informations sur le champ concerné. Il suffit de placer le curseur sur le point d interrogation. 22

23 Remarque concernant le numéro IBAN : si vous ne complétez que le champ «Numéro de compte bancaire belge», le numéro IBAN est automatiquement généré par le système. Lorsque toutes les données ont été introduites, cliquez sur «créer» Adapter un compte bancaire Dans l écran «Compte bancaires : consulter et créer», cliquez sur le lien «Adapter» Modifier les données d un compte bancaire Dans l écran «Compte bancaires : adapter», cliquez sur le lien «Le compte bancaire est correct ou l a été mais doit être adapté». L écran dans lequel vous pouvez modifier les données du compte bancaire s affiche. Modifier les données nécessaires et cliquez sur «confirmer». 23

24 Corriger les données d un compte bancaire Dans l écran «Compte bancaires : adapter», cliquez sur le lien «Il y a une erreur au niveau du compte bancaire qui doit être corrigée». 24

25 L écran dans lequel vous pouvez corriger les données du compte bancaire s affiche. Corrigez les données nécessaires et cliquez sur «confirmer» Créer une nouvelle UE Il n est possible de créer une nouvelle UE que pour une entreprise non-commerciale de droit privé ou pour une ASBL. Cliquez sur «créer une unité d établissement». L écran suivant s affiche. 25

26 Pour inscrire l adresse de l UE, cliquez sur le lien «Introduire l adresse». L Assistant adresse s ouvre. (Voir chapitre 7 L Assistant adresse ) Remarques concernant les communes fusionnées : Lorsqu une commune a été fusionnée avec une autre commune, seule la commune principale est disponible dans l assistant. Si l adresse de l UE a été créée avant la fusion de la commune, l ancienne commune est encore disponible dans l assistant. Après avoir saisi l adresse, vous devez au moins compléter les champs obligatoires suivants : Date de début de l unité d établissement Code NACEBEL Type d activité Tous les autres champs sont facultatifs. Cliquez ensuite sur «créer». 26

27 5.3 Extraits Via l application Private Search, il est possible d obtenir différents types d extraits (en cliquant sur la rubrique y afférente). Vous pouvez imprimer ou envoyer l extrait par (vous devez alors introduire l adresse e- mail à laquelle l extrait doit être envoyé) Extrait intégral des données d une entreprise Saisissez les données suivantes : L adresse à laquelle l extrait doit être envoyé si vous optez pour la fonction «E- mail». La langue dans laquelle l extrait doit être délivré. Si vous souhaitez aussi obtenir les données des unités d établissement, cochez la case correspondante. Faites votre choix entre : o Un extrait des données à une date déterminée. o Un extrait des données reprenant l historique (il vous est loisible d introduire une date de début et de fin. La date de début est pré-remplie et correspond à la date de début de l entreprise). 27

28 5.3.2 Extrait partiel des données d une entreprise Saisissez les données suivantes : L adresse à laquelle l extrait doit être envoyé si vous optez pour la fonction «E- mail». La langue dans laquelle l extrait doit être délivré. Si vous souhaitez aussi obtenir les données des unités d établissement, cochez la case correspondante. Faites votre choix entre : o Un extrait des données à une date déterminée. o Un extrait des données reprenant l historique (il vous est loisible d introduire une date de début et de fin. La date de début est pré-remplie et correspond à la date de début de l entreprise). 28

29 5.3.3 Extrait des données d une unité d établissement Saisissez les données suivantes : L adresse à laquelle l extrait doit être envoyé si vous optez pour la fonction «E- mail». La langue dans laquelle l extrait doit être délivré. Faites votre choix entre : o Un extrait des données à une date déterminée. o Un extrait des données reprenant l historique (il vous est loisible d introduire une date de début et de fin. La date de début est pré-remplie et correspond à la date de début de l entreprise). 29

30 5.3.4 Extrait des données relatives aux demandes d autorisation Saisissez les données suivantes : L adresse à laquelle l extrait doit être envoyé si vous optez pour la fonction «E- mail». La langue dans laquelle l extrait doit être délivré. Vous avez le choix entre : - Un extrait des données reprenant la situation actuelle - Un extrait des données à une date précise.. Si vous souhaitez aussi obtenir les données des unités d établissement, cochez la case correspondante. S agissant du niveau de détail, faites votre choix entre : o Extrait limité o Extrait intégral o Extrait des données relatives aux autorisations/qualités soumises à publicité o Extrait des données relatives aux autorisations/qualités (y comprises celles non soumises à publicité). 30

31 5.3.5 Extrait relatif aux mandats Saisissez les données suivantes : L adresse à laquelle l extrait doit être envoyé si vous optez pour la fonction «E- mail». La langue dans laquelle l extrait doit être délivré. Si vous souhaitez obtenir tous les mandats ou les mandats d une certaine personne (saisissez alors le numéro de la personne). Le type de mandat que vous souhaitez (Private Search ou Poste) Si vous souhaitez aussi faire figurer les mandats des unités d établissement dans le rapport, cochez alors sur la case «Unités d établissement incluses». Faites votre choix entre : o Un extrait des données à une date déterminée. o Un extrait des données reprenant l historique (il vous est loisible d introduire une date de début et de fin. La date de début est pré-remplie et correspond à la date de début de l entreprise). 31

32 6 Consulter et effectuer des actions au niveau de l unité d établissement 6.1 Consulter les données de l unité d établissement Pour consulter les données d une unité d établissement, sélectionnez d abord l entreprise à laquelle appartient l UE et, dans l écran principal, cliquez sur le lien «Liste des unités d établissement». L écran présentant un aperçu des unités d établissement de l entreprise s affiche. Vous devez sélectionner le numéro de l unité d établissement pour laquelle vous souhaitez consulter ou modifier les données. 32

33 Après avoir sélectionné l unité d établissement souhaitée, l écran principal reprenant les données de l UE que vous avez sélectionnée s affiche. Sur la gauche figurent toutes les possibilités de consultation des informations détaillées. Cliquez sur le lien de votre choix pour afficher les données souhaitées. Veuillez vous référer à l annexe numéro 1 pour obtenir un aperçu de tous les écrans que l entrepreneur peut consulter. 33

34 6.2 Inscrire, modifier et radier certaines données de l unité d établissement Adapter les données relatives à l adresse d une UE Un Utilisateur Private Search peut adapter l adresse d une UE. Cette opération vaut pour tout type d entreprise. Cliquez sur «Adapter les données relatives à l adresse». Les données retatives à l adresse d une UE peuvent être modifiées en cliquant sur le lien «Adapter» situé à côté de l adresse correspondante. L écran s ouvre ensuite pour modifier, corriger ou réactiver (pour les données d adresse arrêtées) les données relatives à l adresse d une UE. 34

35 Corriger l adresse d une UE Cliquez sur le lien «Il s agit de corriger une adresse et/ou des données de contact erronées» pour corriger l adresse d une UE. Les corrections vont effacer les données inscrites auparavant (cellesci ne seront plus visibles dans l historique). Cliquez ensuite sur le lien «Adapter l adresse» pour corriger l adresse d une UE. L assistant Adresse s ouvrira alors. (Voir chapitre 7 L Assistant adresse). 35

36 Modifier l adresse d une UE Cliquez sur le lien «il s agit d une modification d adresse en raison d un DEMENAGEMENT (qui a déjà eu lieu ou qui doit encore avoir lieu)» pour modifier l adresse de l UE. Cliquez ensuite sur le lien «Adapter l adresse» pour modifier l adresse d une UE. L assistant Adresse s ouvrira alors. (Voir chapitre 7 L Assistant adresse). 36

37 Avec cette action vous changez les données et les changements seront inscrits avec la date de modification que vous avez introduite. Les données présentes auparavant resteront enregistrées dans l historique Réactiver les adresses d une UE Cliquez sur le lien «Il s agit d une (ancienne) adresse qui est arrêtée. L adresse doit être réactivée» pour réactiver les précédentes données relatives à l adresse d une UE qui ont été arrêtées. Cette action est utilisée lorsque vous voulez réactiver une adresse qui était arrêtée. L adresse qui était active au moment de la réactivation avant cette action sera annulée. Cliquez sur «Oui» pour confirmer cette réactivation (ou sur «Non» pour l annuler). 37

38 6.2.2 Inscrire, modifier, radier les données relatives aux mandats Les personnes exerçant des fonctions légales permettant un accès aux données de l entreprise via l application «Private Search» peuvent gérer les mandats «poste», de même que les mandats «Private Search». Les personnes disposant d un mandat Private Search ne peuvent gérer que des mandats «poste». Les personnes disposant d un mandat «poste» ne peuvent gérer aucun mandat Créer un mandat au niveau d une UE Cliquez sur le lien «créer un mandat», introduisez toutes les données obligatoires (type de mandat, date de début, les données du mandant et du mandataire), et cliquez sur «créer». Remarque : L adresse du mandataire est facultative, si le champ est rempli, le mandataire recevra un automatique. 38

39 Gérer un mandat Les mandats peuvent être modifiées en cliquant sur le lien «adapter». L écran «mandat : adapter» s affiche. Cet écran permet de corriger, d arrêter ou d annuler les mandats. 39

40 Corriger un mandat au niveau d une UE Cliquez sur «Il y a une erreur au niveau du mandat, ce dernier doit être adapté pour ouvrir la fenêtre Mandat : Corriger». Inscrivez la date correcte et cliquez sur «confirmer» Arrêter un mandat au niveau d une UE Cliquez sur «Le mandat doit être arrêté pour ouvrir la fenêtre Mandat : arrêter». 40

41 Inscrivez la date de fin souhaitée et cliquez sur «confirmer» Annuler un mandat au niveau d une UE L annulation d un mandat n est pas possible via l application «Private Search». Pour ce faire, il vous faut contacter le helpdesk au 0800/12033 ou envoyer un à l adresse suivante : Vous obtenez ces informations en cliquant sur le lien «Ce mandat n a jamais existé dans l entreprise». 41

42 Le message suivant s affiche Inscrire, modifier, radier les activités Création d une nouvelle activité au niveau d une UE Les activités économiques d une UE peuvent être inscrites pour une entreprise non-commerciale de droit privé ou pour une ASBL, à l aide de la rubrique «Inscrire de nouvelles activités» dans l écran ci-dessous. 42

43 Pour saisir le code NACEBEL, utilisez l Assistant Nacebel en cliquant sur le point d interrogation situé à droite du champ NACEBEL (flèche rouge sur l écran ci-dessus). Introduisez un mot-clé pour obtenir la liste des codes NACE. Sélectionnez ensuite le code souhaité et cliquez sur «Traitement codes sélectionnés». 43

44 Si la date de début de l activité est antérieure au 01/01/2008, le convertisseur Nace est activé. 44

45 Le convertisseur NACE est un outil permettant de convertir des codes NACE antérieurs au 01/01/2008 en des codes NACE version 2008 ; dans certains cas, le convertisseur NACE propose plusieurs codes NACE Vous devez alors faire un choix. Ci-dessous figure un exemple de création d une activité avec un code Nacebel antérieur à Exemple de création d une activité avec code NACEBEL à partir de Un message de confirmation apparaît après la création de l activité. 45

46 Adapter les données d une activité d une UE Cliquez sur le lien «Adapter» pour adapter les activités d une UE pour une entreprise noncommerciale de droit privé ou pour une ASBL. L écran «Activité : adapter» s ouvre. Cet écran permet de modifier, corriger, arrêter ou réactiver les activités. 46

47 Modifier une activité Modifier le type d activité Cliquez sur le lien «L activité et le type correspondant sont encore corrects ou ont été corrects mais le type d activité doit être modifié» pour modifier les activités d une UE pour une entreprise non-commerciale de droit privé ou pour une ASBL. Inscrivez le type d activité souhaité et cliquez sur «confirmer». Un message de confirmation apparaît après la modification. 47

48 Modifier le code Nacebel de l activité Il n est pas possible de modifier directement le code Nacebel d une activité UE dans la fenêtre «Activités : adapter». De plus amples explications sur la manière de modifier le code Nacebel d une activité pour une entreprise non-commerciale de droit privé ou pour ASBL peuvent être obtenues en cliquant, dans l écran «Activité : adapter», sur le lien «Le code d activité (Nacebel) est encore correct ou l a été mais il doit être modifié». Le message suivant s affiche. 48

49 Corriger une activité Cliquez sur le lien «L activité n a pas été enregistrée correctement (erreur dans le code d activité, type d activité, date de début ou date de fin) ; cela doit être corrigé.» pour corriger les activités d une UE pour une entreprise non-commerciale de droit privé ou pour une ASBL. Corrigez le champ souhaité, cliquez ensuite sur «confirmer». 49

50 Un message de confirmation apparaît après la correction Arrêter une activité au niveau d une UE Cliquez sur le lien «L activité est exercée ou a été exercée à partir de l unité d établissement mais doit être arrêtée» pour arrêter les activités d une UE pour une ASBL. Remarque: vu qu il doit toujours y avoir au moins une activité exercée au niveau de l UE, le système ne permet pas d arrêter la dernière activité. Pour contourner le problème, il suffit de créer d abord la nouvelle activité et d arrêter ensuite l ancienne activité. 50

51 Inscrivez la date d arrêt souhaitée (donnée obligatoire), cliquez ensuite sur «confirmer». Un message de confirmation apparaît après l arrêt de l activité Réactiver une activité Réactiver une activité arrêtée : il s agit de réactiver une activité arrêtée en conservant la date de début initiale. Cliquez sur le lien «Il s agit d une activité qui est arrêtée mais qui doit être réactivée» pour réactiver les activités arrêtées d une UE pour une ASBL. Pour tout autre type d entreprise, il n est pas possible de réactiver une activité arrêtée. 51

52 Vous devez confirmer la réactivation. Le message suivant s affiche Inscrire, modifier, radier une dénomination Création d une dénomination au niveau d une UE Cliquez sur le lien «Créer une dénomination» pour créer la dénomination au niveau de l UE. 52

53 L écran suivant s affiche. Inscrivez la langue, la dénomination de même que la date de début (champs obligatoires) cliquez ensuite sur «Créer». Cliquez sur le point d interrogation vert pour obtenir des explications sur le champ correspondant Adapter les dénominations existantes Dans l aperçu des dénominations, cliquez sur «Adapter». L écran «dénomination : adapter» s affiche. Cet écran permet de modifier, corriger ou arrêter la dénomination d une UE. 53

54 Modifier une dénomination (les données précédentes seront conservées sous forme d historique) Cliquez sur le lien «La dénomination est correcte ou l a été mais doit être adaptée» pour modifier la dénomination de l UE. Introduisez la nouvelle dénomination ainsi que la date de la modification (champs obligatoires), cliquez ensuite sur «confirmer». 54

55 Le message suivant s affiche Corriger une dénomination (aucun historique de dénomination précédentes ne sera conservé) Cliquez sur le lien «il y a une erreur au niveau de la dénomination qui doit être adaptée» pour corriger la dénomination de l UE. Inscrivez les données correctes sachant que la langue, la dénomination, de même que la date de début sont des données obligatoires, cliquez ensuite sur «confirmer». 55

56 Le message suivant s affiche Arrêter une dénomination au niveau d une UE Cliquez sur le lien «la dénomination appartient ou a appartenu à l unité d établissement mais doit être arrêtée», pour arrêter la dénomination d une UE. Remarque : le système ne vous permet pas d arrêter la dernière dénomination active. Créez donc d abord une nouvelle dénomination avant d arrêter l ancienne. Inscrivez la date d arrêt (champ obligatoire), ensuite cliquez sur «confirmer». 56

57 Le message suivant s affiche Corriger les date de début et de fin d une UE Corriger la date de début d une UE Cliquez sur le lien «La date de début et/ou de fin de cette unité d établissement n est pas correcte» pour corriger la date de début d une UE pour une entreprise entreprise noncommerciale de droit privé ou pour une ASBL. 57

58 L écran dans lequel vous pouvez introduire la modification de la date de début s affiche. Si vous cochez la case «Annulation du groupe de données», le système annulera toutes les données non-actives (antérieures à la nouvelle date de début). Inscrivez la date de début et cliquez sur «confirmer» Corriger la date de fin pour une UE arrêtée Cliquez sur le lien «la date de début et / ou de fin de cette unité d établissement n est pas correcte» pour corriger la date de fin de l UE. La date de fin ne peut être arrêtée que pour les unités d établissement arrêtées des ASBL. L écran dans lequel vous pouvez introduire la modification de la date de début s affiche. Si vous cochez la case «Annulation du groupe de données», le système annulera toutes les données non-actives (antérieures à la nouvelle date de début). Introduisez la date de fin et cliquez sur «confirmer». 58

59 Arrêter une UE Cliquez sur le lien «L unité d établissement doit être arrêtée» pour arrêter une UE pour une ASBL. Il n est pas possible d arrêter une UE pour une entreprise entreprise non-commerciale de droit privé. Inscrivez la date d arrêt, ensuite cliquez sur confirmer. 59

60 Annuler une UE Pour annuler une unité d établissement, vous devez prendre contact avec le Helpdesk BCE au 0800/ ou à l adresse Reprendre une UE Cliquez sur le lien «L unité d établissement est arrêtée pour le moment mais sera à nouveau active à partir d une date déterminée.» pour reprendre une UE d une entreprise entreprise non-commerciale de droit privé ou d une ASBL. 60

61 Introduisez les données nécessaires. Les champs «version», «code nacebel», «type d activité» et «date de reprise» sont des champs obligatoires. Cliquez si nécessaire sur le lien «Adapter l adresse» pour adapter l adresse. L Assistant Adresse s ouvre. (Voir chapitre 7 L Assistant adresse). 61

62 62

63 6.3 Extraits Via l application «Private Search», il est possible d obtenir différents types d extraits (en cliquant sur la rubrique correspondante). Vous pouvez imprimer ou envoyer l extrait par (vous devez alors introduire l adresse à laquelle l extrait doit être envoyé) Extrait de l unité d établissement Introduisez les données suivantes : L adresse à laquelle l extrait doit être envoyé si vous cliquez sur la case « ». La langue dans laquelle l extrait doit être délivré. Faites votre choix entre : o Un extrait des données à une date déterminée. o Un extrait des données reprenant l historique (il vous est loisible d introduire une date de début et de fin. La date de début est pré-remplie et correspond à la date de début de l unité d entreprise). 63

64 6.3.2 Extrait des données relatives aux demandes d autorisation Introduisez les données suivantes : L adresse à laquelle l extrait doit être envoyé si vous cliquez sur la case « ». La langue dans laquelle l extrait doit être délivré. Vous avez le choix entre o Un extrait des données reprenant la situation actuelle o Un extrait des données à une date précise. Faites votre choix entre : o Extrait limité o Extrait intégral o Extrait des données relatives aux autorisations / qualités soumises à publicité o Extrait des données relatives aux autorisations / qualités (y compris celles non soumises à publicité). 64

65 6.3.3 Extrait relatifs aux mandats Introduisez les données suivantes : L adresse à laquelle l extrait doit être envoyé si vous cliquez sur la case « ». La langue dans laquelle l extrait doit être délivré. Si vous souhaitez tous les mandats ou les mandats d une certaine personne (introduisez alors le numéro de personne). Le type de mandat que vous souhaitez (Private Search ou Poste) Faites votre choix entre : o Un extrait des données à une date déterminée o Un extrait des données reprenant l historique (il vous est loisible d introduire une date de début et de fin. La date de début est pré-remplie et correspond à la date de début de l unité d entreprise). 65

66 7 L assistant adresse Un Utilisateur Private Search peut utiliser l assistant adresse pour effectuer diverses actions (création, modification, correction d adresses). Cet assistant vous guide à travers les différentes étapes nécessaires à la saisie correcte de l adresse. 7.1 Introduction de la date 7.2 Introduction du code postal et/ou du nom de la commune La sélection d une des deux données est suffisante, le système génèrera automatiquement l autre donnée, sur base de ce que vous avez sélectionné. 66

67 7.3 Introduction rue, numéro et boîte aux lettres. S agissant du nom de la rue, il suffit d en introduire une partie et le système affichera automatiquement tous les noms de rue qui contiennent cette partie. Exemple: pour 5000 Namur, il suffit de saisir «Marché» et le système affichera tous les noms de rue de cette commune dans lesquels figure le mot «Marché». Si plusieurs noms de rue sont affichés, il suffit de sélectionner le nom de rue approprié dans l aperçu qui sera affiché. Si l adresse ne contient pas de numéro de maison, cochez la case «Aucun numéro». 67

68 Annexe 1 Consulter les données d entreprises Données d identification de base Mandats 68

69 Fonctions Capacités entrepreneuriales ambulant exploitant forain 69

70 Activités Comptes bancaires 70

71 Qualités Autorisations 71

72 Dénominations Liste des unités d établissement 72

73 Numéro d indentification externe Sources externes 73

74 Liens entre entreprises Extraits 74

75 Annexe 2 Consulter les données d unités d établissement Données d identification de base Mandats Activités 75

76 Autorisations Dénominations Liens entre entreprises 76

77 Sources externes Extraits 77

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