EN PARTIE DOUBLE. Version de programme dès 2012, dès Windows XP, NT, 2000, Windows 7, Vista ou plus élevée

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1 MANEL Q3 Q3 COMPTABILITÉ VERSION EN PARTIE DOBLE Version de programme dès 2012, dès Windows XP, NT, 2000, Windows 7, Vista ou plus élevée Version du manuel Ce manuel ne peut pas être polycopié ou reproduit dans aucune forme en extrait ou complètement sans l autorisation de Q3 Software SA. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel et Windows sont marques déposées enregistrées de la corporation Microsoft. Q3 Paiements, Q3 Comptabilité, Q3 Factures, Q3 Salaires, Q3 Ménage, Q3 Association, Q3 Adresses sont marques de Q3 Software SA. Toutes les autres marques sont propriété de leurs respectif Titulaire de la marque. Tous les noms utilisés dans les exemples des produits, procédures, personnes ou événements sont inventé librement. Toutes les ressemblances avec des entreprises, organisations, produits, noms ou événements sont absolument accidentels by Q3 Software AG, tous les droits réservés.

2 SOMMAIRE Introduction 3 Au sujet de Q3 Comptabilité... 3 Au sujet de ce manuel... 3 Concept d utilisation... 5 Installation 11 Installer Q3 Comptabilité Premier lancement du logiciel Attribution de la licence Déinstaller Q3 Comptabilité Concept d utilisation 13 Déroulement Cours de base 18 Qui est la société ProbeX? Leçon 1 Aide online Leçon 2 Préparatifs Leçon 3 Plan comptable Leçon 4 Bilan d ouverture Leçon 5 Editer le journal Leçon 6 Editer le bilan Leçon 7 Comptabiliser Leçon 8 Budget Leçon 9 Etablir un graphique Leçon 10 advanced Décompte TVA Leçon 11 Sauvegarder les données Leçon 12 Procéder au bouclement Leçon 13 advanced Taxe sur la valeur ajoutée Leçon 14 profi Saisir une écriture multiple Leçon 15 Recommencement Leçon 16 profi Saisir un mandant Appendice 46 Fichiers Exportation de données Q3 Comptabilité advanced Q3 Comptabilité profi Abréviations par touches de clavier Tableau des touches de clavier 49 Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 2

3 INTRODCTION Au sujet de Q3 Comptabilité Les logiciels de comptabilité de la maison Q3 Software se réjouissent d une longue tradition. Plus de clients se sont décidés pour une comptabilité Q3 Software dans les 10 ans passés. Pourquoi? ne qualité extraordinaire, une utilisation simple et bien structurée et une adaptation optimale sur les besoins de la Suisse - cela sont des propriétés qui convainquent dans beaucoup de domaines d utilisation. Lors de l'installation de Q3 Comptabilité, vous avez pu choisir si vous désirez tenir une comptabilité en partie simple (version livre de comptes) ou une comptabilité en partie double. Ce manuel vous donne des informations concernant la version en partie double. Si vous travaillez avec Q3 Comptabilité standard ou advanced, vous avez n importe quand la possibilité sans perte de données bien entendu de passer au niveau supérieur Q3 Comptabilité advanced ou profi (pgrade). Au sujet de ce manuel Ce manuel a pour but de vous aider à vous familiariser rapidement avec le logiciel Q3 Comptabilité. ne ample aide online est à votre disposition dans le programme pour les informations de détail. Ce manuel contient en même temps des informations sur Q3 Comptabilité advanced ainsi que sur Q3 Comptabilité profi. Les fonctions qui sont uniquement disponibles pour Q3 Comptabilité advanced ou profi, sont marquées avec advanced ou profi. Comment travailler avec ce manuel Ce manuel est structuré en chapitres indépendants les uns des autres. Chapitre 1 Introduction Chapitre 2 Installation Vous êtes en train de la lire Première installation et attribution de la licence Chapitre 3 Concept d utilisation Comment travailler avec Q3 Comptabilité Chapitre 4 Cours de base Faire la connaissance de Q3 Comptabilité comme en jouant Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 3

4 Chapitre 5 Appendice Aperçu des menus et informations techniques Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 4

5 Nous vous conseillons de poursuivre votre lecture par le chapitre 3. Le cours de base du chapitre 4 n est pas nécessaire pour les utilisateurs chevronnés. La simple lecture de ce chapitre suffit souvent, sans procéder aux exercices à l ordinateur. Quelque soit le chapitre que vous lisez: si un point ne semblait pas clair ou un terme restait incompréhensible, cherchez dans l aide online un mot-clef correspondant. Vous trouverez également tout au long du texte des renvois sur l aide online (désignés avec æ). Conventions utilisées dans ce manuel Plusieurs caractères de polices vous aident à mieux comprendre ce manuel: Les touches que vous devez frapper, sont équipées de leur propre symbole. a signifie p.e. la touche A, la combinaison C+a indique qu il faut maintenir pressée la touche Control, tout en frappant la touche A. Les indications utiles sont désignées avec et insérées entre deux lignes. Les ordres de menu et les boutons de commande sont écrits en écriture italique: Exemple: Fichier+Nouveau, Installation Ok Si une expression contient un +, elle indique sur un ordre de menu. Le nom du menu se trouve à gauche du + et à droite se trouve le point de menu (exemple: Editer+Sauvegarder indique sur le point de menu Sauvegarder dans le menu Editer). Les champs d entrée...sont mis entre.... Le texte que vous devez introduire...est mis entre.... Par ce manuel, nous espérons vous assister de manière optimale dans votre travail avec Q3 Comptabilité. Si vous deviez rencontrer des difficultés ou si vous ne trouviez pas de réponse à un problème ni dans le manuel ni dans l aide online, nous vous serions reconnaissants de nous en informer. Concept d utilisation La rapidité d apprentissage d un logiciel et son utilisation efficace dépend dans une large mesure, outre du fonctionnement du programme, de sa conception et de son design. Pour cette raison, nous avons attaché particulièrement d attention à ces deux points. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 5

6 Q3 Comptabilité est un logiciel qui fonctionne sous Windows. Le maniement des éléments d utilisation particuliers (menu, champs d entrée etc.) correspond donc en principe au standard Windows et n est pas expliqué en détail dans ce manuel. L écran de base L écran de base apparaît dès le lancement du programme avec la barre des symboles (petits boutons de commande pour l accès rapide aux fonctions de menu). L écran de base n a pas de fonction ultérieure: vous travaillerez toujours dans les fenêtres de travail et les fenêtres de dialogue. La barre de menus La barre de menus assume la fonction de centrale de commande. Chaque menu a une fonction différente. Les indications suivantes sont valables pour tous les menus: * Les menus peuvent être directement ouverts avec la touche Alt et la lettre soulignée (p.e. A+f pour le menu Fichier). * Les points de menu actifs (=disponibles) apparaissent en écriture noire, les points inactifs en écriture grise. * De nombreux points de menu peuvent être activés avec les touches du clavier (Hotkeys). La combinaison des touches apparaît dans le menu à droite. Dans Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 6

7 l appendice de ce manuel vous trouverez un aperçu de tous les menus et Hotkeys (commandes du clavier). A ouvre si aucun autre menu n est encore ouvert le menu le plus important de la fenêtre actuelle. tilisez cette fonction si les Hotkeys ne vous sont pas encore familières. Le menu fichier sert à l accès à un fichier complet (p.e. journal). Les points de menu Fichier sont le plus souvent liés à la liste dans une fenêtre de travail. le menu editer... se réfère à des éléments isolés (lots de données) d un même fichier. Vous constaterez très vite que vous utiliserez les fonctions du menu Editer le plus souvent et que vous connaîtrez bientôt les Hotkeys correspondantes. Le menu detail... ne contient que des fonctions qui se réfèrent à la fenêtre actuellement ouverte (p.e. Détail+Soldes dans la fenêtre Comptabiliser. le menu fonction... contient toutes les fonctions principales de Q3 Comptabilité (p.e. plan comptable, bouclement). le menu analyse... contient toutes les analyses de Q3 Comptabilité (p.e. plan comptable, bilan). Le menu?... mène à l aide online et à l enregistrement. Le menu quick... aide à augmenter l efficacité du travail. Vous l ouvrez avec la touche droite de la souris. Le menu Quick contient les points de menu les plus importants des autres menus. La barre des symboles Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 7

8 ... facilite l accès à d autres ordres de menu souvent utilisés. Si vous ne connaissez pas la signification d un symbole, vous mettez simplement le curseur sur ce symbole (pas de clic de souris!) ne courte explication apparaît à la position de la souris. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 8

9 La fenêtre de travail sert à l édition de lots de données dans un fichier (p.e. comptes dans un plan comptable, écritures dans le journal principal). L image suivante vous montre comme exemple la fenêtre de travail Comptabiliser, la fenêtre la plus importante de Q3 Comptabilité: Dans la partie supérieure apparaît la liste avec tous les lots de données (écritures) momentanément disponibles. Si la liste est active, une barre apparaît sur l élément actuel. Avec les touches du curseur ou avec la souris, vous pouvez vous déplacer dans la liste. La partie inférieure est réservée à des informations de détail sur le lot de données actuellement sélectionné. Cette partie sert également de champ d entrée pour la saisie d un nouveau lot de données ou pour la modification d un lot de données existant. Les menus Fichier, Editer et Détail accompagnent chaque travail dans une fenêtre de travail. Les points de menu actifs diffèrent d une fenêtre de travail à l autre. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 9

10 La fenêtre de dialogue... sert à saisir des champs qui peuvent être importants pour la prochaine action ou qui ont un caractère de configuration. L image suivante vous montre l exemple de la fenêtre de dialogue Chercher du menu Fichier: La fenêtre de configuration (premier lancement du programme) est également une fenêtre de dialogue typique. La saisie d un nouveau lot de données ou la modification d un lot de données existant dans une fenêtre de travail est également identique à l utilisation d une fenêtre de dialogue. Nous ne ferons donc aucune différence dans les explications. Deux éléments d utilisation se rencontrent souvent dans les fenêtres de travail et de dialogue: Le choix de champ: Si un champ est marqué à droite par une flèche (vers le haut ou vers le bas), il y a un choix à disposition. ou en cliquant avec la souris, ouvre le choix. Avec E ou en cliquant deux fois avec la souris, vous choisissez l inscription désirée et fermez le choix. Le bouton de commande (Button): un bouton de commande peut être rejoint comme chaque autre champ par la touche T. Le bouton de commande n est pas un champ d entrée, mais un champ d action. Avec E ou en cliquant avec la souris, vous déclenchez l action qui est inscrite sur le bouton. Comme dans le cas de la fenêtre de travail, les menus sont très importants pour les fenêtres de dialogue en premier lieu le menu Editer. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 10

11 INSTALLATION Installer Q3 Comptabilité Nous vous prions de procéder de la manière suivante pour installer Q3 Comptabilité: 1 Mettez le CD Q3 Software dans le lecteur correspondant 2 Choisissez Exécuter dans le menu de lancement 3 Tapez d:setup. exe et confirmez l introduction avec Ok 4 Suivez les indications d installation à l écran d: dans le point 3 indique la lettre du lecteur CD-ROM. Remplacez celleci par la lettre de votre lecteur CD-ROM le cas échéant. Premier lancement du logiciel Après l installation réussite, vous trouverez la mention Q3 Software dans le menu de lancement sous Programmes et au-dessous de celle-ci la mention Q3 Comptabilité. Choisissez Q3 Comptabilité pour lancer le logiciel. Q3 Comptabilité vous informe qu il s agit du premier lancement. Le logiciel doit savoir quelle version vous avez acquérie. Ensuite vous devez introduire votre numéro de licence. Vous trouverez ce numéro dans le certificat de licence ci-joint. Q3 Comptabilité reconnaît grâce au numéro de licence quel programme vous avez acquis. Dès que vous aurez confirmé le numéro de licence valable avec Ok, vous pourrez travailler avec le logiciel. Pour continuer votre travail, vous allez déterminer les données de configuration de votre comptabilité (date d ouverture etc.) Consultez pour ceci le chapitre 4 (cours de base). Attribution de la licence Q3 Comptabilité est équipé d un mécanisme d attribution de licence sophistiqué. Il permet l existence simultanée de Q3 Comptabilité advanced et Q3 Comptabilité profi sur le même CD. Q3 Comptabilité reconnaît moyennant le numéro de licence le programme que vous avez acquis. Si vous avez acquis Q3 Comptabilité advanced et vous êtes mainte-nant intéressé de connaître la version profi, vous pouvez installer la version démo sans problèmes. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 11

12 Chaque numéro de licence est lié à son propriétaire. Faites donc très attention à ce que votre numéro de licence personnel ne tombe pas dans les mains de personnes non autorisées. Le numéro de licence mentionné sur le certificat de licence vous autorise à utiliser le logiciel complet Q3 Comptabilité pendant 60 jours. Vous avez donc assez de temps à vous faire enregistrer chez nous de manière officielle en nous envoyant le certificat de licence ci-joint. Vous recevrez ensuite sans délai un numéro supplémentaire qui vous permettra l utilisation illimitée de Q3 Comptabilité. Marche à suivre pour communiquer le numéro supplémentaire à Q3 Comptabilité: 1 Lancez Q3 Comptabilité 2 Choisissez?+ licence 3 Introduisez le numéro supplémentaire dans le champ Numéro supplémentaire 4 Confirmez le numéro avec Ok Conservez bien le numéro de licence ainsi que le numéro supplémentaire. Vous en aurez besoin lors d une installation ultérieure de Q3 Comptabilité sur le même ou un autre ordinateur. Protection d investition S il existe une version plus actuelle de celle que vous avez acquéri, nous pourrons vous en informer sans délai grâce à votre enregistrement. Si vous le désirez, nous vous enverrons ensuite la nouvelle version. Votre logiciel sera ainsi continuellement mis à jour et vous vous conserverez votre capacité concurrentielle. Avec votre enregistrement, vous obtiendrez également le droit d acquérir des futures pgrades et pdates. Déinstaller Q3 Comptabilité Si vous vendez votre ordinateur ou si vous l offrez à quelqu un, vous êtes tenu à déinstaller Q3 Comptabilité. Pour ne pas vous causer des soucis superflus, le programme SETP de Q3 Comptabilité se charge complètement de ce travail. 1 Assurez-vous que Q3 Comptabilité n est pas lancé 2 Choisissez dans le menu de lancement Windows Réglage+Configuration du système 3 Choisissez l inscription Software 4 Cherchez dans la liste Q3 Comptabilité et choisissez Ajouter/Enlever Suivez ensuite les indications du programme de déinstallation. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 12

13 CONCEPT D TILISATION Ce chapitre vous offre une vue d ensemble des fonctions et possibilités de Q3 Comptabilité et vous indique les règles générales du travail avec Q3 Comptabilité. Ce chapitre vous donnera les bases nécessaires pour travailler avec Q3 Comptabilité. Déroulement Quand vous lancez Q3 Comptabilité pour la première fois ou quand vous établissez un nouveau mandant dans Q3 Comptabilité profi, vous déterminez la date d ouverture (et le mode de décompte si vous travaillez avec la taxe sur la valeur ajoutée). Vous pouvez également introduire un plan comptable prédéfini. Après l installation réussite de la comptabilité, et ensuite lors de chaque nouveau lancement du logiciel, Q3 Comptabilité ouvre la fenêtre Comptabiliser. Celle-ci restera ouverte jusqu à ce que vous quittiez le programme. Vous pourrez modifier plus tard la date d ouverture, le mode de décompte et la désignation de la comptabilité sous Fichier+Configuration, le cas échéant. Vous allez être confronté avec le plan comptable lors de la première utilisation. Prêtez particulièrement attention aux comptes soumis à la taxe sur la valeur ajoutée si vous devez la décompter. Q3 Comptabilité affiche les taux d imposition actuels dans une table. Nous vous recommandons d imprimer le plan comptable complet pour votre contrôle. S il correspond à vos besoins, vous pourrez commencer avec les écritures d entrée. Commencez par saisir les soldes d ouverture (les soldes de l année précédente). Dès cet instant, laissez à Q3 Comptabilité le soin d effectuer le travail. Le logiciel passe automatiquement en compte les écritures d entrée sur la base des soldes d ouverture. Dès que le bilan d ouverture est complet, il est recommandé de l imprimer. Et maintenant c est le travail quotidien qui commence. Vous allez passer en compte des écritures, de temps en temps ouvrir un nouveau compte, imprimer des bilans intermédiaires etc. Vous pouvez consulter toutes les analyses moyennant le menu Analyses, les contrôler dans l aperçu ou les imprimer directement. Au terme de l année, vous ferez toutes les écritures de bouclement (amortissements, évaluations etc.), et Q3 Comptabilité se chargera de boucler l ancien exercice et d ouvrir le nouvel exercice. profi Ou bien vous commencez à passer des écritures dans le nouvel exercice et vous attendez avec le bouclement de l ancien. Ceci est sans problèmes possible avec Q3 Comptabilité profi. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 13

14 Q3 Comptabilité ne considère les écritures comme définitivement passées que lorsque l exercice est bouclé. Jusque-là, elles peuvent en tout temps être corrigées ou effacées. Les écritures de rectification établies simplement en raison d une erreur appartiennent au passé. Plan comptable Le plan comptable peut compter un nombre illimité de comptes. A sa livraison, Q3 Comptabilité contient plusieurs plans comptables modèles. Vous avez le choix d en adopter un et de l adapter à vos besoins ou de créer directement le vôtre. Le plan comptable peut être adapté et complété en permanence durant le travail avec Q3 Comptabilité. Les comptes ne peuvent toutefois plus être effacés ou modifiés dès que des écritures y ont été passées. Vous ne pourrez que modifier leur nom. Avec Fonctions+Plan comptable, vous avez la possibilité de modifier à volonté la structure des comptes. Vous pouvez augmenter considérablement la vue d ensemble de votre plan comptable avec des titres, des lignes vides et des comptes totalisants. A côté des quatre catégories principales actifs, passifs, charges et recettes, Q3 Comptabilité permet la gestion de la catégorie comptes spéciaux. C est par là que le logiciel gère les comptes de bouclement et d ouverture. Vous pouvez également ouvrir vos propres comptes dans cette catégorie et ainsi tenir des comptabilités parallèles. Bilan d ouverture Si vous gérez votre premier exercice annuel avec Q3 Comptabilité (sans reprendre des données d une version de programme plus ancienne), le logiciel vous donne la possibilité d introduire manuellement les chiffres de l exercice précédent. Il se base ensuite sur ces chiffres pour générer automatiquement les écritures d entrée. ne société anonyme est tenue de par la législation de procéder à une comparaison avec l exercice précédent lors de chaque bouclement. La possibilité d introduire manuellement les chiffres de cet exercice permet de remplir cette exigence. Comptabiliser La date d ouverture introduite lors de la première installation fixe également la limite antérieure pour passer des écritures en compte. Tant qu un bouclement n a pas été effectué, cette date peut toutefois être modifiée dans la configuration. Si vous fixez dans la configuration une période comptable, les écritures hors de cette période ne seront pas possibles, indépendamment de la date d ouverture. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 14

15 Pour chaque écriture, vous saisissez la date, le numéro de justificatif, le compte débiteur, le compte créditeur, le montant, la clef fiscale (taxe sur la valeur ajoutée) et un texte libre. profi Si vous omettez soit le compte créditeur, soit le compte débiteur, Q3 Comptabilité procédera à une écriture multiple. Seul le journal principal est tenu. Les écritures dans le journal principal peuvent être en tous temps modifiées ou effacées, jusqu au bouclement définitif de l exercice annuel. Q3 Comptabilité ne fait pas de différence entre écriture provisoire et écriture définitive. Lors de vos écritures, vous avez libre accès aux comptes et aux clefs fiscales. Si par exemple il vous manque un compte, vous pouvez en créer un directement moyennant des champs de compte. Ecritures modèles Avec Fonction+Ecritures modèles, vous pouvez définir des données fixes relatives à des écritures qui se répètent. Vous pouvez également n introduire qu une partie d une écriture et compléter les champs manquants sur le masque lors du passage en compte. Les écritures standard sont triées selon les numéros courants. Vous pouvez choisir une écriture standard comme base pour une nouvelle écriture avec Détail+Nouveau de l écriture modèle. Journal principal Le journal principal est la pièce centrale de toutes les fonctions de Q3 Comptabilité. Chaque analyse est établie sur cette base, de même que le bilan et le compte de pertes et profits (PP). Ceci confère une grande sûreté aux données et permet de renoncer à une fonction Réorganisation de données. profi Le journal principal peut contenir des écritures qui correspondent à plusieurs périodes de bilan. Vous pouvez ainsi passer des écritures en compte dans plusieurs périodes sans problèmes. L analyse Journal principal permet un extrait sur une période définie ou sur une période qui correspond à une période de bilan. Ceci est également possible pour l analyse Extrait de comptes. Bilan/Compte de pertes et profits (PP) Le bilan et le compte de pertes et profits (PP) peuvent être imprimés à une date définie/échéance (date au) ou être contrôlés dans un aperçu. profi Si vous gérez plusieurs périodes de bilan simultanément, vous pouvez imprimer en tous temps l ensemble de vos bilans. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 15

16 advanced Taxe sur la valeur ajoutée/clef fiscale Il est indiqué sur chaque compte s il est soumis à impôt ou pas. En faisant appel à une clef fiscale (par exemple impôt sur le chiffre d affaires 8.0 brut ) vous définissez dans le cas d un compte soumis à impôt le taux de cet impôt, si celui-ci est à calculer net ou brut ainsi que le compte fiscal sur lequel le montant de l impôt doit être passé. Si vous passez des écritures sur un compte soumis à impôt, Q3 Comptabilité calcule automatiquement le montant de l impôt et le comptabilise dans le compte fiscal auquel il est relié. Si vous décomptez la taxe sur la valeur ajoutée avec taux de la dette fiscale nette. Q3 Comptabilité va créer seulement des clefs de chiffre d affaires. Dans chaque clef de chiffre d affaires le taux de la dette fiscale nette et aussi saisi. En saisissant les écritures on doit choisir la clef fiscale quand même, mais le programme ne saisit pas le montant fiscale. Le journal reste étroit et bien disposé. Après avoir décompté la taxe sur la valeur ajoutée, vous n avez qu à passer en compte le montant dû comme dépense. Budget Pour votre bilan et votre compte de pertes et profits (PP), vous pouvez établir un budget. Au choix, vous pouvez reprendre les soldes actuels des comptes comme bases de budgets. profi Q3 Comptabilité profi permet de tenir jusqu à quatre budgets différents. Comparaison avec l exercice précédent Lors du bouclement, Q3 Comptabilité imprime automatiquement une comparaison avec l exercice précédent du bilan et du compte pertes et profits (PP). Les chiffres de l exercice précédent sont automatiquement repris lors d un bouclement. Lors d une première installation, les chiffres de l exercice précédent (si disponibles) doivent être introduits manuellement. profi Avec Q3 Comptabilité profi, cette analyse est à votre disposition en tout temps pour le bilan et le compte pertes et profits (PP) de manière simultanée ou séparée. Périodes comptables Dans la configuration (qui peut être modifiée en tout temps) vous pouvez fixer une période comptable en dehors de laquelle aucune écriture n est possible. profi La période comptable peut s étendre sur plusieurs exercices annuels. Avec Q3 Comptabilité profi, vous pouvez donc gérer simultanément un nombre illimité de périodes comptables (exercices annuels). Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 16

17 Graphiques Q3 Comptabilité vous offre deux analyses graphiques. L extrait de comptes d un seul compte indique le développement des soldes à intervalles mensuels. Le relevé de comptes livre une comparaison de comptes ou groupes de comptes choisis à une date définie/échéance (date au). Vous pouvez mettre une inscription sur les graphiques, adapter leur couleur ou les faire afficher à l écran de différentes manières (tartes, barres, courbes etc.) Tous les graphiques se laissent imprimer ou transférer dans d autres programmes. Bouclement Par le bouclement, vous fixez la fin de la période de bilan. Parallèlement, vous indiquez à Q3 Comptabilité quels comptes doivent être utilisés pour la clôture du bilan et du compte de pertes et profits (PP) ainsi que pour la comptabilisation du résultat (bénéfice/déficit). Q3 Comptabilité s occupe ensuite de l ensemble des opérations de contrôle et passe en compte les écritures de bouclement, établit le bilan final, comptabilise le résultat et passe en compte les écritures d entrée. La comparaison avec l exercice précédent et le journal principal doivent impérativement être imprimés. Les écritures d un exercice bouclé sont effacées du journal principal. Si vous désirez conserver ces écritures pour un usage ultérieur, vous devriez procéder à une sauvegarde de données avant le bouclement. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 17

18 CORS DE BASE Vous avez lu l introduction de ce manuel. Vous avez installé Q3 Comptabilité et vous vous êtes familiarisé avec le concept d utilisation de Q-Software. Si non, nous vous recommandons de le faire encore et de lire le chapitre correspondant, tout particulièrement le chapitre Conventions utilisées dans ce manuel (chapitre 1). Celui-ci représente la base pour une bonne compréhension de ce manuel en général et de ce chapitre en particulier. Lancez le logiciel et introduisez la version du programme et le numéro de licence. Le champ d entrée pour la configuration (date d ouverture etc.) apparaît. C est ici que commence le cours de base: Qui est la société Probe robex? Pour notre cours de base, nous créons la société fictive ProbeX. Vous pouvez gérer une comptabilité pour la ProbeX jusqu à vous sentir sûr dans son application. Vous pouvez alors effacer les données d essai avec Fichier+Début d exercice et commencer avec votre propre comptabilité. L apprentissage avec ce cours de base vous paraîtra plus facile si vous vous placez temporairement dans la peau d un employé de ProbeX cela vous amusera certainement un peu. ProbeX est spécialisée dans l offre du service essayage. Ainsi, nous ne renonçons à aucun essai, que ce soit de vêtements, de médicaments ou d oranges manipulées génétiquement. Nous refusons seulement les essais ayant même un lointain but guerrier. Il va de soi que selon les risques liés aux essais, nos honoraires peuvent intégrer des primes d assurance-risques parfois conséquentes. Grâce à cela, nous nous trouvons dans une bonne situation financière. Notre chef, M. Toujoursgai, a décidé d utiliser Q3 Comptabilité dans notre administration de bureau. Il vous a toutefois confié le travail. Let s go! Familiarisonsnous avec le logiciel! Nous devons pourtant vous rendre attentif que ce cours de base ne représente pas d introduction dans la comptabilité double. Si les connaissances de comptabilité fondamentales vous manquent, nous vous conseillons de mettre de côté ce manuel et de suivre un cours de comptabilité ou de confier le travail avec Q3 Comptabilité à une personne éprouvée dans cette matière. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 18

19 Leçon 1 Aide online L aide online sera pour vous une fidèle accompagnatrice, surtout dans la phase d apprentissement. Après le premier lancement du logiciel apparaît la fenêtre de configuration. L aide online est maintenant à votre disposition. Pour commencer, nous aimerions savoir comment quitter le programme. 1 Ouvrez la fenêtre Aide avec! ou avec?+aide ne fenêtre d aide apparaît avec la mention que vous pouvez quitter le programme moyennant le menu fichier. Cette information nous suffit. Nous terminons donc cette première leçon en refermant la fenêtre d aide. Ceci fonctionne de la même manière comme nous quitterons le programme plus tard. 5 Choisissez Fichier+Quitter dans la fenêtre Aide Leçon 2 Préparatifs Comme il s agit du premier lancement de Q3 Comptabilité, le logiciel nous offre la possibilité de procéder à une première installation. Vous pourrez modifier plus tard dans le programme la plupart des valeurs de configuration avec Fichier+Configuration. Avant de pouvoir tenir une comptabilité, nous devons déterminer la date d ouverture de notre période de bilan (exercice annuel). Notre chef nous a chargé de tenir la comptabilité 2012 entièrement avec Q3 Comptabilité. 1 Tapez dans le champ Date d ouverture (+T) Il est important d introduire exactement cette date (01.01). Sinon, vous ne pourrez plus suivre le cours de base pas à pas. Le programme ajoute l année automatiquement. Inutile de fixer maintenant la date de bouclement. Q3 Comptabilité exigera cette date au moment du bouclement. Pour l instant, Q3 Comptabilité vous permet de tenir votre comptabilité sans limite dans le temps. Le champ Plan comptable est actif. Heureusement, nous n avons pas besoin de définir le plan comptable entier. Q3 Comptabilité vous offre plusieurs plans comptables (basés sur Käfer). La société ProbeX est une raison sociale individuelle avec un plan comptable simple, nous choisissons donc le plan comptable standard pour les raisons sociales individuelles. 2 Ouvrez le champ Plan comptable avec E ou en cliquant avec la souris sur la flèche à droite du champ 3 Placez le curseur sur INDIVID. et refermez la fenêtre de sélection avec E ou en cliquant deux fois avec la souris Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 19

20 advanced Vous déterminez dans le champ Mode de calcul si et comment vous décomptez la taxe sur la valeur ajoutée. La société ProbeX est soumise à la taxe sur la valeur ajoutée et décompte selon contre-prestations reçues. 4 Ouvrez la fenêtre de sélection Mode de calcul avec 5 Placez le curseur sur contre-prestations reçues et refermez la fenêtre de sélection avec E ou en cliquant deux fois avec la souris Si vous n êtes pas soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, vous pouvez choisir dans le champ Mode de décompte non soumis. Le cours de base peut très bien être fait sans travailler avec la taxe sur la valeur ajoutée. M. Toujoursgai veut se concentrer sur l essentiel et décompte donc la taxe sur la valeur ajoutée de façon simplifiée selon le taux de dette fiscale nette 6%. Il doit facturer aux clients ses prestations avec 8.0%. 6 Cochez le taux 8.0% et le taux de dette fiscale nette en cliquant avec la souris ou avec la barre d espacement dans le casier de taux de dette fiscale nette Le champ d entrée qui se trouve à droite du Taux de dette fiscale nette devient actif. C est à cet endroit que vous saisissez le pourcentage. 7 Tapez 6.0 dans le champ Taux de dette fiscale nette Si vous décomptez avec taux de dette fiscale nette, vous devriez absolument communiquer ceci au logiciel à cet endroit. Q3 Comptabilité se base sur cette indication pour éditer le plan comptable et vous gagnez beaucoup de temps pour votre travail à l avenir. 8 Choisissez Installer avec E ou en cliquant avec la souris Nous attendons un instant jusqu à ce que Q3 Comptabilité ait lu le plan comptable choisi. Voilà la fenêtre Comptabiliser se présente pour la première fois. Elle est le point de départ de tous les travaux ultérieurs. Si certains termes ne vous sont pas clairs (p.e. période de bilan) ou si vous vous intéressez à une définition spécifique à Q3 Comptabilité, cherchez d après la définition correspondante dans l aide online. Des excursions courtes de ce genre permettent souvent une meilleure compréhension. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 20

21 Leçon 3 Plan comptable Avant de pouvoir commencer avec nos écritures, nous voulons adapter le plan comptable à nos besoins. 1 Choisissez Fonction+Plan comptable Lors de l installation, nous avons déjà défini le plan comptable pour les raisons sociales individuelles. Les comptes qui en font partie, apparaissent dans la moitié supérieure de la fenêtre de travail (liste de comptes). La moitié inférieure livre des informations détaillées sur le compte actuellement sélectionné. La partie inférieure sert également à saisir des nouveaux comptes ou à apporter des modifications. L accès se fait directement dans la liste des comptes et vous livre des fonctions telles que Fichier+Chercher ou Editer+Modifier. 2 Ouvrez le menu Editer avec A+e ou avec la souris Tous les points de menu disponibles sont écrits en noir. 3 Ouvrez le menu Fichier avec A+f Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 21

22 Ici aussi, les points de menu actifs sont écrits en noir. Les points de menu de ces deux menus sont valables dans chaque fenêtre de travail. 4 Ouvrez le menu Détail avec A+i Ce menu contient des points de menu spécifiques au plan comptable. Ici aussi, les points actifs sont écrits en noir. Vous connaissez maintenant les fonctions principales de ce logiciel. Pour commencer, nous voulons adapter le plan comptable à nos besoins. Modifier un compte Nous voulons donner des noms à nos comptes. Nous tenons deux comptes auprès de la CBS (Caisse Bancaire Suisse). Le plan comptable pour les raisons sociales individuelles contient le compte bancaire Nous allons modifier le nom de ce compte: 1 Fermez le menu ouvert par (deux fois) 2 Placez le curseur de sélection sur le compte 1020 (Banque) 3 Changez en mode de modification avec Editer+Modifier 4 Placez-vous sur le champ Désignation avec T 5 Tapez Banque CBS, compte Quittez le mode de modification avec Sauvegarder La liste des comptes est à nouveau active et la barre de sélection est placée sur le compte modifié. Effacer un compte Plus bas vous pouvez voir le compte 1024 (WIR). Nous allons effacer ce compte superflu. 1 Placez le curseur de sélection sur le compte 1024 (WIR) 2 Choisissez Editer+Effacer Si vous avez effacé un compte par erreur, choisissez Editer+Annuler. Ajouter un nouveau compte Les comptes du bilan nous satisfont maintenant. Les comptes de pertes et profits (PP) ne correspondent pourtant pas encore à nosbesoins. Nous avons besoin d un compte recrutement dans les charges spéciales. M. Toujoursgai ne tient pas à engager du Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 22

23 personnel fixe pour les essais il veut par cette mesure réduire le risque de problèmes de santé de longue durée ce qui implique des dépenses régulières dans le département du recrutement de personnel. 1 Changez avec Editer+Nouveau en mode de saisie 2 Tapez 4950 dans le champ Compte (+T) 3 Tapez recrutement de personnel dans le champ Désignation (+ T) 4 Tapez ch dans le champ Catégorie (+T) Q3 Comptabilité remplace automatiquement ch par charges. Le programme offre ce service dans chaque champ de sélection. 5 Sauvegardez le nouveau compte avec Sauvegarder. Il apparaît dans la liste de comptes. La société ProbeX décompte avec taux de dette fiscale nette (impôt sur le chiffre d affaires réduit, pas d impôt préalable). Il est donc pas nécessaire d attribuer un taux de dette fiscale nette au compte de charges que nous venons de saisir. Nous ne sommes pas tout à fait une entreprise conventionnelle. Ainsi, rien d étonnant que nous tenons des comptes de recettes spéciaux. Nous saisissons deux nouveaux comptes: 1 Choisissez Editer+Nouveau 2 Tapez 6300 dans le champ Compte (+T) 3 Tapez honoraires pour essais dans le champ Désignation (+T) 4 Tapez recettes dans le champ Catégorie (+T) advanced Vu que nous sommes soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, nous devons attribuer un taux fiscale aux comptes de recettes soumis. Il est vrai que nous décomptons avec taux de dette fiscale nette 6.0, mais nous devons attribuer au compte de recette le taux effectif (8.0%). Ce taux est déjà prédéfini. Nous ne devons que l attribuer au compte de recettes. Si vous n êtes pas soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, vous pouvez omettre les deux pas suivants. 5 Tapez fixe dans le champ Type d impôt (+T) 6 Tapez R8.0B dans le champ Clef (+T) 7 Sauvegardez le nouveau compte avec Sauvegarder Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 23

24 Nous saisissons le second compte de recettes: 1 Choisissez Editer+Nouveau 2 Tapez 6301 dans le champ Compte (+T) 3 Tapez primes de risques dans le champ Désignation (+T) 4 Tapez recette dans le champ Catégorie (+T)...et, si vous êtes soumis à la taxe sur la valeur ajoutée: 5 Tapez fixe dans le champ Type d impôt (+T) 6 Tapez R8.0B dans le champ Clef (+T) 7 Sauvegardez le nouveau compte avec Sauvegarder Si vous décomptez normal (pas avec taux de dette fiscale nette), vous devez attribuer une clef fiscale à tous les comptes de charges soumis ainsi qu à tous les comptes de recettes. La procédure est toujours comme décrit ci-dessus, mais vous attribuez à vos comptes de charges une clef P p. e. P2.5B1. Les comptes de recettes reçoivent la clef R (p. e. R8.0B ). Si vous avez choisi un plan comptable prédéfini, les comptes soumis auront déjà leur clef fiscale. Vous vous épargnez donc beaucoup de travail. Insérer un titre Nous voulons grouper séparément nous deux nouveaux comptes de recettes et nous insérons une ligne vide entre le compte 6301 et le compte 6650 ainsi qu un titre. 1 Choisissez Ligne vide après 2 Choisissez Editer+Nouveau 3 Tapez 630 dans le champ Compte (+T) 4 Tapez recettes des essais dans le champ Désignation (+T) 5 Tapez recettes dans le champ Catégorie (+T) 6 Tapez titre dans le champ Type de compte (+T) 7 Tapez dans le champ Au compte le numéro Sauvegardez le nouveau compte avec Sauvegarder Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 24

25 n titre est donc saisi avec un numéro de compte comme un compte normal. Q3 Comptabilité a automatiquement inséré une ligne vide avant le titre. 8 Avec Fermer vous quittez la fenêtre de travail Plan comptable. profi Avec Q3 Comptabilité profi vous pouvez encore mieux structurer votre plan comptable. Vous avez à votre disposition les types de comptes sous-titre et sous-total à côté de titre et total. Observez également les indications dans l aide online. Leçon 4 Bilan d ouverture L introduction manuelle du bilan d ouverture serait sans problèmes possible. Si vous deviez comptabiliser le premier exercice de votre entreprise, cela serait même inévitable il ne serait pas possible de recourir à un exercice précédent. Mais la société ProbeX existe déjà depuis plusieurs années et les chiffres sont disponibles. Nous voulons les saisir maintenant. 1 Choisissez Fonction+Soldes d ouverture/de l exercice précédent Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 25

26 La liste des comptes couvre pour une fois toute la fenêtre de travail et il nous est possible de traiter directement les champs des soldes dans la liste. 2 Tapez 500 dans le champ des soldes du compte caisse et allez avec T au champ des soldes du compte Chèques postaux. 3 Tapez 2500 dans le champ des soldes du compte Chèques postaux (+T) Continuez comme décrit ci-dessus et saisissez d autres soldes de comptes: Compte CHF 1020 Banque CBS Titres Débiteurs Meubles et appareils de bureau Véhicules Total Actifs Créditeurs Capital Privé Total Passifs Salaires Location locaux commerciaux Téléphone, téléfax Recrutement de personnel Total Charges Honoraires pour essais Primes de risques Total Recettes Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 26

27 Nous nous sommes naturellement contentés de peu de comptes pour ce cours de base. Nous laissons aux comptes non utilisés un solde zéro. Nous avons fait un bénéfice de CHF l an dernier. Cela ressort des soldes ci-dessus. Nous voulons maintenant comptabiliser le bilan d ouverture. 4 Fermez la fenêtre de travail avec Fermer 5 Choisissez dans la fenêtre période de bilan le bouton Nouveau Q3 Comptabilité veut savoir si vous désirez faire générer automatiquement des écritures d entrée basées sur les chiffres de l exercice précédent que vous aviez saisi. 6 Confirmez ceci avec Automatique Q3 Comptabilité nécessite deux comptes: un pour le bilan d ouverture et un pour la comptabilisation du bénéfice de l exercice précédent dans le bilan d ouverture. Nous voulons reprendre les propositions de Q3 Comptabilité. 7 Confirmez les comptes avec Générer des écritures Si Q3 Comptabilité affiche un message d erreur, vous devez contrôler les soldes des comptes saisis. Le solde du bilan doit correspondre à celui du compte pertes et profits (PP). Dès que Q3 Comptabilité aura généré les écritures d entrée sur la base des soldes de l exercice précédent, vous verrez celles-ci dans la liste d écritures de la fenêtre Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 27

28 Comptabiliser. Q3 Comptabilité est maintenant prête pour la première vraie écriture. Mais avant de procéder aux premières écritures de l exercice, nous aimerions jeter un coup d oeil sur le journal principal et le bilan d ouverture. Leçon 5 Editer le journal Q3 Comptabilité permet d éditer le journal principal complet ou de ne l éditer que pour une période définie. Nous n utiliserons pourtant pas cette possibilité pour notre journal d ouverture. 1 Ouvrez la fenêtre d imprimante avec Analyse+Journal principal 2 Choisissez Aperçu Vous pouvez constater que toutes les écritures d entrée ont été comptabilisées avec la date du et sans numéro de justificatif. Vous avez la possibilité de feuilleter en avant ou en arrière dans l aperçu d impression (il en va de même pour toutes les listes). La dernière écriture comptabilise le bénéfice de l exercice précédent sur le compte de report de bilan Quittez l aperçu d impression avec Fermer 4 Quittez la fenêtre d imprimante avec Fermer Leçon 6 Editer le bilanb Le bilan peut être édité en tout temps à une date définie/échéance (date au). Comme l établissement du bilan actuel représente le cas normal, la dernière date d écriture est proposée comme date au. 1 Ouvrez la fenêtre d imprimante avec Analyse+Bilan Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 28

29 2 Choisissez Aperçu Vous pouvez constater que le bilan porte le solde zéro. Le bénéfice de l exercice précédent a été reporté sur le compte de report de bilan 2140 et apparaît donc comme solde dans ce compte. Aimeriez-vous imprimer maintenant votre bilan? 3 Choisissez Imprimer Si vous n avez pas besoin d un aperçu, vous pouvez directement choisir Imprimer dans la fenêtre d imprimante. 4 Attendez jusqu à ce que l impression soit terminée La fenêtre d aperçu ferme automatiquement et la fenêtre d imprimante est de nouveau active. 5 Fermez la fenêtre d imprimante avec Fermer profi Avec Q3 Comptabilité profi, le bilan d ouverture peut également être édité directement avec Analyse+Bilan d ouverture. Ceci est surtout utile lorsque des écritures ont déjà été passées et vous aimeriez éditer le bilan d ouverture ultérieurement. Cette analyse ne se base dans ce cas que sur les écritures générées automatiquement. Leçon 7 Comptabiliser Q3 Comptabilité reporte directement toutes les écritures dans le journal principal. Vous avez accès à ces écritures en tout temps dans la fenêtre Comptabiliser. Les écritures ne passent comme définitivement comptabilisées qu après le bouclement. La partie supérieure de la fenêtre affiche la liste des écritures une forme comprimée du journal principal. La partie inférieure fournit des informations de détail sur chaque écriture et sert de masque pour la saisie. Pour l instant n apparaissent que les écritures d entrée puisque nous n avons pas encore passé d autre écriture. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 29

30 Saisir une écriture La première écriture après la nouvelle ouverture sert au report du bilan sur le compte approprié. Pour rester simple, nous reportons tout le bénéfice sur le compte 2120 (réserves générales). 1 Choisissez Editer+Nouveau 2 Tapez dans le champ Date (+T) 3 Tapez 2140 dans le premier champ Ecriture (compte débiteur) et frappez T Q3 Comptabilité vous propose un numéro de justificatif raisonnable. Vous pouvez modifier le numéro de justificatif proposé. Q3 Comptabilité augmente le dernier numéro utilisé de un pour les écritures saisies après. Q3 Comptabilité contrôle si un compte existe sous le numéro indiqué. Dans notre plan comptable existe sous ce numéro le compte Report de bilan. Q3 Comptabilité se montre serviable en inscrivant le nom du compte sous son numéro. 4 Tapez 2120 dans le second champ Ecriture (compte créditeur) et frapppez T 5 Tapez dans le champ Montant et allez au champ Texte avec T 6 Tapez répartition du bénéfice dans le champ Texte (+T) 7 Sauvegardez l écriture avec Sauvegarder+Nouveau (=Sauvegarder+Prochaine écriture nouvelle) Le passage de plusieurs écritures simultanées étant la règle, Q3 Comptabilité demeure dans le masque de saisie vous pouvez directement saisir une nouvelle écriture. L entreprise Seifenlust Sàrl nous a chargé de tester un nouveau bain moussant censé stimuler la circulation sanguine. Selon Seifenlust Sàrl, une demi-heure dans le bain devrait permettre une perte de poids d un kilo. Nous avons demandé une avance de CHF Tapez dans le champ Date (+T) 2 Tapez 1050 dans le premier champ Ecriture (compte débiteur) et frappez T. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 30

31 Nous ne connaissons pas par coeur le numéro du compte recettes. Nous ouvrons donc le choix des comptes. 3 Cliquez sur la flèche à droite du second champ Ecriture (compte créditeur) n choix de compte analogue à la fenêtre de travail Plan comptable s ouvre. 4 Tapez 6" La barre de sélection va directement au compte Nous nous sommes ainsi épargnés une recherche à travers actifs, passifs et charges. 5 Placez la barre de sélection au compte 6300 (honoraires pour essais) et choisissez celui-ci avec E 6 Tapez 2000" dans le champ Montant et allez au champ Texte avec T 7 Tapez avance Seifenlust Sàrl dans le champ Texte (+T) 8 Sauvegardez l écriture avec Sauvegarder Puisque nous avons sélectionné Sauvegarder et non pas Sauvegarder+Nouveau, la liste d écritures est de nouveau active. Si vous avez attribué la clef fiscale R8.0 aux deux comptes de recettes dans la leçon 3 (comptes) de ce cours de base, vous avez certainement remarqué que cette clef fiscale a été automatiquement reprise dans la fenêtre Comptabiliser. Puisque nous avions attribué le type d impôt fixe aux comptes de recettes, nous ne pouvons plus modifier cette clef dans la fenêtre Comptabiliser. Modifier une écriture L entreprise Seifenlust Sàrl a réclamé que seulement CHF étaient prévus comme acompte. Après avoir discuté de ce fait avec M. Toujoursgai, il s avère qu effectivement une offre spéciale avait été octroyée oralement. Nous voulons modifier l écriture concernée. 1 Assurez-vous que la barre de sélection se trouve sur l écriture que vous venez de saisir. 2 Avec Éditer+Modifier vous changez en mode de modification 3 Allez au champ Montant avec T 4 Tapez Sauvegardez la modification avec Sauvegarder Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 31

32 Avec Detail+Soldes de compte au vous pouvez consulter en tout temps les soldes correspondants. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 32

33 Leçon 8 Budget Saisir des chiffres de budget M. Toujoursgai établit toujours un budget au début de l année et il est particulièrement fier si la réalité est assez proche du budget. Dans le bureau on chuchote qu il préfère se tenir au budget que de dépasser les recettes présentées au budget. M. Toujoursgai nous a chargé de saisir les chiffres de budget dans Q3 Comptabilité. 1 Choisissez Fonction+Chiffres de budget 2 Placez la barre d entrée vers le bas, jusqu à ce que le compte 6300 soit actif 3 Tapez 800 dans le champ d entrée du compte 6300 (honoraires pour essais) 4 Changez au champ d entrée du compte 6301 avec T (primes de risques) 5 Fermez la fenêtre Budget avec Fermer profi Avec Q3 Comptabilité profi vous pouvez tenir jusqu à quatre budgets différents. Pour changer d un budget à l autre, vous cliquez simplement sur le bouton de commande correspondant. Comparaison de budget Les chiffres de budget ne sont utiles que lorsqu ils sont comparés avec les chiffres réels. M. Toujoursgai exige toujours une comparaison actuelle pour les comptes de pertes et profits (charges et recettes) sous forme imprimée à fin de mois. 1 Choisissez Analyses+Comparaison de budget 2 Tapez co dans le champ d entrée Volume (+T) 3 Choisissez Imprimer Attendez jusqu à ce que la comparaison de budget soit imprimée 4 Fermez la fenêtre d imprimante avec Interrompre Puisque nous n avons saisi que peu de chiffres de budget dans le cours de base, la comparaison de budget imprimée est naturellement un peu maigre. Si vous désirez vous exercer un peu plus, saisissez simplement quelques chiffres de budget supplémentaires et imprimez une nouvelle fois une comparaison de budget. Leçon 9 Etablir un graphique Q3 Comptabilité connaît deux types de diagrammes graphiques: Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 33

34 * Comparaison des comptes (comparaison des soldes de différents comptes) * Extrait de comptes (évolution du solde d un compte) profi Q3 Comptabilité profi vous fournit la comparaison des comptes y ajoutant des chiffres de budget et des chiffres de l exercice précédent, si vous le désirez. Nous voulons regarder une comparaison de tous les comptes de l actif: 1 Choisissez Analyse+Grafiques+Comparaison des comptes 2 Cliquez dans le champ Actifs avec la souris (ou frappez la barre d espacement) de façon à ce qu il apparaisse un petit crochet dans ce champ 3 profi Cliquez dans le champ Exercice précédent avec la souris 4 Ouvrez la fenêtre Graphique avec Etablir un graphique Vous verrez le graphique lui-même et au-dessus de celui-ci beaucoup de symboles. Le graphique se laisse présenter dans d innombrables variantes. M. Toujoursgai aime la couleur verte et veut que le graphique soit imprimé dans des couleurs vertes. 1 Cliquez avec la souris sur la flèche en haut à gauche jusqu à ce que les couleurs vertes apparaissent 2 Cliquez avec la touche gauche de la souris dans la couleur que vous aimez (maintenez la touche de la souris pressée) Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 34

35 3 Tirez la couleur sur une barre du diagramme en frappant sur la touche de la souris et lâchez ensuite la touche de la souris. Vous pouvez mettre des couleurs pour chaque niveau de barre et pour le fond du graphique. Le graphique présenté avec des barres verticales nous plaît bien, mais nous aimerions également voir les actifs avec des barres horizontales. 4 Cliquez avec la touche gauche de la souris sur le second symbole dans la barre des symboles (diagramme présenté avec des barres horizontales). L inscription sur le diagramme n est pas complètement lisible. Vous pouvez y remédier facilement. 5 Cliquez avec la touche gauche de la souris sur la ligne séparative entre l inscription et la barre. 6 En frappant la touche de la souris, tirez la ligne à droite jusqu à ce que toutes les inscriptions soient bien lisibles La plupart des inscriptions se laissent optimiser de cette façon. 7 Fermez vers minuit la fenêtre Graphique avec Fermer profi Si vous travaillez avec Q3 Comptabilité profi, vous pouvez comparer dans un graphique les soldes actuels avec les soldes de l exercice précédent et avec tous les chiffres de budget. Leçon 10 advanced Décompte TVA M. Toujoursgai ne doit décompter la TVA que deux fois par an grâce au taux de dette fiscale nette. Le premier décompte et dû au Choisissez Analyse+Décompte TVA 2 Tapez dans le premier champ de date 3 Tapez dans le second champ de date 4 Choisissez Imprimer Q3 Comptabilité calcule automatiquement les chiffres nécessaires pour le formulaire de décomptes en se basant sur la ligne formulaire dans les clefs fiscales. Beaucoup d imprimantes permettent une impression directe sur le formulaire de la taxe sur la valeur ajoutée. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 35

36 Si cela ne fonctionne pas chez vous, vous pouvez imprimer un aperçu de la TVA avec Fonction+Statistique TVA et copier les chiffres manuellement dans le formulaire de décomptes. Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 36

37 Leçon 11 Sauvegarder les données Plus vous utilisez votre ordinateur, plus les données résultant de vos travaux prennent de l importance. C est pourquoi M. Toujoursgai a ordonné de procéder à une sauvegarde journalière de nos données. 1 Créez un dossier «Sauvegardes»sur l un de vos disques. 2 Choisissez Fichier+Sauvegarde de données 3 Choisissez Sauvgarder des données (standard) dans le champ «Action désiré» et choisissez démarrer le backup 4 Choisissez le dossier «Sauvegardes» et confirmez la sélection avec le bouton ouvrir Les données seront sauvegardées quelques secondes plus tard. Q3 Comptabilité vous confirmera la réussite de la sauvegarde. Copiez maintenant les données sauvegardées sur un CD-ROM, un DVD-ROM ou une clef SB etc. Si vous devez un jour reprendre une sauvegarde de données, vous effectuerez ceci également avec Fichier+Sauvegarde de données. Choisissez simplement Reprendre des données (rétablissement) rétablissement). profi La sauvegarde de données vient toujours effectuée pour le MANDANT ACTEL. Si vous tenez plusieurs mandants, vous devez effectuer une sauvegarde de données pour chacun d eux. Leçon 12 Procéder au bouclement M. Toujoursgai a suivi les conseils de notre conseiller fiscal, et notre fiduciaire Toujours à vos services a jugée notre comptabilité comme correcte. Nous pouvons donc boucler l exercice annuel. Nous avons déjà procédé à une sauvegarde de données et nous avons également imprimé le journal principal, tous les extraits de comptes ainsi que le bilan et le compte de pertes et profits (PP). 1 Choisissez Fonction+Boucler la période de bilan Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 37

38 Q3 Comptabilité nécessite trois comptes pour boucler correctement l exercice: un pour reporter le compte de pertes et profits (PP), un pour comptabiliser le bénéfice respectivement le déficit et un pour reporter le bilan final et pour comptabiliser le bilan d ouverture. Adoptons les propositions de Q3 Comptabilité. 2 Tapez dans le champ Date de bouclement (+T) 3 Choisissez Procédér au bouclement Nous contrôlons si notre imprimante est enclenchée et si suffisamment de papier est disponible. 4 Choisissez Imprimer dans la fenêtre d imprimante Le bilan, le compte de pertes et profits (PP) (les deux en comparaison avec l exercice précédent) ainsi que le journal principal (les écritures de bouclement ci-incluses) de l exercice 2012 seront successivement imprimés. Ensuite, il n y aura que les écritures d entrée du nouvel exercice 2013 dans la fenêtre Comptabiliser. Q3 Comptabilité est prête pour d autres écritures de l exercice annuel profi Les écritures d un exercice bouclé sont effacées du journal principal. Si vous désirez récupérer ultérieurement les données d une année bouclée, ouvrez un nouveau mandant et reprenez sous ce mandant les données que vous avez sauvegardées avant le bouclement (Fichier+Sauvegarde de données). Manuel Q3 Comptabilité (version en partie double) 38